HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE

Bijlage bij het huishoudelijk reglement Procedure voor de begroting en de rekeningen A. Het opstellen van de begroting 1. Principe Overeenkomstig artikel 18 van het huishoudelijk reglement van de Hoge Raad voor de Justitie bereidt het Bureau de jaarlijkse begroting voor, met de hulp van de administratieve cel.Die begroting bevat de voorstellen voor budgettaire uitgaven die noodzakelijk zijn voor de goede werking van de Raad. 2. Praktische uitwerking 1) De administratieve diensten bereiden een voorontwerp van jaarlijkse begroting voor, op basis van met name volgende gegevens : a) De rekeningen van het vorige afgesloten boekjaar;b) De loonkosten voor het personeel dat in dienst is;c) De loonkosten voor het (eventueel) aan te werven personeel;er wordt een personeelsplan als bijlage gevoegd; d) De schatting van de investeringen die (eventueel) nodig zijn, met name inzake informatica en bureautica : er wordt een verklarende nota als bijlage gevoegd;e) De schatting van het bedrag voor al geplande buitengewone activiteiten;2) Het voorontwerp van begroting, samen met het document tot staving van de verschillende bedragen, wordt voorgesteld, besproken en goedgekeurd door het Bureau;3) Het voorontwerp van begroting, samen met het document tot staving van de verschillende bedragen, wordt voorgesteld, besproken en goedgekeurd door de administratieve cel;4) Het ontwerp van begroting, samen met het document tot staving van de verschillende bedragen, wordt voorgesteld, besproken en goedgekeurd door de algemene vergadering;5) De begroting die door de algemene vergadering werd goedgekeurd, wordt onder de handtekening van de voorzitter van de Hoge Raad aan de voorzitter van de Kamer van volksvertegenwoordigers gestuurd, samen met de nodige toelichtingen;6) De voorzitter brengt de algemene vergadering ervan op de hoogte dat de begroting werd goedgekeurd door de Kamer van Volksvertegenwoordigers;7) Indien nodig wordt een eerste budgettaire aanpassing opgesteld door het bureau in de maand september van het jaar waarin de begroting wordt uitgevoerd.Die aanpassing wordt aan de voorzitter van de Kamer van volksvertegenwoordigers gestuurd voor goedkeuring door de commissie Comptabiliteit.

B. Opmaak van de rekeningen 1. Principe Overeenkomstig artikel 24 van het huishoudelijk reglement van de Hoge Raad voor de Justitie sluit de algemene vergadering de rekeningen af op verslag van twee commissarissen der rekeningen die zij elk jaar aanwijst.2. Praktische uitwerking 1) De administratieve diensten sluiten de rekeningen af betreffende het begrotingsjaar op 31 maart van het volgende jaar.2) Per begrotingspost worden de uitgaven en eventuele ontvangsten ingeschreven.3) De administratieve diensten houden de nodige documenten ter beschikking van de commissarissen der rekeningen opdat dezen kunnen nagaan of iedere uitgave beantwoordt aan een stavingstuk en regelmatig is ingeschreven in het kasboek, en of elke uitgave bij de juiste begrotingsposten werd ondergebracht. Dit nazicht eindigt uiterlijk op 30 april van het volgende jaar. 4) De commissarissen der rekeningen sturen gaandeweg hun opmerkingen en vragen aan een administrateur die hen, na goedkeuring door het bureau, de nodige antwoorden en toelichtingen bezorgt.5) Na afloop van het nazicht stellen de commissarissen der rekeningen een ontwerpverslag op ter attentie van de algemene vergadering dat zij voor reactie aan het bureau sturen.Het bureau deelt de commissarissen der rekeningen zijn opmerkingen mee. 6) Op basis van de rekeningen bereiden de administratieve diensten een ontwerp van (tweede) interne budgettaire aanpassing voor dat wordt voorgelegd aan het bureau.7) De rekeningen, het verslag van de commissarissen der rekeningen en het ontwerp van (tweede) interne budgettaire aanpassing worden voor bespreking toegezonden aan de leden van de administratieve cel.8) De rekeningen en het verslag van de commissarissen der rekeningen worden vervolgens voor bespreking en goedkeuring overgezonden aan de leden van de algemene vergadering.9) Na goedkeuring door de algemene vergadering stuurt de voorzitter de rekeningen, het verslag van de commissarissen der rekeningen en de (tweede) interne budgettaire aanpassing aan de voorzitter van de Kamer van volksvertegenwoordigers.10) De administratieve diensten stellen de auditeur van het Rekenhof die voor dit nazicht werd aangesteld alle documenten ter beschikking aan de hand waarvan kan worden nagegaan of de boekhoudkundige stukken en de rekeningen regelmatig zijn.Zij geven hem alle gevraagde informatie. 11) Het eindverslag van het Rekenhof wordt aan de leden van de algemene vergadering gestuurd.12) De voorzitter deelt de algemene vergadering mee dat de rekeningen werden goedgekeurd door de Kamer van voksvertegenwoordigers. C. De fasen van de uitgavencyclus 1. Gewone procedure 1e fase : de boekhoudkundige vastlegging : De voorafgaande procedure, waardoor een begrotingskrediet kan worden gereserveerd ten belope van het bedrag nodig voor de aanzuivering van de geplande uitgaven 1) Wanneer een bureaulid of, via een administrateur, een lid van het administratief personeel voornemens is een uitgave te doen, stuurt deze persoon zijn verzoek aan het personeelslid dat werd aangeduid om de « bestelbon » voor te bereiden.2) Dat personeelslid vult een bestelbon in in drie exemplaren : één origineel en twee kopies.De bestelbonnen bevatten volgende rubrieken : i. Het volgnummer ii.Het leveringsadres iii. De naam van de aanvrager binnen de Hoge Raad : het bureaulid, het personeelslid of de dienst iv. De juiste gegevens van de leverancier die het goed of de dienst moet leveren v. De juiste omschrijving van de bestelling en, eventueel, een nota tot staving vi.De begrotingspost vii. De datum van de bestelling viii. De vermoedelijke datum waarop het goed of de dienst zal worden geleverd ix. Het bedrag van de uitgave, indien niet precies dan bij benadering x. De handtekening van een of twee bureauleden.3) Dat personeelslid deelt de drie exemplaren van de bestelbon mee aan de boekhouder, die : - het nummer van de begrotingspost waarop die uitgave zal gebeuren invult - nagaat of het saldo van het voor die begrotingspost uitgetrokken krediet toereikend is om de betrokken uitgave te dekken.4) De boekhouder bezorgt de drie exemplaren van de bestelbon ter verificatie aan een van de administrateurs, die nadien de drie exemplaren terugbezorgt aan de boekhouder.Laatstgenoemde houdt één kopie bij zich en stuurt de andere kopie samen met het origineel van de bestelbon aan de hiertoe aangeduide persoon. 2e fase : de juridische vastlegging : De handeling waarbij ten laste van de Hoge Raad een verbintenis ontstaat tot het verrichten van een uitgave 1) De bestelbon en de kopie worden vervolgens ter ondertekening voorgelegd aan de voorzitter van de Hoge Raad, of, indien deze verhinderd is, aan een van de overige bureauleden (artikel 18 huishoudelijk reglement). Als de geplande uitgave de som van 1.239,47 EUR overtreft wordt de bestelbon medeondertekend door een ander bureaulid. 2) Zodra de bestelbon ondertekend is, zal het hiertoe aangeduide personeelslid : i.het bureaulid, het personeelslid of de dienst voor wie de bestelling bestemd is, informeren dat er werd ingestemd met de uitgave ii. de nodige maatregelen treffen om de bestelling uit te voeren iii. de kopie van de bestelbon bewaren iv. het origineel van de bestelbon onverwijld aan de boekhouder bezorgen. 3e fase : de vereffening De handeling waarbij de aangeduide ambtenaar de levering van het goed of de dienst vaststelt en aanvaardt, d.w.z. werkelijke en wettelijke erkenning van de schuld van de Hoge Raad ten overstaan van de schuldeiser 1) Bij de levering van het bestelde goed of de bestelde dienst, zal het hiertoe aangeduide personeelslid na zorgvuldige verificatie de levering vaststellen en aanvaarden.Eventueel wordt het personeelslid bijgestaan door het bureaulid, het personeelslid of de dienst voor wie de bestelling bestemd is. 2) Het hiertoe aangeduide personeelslid : a) verwittigt het betrokken bureaulid, personeelslid of de betrokken dienst van de levering van het goed of de dienst en bezorgt hen onverwijld het geleverde b) maakt een kopie van de leveringsbon en voegt die kopie bij de kopie van de bestelbon c) bezorgt het origineel van de bestelbon aan de boekhouder die dit bij het origineel van de bestelbon voegt. 4e fase : de ordonnancering Het doorsturen van de betaalopdracht aan de boekhouder. 1) De factuur wordt bij ontvangst bezorgd aan een van de administrateurs die deze, na eerste verificatie (met name inzake de leesbaarheid van de vermelding van de geleverde waar), vervolgens doorstuurt aan de boekhouder.2) De boekhouder onderzoekt of de factuur overeenstemt met de bestelbon en de leveringsbon (zo er een is).Is er een probleem, dan brengt hij de administrateur daarvan onverwijld op de hoogte. 5e fase : de betaling De formaliteiten voor betaling 1) Via het softwarepakket « Isabel » voert de boekhouder de gegevens voor de uit te voeren betaling in en print deze uit.2) De uitprint van de ingevoerde gegevens (listing) wordt ter ondertekening voorgelegd aan de voorzitter en aan een ander bureaulid, samen met : a) het origineel van de bestelbon(s) b) de factuur(ren), die voor akkoord wordt(en) ondertekend door het bureaulid/de bureauleden de leveringsbon(s) (zo er een is) 3) De uitprint wordt na ondertekening terugbezorgd aan de boekhouder. Voor de daadwerkelijke betaling via « Isabel » vraagt de boekhouder een bureaulid of, bij diens afwezigheid, een administrateur om de hiervoor bedoelde kaart in de kaartlezer in te voeren en de persoonlijke geheime code in te voeren. 4) Bij ontvangst van de rekeninguittreksels kijkt de boekhouder telkens alle uitgevoerde betalingen na.2. Buitengewone procedure Uitgaven die door een bureaulid werden gedaan Volgende procedure wordt toegepast wanneer een bureaulid een uitgave moet doen die dringend is of waarvoor de gewone procedure niet kan worden toegepast. Het bureaulid dat de uitgave heeft gedaan bezorgt de boekhouder zo snel mogelijk : - het stavingstuk (kasticket, BTW-bonnetje,...) dat werd afgeleverd door de leverancier van het goed of de dienst; - een formulier tot staving van de uitgave, dat werd ingevuld door het betrokken bureaulid.

De boekhouder brengt deze uitgave onverwijld onder in de betrokken begrotingspost.

D. Andere aandachtspunten voor het beheer van de rekeningen 1. Het bijhouden van de boeken 1) voeren in het systeem, zodat de Hoge Raad dagelijks beschikt over een bijgewerkte uitvoeringsstaat van het hem toegekende budget.2) De boekhouder maakt iedere week een uitprint van het kasboek, die hij voor ondertekening bezorgt aan een van de administrateurs.2. Verificatie van de balans van de rekeningen Iedere week worden de saldi van de kas en de bankrekening getoetst aan hun respectieve kasboeken, en dit onder de handtekening van de boekhouder en een van de administrateurs.3. De kas voor kleine uitgaven 1) Een hiertoe aangeduid personeelslid staat in voor het beheer van de kas « kleine uitgaven ».2) In het daartoe aangelegde register houdt dit personeelslid nauwkeurig de kleine uitgaven bij die met gelden uit deze kas werden vereffend. Dat personeelslid bewaart daartoe voor iedere betaling het document op basis waarvan de betaling werd gevraagd (bonnetje, kasticket, factuur, attest,...). 3) Dat personeelslid sluit iedere dag zijn kas af en controleert of het saldo overeenstemt met de inschrijvingen in het register.4) Dat personeelslid bezorgt de boekhouder iedere week : - het bedrag van de uitgevoerde betalingen voor kleine uitgaven - de stukken op basis waarvan de betalingen werden uitgevoerd - het bedrag van het saldo van de kas.5) De boekhouder boekt de wekelijkse bedragen van de kleine uitgaven die uit die kas werden betaald in speciaal daartoe gecreëerde begrotingspost. Goedgekeurd door de algemene vergadering van 25 juni 2003.