CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE

Annexe au règlement d'ordre interieur Procédure budgétaire et comptable A. Elaboration du budget 1. Principe Conformément à l'article 18 du règlement d'ordre intérieur du Conseil supérieur de la Justice, le budget annuel est préparé par le Bureau du Conseil, avec l'assistance de la cellule administrative.Il comprend les différentes propositions d'affectations budgétaires nécessaires au bon fonctionnement du Conseil. 2. Mise en oeuvre 1) Les services administratifs préparent un avant-projet de budget annuel, établi sur la base notamment des éléments suivants : a) Les comptes de l'exercice antérieur clôturé;b) La masse salariale relative au personnel en fonction;c) La masse salariale relative au personnel à engager (éventuellement);un plan de personnel est joint; d) L'estimation des investissements, notamment en informatique et en bureautique, à effectuer (éventuellement) : une note explicative est jointe;e) L'estimation du montant destiné à couvrir les activités extraordinaires déjà planifiées;2) L'avant-projet de budget, accompagné du document reprenant les justifications des différents montants, est présenté, discuté et approuvé par le Bureau;3) L'avant-projet de budget, accompagné du document reprenant les justifications des différents montants, est présenté, discuté et approuvé par la cellule administrative;4) Le projet de budget, accompagné du document reprenant les justifications des différents montants, est présenté, discuté et approuvé par l'assemblée générale;5) Le budget approuvé par l'assemblée générale, est adressé, sous la signature du Président du Conseil, au Président de la Chambre, avec les explications nécessaires;6) Le Président informe l'assemblée générale de l'approbation du budget par la Chambre des représentants;7) Un premier ajustement budgétaire est, si nécessaire, établi par le bureau en septembre de l'année d'exécution.Il est transmis au président de la Chambre des représentants pour approbation par la commission de la comptabilité.

B. Elaboration des comptes 1. Principe Conformément à l'article 24 du règlement d'ordre intérieur du Conseil supérieur, l'assemblée générale arrête les comptes sur rapport des deux commissaires aux comptes désignés chaque année.2. Mise en oeuvre 1) Les services administratifs clôturent au 31 mars de l'année suivante, les comptes relatifs à l'exercice budgétaire.2) Pour chaque poste budgétaire sont repris les dépenses et éventuellement, les recettes.3) Les services administratifs mettent à la disposition des commissaires aux comptes l'ensemble des documents leur permettant de vérifier la régularité des inscriptions au livre journal de chaque dépense, conformément à une pièce justificative, et à l'imputation correcte de chacune de ces dépenses sur les différents articles du budget. Ce contrôle se termine au plus tard le 30 avril de l'année suivante. 4) Les remarques et questions des commissaires aux comptes sont transmises au fur et à mesure à un administrateur qui, après accord du Bureau, leur transmet les réponses et observations.5) A l'issue du contrôle effectué, les commissaires aux comptes établissent un projet de rapport à l'assemblée générale et le transmette pour réaction au Bureau.Le Bureau communique aux commissaires aux comptes leurs observations. 6) Un projet de (deuxième) ajustement budgétaire interne est préparé par les services administratifs sur la base des comptes.Il est soumis au Bureau. 7) Les comptes, le rapport des commissaires aux comptes et le projet de (deuxième) ajustement budgétaire interne sont transmis aux membres de la cellule administrative pour examen.8) Les comptes et le rapport des commissaires aux comptes sont ensuite transmis aux membres de l'assemblée générale pour examen et approbation.9) Après approbation par l'assemblée générale, le Président transmet les comptes, le rapport des commissaires aux comptes et le (deuxième) ajustement budgétaire interne au président de la Chambre des représentants.10) Les services administratifs mettent l'ensemble des documents permettant de vérifier la régularité des pièces comptables et des comptes à la disposition de l'auditeur de la Cour des comptes désigné à cet effet.Ils lui fournissent toutes les informations demandées. 11) Le rapport final de la Cour des comptes est transmis aux membres de l'assemblée générale.12) Le Président informe l'assemblée générale de l'approbation des comptes par la Chambre des représentants. C. Phases du cycle des dépenses 1. Procédure ordinaire 1e phase : l'engagement comptable : Il s'agit de la procédure préalable permettant de réserver un crédit budgétaire à concurrence du montant nécessaire à l'apurement de la dépense prévue.1) Lorsqu'un membre du Bureau ou, via un administrateur, un membre du personnel administratif envisage d'effectuer une dépense, il transmet sa demande au membre du personnel chargé de préparer le « bon de commande » et désigné à cet effet.2) Ce membre du personnel remplit un bon de commande en triple exemplaire : un original et deux copies.Les bons de commande comprennent les rubriques suivantes : i. Le numéro d'ordre ii.L'adresse de fourniture iii. Le nom du demandeur au sein du Conseil supérieur : le membre du bureau, le membre du personnel ou le service iv. Les coordonnées précises du fournisseur du bien ou du service v. La description précise de la commande et le cas échéant, une note justificative vi.L'imputation budgétaire vii. La date de la commande viii. La date présumée de la livraison du bien ou du service ix. Le montant précis ou le cas échéant estimé, de la dépense x. La signature d'un ou de deux membres du bureau.3) Ce membre du personnel communique les trois exemplaires du bon de commande au comptable.Le comptable : - indique le numéro du poste budgétaire sur lequel la dépense sera exécutée - vérifie si le solde du crédit affecté au poste budgétaire en question permet d'effectuer la dépense. 4) Le comptable transmet les trois exemplaires du bon de commande à un administrateur pour vérification.Ce dernier renvoie au comptable les trois exemplaires. Le comptable conserve une copie et transmet l'original et l'autre copie du bon de commande à la personne désignée à cet effet. 2e phase : l'engagement juridique : Il s'agit de l'acte créant une obligation d'effectuer une dépense à charge du Conseil supérieur. 1) Le bon de commande et la copie sont ensuite soumis à la signature du président du Conseil ou d'un autre membre du bureau si le président est empêché (article 18 du règlement d'ordre intérieur). Si la dépense envisagée dépasse la somme de 1.239,47 EUR, le bon de commande est également soumis à la signature d'un autre membre du Bureau. 2) Dès signature du bon de commande, le membre du personnel désigné à cet effet : i.Informe le membre du bureau, le membre du personnel ou le service de l'accord ii. Prend les dispositions nécessaires pour effectuer la commande iii. Conserve la copie du bon de commande iv. Transmet immédiatement l'original du bon de commande au comptable. 3e phase : la liquidation Il s'agit de l'acte par lequel le fonctionnaire désigné constate et accepte la livraison du bien ou du service, c'est-à-dire la reconnaissance réelle et légale de la dette du Conseil supérieur à l'égard du créancier. 1) Après vérification minutieuse, le membre du personnel désigné à cet effet constate et accepte la livraison du bien ou du service commandé. Le cas échéant, il est assisté par le membre du bureau, le membre du personnel ou le service qui a demandé la commande. 2) Ce membre du personnel : a) Informe le membre du bureau, du personnel ou le service de la fourniture du bien ou du service et le lui transmet sans délai b) Fait une copie du bon de livraison, laquelle est jointe à sa copie du bon de commande c) Transmet l'original du bon de livraison au comptable qui le joint à l'original du bon de commande. 4e phase : l'ordonnancement Il s'agit de la transmission de l'ordre de paiement au comptable 1) La facture est réceptionnée par un administrateur qui, après une première vérification, notamment de la compréhension du libellé, la transmet au comptable.2) Le comptable examine la conformité de la facture par rapport au bon de commande et au bordereau de livraison (s'il existe).En cas de difficulté, il en informe immédiatement l'administrateur. 5e phase : le paiement Il s'agit des formalités de paiement. 1) Le comptable encode via le programme informatique « Isabel », le paiement à effectuer.Les données encodées sont imprimées. 2) Le document imprimé des données encodées (listing) est soumis à la signature du président et à celle d'un autre membre du bureau.A ce document sont joints : a) L'original du (des) bon(s) de commande b) La (les) facture(s) sur laquelle (lesquelles) le ou les membres du bureau appose(nt) leur signature pour accord Le(s) bordereau(x) de livraison (s'il existe) 3) Le document imprimé et signé est transmis au comptable.Afin d'effectuer le paiement via le programme « Isabel », le comptable fait appel à un membre du bureau ou, en l'absence d'un membre du bureau, à un administrateur. Cette personne introduit sa carte dans le lecteur prévu à cet effet et le code secret qui lui a été attribué. 4) Dès réception, le comptable vérifie la régularité de chaque extrait de compte par rapport aux paiements effectués.2. Procédure extraordinaire Dépenses effectuées par un membre du bureau Si un membre du bureau doit effectuer le paiement d'une dépense urgente ou pour laquelle la procédure ordinaire ne peut s'appliquer, la procédure suivante est mise en oeuvre. Le membre du bureau qui a effectué la dépense, communique au comptable dans les meilleurs délais : - le document (souche, note T.V.A.,...) justificatif fourni par le prestataire du service ou du bien; - un document simplifié justifiant la dépense, rempli par le membre du bureau.

Le comptable détermine immédiatement l'imputation de cette dépense.

D. Autres questions relatives à la gestion comptable 1. Tenue des écritures 1) Le comptable prend toutes les dispositions requises pour encoder au jour le jour les ordres de paiement afin de permettre au Conseil de disposer chaque jour d'un état actuel de l'exécution du budget qui lui est alloué.2) Le comptable procède hebdomadairement à l'impression du journal.Il transmet ce document à un administrateur pour signature. 2. Vérification de la balance de comptes Les soldes de la comptabilité de la caisse et de la banque par rapport aux écritures comptables sont vérifiés chaque semaine sous la signature du comptable et d'un administrateur.3. Caisse pour menues dépenses 1) Un membre du personnel désigné à cet effet est chargé de la gestion de la caisse « menues dépenses ».2) Ce membre du personnel consigne scrupuleusement dans le registre destiné à cet effet, les menues dépenses payées par cette caisse. A cette fin, il conserve pour chaque paiement le document (souches, ticket de caisse, facture, attestation...) sur base duquel le paiement a été demandé. 3) Ce membre du personnel clôture chaque jour sa caisse et en vérifie le solde par rapport aux écritures reprises dans le registre.4) Ce membre du personnel transmet chaque semaine au comptable : - le montant des menues dépenses effectuées - les pièces sur base desquelles les paiements ont été effectués - le montant correspondant au solde de la caisse.5) Le comptable inscrit les menues dépenses hebdomadaires payées à partir de la caisse dans le poste budgétaire créé à cet effet. Approuvé par l'assemblée générale le 25 juin 2003.