17 FEBRUARI 2003. - Koninklijk besluit houdende de oprichting van een dienst « Bijzondere Evaluatie van de Internationale Samenwerking »

ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de artikelen 37 en 107 van de Grondwet;

Gelet op artikel 5 van de wet van 25 mei 1999 betreffende de Belgische Internationale Samenwerking;

Gelet op het koninklijk besluit van 4 mei 1999 tot benoeming van een « Bijzonder Evaluator van de Internationale Samenwerking » bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Internationale Samenwerking en tot vaststelling van zijn administratief en geldelijk statuut;

Gelet op het advies van de Inspecteur van Financiën, gegeven op 29 oktober 2002;

Gelet op de akkoordbevinding van onze Minister van Begroting van 28 november 2002 en 8 januari 2002;

Gelet op de akkoordbevinding van onze Minister van Ambtenarenzaken van 28 november 2002;

Gelet op het protocol nr. 115/1, van het Sectorcomité I, gegeven op 17 december 2002;

Gelet op de beraadslaging van de Ministerraad op aanvraag tot advies door de Raad van State binnen de termijn van één maand;

Gelet op advies nr. 34.713/4 van de Raad van State, gegeven op 13 februari 2003, met toepassing van artikel 84, eerste lid, 1°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Overwegende dat de Bijzondere Commissie van de Kamer van volksvertegenwoordigers belast met de opvolging van de problemen van het Algemeen Bestuur van Ontwikkelingssamenwerking heeft aanbevolen een externe evaluator te belasten met de sturing en begeleiding van de externe evaluatieopdrachten;

Overwegende dat deze externe evaluatie verschilt van de dienst « interne audit », zowel wat opdrachten als werkwijze betreft;

Overwegende dat het koninklijk besluit van 4 mei 1999 tot benoeming van een « Bijzonder Evaluator van de Internationale Samenwerking » bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Internationale Samenwerking en tot vaststelling van zijn administratief en geldelijk statuut uitvoering gaf aan deze parlementaire aanbeveling;

Overwegende dat het Rekenhof evenwel vaststelde dat deze werving zoals bepaald in het voornoemd koninklijk besluit had plaatsgevonden zonder naleving van de voorschriften, neergelegd in de artikelen 1 tot en met 5 en 16 van de wet van 22 juli 1993 houdende bepaalde maatregelen inzake ambtenaren;

Dat het koninklijk besluit moet worden opgeheven;

Dat ook het wettelijk kader wijzigde en artikel 5 van de wet van 25 mei 1999 betreffende de Belgische Internationale Samenwerking de Koning de mogelijkheid geeft de instrumenten vast te leggen welke nodig zijn om de externe evaluatie te verzekeren;

Overwegende anderzijds dat het Ontwikkelingscomité van de OESO het normatieve kader biedt voor evaluatiemethoden inzake officiële ontwikkelingsuitgaven, en aanbeveelt om een interne evaluatiefunctie te creëren binnen de Directie-Generaal Internationale Samenwerking (DGIS) die in staat moet zijn om met de dienst « Bijzondere Evaluatie » samen te werken in respect voor de verschillende rollen en verantwoordelijkheden, om zo bij te dragen tot een echte resultaatgerichte cultuur;

Op de voordracht van Onze Minister van Buitenlandse Zaken en van Onze Staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking en op het advies van Onze in Raad vergaderde Ministers, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.Er wordt een dienst « Bijzondere Evaluatie van de Internationale Samenwerking » opgericht bij de Federale Overheidsdienst van Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, verder genoemd dienst « Bijzondere Evaluatie », die administratief ondergeschikt is aan de Voorzitter van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

Art. 2.§ 1. De dienst « Bijzondere Evaluatie » wordt belast met volgende taken : 1° het plannen en uitvoeren, van gerichte evaluaties die betrekking kunnen hebben op alle activiteiten van de federale Staat die door het Comité voor Ontwikkelingshulp van de OESO erkend worden als officiële ontwikkelingshulp. Deze evaluaties kunnen betrekking hebben op de ontwikkelingsrelevantie, de realisatiegraad, de doelmatigheid, de doeltreffendheid, de wettigheid, de regelmatigheid, de impact, de duurzaamheid en de verantwoording van de samenwerkingswijze voor deze activiteiten, zowel tijdens de uitvoering als na de voltooiing; 2° het bevorderen van de kwaliteit van het interne evaluatiewerk;3° het ontwikkelen van optimaal bruikbare evaluatieresultaten die ertoe strekken de samenwerkingsactiviteiten en het beleid inzake ontwikkelingssamenwerking te verbeteren, zowel voor de Belgische gouvernementele en niet-gouvernementele actoren, de internationale organisaties als voor de partnerlanden;4° het deelnemen aan internationale evaluatie-initiatieven met het oog op het evalueren van de realisatie van de millenniumdoelstellingen inzake armoedebestrijding en het terugkoppelen van nieuwe inzichten. § 2. Onverminderd de bepalingen van dit besluit zal de dienst « Bijzondere Evaluatie » zijn opdrachten uitvoeren conform aan de « DAC Principles for Evaluation of Development Assistance », die als het charter van de dienst « Bijzondere Evaluatie » bij dit besluit wordt gevoegd. Hij concipieert en voert de evaluaties uit in nauwe samenwerking met de betrokken partijen met inbegrip van de partnerlanden.

De dienst « Bijzondere Evaluatie » voert zijn opdrachten uit met toepassing van het koninklijk besluit van 16 november 1994 betreffende de administratieve en begrotingscontrole. § 3. Met het oog op het uitvoeren van zijn opdrachten zal de dienst « Bijzondere Evaluatie » jaarlijks, voor 30 september, in overleg met de betrokken overheidsdiensten, publiekrechtelijke of privaatrechtelijke maatschappijen, groeperingen, verenigingen of instellingen en niet-gouvernementele organisaties, een programma opstellen van de prioriteiten en de activiteiten uit te voeren tijdens het volgende jaar. Het jaarprogramma wordt in zijn geheel voorgelegd aan het advies van de Inspectie van Financiën. § 4. Naast de activiteiten die deel uitmaken van het in artikel 1, § 3, genoemde jaarprogramma kan de dienst « Bijzondere Evaluatie », op eigen initiatief of op verzoek van de Ministerraad gerichte evaluatieopdrachten uitvoeren of laten uitvoeren.

Art. 3.§ 1. De dienst « Bijzondere Evaluatie » wordt geleid door een Bijzonder Evaluator die door Ons wordt aangewezen bij een in Ministerraad overlegd koninklijk besluit voor een hernieuwbaar mandaat van zes jaar op voorstel van het Regeringslid tot wiens bevoegdheid Ontwikkelingssamenwerking behoort en de Minister van Buitenlandse Zaken.

De Bijzonder Evaluator kan enkel afgezet worden middels een in Ministerraad overlegd koninklijk besluit op voorstel van het Regeringslid tot wiens bevoegdheid Ontwikkelingssamenwerking behoort en van de Minister van Buitenlandse Zaken omwille van ernstige tekortkomingen bij het uitvoeren van zijn taken zoals bepaald in artikel 2. § 2. Om aangewezen te kunnen worden als Bijzonder Evaluator moet de kandidaat met mandaat : 1° Belg zijn;2° een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;3° houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot een betrekking op niveau 1 binnen de rijksbesturen;4° blijk geven van een ervaring van minstens vijf jaar in de ontwikkelingssamenwerking en minstens twee jaar in de evaluatie;5° de burgerlijke en politieke rechten genieten;6° aan de dienstplichtwetten voldaan hebben. De vacature wordt bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad .

Deze oproep nodigt de kandidaten uit om hun aanspraken kenbaar te maken en legt de termijn vast binnen dewelke de kandidaturen dienen neergelegd te worden. § 3. Onder voorbehoud van de bepalingen die inzake sociale zekerheid van toepassing zijn op de niet-vastbenoemde personeelsleden, zijn de bepalingen tot regeling van het administratief statuut van het rijkspersoneel van toepassing op de Bijzonder Evaluator, met uitzondering echter van de bepalingen inzake evaluatie, loopbaan en werving.

Indien de Bijzonder Evaluator een ambtenaar is van het federaal administratief openbaar ambt, wordt hij ambtshalve in verlof voor opdracht geplaatst. Het karakter van algemeen belang wordt van rechtswege erkend voor deze opdracht. § 4. De bepalingen die de bezoldigingsregeling regelen van het personeel van de federale overheidsdiensten zijn van toepassing voor de Bijzonder Evaluator.

Het loon van de Bijzonder Evaluator wordt vastgesteld in de weddenschaal 15 A. § 5. Inzake toelagen en vergoedingen zijn volgende besluiten van toepassing op de Bijzonder Evaluator : 1° koninklijk besluit van 24 december 1964 tot vaststelling van de vergoedingen wegens verblijfskosten toegekend aan de personeels-leden van de federale overheidsdiensten;2° koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten;3° koninklijk besluit van 26 maart 1965 houdende de algemene regeling van de vergoedingen en toelagen van alle aard toegekend aan het personeel van de federale overheidsdiensten;4° koninklijk besluit van 26 maart 1965 betreffende de kinderbijslag toegekend aan sommige categorieën van het door de Staat bezoldigd personeel;5° koninklijk besluit van 21 mei 1965 tot regeling van de toekenning van een vergoeding wegens begrafeniskosten in geval van overlijden van een lid van het personeel van de federale overheidsdiensten;6° koninklijk besluit van 30 januari 1979 betreffende de toekenning van een vakantiegeld aan het personeel van 's Lands algemeen bestuur;7° koninklijk besluit van 23 oktober 1979 houdende toekenning van een eindejaarstoelage aan sommige titularissen van een ten laste van de Schatkist bezoldigd ambt. § 6. De Bijzonder Evaluator wordt belast met de dagelijkse leiding van de dienst. Hij stuurt en begeleidt de onder artikel 2 vernoemde opdrachten en waakt over de objectieve en onpartijdige uitvoering ervan.

De Bijzonder Evaluator kan, tijdens de periode van zijn tewerkstelling in het kader van dit besluit, geen mandaat bekleden bij een directe of indirecte partner van de Belgische Ontwikkelingssamenwerking. § 7. De Bijzonder Evaluator kan, tijdens de periode van tewerkstelling in het kader van dit besluit : 1° geen verlof krijgen om zich kandidaat te stellen voor verkiezingen van de federale wetgevende kamers, van de gewest- en gemeenschapsraden of van de provincieraden of om een ambt uit te oefenen in een cel beleidsvoorbereiding of het kabinet van een minister of een staatssecretaris of in het kabinet van de voorzitter of van een lid van de regering van een Gemeenschap, van een Gewest, van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie of van het College van de Franse Gemeenschapscommissie;2° geen verloven krijgen zoals bedoeld in het koninklijk besluit van 12 augustus 1993 betreffende het verlof toegekend aan bepaalde, ter beschikking van de Koning of de Prinsen en Prinsessen van België gestelde personeelsleden van de rijksdiensten en in het koninklijk besluit van 2 april 1975 betreffende het verlof dat aan sommige personeelsleden in overheidsdienst wordt verleend voor het verrichten van bepaalde prestaties ten behoeve van erkende politieke groepen, respectievelijk ten behoeve van de voorzitters van die groepen in de wetgevende vergaderingen van de Staat en van de Gemeenschappen of de Gewesten.

Art. 4.De dienst « Bijzondere Evaluatie » maakt jaarlijks vóór 31 maart een verslag over de in het afgelopen jaar uitgevoerde activiteiten over ten behoeve van het Regeringslid tot wiens bevoegdheid de Ontwikkelingssamenwerking behoort.

Na advies van het onder artikel 6 genoemde opvolgingscomité, dat verleend wordt binnen de maand na ontvangst van het verslag, beschikt dit Regeringslid over een termijn van één maand om het verslag, zijn commentaar en het advies van het opvolgingscomité aan het parlement over te maken.

Art. 5.Voor de uitvoering van zijn taken beschikt de dienst « Bijzondere Evaluatie » over het personeel van de dienst « Bijzondere Evaluatie » bedoeld in het artikel 7 van het koninklijk besluit van 3 juni 1999 houdende het organiek reglement van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

Dit personeel, evenals ieder ander personeel, dat ter beschikking zou worden gesteld door de federale overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. van de Dienst « Bijzondere Evaluatie » staat onder het gezag van de Bijzonder Evaluator.

Iedere terbeschikkingstelling gebeurt op basis van een competentieprofiel opgesteld door de Bijzondere Evaluator.

De Evaluator is de ordonnateur van de werkingskosten van de dienst « Bijzondere Evaluatie ».

Art. 6.§ 1. De dienst « Bijzondere Evaluatie » wordt bij het uitoefenen van zijn taken, overeenkomstig zijn behoeften, bijgestaan door een opvolgingscomité bestaande uit zes experts inzake ontwikkelingssamenwerking : - twee leden aangeduid door de Federale Raad Duurzame Ontwikkeling; - één lid aangeduid door de Minister van Buitenlandse Zaken; - één lid aangeduid door het Regeringslid tot wiens bevoegdheid Ontwikkelingssamenwerking behoort; - het hoofd van de cel « Interne evaluatie en resultaatsopvolging » van DGIS; - het hoofd van de dienst « Interne Audit » van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

Het opvolgingscomité stelt een intern reglement op dat de werkwijze bepaalt. § 2. Het opvolgingscomité neemt kennis van het jaarprogramma zoals vernoemd onder artikel 2, § 3, en verstrekt advies aan het Regeringslid dat de Ontwikkelingssamenwerking tot zijn bevoegdheid heeft over het verslag, vernoemd onder artikel 4. Te dien einde toetst het comité de evaluatiewerkzaamheden aan de opdrachten, omschreven in artikel 2, § 1, en het evaluatiecharter, bedoeld in artikel 2, § 2, van dit besluit. § 3. Onverminderd de adviesbevoegdheid van het opvolgingscomité vermeld in artikel 4 stelt de dienst « Bijzondere Evaluatie » het opvolgingscomité tijdens het jaar en op diens specifieke verzoek, in kennis van lopende evaluatiewerkzaamheden. § 4. Het opvolgingscomité stelt het Regeringslid tot wiens bevoegdheid de Ontwikkelingssamenwerking behoort en de Voorzitter van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking op de hoogte van gebeurlijke ernstige moeilijkheden die de dienst ondervindt bij de onafhankelijke en objectieve uitvoering van de opdrachten, zoals bepaald onder artikel 2, § 1, of met betrekking tot het naleven van het charter, zoals bedoeld in artikel 2, § 2, van dit besluit.

Art. 7.Het koninklijk besluit van 4 mei 1999 tot benoeming van een « Bijzonder Evaluator van de Internationale Samenwerking » bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Internationale Samenwerking en tot vaststelling van zijn administratief en geldelijk statuut wordt opgeheven.

Art. 8.Dit besluit treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Art. 9.Onze Minister van Buitenlandse Zaken en onze Staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking zijn, ieder voor wat hen betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 17 februari 2003.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Buitenlandse Zaken, L. MICHEL De Staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking, E. BOUTMANS

Bijlage DE DAC-PRINCIPES VOOR DE EVALUATIE VAN ONTWIKKELINGSHULP (1) I. Inleiding 1. In overeenstemming met haar algemeen mandaat om het volume en de doeltreffendheid van de hulp te verhogen, heeft het het Ontwikkelingscomité (Development Assistance Committee, DAC) een reeks beleidsprincipes opgesteld met betrekking tot de belangrijkste terreinen van de planning en het beheervan de hulp, met inbegrip van projectbeoordeling, programmahulp en technische samenwerking.De evaluatie van de hulp speelt een essentiële rol bij de inspanningen om de kwaliteit van de ontwikkelingssamenwerking te verhogen. De principes in deze tekst weerspiegelen het standpunt van de DAC-leden omtrent de belangrijkste vereisten van het evaluatieproces, op basis van het huidige beleid en de huidige praktijk en ook op de ervaringen van de donororganisaties op het vlak van evaluatie en terugkoppeling van de resultaten. 2. Ontwikkelingshulp is een oefening in coöperatief partnerschap tussen donors en partners.De ontwikkelingslanden zijn verantwoordelijk voor hun eigen ontwikkeling en de ontwikkelingshulp kan alleen ondergeschikt en complementair zijn aan de inspanningen van de ontwikkelingslanden zelf. De hulp ondersteunt activiteiten waarvoor de ontwikkelingslanden uiteindelijk zelf verantwoordelijk zijn en die zij zelf moeten toe-eigenen. Het succes van een project hangt zowel af van de acties van de donor als van de partner. Zij hebben er allebei belang bij en zijn er ook verantwoordelijk voor dat de schaarse middelen van de overheid zo optimaal mogelijk worden ingezet. Daarom moeten zij ook allebei geïnteresseerd zijn in de evaluatie, niet alleen om te komen tot een betere inzet van de middelen voor ontwikkeling door te leren uit opgedane ervaringen, maar ook omdat zij rekenschap verschuldigd zijn tegenover de politieke overheid en het ruime publiek. 3. De onderstaande principes zijn vooral opgesteld om te worden gebruikt door hulpverlenende instanties bij de evaluatie van activiteiten die met ontwikkelingshulp zijn gefinancierd.Maar zij zouden ook bruikbaar moeten zijn voor de overheden in de ontwikkelingslanden bij het opstellen van hun eigen evaluaties van hulpactiviteiten en zelfs ook voor andere overheidsprogramma's en projecten. 4. De principes hebben betrekking op de evaluatie van zowel lopende als afgesloten activiteiten.Zij zijn complementair aan eerder afgesproken DAC-principes over het beheer van de ontwikkelingshulp, en in het bijzonder aan de principes voor projectbeoordeling uit 1988, de principes voor programmahulp en de principes voor een nieuwe oriëntering van de technische samenwerking. Al deze principes bevatten aanbevelingen voor het gebruik van evaluatie voor de specifieke hulpinstrumenten waarop zij van toepassing zijn. De onderstaande principes vormen een algemene leidraad over de rol van evaluatie van hulp in het proces van het hulpbeheer en bevat de volgende centrale principes: - Hulpverlenende instanties moeten een evaluatiebeleid hebben met duidelijk vastgelegde richtlijnen en methoden en met een duidelijke definitie van hun rol en verantwoordelijkheid en hun plaats in de institutionele hulpstructuur. - Het evaluatieproces moet onpartijdig verlopen en onafhankelijk zijn van het proces van beleidsvorming en het leveren en beheren van de ontwikkelingshulp. - Het evaluatieproces moet zo open mogelijk verlopen en de resultaten moeten ruim beschikbaar worden gesteld. - Evaluaties hebben alleen zin als er iets mee gebeurt. Het is van essentieel belang dat zij worden teruggekoppeld naar de beleidsmakers en naar het uitvoerend personeel. - Zowel een partnerschap met de ontvangers als een samenwerking tussen donoren zijn noodzakelijk; zij kunnen bijdragen tot de institutionele opbouw in de ontvangende landen en tot een coördinatie van de hulp, en bovendien de administratieve belasting van de ontvangers verminderen. - De evaluatie van de hulp en de vereisten daartoe moeten van bij het begin een integraal onderdeel vormen van de planning van de hulp. Een duidelijke identificatie van de doelstellingen die een hulpactiviteit moet bereiken is een noodzakelijke vereiste voor een objectieve evaluatie.

Definitie 5. Een evaluatie is een zo systematisch en objectief mogelijke beoordeling van een lopend of afgesloten project, programma of beleid, alsook het ontwerp, de uitvoering en de resultaten ervan.Het doel bestaat erin de relevantie en de realisatie van de doelstellingen, de ontwikkelingsefficiëntie, de doeltreffendheid, de impact en de duurzaamheid te bepalen. Een evaluatie moet informatie opleveren die geloofwaardig en bruikbaar is, en die het mogelijk maakt de lessen die zijn getrokken mee op te nemen in het besluitvormingsproces van zowel de ontvangers als de donors.

II. Doel van de evaluatie 6. De hoofddoelstellingen van een evaluatie zijn : - het toekomstig hulpbeleid, de toekomstige programma's en projecten te verbeteren door een terugkoppeling van de geleerde lessen; - een basis te bieden voor aansprakelijkheid, onder andere ook door informatie te verstrekken aan het publiek. 7. Het evalueren van zowel mislukkingen als successen levert waardevolle informatie op die, indien zij op de juiste manier wordt teruggekoppeld, kan leiden tot een verbetering van de toekomstige hulpprogramma's en -projecten.De middelen die ter beschikking staan voor ontwikkeling, zijn schaars in vergelijking met de noden, en de betrokkenen in de donor- en de ontvangende landen moeten maximaal gebruik kunnen maken van de opgedane ervaringen om de inzet van de middelen te optimaliseren. 8. De hier aangehaalde notie van aansprakelijkheid ('accountability') heeft betrekking op de ontwikkelingsresultaten en de impact van de ontwikkelingshulp.Zij is verschillend van de notie aansprakelijkheid ('accountability') voor het gebruik van overheidsmiddelen in boekhoudkundige en wettelijke zin, waarvoor de verantwoordelijkheid gewoonlijk wordt toevertrouwd aan een auditbureau. Zowel in de donor- als in de ontvangende landen moet er informatie over de resultaten van de ontwikkelingshulp worden verstrekt aan de bevolking en aan de leiders. 9. Een belangrijk doel van de evaluatie bestaat erin de beleidsmakers te wijzen op factoren die het succes van de ontwikkelingshulp beperken ten gevolge van tekortkomingen in het beleid of starheid vanwege de donor of de ontvanger, onvoldoende coördinatie en tekorten van andere activiteiten zoals openbare aanbestedingen.10. Evaluatie bevordert de dialoog en verbetert de samenwerking tussen de deelnemers aan het ontwikkelingsproces door de wederzijdse uitwisseling van ervaringen op alle niveaus. III. Onpartijdigheid en onafhankelijkheid 11. Het evaluatieproces moet onpartijdig en onafhankelijk werken van het proces van beleidsvorming, het leveren en het beheer van de ontwikkelingshulp.12. Onpartijdigheid draagt bij tot de geloofwaardigheid van de evaluatie en het vermijden van vooroordelen in de bevindingen, analyses en conclusies.Onafhankelijkheid verschaft de evaluatie legitimiteit en vermindert de kans op belangenconflicten die zouden kunnen ontstaan wanneer de beleidsmakers en de beheerders alleen verantwoordelijk zouden zijn voor de evaluatie van hun eigen activiteiten. 13. De vereiste van onpartijdigheid en onafhankelijkheid is van toepassing in alle fasen van het evaluatieproces, dus ook bij de planning van het evaluatieprogramma, de formulering van de referentietermen en de selectie en de goedkeuring van de evaluatieteams.De onafhankelijkheid van de evaluatie kan verder worden bevorderd wanneer er rapporten worden afgeleverd die op naam staan van de auteurs. 14. De institutionele structuur voor het uitvoeren van de evaluatie is van cruciaal belang om te komen tot een doeltreffend evaluatieproces. De organisatorische aspecten moeten tegemoet komen aan drie vereisten : het ontwikkelen van een beleid en een aantal richtlijnen voor de evaluatie; het verzekeren van onpartijdigheid en onafhankelijkheid : het leggen van een verband tussen de bevindingen van de evaluatie en toekomstige activiteiten. 15. Dikwijls hebben sommige organisatievormen de neiging meer aandacht te besteden aan één van de bovenstaande vereisten ten koste van de andere;zo kan het garanderen van de onafhankelijkheid van het proces ertoe leiden dat er minder mogelijkheden zijn om een sterk verband te leggen tussen de bevindingen van de evaluatie en de besluitvorming. Er dient gestreefd te worden naar een optimale oplossing waarbij een evenwicht ontstaat tussen al deze vereisten. 16. Onpartijdigheid en onafhankelijkheid kunnen het best worden bereikt door de evaluatiefunctie te scheiden van de taak van het lijndepartement dat verantwoordelijk is voor het plannen en uitvoeren van de ontwikkelingshulp.Dit is mogelijk door een centrale eenheid verantwoordelijk te stellen voor de rechtstreekse verslaggeving over de evaluatie aan de minister of het hoofd van de hulpadministratie of aan een raad van directeuren of bestuurders van de instelling. Wanneer bepaalde evaluatiefuncties verbonden zijn met de uitvoering, moet verslag worden uitgebracht aan een centrale eenheid of aan een voldoende hoog bestuurlijk niveau of aan een beheersniveau dat verantwoordelijk is voor beslissingen over programma's. In dit geval moeten alle mogelijke inspanningen worden geleverd om te vermijden dat het evaluatieproces en de resultaten ervan in het gedrang komen.

Ongeacht de gekozen aanpak moeten de organisatorische schikkingen en procedures het leggen van verbanden tussen de bevindingen van de evaluatie en de planning en de beleidsvorming vergemakkelijken. 17. Hulporganismen moeten een beleid hebben inzake evaluatie dat de bovenstaande punten behandelt en dat ook voldoende openheid van het evaluatieproces garandeert, zoals onder andere de verspreiding van de evaluatieresultaten. IV. Geloofwaardigheid 18. De geloofwaardigheid van de evaluatie is afhankelijk van de deskundigheid en de onafhankelijkheid van de evaluatoren en van de mate waarin het evaluatieproces doorzichtig is.Voor de geloofwaardigheid moet de evaluatie zowel successen als mislukkingen melden. De ontvangende landen moeten, in het algemeen, volledig meewerken aan de evaluatie om de geloofwaardigheid en de betrokkenheid te bevorderen. 19. Hulporganismen hebben nood aan een kritische massa van professioneel evaluatiepersoneel om voldoende deskundigheid te kunnen opbouwen op de verschillende actieterreinen en om de geloofwaardigheid van het proces te verzekeren.20. De transparantie van het evaluatieproces is van cruciaal belang voor de geloofwaardigheid en de legitimiteit ervan.Om de transparantie te verzekeren : - moet het evaluatieproces in zijn geheel zo open mogelijk zijn en moeten de resultaten ruim beschikbaar worden gesteld; - moeten de evaluatieverslagen een onderscheid maken tussen bevindingen en aanbevelingen. Essentiële informatie die de bevindingen ondersteunt moet worden opgenomen op een manier die de bronnen niet compromitteert.

V. Bruikbaarheid 21. Om een impact te hebben op de besluitvorming moeten de bevindingen van evaluaties worden beschouwd als relevant en bruikbaar en op een duidelijke en beknopte manier worden voorgesteld.Zij moeten volledig de verschillende belangen en behoeften weerspiegelen van de vele partijen die betrokken zijn bij de ontwikkelingssamenwerking. Ook een grote toegankelijkheid is van cruciaal belang voor de bruikbaarheid.

Het evaluatieproces zelf bevordert een verdere verduidelijking van de doelstellingen, verbetert de communicatie, verbetert een leerproces, en legt de basis voor opvolging. 22. Evaluaties moeten tijdig gebeuren.Dat wil zeggen dat zij beschikbaar moeten zijn op een moment dat geschikt is voor het proces van besluitvorming. Dit wijst erop dat de evaluatie een belangrijke rol moet spelen tijdens de verschillende stadia van de uitvoering van een project of programma en niet alleen als een ex-postoefening mag worden uitgevoerd. Opvolging van de activiteiten in uitvoering is de verantwoordelijkheid van de operationele staf. Voorzieningen voor opvolging ('monitoring') door onafhankelijke evaluatoren binnen het uitvoeringsplan zijn een belangrijke aanvulling bij regelmatige monitoring.

VI. Deelname van donoren en partners 23. In overeenstemming met de bovenvermelde principes van partnerschap, moeten, zoveel mogelijk, zowel de donoren als de partners bij het evaluatieproces worden betrokken.Aangezien de bevindingen van de evaluatie van belang zijn voor beide partijen, moeten de referentietermen voor de evaluatie ook betrekking hebben op punten die belangrijk zijn voor elke partner en moet de evaluatie hun mening weergeven inzake de doeltreffendheid en de impact van de betrokken activiteiten. Het principe van onpartijdigheid en onafhankelijkheid tijdens de evaluatie moet in dezelfde mate gelden voor ontvangers als voor donoren. Betrokkenheid en onpartijdigheid bevorderen de kwaliteit van de evaluatie, en dat heeft op zijn beurt belangrijke gevolgen voor de duurzaamheid op lange termijn, aangezien de partners de enige verantwoordelijken zijn na het vertrek van de donor. 24. Het standpunt en de deskundigheid van de betrokken groepen moet een integraal onderdeel uitmaken van de evaluatie, telkens wanneer dat aangewezen is.25. Het laten participeren van alle betrokken partijen biedt de mogelijkheid om al doende te leren en zal ook de vaardigheden en bevoegdheden in de ontvangende landen versterken.Dat is een belangrijke doelstelling die ook moet worden bevorderd via opleiding en andere ondersteuning op het vlak van institutionele en bestuurlijke ontwikkeling.

VII. Samenwerking tussen donoren 26. De samenwerking tussen donoren is noodzakelijk om van elkaar te leren en om duplicatie te vermijden.De samenwerking tussen donoren dient te worden aangemoedigd bij het opstellen van evaluatiemethoden, het uitwisselen van verslagen en informatie en het verbeteren van de toegang tot de bevindingen van de evaluatie. Gezamenlijke evaluaties door donoren moeten worden bevorderd om te komen tot een beter begrip van de procedures en benaderingswijzen die de andere donoren gebruiken en om de administratieve belasting op de partners te verminderen. Om de planning van gezamenlijke evaluaties te vergemakkelijken, moeten donoren systematisch en tijdig voor de feitelijke uitvoering ervan hun evaluatieplannen uitwisselen.

VIII. Programmering van de evaluatie 27. Het hulporganisme moet een algemeen plan opstellen voor de evaluatie hulpactiviteiten.Bij het opstellen van dit plan moeten de verschillende te evalueren activiteiten worden opgedeeld in aangepaste categorieën. Vervolgens moeten er prioriteiten worden bepaald voor de evaluatie van de categorieën en moet er ook een tijdschema worden opgesteld. 28. Deze categorieën moeten beantwoorden aan de verschillende terreinen van de ontwikkelingshulp.De meeste evaluaties zullen wellicht georganiseerd worden op het institutioneel of op het projectniveau. Het is evenwel onwaarschijnlijk dat deze evaluaties alleen volstaan omwille van de specifieke aard van de bevindingen niet om tegemoet te komen aan alle evaluatienoden. Vaak is een evaluatie nodig op een ruimere schaal en is het ook nodig evaluatieresultaten samen te voegen. Het programmeren van evaluaties moet rekening houden met de speciale vragen van het senior management en beleidsmakers en de studies van de geleerde lessen samenvatten. 29. Er is een zekere evaluatiebekwaamheid vereist nodig om een breed spectrum van onderwerpen te kunnen evalueren : beleids-, programma- en projectactiviteiten, maar ook sectoren, thema's en transsectorale onderwerpen.Bovendien moeten evaluaties ook de procedures van de organisatie en beheerskwesties bekijken. 30. Om bestuurlijke en financiële redenen is het nodig prioriteiten in de evaluaties vast te leggen.Het evaluatieplan moet ook een tijdschema bevatten. De gebruikers van de resultaten van de evaluatie dienen te worden betrokken bij de beslissingen over de organisatie van de evaluatieactiviteiten en het tijdschema, zodat rekening kan worden gehouden met hun noden. Het evaluatieplan vereist de steun en de goedkeuring van het senior management. 31. Hulporganismen die nog geen richtlijnen of normen voor het evaluatieproces hebben opgesteld, zouden dit moeten doen.Die zouden als leidraad moeten dienen en de minimumvereisten vastleggen voor het uitvoeren van evaluaties en voor de verslaggeving.

IX. Ontwerp en uitvoering van evaluaties 32. Elke evaluatie moet worden gepland en er moeten referentietermen voor worden opgesteld, met de bedoeling: i.het doel en de reikwijdte van de evaluatie te bepalen, met onder andere ook een omschrijving van de ontvangers van de bevindingen; ii. de methoden te beschrijven die tijdens de evaluatie moeten worden gebruikt; iii. de normen te identificeren die aangewend worden voor het beoordelen van de performantie van het het project/programma; iv. de middelen en de tijd te bepalen die nodig zijn om de evaluatie af te ronden. 33. Het doel van de evaluatie moet worden uitgelegd, namelijk bij te dragen tot een verbetering van het beleid, de procedures en technieken van de hulp of het overwegen van een voortzetting of stopzetting van specifieke lopende activiteiten.34. Een evaluatie moet de activiteit definiëren die wordt geëvalueerd, namelijk projecten, instellingen, sectoren of programma's en moet informatie bevatten over de achtergrond, de doelstellingen, de activiteiten, de uitgaven, de verwachte impact en gevolgen.35. Het is van essentieel belang de vragen te bepalen die in de evaluatie aan bod zullen komen - deze worden vaak de thema's' ('issues') van de evaluatie genoemd.De thema's moeten een gemakkelijk te hanteren kader bieden voor het evaluatieproces en de basis vormen voor een pakket duidelijke conclusies en aanbevelingen. Hier volgt een aantal hoofdgroepen van evaluatiethema's : - Rationale. Is de activiteit zinvol ? Zijn de doelstellingen relevant en verwezenlijkbaar ? Moeten er alternatieve doelstellingen worden overwogen ? - Realisatie van doelstellingen. Een evaluatie is heel moeilijk tenzij de doelstellingen die het geëvalueerde project/programma moest bereiken heel duidelijk zijn bepaald en er afspraken zijn gemaakt over het project en operationele plannen en regelingen zijn opgesteld voor het verkrijgen van relevante base-line gegevens. In welke mate zijn de oorspronkelijke doelstellingen bereikt ? Of worden ze waarschijnlijk bereikt ? Wat waren de belangrijkste factoren die een invloed hebben gehad op het bereiken of niet bereiken van de doelstellingen ? Indien de doelstellingen niet duidelijk genoeg zouden zijn geformuleerd voor een evaluatie van het bereiken van de doelstellingen, dan moet toch worden geprobeerd de impact en de effecten van de uitgevoerde activiteiten te beoordelen. - Impact en effecten. Wat is er gebeurd als een gevolg van het project/ programma ? Dit heeft niet alleen betrekking op de rechtstreekse output, maar - heel belangrijk - op de fundamentele impact en effecten op de sociale, economische, ecologische en andere ontwikkelingsindicatoren die uit de activiteit voortkomen. Het onderzoek moet zowel betrekking hebben op voorgenomen als niet voorgenomen resultaten en moet ook de positieve en negatieve impact van externe factoren verklaren, zoals veranderingen in het basisbeleid, of de algemene economische en politieke omstandigheden. 36. Deze vragen worden gesteld om te garanderen dat de evaluator de informatie kan beoordelen en conclusies en aanbevelingen kan formuleren met betrekking tot : - De algemene resultaten.Hoe succesvol is de operatie geweest ? Waarom ? Verantwoorden de impact en de effecten de kosten ? Zijn de doelstellingen bereikt binnen de vooropgestelde termijn en binnen het budget ? Zijn er belangrijke tekortkomingen geweest ? Zijn belangrijke zaken verwezenlijkt ? - Duurzaamheid. De vraag of realisaties duurzaam zijn op langere termijn is van doorslaggevend belang. - Alternatieven. Zijn er betere manieren om de resultaten te bereiken ? - Geleerde lessen. Welke algemene lessen zijn er te trekken, die nuttig kunnen zijn voor het opstarten van toekomstige programma's ? 37. Deze fase moet ook de methoden en technieken bepalen die moeten worden gebruikt om de geïdentificeerde onderwerpen te behandelen.Door de aard van de ontwikkelingshulp zal een evaluatie in de meeste gevallen een combinatie vergen van kwantitatieve en kwalitatieve technieken. De methodes die bij de beoordeling van een activiteit worden gebruikt, moeten over het algemeen ook worden gebruikt bij de ex-postevaluatie. 38. In vele gevallen is het moeilijk duidelijk de verantwoordelijkheid voor de outcome vast te stellen, omdat externe redenen wel of niet van doorslaggevend belang zijn en vanuit methodologisch standpunt niet te onderscheiden zijn.Hoewel moet worden toegegeven dat het evaluatieproces een complex gebeuren is, moet toch worden geprobeerd oorzakelijke verbanden te leggen.

X. Verslaggeving, verspreiding en feedback 39. De verslaggeving over een evaluatie moet duidelijk zijn, zoveel mogelijk vrij van technische taal en de volgende elementen omvatten : een samenvatting van het uitgevoerde werk;een profiel van de geëvalueerde activiteit; een beschrijving van de gebruikte evaluatiemethoden; de belangrijkste bevindingen; de lessen die zijn geleerd; de conclusies en aanbevelingen (die los kunnen staan van het verslag zelf). 40. De bevindingen en conclusies van de evaluatie zijn de antwoorden op de vragen die voor de evaluatie zijn gesteld en geselecteerd.De getrokken lessen en de aanbevelingen leggen een verband tussen de resultaten van de evaluatie en de toekomstige ontwikkeling van het beleid en programma's. 41. Een systematische verspreiding is noodzakelijk om te komen tot een verbeterde planning en uitvoering van activiteiten inzake ontwikkelingshulp.De evaluatieresultaten kunnen op verschillende manieren worden verspreid, los van het evaluatieverslag zelf, b.v. via jaarverslagen met een synthese van de bevindingen; uittreksels/samenvattingen met een overzicht van de bevindingen. 42. De feedback is een essentieel onderdeel van het evaluatieproces omdat die een verband legt tussen voorbije en toekomstige activiteiten.Om ervoor te zorgen dat de resultaten van een evaluatie worden gebruikt bij het uitstippelen van toekomstige beleidslijnen en programma's moeten er mechanismen voor terugkoppeling worden ingebouwd, waarbij alle belanghebbenden betrokken worden. Die moeten onder andere maatregelen voorzien zoals een evaluatiecommissie, seminars en workshops, geautomatiseerde systemen, verslaggeving en procedures voor de opvolging. Ook informele middelen zoals netwerking en interne communicatie maken de verspreiding van ideeën en informatie mogelijk. Om doeltreffend te zijn vereist de feedback ook personeel en budgettaire middelen, en ook de ondersteuning van het hoofdbestuur en de andere betrokkenen. 43. De verspreiding en de feedback moeten een voortdurend en dynamisch onderdeel vormen van het evaluatieproces. XI. Toepassing van deze principes en opvolging 44. De DAC-leden gaan ermee akkoord : i.hun evaluatiebeleid en -procedures te herzien in het licht van de bovenstaande principes en die indien nodig aan te passen; ii. hun evaluatiebeleid en -procedures te herzien als onderdeel van de DAC-reviews en andere relevant werk in het kader van het DAC; iii. deze principes onder de aandacht te brengen van hun partners in de ontwikkelingslanden als een code voor een goede evaluatiepraktijk die moet worden gevolgd telkens wanneer dat mogelijk is. _______ Nota (1) Development Assistance Committee.Principles for evaluation of Development Assistance. OECD 1991 [OECD/GD(91)208].