Règlement d'ordre intérieur du conseil général de Sciensano Etabli par application de l'article 7, § 3, de la loi du 25 février 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 source service public federal sante publique, securite de la chaine alimentaire et environnement Loi portant création de Sciensano fermer portant création de Sciensano ; adopté par le conseil général de Sciensano à sa réunion du 6 juin 2018. Section 1ère. - Définitions

Article 1er.Aux fins du présent règlement, on entend par : 1° conseil général : l'organe visé au Titre II, chapitre 3, section 1re, sous-section 1re, de la loi du 25 février 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 source service public federal sante publique, securite de la chaine alimentaire et environnement Loi portant création de Sciensano fermer portant création de Sciensano ;2° président : la personne désignée par le conseil général sur la base de l'article 3, § 3, de l'arrêté royal du 28 mars portant exécution de la loi du 25 février 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 source service public federal sante publique, securite de la chaine alimentaire et environnement Loi portant création de Sciensano fermer portant création de Sciensano ;3° vice-président : la personne désignée par le conseil général sur la base de l'article 3, § 3, de l'arrêté royal du 28 mars portant exécution de la loi du 25 février 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 source service public federal sante publique, securite de la chaine alimentaire et environnement Loi portant création de Sciensano fermer portant création de Sciensano ; le vice-président du conseil général est de facto le vice-président du conseil d'administration ; 4° membre : un membre du conseil général de Sciensano conformément à l'article 7, § 1er, de la loi du 25 février 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 source service public federal sante publique, securite de la chaine alimentaire et environnement Loi portant création de Sciensano fermer portant création de Sciensano ;5° Sciensano : l'institution publique dotée de la personnalité juridique créée par l'article 3, § 1er, de la loi du 25 février 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 source service public federal sante publique, securite de la chaine alimentaire et environnement Loi portant création de Sciensano fermer portant création de Sciensano ;6° loi : la loi du 25 février 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 source service public federal sante publique, securite de la chaine alimentaire et environnement Loi portant création de Sciensano fermer portant création de Sciensano. Section 2. - Membres du conseil général

Art. 2.Les membres du conseil général sont nommés pour un terme de six ans, renouvelable. Ils sont révoqués pour justes motifs ou lorsqu'ils ne représentent plus l'organisation qui les a présentés ou en cas de violation du règlement d'ordre intérieur du conseil général.

Art. 3.Un tiers des membres du conseil général au minimum doivent être de l'autre sexe que la majorité, s'il y a une majorité d'un des deux sexes.

Art. 4.Le conseil général compte autant de membres d'expression française que d'expression néerlandaise, le président éventuellement excepté. Section 3. - Cas dans lesquels le conseil général se réunit

Art. 5.Le conseil se réunit dans les cas suivants : - conformément à l'article 6, § 1er, quatrième alinéa, de la loi, le conseil se réunit pour se prononcer sur la demande d'opposition motivée contre une décision prise par le conseil d'administration. - conformément à l'article 6, § 2, de la loi, le conseil se réunit pour rendre des avis sur la gestion de Sciensano lorsqu'il l'estime utile. Il rend un avis sur la gestion de Sciensano à la demande du conseil d'administration ou du directeur général. - conformément à l'article 10, § 3, 2e alinéa, de la loi, le conseil décide, à la majorité des voix exprimées, de la composition du conseil d'administration, en ce qui concerne les membres non permanents, en cas de contestation motivée d'un membre du conseil général sur la détermination d'un ou plusieurs membres non permanents du conseil d'administration. Cette contestation doit être portée à la connaissance de tous les autres membres du conseil général par voie électronique, dans un délai de cinq jours calendrier à compter du jour de la notification au conseil général de la désignation du membre non permanent.

La décision du conseil général sur la détermination des membres non permanents du conseil d'administration ne peut pas faire l'objet de contestations. Section 4. - Opposition à une décision du conseil d'administration

Art. 6.L'ordre du jour des réunions du Conseil d'administration est envoyé par courrier électronique à tous les membres du conseil d'administration et du conseil général au moins 7 jours calendrier avant la réunion. Ils ont le droit d'obtenir la communication de tous les dossiers relatifs à l'ordre du jour qui sont soumis au conseil d'administration pour décision.

Art. 7.Conformément à l'art. 6, § 1er, de la loi, chaque membre peut demander au conseil général de s'opposer aux décisions du conseil d'administration qui intéressent l'ensemble de Sciensano. Les décisions qui intéressent l'ensemble de Sciensano sont les décisions relatives : 1° à la conclusion et à l'exécution du contrat de gestion ;2° aux orientations et aux objectifs stratégiques de Sciensano ;3° aux règles générales en matière de personnel ;4° à l'utilisation des moyens financiers lorsqu'ils représentent plus de 10 % du patrimoine de Sciensano.

Art. 8.La demande d'opposition doit être portée à la connaissance de l'ensemble des membres du conseil général par voie électronique, dans un délai de dix jours calendrier à partir du jour où la décision du conseil d'administration a été communiquée au membre concerné, conformément à l'article 11, alinéa 2 de la loi.

Art. 9.Le conseil général décide à la majorité des voix exprimées s'il s'oppose à la décision, dans un délai de quinze jours calendrier à partir du jour où la demande motivée d'opposition a été portée à sa connaissance conformément au précédent article. Les raisons pour lesquelles le conseil général s'oppose à la décision du conseil d'administration doivent être motivées.

En cas d'opposition motivée du conseil général, la décision du conseil d'administration est annulée. Dans ce cas, le conseil d'administration est à nouveau convoqué, dans un délai de quinze jours calendrier à partir du jour où la décision d'opposition visée à l'alinéa précédent a été adoptée, pour se prononcer sur le point de l'ordre du jour à l'origine de la décision annulée. Il doit tenir compte dans sa décision des motifs qui ont mené à l'annulation par le conseil général. Section 5. - Convocation du conseil général

Art. 10.Le conseil général se réunit, sauf en cas de circonstances exceptionnelles motivées, au moins une fois par an.

Le conseil général se réunit à la demande du président du conseil général, à la demande du vice-président ou à la demande d'au moins la moitié de ses membres. Si le président reçoit une telle requête, il convoque le conseil général à une date qui n'est pas postérieure à trente jours calendrier à compter de la réception de cette demande de convocation.

Art. 11.Le président convoque l'assemblée générale et établit l'ordre du jour. En cas d'empêchement du président, le vice-président assume cette tâche.

Tous les points proposés par le président ou le vice-président ou introduits par un membre sont inscrits à l'ordre du jour. L'ordre du jour est porté à la connaissance de l'ensemble des membres du conseil général par messagerie électronique au plus tard sept jours avant la réunion.

La convocation précise de manière claire et exhaustive l'ordre du jour ainsi obtenu, ainsi que le lieu, le jour et l'heure de la réunion.

Sauf en cas d'urgence que tous les membres reconnaissent, la convocation (et les documents y afférents) est en possession des membres au moins sept jours calendrier avant la réunion. En cas d'urgence, le délai de sept jours calendrier est réduit à cinq jours.

En cas d'extrême urgence, soit tout cas reconnu par l'ensemble des membres pour lequel un délai de cinq jours calendrier constituerait un risque pour la matière à traiter, ce délai ne doit pas être respecté.

Si les formalités visées au précédent alinéa ne sont pas respectées, le conseil général ne pourra pas délibérer valablement, sauf si la majorité des membres présents décident de déroger à la règle.

Le membre qui souhaite, après réception de l'invitation, ajouter un point à l'ordre du jour le fait savoir avant la réunion au président ou, en son absence, au président faisant fonction, selon le cas.

Le conseil général décide lors de la réunion en question si le point sera ou non traité. De nouveaux points peuvent seulement être ajoutés à l'ordre du jour lors de la réunion à l'unanimité des membres présents.

Art. 12.Le conseil général se réunit au siège de Sciensano ; le président ou le président faisant fonction, selon le cas, peut toutefois choisir un autre lieu de réunion.

Chaque membre empêché d'assister à la réunion doit le signaler au président ou au secrétaire au moins deux jours ouvrables avant celle-ci. Section 6. - Présidence du conseil général

Art. 13.Les membres du conseil général désignent un président et un vice-président parmi les membres visés à l'article 7, § 1er, alinéa 1er, 10°, de la loi.

Art. 14.Le président et le vice-président appartiennent à un rôle linguistique différent.

Art. 15.Le président est d'un autre rôle linguistique que le directeur général.

Art. 16.Le président ouvre et clôt les réunions du conseil général et dirige les débats.

Art. 17.En cas d'empêchement du président, la présidence est assurée par le vice-président. Si le vice-président est lui-même empêché, la présidence est assurée par le plus âgé des membres présents. Le vice-président ou le plus âgé des membres présents, selon le cas, dispose en l'espèce des mêmes droits et obligations que le président et est nommé président faisant fonction.

Art. 18.Le président est assisté à chaque séance par un membre du personnel de Sciensano, qui assume la fonction de secrétaire. Section 7. - Absence d'un membre

Art. 19.En cas d'absence d'un membre du conseil général, ce membre peut désigner un autre membre du conseil général pour le représenter.

Art. 20.En cas d'empêchement permanent d'un membre du conseil général, les autres membres du conseil général peuvent désigner en leur sein une personne pour le représenter jusqu'à ce qu'il soit pourvu à la nomination d'un nouveau membre selon la procédure prévue par la loi. La personne nommée pour succéder au membre au cours de l'exercice du mandat achève ce mandat.

Art. 21.Le nombre de procurations est limité à maximum 2 procurations par membre présent. En cas d'extrême urgence, une dérogation à cette règle peut être appliquée avec l'accord de tous les membres présents. Section 8. - Compensations

Art. 22.Les cinq membres du conseil général choisis en dehors de Sciensano parmi le monde de la recherche scientifique et qui représentent l'ensemble des missions de Sciensano en raison de leurs compétences sont rémunérés à concurrence d'un montant de 150 euros par jeton de présence, payé par Sciensano, tel qu'indexé conformément à l'indice des prix à la consommation.

A côté du jeton de présence, le président du conseil général reçoit un montant annuel fixe de 1500 euros, payé par Sciensano, tel qu'indexé conformément à l'indice des prix à la consommation.

Chaque année au 1er avril, les montants visés à l'alinéa 1er et à l'alinéa 2 du présent article, sont adaptés de plein droit à l'évolution de l'indice des prix à la consommation selon la formule suivante : le montant de base, multiplié par le nouvel indice et divisé par l'indice de départ. Le nouvel indice est l'indice des prix à la consommation du mois de février de l'année dans laquelle les montants visés à l'alinéa 1er et l'alinéa 2 du présent article sont adaptés. L'indice de départ est l'indice du mois de février 2018. Le résultat obtenu est arrondi à l'euro supérieur si la partie décimale est supérieure ou égale à cinquante cents. Il est arrondi à l'euro inférieur si la partie décimale est inférieure à cinquante cents.

Le montant de l'indemnité en remboursement de leurs frais de séjour et de déplacement est, respectivement, déterminé conformément à l'arrêté royal du 18 janvier 1965 portant réglementation générale en matière de frais de parcours et à l'arrêté royal du 24 décembre 1964 fixant les indemnités pour frais de séjour des membres du personnel des ministères, étant entendu que, par dérogation à ces réglementations, les indemnités pour frais de parcours et de séjour sont à charge de Sciensano. Section 9. - Délibérations et votes dans le conseil général

Art. 23.Les réunions du conseil général ne sont pas publiques. Le conseil général peut toutefois inviter des membres de son personnel qui peuvent l'aider dans ses délibérations à assister à l'entièreté ou à une partie de la réunion.

Art. 24.Le conseil général ne peut valablement délibérer que si au moins la moitié des membres du conseil général sont présents ou représentés. Si le quorum n'est pas atteint, le conseil général peut à nouveau se réunir dans un délai d'un jour calendrier au plus tôt et de trente jours calendrier au plus tard, avec le même ordre du jour. Lors de cette deuxième réunion, l'assemblée délibère valablement sur les points à l'ordre du jour, quel que soit le nombre de membres présents.

La convocation à cette réunion est notifiée par courrier électronique.

Art. 25.Les décisions du conseil général sont prises à la majorité des voix exprimées.

Art. 26.Les votes ont lieu à main levée. Ils ont lieu au scrutin secret si au moins un tiers des membres présents en fait la demande.

Art. 27.Une décision sur un point peut également être prise par procédure écrite, si le conseil général le décide à la réunion à laquelle le point avait été inscrit à l'ordre du jour.

Art. 28.En cas d'extrême urgence ou lorsqu'un point inscrit à l'ordre du jour n'a pas pu être traité à la réunion du conseil général, car le quorum des présences n'a pas été atteint, le président peut établir que la décision sera prise par courrier électronique.

Dans ces cas, la proposition de décision est transmise par le président aux membres du conseil général par message électronique. Le délai de délibération est fixé à 48 heures, le dies ad quem n'étant pas compté.

Art. 29.Le secrétaire est chargé de la rédaction des procès-verbaux des réunions du conseil général, sans mention du nom des intervenants à moins que ceux-ci ne le demandent expressément. Ces procès-verbaux résument les discussions et consignent les décisions prises pour chaque point à l'ordre du jour.

Les projets de procès-verbaux sont transmis par voie électronique, pour approbation, aux membres du conseil général, dans un délai de trois jours calendrier à compter du jour de la réunion.

Les membres du conseil général donnent leur approbation au secrétaire par voie électronique, dans un délai de trois jours calendrier à compter de la réception de ceux-ci. L'absence de réponse dans ce délai est considérée comme l'approbation du procès-verbal.

Une fois approuvés par le conseil général, les procès-verbaux sont signés par le président ou, en l'absence du président, par le vice-président, ou, en l'absence du vice-président, par le membre présent le plus âgé.

Sciensano se charge de la conservation des documents.

Tous les procès-verbaux sont consignés dans un registre spécial. Les copies ou extraits de ces procès-verbaux à produire en justice ou ailleurs sont signés par le président. Sciensano se charge de la conservation des archives.

Art. 30.Les membres du conseil général et toutes les autres personnes qui assistent aux réunions sont tenus de respecter le caractère confidentiel des documents qui sont discutés, ainsi que des délibérations, des décisions et des votes.

Sans préjudice des dispositions de l'alinéa premier, l'ensemble des pièces se rapportant à l'ordre du jour des réunions du conseil général et à ses différents points sont mises à la disposition des membres du conseil et des personnes mandatées par celles-ci par voie électronique. Section 10. - Assistance par des conseillers

Art. 31.Le conseil général peut se faire assister par des conseillers. Les conseillers peuvent être invités par le président ou le président faisant fonction à une réunion du conseil général. Les conseillers ne prennent pas part à l'examen formel de la proposition de décision.