MINISTERE DES AFFAIRES ETRANGERES, DU COMMERCE EXTERIEUR ET DE LA COOPERATION AU DEVELOPPEMENT

11 SEPTEMBRE 1997. - Arrêté ministériel portant mesures d'exécution de l'arrêté royal du 18 juillet 1997 relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales de développement et de leurs fédérations. - Addendum

La présente publication fait suite à la publication de l'arrêté publié le 10 octobre 1197-ED2 page 26781 au Moniteur belge.

Annexe 5 bis rattachée à l'arrêté ministériel du 11 septembre 1997 portant mesure d'exécution de l'arrêté royal du 18 juillet 1997 relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales de développement et de leurs fédérations Modalités de présentation du rapport d'activités et du rapport financier justifiant l'utilisation des subsides octroyés pour le financement d'un plan d'action en application des A.R. du 18 juillet 1997 et A.M. du 11 septembre 1997 susmentionnés.

I Dispositions générales On entend par comptabilité coordonnée visée à l'article 15 de l'AR l'ensemble des comptabilités des ONG membres du groupement, introduit par l'ONG leader, qui veillera à ce que les liens entre ces différentes comptabilités soient clairement établis de manière à garantir une lecture univoque et transparente en vue du contrôle de l'utilisation du subside conformément au plan d'action approuvé, (cf. section III Présentation du rapport annuel d'un plan d'action). 1) Comptes spécifiques et intérêts L'ONG ou, pour les groupements, l'ONG leader doit ouvrir en Belgique un compte spécifique par type d'activité défini à l'article 8 de l'AR. Sur ce compte, sera versée la contribution-ONG afférente au type d'activité.

Les fonds non immédiatement utilisés peuvent faire l'objet d'un placement sans risque. Pour ce faire, les comptes spécifiques belges à vue peuvent être jumelés avec des comptes à terme ou d'épargne pour autant que ces comptes restent spécifiques au type d'activité concerné et ne soient utilisés qu'aux seules fins de placement. Le relevé des mouvements bancaires de ces comptes annexes est joint au rapport financier. Les intérêts créditeurs de ces placements reviennent au type d'activité concerné selon les mêmes modalités que celles prévues pour le subside principal.

Toutes les opérations financières relatives à un type d'activité sont effectuées exclusivement à partir du compte spécifique en Belgique ouvert à cet effet, à savoir - au crédit du compte : la contribution-ONG, la subvention de l'Administration (4 tranches), les intérêts et les recettes générées en Belgique, à l'exclusion de toutes autres sources de financement; - au débit du compte : toutes les dépenses relatives à l'exécution des actions concernées, y compris les transferts effectués au profit des partenaires locaux.

Toutes les charges directement imputables à une action ou un type d'activités donné seront payées exclusivement à partir du compte spécifique y afférent. Les charges résultant des frais du personnel travaillant en Belgique ainsi que les frais de fonctionnement de l'ONG tels que ventilés dans les modèles 2 et 3 peuvent être payés à partir d'un compte général.

Si une partie du subside est transférée à un membre d'un groupement, ce dernier doit ouvrir un compte spécifique pour chaque type d'activité auquel il participe. Ces comptes doivent respecter les modalités susmentionnées. 2) Annualité des charges Les charges encourues par l'ONG en Belgique prises en considération pour la justification du plan d'action sont les charges imputées à l'exercice comptable correspondant à l'année du plan d'action.Le révisieur d'entreprise vérifie la correcte imputation de ces charges.

Les transferts financiers vers les partenaires locaux doivent être effectués entre le 1er janvier et le 31 décembre de l'année civile à laquelle se rapporte le plan d'action, tant pour ce qui concerne la contribution de l'ONG que le subside. Ces transferts sont mentionnés dans le rapport financier au moyen du tableau modèle 7c.

Les pièces justificatives afférentes aux charges encourues localement dans le cadre du financement du partenaire peuvent porter des dates de l'année civile qui suit celle du plan d'action. Ces dates ne peuvent cependant être comprises qu'entre le 1er janvier et le 31 mai. Ces charges sont à justifier dans le rapport financier que l'ONG belge remet à l'Administration au plus tard le 31 mai.

Les notes de crédit sont obligatoirement reprises dans la comptabilité. Elles sont signalées à l'Administration même si l'action est terminée et a déjà fait l'objet d'une justification finale. 3) Contribution de l'ONG 3.1 Subsides d'autres pouvoirs publics Pour les activités de type "financement du partenaire", "éducation" et "offre de services", les subsides attribués par d'autres pouvoirs publics que l'Administration peuvent intervenir pour 50% au maximum dans la contribution de l'ONG ou du groupement. Ce pourcentage est porté à 70 % si l'ONG ou le groupement n'exerce que des activités de type "éducation" et/ou "offre de services".

Si de tels subsides dépassent le montant maximum autorisé, le surplus devra être défalqué du coût total de l'action considérée. 3.2 Valorisation Pour les activités de type "éducation" et "offre de services", les subsides des pouvoirs publics autres que l'Administration peuvent consister en des aides à l'emploi. L'ONG ou le groupement, ne pouvant verser le montant de telles aides sur le compte spécifique, doit indiquer à l'aide de pièces probantes la manière de valoriser ces aides au moment où elle apporte la preuve de sa contribution. 4) Revenus générés 4.1 Financement du partenaire Les produits financiers nets directement imputables à l'apport belge (AGCD + ONG) générés par un compte bancaire local de l'ONG belge doivent être affectés à la réalisation de l'action concernée et dûment justifiés.

A l'issue de l'action, le solde créditeur éventuel dont l'importance ne couvre pas les frais de transfert vers le compte spécifique en Belgique, est remis au partenaire local. 4.2 Education Pour les activités de type "éducation" uniquement, les revenus générés par les activités peuvent intervenir dans la contribution de l'ONG ou du groupement dans le plan d'action suivant. 4.3 Offre de services Pour les activités de type "offre de services", les revenus générés sont déduits du coût total de l'action si le service est déjà directement ou indirectement subsidié par l'Administration. 5) Financement du partenaire Pour le type d'activité "Financement du partenaire", sont d'application les dispositions suivantes : - Les frais de préparation doivent respecter l'annualité des charges telle que définie au point 2 ci-dessus.Ces frais peuvent se rapporter tant à des actions qui figurent dans le plan d'action présenté que dans le plan d'action suivant. La subsidiation de ces frais n'est pas liée à l'approbation des actions auxquelles ils sont liés mais à l'approbation de la partie du plan d'action où est motivée de façon globale la politique suivie par l'ONG en cette matière et où sont justifiés les montants demandés. Pour assurer la transition avec la nouvelle réglementation, des frais de préparation liés à des actions approuvées du plan d'action 1998 peuvent être couverts par l'apport propre si ces frais sont intervenus avant le 1er janvier 1998. - Les frais des missions de suivi effectuées dans un pays partenaire peuvent être imputés à charge des frais de fonctionnement des actions pour autant qu'ils aient été planifiés et justifiés comme tels dans le budget des actions. - Les frais d'expédition ne peuvent, sans accord préalable de l'Administration, s'élever à plus de 20% de la valeur des biens expédiés. - Les transferts de fonds vers une action dans un pays en voie de développement doivent obligatoirement se faire par virements de compte bancaire à compte bancaire. Les comptes locaux sur lesquels sont versés les fonds transférés ne doivent pas être réservés exclusivement aux seules dépenses et recettes afférentes à l'action approuvée par l'Administration.

Une dérogation est possible lorsque le système financier d'un pays est dans un état de délabrement tel qu'il ne permet plus les transferts.

Cette dérogation doit cependant répondre à deux conditions : 1. elle doit être concertée au préalable avec l'Administration;2. elle doit répondre le mieux possible au principe de transparence. - Le taux de change effectif appliqué lors des transferts est mentionné pour les dépenses locales. Les frais bancaires, tant en Belgique qu'à l'étranger, relatifs aux transferts de fonds doivent apparaître comme tels dans les justificatifs. - L'accord de collaboration avec le partenaire local doit prévoir au plus tard au terme de l'action un transfert des droits de propriété des biens acquis au cours de l'action au bénéfice du partenaire local.

La comptabilité locale doit répondre aux obligations légales du pays en matière comptable. Le partenaire local doit tenir un livre de caisse local par action subsidiée par l'Administration.

Au terme de l'action, est joint au rapport annuel le document établi par le partenaire local pour acter la réception des biens et son engagement à les utiliser à la poursuite des objectifs définis en faveur du groupe cible. 6) Soutien de boursiers L'ONG qui a obtenu des subsides pour le soutien d'un boursier établit une déclaration sur l'honneur attestant que le boursier satisfait aux conditions émises à l'article 19 de l'arrêté royal.Elle demande également au boursier de signer une déclaration sur l'honneur par laquelle il s'engage à intégrer, après sa formation, une action de développement dans un pays partenaire. Ces documents sont joints au rapport annuel.

II Modalité de contrôle 1) L'ONG doit tenir une comptabilité en partie double dans laquelle une distinction des charges/produits est faite par nature mais aussi par destination (selon l'activité et/ou l'action).2) L'accord de collaboration avec le partenaire local doit prévoir explicitement que l'Administration puisse se rendre au siège du partenaire local pour y obtenir des informations sur la gestion de l'apport belge et les réalisations effectuées ou en cours grâce à cet apport. III Présentation du rapport annuel d'un plan d'action Les rapports d'activités et financier du plan d'action, établis sur base des dispositions contenues dans l'annexe 5, seront structurés de la manière suivante : A. Volet général Le volet général comprend les données financières suivantes : 1. Liste de l'ensemble des produits et des charges de l'ONG Cette liste (modèle 1) reprend toutes les produits perçus par l'ONG au cours de l'année du plan d'action, tant les produits générés par les activités propres de l'ONG que les subsides octroyés par les donateurs publics et ce, indépendamment du fait que ces produits soient destinés à couvrir des charges antérieures ou postérieures à l'année concernée. La liste reprend également toutes les charges de l'ONG au cours de l'année du plan d'action. Elle les ventile d'une part selon qu'elles soient ou non imputées à charge des subsides de l'Administration, d'autre part selon leur affectation de manière similaire aux produits.

Cette liste est signée par le réviseur d'entreprise. Pour les groupements, une liste est élaborée par membre du groupement. 2. Tableau des "Frais administratifs" de l'ONG Les frais administratifs qu'ils soient ou non calculés sur une base forfaitaire, figurent dans ce tableau (modèle 2). Pour les groupements, l'ONG leader introduit un tableau par membre. 3. Ventilation des dépenses de personnel de l'ONG L'ONG dresse par année civile un liste de tout le personnel de l'ONG. Pour les groupements, la liste est dressée par membre du groupement.

Les listes sont tenues au siège de l'ONG (leader). Elles reprennent les nom et prénom de chaque membre du personnel, ses qualifications, et la durée de ses prestations. Elles précisent la part du temps que chaque membre du personnel a consacrée aux activités du plan d'action et aux projets financés par l'Administration ainsi qu'à d'autres activités non subsidiées par l'Administration.

Pour chaque membre du personnel travaillant à temps plein ou à temps partiel au profit d'activités subsidiées par l'Administration, est également tenu au siège de l'ONG (leader) un dossier individuel contenant notamment les diplômes et les documents attestant l'ancienneté de l'agent ainsi qu'un état récapitulatif annuel de toutes les dépenses qui le concernent ventilées par type (rémunération brute, ONSS, précompte professionnel, Y).

Le réviseur signe les listes du personnel ainsi que les états récapitulatifs individuels.

Un tableau récapitulatif contrôlé par le réviseur d'entreprise est présenté à l'Administration (modèle 3); il reprend uniquement les personnes travaillant à temps plein ou à temps partiel au profit d'activités subsidiées par l'Administration (voir modèle 3).

Pour les groupements, un tel tableau sera dressé par chacun des membres.

B. Volet spécifique Ce second volet reprend les données spécifiques à chaque type d'activité. Pour les groupements, les documents sont élaborés et présentés par l'ONG leader uniquement.

Pour chaque type d'activé, est joint : - un rapport d'activité - un tableau récapitulatif général des recettes et dépenses (modèles 4a à 4e) - un relevé des opérations bancaires du compte spécifique à vue (modèle 5) - un relevé des mouvements bancaires entre comptes spécifiques à vue et de placement (modèle 6).

Pour le financement du partenaire, sont également joints par action, les tableaux suivants : - un relevé des dépenses belges (modèle 7a) - un relevé des dépenses locales (modèle 7b). - un relevé des transferts de fonds vers le partenaire local (modèle 7c).

Pour la consultation du tableau, voir image Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 11 septembre 1997.

R. MOREELS