Etaamb.openjustice.be
Ministerieel Besluit van 09 oktober 2014
gepubliceerd op 27 oktober 2014

Ministerieel besluit tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de Consumentenombudsdienst

bron
federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie
numac
2014011578
pub.
27/10/2014
prom.
09/10/2014
ELI
eli/besluit/2014/10/09/2014011578/staatsblad
staatsblad
https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/article_body(...)
links
Raad van State (chrono)
Document Qrcode

FEDERALE OVERHEIDSDIENST ECONOMIE, K.M.O., MIDDENSTAND EN ENERGIE


9 OKTOBER 2014. - Ministerieel besluit tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de Consumentenombudsdienst


De Minister van Economie en Consumenten, Gelet op het Wetboek van economische recht, artikel XVI.10, Besluit : Enig artikel. Het huishoudelijk reglement van de Consumentenombudsdienst dat in bijlage aan dit besluit is gevoegd, wordt goedgekeurd.

Brussel, 9 oktober 2014.

De Minister van Economie en Consumenten, J. VANDE LANOTTE

Bijlage Huishoudelijk reglement van de Consumentenombudsdienst (aangenomen op het directiecomité van 8.6.2014) 1. Algemene bepalingen 1.1. Opdrachten De Consumentenombudsdienst is belast met de volgende opdrachten: 1° de consumenten en ondernemingen inlichten over hun rechten en plichten, in het bijzonder over de mogelijkheden van buitengerechtelijke regeling van consumentengeschillen;2° elke aanvraag tot buitengerechtelijke regeling van een consumentengeschil in ontvangst nemen en hetzij bezorgen aan de terzake bevoegde gekwalificeerde entiteit, hetzij zelf behandelen;3° zelf optreden in elke aanvraag tot buitengerechtelijke regeling van een consumentengeschil, waarvoor geen andere gekwalificeerde entiteit bevoegd is. De autonomie van de verschillende ombudsdiensten (Art. XVI.8., § 1, van het Wetboek van economisch recht) wordt gerespecteerd. 1.2. Visie De Consumentenombudsdienst heeft als visie: 1° uitstekende buitengerechtelijke geschillenoplossing aanbieden tussen gebruikers en ondernemingen;2° voorstellen maken voor structurele verbeteringen;3° promoten van de voordelen van buitengerechtelijke geschillenoplossing bij sectoren en gebruikers. 1.3. Waarden Onze waarden: 1° Hoffelijk;2° Onafhankelijk en onpartijdig;3° Billijkheid;4° Vertrouwelijkheid;5° Laagdrempeligheid en kosteloze toegang voor de consument;6° Oplossingsgerichtheid en efficiëntie;7° Transparantie. 2. De vergaderingen van het Directiecomité van de Consumentenombudsdienst 2.1. Samenstelling De Consumentenombudsdienst wordt beheerd en vertegenwoordigd door een Directiecomité dat bestaat uit de volgende tien leden: 1° de twee leden van de "ombudsdienst voor telecommunicatie", als bedoeld in artikel 43bis, § 1, van de wet van 21 maart 1991Relevante gevonden documenten type wet prom. 21/03/1991 pub. 09/01/2013 numac 2012000673 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Officieuze coördinatie in het Duits type wet prom. 21/03/1991 pub. 18/01/2016 numac 2015000792 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen sluiten betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven;2° de twee leden van de "ombudsdienst voor de postsector", als bedoeld in artikel 43ter, § 1, van voornoemde wet;3° de twee leden van de "ombudsdienst voor energie", als bedoeld in artikel 27, § 1, van de wet van 29 april 1999Relevante gevonden documenten type wet prom. 29/04/1999 pub. 11/05/1999 numac 1999011160 bron ministerie van economische zaken Wet betreffende de organisatie van de elektriciteitsmarkt sluiten betreffende de organisatie van de elektriciteitsmarkt;4° de twee leden van de "ombudsdienst voor treinreizigers", als bedoeld in artikel 11, § 1, van de wet van 28 april 2010Relevante gevonden documenten type wet prom. 28/04/2010 pub. 10/05/2010 numac 2010201991 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet houdende diverse bepalingen sluiten houdende diverse bepalingen; 5° de ombudsman van de "ombudsdienst voor de financiële diensten", als bedoeld in artikel VII.216 van het Wetboek van economisch recht; 6° de ombudsman van de "ombudsdienst verzekeringen", als bedoeld in artikel 302 van de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten betreffende de verzekeringen. Een vertegenwoordiger van de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie zetelt in het Directiecomité met raadgevende stem en voor zover beslissingen die verband houden met het beheer van de Consumentenombudsdienst op de dagorde staan. 2.2. Einde van het lidmaatschap van het Directiecomité Indien een lid van het Directiecomité niet langer tewerkgesteld is als ombudsman binnen één van de in bovenstaand artikel 2.1. opgesomde sectoren vervalt de facto zijn persoonlijk lidmaatschap van het Directiecomité van de Consumentenombudsdienst. 2.3. Voorzitterschap Het Directiecomité duidt om de twee jaar onder zijn leden een voorzitter en een ondervoorzitter aan, die elk tot een andere taalrol behoren. Zo de voorzitter verhinderd is, neemt de ondervoorzitter zijn functies waar. De ondervoorzitter die het voorzitterschap waarneemt heeft dezelfde rechten en plichten als de voorzitter. § 1. De voorzitter opent en sluit de vergaderingen van het directiecomité. Hij leidt de debatten.

De voorzitter ziet inzonderheid toe op: a) de voorbereiding en het onderzoek van de dossiers en de vragen die aan het directiecomité worden gericht, evenals op hun uiteenzetting voor het directiecomité;b) het notuleren van de vergaderingen van het directiecomité;c) de externe relaties met de Belgische autoriteiten, en de Europese en internationale instellingen;d) de coördinatie van de externe en interne communicatie van het directiecomité. § 2. De voorzitter leidt de werking van het directiecomité, zonder dat deze bepaling afbreuk doet aan het principe dat het directiecomité collegiaal bevoegd is. Zo ziet de voorzitter er onder meer op toe dat de procedures met betrekking tot de voorbereiding, de beraadslaging, de goedkeuring en de uitvoering van besluiten correct verlopen. Verder neemt de voorzitter onder meer de nodige maatregelen met het oog op de totstandkoming van een klimaat van vertrouwen binnen het directiecomité dat bijdraagt tot een open discussie, opbouwende kritiek en steun voor de besluiten van het directiecomité. De voorzitter zorgt er voor dat de vergadering van het directiecomité op een serene wijze kan plaatsvinden, waarbij elk lid van het directiecomité de gelegenheid krijgt om zijn zienswijze toe te lichten. De voorzitter heeft het recht om, binnen het kader van de hem opgedragen taken, alle nuttige voorstellen te doen aan het directiecomité. 2.4. Bevoegdheden Binnen het kader van de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen is het Directiecomité bevoegd om alle daden van beschikking en beheer te stellen die nodig zijn voor het beheer en het dagelijks bestuur van de Consumentenombudsdienst, ter vervulling van zijn opdrachten bedoeld in artikel XVI.6 van het Wetboek van economisch recht. Tot de taken van beheer behoren onder meer het jaarlijks goedkeuren van het beleidsplan, het opmaken van de begroting en het toezicht houden op de uitvoering ervan, het opmaken van de jaarrekening van ontvangsten en uitgaven, het opmaken van het personeelsplan en het opmaken en publiceren van het jaarverslag.

Het Directiecomité kan op eigen initiatief beslissen tot consolidatie van de begrotingen van de ombudsdiensten opgesomd in artikel 2.1. "Samenstelling", en tot het opmaken van een gemeenschappelijk beleidsplan, jaarrekening en personeelsplan. 2.5. Vergaderingen en agenda § 1. Het directiecomité vergadert in de zetel van de Consumentenombudsdienst tenzij anders overeengekomen. § 2. De vergaderingen van het directiecomité zijn niet openbaar. Het directiecomité kan evenwel personeelsleden of externe experts die het in beraadslagingen kunnen bijstaan, verzoeken om een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen. § 3. Het directiecomité vergadert op uitnodiging van de voorzitter, op eigen initiatief of op verzoek van ten minste één lid van het directiecomité, zo dikwijls als het belang van de Consumentenombudsdienst het vereist, en minstens de eerste en de derde woensdag van de maand, behalve tijdens de vakantieperiodes of tijdens de door het directiecomité vastgestelde periodes.

De kennisgeving van de oproeping voor het dagelijks beheer geschiedt drie volle werkdagen voor de vergadering, De kennisgeving van de oproeping voor beslissingen van strategische aard (begroting, jaarrekening, beleidsplan, personeelsplan, communicatieplan, verkiezing voorzitter) geschiedt tien volle werkdagen voor de vergadering.

In geval van hoogdringendheid kan de vergadering door de voorzitter vastgesteld worden op de dag zelf van de oproeping. In de bijeenroeping wordt de motivering van de dringende noodzaak vermeldt.

De agenda voor de vergadering, alle stukken in verband met de agendapunten en een samenvatting van deze punten opgesteld door de betrokken dienst, worden bij de oproeping gevoegd. § 4. Elk lid van het directiecomité kan verzoeken om punten over dagelijks beheer op de agenda te plaatsen en deze overmaken aan de secretaris van het directiecomité en dit tot uiterlijk 12u van de vierde werkdag voorafgaand aan het directiecomité, behoudens in geval van gemotiveerde hoogdringendheid waarover de voorzitter beslist. De bijhorende documenten, waaronder een samenvatting van het betreffende punt opgesteld door de betrokken dienst, dienen uiterlijk om 18u van de vierde werkdag voorafgaand aan het directiecomité overgemaakt te worden aan de secretaris van het directiecomité. Agendapunten en bijhorende documenten die niet binnen de vooropgestelde termijnen ingediend worden, kunnen door de voorzitter geweigerd worden.

Elk lid van het directiecomité kan verzoeken om punten over beslissingen van strategische aard (begroting, jaarrekening, beleidsplan, personeelsplan, communicatieplan, verkiezing voorzitter) op de agenda te plaatsen en deze overmaken aan de secretaris van het directiecomité en dit tot uiterlijk 12u van de elfde werkdag voorafgaand aan het directiecomité, behoudens in geval van gemotiveerde hoogdringendheid waarover de voorzitter beslist. De bijhorende documenten, waaronder een samenvatting van het betreffende punt opgesteld door de betrokken dienst, dienen uiterlijk om 18u van de elfde werkdag voorafgaand aan het directiecomité overgemaakt te worden aan de secretaris van het directiecomité. Agendapunten en bijhorende documenten die niet binnen de vooropgestelde termijnen ingediend worden, kunnen door de voorzitter geweigerd worden. § 5. In het begin van de vergadering keurt het directiecomité bij consensus de dagorde met de eventuele bijkomende punten goed. Op verzoek van een lid van het directiecomité kan dit laatste bij consensus beslissen om een of meerdere agendapunten prioritair te behandelen. § 6. Op verzoek van een lid van het directiecomité kan dit beslissen om de beraadslaging over een of meerdere agendapunten uit te stellen naar een volgende vergadering.

Op verzoek van een lid van het directiecomité worden deze punten, desgevallend met punten die hiermee nauw verbonden zijn, met voorrang ingeschreven op de dagorde van de eerstvolgende vergadering van het directiecomité. § 7. De voorzitter en de leden van het directiecomité verstrekken het directiecomité alle inlichtingen die nuttig zijn voor de behandeling van de punten. 2.6. Beraadslaging en stemming Iedere ombudsdienst als bedoeld in 2.1. "Samenstelling" beschikt over twee stemmen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend voor stemmingen met gewone meerderheid. § 1. Het directiecomité kan alleen geldig beraadslagen als zij bestaat uit de voorzitter en ten minste vier ombudsdiensten aanwezig zijn.

Indien het quorum niet werd bereikt, kan het directiecomité alsnog geldig beraadslagen zonder aanwezigheidsquorumvereiste over dezelfde agendapunten, nadat zij opnieuw wordt bijeengeroepen, volgens de termijn bepaald in artikel 2.5., § 3, lid 2, voor een tweede vergadering, tenzij in geval van hoogdringendheid. In dat geval wordt het directiecomité onmiddellijk een tweede maal bijeengeroepen met dezelfde agenda. De hoogdringendheid moet echter steeds gemotiveerd worden in het proces-verbaal van de vergadering. § 2. Het directiecomité beslist bij consensus. Indien geen consensus wordt bereikt, komen de beslissingen tot stand bij gewone meerderheid van uitgebrachte stemmen voor beslissingen van dagelijks beheer en bij tweederde meerderheid voor beslissingen van strategische aard. Wanneer geen beslissing met tweederde meerderheid kan worden bereikt inzake een beslissing van strategische aard, dan wordt de stemming opnieuw geagendeerd op de eerstvolgende vergadering en wordt dan beslist met gewone meerderheid. Unanimiteit is vereist voor beslissingen genomen bij toepassing van Art. XVI.8. § 4, van het Wetboek van economisch recht. § 3. De voorzitter kan beslissen dat de secretaris en de andere externe personen die het directiecomité bijwonen zich in bepaalde gevallen en voor de duur die hij bepaalt, terug dienen te trekken uit de vergadering. In het geval de secretaris gevraagd wordt om de vergadering te verlaten, zorgt een lid van het directiecomité voor het opstellen van het proces-verbaal voor dat deel van de vergadering. § 4. Enkel de leden van het directiecomité kunnen deelnemen aan de stemming. De stemming door de leden van het directiecomité gebeurt door het opsteken van de handen, doch op verzoek van één lid van het directiecomité en in geval van stemmingen over personen of functies gebeurt de stemming geheim. § 5. Maximaal één volmacht met maximaal twee stemmen kan door een aanwezig lid van een afwezig lid worden ontvangen. § 6. Een lid van het directiecomité dat zich onthoudt of dat tegen een bij meerderheid van stemmen genomen beslissing stemt, kan vragen dat zijn onthouding of verzet met naam geacteerd wordt in de notulen, met eventueel de door hem tijdens de beraadslaging aangehaalde motieven. § 7. Elektronische stemming Het directiecomité kan in uitzonderlijke gevallen van dagelijks bestuur geldig beslissen via elektronische weg. Daartoe wordt via elektronische weg een voorstel voor een besluit verstuurd door een lid aan de secretaris, die dit na overleg met de voorzitter onmiddellijk via elektronische post doorstuurt aan de andere leden.

Elk lid mag zich binnen de twee werkdagen verzetten tegen de procedure van elektronische stemming en vragen om het voorstel voor een besluit uit te stellen tot het volgende directiecomité. Daartoe verwittigt het lid, via elektronische weg, de secretaris en de andere leden. Het voorstel voor een besluit wordt dan automatisch opgenomen in de agenda van die zitting.

Een voorstel voor een besluit via elektronische weg bevat alle inlichtingen en stukken die nodig zijn voor het onderzoek van het voorgestelde besluit. In het voorstel wordt de termijn vermeld waarbinnen het besluit moet worden genomen. Deze termijn mag niet korter zijn dan 2 werkdagen (48 uur) en niet langer dan 4 werkdagen.

Het besluit is maar geldig indien ten minste vier ombudsdiensten aan de stemming deelnemen.

Het aangenomen besluit wordt maar definitief indien er geen verzet is van een lid tegen de procedure van elektronische stemming, zoals hierboven uitgedrukt. 2.7. Processen-verbaal § 1. De secretaris maakt een proces-verbaal op van de vergaderingen in het Nederlands en/of het Frans.

Op de processen-verbaal wordt expliciet vermeld of het om een voorlopige versie vóór goedkeuring, dan wel om een definitieve versie na goedkeuring gaat.

De processen-verbaal worden op synthetische wijze geredigeerd. Zij geven de beslissingen en/of de eventuele onthouding/verzet en de redenen ervoor weer, alsook de verwijzingen naar de basisdocumenten. § 2. De voorlopige versie van de processen-verbaal wordt aan de leden verzonden samen met de agendapunten van de eerstvolgende vergadering.

Aan de vertegenwoordiger van de FOD Economie wordt de voorlopige versie van het proces-verbaal verzonden van de agendapunten die hem aanbelangen.

De dagorde van deze eerstvolgende vergadering bevat de goedkeuring van het proces-verbaal.

Indien de secretaris opmerkingen op de voorlopige versie van het proces-verbaal ontvangt vóór deze vergadering of uiterlijk op de vergadering zelf, wordt over deze opmerkingen gediscussieerd en wordt het proces-verbaal goedgekeurd onder voorbehoud van eventuele aanpassingen. § 3. De definitieve versie van het proces-verbaal wordt na goedkeuring door het directiecomité, ondertekend door de voorzitter en de secretaris.

Het ondertekende proces-verbaal en het resultaat van de elektronische procedures kan door de leden van het directiecomité via elektronische weg geraadpleegd worden. Het ondertekende proces-verbaal, eventuele volmachten en het resultaat van de elektronische procedures wordt bewaard door de secretaris van het directiecomité.

Elk uittreksel van een proces-verbaal wordt door de voorzitter of de secretaris ondertekend. § 4. De secretaris neemt de processen-verbaal van het directiecomité op in een geïnformatiseerde tabel, toegankelijk enkel voor de leden van het directiecomité. 3 . Het dagelijks beheer van de Consumentenombudsdienst en de verdeling van de taken § 1. Het directiecomité verdeelt de functies voor het beheer van de Consumentenombudsdienst onder de stemgerechtigde leden. In geval van afwezigheid van een lid worden zijn taken uitgeoefend door een of meer daartoe door het directiecomité aangestelde leden.

Elk lid van het directiecomité neemt alle initiatieven en maatregelen die nodig zijn om de hem toevertrouwde opdrachten te verzekeren. § 2. Het directiecomité kan de voorzitter of een ander lid van het directiecomité machtigen om alle spoedeisende beslissingen te nemen die betrekking hebben op het operationeel bestuur van de Consumentenombudsdienst. Deze spoedeisende beslissingen zijn onderworpen aan de goedkeuring van het directiecomité op de eerstvolgende vergadering. § 3. Het directiecomité vertegenwoordigt de Consumentenombudsdienst in en buiten rechten.

Gezien om te worden gevoegd bij het ministerieel besluit van 9 oktober 2014 tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de Consumentenombudsdienst De Minister van Economie en Consumenten, J. VANDE LANOTTE

^