Huishoudelijk reglement van de algemene raad van Sciensano Opgesteld in toepassing van artikel 7, § 3 van de wet tot oprichting van Sciensano van 25 februari 2018;Vastgesteld door de algemene raad van Sciensano op haar vergadering van 27 april 2018; Afdeling 1. - Definities

Artikel 1.Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder : 1° algemene raad : het orgaan bedoeld in Titel II, hoofdstuk 3, afdeling I, onderafdeling 1, van de wet van 25 februari 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Wet tot oprichting van Sciensano sluiten tot oprichting van Sciensano;2° voorzitter : de door de algemene raad op grond van artikel 3, § 3 van het koninklijk besluit van 28 maart 2018Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 28/03/2018 pub. 03/04/2018 numac 2018011650 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Koninklijk besluit tot uitvoering van de wet van 25 februari 2018 tot oprichting van Sciensano, wat betreft de maatschappelijke zetel, het bestuur en de werking, en tot aanpassing van diverse besluiten betreffende de rechtsvoorgangers van Sciensano type koninklijk besluit prom. 28/03/2018 pub. 03/04/2018 numac 2018011649 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Koninklijk besluit tot uitvoering, wat personeelszaken betreft, van de wet van 25 februari 2018 tot oprichting van Sciensano en tot vaststelling van de datum van de inwerkingtreding van bepaalde bepalingen van dezelfde wet sluiten tot uitvoering van de wet van 25 februari 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Wet tot oprichting van Sciensano sluiten tot oprichting van Sciensano aangewezen persoon;3° ondervoorzitter : de door de algemene raad op grond van artikel 3, § 3 van het koninklijk besluit van 28 maart 2018Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 28/03/2018 pub. 03/04/2018 numac 2018011650 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Koninklijk besluit tot uitvoering van de wet van 25 februari 2018 tot oprichting van Sciensano, wat betreft de maatschappelijke zetel, het bestuur en de werking, en tot aanpassing van diverse besluiten betreffende de rechtsvoorgangers van Sciensano type koninklijk besluit prom. 28/03/2018 pub. 03/04/2018 numac 2018011649 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Koninklijk besluit tot uitvoering, wat personeelszaken betreft, van de wet van 25 februari 2018 tot oprichting van Sciensano en tot vaststelling van de datum van de inwerkingtreding van bepaalde bepalingen van dezelfde wet sluiten tot uitvoering van de wet van 25 februari 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Wet tot oprichting van Sciensano sluiten tot oprichting van Sciensano aangewezen persoon;de ondervoorzitter van de algemene raad is de facto de ondervoorzitter van de raad van bestuur; 4° lid : lid van de algemene raad van Sciensano conform artikel 7, § 1 van de wet van 25 februari 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Wet tot oprichting van Sciensano sluiten tot oprichting van Sciensano;5° Sciensano : een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid, opgericht bij artikel 3, § 1 van de wet van 25 februari 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Wet tot oprichting van Sciensano sluiten tot oprichting van Sciensano.6° wet: de wet van 25 februari 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Wet tot oprichting van Sciensano sluiten tot oprichting van Sciensano. Afdeling 2. - leden algemene raad

Art. 2.De leden van de algemene raad worden benoemd voor een hernieuwbare termijn van zes jaar. Ze worden ontslagen om wettige redenen of indien zij niet langer de organisatie die hen heeft voorgedragen vertegenwoordigen of in geval van overtreding van het huishoudelijk reglement van de algemene raad.

Art. 3.Ten minste een derde van de leden van de algemene raad moet van het andere geslacht zijn dan de meerderheid, indien er een meerderheid van een bepaald geslacht is.

Art. 4.De algemene raad telt evenveel Nederlandstalige leden als Franstalige leden, de voorzitter eventueel uitgezonderd. Afdeling 3. - Gevallen waarin de algemene raad vergadert

Art. 5.De algemene raad vergadert in volgende gevallen: - conform artikel 6, § 1, vierde lid van de wet komt de algemene raad bijeen om zich uit te spreken over het gemotiveerde verzoek tot verzet tegen een beslissing genomen door de raad van bestuur. - conform artikel 6, § 2 van de wet komt de algemene raad bijeen om adviezen uit te brengen over het beheer van Sciensano wanneer zij dat nuttig acht. Hij brengt advies uit over het beheer van Sciensano op vraag van de raad van bestuur of van de algemeen directeur. - conform artikel 10, § 3, 2e lid van de wet beslist de algemene raad bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen over de samenstelling van de raad van bestuur, voor wat betreft de niet-permanente leden, in geval van een met redenen omklede betwisting uitgaande van een lid van de algemene raad over de aanduiding van één of meer van de niet-permanente leden van de raad van bestuur. Deze betwisting dient ter kennis gebracht te worden aan alle leden van de algemene raad op elektronische wijze binnen een termijn van vijf kalenderdagen vanaf de dag waarop de aanduiding van het niet-permanente lid aan de algemene raad ter kennis werd gebracht.

De beslissing van de algemene raad over de aanduiding van de niet-permanente leden van de raad van bestuur kan niet worden betwist. Afdeling 4. - verzet tegen een beslissing van de raad van bestuur

Art. 6.De agenda van de raad van bestuur wordt uiterlijk zeven dagen vóór de vergadering van de raad van bestuur bij elektronische post ter kennis gebracht van alle leden van de raad van bestuur en de algemene raad. Zij hebben het recht mededeling te verkrijgen van alle dossiers die verband houden met de agenda en die aan de raad van bestuur worden voorgelegd ter beslissing.

Art. 7.Conform art. 6, § 1 van de wet kan elk lid de algemene raad verzoeken zich te verzetten tegen de beslissingen van de raad van bestuur die het geheel van Sciensano aanbelangen. De beslissingen die het geheel van Sciensano aanbelangen zijn de beslissingen met betrekking tot: 1° de sluiting en de uitvoering van de beheersovereenkomst;2° de koers en strategische doelstellingen van Sciensano;3° de algemene regels op het vlak van personeel;4° het gebruik van financiële middelen wanneer ze meer dan 10% van het patrimonium van Sciensano vertegenwoordigen.

Art. 8.Dit verzoek dient ter kennis gebracht te worden aan alle leden van de algemene raad op elektronische wijze binnen een termijn van tien kalenderdagen vanaf de dag waarop de beslissing van de raad van bestuur aan het desbetreffende lid ter kennis werd gebracht overeenkomstig art. 11, § 2 van de wet.

Art. 9.De algemene raad beslist bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen of hij zich verzet tegen de beslissing van de raad van bestuur binnen een termijn van vijftien kalenderdagen vanaf de dag waarop het gemotiveerde verzoek tot verzet hem ter kennis werd gebracht overeenkomstig het vorige artikel. De redenen waarom de algemene raad zich verzet tegen de beslissing van de raad van bestuur moeten gemotiveerd worden.

In geval van gemotiveerd verzet van de algemene raad, wordt de beslissing van de raad van bestuur vernietigd. In dat geval wordt de raad van bestuur opnieuw samengeroepen binnen een termijn van vijftien kalenderdagen vanaf de dag waarop de beslissing tot verzet bedoeld in het vorige lid werd genomen, om zich uit te spreken over het agendapunt dat aan de basis van de vernietigde beslissing lag. Hij moet bij zijn beslissing rekening houden met de redenen die hebben geleid tot de vernietiging door de algemene raad. Afdeling 5. - Bijeenroeping van de algemene raad

Art. 10.De algemene raad vergadert, behoudens ingeval van gemotiveerde uitzonderlijke omstandigheden, minstens éénmaal per jaar.

De algemene raad vergadert zowel op verzoek van de voorzitter van de algemene raad, als op verzoek van de ondervoorzitter, als op verzoek van minstens de helft van haar leden. Ingeval de voorzitter dergelijk verzoek ontvangt, roept deze de algemene raad samen op een datum die niet later valt dan dertig kalenderdagen na de ontvangst van het verzoek tot bijeenroeping.

Art. 11.De voorzitter roept de algemene vergadering bijeen en stelt de agenda op. In geval de voorzitter verhinderd is, neemt de ondervoorzitter deze taak op zich.

Op de agenda wordt elk punt geplaatst dat door de voorzitter of ondervoorzitter wordt voorgesteld of dat door een lid is ingediend. De agenda wordt uiterlijk 7 dagen vóór de vergadering bij elektronische post ter kennis gebracht van alle leden van de algemene raad.

De oproeping vermeldt duidelijk en volledig de aldus bekomen agenda alsook de plaats, de dag en het uur van de vergadering. Behalve in geval van hoogdringenheid die alle leden erkennen, moet de oproeping samen met de bijhorende documenten ten minste zeven kalenderdagen vóór de vergadering in het bezit zijn van de leden. In geval van hoogdringendheid wordt de termijn van zeven kalenderdagen verminderd tot vijf kalenderdagen. Wanneer er sprake is van een uiterste hoogdringendheid, namelijk elk geval waarvan alle leden erkennen dat een termijn van vijf kalenderdagen een risico zou vormen voor de te behandelen kwestie, dient men de termijn van vijf kalenderdagen niet te respecteren.

Indien niet is voldaan aan de vormvereisten, bedoeld in het vorig lid, zal de algemene raad niet rechtsgeldig kunnen beslissen, tenzij bij meerderheid van de aanwezige leden wordt beslist hiervan af te wijken.

Het lid dat, na het ontvangen van de uitnodiging, een punt aan de agenda wenst toe te voegen, deelt dit vóór de vergadering mee aan de voorzitter of bij diens afwezigheid aan de waarnemend voorzitter naargelang het geval.

De algemene raad beslist op de betrokken vergadering of het agendapunt al dan niet behandeld wordt. Tijdens de vergadering kunnen enkel bij eenparigheid van de aanwezige leden, nieuwe punten aan de agenda worden toegevoegd.

Art. 12.De algemene raad vergadert op de zetel van Sciensano; de voorzitter of de waarnemend voorzitter naargelang het geval, kan evenwel een andere vergaderplaats aanduiden.

Ieder lid dat de vergadering niet kan bijwonen dient dit ten minste twee werkdagen voorafgaand aan de vergadering aan de voorzitter of de secretaris te melden. Afdeling 6. - Het voorzitterschap van de algemene raad

Art. 13.De leden van de algemene raad stellen een voorzitter en een ondervoorzitter aan onder de leden bedoeld in art. 7, § 1, lid 1, 10° van de wet.

Art. 14.De voorzitter en de ondervoorzitter zijn van een andere taalrol.

Art. 15.De voorzitter behoort tot een andere taalrol dan de algemene directeur.

Art. 16.De voorzitter opent en sluit de vergaderingen van de algemene raad en leidt de debatten.

Art. 17.Wanneer de voorzitter verhinderd is, wordt het voorzitterschap waargenomen door de ondervoorzitter. Wanneer de ondervoorzitter zelf ook verhinderd is, wordt het voorzitterschap waargenomen door het in leeftijd oudste aanwezige lid. De ondervoorzitter of het in leeftijd oudste aanwezige lid, al naargelang het geval, beschikt in dat geval over dezelfde rechten en plichten als de voorzitter en wordt waarnemend voorzitter genoemd.

Art. 18.De voorzitter wordt op elke vergadering bijgestaan door een personeelslid van Sciensano, die de functie van secretaris op zich neemt. Afdeling 7. - Afwezigheid lid

Art. 19.Bij afwezigheid van een lid van de algemene raad, kan dit lid een ander lid van de algemene raad aanstellen om hem te vertegenwoordigen.

Art. 20.Bij permanente verhindering van een lid van de algemene raad, kunnen de andere leden van de raad van bestuur in hun midden een persoon aanstellen om hem te vertegenwoordigen totdat een nieuw lid wordt benoemd volgens de procedure bedoeld in de wet. De persoon benoemd om het lid in de loop van de uitoefening van het mandaat op te volgen, voltooit het mandaat.

Art. 21.Het aantal volmachten wordt beperkt tot maximum 2 volmachten per aanwezig lid. In geval van hoogdringendheid, kan van deze regel worden afgeweken mits akkoord van alle aanwezige leden. Afdeling 8. - Vergoedingen

Art. 22.De vijf leden van de algemene raad die gekozen worden buiten Sciensano binnen de wereld van het wetenschappelijk onderzoek en die het geheel van de opdrachten van Sciensano vertegenwoordigen omwille van hun bekwaamheden worden vergoed tot een bedrag van 150 euro bij wijze van presentiegeld, betaald door Sciensano, zoals geïndexeerd overeenkomstig de consumptieprijzen-index.

Naast het presentiegeld krijgt de voorzitter van de algemene raad een jaarlijkse vaste vergoeding van 1.500 euro, betaald door Sciensano, zoals geïndexeerd overeenkomstig de consumptieprijzen-index.

Elk jaar op 1 april, worden de in de eerste en tweede alinea van dit artikel bepaalde bedragen van rechtswege aangepast aan de evolutie van het indexcijfer van de consumptieprijzen volgens de volgende formule: het basisbedrag, vermenigvuldigd met de nieuwe index en gedeeld door de oorspronkelijke index. De nieuwe index is de index van de consumptieprijzen van de maand februari van het jaar waarin de in de eerste en tweede alinea van dit artikel bepaalde bedragen worden aangepast. De oorspronkelijke index is de index van februari 2018. Het bekomen resultaat wordt afgerond naar de hogere euro indien het deel in de decimalen groter of gelijk is aan vijftig cent. De afronding gebeurt naar de lagere euro indien het deel in decimalen kleiner is dan vijftig cent.

Het bedrag van de vergoeding en terugbetaling van hun verblijfs- en verplaatsingskosten wordt respectievelijk vastgesteld overeenkomstig het koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten en het koninklijk besluit van 24 december 1964 tot vaststelling van de vergoedingen wegens verblijfskosten toegekend aan de leden van het personeel der federale overheidsdiensten, met dien verstande dat de vergoedingen voor reis- en verblijfskosten bij afwijking van deze verordeningen ten laste komen van Sciensano. Afdeling 9. - Beraadslagingen en stemming in de algemene raad

Art. 23.De vergaderingen van de algemene raad zijn niet openbaar. De algemene raad kan evenwel personeelsleden van Sciensano die het in de beraadslagingen kunnen bijstaan, verzoeken om een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen.

Art. 24.De algemene raad kan slechts rechtsgeldig beraadslagen als ten minste de helft van de leden van de algemene raad aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Indien het quorum niet bereikt is, kan de algemene raad binnen ten minste een en ten hoogste dertig kalenderdagen opnieuw worden bijeengeroepen, met dezelfde agenda. In dat geval kan over de punten van de agenda beslist worden ongeacht het aantal leden dat aanwezig is. De bijeenroeping voor deze vergadering geschiedt bij elektronische post.

Art. 25.De beslissingen van de algemene raad worden genomen bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

Art. 26.De stemmingen geschieden bij handopheffing. Er wordt geheim gestemd wanneer dat door ten minste een derde van de aanwezige leden wordt gevraagd.

Art. 27.Een beslissing over een agendapunt kan tevens via een schriftelijke procedure genomen worden, ingeval de algemene raad hiertoe beslist op de vergadering waarop het betreffende punt geagendeerd werd.

Art. 28.In hoogdringende gevallen of met betrekking tot agendapunten die bij gebrek aan het vereiste aanwezigheidsquorum niet konden worden behandeld op de vergadering van de algemene raad, kan de voorzitter bepalen dat via elektronische post zal worden beslist.

In deze gevallen wordt het voorstel van beslissing overgemaakt aan de leden van de algemene raad via een elektronisch bericht van de voorzitter. Er is een vaste beslissingstermijn van 48 uur, waarbinnen de dies ad quem niet wordt meegerekend.

Art. 29.De secretaris is belast met de opstelling van de notulen van de vergaderingen van de algemene raad zonder vermelding van de naam van de sprekers tenzij deze daar uitdrukkelijk om verzoeken. De notulen kunnen een samenvatting van de besprekingen bevatten en bevatten de besluiten van ieder agendapunt.

Het ontwerp van de notulen wordt uiterlijk de derde kalenderdag volgend op de dag van de vergadering ter goedkeuring overgemaakt op elektronische wijze aan de leden van de algemene raad.

De leden van de algemene raad dienen hun goedkeuring op elektronische wijze over te maken aan de secretaris binnen drie kalenderdagen volgend op de ontvangst van de notulen. Het niet geven van een antwoord binnen deze termijn, wordt beschouwd als een goedkeuring van het proces-verbaal.

Na goedkeuring door de algemene raad, worden de notulen ondertekend door de voorzitter, door de ondervoorzitter bij afwezigheid van de voorzitter of door het in leeftijd oudste aanwezig lid bij afwezigheid van de ondervoorzitter.

Sciensano wordt belast met de bewaring van de documenten.

Alle notulen worden ingeschreven in een bijzonder register. De kopies of uittreksels die voor te leggen zijn in rechte of elders worden ondertekend door de voorzitter. Sciensano wordt ermee belast in te staan voor de bewaring van de archieven.

Art. 30.De leden van de algemene raad en alle andere personen die de vergaderingen bijwonen zijn ertoe gehouden het vertrouwelijk karakter van de besproken documenten alsmede van de beraadslagingen, beslissingen en stemmingen te eerbiedigen.

Zonder afbreuk te doen aan het eerste lid worden alle stukken die betrekking hebben op de agenda en op de verschillende punten van de agenda van de vergaderingen van de algemene raad, onder elektrische vorm ter beschikking gesteld van de leden van de raad en van de personen gemandateerd door deze laatsten. Afdeling 10. - Bijstand door raadgevers

Art. 31.De algemene raad kan een beroep doen op raadgevers. Deze raadgevers kunnen bij monde van de voorzitter of de waarnemend voorzitter op de vergadering van de algemene raad uitgenodigd worden.

Deze raadgevers nemen niet deel aan de formele behandeling van het voorstel van beslissing.