Huishoudelijk reglement van de Directieraad van de Hulpkas voor ziekte- en invaliditeitsverzekering

Artikel 1.De Directieraad bestaat uit de houders van een management- en staffunctie en uit de ambtenaren die bekleed zijn met een graad die ingedeeld werd in rang 15 of 13.

De Directieraad wordt voorgezeten door de titularis van de managementfunctie administrateur-generaal of, bij diens afwezigheid, door de adjunct-administrateur-generaal. Zij zijn stemgerechtigd en zijn lid van de Raad.

Art. 2.De Directieraad vergadert telkens wanneer het Beheerscomité, de Voorzitter of ten minste twee stemgerechtigde leden van de Directieraad erom verzoeken en in elk geval ten minste éénmaal per trimester. Stagiairs zijn niet stemgerechtigd.

Art. 3.De Voorzitter stelt de agenda van de vergadering vast.

Hij verstuurt de oproeping, samen met de agenda en de stukken betreffende de te behandelen punten ten minste drie volle werkdagen vóór de vergadering, aan de leden.

Ieder op de agenda ingeschreven punt is onderwerp van een bondige inleidende nota.

Er kan van deze procedure worden afgeweken in geval van dringende noodzakelijkheid, daartoe beslist door ten minste twee van de tot de Directieraad behorende leden.

Op verzoek van een lid, dat hiertoe de inleidende nota voorlegt, kunnen ter zitting punten aan de agenda worden toegevoegd, mits instemming van de aanwezige leden.

Art. 4.De oproeping vermeldt de plaats, dag en uur van de vergadering.

De Raad kan slechts geldig beraadslagen indien ten minste drie van zijn leden aanwezig zijn. Indien dit quorum niet wordt bereikt kan de Raad, na een tweede bijeenroeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig beraadslagen over dezelfde agenda, onverminderd de toepassing van het derde lid.

De Directieraad mag enkel beraadslagen wanneer ten minste één lid van elke taalrol aanwezig is.

Art. 5.Het secretariaat van de Directieraad wordt waargenomen door een personeelslid aangewezen door de Voorzitter.

De oproeping, de agenda, de notulen en alle andere aan de Directieraad voor te leggen stukken van algemene aard worden in het Nederlands en in het Frans gesteld en zijn vertrouwelijk.

Art. 6.De notulen van de vergadering worden ondertekend door de Voorzitter en de Secretaris. Een exemplaar ervan, in het Nederlands en in het Frans gesteld, wordt aan de leden van de Directieraad binnen 5 werkdagen na de vergadering toegestuurd. Zijn er geen schriftelijke opmerkingen binnen drie werkdagen na ontvangst van het document, dan wordt dit als goedgekeurd beschouwd. De dag van ontvangst van het document wordt verondersteld de tweede werkdag te zijn volgend op de verzending. In geval van betwisting wordt de goedkeuring van de notulen verdaagd naar de eerstvolgende vergadering.

Art. 7.Onverminderd de toepassing van de bepalingen voorzien in artikel 9, worden de beslissingen en adviezen van de Directieraad genomen met gewone meerderheid der stemmen.

De onthoudingen worden niet meegeteld.

Bij staking van stemmen, is de stem van de Voorzitter beslissend.

Art. 8.De Directieraad kan personeelsleden horen.

Inzake beoordeling of evaluatie en tuchtstraffen kan de Directieraad beslissen de personeelsleden van wie het dossier wordt besproken, voor verschijning op te roepen, zelfs zo deze niet hebben gevraagd om te worden verhoord. Zij mogen zich door een persoon van eigen keuze voor hun verdediging laten bijstaan.

De aanwezigheid op de vergadering van de opgeroepen personen beperkt zich tot het punt voor hetwelk zij worden verhoord.

De voor de Directieraad verschijnende personeelsleden worden gehoord en ondervraagd met inachtneming van hun taalrol.

Art. 9.§ 1. Elke individuele beslissing ten opzichte van een personeelslid wordt, na algemene bespreking, genomen bij geheime stemming. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. Bedoelde beslissing moet worden gemotiveerd.

In geval van verwerping kunnen andere voorstellen ter stemming worden voorgelegd. § 2. Wanneer de Directieraad een gemotiveerd advies heeft uit te brengen met het oog op het begeven van een betrekking door verhoging in graad of door verandering van graad, bevat het voorstel ten hoogste vijf kandidaten per vacante betrekking.

Hij gaat als volgt tewerk : - hij onderzoekt de ontvankelijkheid van de kandidaturen en de inlichtingen omtrent de administratieve loopbaan en de beoordeling en evaluatie van de kandidaten; - na bespreking omtrent de verdiensten en de geschiktheid van de kandidaten, oordeelt elk aanwezig lid, bij geheime stemming, over de kandidaat die hem het meest geschikt lijkt om de vacante betrekking waar te nemen; - vervolgens wordt, ongeacht de bepalingen van lid 1 van deze paragraaf, volgens dezelfde procedure beslist over de rangschikking van de overige kandidaten. Het klassement van iedere kandidaat moet worden gemotiveerd.

Voormelde geheime stemming gebeurt op speciaal hiertoe ontworpen lijsten. Alleen de stembiljetten waarop slechts de naam van één enkele kandidaat is aangeduid zijn geldig.

Indien kandidaten een gelijk hoogste aantal stemmen behalen worden ze ex aequo gerangschikt.

Van de voorstellen wordt kennis gegeven aan de personeelsleden die voldoen aan de vereisten om de te begeven betrekking te bekleden.

Art. 10.De Directieraad onderzoekt de bezwaarschriften die binnen tien dagen na de kennisgeving worden ingediend door personeelsleden die zich benadeeld achten.

Is hij van mening dat een bezwaarschrift gegevens bevat welke zouden kunnen worden in aanmerking genomen, onderzoekt hij opnieuw, in functie van deze gegevens, de toestand van de indiener en het bezwaarschrift, alsmede van alle personeelsleden die tot de betrekking kunnen worden toegelaten.

Indien de rangschikking wordt gewijzigd ingevolge een bezwaarschrift wordt de nieuwe rangschikking, behoorlijk gemotiveerd, ter kennis gebracht van de kandidaten.

De notulen vermelden in elk geval de uitslag van de geheime stemming.

Art. 11.Indien een lid van de Directieraad persoonlijk belang heeft bij één of meer agendapunten of indien het een dossier betreft waarbij zijn bloed- of aanverwanten tot en met de tweede graad een persoonlijk belang hebben, dient hij de vergadering te verlaten vóór de behandeling van deze punten.

Art. 12.De Voorzitter, de andere leden en ieder persoon die betrokken werd bij de werkzaamheden van de Raad zijn tot geheimhouding verplicht omtrent de debatten, beraadslagingen en elke inlichting waarvan zij kennis krijgen bij de uitoefening van hun opdracht.

Art. 13.Dit huishoudelijk reglement is door het Beheerscomité goedgekeurd tijdens zijn vergadering van 2 juni 2004 en heeft uitwerking op dezelfde datum als het Ministerieel besluit houdende samenstelling van de Directieraad van de Hulpkas voor ziekte- en invaliditeitsverzekering, namelijk 1 oktober 2003.