9 MAART 2001. - Koninklijk besluit houdende de goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de benoemingscommissies voor het notariaat

ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, inzonderheid op artikel 38, § 11, opnieuw opgenomen bij de wet van 4 mei 1999;

Gelet op het advies van de Inspecteur van Financiën, gegeven op 5 januari 2001;

Gelet op het besluit van de Ministerraad van 12 januari 2001 over het verzoek aan de Raad van State om advies te geven binnen een termijn van een maand;

Gelet op het advies van de Raad van State, gegeven op 14 februari 2001 met toepassing van artikel 84, eerste lid, 1°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Op de voordracht van Onze Minister van Justitie, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.Het huishoudelijk reglement, bedoeld in artikel 38, § 11, van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, dat werd opgesteld door de verenigde benoemingscommissies voor het notariaat op 25 november 2000 en dat als bijlage bij dit besluit is gevoegd, wordt goedgekeurd.

Art. 2.Dit besluit treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Art. 3.Onze Minister van Justitie is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 9 maart 2001.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Justitie, M. VERWILGHEN

Huishoudelijk reglement van de benoemingscommissies voor het notariaat Gelet op de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt (hierna : « de wet van 25 ventôse jaar XI »), inzonderheid artikel 38, § 11, tweede zin, hebben de franstalige benoemingscommissie voor het notariaat, de nederlandstalige benoemingscommissie voor het notariaat, en de verenigde benoemingscommissies, onderhavig huishoudelijk reglement opgesteld : HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen

Artikel 1.Onderhavig reglement heeft betrekking - voor zover niets bepaald werd terzake door de wet van 25 ventôse jaar XI of door de uitvoeringsbesluiten - op de werking van de franstalige benoemingscommissie voor het notariaat, van de nederlandstalige benoemingscommissie voor het notariaat en van de verenigde benoemingscommissies, opgericht door voormelde wet.

Art. 2.Voor de toepassing van onderhavig reglement, dient te worden verstaan onder : 1° de wet : de wet van 25 ventôse jaar XI, zoals laatst gewijzigd door de wetten van 4 mei 1999;2° de nederlandstalige benoemingscommissie : de nederlandstalige benoemingscommissie voor het notariaat, zoals bedoeld in artikel 38, § 1, van de wet;3° de franstalige benoemingscommissie : de franstalige benoemingscommissie voor het notariaat, zoals bedoeld in artikel 38, § 1, van de wet;4° de verenigde commissies: de verenigde benoemingscommissies zoals bedoeld in artikel 38, § 3, van de wet.

Art. 3.De voorzitter van elke commissie is belast met de protocolaire vertegenwoordiging en de goede werking van deze laatste. In geval van afwezigheid of verhindering, wordt hij vervangen door de vice-voorzitter. Indien deze laatste op zijn beurt verhinderd zou zijn, vervult de secretaris deze opdracht.

Art. 4.Behoudens anders aangekondigd in de uitnodiging tot de vergadering, gaan de activiteiten van de commissies door in de zetel.

Art. 5.De voorzitter nodigt de leden uit, stelt plaats, datum, uur, begin en vermoedelijk einde vast van de vergaderingen. Hij opent en sluit de zittingen. Hij leidt de debatten.

Art. 6.In geval van een gemotiveerd verzoek tot bijeenroeping uitgaande van de leden, overeenkomstig onderhavig reglement, vergadert de betrokken commissie of werkgroep binnen vijftien dagen te rekenen van het verzoek, tenzij de verzoekers akkoord gaan om de zitting te laten doorgaan op een latere datum.

Art. 7.De voorzitter stelt een agenda op van de vergadering. Een lid dat een bepaald punt op de agenda wenst te plaatsen, richt hiertoe ten gepaste tijde een verzoek aan de voorzitter. De voorzitter brengt het punt op de agenda van de eerstvolgende vergadering.

De uitnodigingen worden tenminste acht dagen voor de vergadering aan de effectieve leden en desgevallend aan de plaatsvervangende leden verzonden.

De uitnodigingen bepalen plaats, datum en uur van de vergadering en het ontwerp van agenda. Een kopie van de te onderzoeken documenten worden in bijlage toegevoegd.

Een lid dat een voorstel tot tekstwijziging wenst in te dienen, richt dit tenminste drie dagen vóór de vergadering aan de voorzitter.

Art. 8.Wanneer de voorzitter oordeelt dat de zaak dringend is, worden de uitnodigingen tenminste twee dagen vóór de vergadering verzonden.

In dit geval kunnen nieuwe punten toegevoegd worden aan de agenda indien de meerderheid van de aanwezige leden hiermee instemmen.

Voorstellen tot tekstwijziging zoals bedoeld in artikel 7, vierde lid, mogen neergelegd worden op de dag zelf van de vergadering.

Art. 9.Elke verzending kan met het voorafgaandelijk akkoord van de bestemmeling, via electronische post of per telefax gebeuren. De bestemmelingen verzekeren de vertrouwelijkheid van de op hogervermelde wijze ontvangen documenten.

Een effectief lid dat verhinderd is aan een vergadering deel te nemen, verwittigt hiervan onverwijld zijn plaatsvervanger en de voorzitter.

Art. 10.De voorzitter wordt bijgestaan door de secretaris, die onder zijn verantwoordelijkheid bijgestaan kan worden door een lid van het administratief personeel dat hij aanduidt. De seretarissen zijn verantwoordelijk voor het opstellen van de verslagen van de vergaderingen. Deze vermelden de wijze waarop de beslissingen werden genomen en, ingeval tot stemming werd overgegaan, de modaliteiten en resultaten hiervan. Ze worden getekend door de voorzitter en door de secretaris. De notulen worden, van zodra ze zijn ondertekend, aan de leden overgestuurd met het oog op de goedkeuring op de volgende vergadering.

Art. 11.De secretaris draagt zorg voor de bewaring van het archief van de comissie. HOOFDSTUK II. - De bureaus

Art. 12.Het bureau van elke commissie vergadert in principe twee maal per maand, behalve tijdens het gerechtelijk verlof, op uitnodiging van de voorzitter. Bij het begin van elk gerechtelijk jaar stelt het bureau een kalender op van de gewone vergaderingen van bureau en commissie.

Art. 13.Elk bureau kan zich, indien zulks nodig blijkt, laten bijstaan door werkende of plaatsvervangende leden van de betrokken commissie.

Art. 14.Het bureau van elke commissie coördineert de activiteiten van deze laatste en voert haar beslissingen uit. Het is voorts belast met het dagelijks bestuur.

De beslissingen tot het besteden van kosten en de overschrijvingen, binnen de perken van de begroting, worden getekend door twee leden van het bureau van de verenigde benoemingscommissies of van de betrokken commissie.

Indien het bedrag van de te besteden kosten of de overschrijving meer dan de tegenwaarde van 250 euro bedraagt, moet dit getekend worden door de voorzitter en een ander lid van het bureau van de verenigde commissies of van de betrokken commissie.

Indien de voorzitter verhinderd is, kunnen de te besteden kosten en overschrijvingen waarvan het bedrag 250 euro overschrijdt geldig getekend worden door twee leden van het bureau van de verenigde commissies die hiertoe een bijzonder mandaat kregen.

Art. 15.Het bureau van elke commissie is als enige belast met de externe communicatie van deze laatste.

Elk van de leden van de commissie behoudt zijn individuele vrijheid van spreken, ondermeer voor academische of didactische doeleinden, voor zover dit lid ondubbelzinnig benadrukt dat hij slechts zijn persoonlijke mening uitdrukt en niet de commissies verbindt.

Art. 16.Het bureau houdt de leden van de commissies regelmatig op de hoogte van zijn activiteiten. De leden kunnen op de zetel van de commissies alle werkdocumenten raadplegen en er kosteloos afschrift van nemen.

Art. 17.De verenigde commissies nemen de beheerstaken ter harte die de wet niet specifiek voorbehoudt aan één commissie. HOOFDSTUK III. - De commissies

Art. 18.Elke commissie houdt tenminste éénmaal per trimester een gewone vergadering.

Elke commissie houdt zo vaak buitengewone vergaderingen als haar opdrachten dit vereisen. De voorzitter roept de commissie in buitengewone vergadering bijeen van zodra hij dit nodig acht, of het bureau of een werkgroep hierom vragen. Een vergadering wordt ook georganiseerd indien tenminste drie effectieve leden hierom verzoeken.

Art. 19.De commissies kunnen, indien noodzakelijk, in hun schoot werkgroepen oprichten waarvan zij de opdrachten bepalen. Zij bepalen eveneens de draagwijdte van de opdrachten die zij hen toevertrouwen.

Art. 20.De commissies keuren de adviezen, voorstellen, verslagen, richtlijnen, programma's en andere akten van hun bureau goed, alsmede de adviezen, voorstellen en verslagen van de commissies en van de werkgroepen.

Elk document dat goedgekeurd werd door de commissies, vermeldt de datum waarop het werd goedgekeurd en wordt getekend door de voorzitter en de secretaris. In voorkomend geval wordt dergelijk document overgezonden aan de bevoegde overheid. De beslissing waarbij een voorstel tot tekstwijziging wordt verworpen, wordt gehecht aan de tekst van het verworpen voorstel. Deze documenten worden bewaard op de zetel van de commissies, waar zij kunnen geraadpleegd worden door de leden van de betrokken commissies.

Art. 21.Voor elke verkiezing van leden van het bureau van een commissie is het aanwezigheidsquorum bepaald in artikel 38, § 9, van de wet van 25 ventôse jaar XI op analoge wijze van toepassing. De verkiezing gebeurt bij geheime stemming.

De beslissing wordt bij gewone meerderheid genomen. De gedetailleerde verkiezingsprocedure wordt ten laatste vijftien dagen vóór de verkiezing door de commissie vastgesteld.

Art. 22.De verenigde benoemingscommissies stellen de rekeningen vast op verslag van twee commissarissen, die zij hiertoe aanwijzen.

Art. 23.Alleen de verenigde benoemingscommissies zijn bevoegd om kennis te nemen van eventuele tekortkomingen vastgesteld in hoofde van een effectief of plaatsvervangend lid. HOOFDSTUK IV. - Onverenigbaarheden, tegenstrijdige belangen en deontologie

Art. 24.De leden van de commissies zijn onderworpen aan de bepalingen inzake onverenigbaarheden voorzien in artikel 38, § 6 van de wet en aan de regels inzake tegenstrijdige belangen bedoeld in artikel 38, § 10, van de wet. Zij zijn, net als de experten en de leden van het administratief personeel, gehouden door het beroepsgeheim voor alle gegevens waarvan zij kennis krijgen in het kader van de uitoefening van hun opdracht.

Van zodra een lid zich in een geval van onverenigbaarheid bevindt, neemt hij ontslag. Wanneer een belangenconflict zich stelt in hoofde van een lid, moet deze de voorzitter ervan inlichten.

Het lid dat inderdaad een tegenstrijdig belang heeft, mag geen kennis nemen van het betrokken dossier en neemt geen deel aan iedere beraadslaging of stemming. Van het bestaan van dit tegenstrijdig belang wordt melding gemaakt in het verslag van de vergadering.

Art. 25.De leden van de commissies brengen onmiddellijk de voorzitter van de commissie waartoe zij behoren op de hoogte van de misdaden en wanbedrijven waarvan zij in het kader van de uitoefening van hun opdrachten kennis krijgen. De voorzitter neemt de gepaste maatregelen, na het gemotiveerd advies van de commissie ingewonnen te hebben.

Art. 26.De leden van de commissies waken ervoor het vertrouwen vanwege derden niet te schenden of de onafhankelijkheid, waarvan zij blijk moeten geven bij de uitoefening van hun taken, op het spel te zetten.

Art. 27.De leden van de commissies dienen zich te houden aan de termijnen die voor hun opdrachten worden opgelegd, regelmatig aan de vergaderingen deel te nemen en de beslissingen van de commissies te eerbiedigen.

Art. 28.Een tekortkoming aan de deontologische plichten die uit de vorige artikelen voortvloeien, kan een ernstige reden zijn die van rechtswege kan leiden tot het einde van het mandaat van het betrokken lid.

De ernst van de gewraakte tekortkoming moet van die aard zijn dat zij de verderzetting van het mandaat onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt; dit wordt beoordeeld ondermeer in het licht van de functies die het lid uitoefent in de schoot van de commissies, van de eventuele herhaling van de tekortkomingen en van het belang van de commissies.

Art. 29.De tekortkomingen aan de deontologische plichten worden aan de verenigde commissies aangegeven door de voorzitter, een bureau, een commissie of een werkgroep.

De voorzitter of, indien hij zelf in opspraak komt, de vice-voorzitter, benoemt twee verslaggevers onder de leden, die de betrokkene moeten horen. De verslaggevers roepen hem op en, indien hij verschijnt, horen hem, eventueel in aanwezigheid van zijn advocaat.

Zij stellen een dossier samen dat de aangifte bevat, het proces-verbaal van de hoorzitting, en de eventuele schriftelijke opmerkingen van het lid. Zij stellen een verslag op ten behoeve van de verenigde commissies.

De verenigde commissies kunnen de zaak zonder gevolg klasseren, of een waarschuwing aan de betrokkene geven of nog de beëindiging van rechtswege van het mandaat van deze laatste vaststellen. Hun beslissing wordt bij geheime stemming genomen, waarbij tenminste de helft van elke taalgroep aanwezig moet zijn en in elke taalgroep de absolute meerderheid der stemmen moet worden behaald. In voorkomend geval wordt de beslissing ter kennis gebracht van de bevoegde overheden. HOOFDSTUK V. - Klachten over de werking van notariskantoren

Art. 30.Bij ontvangst van de klacht van een particulier, zendt de voorzitter van de commissie aan dewelke de klacht gericht is deze over aan de secretaris en die zorgt ervoor dat : 1° de klacht geregistreerd en er een volgnummer aan gegeven wordt.Hij staat in voor de bewaring ervan; 2° aan de klager binnen vijftien dagen ontvangst van zijn klacht gemeld wordt;3° de persoon of het notariskantoor tegen wie de klacht ingediend werd, binnen dezelfde termijn, alsmede de kamer van notarissen van het rechtsgebied waar het aangeklaagd notariskantoor gelegen is, er op de hoogte van gebracht worden.

Art. 31.Binnen vijftien dagen na de registratie van de klacht, stelt de voorzitter van de commissie, twee van haar leden aan als verslaggevers; de eerste is een notaris, en de tweede mag noch een notaris, noch een kandidaat-notaris zijn.

De verslaggevers onderzoeken binnen vijftien dagen na hun aanwijzing, of de commissie bevoegd is om kennis te nemen van de klacht, of deze ontvankelijk is en of zij door de commissie kan behandeld worden.

Ze stellen een met reden omkleed verslag met conclusies op en leggen het ter bespreking voor aan de commissie op haar volgende vergadering.

Art. 32.Indien de commissie van oordeel is dat ze niet bevoegd is om kennis te nemen van de klacht of dat deze onontvankelijk is of door haar niet kan behandeld worden, treft ze een met redenen omklede en in dat opzicht definitieve beslissing. De voorzitter stelt daarvan, zonder verwijl, de klager, de persoon of het notariskantoor tegen wie de klacht werd ingediend en de betrokken kamer van notarissen op de hoogte.

Indien de commissie van oordeel is dat ze de klacht moet behandelen, worden door de voorzitter : 1° de verslaggevers gelast het onderzoek ten gronde van de klacht aan te vatten;2° aan de betrokken kamer van notarissen voorgesteld, indien dezelfde klacht bij haar ingediend werd, haar beslissing uit te stellen, en elke tuchtprocedure die zij in dezelfde zaak zou ingesteld hebben, te schorsen totdat de commissie uitspraak zou gedaan hebben;3° de klager en de persoon of het notariskantoor tegen wie de klacht werd ingediend, op de hoogte gebracht van het gevolg dat aan de klacht gegeven wordt.

Art. 33.De verslaggevers kunnen aan de klager of aan de persoon of het notariskantoor tegen wie de klacht werd ingediend, schriftelijk alle bijkomende inlichtingen vragen. Ze moeten hen horen indien ze daartoe verzocht worden. Mits hun voorafgaandelijk akkoord kunnen ze, bij derden alle inlichtingen inwinnen die ze voor het onderzoek van de klacht en de oplossing van het geschil nuttig achten. Ze houden de commissie en de betrokken kamer van notarissen regelmatig op de hoogte van hun werkzaamheden.

Art. 34.Indien de verslaggevers van oordeel zijn dat de klacht tot de bevoegdheid van de bevoegde tuchtoverheid of van de strafrechtelijke jurisdicties behoort, stellen ze met redenen omklede conclusies in die zin op en stellen de voorzitter van de commissie daarvan dadelijk op de hoogte.

De commissie neemt een beslissing over die aangelegenheid tijdens haar volgende vergadering. Indien zij de conclusies van de verslaggevers bijtreedt, wordt de klacht samen met het met redenen omkleed advies van de commissie door de voorzitter overgezonden, hetzij aan de bevoegde tuchtoverheid, hetzij aan de bevoegde procureur des Konings.

De voorzitter stelt de Minister van Justitie daar dadelijk van op de hoogte alsmede, indien dit nog niet gebeurd is, de betrokken kamer van notarissen, en bezorgt hen kopie van de klacht en van het met redenen omkleed advies van de commissie. Hij zendt dit advies over aan de persoon of aan het notariskantoor tegen wie de klacht ingediend werd.

Art. 35.Indien de verslaggevers van oordeel zijn dat een poging tot minnelijke schikking tussen partijen moet ondernomen worden, stellen ze een ontwerp-akkoord op in die zin, en verzenden dit aan de voorzitter van de commissie.De commissie beraadslaagt en beslist hierover tijdens haar volgende vergadering en na goedkeuring van het ontwerp, wordt het door de voorzitter aan de partijen voorgelegd.

Indien de minnelijke schikking aanvaard wordt, tekenen de partijen het ontwerp-akkoord; afschrift ervan wordt door de voorzitter aan de betrokken kamer van notarissen overgezonden. Melding van dit akkoord wordt in het verslag van de volgende vergadering van de commissie opgenomen.

Indien de verslaggevers vaststellen dat een poging tot minnelijke schikking niet haalbaar is of, indien er geen minnelijke schikking tot stand komt, wordt door de verslaggevers aan de commissie een met redenen omkleed ontwerp van aanbeveling voor het oplossen van het geschil opgesteld, of een met redenen omkleed ontwerp van een beslissing over het gevolg dat aan de klacht moet gegeven worden. De commissie besluit over dit ontwerp tijdens haar volgende vergadering.

De voorzitter stelt hiervan onverwijld, de klager, de persoon of het notariskantoor tegen wie de klacht ingediend werd en de betrokken kamer van notarissen op de hoogte.

Art. 36.In de loop van het eerste trimester van elk burgerlijk jaar stelt de secretaris van de commissie een verslag op over de behandeling van de klachten gedurende het afgelopen jaar. De identiteit van de klagers en van de personen of notariskantoren tegen wie de klacht werd ingediend, mag er niet in voorkomen. Na goedkeuring door de commissie, wordt dit verslag door de voorzitter aan de Minister van Justitie overgezonden. HOOFDSTUK VI. - Slotbepalingen

Art. 37.Tot 31 december 2001 geldt in de plaats van het bedrag van « 250 EUR », vermeld in artikel 14, het bedrag van « 10 085 BEF ».

Art. 38.Onderhavig reglement is van toepassing vanaf de inwerkingtreding van het Koninklijk besluit dat het goedkeurt.

Art. 39.Elke wijziging van dit reglement wordt voorgesteld door de voorzitter van de commissie of door vier leden, waarvan twee behoren tot de franstalige commissie en twee tot de nederlandstalige commissie.

Nadat de wijzigingen werden goedgekeurd door de commissies, worden zij door de voorzitter van de verenigde benoemingscommissies voorgelegd aan de Koning, in de persoon van de Minister van Justitie.

Gedaan en goedgekeurd te Brussel, op 25 november 2000.

Voor de nederlandstalige benoemingscommissie voor het notariaat : Marc Claeys Bo|$$|Aau|$$|Aauaert, Voorzitter.

Gezien om te worden gevoegd bij ons besluit van 9 maart 2001 houdende de goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de benoemingscommissies voor het notariaat.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Justitie, M. VERWILGHEN