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Meertalige weergave van Koninklijk Besluit van 26/05/2002
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Koninklijk besluitbetreffende het Intern controlesysteem binnen de federale overheidsdiensten Arrêté royal relatif au système de Contrôle interne au sein des services publics fédéraux
FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION
26 MEI 2002. - Koninklijk besluitbetreffende het Intern 26 MAI 2002. - Arrêté royal relatif au système de Contrôle interne au
controlesysteem binnen de federale overheidsdiensten sein des services publics fédéraux
VERSLAG AAN DE KONING RAPPORT AU ROI
Sire, Sire,
Het ontwerp van besluit dat wij de eer hebben ter ondertekening aan Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la
Uwe Majesteit voor te leggen wil de principes bepalen van het intern signature de Votre Majesté vise à déterminer les principes du système
controlesysteem binnen de (programmatorische) federale de contrôle interne au sein des services publics fédéraux et les
overheidsdiensten. services publics fédéraux de programmation.
HOOFDSTUK I - Definitie van het intern controlesysteem en kader waarin CHAPITRE Ier. - Définition du contrôle interne et cadre dans lequel il
het plaatsvindt prend place
1. Doelstelling van het koninklijk besluit 1. Objectif de l'arrêté royal
Dit besluit heeft tot doel de goede werking te garanderen van het Le présent arrêté royal a pour but de garantir le bon fonctionnement
intern controlesysteem binnen elk van de federale overheidsdiensten, du système de contrôle interne au sein de chacun des services publics
zoals gecreëerd door het koninklijk besluit van 7 november 2000 fédéraux, tels que créés par l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant
houdende oprichting en samenstelling van de organen die
gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst, met création et composition des organes communs à chaque service public
inbegrip van de programmatorische federale overheidsdiensten. Het fédéral, en ce compris les services publics fédéraux de programmation.
definieert het begrip intern controlesysteem, zijn organisatie en zijn Il définit la notion de système de contrôle, son organisation et ses
verantwoordelijkheden. responsabilités.
Een dergelijk systeem hangt vóór alles samen met management en Un tel système relève avant tout du management et de méthodes de
beheersmethoden, domeinen die niet strikt reglementair kunnen gestion, domaine qui ne peut être figé réglementairement. La
vastgelegd worden. De definitie van de term « interne controle » in définition du terme « contrôle interne » dans l'arrêté royal fait
het koninklijk besluit refereert dan ook de facto naar het référence de facto au cadre COSO qui constitue une référence
COSO-raamwerk, dat een internationaal aanvaard raamwerk is. internationalement admis et appliqué.
2. Beheersautonomie en overgang 2. Autonomie de gestion
van a priori- naar a posteriori-controles et passage des contrôles a priori vers les contrôles a posteriori
De instelling van een dergelijk systeem gebeurt binnen het kader van La mise en place d'un tel système prend place dans le cadre de la
de hervorming, gemeenzaam « Copernicus » genoemd, die tot doel heeft réforme, communément appelée « Copernic », qui a pour objectif de
de federale overheidsdiensten te moderniseren. moderniser les services publics fédéraux.
Deze hervorming heeft met name tot doel aan de managers binnen het openbaar ambt meer autonomie te geven in het gebruik van de middelen die hen ter beschikking worden gesteld met het oog op het realiseren van de doelstellingen van de organisatie. Voor de uitoefening van zijn opdrachten ontvangt de federale overheidsdienst aangepaste, maar beperkte middelen die hem moeten toelaten zijn doelstellingen maximaal te realiseren zowel naar de overheidsinstellingen als naar de burgers toe. Met naleving van de wettelijke en reglementaire bepalingen zal de federale overheidsdienst zijn opdrachten vervullen en zijn middelen autonoom besteden, maar zal hij ook, via de Voorzitter van het Directiecomité, verantwoording moeten afleggen omtrent de kwaliteit van de dienstverlening aan de burgers en over het gebruik van zijn middelen. Zo zal het in het bijzonder aan de Voorzitter van het Directiecomité toekomen om een intern controlesysteem uit te bouwen Cette réforme a notamment pour objectif de donner plus d'autonomie aux managers de la fonction publique dans l'utilisation des moyens mis à leur disposition en vue de réaliser les objectifs de l'organisation. Pour l'exécution de ses missions, le service public fédéral reçoit des moyens adaptés mais limités qui doivent lui permettre de réaliser au mieux ses objectifs tant pour les institutions publiques que pour les citoyens. Dans le respect des dispositions légales et réglementaires, le service public fédéral exécutera ses missions et engagera ses moyens de manière autonome mais il devra répondre, à travers la personne du Président du Comité de direction, de la qualité de ses services aux citoyens et de l'utilisation de ses moyens. C'est ainsi qu'il appartiendra notamment au Président du Comité de direction de
dat aangepast is aan de bijzonderheden van zijn federale développer un système de contrôle interne adapté aux spécificités de
overheidsdienst. son service public fédéral.
De Ministerraad heeft op 28 april en 1 december 2000 de krachtlijnen Le Conseil des Ministres a approuvé les 28 avril et 1er décembre 2000
voor de nieuwe controlesystemen goedgekeurd waarvan het onderliggend les orientations à donner aux nouveaux systèmes de contrôle dont le
principe de uitwerking van een nieuw concept van controles « ex ante principe sous-jacent était l'élaboration d'un nouveau concept de
en ex post » was, die samengaat met een nieuwe opvatting omtrent contrôles « ex ante et ex post » allant de pair avec une nouvelle
risicobeheer.
In de gevallen voorzien door het koninklijk besluit betreffende de conception de la gestion des risques.
toekomstige administratieve, begrotings- en beheerscontrole, zal een Dans les cas prévus par l'arrêté royal relatif au contrôle
geïntegreerd intern controlesysteem voor de federale overheidsdienst administratif, budgétaire et de gestion à venir, un système intégré de
de overgang mogelijk maken naar een ex post-controle voor een bepaald contrôle interne permettra le passage par service public fédéral vers
aantal dossiers. Dit biedt ook de mogelijkheid voor een sterkere le contrôle ex post d'un certain nombre de dossiers ce qui permettra
responsabilisering van zowel de directie als van het personeel van de une meilleure responsabilisation de la direction et du personnel du
federale overheidsdienst alsook voor een soepeler, dynamischer en service public fédéral ainsi qu'une gestion plus souple, dynamique et
efficiënter beheer. efficace.
Een geïntegreerd intern controlesysteem omvat, naast de interne Un système intégré de contrôle interne comprend, outre les mesures de
controlemaatregelen die specifiek gericht zijn op de contrôle interne spécifiques au service public fédéral ou au service
(programmatorische) federale overheidsdienst, de dienst interne audit, public fédéral de programmation, le service d'audit interne tel que
zoals gedefinieerd in het koninklijk besluit van 7 november 2000 défini dans l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et
houdende oprichting en samenstelling van de organen die
gemeenschappelijk zijn aan elke federale overheidsdienst. Dit intern composition des organes communs à chaque service public fédéral. Ce
controlesysteem wordt verder aangevuld met de externe evaluaties système de contrôle interne est complété par les évaluations externes,
verricht met name door het Rekenhof. réalisées notamment par la Cour des Comptes.
De dienst interne audit van een federale overheidsdienst zal zelf Le service d'audit interne d'un service public fédéral sera lui-même
onder het gezag van een Auditcomité staan, zoals opgericht door placé sous l'autorité d'un Comité d'audit, tel que créé par l'article
artikel 8bis en volgende van voornoemd koninklijk besluit van 7 8bis et suivants de l'arrêté royal précité du 7 novembre 2000. Les
november 2000. De regels betreffende zijn organisatie zullen eveneens règles régissant son organisation seront reprises également dans
opgenomen worden in het koninklijk besluit dat de interne audit zal regelen. l'arrêté royal régissant l'audit interne.
3. Definitie van de interne controle 3. Définition du contrôle interne
Het systeem van interne controle is een samenstel van maatregelen dat Le système de contrôle interne est un ensemble de dispositions
vervat zit in de processen van de organisatie. Het is ontworpen om incorporées aux processus de l'organisation. Il est développé pour
risico's beter te beheersen en aldus een redelijke zekerheid te mieux maîtriser les risques et donc procurer une assurance raisonnable
verschaffen over het realiseren ven de doelstellingen van de de la bonne réalisation des objectifs de l'organisation. Il s'agit
organisatie. Het betreft een systeem dat in de organisatie is d'un système intégré à l'organisation, dont le management est
geïntegreerd, waarvoor het management verantwoordelijk is en dat responsable et qui répond à des dispositions uniformes,
beantwoordt aan uniforme maatregelen die internationaal aanvaard en internationalement admises et appliquées. Ces dispositions forment le
toegepast worden. Deze maatregelen vormen het COSO-raamwerk dat in dit cadre de référence COSO qui est suivi dans le présent arrêté.
besluit gevolgd wordt.
Het COSO-raamwerk is het resultaat van de werkzaamheden van het Le cadre de référence COSO est le résultat d'un travail effectué par
Comittee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission (1), le Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission
die is samengesteld uit autoritatieve organisaties uit de management, (1) qui réunit des organisations de référence en matières de
accountants en auditwereld. management, de comptabilité et d'audit.
Volgens de aanpassing aan de context van Copernicus van de COSO Suivant l'adaptation au contexte Copernic de la définition COSO, le
definitie is de interne controle : contrôle interne est :
« een proces ingesteld, uitgevoerd en opgevolgd door het « un processus mis en oeuvre, exécuté et suivi par le Comité de
Directiecomité, de houders van een managementfunctie en het personeel direction, par les titulaires des fonctions de management et par le
van elke federale overheidsdienst, ontworpen om een redelijke personnel de tout service public fédéral, conçu pour procurer une
zekerheid te verschaffen over het bereiken van zijn doelstellingen in garantie raisonnable quant à la réalisation de ses objectifs dans les
de volgende domeinen : domaines suivants :
- de effectiviteit en de efficiëntie van operaties; - l'efficience et l'efficacité des opérations;
- de betrouwbaarheid van de financiële en beheersinformatie; - la fiabilité des informations financières et de gestion;
- de naleving van de van kracht zijnde wetgeving en reglementeringen. » - le respect de la législation et des réglementations en vigueur. »
4. Rollen en verantwoordelijkheden 4. Rôles et responsabilités
1° Het personeel : 1° Le personnel :
De interne controle is vooreerst een zaak van het personeel. Eenieder, Le contrôle interne est d'abord l'affaire du personnel. Chacun, à son
op zijn niveau en volgens zijn verantwoordelijkheden, is betrokken bij niveau et selon ses responsabilités, est concerné par le système de
het interne controlesysteem. contrôle interne.
2° Het management : 2° Le management :
De notie « management » en de functies die het bedoelt kunnen best La notion de « management » et les fonctions qu'elle vise sont à
begrepen worden in de zin van de definities die eraan gegeven zijn in comprendre selon les définitions qui en sont données dans l'arrêté
het koninklijk besluit van 29 oktober 2001 betreffende de aanduiding royal du 29 octobre 2001 relatif à la désignation et à l'exercice des
en de uitoefening van de managementfuncties in de federale overheidsdiensten. De Voorzitter van het Directiecomité of de Voorzitter van de programmatorische federale overheidsdienst is eindverantwoordelijke voor het interne controlesysteem van zijn (programmatorische) federale overheidsdienst, binnen de door de Beleidsraad vastgestelde beperkingen. Hij zal globaal het goede voorbeeld moeten geven inzake integriteit, ethiek alsook in elk domein dat bijdraagt tot een goede controle-omgeving. Hij zal de wijze waarop het management, dat hij aanstuurt, hun activiteiten controleert, moeten superviseren. Deze verantwoordelijkheid slaat echter ook op de andere leden van het management, op hun niveau. Het behoort hen toe om de controlemaatregelen uit te bouwen, die aangepast zijn aan het beheersen van de diverse risico's, die zijn overheidsdienst beïnvloeden. fonctions de management dans les services publics fédéraux. Le Président du Comité de direction ou le président du service public fédéral de programmation est le responsable final du système de contrôle interne de son service public fédéral (ou de programmation), dans les limites qui lui sont fixées par le Conseil stratégique. Il devra donner l'exemple de manière globale en matière d'intégrité, d'éthique ainsi que dans tout domaine contribuant à un environnement de contrôle favorable. Il supervisera la façon dont le management, qu'il dirige, contrôle ses activités. Cette responsabilité se reporte sur les autres membres du management et à leur niveau. Il leur appartiendra de développer les mesures de contrôle adaptées à la maîtrise des divers risques impactant son service public.
3° De functionele minister : 3° Le ministre fonctionnel :
De functionele minister, die de politieke verantwoordelijkheid draagt Le ministre fonctionnel, qui assume la responsabilité politique du bon
voor de goede werking van de federale overheidsdienst, heeft belang fonctionnement du service public fédéral, a intérêt à un bon
bij een goede werking van het intern controlesysteem. fonctionnement du système de contrôle interne.
4° De Beleidsraad : 4° Le conseil stratégique :
Zoals opgericht door voornoemd koninklijk besluit van 7 november 2000, Tel que créé par l'arrêté royal du 7 novembre 2000 précité, le Conseil
is de Beleidsraad eveneens direct belanghebbende bij de goede werking stratégique est également directement intéressé dans le bon
van het interne controlesysteem gezien hij in het bijzonder toeziet op fonctionnement du système de contrôle interne puisqu'il surveille,
de uitvoering van het strategisch plan door het Directiecomité. notamment, la mise en oeuvre par le Comité de direction du plan stratégique.
5° Het Directiecomité : 5° Le Comité de direction :
Het Directiecomité, zoals bedoeld in voornoemd koninklijk besluit van
7 november 2000, vormt, gezien zijn samenstelling, de beste plaats om Le Comité de direction, tel que visé par l'arrêté royal du 7 novembre
2000 précité, est un des lieux idéal, vu sa composition, pour évaluer,
permanent het intern controlesysteem te evalueren, aan te passen en te adapter et améliorer en permanence le système de contrôle interne. Il
verbeteren. Hij is in elk geval direct betrokken bij dit systeem est bien entendu directement concerné par ce système puisqu'il est
gezien hij belast is met het beheer van de federale overheidsdienst. chargé de la gestion du service public fédéral.
6° De interne auditors : 6° Les auditeurs internes :
De doelstelling en de organisatie van de diensten interne audit zullen La mission et l'organisation des services d'audit interne feront
het voorwerp uitmaken van een afzonderlijk koninklijk besluit. l'objet d'un arrêté royal séparé.
De interne auditors spelen een belangrijke rol bij de evaluatie van Les auditeurs internes jouent un rôle important dans l'évaluation du
het intern controlesysteem gezien de dienst interne audit de federale système de contrôle interne car le service d'audit interne aide le
overheidsdienst helpt zijn doelstellingen te bereiken via de evaluatie service public fédéral à atteindre ses objectifs par le biais de
en de formulering van aanbevelingen met het oog op een beter l'évaluation et de la formulation de recommandations en vue d'un
functioneren van in het bijzonder het risicobeheer en van het intern meilleur fonctionnement notamment de la gestion des risques et du
controlesysteem zelf. système de contrôle interne.
Overigens spelen de interne auditors, omwille van plaats binnen de Par ailleurs, les auditeurs internes, en raison de leur position dans
organisatie, vaak een rol binnen de opvolging van de interne controle l'organisation, jouent souvent un rôle dans le suivi du contrôle
(de monitoring). interne (le pilotage).
7° Het Auditcomité : 7° Le Comité d'audit :
Het Auditcomité, opgericht bij voornoemd koninklijk besluit van 7 Le Comité d'audit, créé par l'arrêté royal du 7 novembre 2000 précité,
november 2000, zal zijn werking verduidelijkt zien in het toekomstig verra son fonctionnement précisé dans l'arrêté royal relatif à l'audit
koninklijk besluit betreffende de interne audit binnen de federale interne au sein des services publics fédéraux à venir.
overheidsdiensten. Omwille van zijn ervaring en zijn onafhankelijkheid staat het En raison de son expertise et de son indépendance, le Comité d'audit
Auditcomité de Beleidsraad bij in de vervulling van zijn opdrachten en assiste le Conseil stratégique dans l'accomplissement de ses missions
in het bijzonder bij de evaluatie van het intern controlesysteem, van et particulièrement dans l'évaluation du système de contrôle interne,
het risico beheer, van de financiële en beheersinformatie. de la gestion des risques, des informations financières et de gestion.
Naast deze opdrachten evalueert hij de interne auditfunctie, waakt Entre autres missions, il évalue la fonction d'audit interne, veille à
erover dat de aanbevelingen van de interne audits al dan niet worden ce que les recommandations des audits internes soient mises en place
uitgevoerd door het management en onderzoekt hij de financiële par le management et examine les informations financières.
informatie. 8° De Federale Overheidsdienst Budget & Beheerscontrole en de 8° Le Service public fédéral Budget & Contrôle de la Gestion et les
stafdiensten Budget & Beheerscontrole : services d'encadrement Budget & Contrôle de la Gestion des services
Omwille van hun bevoegdheden inzake begrotings- en beheerscontrole, public fédéraux : En raison de leurs compétences en matière budgétaire et de contrôle de
volgen deze diensten van heel nabij de werking van het intern gestion, ces services seront amenés à suivre de près le fonctionnement
controlesysteem op voor wat betreft : het risicobeheer en de du système de contrôle interne concernant : la gestion des risques et
financiële controle, de uitoefening van hun bevoegdheden inzake le contrôle en matière financière, la mise en oeuvre de leurs
beheerscontrole ten aanzien van de drie E's : economie, efficiëntie en compétences en matière de contrôle de gestion au regard des trois E :
effectiviteit,... De Federale Overheidsdienst Budget en économie, efficience, efficacité,... Le Service public fédéral Budget
Beheerscontrole verzekert eveneens een methodologische ondersteuning et Contrôle de la Gestion assure également un support méthodologique
voor de interne controle van alle (programmatorische) federale au contrôle interne de tous les services publics fédéraux et de
overheidsdiensten. programmation.
9° De Inspectie van Financiën : 9° L' Inspection des Finances :
Als begrotings- en financieel adviseur van de minister waarbij hij is En tant que conseiller budgétaire et financier du ministre auprès
geaccrediteerd en houder van een ruime administratieve en budgettaire duquel il est accrédité et détenteur d'une large fonction de contrôle
controlefunctie, zal de inspecteur van financiën zich in het bijzonder administratif et budgétaire, l'inspecteur des finances s'intéressera
richten op de opvolging en de evaluatie van het risicobeheer en op de tout particulièrement au suivi et à l'évaluation de la gestion des
interne controle. risques et au contrôle interne.
Overigens zal de inspectie van financiën, op grond van het toekomstig Par ailleurs, sur la base du futur arrêté royal relatif au contrôle
koninklijk besluit betreffende de begrotings-, administratieve en budgétaire, administratif et de gestion, l'Inspection des Finances
beheerscontrole, een sleutelrol spelen in de overgang van ex aura un rôle clé dans le passage des contrôles ex ante vers les
ante-controles naar ex post-controles. contrôles ex post.
Bovendien zal zij, gezien de Inspectie van Financiën over een En outre, comme l'Inspection des Finances dispose d'un représentant
vertegenwoordiger in het Auditcomité beschikt, hierdoor eveneens de dans le Comité d'audit, elle pourra également de ce fait évaluer le
goede werking van de interne controle kunnen evalueren. bon fonctionnement du contrôle interne.
5. Componenten van de interne controle 5. Composantes du contrôle interne
Om de begrippen, die immers evolutief moeten blijven, niet te strikt Afin de ne pas figer des notions qui doivent rester évolutives, il a
te bepalen, leek het verkieslijk de componenten van het intern semblé préférable de ne pas détailler dans l'arrêté royal les
controlesysteem niet in detail uit te werken in het koninklijk composantes du système de contrôle interne.
besluit. Volgens de huidige COSO-aanbevelingen omvat het begrip interne Selon les recommandations actuelles du COSO, le concept de contrôle
controle vijf samenhangende componenten die voortvloeien uit de wijze interne comporte cinq composantes interdépendantes qui découlent de la
waarop de activiteit wordt beheerd en die geïntegreerd zijn in de manière dont l'activité est gérée et qui sont intégrées aux processus
beheersprocessen : de gestion :
- de controleomgeving; - l'environnement de contrôle;
- de risico-inschatting; - l'évaluation des risques;
- de controle-activiteiten; - les activités de contrôle;
- de informatie en communicatie; - l'information et la communication;
- de monitoring. - le pilotage.
5.1. De controleomgeving 5.1. L'environnement de contrôle
De controleomgeving is een fundamenteel bestanddeel gezien dit het L'environnement de contrôle est une composante fondamentale car il
sensibiliseringsniveau van het personeel ten aanzien van de noodzaak détermine le niveau de sensibilisation du personnel au besoin de
van controlemaatregelen bepaalt en de basis vormt voor alle andere mesures de contrôle et constitue le fondement de toutes les autres
elementen van het intern controlesysteem. composantes du système de contrôle interne.
De factoren die een impact hebben op de controle-omgeving zijn onder Les facteurs ayant un impact sur l'environnement de contrôle sont
meer : notamment :
- de integriteit, de ethiek en de deskundigheid van alle personeel; - l'intégrité, l'éthique et la compétence de tout le personnel;
- de managementstijl; - le style de management;
- de organisatiestructuur; - la structure de l'organisation;
- het beleid inzake delegatie van bevoegdheden en verantwoordelijkheden; - la politique de délégation de pouvoirs et de responsabilités;
- het beleid inzake human ressources management. - la politique de gestion des ressources humaines.
5.2. Risico-inschatting Het is allereerst noodzakelijk dat de federale overheidsdienst samenhangende en met de opdracht van de organisatie afgestemde doelstellingen definieert. Elke organisatie wordt geconfronteerd met een geheel van externe en interne risico's. Deze risico's moeten ingeschat worden gezien zij factoren vormen die de realisatie van de door het management gedefinieerde doelstellingen in het gedrang kunnen brengen. Het komt er dus op aan de risico's te identificeren, hun impact en hun waarschijnlijkheid van voorkomen in te schatten. Gezien de continu wijzigende omstandigheden en risico's waaraan een federale overheidsdienst blootgestelt is, dient deze risico-evaluatie permanent te gebeuren. 5.2. Evaluation des risques Il est tout d'abord nécessaire que le service public fédéral définisse des objectifs cohérents et compatibles avec les missions convenues pour l'organisation. Toute organisation est confrontée à un ensemble de risques externes et internes. Ces risques doivent être évalués car ils constituent des facteurs susceptibles d'affecter la réalisation des objectifs définis par le management. Il conviendra dès lors d'identifier les risques, d'évaluer leur impact et leur probabilité de matérialisation. Comme un service public fédéral est exposé à des changements continus de contexte et de risques, les risques doivent être ré-evalués en permanence.
5.3. De controle-activiteiten 5.3. Les activités de contrôle
Controleactiviteit zijn maatregelen of procedures die erop gericht Des activité de contrôle sont des mesures ou des procédures, qui sont
zijn enerzijds de materialisatie van een risico te voorkomen of indien élaborées en vue, soit d'éviter la matérialisation d'un risque, soit,
het risico zich gematerialiseerd is, de impact ervan te beperken. si le risque s'est matérialisé, d'en limiter l'impact.
Deze maatregelen moeten adequaat zijn en effectief toegepast. Ces mesures doivent être adéquates et effectivement appliquées :
- adequaat : controlemaatregelen worden zo geconcipieerd dat zij op - adéquates : des mesures de contrôle sont conçues de telle façon
een effectieve en efficiënte wijze bijdragen tot de beheersing van de qu'elles contribuent d'une façon efficace et efficiente à la maîtrise
risico's en tot het bereiken van de doelstellingen van de organisatie. des risques et ainsi à la réalisation des objectifs de l'organisation.
- effectief toegepast : de controles die door het management worden - effectivement appliquées : les contrôles organisés par le management
georganiseerd worden uitgevoerd zoals voorgeschreven. sont appliqués comme prescrit.
Voorbeelden van controlemaatregelen : scheiding van functies, Exemples de mesures de contrôle : Séparation des fonctions, suivi du
opvolging van de begroting, inventaris van de activa, controle van de budget, inventaire des actifs, contrôle de l'accès aux bâtiments, aux
toegang tot de gebouwen, middelen, informatie, ... Deze controlemaatregelen moeten dus bijdragen tot het bereiken van de doelstellingen van de federale overheidsdienst. 5.4. De informatie en communicatie De informatie en communicatie vormen een essentieel bestanddeel van het intern controlesysteem en zitten verweven in alle componenten van het systeem. De kwaliteit van de informatiestromen kan worden gemeten aan de hand van volgende criteria : relevantie, tijdigheid, actualiteit, accuraatheid en toegankelijkheid. De informatie en de communicatie moeten de correcte uitvoering en de opvolging van de gedelegeerde verantwoordelijkheden toelaten. moyens, aux informations, ... Ces mesures de contrôle doivent donc contribuer à la réalisation des objectifs du service public fédéral. 5.4. L'information et la communication L'information et la communication constituent une composante essentielle du système de contrôle interne et elles sont imbriquées dans toutes les composantes du système. La qualité des flux d'information peut être mesurée à l'aide des critères suivants : pertinence, ponctualité, actualité, précision et accessibilité. L'information et la communication doivent permettre l'exécution correcte et le suivi des responsabilités déléguées.
5.5. De monitoring 5.5. Le pilotage
De monitoring is de opvolging van de goede werking van het intern Le pilotage est le suivi du bon fonctionnement du système de contrôle
controlesysteem. Het verschaft het management de nodige zekerheid dat interne. Il procure au management la garantie indispensable que ce
dit systeem evolueert op een wijze dat het effectief en efficiënt is, système évolue de manière à rester efficace, efficient et adapté aux
en aangepast aan de wijzigende omstandigheden. changements de circonstances.
Dit overzicht wordt in de eerste plaats door het management ingesteld Cette surveillance est mise en place et effectuée par le management en
en uitgevoerd, maar kan ook versterkt worden door andere activiteiten premier lieu, mais pourra être renforcée par d'autres activités comme
zoals een interne of een externe audit. un audit interne ou externe.
Duidelijk is dus dat het intern controlesysteem, zoals het hier Il apparaît donc que le système de contrôle interne tel qu'envisagé ne
vooropgesteld wordt, zich niet beperkt tot de loutere uitbouw van se limite pas au développement de mesures de contrôle. Les mesures de
controlemaatregelen. De controlemaatregelen vormen slechts componenten contrôle ne sont qu'une composante de ce système. Quatre autres
van dit systeem. Vier andere bestanddelen worden voorgesteld : de composantes sont présentes : l'environnement de contrôle (qui doit
controleomgeving (die moet worden opgevolgd en geëvalueerd vanuit het
oogpunt van competenties, ethische code, vormingsprogramma's,...), de être suivi et évalué du point de vue des compétences, du code éthique,
identificatie en evaluatie van de risico's, informatie en de des programmes de formations,...), l'identification et l'évaluation
communicatie (die adequaat, effectief en relevant moet zijn) en de des risques, l'information et la communication (qui doivent être
monitoring (die continu moet plaatsvinden). adéquates, efficaces et pertinentes) et le pilotage (qui doit être continu).
6. De principes van interne controle 6. Les principes du contrôle interne
6.1. Interne controle is de zaak van iedereen 6.1. Le contrôle interne est l'affaire de tous
Op welk niveau de persoon zich ook bevindt in de organisatie, hij of Quel que soit le niveau où la personne se trouve dans l'organisation,
zij is betrokken bij de goede werking van het intern controlesysteem, elle est concernée par le bon fonctionnement du système de contrôle
maar het is de Voorzitter van het Directiecomité die ervoor de interne mais c'est le Président du Comité de direction qui en assume
eindverantwoordelijkheid draagt. la responsabilité finale.
6.2. Interne controle is een continu proces 6.2. Le contrôle interne est un processus continu
Interne controle is geen eenmalige, in de tijd beperkte activiteit of Le contrôle interne n'est pas une activité ou une action unique
actie, maar vormt een geheel van acties of activiteiten die ingebed limitée dans le temps mais constitue un ensemble d'actions ou
zijn in de dagelijkse werking van de overheidsdienst. Vandaar dat men d'activités intégrées dans le fonctionnement quotidien du service
spreekt van het interne controle « systeem ». public, d'où la mention d'un « système de » contrôle interne.
6.3. Interne controle biedt een redelijke, maar geen absolute 6.3. Le contrôle interne apporte une certitude raisonnable mais pas
zekerheid absolue
De goede werking van het intern controlesysteem rust op de menselijke Le bon fonctionnement du système de contrôle interne repose sur la
aard en kan daarom niet volledig vrij zijn van fouten, misbruiken, nature humaine et de ce fait ne peut être totalement à l'abri
fraude, externe gebeurtenissen die niet aan de organisatie gebonden d'erreurs, d'abus, de fraudes, d'événements extérieurs non liés à
zijn, verkeerde beslissingen, een slechte communicatie, l'organisation, de décisions erronées, d'une mauvaise communication,
machtsmisbruik, samenspanning, enz. Overigens beperkt de kost van de d'abus de pouvoir, de collusion, etc. Par ailleurs le coût du contrôle
interne controle de keuze van de te nemen maatregelen. interne limite le choix des mesures à mettre en place.
6.4. Interne controlemaatregelen zijn geen doel op zich, maar zijn er 6.4. Les mesures de contrôle interne ne sont pas un but en soi, elles
om risico's beter te beheersen sont là pour mieux maîtriser les risques
De kost van de controlemaatregelen moet in verhouding staan tot de Le coût des mesures de contrôle doit être en rapport avec les risques
risico's die zij afdekken. qu'elles couvrent.
Meer nog, de organisatie en haar omgeving veranderen. Bijgevolg De plus, l'organisation et son environnement changent. En conséquence
verandert het risicoprofiel van een organisatie. Dit maakt een actieve les profils de risques d'une organisation changent aussi. Ceci
risicobeheersing noodzakelijk en noopt tot aanpassingen in de interne nécessite une gestion active des risques et entraîne des adaptations
controlemaatregelen. dans les mesures de contrôle interne.
HOOFDSTUK II. - Artikelsgewijze bespreking Chapitre II. - Commentaires par article
Artikel 1 Article 1er
Dit artikel voorziet het principe dat alle (programmatorische) Cet article prévoit le principe que tous les services publics fédéraux
federale overheidsdiensten de goede werking van hun intern et de programmation assurent le bon fonctionnement de leur système de
controlesysteem verzekeren. controle interne.
De programmatorische overheidsdiensten die ook beschikken over een Les services publics de programmation disposant d'une autonomie et
autonomie en een verantwoordingsplicht die vergelijkbaar is met deze d'une obligation de responsabilisation comparable à celles d'un
van een federale overheidsdienst, zullen dus ook een intern service public fédéral, devront donc mettre en place un système de
controlesysteem moeten instellen. contrôle interne.
Het begrip « goede werking » dekt de omschrijving gegeven in de La notion de « bon fonctionnement » recouvre les notions décrites dans
algemene bespreking van het verslag en meer in het bijzonder de la commentaire général du présent rapport et plus particulièrement
toepassing van de punten 5 (elementen van de interne controle) en 6 l'application des points 5 (composantes du contrôle interne) et 6 (les
(de principes van de interne controle). principes du contrôle interne).
Artikel 2 Article 2
Deze bepaling definieert het intern controlesysteem. Zij verwijst Cette disposition donne la définition du système de contrôle interne.
eigenlijk naar de definitie van het COSO-systeem dat een En réalité, elle fait référence à la définition du système COSO qui
internationaal aanvaard intern controlesysteem inhoudt. constitue un système de contrôle interne internationalement admis.
Het komt het Directiecomité toe, via tussenkomst van zijn Voorzitter C'est au Comité de direction, par l'intermédiaire de son Président et
en als eerste beslissingsorgaan vanuit organisatorisch oogpunt, om het en tant que premier organe décisionnel d'un point de vue opérationnel,
intern controlesysteem in te stellen en op te volgen. Deze qu'il appartient de mettre en oeuvre et de suivre le système de
verantwoordelijkheid evenals de uitvoering van de besloten maatregelen contrôle interne. Cette responsabilité ainsi que l'exécution des
en acties rust vervolgens ook op de houders van de managementfuncties mesures et actions décidées se reporte ensuite sur les titulaires de
N-1, N-2, N-3, op alle verantwoordelijken en op het gehele personeel, fonctions de management N-1, N-2, N-3, sur tous les responsables et
ieder op zijn niveau. sur l'ensemble du personnel, chacun à son niveau.
Het gaat er niet enkel om het intern controlesysteem in te stellen, Il ne s'agit pas simplement de mettre en place le système de contrôle
maar men moet het ook blijvend en evolutief opvolgen in die zin dat interne mais il faudra le suivre de manière continue et évolutive en
men steeds moet zorgen dat het aangepast blijft aan de omgeving van de ce sens qu'il faudra toujours veiller à ce qu'il soit adapté à
federale overheidsdienst en zijn veranderingen. l'environnement du service public fédéral et à ses changements.
Het intern controlesysteem helpt het management om zijn doelstellingen Le système de contrôle interne aide le management à réaliser ses
te bereiken door de beheersing van risico's die deze realisatie in de objectifs par la maîtrise des risques susceptibles de porter atteinte
weg zouden kunnen staan. à cette réalisation.
Zo wil het intern controlesysteem een redelijke zekerheid verschaffen C'est ainsi que le système de contrôle interne vise à fournir une
omtrent de realisatie van de doelstellingen van de overheidsdienst assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs du service
binnen de volgende categorieën : public entrant dans les catégories suivantes :
- de realisatie en de optimalisatie van de operaties; - la réalisation et l'optimisation des opérations;
- de betrouwbaarheid van de financiële en beheersinformatie, en - la fiabilité des informations financières et de gestion, et
- de conformiteit met de van kracht zijnde wetgeving en reglementering. - la conformité aux lois et aux réglementations en vigueur.
Het betreft hier drie toepassingsdomeinen van de interne controle die Il s'agit ici des trois domaines d'application du contrôle interne qui
niet te verwarren zijn met de operationele doelstellingen van de overheidsdienst. Het idee is namelijk dat elke operationele doelstelling van de overheidsdienst vanuit het oogpunt van het intern controlesysteem zou kunnen bekeken worden doorheen één of het geheel van deze categorieën. De effectiviteit van de interne controle zal dus kunnen beoordeeld worden doorheen deze verschillende domeinen. Maar de interne controle zal slechts als effectief beoordeeld kunnen worden indien het geheel van de in het kader van deze drie domeinen genomen maatregelen toelaten een redelijke zekerheid te bieden aan de leidinggevenden van de overheidsdienst ten aanzien van de realisatie van de operationele doelstellingen van de overheidsdienst. ne sont pas à confondre avec les objectifs opérationnels du service public. L'idée est que chaque objectif opérationnel du service public pourra être envisagé, du point de vue du système de contrôle interne, à travers l'une ou l'ensemble de ces catégories. L'efficacité du contrôle interne pourra donc être appréciée à travers ces différents domaines. Mais le contrôle interne ne pourra être jugé efficace que si l'ensemble des mesures prises dans le cadre de ces trois domaines permettent de fournir aux dirigeants du service public une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs opérationnels du service public.
Het eerste geviseerd domein betreft eigenlijk de basisdoelstellingen Le premier domaine envisagé concerne en fait les objectifs de base du
van de overheidsdienst bekeken vanuit effectiviteit, efficiëntie en service public sous l'angle de l'efficacité, de l'efficience et de
economie in de realisatie van zijn opdrachten en van de bescherming en l'économie dans la réalisation de ses missions, et de la protection et
het behoud van de activa. la conservation des actifs.
Men kan van een intern controlesysteem niet verwachten dat zij een On ne peut attendre d'un système de contrôle interne qu'il fournisse
absolute zekerheid biedt ten aanzien van het bereiken van de une assurance absolue quant à la réalisation des objectifs. Une faille
doelstellingen. Een mislukking is inderdaad steeds mogelijk. Zoals est en effet toujours possible. Car, comme déjà relevé plus haut, le
reeds hoger aangegeven, rust de goede werking van de interne controle bon fonctionnement du contrôle interne repose sur l'être humain et de
inderdaad op de menselijke persoon en daarom is een dergelijk systeem ce fait un tel système ne peut être totalement à l'abri d'erreurs, de
niet volledig vrij van fouten, fraude, externe gebeurtenissen die niet
aan de organisatie gebonden zijn, slechte beslissingen, een slechte fraudes, d'événements extérieurs non liés à l'organisation, de
communicatie, machtsmisbruik, samenspanning, enz. Overigens beperkt de mauvaises décisions, d'une mauvaise communication, d'abus de pouvoir,
kost van de interne controle de keuze van de in te stellen de collusion, etc. Par ailleurs, le coût du contrôle interne limite le
maatregelen. choix des mesures à mettre en place.
Blijft het feit dat elk personeelslid, ieder op zijn niveau, Il reste que tout membre du personnel, chacun à son niveau, est
verantwoordelijk is voor de goede werking van dit systeem. Overigens responsable du bon fonctionnement de ce système. Par ailleurs, le
zal het beoogd systeem blijvend moeten opgevolgd worden. Het betreft système envisagé devra également être suivi de manière continue. Il
hier de monitoringfunctie. Dit toezicht moet in de eerste plaats s'agit de la fonction de pilotage. Cette surveillance est mise en
ingesteld en uitgevoerd worden door het management, maar kan ook place et effectuée par le management en premier lieu, mais pourra être
versterkt worden door andere entiteiten zoals de interne en externe renforcée par d'autres entités tel que l'audit interne et l'audit
audit. externe.
De interne audit heeft inderdaad ook als functie het intern L'audit interne a en effet également pour fonction d'évaluer le
controlesysteem te evalueren en aanbevelingen te doen om het te système de contrôle interne et de faire des recommandations quant à
verbeteren. son amélioration.
Er is trouwens beslist dat specifiek gevormde facilitatoren en drie Il a par ailleurs été décidé que des facilitateurs spécifiquement
specialisten in interne controle de uitbouw zullen ondersteunen van formés et trois spécialistes en contrôle interne soutiendront le
het intern controlesysteem binnen de verschillende federale démarrage du système de contrôle interne dans les différents services
overheidsdiensten. Zij zullen met name tot taak hebben de personen te publics fédéraux. Ils auront notamment pour fonction de former les
vormen die zullen belast worden met de interne controle en hun de personnes chargées du contrôle interne et de leur transmettre la
basisfilosofie van dit controleproces bij te brengen. philosophie de base de ce processus de contrôle.
Tenslotte zal ook een « intern controle »-netwerk gecreëerd worden. Enfin, un réseau « contrôle interne » sera également mis en place. Il
Het zal onder meer de communicatie moeten tot stand brengen van de aura notamment pour objectif de permettre la communication de normes
uniforme normen en standaarden, « best practices », methodes en et standards uniformes, de « best practices », de méthodes et d'outils
hulpmiddelen aan alle betrokken personen. à l'ensemble des personnes impliquées.
Artikel 3 Article 3
Krachtens deze bepaling komt het de Beleidsraad toe het risiconiveau En vertu de cette disposition, il appartient au Conseil stratégique de
te bepalen dat hij aanvaardbaar acht. In functie hiervan zal hij ook fixer le niveau de risque qu'il estime acceptable. En fonction de
toezien op de afstemming van het intern controlesysteem. quoi, il veillera à l'adéquation du système de contrôle interne.
Dit zal uiteraard gebeuren in nauwe samenwerking met het management Bien entendu, il le fera en collaboration avec le management du
van de betrokken federale overheidsdienst. service public fédéral concerné.
Naast de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen zal de Outre les dispositions législatives et réglementaires applicables, le
Beleidsraad moeten rekening houden met andere normen die hem worden Conseil stratégique devra tenir compte des autres normes qui
opgelegd. s'imposent à lui.
Artikel 4 Article 4
Indien elk personeelslid verantwoordelijk is voor de goede werking van Si chaque membre du personnel est responsable du bon fonctionnement du
het intern controlesysteem, ieder op zijn niveau, behoort de système de contrôle interne et chacun à son niveau, la responsabilité
uiteindelijke operationele verantwoordelijkheid voor de goede werking
van de interne controle toe aan de verantwoordelijken, aan het opérationnelle finale du bon fonctionnement du contrôle interne
management en in laatste instantie aan de Voorzitter van het appartient aux responsables, au management et en définitive au
Directiecomité. Président du Comité de direction.
Voor wat de houders van een managementfunctie betreft, kan deze verantwoordelijkheid binnen de context van hun mandaat geplaatst worden. De verantwoordelijkheid van elk personeelslid vloeit ergens voort uit de delegatie van uitvoeringsbevoegdheid door de Voorzitter van het Directiecomité aan de diensten en aan de personen die ervan deel uitmaken. In het raam van zijn evaluatieopdracht van het intern controlesysteem zal de interne auditdienst kunnen evalueren in welke mate het personeel en de verantwoordelijken in dit systeem zijn betrokken, evenals de eventuele hindernissen betreffende zulke betrokkenheid. Vervolgens wordt aan de Directeur van de stafdienst Budget en Beheerscontrole van elke federale overheidsdienst de verantwoordelijkheid toevertrouwd over het intern controleproces inzake budgettair, boekhoudkundig beheer en over de hiermee gepaard gaande aspecten van beheerscontrole. Blijft tenslotte nog het feit dat de functionele minister, die de politieke verantwoordelijkheid voor de goede werking van de federale overheidsdienst draagt, uiteraard ook belang heeft bij een goede Pour ce qui est des titulaires d'une fonction de management, cette responsabilité est à placer dans le contexte de leur mandat. La responsabilité propre à chaque membre du personnel procède en quelque sorte de la délégation par le Président du Comité de direction des compétences d'exécution aux services et aux personnes qui le composent. Dans le cadre de sa mission d'évaluation du système de contrôle interne, le service d'audit interne pourra évaluer le degré d'implication du personnel et des responsables dans ce système, ainsi que les barrières éventuelles à une telle implication. Ensuite est confié au Directeur du service d'encadrement Budget et Contrôle de la Gestion de chaque service public fédéral la responsabilité des processus de contrôle interne en matière de gestion budgétaire, comptable et pour les aspects y afférent du contrôle de gestion. Il reste que le ministre fonctionnel, qui assume la responsabilité politique du bon fonctionnement du service public fédéral, a intérêt à
werking van het geïntegreerd intern controlesysteem. un bon fonctionnement du système intégré de contrôle interne.
Artikel 5 Article 5
Zoals de vorige bepalingen vertaalt dit artikel de hoofddoelstellingen Tout comme les dispositions précédentes, cet article traduit un des
van de Copernicushervorming, met name een grotere beheersautonomie objectifs principaux de la réforme Copernic, à savoir une plus grande
voor de federale overheidsdiensten, met een grotere responsabilisering autonomie de gestion des services publics fédéraux couplée avec une
van het personeel. Een van de middelen om deze responsabilisering te verhogen is het aanmoedigen van delegaties binnen de overheidsdienst, precies omdat delegatie inderdaad responsabilisering betekent. Deze bepaling beoogt de operationele, organisatorische en financiële delegaties. De evaluatie van het kwaliteitsniveau van het intern controlesysteem zal de interne auditdienst toebehoren van dezelfde (programmatorische) federale overheidsdienst, zoals zal worden verduidelijkt in het toekomstig koninklijk besluit over de interne audit. plus grande responsabilisation du personnel. Un des moyens pour accroître cette responsabilisation est de favoriser les délégations au sein du service public car, en effet, délégation signifie responsabilisation. Cette disposition vise les délégations opérationnelles, organisationnelles et financières. L'évaluation du niveau de qualité du système de contrôle interne appartiendra au service d'audit interne du même service public fédéral (ou de programmation), comme il sera détaillé dans l'arrêté royal à venir sur l'audit interne.
Artikel 6 Article 6
Paragraaf 1 beoogt de terbeschikkingstelling door de Federale Le paragraphe 1er vise la mise à disposition, par le Service public
Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole van specialisten in interne fédéral Budget et Contrôle de la Gestion, de spécialistes en contrôle
controle voor elk van de drie domeinen (operationeel, interne pour chacun des trois domaines mentionnés (opérationnel,
informatiesystemen, juridisch en conformiteit), die een systèmes d'information, juridique et conformité), qui offriront un
methodologische ondersteuning zullen bieden voor de uitbouw van het support méthodologique au développement du système de contrôle interne
intern controlesysteem in alle (programmatorische) federale dans tous les services publics fédéraux et services publics fédéraux
overheidsdiensten. de programmation.
Paragraaf 2 voorziet dat deze ondersteuningsgroep het secretariaat Le paragraphe 2 prévoit que ce groupe de support assure le secrétariat
verzekert en de technische bijstand van een netwerk, waarvan het doel et le support technique d'un réseau, dont le but sera d'échanger et de
zal zijn de uniforme normen en standaarden, « best practices », communiquer des normes et standards uniformes, des « best practices »,
methodes en hulpmiddelen voor alle personen die bij het intern
controlesysteem betrokken zijn, uit te wisselen en te communiceren. des méthodes et des outils à l'ensemble des personnes impliquées dans
Toch zal, zelfs indien er een gemeenschappelijk geheel van normen, le système de contrôle interne. Toutefois, s'il existe un tronc commun
standaarden en methoden bestaat dat toepasselijk is op alle federale de normes, standards ou méthodes applicables à l'ensemble des services
overheidsdiensten, deze netwerkfunctie niet kunnen verhinderen dat elk publics fédéraux, cette fonction du réseau ne pourra pas avoir pour
intern controlesysteem aangepast wordt aan de bijzonderheden van de conséquence d'empêcher l'adaptation de chaque système de contrôle
overheidsdienst waarin het geïntegreerd wordt. interne aux spécificités du service public où il s'intègre.
Dit netwerk zal bovendien bestaan uit Directeuren van de stafdiensten Ce réseau sera en outre composé des Directeurs des services
Budget en Beheerscontrole van elke federale overheidsdienst, zoals d'encadrement Budget et Contrôle de la Gestion de chaque service
bedoeld in het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende public fédéral, tels que visés dans l'arrêté royal du 7 novembre 2000
oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn portant création et composition des organes communs à chaque service
aan iedere federale overheidsdienst, of hun vertegenwoordigers. public fédéral, ou de leurs représentants.
Paragraaf 3 creëert binnen de stafdienst Budget en Beheerscontrole van Le paragraphe 3 crée, au sein du service d'encadrement Budget et
elke federale overheidsdienst een centraal secretariaat voor Contrôle de la gestion de chaque service public fédéral, un
documentatie en het bijhouden van de interne en externe normen die het secrétariat central de documentation et de mise à jour des normes
intern controlesysteem betreffen, wat evident ook de documentatie internes et externes qui concernent le système de contrôle interne, ce
betreffende het risicobeheer inhoudt. qui inclut bien entendu la documentation relative à la gestion des
Zo wordt een centraal punt binnen elke federale overheidsdienst risques. De la sorte, un point central au sein de chaque service public fédéral
gecreëerd om alle nuttige documentatie te verzamelen en te bewaren. est créé afin de récolter et conserver l'ensemble de la documentation utile.
Artikel 7 Article 7
Hoewel een intern controlesysteem dat aan het COSO-referentiemodel Si un système de contrôle interne répondant au référentiel COSO ne
beantwoordt niet onmiddellijk kan worden ingesteld, werd wel overwogen pourra pas être mis en place du jour au lendemain, il a été considéré
dat een periode van twee jaar vanaf het in functie treden van de qu'une période de deux ans à partir de l'entrée en fonction des futurs
toekomstige managers zou moeten volstaan. In afwachting echter van managers devrait suffire. Toutefois, dans l'attente de ces
deze aanwijzingen en om deze instelling niet uit te stellen, worden de désignations et afin de ne pas retarder cette mise en place, les
huidige leidinggevende ambtenaren uitgenodigd om reeds te zorgen voor fonctionnaires dirigeants actuels sont invités à déjà veiller à ce
de ontwikkeling ervan. développement.
De doelstelling van de twee jaar zal zich concretiseren met de
overgang naar een controle a posteriori voor een meederheid van de L'objectif de deux ans se concrétisera par le passage au contrôle a
dossiers, op grond van het toekomstig koninklijk besluit betreffende posteriori pour une majorité des dossiers, sur la base du futur arrêté
de begrotings-, administratieve en beheerscontrole. Zoals reeds royal relatif au contrôle budgétaire, administratif et de gestion.
aangegeven zal de inspectie van financiën een sleutelrol spelen in Comme déjà mentionné, l'inspection des finances aura un rôle clé dans
deze concretisatie van de overgang van ex ante-controles naar ex cette concrétisation du passage des contrôles ex ante vers les
post-controles. contrôles ex post.
Artikel 8 Article 8
Deze bepaling vergt geen commentaar. Cette disposition ne nécessite pas de commentaire.
Artikel 9 Article 9
Deze bepaling vergt geen commentaar. Cette disposition ne nécessite pas de commentaire.
Ik heb de eer te zijn, J'ai l'honneur d'être,
Sire, Sire,
Van Uwe Majesteit, De Votre Majesté,
de zeer eerbiedwaardige le très respectueux
en zeer getrouwe dienaar, et le très fidèle serviteur,
De Minister van Begroting, Le Ministre du Budget,
J. VANDE LANOTTE J. VANDE LANOTTE
De Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de openbare Le Ministre de la Fonction publique et de la Modernisation de
besturen, l'administration,
L. VAN DEN BOSSCHE L. VAN DEN BOSSCHE
_______ _______
Nota Note
(1) Treadway Commission or National Commission on Fraudulent Financial (1) Treadway Commission or National Commission on Fraudulent Financial
Reporting - United States. Reporting - United States.
ADVIES VAN DE RAAD VAN STATE AVIS DU CONSEIL D'ETAT
De Raad van State, afdeling wetgeving, eerste kamer, op 13 maart 2002 Le Conseil d'Etat, section de législation, première chambre, saisi par
door de Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de Openbare le Ministre de la Fonction publique et de la Modernisation de
Besturen verzocht hem van advies te dienen over een ontwerp van l'administration, le 13 mars 2002, d'une demande d'avis sur un projet
koninklijk besluit "betreffende het intern controlesysteem binnen de d'arrêté royal "relatif au système de contrôle interne au sein des
federale overheidsdiensten", heeft op 4 april 2002 het volgende advies gegeven : Algemene opmerking Bij het redigeren van normatieve teksten dient te worden gestreefd naar duidelijkheid en begrijpelijkheid, die onontbeerlijke voorwaarden voor de rechtszekerheid zijn. Bovendien mag een regelgeving enkel uit normatieve bepalingen bestaan, zodat bepalingen die enkel aanbevelingen of doelstellingen inhouden, daarin niet thuishoren. Het ontwerp zal gelet op de zo-even in herinnering gebrachte beginselen dienen te worden herwerkt. Zo vereisen een aantal begrippen die erin worden gebruikt nadere verduidelijking (bijvoorbeeld "risiconiveaus", "gewenste kwaliteitsniveau", "responsabiliseringsbeleid") en dienen de onderscheiden bevoegdheden van de erin vernoemde organen of personen met betrekking tot de interne controle beter met betrekking tot elkaar te worden afgelijnd. Ten slotte dient het geheel van het ontwerp op een meer normatieve wijze te worden gesteld. Onderzoek van de tekst Aanhef 1. De in het tweede en het derde lid van de aanhef vermelde koninklijke besluiten bieden geen rechtsgrond aan het ontworpen besluit en worden erdoor niet gewijzigd. De vermelding ervan is evenmin noodzakelijk voor een goed begrip van de ontworpen regeling. De voornoemde leden dienen dan ook te vervallen. 2. Men redigere het huidige vijfde lid van de aanhef (dat het derde services publics fédéraux", a donné le 4 avril 2002 l'avis suivant : Observation générale Lors de la rédaction de textes normatifs, il y a lieu de se soucier de leur clarté et de leur lisibilité, celles-ci constituant des conditions indispensables à la sécurité juridique. En outre, une réglementation ne peut comporter que des dispositions normatives, si bien que les dispositions comportant uniquement des recommandations ou objectifs n'y ont pas leur place. Le projet sera remanié en tenant compte des principes qui viennent d'être rappelés. Ainsi, il y a lieu de préciser un certain nombre de notions utilisées dans le projet (par exemple, "niveaux de risque", "niveau de qualité", "régime de responsabilisation") et de mieux circonscrire les diverses compétences des organes ou personnes qu'il mentionne en matière de contrôle interne. Enfin, le projet, dans son entier, doit être formulé de manière plus normative. Examen du texte Préambule 1. Les arrêtés royaux mentionnés aux deuxième et troisième alinéas du préambule ne procurent pas de fondement légal à l'arrêté en projet, pas plus que celui-ci ne les modifie. Leur mention n'est pas davantage utile à la compréhension du régime en projet. Il s'impose dès lors d'omettre les alinéas précités. 2. On rédigera l'actuel cinquième alinéa du préambule (qui devient le
lid wordt), als volgt : troisième alinéa) comme suit :
« Gelet op de akkoordbevinding van Onze Minister van Begroting van 6 « Vu l'accord de Notre Ministre du Budget, donné le 6 février 2002;".
februari 2002;".
Artikel 1 Article 1er
Artikel 1 bevat slechts een evidentie en kan derhalve beter worden L'article 1er ne contenant que des évidences, il serait préférable de
weggelaten. le supprimer.
Artikel 2 Article 2
In artikel 2 dient ook melding te worden gemaakt van de A l'article 2, il s'impose de mentionner également les services
programmatorische federale overheidsdiensten. publics fédéraux de programmation.
Deze bepaling zou bovendien eenvoudiger moeten worden gesteld teneinde Cette disposition gagnerait en outre à être reformulée plus simplement
de begrijpelijkheid ervan te bevorderen. de manière à la rendre intelligible.
Artikel 3 Article 3
Het is een evidentie dat de beleidsraad de van kracht zijnde Il est évident que le conseil stratégique est tenu de respecter les
wettelijke en reglementaire bepalingen dient na te leven. De dispositions légales et réglementaires en vigueur. Dès lors, on
referentie aan die bepalingen in artikel 3 dient derhalve te vervallen. omettra la référence à ces dispositions faite à l'article 3.
Artikel 4 Article 4
1. De Franse tekst van artikel 4, eerste lid, tweede volzin, redigere 1. On rédigera la seconde phrase du texte français de l'article 4,
men als volgt : alinéa 1er, comme suit :
« La responsabilité opérationnelle du bon fonctionnement du système de « La responsabilité opérationnelle du bon fonctionnement du système de
contrôle interne incombe à chaque responsable, à chaque titulaire contrôle interne incombe à chaque responsable, à chaque titulaire
d'une fonction de management et, en définitive, au président du comité d'une fonction de management et, en définitive, au président du comité
de direction ou, le cas échéant, au président du service public de direction ou, le cas échéant, au président du service public
fédéral de programmation". fédéral de programmation".
2. Men schrijve in dezelfde tweede volzin telkens, "voorzitter" in 2. A l'article 7, on écrira également "président" au lieu de
plaats van "Voorzitter". "Président".
Eenzelfde opmerking geldt ten aanzien van artikel 7.
3. Conform de in het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende 3. Conformément à la terminologie utilisée dans l'arrêté royal du 7
oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn novembre 2000 portant création et composition des organes communs à
aan iedere federale overheidsdienst gebruikte terminologie, schrijve chaque service public fédéral, on écrira à l'article 4, alinéa 2, «
men in artikel 4, tweede lid, « directeur van de stafdienst "Begroting directeur du service d'encadrement "Budget et Contrôle de la Gestion"
en Beheerscontrole" » in plaats van « hoofd van de stafdienst » au lieu de « dirigeant du service d'encadrement Budget et Contrôle
Begroting en Beheerscontrole ». de Gestion ».
Artikel 5 Article 5
Er valt niet in te zien waarom er slechts een delegatie- of On n'aperçoit pas pourquoi un régime de délégation ou de
responsabiliseringsbeleid zou mogen worden gevoerd of dit beleid responsabilisation ne pourrait être mis en oeuvre ou "renforcé" qu'à
slechts zou mogen worden "versterkt" vanaf het moment dat het intern partir du moment où le niveau de qualité atteint par le système de
controlesysteem binnen een (programmatorische) federale contrôle interne au sein d'un service public fédéral (de
overheidsdienst "het gewenste kwaliteitsniveau" bereikt. programmation) le permet.
Artikel 5 lijkt dan ook te moeten vervallen. L'article 5 semble dès lors devoir être omis.
Artikel 6 Article 6
In artikel 6, § 2, schrijve men, conform de in het koninklijk besluit A l'article 6, § 2, on écrira, conformément à la terminologie utilisée
van 7 november 2000 gehanteerde terminologie, « directeurs van de dans l'arrêté royal du 7 novembre 2000, « directeurs du service
stafdienst "Begroting en Beheerscontrole" » in plaats van « d'encadrement "Budget et Contrôle de la Gestion" » au lieu de «
verantwoordelijken voor de stafdiensten Begroting en Beheerscontrole responsables des services d'encadrement Budget et Contrôle de Gestion
». ».
Artikel 7 Article 7
Men schrijve in artikel 7, tweede lid, "de voorzitter" in plaats van A l'article 7, alinéa 2, on écrira "du président" au lieu de "de ces
"deze Voorzitters". Présidents".
Artikel 8 Article 8
De Raad van State, afdeling wetgeving, ziet niet waarom moet worden Le Conseil d'Etat, section de législation, n'aperçoit pas la raison
afgeweken van de normale termijn van inwerkingtreding van besluiten. pour laquelle il y aurait lieu de s'écarter du délai normal d'entrée
en vigueur des arrêtés.
Artikel 8 dient dan ook te vervallen. Il s'impose dès lors d'omettre l'article 8.
De kamer was samengesteld uit : La chambre était composée de :
De heren : MM. :
M. Van Damme, Kamervoorzitter, M. Van Damme, Président de chambre;
J. Baert et J. Smets, Staatsraden; J. Baert en J. Smets, Conseillers d'Etat;
G. Schrans en A. Spruyt, Assessoren van de afdeling wetgeving; G. Schrans et A. Spruyt, Assesseurs de la section de législation;
Mevr. A.-M. Goosens, Toegevoegd Griffier. Mme A.-M. Goosens, Greffier assumé.
De overeenstemming tussen de Nederlandse en de Franse tekst werd La concordance entre la version néerlandaise et la version française a
nagezien onder toezicht van de heer J. Smets. été vérifiée sous le contrôle de M. J. Smets.
Het verslag werd uitgebracht door de heer B. Weekers, Le rapport a été présenté par M. B. Weekers, auditeur adjoint. La note
adjunct-auditeur. De nota van het Coördinatiebureau werd opgesteld en du Bureau de coordination a été rédigée et exposée par M. J.
toegelicht door de Heer J. Drijkoningen, Eerste referendaris. Drijkoningen, premier référendaire.
De Griffier, De Voorzitter, Le Greffier, Le Président,
A.-M. Goosens. M. Van Damme. A.-M. Goosens. M. Van Damme.
26 MEI 2002. - Koninklijk besluit betreffende het Intern 26 MAI 2002. - Arrêté royal relatif au système de Contrôle interne
controlesysteem binnen de federale overheidsdiensten au sein des Services publics fédéraux
ALBERT II, Koning der Belgen, ALBERT II, Roi des Belges,
Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet. A tous, présents et à venir, Salut.
Gelet op de artikelen 37 en 107, tweede lid, van de Grondwet; Vu les articles 37 et 107, alinéa 2, de la Constitution;
Gelet op het advies van de Inspecteur van financiën, gegeven op 5 Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 5 février 2002;
februari 2002;
Gelet op de akkoordbevinding van Onze Minister van Begroting van 6 Vu l'accord de Notre Ministre du Budget, donné le 6 février 2002;
februari 2002;
Gelet op het besluit van de Ministerraad over het verzoek aan de Raad Vu la délibération du Conseil des Ministres sur la demande d'avis à
van State om advies te geven binnen een termijn van één maand; donner par le Conseil d'Etat dans un délai ne dépassant pas un mois;
Gelet op het advies nr. 33.153/1 van de Raad van State, gegeven op 4 Vu l'avis n° 33.153/1 du Conseil d'Etat, donné le 4 avril 2002 en
april 2002 met toepassing van artikel 84, eerste lid, 1°, van de application de l'article 84, alinéa 1er, 1°, des lois coordonnées sur
le Conseil d'Etat;
gecoördineerde wetten op de Raad van State; Sur la proposition de Notre Ministre du Budget et de Notre Ministre de
Op de voordracht van Onze Minister van Begroting en Onze Minister van la Fonction publique et de la Modernisation de l'administration et de
Ambtenarenzaken en Modernisering van de openbare besturen, en op het l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil,
advies van Onze in Raad vergaderde Ministers,
Hebben Wij besloten en besluiten Wij : Nous avons arrêté et arrêtons :
HOOFDSTUK I. - Definitie en organisatie CHAPITRE Ier. - Définition et organisation

Artikel 1.Iedere federale overheidsdienst en programmatorische

Article 1er.Chaque service public fédéral et service public fédéral
federale overheidsdienst verzekert de goede werking van zijn intern de programmation assure le bon fonctionnement de son système de
controlesysteem. contrôle interne.

Art. 2.De interne controle is een geheel van maatregelen en acties,

Art. 2.Le contrôle interne est un ensemble de mesures et d'actions
ingesteld, uitgevoerd en opgevolgd door het directiecomité, de houders mises en oeuvre, exécutées et suivies par le comité de direction, par
van de managementfuncties, door de verantwoordelijken en door het les titulaires des fonctions de management, par les responsables et
personeel van elke federale (programmatorische) overheidsdienst,
bestemd om een redelijke zekerheid te bieden ten aanzien van de par le personnel de tout service public fédéral (de programmation),
beheersing van risico's die het bereiken van zijn doelstellingen in destiné à fournir une garantie raisonnable quant à la maîtrise des
het gedrang zouden kunnen brengen in volgende domeinen : de effectieve risques portant atteinte à la réalisation de ses objectifs entrant
en efficiënte realisatie van de operaties, de betrouwbaarheid van de dans les domaines suivants : la réalisation efficace et efficiente des
financiële en beheersinformatie, en de conformiteit met de van kracht opérations, la fiabilité des informations financières et de gestion et
zijnde wetgeving en reglementering. la conformité aux législation et réglementation en vigueur.

Art. 3.De beleidsraad bepaalt de aanvaardbare risico-niveaus en ziet

Art. 3.Le conseil stratégique fixe les niveaux de risque acceptables
toe op de aangepastheid van het intern controlesysteem. et veille à l'adéquation du système de contrôle interne.

Art. 4.Elk personeelslid draagt op zijn niveau bij tot de goede

Art. 4.Chaque membre du personnel participe à son niveau au bon
werking van het intern controlesysteem. De operationele fonctionnement du système de contrôle interne. La responsabilité
verantwoordelijkheid voor de goede werking van het intern opérationnelle du bon fonctionnement du système de contrôle interne
controlesysteem behoort toe aan elke verantwoordelijke, aan elke incombe à chaque responsable, à chaque titulaire d'une fonction de
houder van een managementfunctie en uiteindelijk aan de voorzitter van management et, en définitive, au président du comité de direction ou,
het directiecomité of, desgevallend, de voorzitter van de le cas échéant, le président du service public fédéral de
programmatorische federale overheidsdienst. programmation.
In het kader van zijn functie is de directeur van de stafdienst Budget Dans le cadre de sa fonction, le directeur du service d'encadrement
en Beheerscontrole van elke federale overheidsdienst verantwoordelijk Budget et Contrôle de la Gestion de chaque service public fédéral est
voor het intern controlesysteem ten aanzien van het budgettair en responsable du système de contrôle interne relatif à la gestion
boekhoudkundig beheer en van de hiermee gepaard gaande aspecten van budgétaire, comptable et des aspects y afférent du contrôle de
beheerscontrole. gestion.

Art. 5.Zodra het intern controlesysteem binnen een federale

Art. 5.Dès que le niveau de qualité atteint par le système de
overheidsdienst of een federale programmatorische overheidsdienst het contrôle interne au sein de son service public fédéral ou de son
gewenste kwaliteitsniveau bereikt, stelt de voorzitter het delegatie- service public fédéral de programmation le permet, le président met en
en responsabiliseringsbeleid binnen zijn diensten in of versterkt het oeuvre ou renforce le régime de délégation et de responsabilisation au
verder. sein de ses services.

Art. 6.§ 1. De federale overheidsdienst Budget en Beheerscontrole

Art. 6.§ 1er. Le service public fédéral Budget et Contrôle de la
verzekert een methodologische ondersteuning voor het intern Gestion assure un support méthodologique au système de contrôle
controlesysteem van de verschillende federale overheidsdiensten en interne des différents services publics fédéraux et services publics
programmatorische federale overheidsdiensten binnen de volgende fédéraux de programmation dans les domaines suivants : opérationnel,
domeinen : het operationele, de informatiesystemen, het juridische en systèmes d'information, juridique et concordance avec la legislation
de overeenstemming met de van kracht zijnde wetgeving en et la réglementation en vigueur.
reglementering. § 2. In het kader van het intern controlesysteem verzekert de § 2. Dans le cadre du système de contrôle interne, le service support
ondersteuningsdienst, bedoeld in § 1, het secretariaat en de visé au paragraphe 1er, assure le secrétariat et le support technique
technische ondersteuning van een contactnetwerk samengesteld uit de d'un réseau de contact composé des directeurs des services
directeurs van de stafdiensten Budget en Beheerscontrole van elke d'encadrement Budget et Contrôle de la Gestion de chaque service
federale overheidsdienst of van hun vertegenwoordigers. public fédéral ou de leurs représentants.
§ 3. In elke federale overheidsdienst organiseert de stafdienst Budget § 3. Dans chaque service public fédéral, le service d'encadrement
en Beheerscontrole een centraal secretariaat voor de documentatie en Budget et Contrôle de la Gestion organise un secrétariat central de
het bijhouden van de interne en externe normen in verband met de documentation et de mise à jour des normes internes et externes qui
volgende domeinen van het intern controlesysteem, zowel voor de eigen concernent les domaines suivants du système de contrôle interne, tant
federale overheidsdienst als voor de programmatorische pour son service public fédéral que pour les services publics de
overheidsdiensten die eruit voortkomen : programmation qui proviennent de lui :
a. van toepassing zijnde wetgeving en reglementering, a. législation et réglementation en vigueur,
b. budgettaire controle, b. contrôle budgétaire,
c. beheerscontrole. c . contrôle de gestion.
HOOFDSTUK II. - Overgangsmaatregelen en inwerkingtreding CHAPITRE II. - Mesures transitoires et entrée en vigueur

Art. 7.De voorzitter van het directiecomité van de federale

Art. 7.Le président du comité de direction du service public fédéral
overheidsdienst of de voorzitter van de programmatorische federale ou le président du service public fédéral de programmation veillent au
overheidsdienst zorgen voor de ontwikkeling van het intern développement du système de contrôle interne dans un délai de deux ans
controlesysteem binnen een termijn van twee jaar die aanvangt met de prenant cours à partir de l'entrée en vigueur du présent arrêté ou,
inwerkingtreding van dit besluit of, indien hij nog niet in functie is dans le cas où il n'est pas encore entré en fonction, dans un délai de
getreden, binnen een termijn van twee jaar die aanvangt op het deux ans prenant cours à partir de son entrée en fonction.
ogenblik van zijn in functie treden.
In afwachting van de benoeming van de voorzitter, zorgen de leidende En attendant la nomination du président, les fonctionnaires dirigeants
ambtenaren voor deze ontwikkeling. en place veillent à ce développement.

Art. 8.Dit besluit treedt in werking de dag waarop het in het

Art. 8.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication
Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt. au Moniteur belge .

Art. 9.Onze Ministers en Staatssecretarissen zijn, ieder wat hem

Art. 9.Nos Ministres et Secrétaires d'Etat sont chargés, chacun en ce
betreft, belast met de uitvoering van dit besluit. qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.
Gegeven te Brussel, 26 mei 2002. Donné à Bruxelles, le 26 mai 2002.
ALBERT ALBERT
Van Koningswege : Par le Roi :
De Minister van Begroting, Le Ministre du Budget,
J. VANDE LANOTTE J. VANDE LANOTTE
De Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de openbare Le Ministre de la Fonction publique et de la Modernisation de
besturen, l'administration,
L. VAN DEN BOSSCHE L. VAN DEN BOSSCHE
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