Règlement d'ordre intérieur du Conseil de direction de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité

Article 1er.Le Conseil de Direction se compose des titulaires d'une fonction de management et d'encadrement et des fonctionnaires revêtus d'un grade réparti aux rangs 15 ou 13.

Le Conseil de Direction est présidé par le titulaire de la fonction de management d'administrateur général ou, en son absence, par l'administrateur général adjoint. Ceux-ci ont voix délibérative et sont membres du Conseil.

Art. 2.Le Conseil de Direction se réunit chaque fois que le Comité de Gestion, le Président ou deux membres au moins ayant voix délibérative du Conseil de Direction le demandent et, en tout cas, au moins une fois par trimestre. Les agents en stage n'ont pas voix délibérative.

Art. 3.Le Président fixe l'ordre du jour de la réunion.

Il envoie aux membres la convocation, ainsi que l'ordre du jour et les documents concernant les points à discuter, au moins trois jours ouvrables avant la réunion.

Chaque point inscrit à l'ordre du jour fait l'objet d'une note introductive succincte.

Il peut être dérogé à cette procédure en cas de nécessité urgente, si au moins deux membres appartenant au Conseil de Direction le décident.

A la demande d'un membre qui soumet à cet effet la note introductive, en séance, des points peuvent être ajoutés à l'ordre du jour, avec l'accord des membres présents.

Art. 4.La convocation mentionne le lieu, la date et l'heure de la réunion.

Le Conseil ne peut délibérer valablement qu'en présence d'au moins trois de ses membres. Si ce quorum n'est pas atteint, le Conseil peut, après une deuxième convocation, délibérer valablement sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre de membres présents, sans préjudice de l'application du troisième alinéa.

Le Conseil de Direction ne peut délibérer que si au moins un membre de chaque rôle linguistique est présent.

Art. 5.Le Secrétariat du Conseil de Direction est assuré par un agent désigné par le Président.

La convocation, l'ordre du jour, le procès-verbal et tous les autres documents à caractère général à soumettre au Conseil de Direction, sont rédigés en néerlandais et en français et sont confidentiels.

Art. 6.Le procès-verbal de la réunion est signé par le Président et le Secrétaire. Un exemplaire, rédigé en néerlandais et en français, est envoyé aux membres du Conseil de Direction, dans les cinq jours ouvrables suivant la réunion. Si aucune objection écrite n'est formulée dans les trois jours ouvrables de la réception du document, il est considéré comme approuvé. Le jour de la réception du document est censé être le second jour ouvrable suivant celui de l'envoi. En cas de contestation, l'approbation du procès-verbal est reportée à la séance suivante.

Art. 7.Sans préjudice de l'application des dispositions prévues à l'article 9, les décisions et avis du Conseil de Direction sont pris à la majorité simple des voix.

Les abstentions ne sont pas prises en compte.

En cas de parité de voix, la voix du Président est prépondérante.

Art. 8.Le Conseil de Direction peut entendre des agents.

En matière de signalement ou d'évaluation et de peines disciplinaires, le Conseil de Direction peut décider, même lorsqu'ils n'ont pas demandé à être entendus, de convoquer les agents dont le dossier est soumis à la discussion. Ceux-ci peuvent se faire assister pour leur défense par la personne de leur choix.

La présence à la réunion des personnes convoquées se limite à la discussion du point au sujet duquel elles sont interrogées.

Les agents comparaissant devant le Conseil de Direction sont entendus et interrogés en tenant compte de leur rôle linguistique.

Art. 9.§ 1. Toute décision individuelle prise à l'égard d'un agent a lieu, après discussion générale, au scrutin secret. En cas de parité de voix, le proposition est rejetée. La dite décision doit être motivée.

En cas de rejet, d'autres propositions peuvent être soumises au vote. § 2. Lorsque le Conseil de Direction est appelé à émettre un avis motivé en vue de conférer un emploi par avancement de grade ou par changement de grade, la proposition comprend au maximum cinq candidats par emploi vacant.

Il procède de la manière suivante : - il examine la recevabilité des candidatures et les renseignements relatifs à la carrière administrative et au signalement ou à l'évaluation des candidats; - après discussion des mérites et aptitudes de tous les candidats, chaque membre présent juge au scrutin secret du candidat qui lui semble le plus apte à occuper l'emploi vacant; - ensuite, sans préjudice des dispositions de l'alinéa 1 du présent paragraphe, il est sur la base de la même procédure, décidé du classement des autres candidats. Le classement de chaque candidat doit être motivé.

Le scrutin secret précité a lieu au moyen de bulletins spécialement conçus à cet effet. Seuls les bulletins de vote sur lesquels est indiqué uniquement le nom d'un seul candidat sont valables.

Si des candidats obtiennent un nombre égal le plus élevé de voix, ils sont classés ex jquo.

Les propositions sont notifiées aux agents qui remplissent les conditions requises pour occuper l'emploi à conférer.

Art. 10.Le Conseil de Direction examine les réclamations qui ont été introduites dans les dix jours de la notification par des agents qui s'estiment lésés.

S'il estime qu'une réclamation contient des éléments susceptibles d'être retenus, il réexamine en fonction de ces éléments, la situation de l'auteur de la réclamation, ainsi que celle de tous les autres agents pouvant avoir accès à l'emploi.

Si le classement est modifié suite à une réclamation, le nouveau classement est notifié, dûment motivé, aux candidats.

Le procès-verbal reprend en tout cas le résultat de vote secret.

Art. 11.Lorsqu'il s'agit d'un ou de plusieurs points repris à l'ordre du jour pour le(s) quel(s) un membre du Conseil de Direction a un intérêt personnel ou d'un dossier auquel ses parents et alliés jusqu'au deuxième degré ont un intérêt personnel, il doit quitter la séance avant l'examen de ce(s) point(s).

Art. 12.Le Président, les autres membres et toute personne associée aux activités du Conseil, sont liés par le secret relatif aux débats, délibérations et toute information dont ils auraient eu connaissance dans l'exercice de leur mission.

Art. 13.Le présent règlement est approuvé par le Comité de gestion en sa séance du 2 juin 2004 et produit ses effets à partir de la même date que l'Arrêté ministériel portant composition du Conseil de direction de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité, à savoir le 1er octobre 2003.