12 JULI 2015. - Koninklijk besluit houdende invoering van de modaliteiten voor het opmaken van de meerjarenplannen voor de vastgoedbehoeften in toepassing van artikel 5, § 2, van de wet van 1 april 1971 houdende oprichting van een Regie der Gebouwen

FILIP, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de wet van 1 april 1971 houdende oprichting van een Regie der Gebouwen gewijzigd door de wet van 24 april 2014;

Gelet op de adviezen van de Inspecteur van Financiën, gegeven op 20 en 25 februari 2015;

Gelet op het akkoord van de minister van Begroting, gegeven op 27 maart 2015;

Gelet op de adviezen 54.305/3, 57.041/3-57.042/3 en 57.506/3 van de Raad van State, gegeven op 18 november 2013, 13 februari 2015 en 8 juni 2015, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Gelet op artikel 5, § 2, van de wet van 1 april 1971, gewijzigd door de wet van 24 april 2014, hetwelke rechtsgrond biedt aan dit besluit;

Op de voordracht van Onze vice-eersteminister en minister van Veiligheid en Binnenlandse Zaken, belast met de Regie der gebouwen en op het advies van onze in Raad vergaderde ministers, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : HOOFDSTUK 1. - Definities

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder : 1° Klant : elke overheidsdienst die door de Regie der Gebouwen moet worden gehuisvest, in uitvoering van de wet van 1 april 1971, houdende oprichting van een Regie der Gebouwen;2° Vastgoedoperatie : elke operatie met een impact op de samenstelling van de gebouwenportefeuille of op de aard, toestand of bezetting ervan : bouw, renovatie, restauratie, inhuring en verhuring, eerste installatiewerken en herinrichtingswerken, aankoop, verkoop, groot onderhoud en herstellingen, verbeteringswerken, met inbegrip van alle studies die nodig zijn om deze operaties uit te voeren;3° Front Office : entiteit van de Regie der Gebouwen die de dienst "Klantenbeheer" en de dienst "Strategie en Vastgoedbeheer" omvat;4° Back Office : entiteit van de Regie der Gebouwen die alle operationele diensten van de Regie der Gebouwen omvat;5° Strategisch Comité : comité dat werd opgericht bij de Regie der Gebouwen, in uitvoering van artikel 5, § 1 van de wet van 1 april 1971 houdende oprichting van een Regie der Gebouwen;6° Directiecomité : Directiecomité van de Regie der Gebouwen. HOOFDSTUK 2. - Samenstelling van het meerjarenplan

Art. 2.Bij het definiëren van het meerjarenplan van artikel 5, § 2, van de wet van 1 april 1971, worden er drie hiërarchische niveaus gecreëerd : 1° een strategisch niveau, de zogenaamde "Strategische Visie" omvat de langetermijndoelstellingen van de verschillende klanten en van de Regie en wordt samengevat in een Gecoördineerde vastgoedstrategie;2° een tactisch niveau, het zogenaamde Masterplan, dat de Gecoördineerde vastgoedstrategie in algemene doelstellingen vertaalt betreffende bepaalde functies en/of bepaalde klanten binnen een bepaalde geografische zone, gedefinieerd in de tijd;3° een operationeel niveau, het zogenaamde "Operationeel Plan", dat de lijst omvat van de Vastgoedoperaties die nodig zijn om de Masterplans te verwezenlijken. HOOFDSTUK 3. - Strategische intenties en gecoördineerde vastgoedstrategie

Art. 3.De Strategische Intenties van de Klanten en de Strategische Intenties van de Regie worden aan elkaar getoetst en op basis hiervan wordt er een document opgemaakt met als titel "Gecoördineerde vastgoedstrategie".

Art. 4.De Strategische Intenties van de Klanten worden uitgewerkt in onderling overleg tussen de Klant en de Front Office van de Regie der Gebouwen voor een periode van 10 jaar. Ze worden formeel goedgekeurd door de toezichthoudende minister van de Federale Overheidsdienst, van de Programmatorische Overheidsdienst, of van de Instelling van Openbaar Nut en worden om de drie jaar bijgewerkt.

Art. 5.De Strategische Intenties van de Regie der Gebouwen worden vastgesteld in onderling overleg tussen de Front Office en de Back Office en goedgekeurd door de toezichthoudende op voorstel van het Directiecomité, na advies van het Strategisch Comité.

Ze worden opgemaakt voor een periode van tien jaar en worden om de drie jaar bijgewerkt.

Art. 6.De Gecoördineerde vastgoedstrategie wordt opgesteld door de Front Office. Ze is gebaseerd op de Strategische Intenties van alle Klanten en op de Strategische Intenties van de Regie der Gebouwen en wordt gevalideerd door het Directiecomité.

Ze wordt uitgewerkt voor een periode van tien jaar en wordt goedgekeurd door de Ministerraad op voorstel van de toezichthoudende minister, na advies van het Strategisch Comité.

Ze wordt bijgewerkt in geval van een belangrijke wijziging in de strategische intenties van een klant of in de strategische intenties van de Regie der Gebouwen. HOOFDSTUK 4. - Masterplans

Art. 7.Definitie. Het detailniveau van een Masterplan stemt overeen met het tactische niveau : het legt richtsnoeren vast inzake ligging en programmatie. De vertaling van dit Masterplan in vastgoedoperaties die vereist zijn voor de verwezenlijking van dit Plan, gebeurt op operationeel niveau.

Art. 8.Inhoud. Elk Masterplan omvat : 1° een geografisch bereik;2° de betrokken Klant(en);3° de functies van de betrokken gebouwen, met name administratief gebouw, kazerne, dienstlokaal, data center, opslagplaats, archieven, culturele instelling, wetenschappelijke instelling, huisvesting, gerechtelijke instelling, strafinstelling, vluchtelingencentrum, plaats voor erediensten, school, opleidingscentrum, garage, parking, sportcentrum, sportzaal, detentiecentrum, koninklijk domein of andere functies;4° de te bekomen situatie, de nagestreefde doelstellingen en het verband met de Gecoördineerde vastgoedstrategie;5° de studie betreffende de wenselijkheid van de beoogde Vastgoedoperaties met inbegrip van een kosten-batenanalyse en van een tijdschema voor de uitvoering van de betreffende Vastgoedoperaties.

Art. 9.Uitwerking. De Masterplans worden uitgewerkt op basis van de Gecoördineerde vastgoedstrategie en in onderling overleg tussen de Regie der Gebouwen en de betrokken klanten.

Art. 10.Goedkeuring. De Masterplans worden goedgekeurd door : 1° het Directiecomité van de Regie der Gebouwen;2° de toezichthoudende minister van de Regie der Gebouwen na advies van het Strategisch Comité;3° de toezichthoudende minister van elke geïmpacteerde Klant of door zijn afgevaardigde.

Art. 11.Goedkeuring. De Masterplans en hun eventuele actualisaties worden goedgekeurd door de Ministerraad.

Art. 12.Rapportering. Jaarlijks wordt aan de Ministerraad verslag uitgebracht over de realisatie van de Masterplans. HOOFDSTUK 5. - Operationeel Plan

Art. 13.Opmaak en draagwijdte. Het Operationeel Plan wordt opgemaakt per klant in overleg tussen de Front Office, de Back Office en de klanten van de Regie der Gebouwen. Het Plan wordt goedgekeurd tegen 1 oktober van elk jaar en heeft betrekking op een periode van 3 jaar.

Het Plan geeft concrete uitvoering aan de goedgekeurde Masterplans en herneemt de uitvoeringsprioriteiten van alle Vastgoedoperaties.

Tenslotte houdt het Plan rekening met de budgettaire en menselijke middelen die ter beschikking worden gesteld van de Regie der Gebouwen.

Art. 14.Validering. Het Operationeel Plan wordt gevalideerd door het Directiecomité van de Regie der Gebouwen.

Art. 15.Goedkeuring. Het Operationeel Plan wordt goedgekeurd door de toezichthoudende minister op voorstel van het Directiecomité van de Regie der Gebouwen. Een synthese van het operationeel plan wordt vooraf voor advies voorgelegd aan het Strategisch Comité.

Art. 16.Actualisering. Het Operationeel Plan wordt jaarlijks geactualiseerd met inachtneming van de goede uitvoering van de Masterplans en wordt bijgesteld naar aanleiding van de begrotingsbeslissingen.

Art. 17.Wijziging. Als het door onvoorziene omstandigheden nodig is om het Operationeel Plan in de loop van het jaar te wijzigen, wordt deze wijziging goedgekeurd door de voor de Regie der Gebouwen bevoegde minister, op voorstel van het Directiecomité en na voorafgaande overleg met de betrokken klanten.

Art. 18.Inhoud. Het Operationeel Plan omvat : 1° de lijst van alle gekende uit te voeren Vastgoedoperaties met inbegrip van de buitengewone onderhoudswerken;2° de verwijzing naar het Masterplan waarop elke Operatie betrekking heeft;3° de verbanden naar boven en naar onder toe met andere vastgoedoperaties en de uitvoeringsvoorwaarden;4° het geraamde bedrag van de Vastgoedoperaties, de voorziene financieringswijze en de per jaar uitgesplitste begrotingsimpact;5° uitgezonderd voor het jaar Y+3, de naam van de projectleider die instaat voor de vastgoedoperatie, waarbij Y het jaar is waarin het operationeel plan is goedgekeurd;6° een forfaitair bedrag voor : a) werken op factuur;b) dringende werken;c) gewone onderhoudswerken;d) prijsherzieningen en verrekeningen. HOOFDSTUK 6. - Hiërarchie en Doelstellingencascade

Art. 19.Elk planningsniveau vormt het uitvoerend kader voor het ondergelegen niveau. De op hoger niveau vastgelegde doelstellingen worden dus omgezet naar het intermediaire niveau, dat het kader vastlegt voor het uitvoerende niveau. HOOFDSTUK 7. - Overgangsmaatregelen

Art. 20.Bij gebrek aan een strategisch en een tactisch niveau mag er bij wijze van overgangsmaatregel een Operationeel Plan opgesteld worden zonder dat deze hogergelegen niveaus bestaan.

Art. 21.Zodra de Gecoördineerde Vastgoedstrategie gedefinieerd is, wordt ze van toepassing om de Masterplans te definiëren. Ze is eveneens van toepassing op alle nieuwe Vastgoedoperaties die opgenomen zijn in een Operationeel Plan.

Art. 22.Zodra er een Masterplan gedefinieerd en goedgekeurd is, wordt het van toepassing voor alle Vastgoedoperaties die het coördineert.

Art. 23.Het eerste Gecoördineerde vastgoedstrategie Plan is goedgekeurd in 2015.

Art. 24.Het eerste Masterplan is goedgekeurd in 2015.

Art. 25.Het eerste Operationeel Plan dat alle klanten omvat, is goedgekeurd in 2015. HOOFDSTUK 8. - Slotbepaling

Art. 26.De minister bevoegd voor de Regie der Gebouwen is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 12 juli 2015.

FILIP Van Koningswege : De Minister bevoegd voor de Regie der Gebouwen, J. JAMBON