Huishoudelijk reglement van het Directiecomité

Artikel 1.Het Directiecomité staat onder leiding van de Voorzitter.

Het bestaat daarnaast uit de directeur(s) van de betrokken beleidscel(len) of hoofd(en) van de betrokken beleidskern(en), de directeurs-generaal van alle directoraten-generaal en de directeurs van alle stafdiensten.

Bij het ontbreken van een houder van de functie van stafdirecteur, wordt het Directiecomité bijgestaan door vertegenwoordigers van de stafdiensten van de organisatie.

Daarnaast zijn er ook andere medewerkers aanwezig op de vergaderingen van het Directiecomité vanwege hun bijzondere rol en expertise.

Met het oog op de continuïteit en een goede opvolging van de beslissingen worden de leden verzocht om persoonlijk aanwezig te zijn.

Het is dan ook niet de bedoeling om plaatsvervangende leden aan te stellen, behalve in uitzonderlijke gevallen.

Tenslotte zullen experten voor de vergadering worden uitgenodigd indien zij nuttige informatie kunnen verstrekken over één of meer agendapunten.

De Voorzitter van het Directiecomité staat in voor de goede werking, laat het reglement naleven, opent, leidt en sluit de besprekingen.

Art. 2.Het Directiecomité vergadert minstens één maal per maand op uitnodiging van de Voorzitter. Bovendien nodigt de Voorzitter het Directiecomité uit op eigen initiatief of op aanvraag van minstens de helft van de leden.

Indien nodig en/of in geval van nood kan een Directiecomité elektronisch en/of via videoconferentie gehouden worden.

Art. 3.De Voorzitter duidt een secretariaat aan dat belast wordt met de voorbereiding van de vergaderingen, het noteren van de beraadslagingen van het Directiecomité en het opstellen van de verslagen.

Het secretariaat oefent zijn taken uit onder het gezag en de leiding van de voorzitter. Het is verantwoordelijk voor de archieven van het Directiecomité.

Art. 4.De Voorzitter stuurt de uitnodiging aan de leden.

Het lid dat een punt aan de agenda wenst toe te voegen, moet dit ten minste 72 uur voor de vergadering aan het secretariaat meedelen.

De Voorzitter stelt de agenda op. Hij deelt de agenda elektronisch mee aan de leden.

Documenten die betrekking hebben op een agendapunt moeten uiterlijk 24 uur voor de vergadering aan het secretariaat van het Directiecomité worden toegezonden.

Er zijn 3 categorieën van agendapunten: de agendapunten die ter beslissing, bespreking of informatie worden voorgelegd.

Elk punt wordt beschreven in een inleidende nota, geschreven in de taal van de auteur, waarin wordt aangegeven tot welke van de categorieën het behoort.

Elk document dat ter beslissing aan het Directiecomité wordt voorgelegd, moet een voorstel van besluit en, in voorkomend geval, een ontwerp van communicatie bevatten.

Tijdens de vergadering kunnen nieuwe punten enkel door de Voorzitter aan de agenda worden toegevoegd.

Op gemotiveerd verzoek van een lid kan de Voorzitter besluiten de behandeling van een of meer punten uit te stellen.

De agenda's, documenten en het verslag van de vergaderingen worden gedigitaliseerd en op diezelfde manier door het secretariaat aan de leden van het Directiecomité ter beschikking gesteld.

Art. 5.Het Directiecomité kan slechts geldig beraadslagen indien minstens de helft van de leden aanwezig is.

Art. 6.De beslissingen worden bij consensus genomen of, bij ontstentenis hiervan, bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

Voor de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. In geval van gelijkheid van stemmen is de stem van de Voorzitter doorslaggevend.

Alle deelnemers zijn ertoe gehouden de beslissingen en afspraken binnen het Directiecomité collegiaal en loyaal uit te voeren en te verdedigen.

Art. 7.Het ontwerp van verslag wordt ten laatste binnen vijf werkdagen na de vergadering aan de leden van het Directiecomité toegezonden. De goedkeuring van het verslag wordt aan de agenda van de volgende vergadering geplaatst.

Het definitieve verslag wordt ter beschikking gesteld van de leden van het Directiecomité. Het wordt vervolgens via het intranet aan de medewerkers gecommuniceerd.

Art. 8.De uitnodiging, de agenda en het verslag worden opgesteld in het Nederlands en in het Frans. De documenten die aan de beraadslagingen van het Comité worden voorgelegd, zijn opgesteld in de taal van hun auteur.

Art. 9.De Voorzitter stuurt een kopie van het verslag aan de Minister. Hij verstrekt hem eventueel elke nuttige toelichting in verband met de draagwijdte van de genomen beslissingen.

Art. 10.Het huishoudelijk reglement treedt in werking op 15 juli 2019.

Goedgekeurd door het Directiecomité tijdens zijn zitting van 9 juli 2019.