Règlement d'ordre intérieur du Comité de direction

Article 1er.Le Comité de direction a à sa tête le Président. Y siègent également le (les) directeur(s) de la (des) cellule(s) stratégique(s) concerné(s) ou le (les) responsable(s) du (des) noyau(x) stratégique concerné(s), les directeurs généraux de toutes les directions générales ainsi que les directeurs de tous les services d'encadrement.

En absence de titulaire de la fonction de directeur de service d'encadrement, le Comité de direction est assisté des représentants des services d'encadrement de l'organisation.

De plus, d'autres collaborateurs sont également présents lors des réunions du Comité de direction en raison de leur rôle et leurs compétences particulières.

Afin d'assurer la continuité et le bon suivi des décisions les membres sont invités à siéger en personne. Il n'est donc pas prévu de désigner des membres suppléants, sauf dans des cas exceptionnels.

Enfin, des experts seront invités en séance s`ils peuvent éclairer utilement sur un ou plusieurs points de l'ordre du jour.

Le Président du Comité de direction en assure le bon fonctionnement, fait respecter le règlement, ouvre, dirige et clôt les débats.

Art. 2.Le Comité de direction se réunit au moins une fois par mois sur convocation du Président. Le Président convoque en outre le Comité de direction soit d'initiative, soit à la demande d'au moins la moitié des membres.

Si nécessaire, et/ou en cas d'urgence, un Comité de direction peut se tenir par voie électronique et/ou par vidéo-conférence.

Art. 3.Le Président désigne un secrétariat, chargé de préparer les réunions, d'acter les délibérations du Comité de direction et de rédiger les procès-verbaux.

Le secrétariat remplit sa mission sous l'autorité et la direction du Président. Il est responsable des archives du Comité de direction.

Art. 4.Le Président envoie aux membres la convocation.

Le membre qui souhaite ajouter un point à l'ordre du jour, doit le communiquer au secrétariat au plus tard 72h avant la réunion.

Le Président établit l'ordre du jour. Il communique l'ordre du jour aux membres par voie électronique.

Les documents liés à un point de l'ordre du jour doivent être envoyés au secrétariat du Comité de direction au plus tard 24 heures avant la réunion.

On distingue 3 catégories de points à l'ordre du jour : ceux soumis pour décision, discussion ou information.

Chaque point fait l'objet d'une note introductive rédigée dans la langue de son auteur dans laquelle il sera précisé à laquelle des catégories il appartient.

Tout document soumis pour décision du Comité de direction devra contenir une proposition de décision et, le cas échéant, un projet de communication.

Pendant la réunion, de nouveaux points ne peuvent être ajoutés à l'ordre du jour que par le Président.

A la demande motivée d'un membre, le Président peut décider de reporter l'examen d'un ou de plusieurs points.

Les ordres du jour, documents et procès-verbaux des réunions sont digitalisés et de la même façon mis à disposition des membres du Comité de direction par le secrétariat.

Art. 5.Le Comité de direction ne peut valablement délibérer que si au moins la moitié de ses membres est présente.

Art. 6.Les décisions sont prises par consensus ou, à défaut, à la majorité des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas prises en compte pour le décompte des suffrages. En cas d'égalité des voix, celle du Président est prépondérante.

Tous les participants sont tenus d'exécuter et de défendre collégialement et loyalement les décisions et engagements pris au sein du Comité de direction.

Art. 7.Le projet de procès-verbal est envoyé aux membres du Comité de direction au plus tard dans les cinq jours ouvrables suivant la réunion. L'approbation du procès-verbal est mise à l'ordre du jour de la plus prochaine séance.

Le procès-verbal définitif est mis à disposition des membres du Comité de direction. Il est ensuite communiqué aux membres du personnel via l'Intranet.

Art. 8.La convocation, l'ordre du jour et le procès-verbal sont rédigés en français et en néerlandais. Les documents soumis aux délibérations du Comité sont rédigés dans la langue de leur auteur.

Art. 9.Le Président adresse au Ministre une copie du procès-verbal.

Il lui fournit éventuellement toute précision utile concernant la portée des décisions prises.

Art. 10.Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le 15 juillet 2019.

Approuvé par le Comité de direction en sa séance du 9 juillet 2019.