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Ministerieel besluit houdende huishoudelijk reglement van de evaluatiecommissie Arrêté ministériel établissant le règlement d'ordre intérieur de la commission d'évaluation
FEDERALE OVERHEIDSDIENST BELEID EN ONDERSTEUNING SERVICE PUBLIC FEDERAL STRATEGIE ET APPUI
9 FEBRUARI 2023. - Ministerieel besluit houdende huishoudelijk 9 FEVRIER 2023. - Arrêté ministériel établissant le règlement d'ordre
reglement van de evaluatiecommissie intérieur de la commission d'évaluation
De Minister van Ambtenarenzaken, La Ministre de la Fonction publique,
Gelet op de artikelen 37 en 107, tweede lid, van de Grondwet ; Vu les articles 37 et 107, alinéa 2, de la Constitution ;
Gelet op de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige Vu la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes
instellingen van openbaar nut, artikel 11, § 1, eerste lid, zoals d'intérêt public, l'article 11, § 1er, alinéa 1er, tel que remplacé
vervangen bij de wet van 24 december 2002; par la loi du 24 décembre 2002 ;
Gelet op de wet van 22 juli 1993 houdende bepaalde maatregelen inzake Vu la loi du 22 juillet 1993 portant certaines mesures en matière de
ambtenarenzaken, artikel 4, § 2, 1° ; gewijzigd bij de wet van 20 mei fonction publique, l'article 4, § 2, 1° ; modifié par la loi du 19 mai
1997; 1997 ;
Gelet op het koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende het Vu l'arrêté royal du 2 octobre 1937 portant le statut des agents de
statuut van het Rijkspersoneel, artikel 6 ; l'Etat, l'article 6;
Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2022 betreffende de Vu l'arrêté royal du 14 janvier 2022 relatif à l'évaluation dans la
evaluatie in het federaal openbaar ambt, artikel 31, § 4 ; fonction publique fédérale, l'article 31, § 4 ;
Gelet op het protocol nr. 794 van 27 september 2022 van het Comité Vu le protocole n° 794 du 27 septembre 2022 du Comité des services
voor de federale, gemeenschaps- en de gewestelijke overheidsdiensten ; publics fédéraux, communautaires et régionaux;
Gelet op advies nr. 72.539/4 van de Raad van State, gegeven op 14 Vu l'avis n° 72.539/4 du Conseil d'Etat, donné le 14 décembre 2022, en
december 2022, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le
de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973,
Besluit : Arrête :
HOOFDSTUK I. - Algemeenheden CHAPITRE Ier. - Généralités

Artikel 1.Er wordt de voorkeur gegeven aan een elektronisch

Article 1er.La voie de communication électronique est privilégiée
communicatiekanaal voor alle communicatie betreffende de procedure pour l'ensemble des communications relatives à la procédure devant la
voor de evaluatiecommissie. Als dat niet mogelijk is, wordt er gebruik commission d'évaluation. Si celle-ci n'est pas possible, il est fait
gemaakt van de andere gangbare communicatievormen (gewone brief, usage des autres modes courants de communication (courrier ordinaire,
aangetekend schrijven, persoonlijke afgifte). courrier recommandé, remise en mains propres).
Als die communicatie het beginpunt is van een termijn, moet er worden Lorsque cette communication constitue le point de départ d'un délai,
voorzien in een ontvangstbewijs daarvan. il y a lieu de prévoir un accusé de réception de celle-ci.
HOOFDSTUK II. - Oproepingen en vaststelling van de zittingen CHAPITRE II. - Convocations et fixation des audiences

Art. 2.§ 1. De evaluatiecommissie bevestigt de ontvangst van elk

Art. 2.§ 1er. La commission d'évaluation accuse réception de chaque
dossier. dossier.
§ 2. Enkel dossiers die volledig zijn worden op de agenda van een § 2. Seuls les dossiers complets sont fixés à l'ordre du jour d'une
zitting geplaatst. audience.
Een volledig dossier bevat : Un dossier complet comporte :
1. de inventaris van alle stukken van het dossier; 1. l'inventaire de l'ensemble des pièces du dossier ;
2. de stukken van het evaluatiedossier zoals bepaald in artikel 24 van 2. les pièces du dossier d'évaluation défini à l'article 24 de
het koninklijk besluit van 14 januari 2022 betreffende de evaluatie in l'arrêté royal du 14 janvier 2022 relatif à l'évaluation dans la
het federaal openbaar ambt en betreffende de evaluatiecyclus waarop fonction publique et afférentes au cycle d'évaluation concerné par le
het beroep betrekking heeft ; recours ;
3. de volledige persoonlijke gegevens van de geëvalueerde, van de evaluator en van de P&O-directeur of zijn afgevaardigde. In voorkomend geval, en onverminderd zijn verhoor, bezorgt de geëvalueerde aan de evaluatiecommissie zijn eventuele schriftelijke motivering en aanvullende stukken bij het overgedragen dossier uiterlijk op de vijfde werkdag die voorafgaat aan de datum van de zitting. Tegelijkertijd bezorgt de geëvalueerde de bovengenoemde elementen aan de evaluator die werd uitgenodigd om te worden gehoord. Er mag geen nieuw stuk aan het evaluatiedossier worden toegevoegd door de evaluator of elke andere betrokkene dan de geëvalueerde, onverminderd een verzoek van de evaluatiecommissie ter zitting. Het uitstel van de zitting wordt verleend op verzoek van de geëvalueerde na de voorlegging van documenten ingevolge dit lid. De 3. les coordonnées personnelles complètes de l'évalué, de l'évaluateur et du directeur P&O ou de son délégué. Le cas échéant, et sans préjudice de son audition, l'évalué communique à la commission d'évaluation son éventuelle motivation écrite, voire pièces complémentaires au dossier transmis, au plus tard le cinquième jour ouvrable qui précède la date d'audience. L'évalué communique dans le même temps les éléments susmentionnés à l'évaluateur invité à être entendu. Aucune pièce nouvelle ne peut être ajoutée par l'évaluateur ou toute autre partie intervenante autre que l'évalué au dossier d'évaluation, sans préjudice d'une demande de la commission d'évaluation à l'audience. Le report d'audience de la commission d'évaluation est accordé à la demande de l'évalué suite à la production de documents en exécution du présent alinéa. La commission d'évaluation veille à
evaluatiecommissie zorgt ervoor dat de geëvalueerde op de hoogte wordt informer l'évalué de cette opportunité de report.
gesteld van deze mogelijkheid tot uitstel.

Art. 3.§ 1. De evaluatiecommissie komt samen op de data die de

Art. 3.§ 1er. La commission d'évaluation se réunit aux dates fixées
voorzitter vaststelt. par le président.
De stagedossiers worden per prioriteit op de agenda geplaatst. Les dossiers de stage sont fixés par priorité dans l'ordre du jour.
§ 2. De agenda wordt gevoegd bij de oproeping die naar de leden van de § 2. L'ordre du jour est joint à la convocation adressée aux membres
evaluatiecommissie wordt gestuurd. de la commission d'évaluation.
De geagendeerde dossiers worden via onlineraadpleging toegankelijk Les dossiers fixés sont rendus accessibles aux membres de la
gemaakt voor de leden van de evaluatiecommissie die aan de zitting commission d'évaluation qui siègent à l'audience, par le biais d'une
deelnemen. Als dat niet mogelijk is, wordt hen een kopie van de consultation en ligne. A défaut, une copie des dossiers leur est
dossiers bezorgd via een beveiligde elektronische zending of via de gewone post. transmise par un envoi numérique sécurisé ou par courrier ordinaire.

Art. 4.De geëvalueerde en de evaluator worden opgeroepen uiterlijk 10

Art. 4.L'évalué et l'évaluateur sont convoqués au plus tard 10 jours
werkdagen voor de zittingsdatum van de evaluatiecommissie. ouvrables avant la date d'audience de la commission d'évaluation.
De evaluator deelt de zittingsdatum mee aan de P&O-directeur of zijn L'évaluateur informe de la date d'audience le directeur P&O ou son
afgevaardigde. délégué.
De naam en de gegevens van de persoon die het personeelslid bijstaat, Les nom et coordonnées de la personne qui assiste le membre du
worden aan de evaluatiecommissie meegedeeld. personnel sont communiqués à la commission d'évaluation.
HOOFDSTUK III. - Verloop van de zittingen CHAPITRE III. - Déroulement des audiences

Art. 5.De voorzitter van de evaluatiecommissie opent en sluit de

Art. 5.Le président de la commission d'évaluation ouvre et clôt les
zittingen en leidt de debatten, waarbij hij de orde handhaaft tijdens de vergadering. séances, et dirige les débats tout en assurant l'ordre de l'assemblée.
Indien de voorzitter van de evaluatiecommissie tot dezelfde federale Lorsque le président de la commission d'évaluation relève du même
dienst behoort als de geëvalueerde, laat hij zich vervangen. service fédéral que celui de l'évalué, il se fait remplacer.
Wanneer de voorzitter afwezig is of verhinderd is, duiden de leden die Lorsque le président est absent ou empêché, les membres désignés par
daartoe aangewezen zijn door de overheid onder elkaar een voorzitter l'autorité désignent entre eux un président pour l'audience, de
van de zitting aan, bij voorkeur een ambtenaar van ten minste klasse préférence, parmi les titulaires d'une classe A3 au moins.
A3. Er worden geen notulen van de zitting opgemaakt. Il n'est pas établi de procès-verbal de l'audience.

Art. 6.De zitting vindt plaats achter gesloten deuren.

Art. 6.L'audience se tient à huis clos.

Art. 7.§ 1. De aanwezige geëvalueerde en evaluator worden samen

Art. 7.§ 1er. L'évalué et l'évaluateur sont entendus ensemble.
gehoord. De geëvalueerde en de evaluator worden op de hoogte gebracht van elke L'évalué et l'évaluateur sont tenus informés de la présence de tout
andere betrokkene die door de evaluatiecommissie wordt opgeroepen om autre intervenant à l'audience que la commission d'évaluation pourrait
te worden gehoord in uitvoering van artikel 30, vierde lid van het demander à entendre en présence de l'évalué en exécution de l'article
koninklijk besluit van 14 januari 2022 betreffende de evaluatie in het 30, alinéa 4 de l'arrêté royal du 14 janvier 2022 relatif à
federaal openbaar ambt, in aanwezigheid van geëvalueerde; l'évaluation dans la fonction publique.
De evaluatiecommissie hoort in de volgende volgorde: La commission d'évaluation entend dans l'ordre :
1° in geval van stage eerst de evaluator en daarna de stagiair ; 1° en cas de stage, l'évaluateur puis le stagiaire ;
2° in geval van beroep tegen een "onvoldoende"-vermelding eerst de 2° en cas de recours contre la mention « insuffisant », l'évalué puis
geëvalueerde en daarna de evaluator. l'évaluateur.
De geëvalueerde krijgt het laatste woord. Le dernier mot revient à l'évalué.
§ 2. Alvorens de zaak achter gesloten deuren in beraad nemen, deelt de § 2. Avant de prendre l'affaire en délibéré à huis clos, le président
voorzitter aan de partijen de termijn mee voor het uitbrengen van het informe les parties du délai pour la remise de l'avis, la décision ou
advies, de beslissing of het voorstel. la proposition.
§ 3. De evaluatiecommissie licht de geëvalueerde en de evaluator § 3. La commission d'évaluation informe oralement l'évalué et
mondeling in over het advies, het voorstel of de beslissing dat l'évaluateur de l'avis, de la proposition ou de la décision à l'issue
voortgekomen is uit de beraadslaging. de la délibération.
HOOFDSTUK IV. - Beraadslaging en stemming CHAPITRE IV. - Délibération et vote

Art. 8.De stemming is geheim in toepassing van artikel 30, vijfde lid

Art. 8.Le vote a lieu au scrutin secret en application de l'article
van het koninklijk besluit van 14 januari 2022. De stemming vindt 30, alinéa 5 de l'arrêté royal du 14 janvier 2022. Il s'effectue lors
plaats tijdens de zitting overeenkomstig de instructies van de de l'audience conformément aux instructions du président, par le biais
voorzitter, met stembriefjes of door middel van een elektronisch de bulletins de vote ou via un système de vote électronique.
stemsysteem. Het resultaat van de stemming wordt onmiddellijk na de stemming aan de Le résultat du vote est communiqué aux membres de la commission
leden van de evaluatiecommissie meegedeeld, en vervolgens onder d'évaluation immédiatement après celui-ci, avant d'être ensuite
verzegelde omslag aan het betrokken dossier toegevoegd. consigné sous scellés dans le dossier concerné.
De leden van de evaluatiecommissie worden het aan het eind van de Les membres de la commission d'évaluation s'accordent, au terme de
zitting eens over de motivering. l'audience, sur les éléments de motivation.
HOOFDSTUK V. - Adviezen, voorstellen, beslissingen en kennisgeving CHAPITRE V. - Avis, propositions, décisions et notification

Art. 9.Het advies, het voorstel of de beslissing waarvan kennis is

Art. 9.L'avis, la proposition ou la décision notifié(e) indique
gegeven geeft alle procedurestappen weer en vermeldt met name het l'ensemble des étapes de procédure suivies et contient notamment les
volgende: mentions suivantes :
1° de aard van het document, namelijk: advies, beslissing of voorstel, 1° la nature du document, à savoir : avis, décision ou proposition et
en de datum ; sa date ;
2° de visa, namelijk de preambule die verwijst naar de teksten die de 2° les visas, à savoir le préambule faisant référence aux textes qui
evaluatiecommissie haar bevoegdheid verlenen om de zaak te behandelen donnent compétence à la commission d'évaluation pour connaître de
en de data van beroep, aanhangigmaking, oproepingen ; l'affaire et l'indication des dates de recours, saisine, convocations
3° de naam van de leden die hebben beraadslaagd alsook de groep van ; 3° le nom des membres qui ont délibéré, ainsi que le groupe des
federale diensten waartoe ze behoren en, in voorkomend geval, de naam services fédéraux dont ils relèvent et, le cas échéant, le nom des
van de leden die door loting van de stemming werden uitgesloten om de membres qui ont été exclus du vote par tirage au sort en vue de
pariteit te herstellen ; rétablir la parité;
4° de naam, voornaam en de hoedanigheid van de gehoorde partijen, van 4° le nom, le prénom et la qualité des parties entendues, de la
de persoon die de geëvalueerde eventueel bijstaat, van elke andere personne qui assiste éventuellement l'évalué, de tout autre
betrokkene die de evaluatiecommissie hoort in uitvoering van artikel intervenant que la commission d'évaluation entend en exécution de
30, vierde lid, van het koninklijk besluit van 14 januari 2022 (onder l'article 30, alinéa 4, de l'arrêté royal du 14 janvier 2022
meer de P&O-directeur of zijn afgevaardigde, enz.) ; (notamment le directeur P&O ou son délégué, etc.) ;
5° desgevallend de toestemming van de geëvalueerde met de aanwending 5° le cas échéant, l'accord de l'évalué quant au recours aux nouvelles
van nieuwe communicatietechnologieën om de zitting te houden ; technologies de communication pour la tenue de l'audience ;
6° desgevallend het verzoek om uitstel van de zitting in geval van het 6° le cas échéant, la demande de report de l'évalué en cas de
toevoegen van stukken door elke andere betrokkene op verzoek van de production de pièce par tout autre intervenant à la demande de la
evaluatiecommissie op de zitting; commission d'évaluation à l'audience ;
7° de aard van het verzoek ; 7° la nature de la demande ;
8° de motivering ; 8° la motivation ;
9° het beschikkend gedeelte met het advies, het voorstel of de 9° le dispositif comprenant l'avis, la proposition ou la décision,
beslissing, na vermelding van het resultaat van de geheime stemming après indication du résultat du scrutin secret avec l'information du
met mededeling van het aantal positieve en negatieve stemmen, en de nombre de voix positives et négatives, et l'éventuelle voix
eventuele doorslaggevende stem van de voorzitter bij staking van stemmen ; prépondérante du président en cas de partage des voix ;
10° de handtekening van de voorzitter. 10° la signature du président.

Art. 10.Het origineel van het advies, het voorstel of de beslissing

Art. 10.L'original de l'avis, de la proposition ou de la décision de
van de evaluatiecommissie wordt door de evaluatiecommissie bewaard. la commission d'évaluation est conservé par la commission d'évaluation.

Art. 11.De evaluatiecommissie archiveert, per zitting en per

Art. 11.La commission d'évaluation archive, par audience et par
taalafdeling: section linguistique :
1° alle dossiers waaraan de schriftelijke stukken van de procedure 1° l'ensemble des dossiers dans lesquels sont ajoutés les écrits de
alsook de resultaten van de stemmingen zijn toegevoegd ; procédure, ainsi que les résultats de votes ;
2° de aanwezigheidslijst ; 2° la liste des présences ;
3° de agenda. 3° l'ordre du jour.
Er wordt een samenvattende tabel opgesteld van de dossiers die aan de Un tableau récapitulatif des dossiers soumis à la commission
evaluatiecommissie werden voorgelegd, per zittingsdatum en per d'évaluation par date d'audience et par section linguistique est
taalafdeling; Die bevat met name: établi ; il indique notamment :
1° de naam van de geëvalueerde ; 1° le nom de l'évalué ;
2° de federale dienst waar hij werkt ; 2° le service fédéral qui l'emploie ;
3° het voorwerp van de aanhangigmaking (stage of evaluatie) ; 3° l'objet de la saisine (stage ou évaluation) ;
4° de aard van het verzoek (in geval van stage: ontslag, verlenging, 4° la nature de la demande (en cas de stage : licenciement,
..., en in geval van een beroep, de "onvoldoende"-vermelding waartegen prolongation,..., et en cas de recours, la mention « insuffisant ») ;
een beroep is ingesteld) ; 5° het advies, het voorstel of de beslissing van de 5° l'avis, la proposition ou la décision de la commission
evaluatiecommissie. d'évaluation.
HOOFDSTUK VI. - Slotbepalingen CHAPITRE VI. - Dispositions finales

Art. 12.Dit besluit treedt in werking de dag waarop het in het

Art. 12.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication
Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt. au Moniteur belge.
Brussel, 9 februari 2023. Bruxelles, le 9 février 2023.
P. DE SUTTER P. DE SUTTER
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