9 FEBRUARI 2023. - Ministerieel besluit houdende huishoudelijk reglement van de evaluatiecommissie

De Minister van Ambtenarenzaken, Gelet op de artikelen 37 en 107, tweede lid, van de Grondwet ;

Gelet op de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut, artikel 11, § 1, eerste lid, zoals vervangen bij de wet van 24 december 2002;

Gelet op de wet van 22 juli 1993 houdende bepaalde maatregelen inzake ambtenarenzaken, artikel 4, § 2, 1° ; gewijzigd bij de wet van 20 mei 1997Relevante gevonden documenten type wet prom. 20/05/1997 pub. 08/07/1997 numac 1997002051 bron ministerie van ambtenarenzaken Wet houdende diverse maatregeleninzake ambtenarenzaken sluiten;

Gelet op het koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende het statuut van het Rijkspersoneel, artikel 6 ;

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2022Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 14/01/2022 pub. 28/01/2022 numac 2022030165 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit betreffende de evaluatie in het federaal openbaar ambt sluiten betreffende de evaluatie in het federaal openbaar ambt, artikel 31, § 4 ;

Gelet op het protocol nr. 794 van 27 september 2022 van het Comité voor de federale, gemeenschaps- en de gewestelijke overheidsdiensten ;

Gelet op advies nr. 72.539/4 van de Raad van State, gegeven op 14 december 2022, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, Besluit : HOOFDSTUK I. - Algemeenheden

Artikel 1.Er wordt de voorkeur gegeven aan een elektronisch communicatiekanaal voor alle communicatie betreffende de procedure voor de evaluatiecommissie. Als dat niet mogelijk is, wordt er gebruik gemaakt van de andere gangbare communicatievormen (gewone brief, aangetekend schrijven, persoonlijke afgifte).

Als die communicatie het beginpunt is van een termijn, moet er worden voorzien in een ontvangstbewijs daarvan. HOOFDSTUK II. - Oproepingen en vaststelling van de zittingen

Art. 2.§ 1. De evaluatiecommissie bevestigt de ontvangst van elk dossier. § 2. Enkel dossiers die volledig zijn worden op de agenda van een zitting geplaatst.

Een volledig dossier bevat : 1. de inventaris van alle stukken van het dossier;2. de stukken van het evaluatiedossier zoals bepaald in artikel 24 van het koninklijk besluit van 14 januari 2022Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 14/01/2022 pub. 28/01/2022 numac 2022030165 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit betreffende de evaluatie in het federaal openbaar ambt sluiten betreffende de evaluatie in het federaal openbaar ambt en betreffende de evaluatiecyclus waarop het beroep betrekking heeft ;3. de volledige persoonlijke gegevens van de geëvalueerde, van de evaluator en van de P&O-directeur of zijn afgevaardigde. In voorkomend geval, en onverminderd zijn verhoor, bezorgt de geëvalueerde aan de evaluatiecommissie zijn eventuele schriftelijke motivering en aanvullende stukken bij het overgedragen dossier uiterlijk op de vijfde werkdag die voorafgaat aan de datum van de zitting.

Tegelijkertijd bezorgt de geëvalueerde de bovengenoemde elementen aan de evaluator die werd uitgenodigd om te worden gehoord.

Er mag geen nieuw stuk aan het evaluatiedossier worden toegevoegd door de evaluator of elke andere betrokkene dan de geëvalueerde, onverminderd een verzoek van de evaluatiecommissie ter zitting. Het uitstel van de zitting wordt verleend op verzoek van de geëvalueerde na de voorlegging van documenten ingevolge dit lid. De evaluatiecommissie zorgt ervoor dat de geëvalueerde op de hoogte wordt gesteld van deze mogelijkheid tot uitstel.

Art. 3.§ 1. De evaluatiecommissie komt samen op de data die de voorzitter vaststelt.

De stagedossiers worden per prioriteit op de agenda geplaatst. § 2. De agenda wordt gevoegd bij de oproeping die naar de leden van de evaluatiecommissie wordt gestuurd.

De geagendeerde dossiers worden via onlineraadpleging toegankelijk gemaakt voor de leden van de evaluatiecommissie die aan de zitting deelnemen. Als dat niet mogelijk is, wordt hen een kopie van de dossiers bezorgd via een beveiligde elektronische zending of via de gewone post.

Art. 4.De geëvalueerde en de evaluator worden opgeroepen uiterlijk 10 werkdagen voor de zittingsdatum van de evaluatiecommissie.

De evaluator deelt de zittingsdatum mee aan de P&O-directeur of zijn afgevaardigde.

De naam en de gegevens van de persoon die het personeelslid bijstaat, worden aan de evaluatiecommissie meegedeeld. HOOFDSTUK III. - Verloop van de zittingen

Art. 5.De voorzitter van de evaluatiecommissie opent en sluit de zittingen en leidt de debatten, waarbij hij de orde handhaaft tijdens de vergadering.

Indien de voorzitter van de evaluatiecommissie tot dezelfde federale dienst behoort als de geëvalueerde, laat hij zich vervangen.

Wanneer de voorzitter afwezig is of verhinderd is, duiden de leden die daartoe aangewezen zijn door de overheid onder elkaar een voorzitter van de zitting aan, bij voorkeur een ambtenaar van ten minste klasse A3.

Er worden geen notulen van de zitting opgemaakt.

Art. 6.De zitting vindt plaats achter gesloten deuren.

Art. 7.§ 1. De aanwezige geëvalueerde en evaluator worden samen gehoord.

De geëvalueerde en de evaluator worden op de hoogte gebracht van elke andere betrokkene die door de evaluatiecommissie wordt opgeroepen om te worden gehoord in uitvoering van artikel 30, vierde lid van het koninklijk besluit van 14 januari 2022Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 14/01/2022 pub. 28/01/2022 numac 2022030165 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit betreffende de evaluatie in het federaal openbaar ambt sluiten betreffende de evaluatie in het federaal openbaar ambt, in aanwezigheid van geëvalueerde;

De evaluatiecommissie hoort in de volgende volgorde: 1° in geval van stage eerst de evaluator en daarna de stagiair ;2° in geval van beroep tegen een "onvoldoende"-vermelding eerst de geëvalueerde en daarna de evaluator. De geëvalueerde krijgt het laatste woord. § 2. Alvorens de zaak achter gesloten deuren in beraad nemen, deelt de voorzitter aan de partijen de termijn mee voor het uitbrengen van het advies, de beslissing of het voorstel. § 3. De evaluatiecommissie licht de geëvalueerde en de evaluator mondeling in over het advies, het voorstel of de beslissing dat voortgekomen is uit de beraadslaging. HOOFDSTUK IV. - Beraadslaging en stemming

Art. 8.De stemming is geheim in toepassing van artikel 30, vijfde lid van het koninklijk besluit van 14 januari 2022Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 14/01/2022 pub. 28/01/2022 numac 2022030165 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit betreffende de evaluatie in het federaal openbaar ambt sluiten. De stemming vindt plaats tijdens de zitting overeenkomstig de instructies van de voorzitter, met stembriefjes of door middel van een elektronisch stemsysteem.

Het resultaat van de stemming wordt onmiddellijk na de stemming aan de leden van de evaluatiecommissie meegedeeld, en vervolgens onder verzegelde omslag aan het betrokken dossier toegevoegd.

De leden van de evaluatiecommissie worden het aan het eind van de zitting eens over de motivering. HOOFDSTUK V. - Adviezen, voorstellen, beslissingen en kennisgeving

Art. 9.Het advies, het voorstel of de beslissing waarvan kennis is gegeven geeft alle procedurestappen weer en vermeldt met name het volgende: 1° de aard van het document, namelijk: advies, beslissing of voorstel, en de datum ;2° de visa, namelijk de preambule die verwijst naar de teksten die de evaluatiecommissie haar bevoegdheid verlenen om de zaak te behandelen en de data van beroep, aanhangigmaking, oproepingen ;3° de naam van de leden die hebben beraadslaagd alsook de groep van federale diensten waartoe ze behoren en, in voorkomend geval, de naam van de leden die door loting van de stemming werden uitgesloten om de pariteit te herstellen ; 4° de naam, voornaam en de hoedanigheid van de gehoorde partijen, van de persoon die de geëvalueerde eventueel bijstaat, van elke andere betrokkene die de evaluatiecommissie hoort in uitvoering van artikel 30, vierde lid, van het koninklijk besluit van 14 januari 2022Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 14/01/2022 pub. 28/01/2022 numac 2022030165 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit betreffende de evaluatie in het federaal openbaar ambt sluiten (onder meer de P&O-directeur of zijn afgevaardigde, enz.) ; 5° desgevallend de toestemming van de geëvalueerde met de aanwending van nieuwe communicatietechnologieën om de zitting te houden ;6° desgevallend het verzoek om uitstel van de zitting in geval van het toevoegen van stukken door elke andere betrokkene op verzoek van de evaluatiecommissie op de zitting;7° de aard van het verzoek ;8° de motivering ;9° het beschikkend gedeelte met het advies, het voorstel of de beslissing, na vermelding van het resultaat van de geheime stemming met mededeling van het aantal positieve en negatieve stemmen, en de eventuele doorslaggevende stem van de voorzitter bij staking van stemmen ;10° de handtekening van de voorzitter.

Art. 10.Het origineel van het advies, het voorstel of de beslissing van de evaluatiecommissie wordt door de evaluatiecommissie bewaard.

Art. 11.De evaluatiecommissie archiveert, per zitting en per taalafdeling: 1° alle dossiers waaraan de schriftelijke stukken van de procedure alsook de resultaten van de stemmingen zijn toegevoegd ;2° de aanwezigheidslijst ;3° de agenda. Er wordt een samenvattende tabel opgesteld van de dossiers die aan de evaluatiecommissie werden voorgelegd, per zittingsdatum en per taalafdeling; Die bevat met name: 1° de naam van de geëvalueerde ;2° de federale dienst waar hij werkt ;3° het voorwerp van de aanhangigmaking (stage of evaluatie) ; 4° de aard van het verzoek (in geval van stage: ontslag, verlenging, ..., en in geval van een beroep, de "onvoldoende"-vermelding waartegen een beroep is ingesteld) ; 5° het advies, het voorstel of de beslissing van de evaluatiecommissie. HOOFDSTUK VI. - Slotbepalingen

Art. 12.Dit besluit treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Brussel, 9 februari 2023.

P. DE SUTTER