Beheerscomité van het SOMA. - Huishoudelijk reglement Voor de toepassing van dit huishoudelijk reglement dient te worden verstaan onder : - ministerieel besluit, het ministerieel besluit van 3 maart 2000 tot vaststelling van het statuut, de opdrachten en de wijze van beheer van het Studie- en Documentatiecentrum « Oorlog en Hedendaagse Maatschappij »; - koninklijk besluit, het koninklijk besluit van 1 februari 2000 tot vaststelling van de organieke voorschriften voor het financieel en materieel beheer van de wetenschappelijke instellingen van de Staat die ressorteren onder de Minister tot wiens bevoegdheid het Wetenschapsbeleid behoort, als Staatsdiensten met afzonderlijk beheer, voor wat betreft de bepalingen die ingevolge het ministerieel besluit mutatis mutandis van toepassing zijn op de werking van het centrum.

I. - Inleidende bepalingen

Artikel 1.De algemene regels inzake de vergaderingen, de uitnodigingen en de agenda, de beraadslagingen, de beslissingen en de notulen worden vastgesteld door artikelen 7, 8, 9, 10, 11 en 13 van het koninklijk besluit.

II. - Dagelijks beheer

Art. 2.§ 1. In toepassing van artikel 10 van het ministerieel besluit wordt het dagelijks beheer overgedragen aan de directeur. In het kader van deze bevoegdheid neemt de directeur elke maatregel die nodig is voor de goede werking van het centrum en die niet behoort tot de exclusieve bevoegdheid van het beheerscomité.

Te dien einde delegeert het beheerscomité hem de bevoegdheden opgesomd in artikel 6, 7° tot en met 14° van het ministerieel besluit. § 2. Ingeval van gemotiveerde hoofddringendheid kan de directeur het bedrag van de vergoeding vaststellen van een bij gelegenheid georganiseerde activiteit of geleverde dienst zoals bedoeld in artikel 46, § 2, van het koninklijk besluit, zonder voorafgaand akkoord van het beheerscomité. De genomen beslissing wordt ter formele goedkeuring aan het beheerscomité voorgelegd tijdens de eerstvolgende vergadering. § 3. Het beheerscomité blijft bevoegd voor de goedkeuring van concessieovereenkomsten en voor de princiepsbeslissingen met betrekking tot de begrotingsaspecten inzake tijdelijke tentoonstellingen en tot sponsoringovereenkomsten.

Art. 3.De directeur oefent de hem bij artikel 2 toegekende delegaties uit in overeenstemming met het door de Minister goedgekeurde driejarig kaderprogramma van de activiteiten van het centrum.

Hij rapporteert aan het beheerscomité omtrent de handelingen die hij tijdens de aan de vergadering voorafgaande periode heeft gesteld in het kader van de hem toegekende delegaties. Te dien einde bezorgt hij de leden van het beheerscomité een lijst van hoger genoemde handelingen.

Art. 4.Mits voorafgaande toestemming van het beheerscomité kan de directeur de hem toevertrouwde taken subdelegeren. Deze subdelegatie kan echter in geen geval betrekking hebben op de bevoegdheden opgenomen in artikel 6, 9°, en 11° van het ministerieel besluit.

De directeur kan steeds de door hem verleende subdelegaties intrekken of beperken. In dat geval stelt hij het beheerscomité hiervan in kennis tijdens de eerstvolgende vergadering.

III. - Agenda

Art. 5.Tijdens elke vergadering stelt het beheerscomité de datum en plaats van de volgende vergadering vast en, indien mogelijk, de data en plaatsen van de vier daarop volgende vergaderingen.

Art. 6.De uitnodiging en de agenda worden opgesteld door de voorzitter, in overleg met de directeur.

Art. 7.Onverminderd de toepassing van artikel 17, wordt de agenda samengesteld rekening houdend met de volgende prioriteiten : A) punten met betrekking tot de begroting en de rekeningen;

B) rapportering door de directeur over het gevoerde beheer sinds het laatste beheerscomité;

C) strategische en/of dringende beslissingen;

D) andere beslissingen;

E) mededelingen en diverse.

Art. 8.De voorzitter kan bij aanvang van de vergadering, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek van een van de leden, punten aan de agenda toevoegen. Mits akkoord van de meerderheid van de leden kan over deze punten geldig beraadslaagd en beslist worden.

Art. 9.De op de agenda ingeschreven punten dienen vergezeld te zijn van een inleidende nota en een voorstel van beslissing. Beide documenten dienen, indien mogelijk, in het Nederlands en het Frans opgesteld te worden. Deze verplichting geldt niet voor eventuele bijlagen.

De in het vorige lid vermelde documenten moeten uiterlijk vijf werkdagen voor de vergadering aan de leden worden overgemaakt.

Op gemotiveerd voorstel van de voorzitter, kan mits akkoord van de meerderheid van de leden, geldig beraadslaagd en beslist over punten die niet het voorwerp uitmaken van een inleidende nota.

Art. 10.Indien de directeur een inleidende nota dient op te stellen voor een punt dat door een ander lid op de agenda werd ingeschreven, dan dient hij hiervan minstens vijftien werkdagen op voorhand in kennis gesteld worden.

IV. - Notulen

Art. 11.De secretaris zendt binnen de vier werkdagen een voorontwerp van notulen aan de vice-voorzitters. Deze laatsten beschikken over een werkdag om hun eventuele opmerkingen of verbeteringen aan de secretaris mee te delen.

Deze opmerkingen worden geïntegreerd in het ontwerp van notulen dat aan de leden verstuurd wordt.

Art. 12.De in artikel 9 vermelde documenten worden beschouwd als bijlagen van de notulen van de vergadering.

V. - Beraadslagingen

Art. 13.Ingeval de beraadslagingen van het beheerscomité betrekking hebben op de begrotingsvoorstellen of de rekeningen dient, op expliciet verzoek van de voorzitter, door de directeur een commentaar te worden verstrekt waaruit blijkt dat deze in overeenstemming zijn met het door de Minister goedgekeurde driejarig kaderprogramma van de activiteiten van het centrum.

Art. 14.De beraadslagingen van het beheerscomité zijn onderworpen aan een strikte confidentialiteit. Verzoeken in het kader van de openbaarheid van bestuur dienen steeds overgemaakt te worden aan de voorzitter, die zal oordelen over het gevolg dat eraan gegeven zal worden.

De leden van het beheerscomité dienen zich ervan te onthouden informatie aan derden mee te delen die de onderhandelingspositie van het centrum kan schaden.

In geen geval mogen de leden van het beheerscomité gegevens met betrekking tot dossiers aangaande personeelsaangelegenheden bekend maken aan derden.

Art. 15.Ingeval er zich een belangenconflict voordoet in hoofde van een lid bij de behandeling van een agendapunt, dan dient dit lid zich te onthouden van deelname aan de beraadslaging en de stemming over dit punt.

Art. 16.De in toepassing van de bepalingen van het ministerieel en/of koninklijk besluit genomen beslissingen zijn onmiddellijk uitvoerbaar, behalve indien het beheerscomité anders beslist of indien door een van de leden vermeld in artikel 6, § 1, a), 3°, van het koninklijk besluit expliciet wordt meegedeeld dat hij de Voorzitter van de POD Wetenschapsbeleid zal voorstellen om, in toepassing van artikel 57, § 2, van het koninklijk besluit, beroep aan te tekenen tegen de beslissing.

In dat laatste geval is de beslissing slechts uitvoerbaar na het verstrijken van de termijn bedoeld in datzelfde artikel van het koninklijk besluit of wanneer de Voorzitter van de POD Wetenschapsbeleid meedeelt dat hij geen beroep aantekent.

VI. - Hoogdringendheid

Art. 17.Ingeval van hoogdringendheid kan het beheerscomité beslissen door middel van een schriftelijke procedure.

Art. 18.Indien de directeur het nodig acht beroep te doen op de procedure van hoogdringendheid, zoals bepaald in artikel 17, richt hij hiertoe een gemotiveerd verzoek aan de voorzitter van het beheerscomité.

Art. 19.De voorzitter beslist of de procedure van hoogdringendheid al dan niet gevolgd zal worden.

Ingeval hij oordeelt dat deze procedure niet vereist is, stelt hij de directeur hiervan in kennis. In dat geval wordt het verzoek ingeschreven als punt op de agenda van de eerstvolgende vergadering van het beheerscomité.

Ingeval hij oordeelt dat de procedure noodzakelijk is, maakt hij het dossier over aan de stemgerechtigde leden van het beheerscomité. Dit dossier bevat een inleidende nota, de motivering van de hoogdringendheid en een voorstel van beslissing, evenals de termijn waarbinnen de leden uitgenodigd worden hun advies of beslissing mee te delen. Deze termijn mag niet korter zijn dan 5 werkdagen en niet langer dan 10 werkdagen.

Art. 20.Ingeval een lid niet antwoordt binnen de gestelde termijn wordt hij geacht zich te onthouden.

Art. 21.De voorzitter van het beheerscomité neemt de beslissing, rekening houdend met de opmerkingen van de leden.

De bepalingen van artikel 11 van het koninklijk besluit zijn op deze beslissing van toepassing.

Art. 22.De genomen beslissing wordt ingeschreven op de agenda van de eerstvolgende vergadering, waar zij formeel wordt goedgekeurd.

Art. 23.Ingeval van langdurige afwezigheid van de voorzitter, met uitzondering van het jaarlijks verlof, is de directeur gemachtigd zelf de procedure van hoogdringendheid in te stellen en in de plaats van de voorzitter de beslissing te nemen.

Art. 24.Ingeval van een gemotiveerde hoogdringendheid waarbij het niet mogelijk is de schriftelijke procedure toe te passen, neemt de directeur alleen de nodige maatregelen. Hij licht de voorzitter van het beheerscomité hierover zo snel mogelijk in en geeft een verslag van zijn beslissingen aan de beheerscommissie tijdens de eerstvolgende vergadering. De genomen beslissingen worden tijdens deze vergadering formeel goedgekeurd.

Goedgekeurd op 7 april 2008.

Voorzitter van het Beheerscomité W. DE SMET