26 MEI 2002. - Koninklijk besluitbetreffende het Intern controlesysteem binnen de federale overheidsdiensten

VERSLAG AAN DE KONING Sire, Het ontwerp van besluit dat wij de eer hebben ter ondertekening aan Uwe Majesteit voor te leggen wil de principes bepalen van het intern controlesysteem binnen de (programmatorische) federale overheidsdiensten. HOOFDSTUK I - Definitie van het intern controlesysteem en kader waarin het plaatsvindt 1. Doelstelling van het koninklijk besluit Dit besluit heeft tot doel de goede werking te garanderen van het intern controlesysteem binnen elk van de federale overheidsdiensten, zoals gecreëerd door het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst, met inbegrip van de programmatorische federale overheidsdiensten.Het definieert het begrip intern controlesysteem, zijn organisatie en zijn verantwoordelijkheden.

Een dergelijk systeem hangt vóór alles samen met management en beheersmethoden, domeinen die niet strikt reglementair kunnen vastgelegd worden. De definitie van de term « interne controle » in het koninklijk besluit refereert dan ook de facto naar het COSO-raamwerk, dat een internationaal aanvaard raamwerk is. 2. Beheersautonomie en overgang van a priori- naar a posteriori-controles De instelling van een dergelijk systeem gebeurt binnen het kader van de hervorming, gemeenzaam « Copernicus » genoemd, die tot doel heeft de federale overheidsdiensten te moderniseren. Deze hervorming heeft met name tot doel aan de managers binnen het openbaar ambt meer autonomie te geven in het gebruik van de middelen die hen ter beschikking worden gesteld met het oog op het realiseren van de doelstellingen van de organisatie.

Voor de uitoefening van zijn opdrachten ontvangt de federale overheidsdienst aangepaste, maar beperkte middelen die hem moeten toelaten zijn doelstellingen maximaal te realiseren zowel naar de overheidsinstellingen als naar de burgers toe.

Met naleving van de wettelijke en reglementaire bepalingen zal de federale overheidsdienst zijn opdrachten vervullen en zijn middelen autonoom besteden, maar zal hij ook, via de Voorzitter van het Directiecomité, verantwoording moeten afleggen omtrent de kwaliteit van de dienstverlening aan de burgers en over het gebruik van zijn middelen. Zo zal het in het bijzonder aan de Voorzitter van het Directiecomité toekomen om een intern controlesysteem uit te bouwen dat aangepast is aan de bijzonderheden van zijn federale overheidsdienst.

De Ministerraad heeft op 28 april en 1 december 2000 de krachtlijnen voor de nieuwe controlesystemen goedgekeurd waarvan het onderliggend principe de uitwerking van een nieuw concept van controles « ex ante en ex post » was, die samengaat met een nieuwe opvatting omtrent risicobeheer.

In de gevallen voorzien door het koninklijk besluit betreffende de toekomstige administratieve, begrotings- en beheerscontrole, zal een geïntegreerd intern controlesysteem voor de federale overheidsdienst de overgang mogelijk maken naar een ex post-controle voor een bepaald aantal dossiers. Dit biedt ook de mogelijkheid voor een sterkere responsabilisering van zowel de directie als van het personeel van de federale overheidsdienst alsook voor een soepeler, dynamischer en efficiënter beheer.

Een geïntegreerd intern controlesysteem omvat, naast de interne controlemaatregelen die specifiek gericht zijn op de (programmatorische) federale overheidsdienst, de dienst interne audit, zoals gedefinieerd in het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan elke federale overheidsdienst. Dit intern controlesysteem wordt verder aangevuld met de externe evaluaties verricht met name door het Rekenhof.

De dienst interne audit van een federale overheidsdienst zal zelf onder het gezag van een Auditcomité staan, zoals opgericht door artikel 8bis en volgende van voornoemd koninklijk besluit van 7 november 2000. De regels betreffende zijn organisatie zullen eveneens opgenomen worden in het koninklijk besluit dat de interne audit zal regelen. 3. Definitie van de interne controle Het systeem van interne controle is een samenstel van maatregelen dat vervat zit in de processen van de organisatie.Het is ontworpen om risico's beter te beheersen en aldus een redelijke zekerheid te verschaffen over het realiseren ven de doelstellingen van de organisatie. Het betreft een systeem dat in de organisatie is geïntegreerd, waarvoor het management verantwoordelijk is en dat beantwoordt aan uniforme maatregelen die internationaal aanvaard en toegepast worden. Deze maatregelen vormen het COSO-raamwerk dat in dit besluit gevolgd wordt.

Het COSO-raamwerk is het resultaat van de werkzaamheden van het Comittee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission (1), die is samengesteld uit autoritatieve organisaties uit de management, accountants en auditwereld.

Volgens de aanpassing aan de context van Copernicus van de COSO definitie is de interne controle : « een proces ingesteld, uitgevoerd en opgevolgd door het Directiecomité, de houders van een managementfunctie en het personeel van elke federale overheidsdienst, ontworpen om een redelijke zekerheid te verschaffen over het bereiken van zijn doelstellingen in de volgende domeinen : - de effectiviteit en de efficiëntie van operaties; - de betrouwbaarheid van de financiële en beheersinformatie; - de naleving van de van kracht zijnde wetgeving en reglementeringen. » 4. Rollen en verantwoordelijkheden 1° Het personeel : De interne controle is vooreerst een zaak van het personeel.Eenieder, op zijn niveau en volgens zijn verantwoordelijkheden, is betrokken bij het interne controlesysteem. 2° Het management : De notie « management » en de functies die het bedoelt kunnen best begrepen worden in de zin van de definities die eraan gegeven zijn in het koninklijk besluit van 29 oktober 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de managementfuncties in de federale overheidsdiensten. De Voorzitter van het Directiecomité of de Voorzitter van de programmatorische federale overheidsdienst is eindverantwoordelijke voor het interne controlesysteem van zijn (programmatorische) federale overheidsdienst, binnen de door de Beleidsraad vastgestelde beperkingen.

Hij zal globaal het goede voorbeeld moeten geven inzake integriteit, ethiek alsook in elk domein dat bijdraagt tot een goede controle-omgeving. Hij zal de wijze waarop het management, dat hij aanstuurt, hun activiteiten controleert, moeten superviseren.

Deze verantwoordelijkheid slaat echter ook op de andere leden van het management, op hun niveau. Het behoort hen toe om de controlemaatregelen uit te bouwen, die aangepast zijn aan het beheersen van de diverse risico's, die zijn overheidsdienst beïnvloeden. 3° De functionele minister : De functionele minister, die de politieke verantwoordelijkheid draagt voor de goede werking van de federale overheidsdienst, heeft belang bij een goede werking van het intern controlesysteem.4° De Beleidsraad : Zoals opgericht door voornoemd koninklijk besluit van 7 november 2000, is de Beleidsraad eveneens direct belanghebbende bij de goede werking van het interne controlesysteem gezien hij in het bijzonder toeziet op de uitvoering van het strategisch plan door het Directiecomité.5° Het Directiecomité : Het Directiecomité, zoals bedoeld in voornoemd koninklijk besluit van 7 november 2000, vormt, gezien zijn samenstelling, de beste plaats om permanent het intern controlesysteem te evalueren, aan te passen en te verbeteren.Hij is in elk geval direct betrokken bij dit systeem gezien hij belast is met het beheer van de federale overheidsdienst. 6° De interne auditors : De doelstelling en de organisatie van de diensten interne audit zullen het voorwerp uitmaken van een afzonderlijk koninklijk besluit. De interne auditors spelen een belangrijke rol bij de evaluatie van het intern controlesysteem gezien de dienst interne audit de federale overheidsdienst helpt zijn doelstellingen te bereiken via de evaluatie en de formulering van aanbevelingen met het oog op een beter functioneren van in het bijzonder het risicobeheer en van het intern controlesysteem zelf.

Overigens spelen de interne auditors, omwille van plaats binnen de organisatie, vaak een rol binnen de opvolging van de interne controle (de monitoring). 7° Het Auditcomité : Het Auditcomité, opgericht bij voornoemd koninklijk besluit van 7 november 2000, zal zijn werking verduidelijkt zien in het toekomstig koninklijk besluit betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten. Omwille van zijn ervaring en zijn onafhankelijkheid staat het Auditcomité de Beleidsraad bij in de vervulling van zijn opdrachten en in het bijzonder bij de evaluatie van het intern controlesysteem, van het risico beheer, van de financiële en beheersinformatie.

Naast deze opdrachten evalueert hij de interne auditfunctie, waakt erover dat de aanbevelingen van de interne audits al dan niet worden uitgevoerd door het management en onderzoekt hij de financiële informatie. 8° De Federale Overheidsdienst Budget & Beheerscontrole en de stafdiensten Budget & Beheerscontrole : Omwille van hun bevoegdheden inzake begrotings- en beheerscontrole, volgen deze diensten van heel nabij de werking van het intern controlesysteem op voor wat betreft : het risicobeheer en de financiële controle, de uitoefening van hun bevoegdheden inzake beheerscontrole ten aanzien van de drie E's : economie, efficiëntie en effectiviteit,... De Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole verzekert eveneens een methodologische ondersteuning voor de interne controle van alle (programmatorische) federale overheidsdiensten. 9° De Inspectie van Financiën : Als begrotings- en financieel adviseur van de minister waarbij hij is geaccrediteerd en houder van een ruime administratieve en budgettaire controlefunctie, zal de inspecteur van financiën zich in het bijzonder richten op de opvolging en de evaluatie van het risicobeheer en op de interne controle. Overigens zal de inspectie van financiën, op grond van het toekomstig koninklijk besluit betreffende de begrotings-, administratieve en beheerscontrole, een sleutelrol spelen in de overgang van ex ante-controles naar ex post-controles.

Bovendien zal zij, gezien de Inspectie van Financiën over een vertegenwoordiger in het Auditcomité beschikt, hierdoor eveneens de goede werking van de interne controle kunnen evalueren. 5. Componenten van de interne controle Om de begrippen, die immers evolutief moeten blijven, niet te strikt te bepalen, leek het verkieslijk de componenten van het intern controlesysteem niet in detail uit te werken in het koninklijk besluit. Volgens de huidige COSO-aanbevelingen omvat het begrip interne controle vijf samenhangende componenten die voortvloeien uit de wijze waarop de activiteit wordt beheerd en die geïntegreerd zijn in de beheersprocessen : - de controleomgeving; - de risico-inschatting; - de controle-activiteiten; - de informatie en communicatie; - de monitoring. 5.1. De controleomgeving De controleomgeving is een fundamenteel bestanddeel gezien dit het sensibiliseringsniveau van het personeel ten aanzien van de noodzaak van controlemaatregelen bepaalt en de basis vormt voor alle andere elementen van het intern controlesysteem.

De factoren die een impact hebben op de controle-omgeving zijn onder meer : - de integriteit, de ethiek en de deskundigheid van alle personeel; - de managementstijl; - de organisatiestructuur; - het beleid inzake delegatie van bevoegdheden en verantwoordelijkheden; - het beleid inzake human ressources management. 5.2. Risico-inschatting Het is allereerst noodzakelijk dat de federale overheidsdienst samenhangende en met de opdracht van de organisatie afgestemde doelstellingen definieert.

Elke organisatie wordt geconfronteerd met een geheel van externe en interne risico's. Deze risico's moeten ingeschat worden gezien zij factoren vormen die de realisatie van de door het management gedefinieerde doelstellingen in het gedrang kunnen brengen.

Het komt er dus op aan de risico's te identificeren, hun impact en hun waarschijnlijkheid van voorkomen in te schatten.

Gezien de continu wijzigende omstandigheden en risico's waaraan een federale overheidsdienst blootgestelt is, dient deze risico-evaluatie permanent te gebeuren. 5.3. De controle-activiteiten Controleactiviteit zijn maatregelen of procedures die erop gericht zijn enerzijds de materialisatie van een risico te voorkomen of indien het risico zich gematerialiseerd is, de impact ervan te beperken.

Deze maatregelen moeten adequaat zijn en effectief toegepast. - adequaat : controlemaatregelen worden zo geconcipieerd dat zij op een effectieve en efficiënte wijze bijdragen tot de beheersing van de risico's en tot het bereiken van de doelstellingen van de organisatie. - effectief toegepast : de controles die door het management worden georganiseerd worden uitgevoerd zoals voorgeschreven.

Voorbeelden van controlemaatregelen : scheiding van functies, opvolging van de begroting, inventaris van de activa, controle van de toegang tot de gebouwen, middelen, informatie, ...

Deze controlemaatregelen moeten dus bijdragen tot het bereiken van de doelstellingen van de federale overheidsdienst. 5.4. De informatie en communicatie De informatie en communicatie vormen een essentieel bestanddeel van het intern controlesysteem en zitten verweven in alle componenten van het systeem.

De kwaliteit van de informatiestromen kan worden gemeten aan de hand van volgende criteria : relevantie, tijdigheid, actualiteit, accuraatheid en toegankelijkheid.

De informatie en de communicatie moeten de correcte uitvoering en de opvolging van de gedelegeerde verantwoordelijkheden toelaten. 5.5. De monitoring De monitoring is de opvolging van de goede werking van het intern controlesysteem. Het verschaft het management de nodige zekerheid dat dit systeem evolueert op een wijze dat het effectief en efficiënt is, en aangepast aan de wijzigende omstandigheden.

Dit overzicht wordt in de eerste plaats door het management ingesteld en uitgevoerd, maar kan ook versterkt worden door andere activiteiten zoals een interne of een externe audit.

Duidelijk is dus dat het intern controlesysteem, zoals het hier vooropgesteld wordt, zich niet beperkt tot de loutere uitbouw van controlemaatregelen. De controlemaatregelen vormen slechts componenten van dit systeem. Vier andere bestanddelen worden voorgesteld : de controleomgeving (die moet worden opgevolgd en geëvalueerd vanuit het oogpunt van competenties, ethische code, vormingsprogramma's,...), de identificatie en evaluatie van de risico's, informatie en de communicatie (die adequaat, effectief en relevant moet zijn) en de monitoring (die continu moet plaatsvinden). 6. De principes van interne controle 6.1. Interne controle is de zaak van iedereen Op welk niveau de persoon zich ook bevindt in de organisatie, hij of zij is betrokken bij de goede werking van het intern controlesysteem, maar het is de Voorzitter van het Directiecomité die ervoor de eindverantwoordelijkheid draagt. 6.2. Interne controle is een continu proces Interne controle is geen eenmalige, in de tijd beperkte activiteit of actie, maar vormt een geheel van acties of activiteiten die ingebed zijn in de dagelijkse werking van de overheidsdienst. Vandaar dat men spreekt van het interne controle « systeem ». 6.3. Interne controle biedt een redelijke, maar geen absolute zekerheid De goede werking van het intern controlesysteem rust op de menselijke aard en kan daarom niet volledig vrij zijn van fouten, misbruiken, fraude, externe gebeurtenissen die niet aan de organisatie gebonden zijn, verkeerde beslissingen, een slechte communicatie, machtsmisbruik, samenspanning, enz. Overigens beperkt de kost van de interne controle de keuze van de te nemen maatregelen. 6.4. Interne controlemaatregelen zijn geen doel op zich, maar zijn er om risico's beter te beheersen De kost van de controlemaatregelen moet in verhouding staan tot de risico's die zij afdekken.

Meer nog, de organisatie en haar omgeving veranderen. Bijgevolg verandert het risicoprofiel van een organisatie. Dit maakt een actieve risicobeheersing noodzakelijk en noopt tot aanpassingen in de interne controlemaatregelen. HOOFDSTUK II. - Artikelsgewijze bespreking Artikel 1 Dit artikel voorziet het principe dat alle (programmatorische) federale overheidsdiensten de goede werking van hun intern controlesysteem verzekeren.

De programmatorische overheidsdiensten die ook beschikken over een autonomie en een verantwoordingsplicht die vergelijkbaar is met deze van een federale overheidsdienst, zullen dus ook een intern controlesysteem moeten instellen.

Het begrip « goede werking » dekt de omschrijving gegeven in de algemene bespreking van het verslag en meer in het bijzonder de toepassing van de punten 5 (elementen van de interne controle) en 6 (de principes van de interne controle).

Artikel 2 Deze bepaling definieert het intern controlesysteem. Zij verwijst eigenlijk naar de definitie van het COSO-systeem dat een internationaal aanvaard intern controlesysteem inhoudt.

Het komt het Directiecomité toe, via tussenkomst van zijn Voorzitter en als eerste beslissingsorgaan vanuit organisatorisch oogpunt, om het intern controlesysteem in te stellen en op te volgen. Deze verantwoordelijkheid evenals de uitvoering van de besloten maatregelen en acties rust vervolgens ook op de houders van de managementfuncties N-1, N-2, N-3, op alle verantwoordelijken en op het gehele personeel, ieder op zijn niveau.

Het gaat er niet enkel om het intern controlesysteem in te stellen, maar men moet het ook blijvend en evolutief opvolgen in die zin dat men steeds moet zorgen dat het aangepast blijft aan de omgeving van de federale overheidsdienst en zijn veranderingen.

Het intern controlesysteem helpt het management om zijn doelstellingen te bereiken door de beheersing van risico's die deze realisatie in de weg zouden kunnen staan.

Zo wil het intern controlesysteem een redelijke zekerheid verschaffen omtrent de realisatie van de doelstellingen van de overheidsdienst binnen de volgende categorieën : - de realisatie en de optimalisatie van de operaties; - de betrouwbaarheid van de financiële en beheersinformatie, en - de conformiteit met de van kracht zijnde wetgeving en reglementering.

Het betreft hier drie toepassingsdomeinen van de interne controle die niet te verwarren zijn met de operationele doelstellingen van de overheidsdienst. Het idee is namelijk dat elke operationele doelstelling van de overheidsdienst vanuit het oogpunt van het intern controlesysteem zou kunnen bekeken worden doorheen één of het geheel van deze categorieën. De effectiviteit van de interne controle zal dus kunnen beoordeeld worden doorheen deze verschillende domeinen. Maar de interne controle zal slechts als effectief beoordeeld kunnen worden indien het geheel van de in het kader van deze drie domeinen genomen maatregelen toelaten een redelijke zekerheid te bieden aan de leidinggevenden van de overheidsdienst ten aanzien van de realisatie van de operationele doelstellingen van de overheidsdienst.

Het eerste geviseerd domein betreft eigenlijk de basisdoelstellingen van de overheidsdienst bekeken vanuit effectiviteit, efficiëntie en economie in de realisatie van zijn opdrachten en van de bescherming en het behoud van de activa.

Men kan van een intern controlesysteem niet verwachten dat zij een absolute zekerheid biedt ten aanzien van het bereiken van de doelstellingen. Een mislukking is inderdaad steeds mogelijk. Zoals reeds hoger aangegeven, rust de goede werking van de interne controle inderdaad op de menselijke persoon en daarom is een dergelijk systeem niet volledig vrij van fouten, fraude, externe gebeurtenissen die niet aan de organisatie gebonden zijn, slechte beslissingen, een slechte communicatie, machtsmisbruik, samenspanning, enz. Overigens beperkt de kost van de interne controle de keuze van de in te stellen maatregelen.

Blijft het feit dat elk personeelslid, ieder op zijn niveau, verantwoordelijk is voor de goede werking van dit systeem. Overigens zal het beoogd systeem blijvend moeten opgevolgd worden. Het betreft hier de monitoringfunctie. Dit toezicht moet in de eerste plaats ingesteld en uitgevoerd worden door het management, maar kan ook versterkt worden door andere entiteiten zoals de interne en externe audit.

De interne audit heeft inderdaad ook als functie het intern controlesysteem te evalueren en aanbevelingen te doen om het te verbeteren.

Er is trouwens beslist dat specifiek gevormde facilitatoren en drie specialisten in interne controle de uitbouw zullen ondersteunen van het intern controlesysteem binnen de verschillende federale overheidsdiensten. Zij zullen met name tot taak hebben de personen te vormen die zullen belast worden met de interne controle en hun de basisfilosofie van dit controleproces bij te brengen.

Tenslotte zal ook een « intern controle »-netwerk gecreëerd worden.

Het zal onder meer de communicatie moeten tot stand brengen van de uniforme normen en standaarden, « best practices », methodes en hulpmiddelen aan alle betrokken personen.

Artikel 3 Krachtens deze bepaling komt het de Beleidsraad toe het risiconiveau te bepalen dat hij aanvaardbaar acht. In functie hiervan zal hij ook toezien op de afstemming van het intern controlesysteem.

Dit zal uiteraard gebeuren in nauwe samenwerking met het management van de betrokken federale overheidsdienst.

Naast de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen zal de Beleidsraad moeten rekening houden met andere normen die hem worden opgelegd.

Artikel 4 Indien elk personeelslid verantwoordelijk is voor de goede werking van het intern controlesysteem, ieder op zijn niveau, behoort de uiteindelijke operationele verantwoordelijkheid voor de goede werking van de interne controle toe aan de verantwoordelijken, aan het management en in laatste instantie aan de Voorzitter van het Directiecomité.

Voor wat de houders van een managementfunctie betreft, kan deze verantwoordelijkheid binnen de context van hun mandaat geplaatst worden.

De verantwoordelijkheid van elk personeelslid vloeit ergens voort uit de delegatie van uitvoeringsbevoegdheid door de Voorzitter van het Directiecomité aan de diensten en aan de personen die ervan deel uitmaken. In het raam van zijn evaluatieopdracht van het intern controlesysteem zal de interne auditdienst kunnen evalueren in welke mate het personeel en de verantwoordelijken in dit systeem zijn betrokken, evenals de eventuele hindernissen betreffende zulke betrokkenheid.

Vervolgens wordt aan de Directeur van de stafdienst Budget en Beheerscontrole van elke federale overheidsdienst de verantwoordelijkheid toevertrouwd over het intern controleproces inzake budgettair, boekhoudkundig beheer en over de hiermee gepaard gaande aspecten van beheerscontrole.

Blijft tenslotte nog het feit dat de functionele minister, die de politieke verantwoordelijkheid voor de goede werking van de federale overheidsdienst draagt, uiteraard ook belang heeft bij een goede werking van het geïntegreerd intern controlesysteem.

Artikel 5 Zoals de vorige bepalingen vertaalt dit artikel de hoofddoelstellingen van de Copernicushervorming, met name een grotere beheersautonomie voor de federale overheidsdiensten, met een grotere responsabilisering van het personeel. Een van de middelen om deze responsabilisering te verhogen is het aanmoedigen van delegaties binnen de overheidsdienst, precies omdat delegatie inderdaad responsabilisering betekent.

Deze bepaling beoogt de operationele, organisatorische en financiële delegaties.

De evaluatie van het kwaliteitsniveau van het intern controlesysteem zal de interne auditdienst toebehoren van dezelfde (programmatorische) federale overheidsdienst, zoals zal worden verduidelijkt in het toekomstig koninklijk besluit over de interne audit.

Artikel 6 Paragraaf 1 beoogt de terbeschikkingstelling door de Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole van specialisten in interne controle voor elk van de drie domeinen (operationeel, informatiesystemen, juridisch en conformiteit), die een methodologische ondersteuning zullen bieden voor de uitbouw van het intern controlesysteem in alle (programmatorische) federale overheidsdiensten.

Paragraaf 2 voorziet dat deze ondersteuningsgroep het secretariaat verzekert en de technische bijstand van een netwerk, waarvan het doel zal zijn de uniforme normen en standaarden, « best practices », methodes en hulpmiddelen voor alle personen die bij het intern controlesysteem betrokken zijn, uit te wisselen en te communiceren.

Toch zal, zelfs indien er een gemeenschappelijk geheel van normen, standaarden en methoden bestaat dat toepasselijk is op alle federale overheidsdiensten, deze netwerkfunctie niet kunnen verhinderen dat elk intern controlesysteem aangepast wordt aan de bijzonderheden van de overheidsdienst waarin het geïntegreerd wordt.

Dit netwerk zal bovendien bestaan uit Directeuren van de stafdiensten Budget en Beheerscontrole van elke federale overheidsdienst, zoals bedoeld in het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst, of hun vertegenwoordigers.

Paragraaf 3 creëert binnen de stafdienst Budget en Beheerscontrole van elke federale overheidsdienst een centraal secretariaat voor documentatie en het bijhouden van de interne en externe normen die het intern controlesysteem betreffen, wat evident ook de documentatie betreffende het risicobeheer inhoudt.

Zo wordt een centraal punt binnen elke federale overheidsdienst gecreëerd om alle nuttige documentatie te verzamelen en te bewaren.

Artikel 7 Hoewel een intern controlesysteem dat aan het COSO-referentiemodel beantwoordt niet onmiddellijk kan worden ingesteld, werd wel overwogen dat een periode van twee jaar vanaf het in functie treden van de toekomstige managers zou moeten volstaan. In afwachting echter van deze aanwijzingen en om deze instelling niet uit te stellen, worden de huidige leidinggevende ambtenaren uitgenodigd om reeds te zorgen voor de ontwikkeling ervan.

De doelstelling van de twee jaar zal zich concretiseren met de overgang naar een controle a posteriori voor een meederheid van de dossiers, op grond van het toekomstig koninklijk besluit betreffende de begrotings-, administratieve en beheerscontrole. Zoals reeds aangegeven zal de inspectie van financiën een sleutelrol spelen in deze concretisatie van de overgang van ex ante-controles naar ex post-controles.

Artikel 8 Deze bepaling vergt geen commentaar.

Artikel 9 Deze bepaling vergt geen commentaar.

Ik heb de eer te zijn, Sire, Van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedwaardige en zeer getrouwe dienaar, De Minister van Begroting, J. VANDE LANOTTE De Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de openbare besturen, L. VAN DEN BOSSCHE _______ Nota (1) Treadway Commission or National Commission on Fraudulent Financial Reporting - United States. ADVIES VAN DE RAAD VAN STATE De Raad van State, afdeling wetgeving, eerste kamer, op 13 maart 2002 door de Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de Openbare Besturen verzocht hem van advies te dienen over een ontwerp van koninklijk besluit "betreffende het intern controlesysteem binnen de federale overheidsdiensten", heeft op 4 april 2002 het volgende advies gegeven : Algemene opmerking Bij het redigeren van normatieve teksten dient te worden gestreefd naar duidelijkheid en begrijpelijkheid, die onontbeerlijke voorwaarden voor de rechtszekerheid zijn. Bovendien mag een regelgeving enkel uit normatieve bepalingen bestaan, zodat bepalingen die enkel aanbevelingen of doelstellingen inhouden, daarin niet thuishoren.

Het ontwerp zal gelet op de zo-even in herinnering gebrachte beginselen dienen te worden herwerkt.

Zo vereisen een aantal begrippen die erin worden gebruikt nadere verduidelijking (bijvoorbeeld "risiconiveaus", "gewenste kwaliteitsniveau", "responsabiliseringsbeleid") en dienen de onderscheiden bevoegdheden van de erin vernoemde organen of personen met betrekking tot de interne controle beter met betrekking tot elkaar te worden afgelijnd. Ten slotte dient het geheel van het ontwerp op een meer normatieve wijze te worden gesteld.

Onderzoek van de tekst Aanhef 1. De in het tweede en het derde lid van de aanhef vermelde koninklijke besluiten bieden geen rechtsgrond aan het ontworpen besluit en worden erdoor niet gewijzigd.De vermelding ervan is evenmin noodzakelijk voor een goed begrip van de ontworpen regeling.

De voornoemde leden dienen dan ook te vervallen. 2. Men redigere het huidige vijfde lid van de aanhef (dat het derde lid wordt), als volgt : « Gelet op de akkoordbevinding van Onze Minister van Begroting van 6 februari 2002;".

Artikel 1 Artikel 1 bevat slechts een evidentie en kan derhalve beter worden weggelaten.

Artikel 2 In artikel 2 dient ook melding te worden gemaakt van de programmatorische federale overheidsdiensten.

Deze bepaling zou bovendien eenvoudiger moeten worden gesteld teneinde de begrijpelijkheid ervan te bevorderen.

Artikel 3 Het is een evidentie dat de beleidsraad de van kracht zijnde wettelijke en reglementaire bepalingen dient na te leven. De referentie aan die bepalingen in artikel 3 dient derhalve te vervallen.

Artikel 4 1. De Franse tekst van artikel 4, eerste lid, tweede volzin, redigere men als volgt : « La responsabilité opérationnelle du bon fonctionnement du système de contrôle interne incombe à chaque responsable, à chaque titulaire d'une fonction de management et, en définitive, au président du comité de direction ou, le cas échéant, au président du service public fédéral de programmation".2. Men schrijve in dezelfde tweede volzin telkens, "voorzitter" in plaats van "Voorzitter". Eenzelfde opmerking geldt ten aanzien van artikel 7. 3. Conform de in het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst gebruikte terminologie, schrijve men in artikel 4, tweede lid, « directeur van de stafdienst "Begroting en Beheerscontrole" » in plaats van « hoofd van de stafdienst Begroting en Beheerscontrole ». Artikel 5 Er valt niet in te zien waarom er slechts een delegatie- of responsabiliseringsbeleid zou mogen worden gevoerd of dit beleid slechts zou mogen worden "versterkt" vanaf het moment dat het intern controlesysteem binnen een (programmatorische) federale overheidsdienst "het gewenste kwaliteitsniveau" bereikt.

Artikel 5 lijkt dan ook te moeten vervallen.

Artikel 6 In artikel 6, § 2, schrijve men, conform de in het koninklijk besluit van 7 november 2000 gehanteerde terminologie, « directeurs van de stafdienst "Begroting en Beheerscontrole" » in plaats van « verantwoordelijken voor de stafdiensten Begroting en Beheerscontrole ».

Artikel 7 Men schrijve in artikel 7, tweede lid, "de voorzitter" in plaats van "deze Voorzitters".

Artikel 8 De Raad van State, afdeling wetgeving, ziet niet waarom moet worden afgeweken van de normale termijn van inwerkingtreding van besluiten.

Artikel 8 dient dan ook te vervallen.

De kamer was samengesteld uit : De heren : M. Van Damme, Kamervoorzitter, J. Baert et J. Smets, Staatsraden;

G. Schrans en A. Spruyt, Assessoren van de afdeling wetgeving;

Mevr. A.-M. Goosens, Toegevoegd Griffier.

De overeenstemming tussen de Nederlandse en de Franse tekst werd nagezien onder toezicht van de heer J. Smets.

Het verslag werd uitgebracht door de heer B. Weekers, adjunct-auditeur. De nota van het Coördinatiebureau werd opgesteld en toegelicht door de Heer J. Drijkoningen, Eerste referendaris.

De Griffier, De Voorzitter, A.-M. Goosens. M. Van Damme.

26 MEI 2002. - Koninklijk besluit betreffende het Intern controlesysteem binnen de federale overheidsdiensten ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de artikelen 37 en 107, tweede lid, van de Grondwet;

Gelet op het advies van de Inspecteur van financiën, gegeven op 5 februari 2002;

Gelet op de akkoordbevinding van Onze Minister van Begroting van 6 februari 2002;

Gelet op het besluit van de Ministerraad over het verzoek aan de Raad van State om advies te geven binnen een termijn van één maand;

Gelet op het advies nr. 33.153/1 van de Raad van State, gegeven op 4 april 2002 met toepassing van artikel 84, eerste lid, 1°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Op de voordracht van Onze Minister van Begroting en Onze Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de openbare besturen, en op het advies van Onze in Raad vergaderde Ministers, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : HOOFDSTUK I. - Definitie en organisatie

Artikel 1.Iedere federale overheidsdienst en programmatorische federale overheidsdienst verzekert de goede werking van zijn intern controlesysteem.

Art. 2.De interne controle is een geheel van maatregelen en acties, ingesteld, uitgevoerd en opgevolgd door het directiecomité, de houders van de managementfuncties, door de verantwoordelijken en door het personeel van elke federale (programmatorische) overheidsdienst, bestemd om een redelijke zekerheid te bieden ten aanzien van de beheersing van risico's die het bereiken van zijn doelstellingen in het gedrang zouden kunnen brengen in volgende domeinen : de effectieve en efficiënte realisatie van de operaties, de betrouwbaarheid van de financiële en beheersinformatie, en de conformiteit met de van kracht zijnde wetgeving en reglementering.

Art. 3.De beleidsraad bepaalt de aanvaardbare risico-niveaus en ziet toe op de aangepastheid van het intern controlesysteem.

Art. 4.Elk personeelslid draagt op zijn niveau bij tot de goede werking van het intern controlesysteem. De operationele verantwoordelijkheid voor de goede werking van het intern controlesysteem behoort toe aan elke verantwoordelijke, aan elke houder van een managementfunctie en uiteindelijk aan de voorzitter van het directiecomité of, desgevallend, de voorzitter van de programmatorische federale overheidsdienst.

In het kader van zijn functie is de directeur van de stafdienst Budget en Beheerscontrole van elke federale overheidsdienst verantwoordelijk voor het intern controlesysteem ten aanzien van het budgettair en boekhoudkundig beheer en van de hiermee gepaard gaande aspecten van beheerscontrole.

Art. 5.Zodra het intern controlesysteem binnen een federale overheidsdienst of een federale programmatorische overheidsdienst het gewenste kwaliteitsniveau bereikt, stelt de voorzitter het delegatie- en responsabiliseringsbeleid binnen zijn diensten in of versterkt het verder.

Art. 6.§ 1. De federale overheidsdienst Budget en Beheerscontrole verzekert een methodologische ondersteuning voor het intern controlesysteem van de verschillende federale overheidsdiensten en programmatorische federale overheidsdiensten binnen de volgende domeinen : het operationele, de informatiesystemen, het juridische en de overeenstemming met de van kracht zijnde wetgeving en reglementering. § 2. In het kader van het intern controlesysteem verzekert de ondersteuningsdienst, bedoeld in § 1, het secretariaat en de technische ondersteuning van een contactnetwerk samengesteld uit de directeurs van de stafdiensten Budget en Beheerscontrole van elke federale overheidsdienst of van hun vertegenwoordigers. § 3. In elke federale overheidsdienst organiseert de stafdienst Budget en Beheerscontrole een centraal secretariaat voor de documentatie en het bijhouden van de interne en externe normen in verband met de volgende domeinen van het intern controlesysteem, zowel voor de eigen federale overheidsdienst als voor de programmatorische overheidsdiensten die eruit voortkomen : a. van toepassing zijnde wetgeving en reglementering, b.budgettaire controle, c. beheerscontrole. HOOFDSTUK II. - Overgangsmaatregelen en inwerkingtreding

Art. 7.De voorzitter van het directiecomité van de federale overheidsdienst of de voorzitter van de programmatorische federale overheidsdienst zorgen voor de ontwikkeling van het intern controlesysteem binnen een termijn van twee jaar die aanvangt met de inwerkingtreding van dit besluit of, indien hij nog niet in functie is getreden, binnen een termijn van twee jaar die aanvangt op het ogenblik van zijn in functie treden.

In afwachting van de benoeming van de voorzitter, zorgen de leidende ambtenaren voor deze ontwikkeling.

Art. 8.Dit besluit treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Art. 9.Onze Ministers en Staatssecretarissen zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 26 mei 2002.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Begroting, J. VANDE LANOTTE De Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de openbare besturen, L. VAN DEN BOSSCHE