Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid Huishoudelijk reglement van de Wetenschappelijke Raad Onderhavig huishoudelijk reglement wordt toegepast conform de bepalingen van artikels 4 en 7 van het koninklijk besluit van 20 april 1965 betreffende het organiek statuut van de federale wetenschappelijke instellingen gewijzigd door het koninklijk besluit van 25 februari 2008.

Samenstelling van de Raad

Artikel 1.Overeenkomstig artikel 7, § 1, van het koninklijk besluit van 20 april 1965 omvat de Wetenschappelijke Raad van het WIV, hierna Raad genoemd, 10 leden, evenveel Nederlandstaligen als Franstaligen.

De leden worden aangewezen door de Koning op voorstel van de bevoegde minister voor een mandaat van zes jaar, dat vernieuwbaar is.

De Raad is voor de ene helft samengesteld uit de algemeen directeur van het WIV en de 4 operationeel directeurs en voor de andere helft uit wetenschappelijke prominenten van buiten het WIV. De voorzitter wordt gekozen door de Raad onder de wetenschappelijke prominenten van buiten de instelling.

De algemeen directeur van het WIV is van rechtswege vice-voorzitter van de Raad.

De voorzitter en de vice-voorzitter behoren tot een verschillende taalrol.

Een secretaris aangeduid door de vice-voorzitter coördineert de redactie van de notulen van de vergaderingen.

Elk lid dat ontslag wenst te nemen uit de Raad, moet dit schriftelijk aan de vice-voorzitter meedelen.

In geval van definitieve verhindering of overlijden van een lid wordt in zijn vervanging voorzien volgens de procedure bedoeld in artikel 7, § 1, van het koninklijk besluit van 20 april 1965. Dit lid voltooit het mandaat van het lid dat hij vervangt.

Leden die op drie opeenvolgende vergaderingen van de Raad afwezig bleven kunnen worden vervangen op voorstel van de vice-voorzitter volgens de procedure bedoeld in artikel 7, § 1, van het koninklijk besluit van 20 april 1965.

Personen die geen deel uitmaken van de Raad worden niet toegelaten om aan de vergadering deel te nemen, behalve de personen uitgenodigd door de voorzitter of de vice-voorzitter.

Opdracht van de Raad

Art. 2.Overeenkomstig artikel 7, § 5, van het koninklijk besluit van 20 april 1965 geeft de Raad richting aan de wetenschappelijke activiteit van het WIV. De Raad legt zijn adviezen voor aan de bevoegde Minister over de uitvoering van de opdrachten van de instelling met inbegrip van de dienstverlenende taken die verband houden met de wetenschappelijke onerzoeksactiviteiten.

Ten minste één vergadering per jaar moet besteed worden aan de goedkeuring van het jaarverslag van het WIV. Gespecialiseerde wetenschappelijke comités

Art. 3.Overeenkomstig artikel 7, § 7, van het koninklijk besluit van 20 april 1965, laat de Raad zich ondersteunen door 4 gespecialiseerde comités, één per operationele directie, in volgende domeinen : - volksgezondheid & surveillance; - overdraagbare en besmettelijke ziekten; - geneesmiddelenkwaliteit en chemische risico's; - klinische biologie, vaccincontrole en bioveiligheid.

Het comité heeft volgende opdracht : - advies verlenen aan de Raad met betrekking tot het wetenschappelijk onderzoek en de wetenschappelijke dienstverlening binnen zijn competentiedomein; - dit zowel wat betreft de kwaliteit van het onderzoek als wat betreft nieuwe oriëntaties; - advies verlenen over de strategische en operationele plannen van de operationele directie die overeenstemt met het expertisedomein.

Het comité vergadert op vraag van de voorzitter of van de vice-voorzitter van de wetenschappelijke raad of op eigen initiatief.

Het comité geeft vooraf advies aan de Raad voor de wetenschappelijke aangelegenheden waarvoor het bevoegd is.

Het comité kan geen enkele bevoegdheid krijgen inzake benoeming, aanstelling of beheer van het personeel van de instelling.

De voorzitter van het comité wordt uitgenodigd op de vergaderingen van de Raad wanneer een agendapunt betrekking heeft op de bevoegdheden van zijn comité : in dit geval neemt hij deel aan de beraadslagingen van de Raad met raadgevende stem.

De leden van het comité worden door de Minister gekozen voor een mandaat van maximum 6 jaar uit een dubbeltal voorgesteld door de algemeen directeur van het WIV. Het mandaat van het comité loopt ten einde na afloop van het mandaat van de leden van de Raad.

Het mandaat van een lid van het comité dat drie opeenvolgende vergaderingen afwezig bleef kan ook beëindigd worden door de Raad op voorstel van de vice-voorzitter. In dit geval wordt in zijn vervanging voorzien volgens de procedure bedoeld in artikel 7, § 7, van het koninklijk besluit van 20 april 1965.

De algemeen directeur van het WIV is van rechtswege permanent lid.

Een secretaris aangeduid door de algemeen directeur coördineert de redactie van de notulen van de vergaderingen.

Samenroepen van de vergadering

Art. 4.De voorzitter roept de Raad samen in volgende gevallen : - jaarlijks advies en goedkeuring van het verslag van wetenschappelijke en dienstverlenende activiteiten; - jaarlijks advies en goedkeuring van de project- en activiteitenportfolio; - advies en goedkeuring strategische en operationele plannen; - ingrijpende herstructurering; - op vraag van twee externe leden van de Raad; - telkens de voorzitter of de vice-voorzitter het noodzakelijk acht.

De agenda van de vergadering wordt vastgelegd door de voorzitter en de vice-voorzitter in onderling akkoord.

Nadat de agenda is vastgelegd wordt een datum bepaald door de vice-voorzitter na overleg met de voorzitter en de leden van de Raad.

De uitnodiging voor de vergadering vermeldt de dagorde en voor ieder punt van de dagorde worden de vereiste documenten toegevoegd.

De documenten moeten uiterlijk vijf werkdagen voor de vergadering aan de leden zijn overgemaakt.

Toevoeging van punten op de agenda de dag van de vergadering is slechts mogelijk mits unanieme goedkeuring door de aanwezige leden van de Raad.

De vergaderingen gaan door in de maatschappelijke zetel van het WIV te Brussel.

Beraadslaging, quorum en stemming

Art. 5.De voorzitter opent en sluit de zittingen, leidt de beraadslagingen en is belast met het goede verloop van de vergaderingen.

In geval van afwezigheid of belet van de voorzitter, neemt de vice-voorzitter deze rol over. In geval van afwezigheid of belet van de vice-voorzitter, verzekert het oudste lid het voorzitterschap.

De Raad kan rechtsgeldig beraadslagen voor zover minstens de helft van zowel de interne als de externe leden aanwezig is.

De voorzitter stelt vast of het quorum voor een geldige beraadslaging is bereikt.

De beslissingen van de Raad worden genomen bij consensus. Indien geen consensus van de aanwezige leden kan bereikt worden, gaat de voorzitter over tot een hoofdelijke stemming. Hierbij worden de minderheidsstandpunten opgenomen in het verslag voor zover ze afkomstig zijn van minstens 2 leden. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.

Een geheime stemming kan op vraag van de voorzitter, de vice-voorzitter of op vraag van 50 % van de aanwezige leden. Bij geheime stemming wordt de uitslag van de stemming steeds vermeld in het advies.

Adviezen met betrekking tot de beoordeling van de wetenschappelijke activiteiten van het WIV worden enkel uitgebracht door de externe leden en vermelden de standpunten van de interne leden.

Andere adviezen worden uitgebracht door het geheel van externe en interne leden.

Elk lid van de Raad heeft stemrecht en beschikt over één stem.

De beslissingen van de Raad binden formeel alle leden, ook de niet aanwezige leden.

De voorzitter en de leden en ieder persoon de betrokken werd bij de werkzaamheden van de Raad zijn tot geheimhouding verplicht omtrent de debatten, de beraadslaging en elke inlichting waarvan zij kennis krijgen bij de uitoefening van hun opdracht.

Opstelling en goedkeuring van de notulen

Art. 6.Een ontwerp van de notulen van de vergadering wordt elektronisch aan de voorzitter en aan de leden van de Raad verzonden door de secretaris binnen de 10 werkdagen volgend op de vergadering.

Deze hebben 5 werkdagen de tijd om hun opmerkingen en/of hun goedkeuring van het verslag elektronisch door te geven. In afwezigheid van een reactie binnen deze termijn, is het verslag goedgekeurd.

In geval van onderling akkoord wordt het proces-verbaal door de voorzitter en de vice-voorzitter ondertekend.

Een ondertekende kopie wordt vervolgens verzonden aan alle leden.

De notulen van de vergadering worden afwisselend opgesteld in het Frans of in het Nederlands.

Schriftelijke consultatie van de Raad

Art. 7.Bij een dringende vraag naar advies, kunnen de procedures van de Raad ook via elektronisch overleg of « conference call » verlopen.

In dat geval maakt de voorzitter, de vice-voorzitter of de secretaris aan de raadsleden elektronisch een voorstel over, samen met de administratieve stukken nodig voor de beoordeling van het voorstel. De raadsleden beschikken over 5 werkdagen om hun opmerkingen en/of goedkeuring van het voorstel elektronisch door te geven. In afwezigheid van een reactie binnen deze termijn, is het voorstel goedgekeurd.

Op basis van de opmerkingen stelt de secretaris binnen de 5 werkdagen een finaal verslag op dat ter goedkeuring wordt overgemaakt aan de voorzitter en vice-voorzitter.

Een ondertekende kopie wordt vervolgens verzonden aan alle leden.

Het resultaat van de schriftelijke raadpleging wordt afwisselend opgesteld in het Frans of in het Nederlands.

Slotbepalingen

Art. 8.De raadsleden verbinden zich persoonlijk om de verplichten na te komen die hen werden toevertrouwd in het koninklijk besluit van 20 april 1965 en de uitvoering van de voorschriften die in dit reglement voorkomen na te leven.

Brussel, 24 november 2008.