25 FEBRUARI 2010. - Koninklijk besluit houdende de oprichting van een dienst Bijzondere Evaluatie van de Internationale Samenwerking

ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de Grondwet, de artikelen 37 en 107;

Gelet op het koninklijk besluit van 17 februari 2003 houdende de oprichting van een dienst « Bijzondere Evaluatie van de Internationale Samenwerking »;

Gelet het koninklijk besluit van 4 april 2003 tot aanwijzig van een Bijzonder Evaluator bij de dienst Bijzondere Evaluatie van de Internationale Samenwerking;

Gelet op het advies van de Inspecteur van Financiën, gegeven op 3 juli 2009;

Gelet op de akkoordbevinding van de Minister van Ambtenarenzaken, gegeven op 7 oktober 2009;

Gelet op de akkoordbevinding van de Staatssecretaris voor begroting, gegeven op 7 oktober 2009;

Gelet op het protocol van onderhandelingen nr. 10/4, van het Sectorcomité VII, gesloten op 22 oktober 2009;

Gelet op advies 47.544/4 van de Raad van State, gegeven op 18 januari 2010, met toepassing van artikel 84, § 1, 1° van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op de voordracht van de Minister van Buitenlandse Zaken en de Minister van Ontwikkelingssamenwerking en op het advies van de in Raad vergaderde Ministers, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : HOOFDSTUK I. - Oprichting en taken

Artikel 1.Bij de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking wordt een dienst Bijzondere Evaluatie van de Internationale Samenwerking opgericht, hierna afgekort als dienst Bijzondere Evaluatie. Deze dienst is administratief toegevoegd aan de Voorzitter van het Directiecomité van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

Art. 2.§ 1. De dienst Bijzondere Evaluatie is bevoegd voor de evaluatie van alle activiteiten van de federale staat die door het Comité voor Ontwikkelingshulp van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling aanvaard worden als officiële ontwikkelingshulp.

Binnen dit bevoegdheidsdomein wordt de dienst Bijzondere Evaluatie belast met volgende taken : 1° Het plannen, uitvoeren en opvolgen van evaluaties.Deze evaluaties kunnen betrekking hebben op elke vorm van hulp, door elk instrument, organisatie of kanaal dat wordt gefinancierd of medegefinancierd door de federale staat. Evaluatiecriteria zijn met name : a) de ontwikkelingsrelevantie, de doelmatigheid, de doeltreffendheid, de impact en de duurzaamheid van interventies;b) de afstemming op de prioriteiten en de procedures van de partnerlanden, de harmonisatie met andere donoren, het resultaatgericht beheer en de toeëigening door de partnerlanden van de resultaten van de hulp. Evaluaties kunnen sectoraal of thematisch zijn, afgestemd zijn op een bepaald land of op verschillende landen of regio's; ze kunnen plaatsvinden zowel tijdens de uitvoering als op het einde van een interventie of ex-post; 2° Verantwoording afleggen tegenover het Parlement en de publieke opinie over het gevoerde beleid en de besteding van de middelen;3° Conclusies trekken uit evaluaties en aanbevelingen formuleren die optimaal bruikbaar zijn om het beleid betreffende ontwikkelingssamenwerking te verbeteren of bij te sturen;4° Deelnemen aan internationale gemeenschappelijke evaluaties en aan activiteiten ter ondersteuning van de evaluatiecapaciteit in partnerlanden. § 2. Onverminderd de bepalingen van dit besluit voert de dienst Bijzondere Evaluatie zijn opdrachten uit conform de principes en standaarden die goedgekeurd werden door de lidstaten van het Comité voor Ontwikkelingshulp van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling en die als officieel document worden gepubliceerd door de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling.

Zij plant en voert de evaluaties uit in nauwe samenwerking met de betrokken partijen, met inbegrip van de partnerlanden.

De dienst Bijzondere Evaluatie voert zijn opdrachten uit met toepassing van het koninklijk besluit van 16 november 1994 betreffende de administratieve en begrotingscontrole. § 3. Met het oog op het uitvoeren van zijn opdrachten stelt de dienst Bijzondere Evaluatie jaarlijks voor 30 september, na overleg met de voor de ontwikkelingssamenwerking van de federale staat relevante overheidsdiensten, publiekrechtelijke of privaatrechtelijke maatschappijen, groeperingen, verenigingen of instellingen en niet-gouvernementele organisaties, een meerjarig strategisch plan, een jaarprogramma en een jaarbudget op van de prioriteiten en de activiteiten uit te voeren tijdens het volgende jaar. § 4. Naast de activiteiten opgenomen in het in artikel 2, § 3 vermelde jaarprogramma kan de dienst Bijzondere Evaluatie, op verzoek van de Ministerraad, van de Minister van Buitenlandse zaken, van het Regeringslid dat Ontwikkelingssamenwerking tot zijn bevoegdheid heeft of van de Voorzitter van het Directiecomité van de Federale overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse handel en Ontwikkelingssamenwerking, gerichte evaluatieopdrachten uitvoeren of laten uitvoeren. HOOFDSTUK II. - Personeel

Art. 3.§ 1. De dienst Bijzondere Evaluatie wordt geleid door een Bijzonder Evaluator die, op voorstel van het Regeringslid tot wiens bevoegdheid Ontwikkelingssamenwerking behoort en de Minister van Buitenlandse Zaken, door Ons wordt aangewezen bij een in Ministerraad overlegd koninklijk besluit voor een mandaat van zes jaar.

De Bijzonder Evaluator kan enkel afgezet worden wegens ernstige tekortkomingen bij het uitvoeren van zijn taken of wanneer hij niet meer beantwoord aan de benoemingsvoorwaarden zoals gedefinieerd in § 2 en § 8 hieronder, middels een in Ministerraad overlegd koninklijk besluit op voorstel van het Regeringslid tot wiens bevoegdheid Ontwikkelingssamenwerking behoort en van de Minister van Buitenlandse Zaken. § 2. Om in aanmerking te komen voor de functie van Bijzonder Evaluator, moet de kandidaat voldoen aan de volgende voorwaarden : 1° Belg zijn;2° een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;3° houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot een betrekking op niveau A binnen de rijksbesturen;4° beschikken over een theoretische kennis van evaluatiemethodologie, alsook over een beroepservaring van minstens tien jaar in de publieke sector en/of in sociaaleconomische programma's, waarvan minstens vijf jaar ervaring in beleidsvoorbereidend onderzoek en/of in evaluatie, en waarvan tenminste twee jaar ervaring in Ontwikkelingssamenwerking;5° de burgerlijke en politieke rechten genieten;6° aan de dienstplichtwetten voldaan hebben; De vacature wordt bekend gemaakt in het Belgisch Staatsblad. Zij vermeldt de termijn binnen dewelke de kandidaturen moeten worden neergelegd. § 3. De selectieprocedure gebeurt overeenkomstig het koninklijk besluit van 29 oktober 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de managementfuncties in de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten.

De selectiecommissie bestaat uit de afgevaardigde bestuurder van SELOR of zijn afgevaardigde, de voorzitter van het Directiecomité van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking of zijn afgevaardigde, een expert van een internationale evaluatiedienst en een academicus met kennis van evaluatiemethoden inzake ontwikkelingssamenwerking.

SELOR deelt de resultaten van de selectieprocedure mee aan de Minister van Buitenlandse Zaken en aan het Regeringslid tot wiens bevoegdheid Ontwikkelingssamenwerking behoort.

Een aanvullend onderhoud wordt georganiseerd door de Ministers met de kandidaten uit groep A, met de bedoeling hen te vergelijken wat betreft hun specifieke competenties, hun relationele en managementvaardigheden zoals bepaald in de functiebeschrijving en het competentieprofiel dat overeenkomt met de functie van bijzonder evaluator. Een verslag van elk onderhoud wordt opgemaakt, en bij het aanstellingsdossier gevoegd. Bij uitputting van groep A wordt de procedure herhaald met de kandidaten van groep B. § 4. Onder voorbehoud van de bepalingen inzake sociale zekerheid die van toepassing zijn op de niet-vastbenoemde personeelsleden van de federale overheid, zijn de bepalingen tot regeling van het administratief statuut van het rijkspersoneel van toepassing op de Bijzonder Evaluator, met uitzondering echter van de bepalingen inzake werving, loopbaan en evaluatie.

Indien de Bijzonder Evaluator een ambtenaar is van het federaal administratief openbaar ambt, wordt hij ambtshalve in verlof voor opdracht geplaatst. Het karakter van algemeen belang van deze opdracht wordt van rechtswege erkend. § 5. De wedde van de Bijzondere Evaluator wordt vastgelegd op basis van de weging conform het wegingssysteem en de wegingscriteria vastgelegd in het Koninklijk Besluit van 11 juli 2001 houdende de weging van de management- en staffuncties in de federale overheidsdiensten en tot vaststelling van hun wedde. De Minister van Buitenlandse Zaken en het Regeringslid tot wiens bevoegdheid Ontwikkelingssamenwerking behoort, leggen de weging vast, na akkoord van de Minister van Ambtenarenzaken en Begroting. § 6. Inzake toelagen en vergoedingen zijn volgende besluiten van toepassing op de Bijzonder Evaluator : 1° Koninklijk besluit van 24 december 1964 tot vaststelling van de vergoedingen wegens verblijfskosten toegekend aan de leden van het personeel der federale overheidsdiensten;2° Koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten;3° Koninklijk besluit van 26 maart 1965 houdende de algemene regeling van de vergoedingen, premies en toelagen van alle aard toegekend aan het personeel van de federale overheidsdiensten;4° Koninklijk besluit van 26 maart 1965 betreffende de kinderbijslag voor bepaalde categorieën van het door de Staat bezoldigd personeel alsmede voor de personeelsleden van het operationeel kader en van het administratief en logistiek kader van de korpsen van de lokale politie;5° Koninklijk besluit van 8 juli 2005 tot regeling van de toekenning van een vergoeding wegens begrafeniskosten in geval van overlijden van een lid van het personeel van een federale overheidsdienst;6° Koninklijk besluit van 30 januari 1979 betreffende de toekenning van een vakantiegeld aan het personeel van 's lands algemeen bestuur;7° Koninklijk besluit van 23 oktober 1979 houdende toekenning van een eindejaarstoelage aan sommige titularissen van een ten laste van de Schatkist bezoldigd ambt. § 7. De Bijzonder Evaluator heeft de dagelijkse leiding van de dienst Bijzondere Evaluatie. Hij stuurt en begeleidt de in artikel 2 vermelde taken en waakt over de onafhankelijke en objectieve uitvoering ervan. § 8. De Bijzonder Evaluator kan, tijdens zijn tewerkstelling in het kader van dit besluit, geen mandaat bekleden bij een door de Belgische Ontwikkelingssamenwerking gesubsidieerde partner noch bij een door een andere federale overheid gesubsidieerde partner die als Officiële ontwikkelingshulp aanrekenbare activiteiten heeft.

De Bijzonder Evaluator kan, tijdens zijn tewerkstelling in het kader van dit besluit : 1° geen verlof krijgen om zich kandidaat te stellen voor verkiezingen van het Europees Parlement, van de federale wetgevende kamers, van de gewest- en gemeenschapsraden of van de provincieraden of om een ambt uit te oefenen in een cel beleidsvoorbereiding of het kabinet van een minister of een staatssecretaris of in het kabinet van de voorzitter of van een lid van de regering van een Gemeenschap, van een Gewest, van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie of van het College van de Franse Gemeenschapscommissie;2° geen verloven krijgen zoals bedoeld in het koninklijk besluit van 12 augustus 1993 betreffende het verlof toegekend aan bepaalde, ter beschikking van de Koning of de Prinsen en Prinsessen van België gestelde personeelsleden van de rijksdiensten en in het koninklijk besluit van 2 april 1975 betreffende het verlof dat aan sommige personeelsleden in overheidsdienst wordt verleend voor het verrichten van bepaalde prestaties in de wetgevende vergaderingen van de Staat en van de Gemeenschappen of Gewesten erkende politieke groepen, respectievelijk ten behoeve van de voorzitters van die groepen. § 9. Ten laatste zes maanden voor het einde van het mandaat van de Bijzonder Evaluator wordt een nieuwe selectie uitgeschreven. De mandaathouder kan zich eveneens opnieuw kandidaat stellen. In geen geval kan de mandaathouder langer dan twaalf jaar de functie van Bijzonder Evaluator uitvoeren.

Art. 4.Voor de uitvoering van zijn taken beschikt de dienst Bijzondere Evaluatie over het personeel van de evaluatiedienst voor alle Belgische officiële ontwikkelingshulp bedoeld in het artikel 7 van het koninklijk besluit van 3 juni 1999 houdende het organiek reglement van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. Dit personeel, evenals ieder ander personeelslid dat ter beschikking zou worden gesteld van de Dienst Bijzondere Evaluatie door de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking staat onder het gezag van de Bijzonder Evaluator. Iedere terbeschikkingstelling gebeurt op basis van een competentieprofiel opgesteld door de Bijzonder Evaluator.

De bestaande dienst evaluatie van de Directie-generaal Ontwikkelingssamenwerking wordt geïntegreerd in de Dienst Bijzondere Evaluatie. HOOFDSTUK III. - Werkingsmiddelen, bijstand en advies

Art. 5.In het kader van het in artikel 2,§ 3 vermelde jaarprogramma, maakt de dienst Bijzondere Evaluatie een budget op, voor de geplande evaluaties en activiteiten. Deze uitgaven komen ten laste van de begroting van het Regeringslid bevoegd voor Ontwikkelingssamenwerking.

De Bijzonder Evaluator is de ordonnateur van deze werkingsmiddelen.

Art. 6.Voor de uitvoering van zijn taken dient aan de dienst Bijzondere Evaluatie de toegang te worden gewaarborgd tot relevante informatie door de verschillende betrokken instanties van de federale overheid.

Art. 7.Voor elke evaluatie stelt de dienst Bijzondere Evaluatie een begeleidingscomité samen met vertegenwoordigers van de betrokken actoren en met externe onafhankelijke deskundigen. Dit comité draagt bij tot de kwaliteit, de geloofwaardigheid en het nut van de evaluatie. Het geeft een advies over de voorgestelde methodologie en over de vaststellingen, de conclusies en de aanbevelingen van de evaluatie. In voorkomend geval vervolledigt of verbetert het de informatie die de evaluatoren verzameld hebben. De leden dragen bij tot de verspreiding van de lessen uit de evaluatie.

Na afloop van de evaluatie wordt een seminarie georganiseerd over de resultaten en aanbevelingen, waarin eveneens de managementrespons zoals vermeld in artikel 9, wordt vermeld. HOOFDSTUK IV. - Bekendmaking evaluaties

Art. 8.Alle evaluaties van de dienst Bijzondere Evaluatie worden gepubliceerd door de dienst Bijzondere Evaluatie, samen met de managementrespons van de verantwoordelijke van de instantie waarvan activiteiten werden geëvalueerd.

Art. 9.De dienst Bijzondere Evaluatie maakt jaarlijks vóór 31 maart een verslag over ten behoeve van het regeringslid dat de Ontwikkelingssamenwerking tot zijn bevoegdheid heeft aangaande de in het afgelopen jaar uitgevoerde activiteiten, met een synthese van de bevindingen. Dit regeringslid beschikt over een maand om het verslag en zijn eventuele commentaar over te maken aan het Parlement.

In het jaarverslag van de dienst Bijzondere Evaluatie wordt de managementrespons van de verschillende evaluaties samengevat en besproken en wordt de uitvoering van de aanbevelingen van vorige evaluaties opgevolgd. HOOFDSTUK V. - Evaluatie van de dienst Bijzondere Evaluatie

Art. 10.Regelmatig, en ten minste in het vijfde jaar van zijn mandaat, organiseert de Bijzonder Evaluator een onafhankelijke evaluatie van de werkzaamheden van de dienst Bijzondere Evaluatie, conform de principes voor de Peer Reviews van evaluatiefuncties die door het Comité voor Ontwikkelingshulp van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling werden ontwikkeld.

Art. 11.Het koninklijk besluit van 17 februari 2003 houdende de oprichting van een dienst Bijzondere Evaluatie van de Internationale Samenwerking wordt opgeheven.

Art. 12.De Minister bevoegd voor Buitenlandse Zaken en de Minister bevoegd voor Ontwikkelingssamenwerking zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 25 februari 2010.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Buitenlandse Zaken, S. VANACKERE De Minister van Ontwikkelingssamenwerking, Ch. MICHEL

BIJLAGE De DAC-Principes voor de evaluatie van Ontwikkelingshulp (1). ((1) Development Assistance Committee. Principles for evaluation of Development Assistance. OECD 1991 (OECD/GD(91)208).) I. Inleiding 1. Ontwikkelingshulp is een oefening in coöperatief partnerschap tussen donors en partners.De ontwikkelingslanden zijn verantwoordelijk voor hun eigen ontwikkeling en de ontwikkelingshulp kan alleen ondergeschikt en complementair zijn aan de inspanningen van de ontwikkelingslanden zelf. De hulp ondersteunt activiteiten waarvoor de ontwikkelingslanden uiteindelijk zelf verantwoordelijk zijn en die zij zelf moeten toeeigenen. 2. Het succes van een project hangt zowel af van de acties van de donor als van de partner.Zij hebben er allebei belang bij en zijn er ook verantwoordelijk voor dat de schaarse middelen van de overheid zo optimaal mogelijk worden ingezet. Daarom moeten zij ook allebei geïnteresseerd zijn in de evaluatie, niet alleen om te komen tot een betere inzet van de middelen voor ontwikkeling door te leren uit opgedane ervaringen, maar ook omdat zij rekenschap verschuldigd zijn tegenover de politieke overheid en het ruime publiek. 3. De onderstaande principes zijn vooral opgesteld om te worden gebruikt door hulpverlenende instanties bij de evaluatie van activiteiten die met ontwikkelingshulp zijn gefinancierd.Maar zij zouden ook bruikbaar moeten zijn voor de overheden in de ontwikkelingslanden bij het opstellen van hun eigen evaluaties van hulpactiviteiten en zelfs ook voor andere overheidsprogramma's en projecten. 4. De principes hebben betrekking op de evaluatie van zowel lopende als afgesloten activiteiten.Zij zijn complementair aan eerder afgesproken DAC-principes over het beheer van de ontwikkelingshulp, en in het bijzonder aan de principes voor projectbeoordeling uit 1988, de principes voor programmahulp en de principes voor een nieuwe oriëntering van de technische samenwerking. Al deze principes bevatten aanbevelingen voor het gebruik van evaluatie voor de specifieke hulpinstrumenten waarop zij van toepassing zijn. De onderstaande principes vormen een algemene leidraad over de rol van evaluatie van hulp in het proces van het hulpbeheer en bevat de volgende centrale principes : - Hulpverlenende instanties moeten een evaluatiebeleid hebben met duidelijk vastgelegde richtlijnen en methoden en met een duidelijke definitie van hun rol en verantwoordelijkheid en hun plaats in de institutionele hulpstructuur. - Het evaluatieproces moet onpartijdig verlopen en onafhankelijk zijn van het proces van beleidsvorming en het leveren en beheren van de ontwikkelingshulp. - Het evaluatieproces moet zo open mogelijk verlopen en de resultaten moeten ruim beschikbaar worden gesteld. - Evaluaties hebben alleen zin als er iets mee gebeurt. Het is van essentieel belang dat zij worden teruggekoppeld naar de beleidsmakers en naar het uitvoerend personeel. - Zowel een partnerschap met de ontvangers als een samenwerking tussen donoren zijn noodzakelijk; zij kunnen bijdragen tot de institutionele opbouw in de ontvangende landen en tot een coördinatie van de hulp, en bovendien de administratieve belasting van de ontvangers verminderen. - De evaluatie van de hulp en de vereisten daartoe moeten van bij het begin een integraal onderdeel vormen van de planning van de hulp. Een duidelijke identificatie van de doelstellingen die een hulpactiviteit moet bereiken is een noodzakelijke vereiste voor een objectieve evaluatie.

Definitie 5. De evaluatie is een zo systematisch en objectief mogelijke beoordeling van een lopend of afgesloten project, programma of beleid, alsook het ontwerp, de uitvoering en de resultaten ervan.Het doel bestaat erin de relevantie en de realisatie van de doelstellingen, de ontwikkelingsefficiëntie, de doeltreffendheid, de impact en de duurzaamheid te bepalen. Een evaluatie moet informatie opleveren die geloofwaardig en bruikbaar is, en die het mogelijk maakt de lessen die zijn getrokken mee op te nemen in het besluitvormingsproces van zowel de ontvangers als de donors.

II. Doel van de evaluatie 6. De hoofddoelstellingen van een evaluatie zijn : - het toekomstig hulpbeleid, de toekomstige programma's en projecten te verbeteren door een terugkoppeling van de geleerde lessen; - een basis te bieden voor aansprakelijkheid, onder andere ook door informatie te verstrekken aan het publiek. 7. Het evalueren van zowel mislukkingen als successen levert waardevolle informatie op die, indien zij op de juiste manier wordt teruggekoppeld, kan leiden tot een verbetering van de toekomstige hulpprogramma's en -projecten.De middelen die ter beschikking staan voor ontwikkeling, zijn schaars in vergelijking met de noden, en de betrokkenen in de donor- en de ontvangende landen moeten maximaal gebruik kunnen maken van de opgedane ervaringen om de inzet van de middelen te optimaliseren. 8. De hier aangehaalde notie van aansprakelijkheid ('accountability') heeft betrekking op de ontwikkelingsresultaten en de impact van de ontwikkelingshulp.Zij is verschillend van de notie aansprakelijkheid ('accountability') voor het gebruik van overheidsmiddelen in boekhoudkundige en wettelijke zin, waarvoor de verantwoordelijkheid gewoonlijk wordt toevertrouwd aan een auditbureau. Zowel in de donor- als in de ontvangende landen moet er informatie over de resultaten van de ontwikkelingshulp worden verstrekt aan de bevolking en aan de leiders. 9. Een belangrijk doel van de evaluatie bestaat erin de beleidsmakers te wijzen op factoren die het succes van de ontwikkelingshulp beperken ten gevolge van tekortkomingen in het beleid of starheid vanwege de donor of de ontvanger, onvoldoende coördinatie en tekorten van andere activiteiten zoals openbare aanbestedingen.10. Evaluatie bevordert de dialoog en verbetert de samenwerking tussen de deelnemers aan het ontwikkelingsproces door de wederzijdse uitwisseling van ervaringen op alle niveaus. III. Onpartijdigheid en onafhankelijkheid 11. Het evaluatieproces moet onpartijdig en onafhankelijk werken van het proces van beleidsvorming, het leveren en het beheer van de ontwikkelingshulp.12. Onpartijdigheid draagt bij tot de geloofwaardigheid van de evaluatie en het vermijden van vooroordelen in de bevindingen, analyses en conclusies.Onafhankelijkheid verschaft de evaluatie legitimiteit en vermindert de kans op belangenconflicten die zouden kunnen ontstaan wanneer de beleidsmakers en de beheerders alleen verantwoordelijk zouden zijn voor de evaluatie van hun eigen activiteiten. 13. De vereiste van onpartijdigheid en onafhankelijkheid is van toepassing in alle fasen van het evaluatieproces, dus ook bij de planning van het evaluatieprogramma, de formulering van de referentietermen en de selectie en de goedkeuring van de evaluatieteams.De onafhankelijkheid van de evaluatie kan verder worden bevorderd wanneer er rapporten worden afgeleverd die op naam staan van de auteurs. 14. De institutionele structuur voor het uitvoeren van de evaluatie is van cruciaal belang om te komen tot een doeltreffend evaluatieproces. De organisatorische aspecten moeten tegemoet komen aan drie vereisten : het ontwikkelen van een beleid en een aantal richtlijnen voor de evaluatie; het verzekeren van onpartijdigheid en onafhankelijkheid : het leggen van een verband tussen de bevindingen van de evaluatie en toekomstige activiteiten. 15. Dikwijls hebben sommige organisatievormen de neiging meer aandacht te besteden aan één van de bovenstaande vereisten ten koste van de andere;zo kan het garanderen van de onafhankelijkheid van het proces ertoe leiden dat er minder mogelijkheden zijn om een sterk verband te leggen tussen de bevindingen van de evaluatie en de besluitvorming. Er dient gestreefd te worden naar een optimale oplossing waarbij een evenwicht ontstaat tussen al deze vereisten. 16. Onpartijdigheid en onafhankelijkheid kunnen het best worden bereikt door de evaluatiefunctie te scheiden van de taak van het lijndepartement dat verantwoordelijk is voor het plannen en uitvoeren van de ontwikkelingshulp.Dit is mogelijk door een centrale eenheid verantwoordelijk te stellen voor de rechtstreekse verslaggeving over de evaluatie aan de minister of het hoofd van de hulpadministratie of aan een raad van directeuren of bestuurders van de instelling. Wanneer bepaalde evaluatiefuncties verbonden zijn met de uitvoering, moet verslag worden uitgebracht aan een centrale eenheid of aan een voldoende hoog bestuurlijk niveau of aan een beheersniveau dat verantwoordelijk is voor beslissingen over programma's. In dit geval moeten alle mogelijke inspanningen worden geleverd om te vermijden dat het evaluatieproces en de resultaten ervan in het gedrang komen.

Ongeacht de gekozen aanpak moeten de organisatorische schikkingen en procedures het leggen van verbanden tussen de bevindingen van de evaluatie en de planning en de beleidsvorming vergemakkelijken. 17. Hulporganismen moeten een beleid hebben inzake evaluatie dat de bovenstaande punten behandelt en dat ook voldoende openheid van het evaluatieproces garandeert, zoals onder andere de verspreiding van de evaluatieresultaten. IV. Geloofwaardigheid 18. De geloofwaardigheid van de evaluatie is afhankelijk van de deskundigheid en de onafhankelijkheid van de evaluatoren en van de mate waarin het evaluatieproces doorzichtig is.Voor de geloofwaardigheid moet de evaluatie zowel successen als mislukkingen melden. De ontvangende landen moeten, in het algemeen, volledig meewerken aan de evaluatie om de geloofwaardigheid en de betrokkenheid te bevorderen. 19. Hulporganismen hebben nood aan een kritische massa van professioneel evaluatiepersoneel om voldoende deskundigheid te kunnen opbouwen op de verschillende actieterreinen en om de geloofwaardigheid van het proces te verzekeren.20. De transparantie van het evaluatieproces is van cruciaal belang voor de geloofwaardigheid en de legitimiteit ervan.Om de transparantie te verzekeren : - moet het evaluatieproces in zijn geheel zo open mogelijk zijn en moeten de resultaten ruim beschikbaar worden gesteld; - moeten de evaluatieverslagen een onderscheid maken tussen bevindingen en aanbevelingen. Essentiële informatie die de bevindingen ondersteunt moet worden opgenomen op een manier die de bronnen niet compromitteert.

V. Bruikbaarheid 21. Om een impact te hebben op de besluitvorming moeten de bevindingen van evaluaties worden beschouwd als relevant en bruikbaar en op een duidelijke en beknopte manier worden voorgesteld.Zij moeten volledig de verschillende belangen en behoeften weerspiegelen van de vele partijen die betrokken zijn bij de ontwikkelingssamenwerking. Ook een grote toegankelijkheid is van cruciaal belang voor de bruikbaarheid.

Het evaluatieproces zelf bevordert een verdere verduidelijking van de doelstellingen, verbetert de communicatie, verbetert een leerproces, en legt de basis voor opvolging. 22. Evaluaties moeten tijdig gebeuren.Dat wil zeggen dat zij beschikbaar moeten zijn op een moment dat geschikt is voor het proces van besluitvorming. Dit wijst erop dat de evaluatie een belangrijke rol moet spelen tijdens de verschillende stadia van de uitvoering van een project of programma en niet alleen als een ex-postoefening mag worden uitgevoerd. Opvolging van de activiteiten in uitvoering is de verantwoordelijkheid van de operationele staf. Voorzieningen voor opvolging ('monitoring') door onafhankelijke evaluatoren binnen het uitvoeringsplan zijn een belangrijke aanvulling bij regelmatige monitoring.

VI. Deelname van donoren en partners 23. In overeenstemming met de bovenvermelde principes van partnerschap, moeten, zoveel mogelijk, zowel de donoren als de partners bij het evaluatieproces worden betrokken.Aangezien de bevindingen van de evaluatie van belang zijn voor beide partijen, moeten de referentietermen voor de evaluatie ook betrekking hebben op punten die belangrijk zijn voor elke partner en moet de evaluatie hun mening weergeven inzake de doeltreffendheid en de impact van de betrokken activiteiten. Het principe van onpartijdigheid en onafhankelijkheid tijdens de evaluatie moet in dezelfde mate gelden voor ontvangers als voor donoren. Betrokkenheid en onpartijdigheid bevorderen de kwaliteit van de evaluatie, en dat heeft op zijn beurt belangrijke gevolgen voor de duurzaamheid op lange termijn, aangezien de partners de enige verantwoordelijken zijn na het vertrek van de donor. 24. Het standpunt en de deskundigheid van de betrokken groepen moet een integraal onderdeel uitmaken van de evaluatie, telkens wanneer dat aangewezen is.25. Het laten participeren van alle betrokken partijen biedt de mogelijkheid om al doende te leren en zal ook de vaardigheden en bevoegdheden in de ontvangende landen versterken.Dat is een belangrijke doelstelling die ook moet worden bevorderd via opleiding en andere ondersteuning op het vlak van institutionele en bestuurlijke ontwikkeling.

VII. Samenwerking tussen donoren 26. De samenwerking tussen donoren is noodzakelijk om van elkaar te leren en om duplicatie te vermijden.De samenwerking tussen donoren dient te worden aangemoedigd bij het opstellen van evaluatiemethoden, het uitwisselen van verslagen en informatie en het verbeteren van de toegang tot de bevindingen van de evaluatie. Gezamenlijke evaluaties door donoren moeten worden bevorderd om te komen tot een beter begrip van de procedures en benaderingswijzen die de andere donoren gebruiken en om de administratieve belasting op de partners te verminderen. Om de planning van gezamenlijke evaluaties te vergemakkelijken, moeten donoren systematisch en tijdig voor de feitelijke uitvoering ervan hun evaluatieplannen uitwisselen.

VIII. Programmering van de evaluatie 27. Het hulporganisme moet een algemeen plan opstellen voor de evaluatie hulpactiviteiten.Bij het opstellen van dit plan moeten de verschillende te evalueren activiteiten worden opgedeeld in aangepaste categorieën. Vervolgens moeten er prioriteiten worden bepaald voor de evaluatie van de categorieën en moet er ook een tijdschema worden opgesteld. 28. Deze categorieën moeten beantwoorden aan de verschillende terreinen van de ontwikkelingshulp.De meeste evaluaties zullen wellicht georganiseerd worden op het institutioneel of op het projectniveau. Het is evenwel onwaarschijnlijk dat deze evaluaties alleen volstaan omwille van de specifieke aard van de bevindingen niet om tegemoet te komen aan alle evaluatienoden. Vaak is een evaluatie nodig op een ruimere schaal en is het ook nodig evaluatieresultaten samen te voegen. Het programmeren van evaluaties moet rekening houden met de speciale vragen van het senior management en beleidsmakers en de studies van de geleerde lessen samenvatten. 29. Er is een zekere evaluatiebekwaamheid vereist nodig om een breed spectrum van onderwerpen te kunnen evalueren : beleids-, programma- en projectactiviteiten, maar ook sectoren, thema's en transsectorale onderwerpen.Bovendien moeten evaluaties ook de procedures van de organisatie en beheerskwesties bekijken. 30. Om bestuurlijke en financiële redenen is het nodig prioriteiten in de evaluaties vast te leggen.Het evaluatieplan moet ook een tijdschema bevatten. De gebruikers van de resultaten van de evaluatie dienen te worden betrokken bij de beslissingen over de organisatie van de evaluatieactiviteiten en het tijdschema, zodat rekening kan worden gehouden met hun noden. Het evaluatieplan vereist de steun en de goedkeuring van het senior management. 31. Hulporganismen die nog geen richtlijnen of normen voor het evaluatieproces hebben opgesteld, zouden dit moeten doen.Die zouden als leidraad moeten dienen en de minimumvereisten vastleggen voor het uitvoeren van evaluaties en voor de verslaggeving.

IX. Ontwerp en uitvoering van evaluaties 32. Elke evaluatie moet worden gepland en er moeten referentietermen voor worden opgesteld, met de bedoeling : i.het doel en de reikwijdte van de evaluatie te bepalen, met onder andere ook een omschrijving van de ontvangers van de bevindingen; ii. de methoden te beschrijven die tijdens de evaluatie moeten worden gebruikt; iii. de normen te identificeren die aangewend worden voor het beoordelen van de performantie van het project/programma; iv. de middelen en de tijd te bepalen die nodig zijn om de evaluatie af te ronden. 33. Het doel van de evaluatie moet worden uitgelegd, namelijk bij te dragen tot een verbetering van het beleid, de procedures en technieken van de hulp of het overwegen van een voortzetting of stopzetting van specifieke lopende activiteiten.34. Een evaluatie moet de activiteit definiëren die wordt geëvalueerd, namelijk projecten, instellingen, sectoren of programma's en moet informatie bevatten over de achtergrond, de doelstellingen, de activiteiten, de uitgaven, de verwachte impact en gevolgen.35. Het is van essentieel belang de vragen te bepalen die in de evaluatie aan bod zullen komen - deze worden vaak de thema's ('issues') van de evaluatie genoemd.De thema's moeten een gemakkelijk te hanteren kader bieden voor het evaluatieproces en de basis vormen voor een pakket duidelijke conclusies en aanbevelingen. Hier volgt een aantal hoofdgroepen van evaluatiethema's : - Rationale. Is de activiteit zinvol ? Zijn de doelstellingen relevant en verwezenlijkbaar ? Moeten er alternatieve doelstellingen worden overwogen ? - Realisatie van doelstellingen. Een evaluatie is heel moeilijk tenzij de doelstellingen die het geëvalueerde project/programma moest bereiken heel duidelijk zijn bepaald en er afspraken zijn gemaakt over het project en operationele plannen en regelingen zijn opgesteld voor het verkrijgen van relevante base-line gegevens. In welke mate zijn de oorspronkelijke doelstellingen bereikt ? Of worden ze waarschijnlijk bereikt ? Wat waren de belangrijkste factoren die een invloed hebben gehad op het bereiken of niet bereiken van de doelstellingen ? Indien de doelstellingen niet duidelijk genoeg zouden zijn geformuleerd voor een evaluatie van het bereiken van de doelstellingen, dan moet toch worden geprobeerd de impact en de effecten van de uitgevoerde activiteiten te beoordelen. - Impact en effecten. Wat is er gebeurd als een gevolg van het project/programma ? Dit heeft niet alleen betrekking op de rechtstreekse output, maar - heel belangrijk - op de fundamentele impact en effecten op de sociale, economische, ecologische en andere ontwikkelingsindicatoren die uit de activiteit voortkomen. Het onderzoek moet zowel betrekking hebben op voorgenomen als niet voorgenomen resultaten en moet ook de positieve en negatieve impact van externe factoren verklaren, zoals veranderingen in het basisbeleid, of de algemene economische en politieke omstandigheden. 36. Deze vragen worden gesteld om te garanderen dat de evaluator de informatie kan beoordelen en conclusies en aanbevelingen kan formuleren met betrekking tot : - De algemene resultaten.Hoe succesvol is de operatie geweest ? Waarom ? Verantwoorden de impact en de effecten de kosten ? Zijn de doelstellingen bereikt binnen de vooropgestelde termijn en binnen het budget ? Zijn er belangrijke tekortkomingen geweest ? Zijn belangrijke zaken verwezenlijkt ? - Duurzaamheid. De vraag of realisaties duurzaam zijn op langere termijn is van doorslaggevend belang. - Alternatieven. Zijn er betere manieren om de resultaten te bereiken? - Geleerde lessen. Welke algemene lessen zijn er te trekken, die nuttig kunnen zijn voor het opstarten van toekomstige programma's ? 37. Deze fase moet ook de methoden en technieken bepalen die moeten worden gebruikt om de geïdentificeerde onderwerpen te behandelen.Door de aard van de ontwikkelingshulp zal een evaluatie in de meeste gevallen een combinatie vergen van kwantitatieve en kwalitatieve technieken. De methodes die bij de beoordeling van een activiteit worden gebruikt, moeten over het algemeen ook worden gebruikt bij de ex-postevaluatie. 38. In vele gevallen is het moeilijk duidelijk de verantwoordelijkheid voor de outcome vast te stellen, omdat externe redenen wel of niet van doorslaggevend belang zijn en vanuit methodologisch standpunt niet te onderscheiden zijn.Hoewel moet worden toegegeven dat het evaluatieproces een complex gebeuren is, moet toch worden geprobeerd oorzakelijke verbanden te leggen.

X. Verslaggeving, verspreiding en feedback 39. De verslaggeving over een evaluatie moet duidelijk zijn, zoveel mogelijk vrij van technische taal en de volgende elementen omvatten : een samenvatting van het uitgevoerde werk;een profiel van de geëvalueerde activiteit; een beschrijving van de gebruikte evaluatiemethoden; de belangrijkste bevindingen; de lessen die zijn geleerd; de conclusies en aanbevelingen (die los kunnen staan van het verslag zelf). 40. De bevindingen en conclusies van de evaluatie zijn de antwoorden op de vragen die voor de evaluatie zijn gesteld en geselecteerd.De getrokken lessen en de aanbevelingen leggen een verband tussen de resultaten van de evaluatie en de toekomstige ontwikkeling van het beleid en programma's. 41. Een systematische verspreiding is noodzakelijk om te komen tot een verbeterde planning en uitvoering van activiteiten inzake ontwikkelingshulp.De evaluatieresultaten kunnen op verschillende manieren worden verspreid, los van het evaluatieverslag zelf, b.v. via jaarverslagen met een synthese van de bevindingen; uittreksels/samenvattingen met een overzicht van de bevindingen. 42. De feedback is een essentieel onderdeel van het evaluatieproces omdat die een verband legt tussen voorbije en toekomstige activiteiten.Om ervoor te zorgen dat de resultaten van een evaluatie worden gebruikt bij het uitstippelen van toekomstige beleidslijnen en programma's moeten er mechanismen voor terugkoppeling worden ingebouwd, waarbij alle belanghebbenden betrokken worden. Die moeten onder andere maatregelen voorzien zoals een evaluatiecommissie, seminars en workshops, geautomatiseerde systemen, verslaggeving en procedures voor de opvolging. Ook informele middelen zoals netwerking en interne communicatie maken de verspreiding van ideeën en informatie mogelijk. Om doeltreffend te zijn vereist de feedback ook personeel en budgettaire middelen, en ook de ondersteuning van het hoofdbestuur en de andere betrokkenen. 43. De verspreiding en de feedback moeten een voortdurend en dynamisch onderdeel vormen van het evaluatieproces. XI. Toepassing van deze principes en opvolging 44. De DAC-leden gaan ermee akkoord : i.hun evaluatiebeleid en -procedures te herzien in het licht van de bovenstaande principes en die indien nodig aan te passen; ii. hun evaluatiebeleid en -procedures te herzien als onderdeel van de DAC-reviews en andere relevant werk in het kader van het DAC; iii. deze principes onder de aandacht te brengen van hun partners in de ontwikkelingslanden als een code voor een goede evaluatiepraktijk die moet worden gevolgd telkens wanneer dat mogelijk is.

Gezien om te worden gevoegd bij ons Besluit van 25 februari 2010.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Buitenlandse Zaken, S. VANACKERE De Minister van Ontwikkelingssamenwerking, Ch. MICHEL