Intern Huishoudelijk Reglement van de Directieraad van het Brussels Instituut voor milieubeheer I. OVER DE BEVOEGDHEDEN, HET VOORZITTERSCHAP EN HET SECRETARIAAT

Artikel 1.Bevoegdheden De Directieraad van het Brussels Instituut voor milieubeheer, hierna de "Raad" genoemd, is belast met de opdrachten die de reglementering inzake het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van de ambtenaren van de instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest hem toekent.

Naast die opdrachten bepaalt de Raad ook de algemene beleidslijnen van het Instituut.

Artikel 1.Voorzitterschap en secretariaat De Raad wordt voorgezeten door de Directeur-generaal of, bij diens afwezigheid of verhindering, door de Adjunct-Directeur-generaal.

Wanneer beiden afwezig of verhinderd zijn, wordt de Raad voorgezeten door het lid dat is aangewezen door de Directeur-generaal of de Adjunct-Directeur-generaal.

De Voorzitter ziet toe op het goede verloop van de vergaderingen van de Raad. Hij handhaaft de orde, doet het reglement naleven, opent en sluit de zittingen en leidt de besprekingen en beraadslagingen.

De Voorzitter duidt het statutaire of contractuele personeelslid van niveau A aan, dat de functie van secretaris van de Raad op zich neemt, evenals een plaatsvervangende secretaris. De secretaris is belast met de voorbereiding van de vergaderingen, de opstelling van de processen-verbaal van de beslissingen van de Raad, de planning van de werkzaamheden en de opvolging en de archivering. Hij heeft louter een raadgevende inbreng. De secretaris vervult zijn opdracht onder het gezag en de leiding van de Voorzitter.

II. OVER DE ORGANISATIE VAN DE ZITTINGEN

Art. 2.Convocatie De Raad komt samen op convocatie van de Voorzitter. Behalve bij hoogdringendheid, wordt deze convocatie minstens vijf werkdagen vóór de voorziene datum van de zitting verstuurd. Indien mogelijk, zal er voor een op voorhand geplande meervoudige convocatie worden gezorgd.

De convocatie wordt via het informaticanetwerk aan de leden van de Raad verzonden evenals via een uitnodiging in de elektronische agenda.

Voor een specifiek punt kan de Raad elke persoon uitnodigen, die omwille van zijn competenties, kennis of specifieke activiteiten de Raad bepaalde zaken kan toelichten met het oog op de beraadslaging door de Raad.

Deze personen verlaten de vergadering op het moment van de beraadslaging.

Art. 3.Frequentie De Raad komt met regelmatige tussenperiodes en zo vaak als nodig samen. De Raad kan samengeroepen worden op het schriftelijk verzoek van vijf van zijn leden.

Art. 4.Agenda De agenda wordt vastgelegd door de Voorzitter ondermeer op voorstel van de leden van de Raad. Hij wordt minstens vijf werkdagen vóór de zitting, in het Nederlands en het Frans, aan de leden van de Raad meegedeeld.

Bij wijze van uitzondering en voor zover een gewone meerderheid van de aanwezige leden ermee instemt, kan een punt dat niet op de agenda staat, toch op de agenda worden geplaatst en dat omwille van dringende redenen of als het punt betrekking heeft op een onderwerp van gering belang.

Art. 5.Documentatie De Raad beraadslaagt alleen over de punten die op de agenda staan en die het voorwerp zijn van voorbereide nota's zoals gespecificeerd in artikel 15.

Die nota's worden door de Voorzitter verstuurd en moeten de leden van de Raad minstens drie werkdagen vóór de zitting bereiken.

De verzending gebeurt elektronisch.

Bij het plaatsen van een dringend punt op de agenda of als het punt betrekking heeft op een onderwerp van gering belang kan er van deze bepaling afgeweken worden.

III. OVER DE ZITTINGEN EN DE STEMMINGEN

Art. 6.Persoonlijke belangen De leden van de Raad verlaten de vergadering bij beraadslaging en stemming over adviezen en beslissingen in aangelegenheden waarbij zij persoonlijk belang hebben. Het proces-verbaal zal hier melding van maken.

Met "persoonlijk belang" wordt bedoeld elk voordeel voor het lid van de Raad, in zijn eigen voordeel, dat van zijn gezin, verwanten, vrienden of naaste kennissen of dat van personen of organisaties waarmee het lid van de Raad zakelijke relaties onderhoudt of heeft onderhouden.

Art. 7.Aanwezigheid De Raad kan alleen rechtsgeldig beraadslagen, wanneer minstens de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is. Verder kan de raad ook niet rechtsgeldig beraadslagen, als de aanwezige stemgerechtigde leden allen tot dezelfde taalrol behoren.

In afwijking van het eerste lid beraadslaagt de Raad, bij een individuele beslissing over een personeelslid, slechts op geldige wijze als minstens de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is en de Raad evenveel Nederlandstalige als Franstalige leden telt.

Art. 8.Goedkeuring van de beslissingen Behalve in het geval van een geheime stemming beslist de Raad bij voorkeur bij consensus.

Wanneer er geen consensus bereikt kan worden of als het om een geheime stemming gaat, neemt de Raad een beslissing bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Noch met onthoudingen, noch met blanco of ongeldige stemmen wordt rekening gehouden. Behalve wanneer het om een geheime stemming gaat, geldt bij staking van stemmen de stem van de Voorzitter als doorslaggevend.

Art. 9.Geheime stemming De geheime stemming is vereist voor elke individuele beslissing omtrent een personeelslid.

Bij staking van stemmen gaat de Raad over tot een nieuwe stemronde tot het moment dat een beslissing bij gewone meerderheid wordt genomen.

IV. OVER DE PROCESSEN-VERBAAL

Art. 10.Het proces-verbaal vermeldt : 1° de agenda;2° de namen van de aanwezige en de verontschuldigde leden;3° voor elk punt op de agenda, de beslissing van de Raad : a) waarbij wordt vermeld of de beslissing bij consensus of bij een gewone meerderheid werd genomen (in dat geval kan het proces-verbaal de mening van de minderheid vermelden).Als het om een geheime stemming gaat, vermeldt het proces-verbaal enkel of de beslissing van de Raad eenparig of bij gewone meerderheid werd genomen; b) waarbij melding wordt gemaakt van de personen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering, net als van de termijn voor die uitvoering. Binnen twee werkdagen na elke zitting wordt er een ontwerp van proces-verbaal aan de leden van de Raad bezorgd.

De leden delen hun eventuele opmerkingen mee binnen twee werkdagen na ontvangst van het voorstel.

Eenmaal deze termijn verstreken is, wordt het proces-verbaal geacht goedgekeurd te zijn. De definitieve tekst wordt ondertekend door de Voorzitter en de secretaris en wordt opgeslagen in het elektronisch klassement van de Raad. Van zodra het is opgeslagen wordt de informatie, met de link, verstuurd naar de leden van de Raad.

De Voorzitter waakt over de interne communicatie van de beslissingen van de Raad, rekening houdend met de regels van geheimhouding zoals vermeld in artikel 12.

Het proces-verbaal wordt in het Nederlands en het Frans meegedeeld.

V. OVER DE DEONTOLOGIE EN DE GEHEIMHOUDING

Art. 11.De leden van de Raad zien toe op de vrijwaring van het belang en de doelstellingen van het Instituut. Ze wonen de vergaderingen regelmatig bij, vermijden elk ongepast gebruik van de bevoorrechte informatie waarover ze beschikken en houden rekening met de legitieme verwachtingen van de gebruikers en partners van het Instituut.

De leden van de Raad en iedereen die bij de activiteiten van de raad betrokken is, zijn gebonden door de geheimhouding van de besprekingen en beraadslagingen binnen de Raad VI. OVER DE BILATERALE COÖRDINATIEVERGADERINGEN

Art. 12.Ter voorbereiding van de Raden en met het oog op de algemene leiding van het Instituut worden er bilaterale coördinatievergaderingen georganiseerd.

VII. OVER DE THEMATISCHE COÖRDINATIEVERGADERINGEN

Art. 13.De Raad kan thematische coördinatiegroepen oprichten om een optimale coördinatie over transversale, terugkerende of tijdelijke onderwerpen te garanderen, die verband houden met functionele kwesties of ondersteunende functies.

De Raad bepaalt het mandaat, de samenstelling van deze thematische coördinatiegroepen en wijst een coördinator aan.

VIII. OVER DE INTERNE NOTA'S

Art. 14.De voorbereidende nota's voor de Raad en de informatienota's aan de Algemene Directie worden gestructureerd volgens een model dat goedgekeurd wordt door de Directieraad Deze nota's worden, indien mogelijk, beperkt tot maximum twee pagina's en mogen, indien nodig, van bijlagen worden voorzien.

IX. SLOTBEPALINGEN

Art. 15.Dit interne huishoudelijke reglement vervangt het vorige reglement dat werd goedgekeurd tijdens de zitting van 3 juli 1997.

Het huidige interne huishoudelijke reglement treedt in werking op 11 oktober 2013, dag waarop het goedgekeurd werd door de Directieraad.

DE DIRECTIERAAD R. De Laet, J. Delfosse, F. Fontaine, J.P. Janssens, S. Kempeneers, R. Peeters