Comité de Gestion du CEGES. - Règlement d'ordre intérieur Pour l'application du présent règlement d'ordre intérieur, il y a lieu d'entendre par : - arrêté ministériel, l'arrêté ministériel du 3 mars 2000 fixant le statut, les missions et les modalités de la gestion du Centre d'Etudes et de Documentation « Guerre et Sociétés contemporaines »; - arrêté royal, l'arrêté royal du 1er février 2000 fixant les règles organiques de la gestion financière et matérielle des établissements scientifiques de l'Etat relevant du Ministre qui a la Politique scientifique dans ses attributions, en tant que services de l'Etat à gestion séparée, pour ce qui concerne les dispositions rendues mutatis mutandis applicables au fonctionnement du centre par l'arrêté ministériel.

I. - Dispositions préliminaires

Article 1er.Lès règles générales concernant les réunions, les invitations et l'ordre du jour, les délibérations, les décisions et les procès-verbaux sont fixées par les articles 7, 8, 9, 10, 11 et 13 de l'arrêté royal.

II. - Gestion journalière

Art. 2.§ 1er. En application de l'article 10 de l'arrêté ministériel, la gestion journalière est déléguée au directeur. Dans le cadre de cette attribution, le directeur prend toute mesure nécessaire pour le bon fonctionnement du centre qui ne relève pas de la compétence exclusive du comité de gestion.

A cet effet, le comité de gestion lui délègue les compétences énoncées à l'article 6, 7° jusqu'au 14° compris, de l'arrêté ministériel. § 2. En cas d'urgence motivée, le directeur peut fixer le montant de la redevance d'une activité organisée ou d'un service presté occasionnellement, tel que prévu à l'article 46, § 2, de l'arrêté royal, sans l'accord préalable du comité de gestion. La décision prise doit être soumise pour approbation formelle au comité de gestion lors de sa réunion suivante. § 3. Le comité de gestion reste compétent pour l'approbation des contrats de concessions et des décisions de principe concernant les aspects budgétaires des expositions temporaires et des contrats de sponsoring.

Art. 3.Le directeur exerce les délégations qui lui sont attribuées à l'article 2 conformément au programme-cadre triennal des activités du centre, approuvé par le Ministre.

Il fait rapport au comité de gestion des actes qu'il a posés dans le cadre des délégations qui lui ont été confiées, durant la période qui précède la réunion. A cette fin il fournit aux membres du comité de gestion une liste des actes mentionnés ci-dessus.

Art. 4.Moyennant l'accord préalable du comité de gestion, le directeur peut déléguer à son tour les tâches qui lui ont été confiées. Cette subdélégation ne peut toutefois en aucun cas concerner les compétences reprises à l'article 6, 9°, et 11° de l'arrêté ministériel.

Le directeur peut à tout moment rapporter ou limiter les subdélégations qu'il a accordées. Dans ce cas, il en avise le comité de gestion lors de sa réunion suivante.

III. - Ordre du jour

Art. 5.Au cours de chaque réunion, le comité de gestion fixe le lieu et la date de la réunion suivante et, si possible, les lieux et dates de quatre réunions qui lui font suite.

Art. 6.L'invitation et l'ordre du jour sont rédigés par le président, en concertation avec le directeur.

Art. 7.Sauf application de l'article 17, l'ordre du jour doit être établi en tenant compte des priorités suivantes : A) points relatifs aux budgets et aux comptes;

B) rapport du directeur sur sa gestion depuis la précédente réunion du comité de gestion;

C) décisions stratégiques ou urgentes;

D) autres décisions;

E) Communications, informations, divers.

Art. 8.Au début de la réunion, le président peut, de sa propre initiative, soit à la demande d'un membre, ajouter des points à l'ordre du jour. Moyennant l'accord de la majorité des membres, ces points peuvent être délibérés et faire l'objet d'une décision valable.

Art. 9.Les points inscrits à l'ordre du jour doivent être accompagnés d'une note d'introduction et d'une proposition de décision. Les deux documents doivent être rédigés si possible en français et en néerlandais. Cette obligation ne s'applique pas aux annexes éventuelles.

Les documents mentionnés à l'alinéa précédent doivent être envoyés aux membres au plus tard cinq jours ouvrables avant la réunion.

Sur proposition motivée du président, les points pour lesquels il n'y a pas de note d'introduction peuvent, moyennant l'accord de la majorité des membres, être discutés et faire l'objet d'une décision valable.

Art. 10.Au cas où un point est inscrit à l'ordre du jour par un autre membre que le directeur et que la note d'introduction prévue à l'article 8 doit être rédigée par le directeur, ce dernier doit en être informé au moins 15 jours ouvrables à l'avance.

IV. - Procès-verbaux

Art. 11.Dans un délai de quatre jours ouvrables, le secrétaire envoie un projet de procès-verbal aux vice-présidents. Ces derniers disposent d'un jour ouvrable pour communiquer leurs remarques ou corrections éventuelles au secrétaire.

Ces remarques seront intégrées au projet de procès-verbal qui sera envoyé aux membres.

Art. 12.Les documents mentionnés à l'article 9 sont considérés comme annexes au procès-verbal de la réunion.

V. - Délibérations

Art. 13.Si les délibérations du comité de gestion concernent des propositions budgétaires ou des comptes, le directeur doit, à la demande expresse du président, fournir un commentaire attestant que celles-ci s'inscrivent dans le cadre du programme-cadre triennal des activités du centre, approuvé par le Ministre.

Art. 14.Les délibérations du comité de gestion sont strictement confidentielles. Toute demande s'inscrivant dans le cadre de la transparence des administrations publiques doit toujours être adressée au président qui appréciera la suite à lui réserver.

Les membres du comité de gestion doivent veiller à ne fournir à des tiers aucune information qui puisse nuire à la position de négociation du centre.

En aucun cas, les membres du comité de gestion ne peuvent communiquer à des tiers des renseignements concernant des dossiers relatifs au personnel.

Art. 15.Si un conflit d'intérêt se manifeste dans le chef d'un membre lors de la discussion d'un point de l'ordre du jour, celui-ci devra s'abstenir de participer aux délibérations et au vote concernant ce point.

Art. 16.Les décisions prises en exécution des dispositions de l'arrêté ministériel et/ou de l'arrêté royal sont immédiatement exécutables, excepté lorsque le comité de gestion en décide autrement ou lorsque l'un des membres mentionnés à l'article 6, § 1er, a), 3°, de l'arrêté royal fait part explicitement de son intention de proposer au Président du SPP Politique scientifique d'exercer son recours contre cette décision, en application de l'article 57, § 2, de l'arrêté royal.

Dans ce dernier cas, la décision n'est exécutoire qu'après l'expiration du délai mentionné dans le même article de l'arrêté royal ou lorsque le Président du SPP Politique scientifique communique qu'il n'exerce pas son recours.

VI. - Situation d'urgence

Art. 17.En cas d'urgence, le comité de gestion peut décider par la voie de la procédure écrite.

Art. 18.Si le directeur juge utile d'avoir recours à la procédure d'urgence prévue à l'article 17, il adressera à cet effet un avis motivé au président du comité de gestion.

Art. 19.Le président décide si la procédure d'urgence doit être suivie.

S'il estime que cette procédure n'est pas requise, il en informe le directeur. Dans ce cas, la demande est inscrite comme point à l'ordre du jour de la prochaine réunion du comité de gestion.

S'il estime que la procédure est nécessaire, il transmet le dossier aux membres avec voix délibérative du comité de gestion. Ce dossier comprend une note d'introduction, la motivation de l'urgence et une proposition de décision, ainsi que le délai dans lequel les membres sont invités à communiquer leur avis ou décision. Ce délai ne peut pas être inférieur à 5 jours ouvrables et supérieur à 10 jours ouvrables.

Art. 20.Si un membre ne répond pas dans le délai fixé, il est censé s'abstenir.

Art. 21.Le président du comité de gestion statue en tenant compte des remarques des membres.

Les dispositions de l'article 11 de l'arrêté royal s'appliquent à cette décision.

Art. 22.La décision prise par le président est inscrite à l'ordre du jour de la prochaine réunion, où elle est approuvée formellement.

Art. 23.En cas d'absence prolongée du président en dehors de la période de congé annuel, le directeur est habilité à initier lui-même la procédure écrite et à prendre la décision à la place du président.

Art. 24.En cas d'urgence motivée telle qu'une procédure écrite n'est pas possible, le directeur prend seul les mesures nécessaires. Il en informe le président dans les plus brefs délais et rend compte de ses décisions au comité de gestion lors de sa réunion suivante. Lors de cette réunion, les décisions prises sont approuvées formellement.

Approuvé le 7 avril 2008.

Président du Comité de gestion, W. DE SMET