Huishoudelijk reglement van het Directiecomité van de Regie der Gebouwen Voorzitterschap

Artikel 1.De Administrateur-generaal zit het Directiecomité voor.

Wanneer hij afwezig of verhinderd is, wijst hij het lid van het Directiecomité aan dat hem vervangt. Bij ontstentenis van aanwijzing, wordt het voorzitterschap waargenomen door het stemgerechtigd lid dat de grootste anciënniteit in de hoogste graad heeft.

Secretariaat en verslaggeving

Art. 2.De voorzitter verzorgt het secretariaat en duidt een secretaris aan. De secretaris neemt deel aan de vergaderingen, behalve bij de beraadslaging over punten die een vertrouwelijk karakter hebben. Het Directiecomité kan beslissen hiervan af te wijken. De secretaris verzorgt de verslaggeving, behalve voor die punten die als vertrouwelijk beschouwd worden en niet in zijn aanwezigheid behandeld worden. In dit laatste geval wordt een vertrouwelijk verslag opgemaakt door een lid van het Directiecomité, aangeduid door de voorzitter.

Vergaderingen

Art. 3.Het Directiecomité vergadert telkens als de voorzitter of ten minste twee stemgerechtigde leden erom vragen. Het Directiecomité kan beslissen om vergaderingen over een langere termijn te plannen.

Directiecomités die deel uitmaken van deze planning worden geprogrammeerde Directiecomités genoemd. Het lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, deelt dit onmiddellijk aan de voorzitter mee.

De samenroeping

Art. 4.De vergaderingen van het Directiecomité worden, behalve bij hoogdringendheid, samengeroepen met een brief die ten minste vijf werkdagen vóór de vastgestelde datum opgestuurd wordt. Die termijn wordt gereduceerd tot één werkdag bij geprogrammeerde Directiecomités.

De oproeping vermeldt de agenda en wordt van de bescheiden betreffende de te bespreken punten vergezeld. De leden van het Comité kunnen steeds op het secretariaat inzage krijgen in het archief van het Comité en van de stukken van de administratieve dossiers waarover zij zich moeten uitspreken.

De agenda

Art. 5.De agenda van de vergaderingen wordt door de voorzitter vastgelegd. De leden die punten op de agenda wensen te plaatsen, dienen deze ten laatste de dag voor het verzenden van de agenda aan de Administrateur-generaal over te maken ingeval van geprogrammeerde Directiecomités.

Indien de vergadering georganiseerd wordt op vraag van ten minste twee leden worden de door hen opgeworpen punten op de agenda geplaatst.

Nieuwe punten kunnen slechts aan de agenda worden toegevoegd als alle aanwezige leden het daarmee eens zijn; ze mogen echter niet toegevoegd worden als ze specifiek betrekking hebben op de diensten die ressorteren onder een lid dat verhinderd is.

De agenda bevat drie onderdelen : A-punten : punten die ofwel ter informatie medegedeeld worden of geen afzonderlijke discussie behoeven, behalve wanneer een lid hierom verzoekt;

B-punten : punten van de agenda zonder vertrouwelijk karakter;

C-punten : punten van de agenda met een vertrouwelijk karakter.

Volgende punten van de agenda hebben een vertrouwelijk karakter : - deze waarin een individuele beslissing genomen wordt; - na beslissing van het Directiecomité, op vraag van een lid van het Directiecomité.

Op gemotiveerd verzoek van een lid kan de voorzitter beslissen het onderzoek van één of meer punten van de agenda uit te stellen.

Art. 6.Aanwezigheid van personen die geen deel uitmaken van het Directiecomité : Op voordracht van de voorzitter of van de meerderheid der aanwezige leden mogen andere personen uitgenodigd worden om deel te nemen aan het voorleggen van bepaalde dossiers.

De aanwezigheid van de uitgenodigden op de vergadering wordt beperkt tot de behandeling van het punt voor hetwelk zij worden gehoord.

Art. 7.Het Directiecomité onderzoekt de kandidaturen voor de bevorderingen door verhoging in graad en voor de benoemingen door verandering van graad, en formuleert zijn voorstel van rangschikking van de kandidaten volgens de principes die bepaald zijn in de bijlage bij dit huishoudelijk reglement.

Quorum

Art. 8.Het Directiecomité beraadslaagt slechts geldig wanneer ten minste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn.

Art. 9.Inname standpunten en formele beslissingen : 1. Algemeen Punten waarvoor het Directiecomité geen formele beslissing dient te nemen, worden na behandeling ofwel vertaald in afspraken, ofwel in standpunten.Standpunten van het Directiecomité worden in principe in consensus vastgelegd. Indien geen consensus bereikt kan worden dan worden zowel het meerderheidsstandpunt, dat gedragen wordt door een gewone meerderheid van de leden, als het minderheidsstandpunt in het verslag opgenomen. De eventuele beslissingen die voortvloeien uit de standpunten blijven de bevoegdheid van de Administrateur-generaal. 2. Formele beslissingen Het Directiecomité beslist in principe in consensus.Een stemming wordt gehouden indien geen consensus bereikt kan worden bij gewone meerderheid der uitgebrachte stemmen; onthoudingen worden niet bijgeteld. Bij staking van stemmen, behalve bij geheime stemming, is de stem van de voorzitter van de vergadering doorslaggevend.

Geheime stemming is verplicht voor elk voorstel van : - individuele beslissing ten opzichte van een personeelslid; - rangschikking van kandidaten, dat moet opgemaakt worden na algemene bespreking.

Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen en andere voorstellen kunnen ter geheime stemming worden voorgelegd.

Verslaggeving

Art. 10.1. Niet geprogrammeerd Directiecomité : Het ontwerp van de notulen van de vergaderingen van het Directiecomité wordt gelijktijdig aan alle leden verzonden. Voor niet geprogrammeerde vergaderingen beschikt men over vijf werkdagen om hun eventuele opmerkingen schriftelijk aan de voorzitter mede te delen. De aangepaste tekst van de notulen wordt aan alle leden van het Comité toegezonden. 2. Geprogrammeerd Directiecomité : Voor geprogrammeerde vergaderingen wordt het verslag in één tabel overgemaakt met de uitnodiging van de volgende geprogrammeerde vergadering.Na goedkeuring en met wijzigingen wordt het verslag, in twee talen ondertekend door de voorzitter, en met de agenda van de volgende vergadering verzonden. 3. Dringende goedkeuring : Als de goede werking van de Regie dit vereist kan de voorzitter evenwel bij uitzondering beslissen een versnelde procedure toe te passen voor de goedkeuring van de notulen, bij voorbeeld, mondelinge goedkeuring op het einde van de vergadering zelf.4. Publicatie verslagen : Het openbaar gedeelte van de verslagen wordt na definitieve goedkeuring gepubliceerd op het intranet van de RDG. Vertrouwelijkheid

Art. 11.De documenten en beraadslagingen met betrekking tot punten die een vertrouwelijk karakter hebben worden als dusdanig beschouwd; allen die bij het uitoefenen van hun functie er kennis van krijgen, zijn tot geheimhouding verplicht.

Slotbepalingen

Art. 12.Dit huishoudelijk reglement wordt van kracht op 1 februari 2019. Het werd door het Directiecomité aangenomen op 23 januari 2019. Regie der Gebouwen Directiecomité. - Huishoudelijk reglement bevorderingen en mutaties voor de betrekkingen van de klasse A2, A3 en A4 Bijlage bij het huishoudelijk reglement van het Directiecomité van de Regie der Gebouwen Basisprincipes voor het onderzoek van de kandidaturen en het opstellen van een voorstel van rangschikking : Het directiecomité bepaalt de modaliteiten van de selectie voor de bevordering, op voorstel van de directeur stafdiensten. Onder modaliteiten moet worden verstaan : 1° het opstellen van de richtlijnen met betrekking tot het organiseren van de selecties voor bevordering wat betreft : a) het oproepen van de kandidaten;b) de opmaak door de dienst personeel van de lijst van de kandidaten van wie de kandidatuur werd ingediend binnen de vereiste termijn en die ontvankelijk is overeenkomstig de van kracht zijnde statutaire bepalingen;c) de indiening van de kandidaturen voor de opengestelde bevorderingsbetrekkingen die gebeurt op de volgende wijze : 1.De ambtenaar die zich kandidaat wenst te stellen voor een betrekking door een schriftelijke kandidaatstelling, die, naast de algemene gegevens betreffende de kandidaat en de gesolliciteerde betrekking(en), de volgende rubrieken bevat die moeten worden ingevuld : 1) diploma's en getuigschriften en gevolgde bijkomende opleidingen in verband met de ambtsuitoefening;2) loopbaan bij de Regie der Gebouwen;3) ervaring in de vereiste specialiteit/materie (bij de Regie, in de privésector of als zelfstandige;4) ervaring in het leiden van een dienst of een team;5) ervaring in het leiden en/of ondersteunen van veranderingen;6) belangrijke prestaties en verwezenlijkingen in de verschillende functies; Op deze criteria worden er scores toegekend door de Directeur Stafdiensten en voorgelegd voor validatie aan het Directiecomité. 2. Voor de betrekkingen van klasse A3 en A4 voegt de kandidaat een motivatiebrief toe waarin hij zijn visie op en motivatie voor de functie uiteenzet.3. Alle ingezonden kandidaatstellingen worden wat betreft de onderstaande punten 1 tot en met 4, voorgelegd aan de manager onder wiens gezag de kandidaat staat en voor wat betreft punt 5 aan de manager onder wiens gezag de opengestelde betrekking valt.De betrokken manager geeft zijn scores op deze criteria en legt deze voor ter validatie aan het directiecomité. 1) technische, administratieve en/of creatieve bekwaamheid;2) inzet en initiatief;3) klantvriendelijkheid en communicatieve vaardigheden;4) leidinggevende vaardigheden;5) visie op de functie en motivatie (enkel voor A4 en A3) Het directiecomité kan ervoor kiezen een interview te organiseren met alle kandidaten van een bepaalde procedure.d) het opstellen van het proces-verbaal waarin de rangschikking van de kandidaten wordt bepaald.Deze rangschikking wordt vastgesteld op basis van het totaal aantal punten dat behaald werd; e) de kennisgeving aan de kandidaten van de behaalde resultaten;2° het opstellen bij elke bevorderingsprocedure, of mutatieprocedure voor toegang tot een betrekking in de klasse A2, A3 en A4 van een selectiereglement dat : a) in functie van het vastgelegde profiel van de te begeven betrekking en op voordracht van het lid van het directiecomité waar de betrekking te begeven is, het respectieve belang van elk van de selectiecriteria bepaalt en het aantal toegekende punten aan elk van die criteria alsmede eventueel aan elk van de onderverdelingen ervan evenals het totaal aantal aan de selectie in zijn totaliteit toegekende punten;b) het minimum aantal punten bepaalt, dat vereist is voor de selectie in haar totaliteit, voor elk van de criteria en, in voorkomend geval, voor de onderverdelingen ervan; Dit reglement van interne orde, en de bijlage, vervangen het reglement van interne orde en bijlage van 30 september 2001.

Het werd door het Directiecomité aangenomen op 23 januari 2019.