7 SEPTEMBER 2022. - Ministerieel besluit betreffende het gebruik van beheersdomeinen en hun respectievelijke evaluatierooster door sommige diensten van de federale uitvoerende macht met het oog op de evaluatie van de maturiteit van hun systeem voor organisatiebeheersing

De Minister van Ambtenarenzaken en de Staatssecretaris voor Begroting, Gelet op het koninklijk besluit van 15/05/2022 betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, en tot wijziging van de koninklijke besluiten van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interne auditdienst en van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid, artikel 4;

Gelet op het advies van de inspecteur van Financiën, gegeven op 30 juni 2022;

Gelet op de akkoordbevinding van de Staatssecretaris voor Begroting van 4 juli 2022;

Gelet op de adviesaanvraag binnen 30 dagen verlengd met 15 dagen, die op 19 juli 2022 bij de Raad van State is ingediend, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Overwegende dat het advies niet is meegedeeld binnen die termijn;

Gelet op artikel 84, § 4, tweede lid, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, Besluiten : HOOFDSTUK I. - Toepassingsgebied

Artikel 1.Dit ministerieel besluit is van toepassing op de diensten van de Federale Staat bedoeld in artikel 1 van het koninklijk besluit van 15/05/2022 betreffende de organisatiebeheersing binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht, en tot wijziging van de koninklijke besluiten van 4 mei 2016 tot oprichting van de Federale Interneauditdienst en van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid. HOOFDSTUK II. - Doel van de beheersdomeinen en van hun evaluatierooster

Art. 2.In toepassing van artikel 4 van het voormelde koninklijk besluit van 15/05/2022 definieert en verplicht dit besluit vijftien beheersdomeinen, hun respectievelijke evaluatieroosters en de vijf maturiteitsniveaus. Deze beheersdomeinen, hun respectievelijke evaluatieroosters en de vijf maturiteitsniveaus zijn opgenomen als bijlage bij dit besluit.

Art. 3.De evaluatieroosters hebben een drieledig doel: 1° Ze stellen de organisaties in staat om hun maturiteit in de verschillende beheersdomeinen te meten om het globale maturiteitsniveau van de organisatie te evalueren.Met dit zelfevaluatierooster kunnen de sterke en zwakke punten van het systeem voor organisatiebeheersing van de organisaties in kaart gebracht worden. Op basis daarvan kunnen ze de te prioriteren en te ondernemen verbeteringsacties vaststellen; 2° De beheersdomeinen en hun respectievelijke evaluatierooster dienen als basis voor de eerste rubriek van de jaarlijkse rapportering aan het Auditcomité van de Federale Overheid, zoals voorzien in artikel 7 van het voormelde koninklijk besluit van 15/05/2022, 3° De beheersdomeinen en hun respectievelijke evaluatierooster kunnen ook als basis dienen voor de audits.

Art. 4.De diensten die, overeenkomstig artikel 3, § 3, geen gebruik maken van het COSO-werkkader, moeten toch de modaliteiten van dit besluit in acht nemen. HOOFDSTUK III. - De beheersdomeinen

Art. 5.De beheersdomeinen, gedefinieerd in overeenstemming met de principes van het COSO-werkkader van het "Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission" (COSO Intosai 2004 en COSO 2013), zijn de volgende : - Doelstellingenmanagement - Risicomanagement - Procesmanagement - Indicatoren - Belanghebbendenmanagement - Organisatiestructuur - Organisatiecultuur - Integriteit - Business Continuity Management - ICT - Projectbeheer - Communicatie en informatiebeheer - Facilitymanagement - Human Resources Management - Financieel management HOOFDSTUK IV. - Structuur van de evaluatieroosters

Art. 6.Elk beheersdomein omvat zijn eigen evaluatierooster, verdeeld in vijf maturiteitsniveaus en elk maturiteitsniveau omvat op zijn beurt een reeks vragen. De verschillende vragen moeten beantwoord worden om het maturiteitsniveau waarop de organisatie zich bevindt vast te stellen.

Art. 7.Elk beheersdomein is verdeeld in vijf maturiteitsniveaus aan de hand waarvan de dienst zich kan positioneren op de maturiteitsschaal en een continue verbetering kan waarborgen.

De niveaus zijn de volgende: - Basisniveau: De organisatie voldoet aan de basis componenten binnen elk domein, zodat de wetgeving ter zake gerespecteerd wordt. Men past een minimum aan organisatiebeheersing toe per domein, maar vooral op individuele of ad-hoc basis. Er is nog geen gestructureerde, systematische aanpak van organisatiebeheersing. Er is een poging tot formalisering van sommige processen en procedures; - Gestructureerd: De componenten binnen elk domein worden op gestructureerde wijze in kaart gebracht en ontwikkeld op basis van prioriteiten. De processen en procedures worden geformaliseerd; - Gedefinieerd: De processen, beheersmaatregelen, componenten en activiteiten binnen dit domein zijn duidelijk gedefinieerd, gestandaardiseerd, gedocumenteerd en vastgelegd. Ze worden gecommuniceerd en toegepast doorheen de volledige organisatie; - Beheerst: De organisatie beheerst de processen, beheersmaatregelen, componenten en activiteiten per domein in voldoende mate. Deze worden proactief opgevolgd en gemonitord via indicatoren. Er wordt over gerapporteerd. De organisatie kent een adequate en doeltreffende organisatiebeheersing.; - Geoptimaliseerd: De processen, beheersmaatregelen, componenten en activiteiten per domein worden geëvalueerd (via structurele analyses, indicatoren...) en zo nodig bijgestuurd ter optimalisatie.

Overeenkomstig artikel 4, tweede lid van het koninklijk besluit van 15/05/2022 bepaalt de leidinggevende het minimale maturiteitsniveau voor de verschillende beheersdomeinen, zoals bepaald in dit ministerieel besluit.

Art. 8.Overeenkomstig artikel 7, eerste lid, 1° van het koninklijk besluit van 15/05/2022 bevat het door de leidinggevende opgestelde jaarverslag een beeld van de organisatiebeheersing en het systeem voor organisatiebeheersing op basis van een zelfevaluatie uitgevoerd op basis van de evaluatieroosters, zoals bepaald in dit ministerieel besluit.

Art. 9.Dit besluit treedt in werking op de eerste dag van de maand na afloop van een termijn van tien dagen te rekenen van de dag volgend op de bekendmaking ervan in het Belgisch Staatsblad.

Brussel, 7 september 2022.

P. DE SUTTER E. DE BLEEKER

Bijlage bij het ministerieel besluit van 7 september 2022 betreffende het gebruik van beheersdomeinen en hun respectievelijke evaluatierooster door sommige diensten van de federale uitvoerende macht met het oog op de evaluatie van de maturiteit van hun systeem voor organisatiebeheersing

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Gezien om gevoegd te worden bij het Ministerieel besluit van 7 september 2022 betreffende het gebruik van beheersdomeinen en hun respectievelijke evaluatierooster door sommige diensten van de federale uitvoerende macht met het oog op de evaluatie van de maturiteit van hun systeem voor organisatiebeheersing.

Brussel, 7 september 2022.

De Minister van Ambtenarenzaken, P. DE SUTTER De Staatssecretaris voor Begroting, E. DE BLEEKER