3 NOVEMBER 2004. - Ministerieel besluit tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het advies- en controlecomité op de onafhankelijkheid van de commissaris

De Minister van Justitie en de Minister van Economie, Gelet op het wetboek van vennootschappen, inzonderheid artikel 133, tiende lid;

Gelet op het koninklijk besluit van 4 april 2003, tot uitvoering van artikel 133, tiende lid, van het wetboek van vennootschappen en tot oprichting van het advies en controlecomité op de onafhankelijkheid van de commissarissen, inzonderheid artikel 7;

Gelet op het ontwerp van huishoudelijk reglement, voorgelegd aan de Minister van Justitie en de Minister van Economie, Besluit :

Artikel 1.Het bij dit besluit gevoegde huishoudelijk reglement van het advies en controlecomité op de onafhankelijkheid van de commissarissen wordt goedgekeurd.

Art. 2.Dit besluit, met het bijgevoegde huishoudelijk reglement, treden in werking de dag waarop zij in het Belgisch Staatsblad worden bekendgemaakt.

Brussel, 3 november 2004.

De Minister van Justie, Mevr. L. ONKELINX De Minister van Economie, M. VERWILGHEN

ADVIES EN CONTROLECOMITE OP DE ONAFHANKELIJKHEID VAN DE COMMISSIE Huishoudelijk reglement Gelet op het koninklijk besluit van 4 april 2003, tot uitvoering van artikel 133, tiende lid, van het Wetboek van vennootschappen en tot oprichting van het Advies en controlecomité op de onafhankelijkheid van de commissaris, in het bijzonder artikel 7.

HOOFSTUK I. - Vergaderingen van het Comité

Artikel 1.Het Comité vergadert op schriftelijke uitnodiging van de Voorzitter. Behalve in geval van hoogdringendheid beslist door de Voorzitter, zal deze uitnodiging ten minste vijf werkdagen voor de vergadering verstuurd worden.

Art. 2.De uitnodiging bevat de dagorde en de documenten die voor de te behandelen punten aan de leden vertrouwelijk worden bezorgd.

Art. 3.Elk lid kan punten op de dagorde laten inschrijven als hij daartoe te gepasten tijde een gemotiveerd verzoek richt tot de Voorzitter.

Art. 4.Op schriftelijk verzoek van vier leden belegt de Voorzitter een vergadering van het Comité en schrijft hij de punten die ze voorstellen in op de dagorde.

Art 5. In geval van afwezigheid van de Voorzitter, vervangt de Ondervoorzitter hem.

HOOFSTUK II. - Beraadslagingen van het Comité

Art. 6.Het Comité kan slechts geldig besluiten indien vijf leden aanwezig zijn met inbegrip van de Voorzitter of de Ondervoorzitter.

Art. 7.Als het aanwezigheidsquorum bepaald in artikel 6 niet is vervuld, dan kan de Voorzitter een nieuwe vergadering beleggen die zal besluiten ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden.

Art. 8.De beslissingen van het Comité worden genomen met eenvoudige meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

Art. 9.Als na een tweede stemming geen meerderheid wordt bereikt, is de stem van de Voorzitter doorslaggevend.

Art. 10.Een lid kan aan een ander lid een schriftelijke volmacht geven voor een bepaalde stemming. Het document wordt ten laatste bij het begin van de vergadering bij de Voorzitter ingediend.

Art. 11.Elk lid kan slechts voor een enkel ander lid een schriftelijke volmacht indienen.

HOOFSTUK III. - Notulen, adviezen, beslissingen en verslagen van het Comité Art. 12 De Voorzitter ziet toe op de redactie van de notulen, van de adviezen, de beslissingen en de verslagen van het Comité.

Art. 13.In het geval van de schriftelijke procedure bepaald in artikel 4, vijfde lid van het koninklijk besluit van 4 april 2003 tot oprichting van het Advies en controlecomité op de onafhankelijkheid van de commissaris en in de hypothese bedoeld in de laatste volzin van dat lid, zal de Voorzitter een vergadering van het Comité beleggen als ten minste 4 leden schriftelijk melden dat ze niet akkoord gaan met het voorstel van advies dat hun werd bezorgd.

Art. 14.In het geval van de schriftelijke procedure bepaald in artikel 4, vijfde lid van het voornoemde koninklijk besluit van 4 april 2003, zal de Voorzitter de goedgekeurde tekst aan de leden bezorgen binnen tien werkdagen na het einde van de termijn van vijf werkdagen voorzien in dezelfde bepaling.

Art. 15.De Voorzitter bepaalt de vormvereisten voor de indiening van de adviesvragen en beoordeelt of de ingediende dossiers volledig zijn.

HOOFSTUK IV. - Deskundigen

Art. 16.De Voorzitter kan, met instemming van de leden, andere deskundigen dan diegene bedoeld in artikel 1, lid 4, van het voornoemde koninklijk besluit van 4 april 2003 horen of er een beroep op doen.

Art. 17.Voor de dossiers die ter advies of beslissing voorliggen, nodigt de Voorzitter conform artikel 1, vierde lid, van het voornoemd koninklijk besluit van 4 april 2003, de deskundigen uit die door het Instituut der bedrijfsrevisoren en de Hoge Raad voor de Economische beroepen zijn aangesteld.

Art. 18.De deskundigen bedoeld in artikel 17 worden gehoord door het Comité. Zij nemen geen deel aan de beslissingen van het Comité en hebben geen stemrecht.

Art. 19.Het advies van de deskundigen bedoeld in artikel 17 moet worden opgenomen in een schriftelijk document dat zij ondertekenen en dat ten laatste voor het begin van de vergadering waarop zij uitgenodigd zijn, zal worden ingediend bij de Voorzitter.

Art. 20.De Voorzitter verwijdert uit het dossier de vertrouwelijke gegevens die niet dienstig zijn voor de technische analyse ervan. Deze gegevens worden niet medegedeeld aan de deskundigen bedoeld in artikel 17.

HOOFSTUK V. - Jaarverslag

Art. 21.Op het einde van elke periode worden een jaarverslag, de eindrekeningen en de begroting voor de volgende periode aan het Comité ter goedkeuring voorgelegd.

HOOFSTUK VI. - Openbaarmaking

Art. 22.Het Comité bepaalt de openbaarmakingsmodaliteiten van zijn adviezen, beslissingen, verslagen en andere documenten.

HOOFSTUK VII. - Goedkeuring Art 23. Dit huishoudelijk reglement werd door het Comité goedgekeurd in zijn vergadering van 20 april 2004 en ter goedkeuring voorgelegd aan de Ministers die bevoegd zijn voor Justitie en Economie, overeenkomstig artikel 7 van het voornoemde koninklijk besluit van 4 april 2003.