17 SEPTEMBER 2020. - Koninklijk besluit tot goedkeuring van het gewijzigde huishoudelijk reglement van de Raad van Bestuur van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen

FILIP, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de wet van 16 december 2002Relevante gevonden documenten type wet prom. 16/12/2002 pub. 31/12/2002 numac 2002013438 bron ministerie van tewerkstelling en arbeid Wet houdende oprichting van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen sluiten houdende de oprichting van een Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen;

Gelet op het koninklijk besluit van 19 maart 2003Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 19/03/2003 pub. 31/03/2003 numac 2003012137 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit tot vaststelling van het organieke statuut van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen sluiten tot vaststelling van het organieke statuut van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen, inzonderheid op artikel 4;

Overwegende dat de Raad van Bestuur van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen in zijn vergadering van 1 juli 2020 het bijgevoegde huishoudelijk reglement heeft goedgekeurd ;

Op de voordracht van de Minister van Gelijke Kansen, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.Het als bijlage bij dit besluit gevoegde aangepaste huishoudelijk reglement van de Raad van Bestuur van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen wordt goedgekeurd.

Art. 2.Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 2 juli 2020.

Art. 3.De minister bevoegd voor Gelijke kansen is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 17 september 2020.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Gelijke kansen, N. MUYLLE

Huishoudelijk reglement van de Raad van Bestuur van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen Artikel 1. § 1. De werkzaamheden van de Raad van Bestuur, hierna genoemd `de Raad', van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen, hierna genoemd `het Instituut', worden geleid door de voorzitter of voorzitster. § 2. In geval van afwezigheid van de voorzitter of voorzitster wordt het voorzitterschap uitgeoefend door de ondervoorzitter of de ondervoorzitster. Is ook de ondervoorzitster of ondervoorzitter afwezig of belet, dan wordt het voorzitterschap uitgeoefend door het oudste aanwezige effectieve lid.

Artikel 2. § 1. De Raad vergadert ten minste acht maal per jaar op bijeenroeping door de voorzitter of de voorzitster. Hij komt tevens samen op verzoek van ten minste drie effectieve leden van de Raad.

Indien dit initiatief uitgaat van ten minste drie leden, dan richten dezen daartoe een schriftelijke vraag tot de voorzitter of de voorzitster met omschrijving en verantwoording van het (de) voorgestelde agendapunt(en). § 2. Behoudens spoedeisende gevallen worden de uitnodigingen ten minste vijf kalenderdagen voor de vergadering, de dag van de verzending en de dag van de vergadering niet inbegrepen, door het secretariaat van de Raad verzonden. § 3. De Raad van bestuur wordt per e-mail bijeengeroepen door de voorzitter/voorzitster van de Raad. Behoudens dringende en onvoorziene gevallen, gebeurt de bijeenroeping zeven kalenderdagen voor de vastgestelde datum van de vergadering. De uitnodigingen vermelden de plaats, de dag, het uur en de agenda van de vergadering. De voorbereidende stukken worden behoudens in spoedeisende gevallen bijgevoegd.

Artikel 3. § 1. De agenda van de Raad wordt door de voorzitter of de voorzitster op voorstel van de directie vastgesteld. § 2. De agenda omvat minstens: 1° de goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering;2° elk punt dat door ten minste één lid wordt voorgesteld en dat ten minste 10 kalenderdagen vóór de vergadering waarop hij (zij) het wenst(en) behandeld te zien, werd ingediend;3° ambtshalve, elk punt dat door de Minister die het beleid van de gelijkheid van vrouwen en mannen onder zijn of haar bevoegdheden heeft of de Regeringscommissaris wordt voorgesteld. § 3. Daarenboven kan de Raad op vraag van twee derden van de aanwezige leden beslissen een punt, dat er niet op voorkomt, aan de agenda toe te voegen. § 4. De Raad keurt vóór 1 mei de rekeningen van het voorbije jaar goed en maakt voor 1 november de begroting voor het volgend jaar op. § 5. De Raad keurt het jaarverslag dat voorbereid wordt door de directie van het Instituut goed en zend het naar de bevoegde Minister/staatssecretaris. § 6. De Raad beraadslaagt jaarlijks over het algemene beleid van het Instituut waarvan hij de opvolging verzekert.

Artikel 4.De Raad kan voor bepaalde punten bevoegde personen wier aanwezigheid of advies gewenst is, uitnodigen.

Artikel 5.De Raad neemt zijn beslissingen bij handopsteken. Er wordt evenwel tot een geheime stemming overgegaan: 1° op verzoek van de voorzitter of de voorzitster of van ten minste tweederde van de aanwezige leden;2° bij het nemen van beslissingen over personen, met name over personeelsleden van het Instituut. Artikel 5bis De beslissingen worden genomen bij meerderheid van de stemmen uitgebracht door de aanwezige of vertegenwoordigde leden.

De onthoudingen en de blanco stemmen worden niet beschouwd als zijnde uitgebrachte stemmen.

Indien noch het effectieve lid, noch het plaatsvervangende lid kunnen aanwezig zijn, kunnen de stemgerechtigde leden, zich laten vertegenwoordigen, door middel van een volmacht, door een ander stemgerechtigd lid. Niemand mag drager zijn van meer dan één volmacht.

Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter(ster) of van de ondervoorzitter(ster) die hem of haar vervangt doorslaggevend.

Ten einde tot een geldige beraadslaging te komen dienen echter minstens zes stemgerechtigde leden aanwezig te zijn.

Indien de Raad van Bestuur dit aantal niet bereikt zal een nieuwe vergadering worden bijeengeroepen binnen de maand en geldig kunnen beraadslagen en stemmen over hetzelfde onderwerp en dit ongeacht het aantal aanwezige leden.

Indien door uitzonderlijke omstandigheden de vergadering niet fysiek kan doorgaan wordt overgegaan tot een beraadslaging via de schriftelijke procedure (via e-mail) en via een video conferentie. De leden van de Raad reageren schriftelijk (via e-mail) over de beslissingspunten.

Artikel 6. § 1. Het secretariaat van de Raad wordt verzekerd door de leden van het personeel van het Instituut die daartoe worden aangeduid door de Raad van Bestuur op voorstel van de directie van het Instituut. § 2. Het secretariaat stelt de notulen van de vergadering op, die worden ondertekend door de voorzitter of de voorzitster.

De notulen bevatten een samenvatting van de besprekingen en de weergave van de beslissingen.

Het ontwerp van de notulen wordt aan de leden en aan de regeringscommissaris meegedeeld. Het wordt tijdens de eerstvolgende vergadering aan de Raad ter goedkeuring voorgelegd.

Een afschrift van de notulen wordt verzonden aan de Minister/staatssecretaris die het beleid van de gelijkheid van vrouwen en mannen onder zijn of haar bevoegdheden heeft.

Artikel 7.De leden van de Raad en alle personen die deelnemen aan de vergaderingen van de Raad zijn gehouden tot discretie inzake inlichtingen aangaande natuurlijke personen en rechtspersonen, zowel van publiek als privaat recht, waarover zij in de loop van deze vergaderingen kennis hebben gekregen. De bestuurders ontvangen de documenten/informatie ten vertrouwelijke titel. De documenten/informatie worden niet verder verspreid zonder de uitdrukkelijke goedkeuring van de voorzitter/voorzitster.

Gezien om te worden gevoegd bij Ons besluit van 17 september 2020 betreffende de goedkeuring van het gewijzigde huishoudelijk reglement van de Raad van Bestuur van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Gelijke kansen, N. MUYLLE .