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Annexe au règlement d'ordre interieur Procédure budgétaire et comptable A. Elaboration du budget 1. Principe Conformément à l'article 18 du règlement d'ordre intérieur du Conseil supérieur de la Justice, le budget annuel est préparé par 2. Mise en oeuvre 1) Les services administratifs préparent un avant-projet de budget annuel, éta(...) Bijlage bij het huishoudelijk reglement Procedure voor de begroting en de rekeningen A. Het opstellen van de begroting 1. Principe Overeenkomstig artikel 18 van het huishoudelijk reglement van de Hoge Raad voor de Justitie bereidt het Bure 2. Praktische uitwerking 1) De administratieve diensten bereiden een voorontwerp van jaarlijkse (...)
CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE
Annexe au règlement d'ordre interieur Bijlage bij het huishoudelijk reglement Procedure voor de begroting en
Procédure budgétaire et comptable de rekeningen
A. Elaboration du budget A. Het opstellen van de begroting
1. Principe 1. Principe
Conformément à l'article 18 du règlement d'ordre intérieur du Conseil Overeenkomstig artikel 18 van het huishoudelijk reglement van de Hoge
supérieur de la Justice, le budget annuel est préparé par le Bureau du Raad voor de Justitie bereidt het Bureau de jaarlijkse begroting voor,
Conseil, avec l'assistance de la cellule administrative. Il comprend met de hulp van de administratieve cel. Die begroting bevat de
les différentes propositions d'affectations budgétaires nécessaires au voorstellen voor budgettaire uitgaven die noodzakelijk zijn voor de
bon fonctionnement du Conseil. goede werking van de Raad.
2. Mise en oeuvre 2. Praktische uitwerking
1) Les services administratifs préparent un avant-projet de budget 1) De administratieve diensten bereiden een voorontwerp van jaarlijkse
annuel, établi sur la base notamment des éléments suivants : begroting voor, op basis van met name volgende gegevens :
a) Les comptes de l'exercice antérieur clôturé; a) De rekeningen van het vorige afgesloten boekjaar;
b) La masse salariale relative au personnel en fonction; b) De loonkosten voor het personeel dat in dienst is;
c) La masse salariale relative au personnel à engager c) De loonkosten voor het (eventueel) aan te werven personeel; er
(éventuellement); un plan de personnel est joint; wordt een personeelsplan als bijlage gevoegd;
d) L'estimation des investissements, notamment en informatique et en d) De schatting van de investeringen die (eventueel) nodig zijn, met
bureautique, à effectuer (éventuellement) : une note explicative est name inzake informatica en bureautica : er wordt een verklarende nota
jointe; als bijlage gevoegd;
e) L'estimation du montant destiné à couvrir les activités e) De schatting van het bedrag voor al geplande buitengewone
extraordinaires déjà planifiées; activiteiten;
2) L'avant-projet de budget, accompagné du document reprenant les 2) Het voorontwerp van begroting, samen met het document tot staving
justifications des différents montants, est présenté, discuté et van de verschillende bedragen, wordt voorgesteld, besproken en
approuvé par le Bureau; goedgekeurd door het Bureau;
3) L'avant-projet de budget, accompagné du document reprenant les 3) Het voorontwerp van begroting, samen met het document tot staving
justifications des différents montants, est présenté, discuté et van de verschillende bedragen, wordt voorgesteld, besproken en
approuvé par la cellule administrative; goedgekeurd door de administratieve cel;
4) Le projet de budget, accompagné du document reprenant les 4) Het ontwerp van begroting, samen met het document tot staving van
justifications des différents montants, est présenté, discuté et de verschillende bedragen, wordt voorgesteld, besproken en goedgekeurd
approuvé par l'assemblée générale; door de algemene vergadering;
5) Le budget approuvé par l'assemblée générale, est adressé, sous la 5) De begroting die door de algemene vergadering werd goedgekeurd,
wordt onder de handtekening van de voorzitter van de Hoge Raad aan de
signature du Président du Conseil, au Président de la Chambre, avec voorzitter van de Kamer van volksvertegenwoordigers gestuurd, samen
les explications nécessaires; met de nodige toelichtingen;
6) Le Président informe l'assemblée générale de l'approbation du 6) De voorzitter brengt de algemene vergadering ervan op de hoogte dat
budget par la Chambre des représentants; de begroting werd goedgekeurd door de Kamer van
Volksvertegenwoordigers;
7) Un premier ajustement budgétaire est, si nécessaire, établi par le 7) Indien nodig wordt een eerste budgettaire aanpassing opgesteld door
bureau en septembre de l'année d'exécution. Il est transmis au het bureau in de maand september van het jaar waarin de begroting
président de la Chambre des représentants pour approbation par la wordt uitgevoerd. Die aanpassing wordt aan de voorzitter van de Kamer
commission de la comptabilité. van volksvertegenwoordigers gestuurd voor goedkeuring door de
commissie Comptabiliteit.
B. Elaboration des comptes B. Opmaak van de rekeningen
1. Principe 1. Principe
Conformément à l'article 24 du règlement d'ordre intérieur du Conseil Overeenkomstig artikel 24 van het huishoudelijk reglement van de Hoge
supérieur, l'assemblée générale arrête les comptes sur rapport des Raad voor de Justitie sluit de algemene vergadering de rekeningen af
deux commissaires aux comptes désignés chaque année. op verslag van twee commissarissen der rekeningen die zij elk jaar aanwijst.
2. Mise en oeuvre 2. Praktische uitwerking
1) De administratieve diensten sluiten de rekeningen af betreffende
1) Les services administratifs clôturent au 31 mars de l'année het begrotingsjaar op 31 maart van het volgende jaar.
suivante, les comptes relatifs à l'exercice budgétaire.
2) Pour chaque poste budgétaire sont repris les dépenses et 2) Per begrotingspost worden de uitgaven en eventuele ontvangsten
éventuellement, les recettes. ingeschreven.
3) Les services administratifs mettent à la disposition des 3) De administratieve diensten houden de nodige documenten ter
commissaires aux comptes l'ensemble des documents leur permettant de beschikking van de commissarissen der rekeningen opdat dezen kunnen
vérifier la régularité des inscriptions au livre journal de chaque nagaan of iedere uitgave beantwoordt aan een stavingstuk en regelmatig
dépense, conformément à une pièce justificative, et à l'imputation is ingeschreven in het kasboek, en of elke uitgave bij de juiste
correcte de chacune de ces dépenses sur les différents articles du begrotingsposten werd ondergebracht.
budget. Ce contrôle se termine au plus tard le 30 avril de l'année suivante. Dit nazicht eindigt uiterlijk op 30 april van het volgende jaar.
4) Les remarques et questions des commissaires aux comptes sont 4) De commissarissen der rekeningen sturen gaandeweg hun opmerkingen
transmises au fur et à mesure à un administrateur qui, après accord du en vragen aan een administrateur die hen, na goedkeuring door het
Bureau, leur transmet les réponses et observations. bureau, de nodige antwoorden en toelichtingen bezorgt.
5) A l'issue du contrôle effectué, les commissaires aux comptes 5) Na afloop van het nazicht stellen de commissarissen der rekeningen
établissent un projet de rapport à l'assemblée générale et le een ontwerpverslag op ter attentie van de algemene vergadering dat zij
transmette pour réaction au Bureau. Le Bureau communique aux voor reactie aan het bureau sturen. Het bureau deelt de commissarissen
commissaires aux comptes leurs observations. der rekeningen zijn opmerkingen mee.
6) Un projet de (deuxième) ajustement budgétaire interne est préparé 6) Op basis van de rekeningen bereiden de administratieve diensten een
par les services administratifs sur la base des comptes. Il est soumis ontwerp van (tweede) interne budgettaire aanpassing voor dat wordt
au Bureau. voorgelegd aan het bureau.
7) Les comptes, le rapport des commissaires aux comptes et le projet 7) De rekeningen, het verslag van de commissarissen der rekeningen en
de (deuxième) ajustement budgétaire interne sont transmis aux membres het ontwerp van (tweede) interne budgettaire aanpassing worden voor
de la cellule administrative pour examen. bespreking toegezonden aan de leden van de administratieve cel.
8) Les comptes et le rapport des commissaires aux comptes sont ensuite 8) De rekeningen en het verslag van de commissarissen der rekeningen
transmis aux membres de l'assemblée générale pour examen et worden vervolgens voor bespreking en goedkeuring overgezonden aan de
approbation. leden van de algemene vergadering.
9) Après approbation par l'assemblée générale, le Président transmet 9) Na goedkeuring door de algemene vergadering stuurt de voorzitter de
les comptes, le rapport des commissaires aux comptes et le (deuxième) rekeningen, het verslag van de commissarissen der rekeningen en de
ajustement budgétaire interne au président de la Chambre des (tweede) interne budgettaire aanpassing aan de voorzitter van de Kamer
représentants. van volksvertegenwoordigers.
10) Les services administratifs mettent l'ensemble des documents 10) De administratieve diensten stellen de auditeur van het Rekenhof
permettant de vérifier la régularité des pièces comptables et des die voor dit nazicht werd aangesteld alle documenten ter beschikking
comptes à la disposition de l'auditeur de la Cour des comptes désigné aan de hand waarvan kan worden nagegaan of de boekhoudkundige stukken
à cet effet. Ils lui fournissent toutes les informations demandées. en de rekeningen regelmatig zijn. Zij geven hem alle gevraagde informatie.
11) Le rapport final de la Cour des comptes est transmis aux membres 11) Het eindverslag van het Rekenhof wordt aan de leden van de
de l'assemblée générale. algemene vergadering gestuurd.
12) Le Président informe l'assemblée générale de l'approbation des 12) De voorzitter deelt de algemene vergadering mee dat de rekeningen
comptes par la Chambre des représentants. werden goedgekeurd door de Kamer van voksvertegenwoordigers.
C. Phases du cycle des dépenses C. De fasen van de uitgavencyclus
1. Procédure ordinaire 1. Gewone procedure
1e phase : l'engagement comptable : 1e fase : de boekhoudkundige vastlegging :
Il s'agit de la procédure préalable permettant de réserver un crédit De voorafgaande procedure, waardoor een begrotingskrediet kan worden
budgétaire à concurrence du montant nécessaire à l'apurement de la gereserveerd ten belope van het bedrag nodig voor de aanzuivering van
dépense prévue. de geplande uitgaven
1) Lorsqu'un membre du Bureau ou, via un administrateur, un membre du 1) Wanneer een bureaulid of, via een administrateur, een lid van het
personnel administratif envisage d'effectuer une dépense, il transmet administratief personeel voornemens is een uitgave te doen, stuurt
sa demande au membre du personnel chargé de préparer le « bon de deze persoon zijn verzoek aan het personeelslid dat werd aangeduid om
commande » et désigné à cet effet. de « bestelbon » voor te bereiden.
2) Ce membre du personnel remplit un bon de commande en triple 2) Dat personeelslid vult een bestelbon in in drie exemplaren : één
exemplaire : un original et deux copies. Les bons de commande origineel en twee kopies. De bestelbonnen bevatten volgende rubrieken
comprennent les rubriques suivantes : :
i. Le numéro d'ordre i. Het volgnummer
ii. L'adresse de fourniture ii. Het leveringsadres
iii. Le nom du demandeur au sein du Conseil supérieur : le membre du iii. De naam van de aanvrager binnen de Hoge Raad : het bureaulid, het
bureau, le membre du personnel ou le service personeelslid of de dienst
iv. Les coordonnées précises du fournisseur du bien ou du service iv. De juiste gegevens van de leverancier die het goed of de dienst
v. La description précise de la commande et le cas échéant, une note moet leveren v. De juiste omschrijving van de bestelling en, eventueel, een nota
justificative tot staving
vi. L'imputation budgétaire vi. De begrotingspost
vii. La date de la commande vii. De datum van de bestelling
viii. La date présumée de la livraison du bien ou du service viii. De vermoedelijke datum waarop het goed of de dienst zal worden
ix. Le montant précis ou le cas échéant estimé, de la dépense geleverd ix. Het bedrag van de uitgave, indien niet precies dan bij benadering
x. La signature d'un ou de deux membres du bureau. x. De handtekening van een of twee bureauleden.
3) Ce membre du personnel communique les trois exemplaires du bon de 3) Dat personeelslid deelt de drie exemplaren van de bestelbon mee aan
commande au comptable. Le comptable : de boekhouder, die :
- indique le numéro du poste budgétaire sur lequel la dépense sera - het nummer van de begrotingspost waarop die uitgave zal gebeuren
exécutée invult
- vérifie si le solde du crédit affecté au poste budgétaire en - nagaat of het saldo van het voor die begrotingspost uitgetrokken
question permet d'effectuer la dépense. krediet toereikend is om de betrokken uitgave te dekken.
4) Le comptable transmet les trois exemplaires du bon de commande à un 4) De boekhouder bezorgt de drie exemplaren van de bestelbon ter
verificatie aan een van de administrateurs, die nadien de drie
administrateur pour vérification. Ce dernier renvoie au comptable les exemplaren terugbezorgt aan de boekhouder. Laatstgenoemde houdt één
trois exemplaires. Le comptable conserve une copie et transmet kopie bij zich en stuurt de andere kopie samen met het origineel van
l'original et l'autre copie du bon de commande à la personne désignée à cet effet. de bestelbon aan de hiertoe aangeduide persoon.
2e phase : l'engagement juridique : 2e fase : de juridische vastlegging :
Il s'agit de l'acte créant une obligation d'effectuer une dépense à De handeling waarbij ten laste van de Hoge Raad een verbintenis
charge du Conseil supérieur. ontstaat tot het verrichten van een uitgave
1) Le bon de commande et la copie sont ensuite soumis à la signature 1) De bestelbon en de kopie worden vervolgens ter ondertekening
du président du Conseil ou d'un autre membre du bureau si le président voorgelegd aan de voorzitter van de Hoge Raad, of, indien deze
est empêché (article 18 du règlement d'ordre intérieur). verhinderd is, aan een van de overige bureauleden (artikel 18
huishoudelijk reglement).
Si la dépense envisagée dépasse la somme de 1.239,47 EUR, le bon de Als de geplande uitgave de som van 1.239,47 EUR overtreft wordt de
commande est également soumis à la signature d'un autre membre du bestelbon medeondertekend door een ander bureaulid.
Bureau. 2) Dès signature du bon de commande, le membre du personnel désigné à 2) Zodra de bestelbon ondertekend is, zal het hiertoe aangeduide
cet effet : personeelslid :
i. Informe le membre du bureau, le membre du personnel ou le service i. het bureaulid, het personeelslid of de dienst voor wie de
de l'accord bestelling bestemd is, informeren dat er werd ingestemd met de uitgave
ii. Prend les dispositions nécessaires pour effectuer la commande ii. de nodige maatregelen treffen om de bestelling uit te voeren
iii. Conserve la copie du bon de commande iii. de kopie van de bestelbon bewaren
iv. Transmet immédiatement l'original du bon de commande au comptable. iv. het origineel van de bestelbon onverwijld aan de boekhouder bezorgen.
3e phase : la liquidation 3e fase : de vereffening
Il s'agit de l'acte par lequel le fonctionnaire désigné constate et De handeling waarbij de aangeduide ambtenaar de levering van het goed
accepte la livraison du bien ou du service, c'est-à-dire la of de dienst vaststelt en aanvaardt, d.w.z. werkelijke en wettelijke
reconnaissance réelle et légale de la dette du Conseil supérieur à l'égard du créancier. 1) Après vérification minutieuse, le membre du personnel désigné à cet effet constate et accepte la livraison du bien ou du service commandé. Le cas échéant, il est assisté par le membre du bureau, le membre du personnel ou le service qui a demandé la commande. 2) Ce membre du personnel : a) Informe le membre du bureau, du personnel ou le service de la fourniture du bien ou du service et le lui transmet sans délai erkenning van de schuld van de Hoge Raad ten overstaan van de schuldeiser 1) Bij de levering van het bestelde goed of de bestelde dienst, zal het hiertoe aangeduide personeelslid na zorgvuldige verificatie de levering vaststellen en aanvaarden. Eventueel wordt het personeelslid bijgestaan door het bureaulid, het personeelslid of de dienst voor wie de bestelling bestemd is. 2) Het hiertoe aangeduide personeelslid : a) verwittigt het betrokken bureaulid, personeelslid of de betrokken dienst van de levering van het goed of de dienst en bezorgt hen onverwijld het geleverde
b) Fait une copie du bon de livraison, laquelle est jointe à sa copie b) maakt een kopie van de leveringsbon en voegt die kopie bij de kopie
du bon de commande c) Transmet l'original du bon de livraison au comptable qui le joint à l'original du bon de commande. 4e phase : l'ordonnancement Il s'agit de la transmission de l'ordre de paiement au comptable 1) La facture est réceptionnée par un administrateur qui, après une première vérification, notamment de la compréhension du libellé, la transmet au comptable. 2) Le comptable examine la conformité de la facture par rapport au bon de commande et au bordereau de livraison (s'il existe). En cas de difficulté, il en informe immédiatement l'administrateur. 5e phase : le paiement Il s'agit des formalités de paiement. 1) Le comptable encode via le programme informatique « Isabel », le paiement à effectuer. Les données encodées sont imprimées. 2) Le document imprimé des données encodées (listing) est soumis à la signature du président et à celle d'un autre membre du bureau. A ce document sont joints : a) L'original du (des) bon(s) de commande b) La (les) facture(s) sur laquelle (lesquelles) le ou les membres du bureau appose(nt) leur signature pour accord Le(s) bordereau(x) de livraison (s'il existe) 3) Le document imprimé et signé est transmis au comptable. Afin d'effectuer le paiement via le programme « Isabel », le comptable fait appel à un membre du bureau ou, en l'absence d'un membre du bureau, à un administrateur. Cette personne introduit sa carte dans le lecteur prévu à cet effet et le code secret qui lui a été attribué. 4) Dès réception, le comptable vérifie la régularité de chaque extrait de compte par rapport aux paiements effectués. 2. Procédure extraordinaire Dépenses effectuées par un membre du bureau Si un membre du bureau doit effectuer le paiement d'une dépense urgente ou pour laquelle la procédure ordinaire ne peut s'appliquer, la procédure suivante est mise en oeuvre. Le membre du bureau qui a effectué la dépense, communique au comptable dans les meilleurs délais : - le document (souche, note T.V.A.,...) justificatif fourni par le prestataire du service ou du bien; - un document simplifié justifiant la dépense, rempli par le membre du bureau. Le comptable détermine immédiatement l'imputation de cette dépense. D. Autres questions relatives à la gestion comptable 1. Tenue des écritures 1) Le comptable prend toutes les dispositions requises pour encoder au jour le jour les ordres de paiement afin de permettre au Conseil de disposer chaque jour d'un état actuel de l'exécution du budget qui lui est alloué. 2) Le comptable procède hebdomadairement à l'impression du journal. Il transmet ce document à un administrateur pour signature. 2. Vérification de la balance de comptes Les soldes de la comptabilité de la caisse et de la banque par rapport aux écritures comptables sont vérifiés chaque semaine sous la signature du comptable et d'un administrateur. 3. Caisse pour menues dépenses 1) Un membre du personnel désigné à cet effet est chargé de la gestion de la caisse « menues dépenses ». 2) Ce membre du personnel consigne scrupuleusement dans le registre destiné à cet effet, les menues dépenses payées par cette caisse. A cette fin, il conserve pour chaque paiement le document (souches, ticket de caisse, facture, attestation...) sur base duquel le paiement a été demandé. 3) Ce membre du personnel clôture chaque jour sa caisse et en vérifie le solde par rapport aux écritures reprises dans le registre. 4) Ce membre du personnel transmet chaque semaine au comptable : - le montant des menues dépenses effectuées - les pièces sur base desquelles les paiements ont été effectués - le montant correspondant au solde de la caisse. 5) Le comptable inscrit les menues dépenses hebdomadaires payées à partir de la caisse dans le poste budgétaire créé à cet effet. van de bestelbon c) bezorgt het origineel van de bestelbon aan de boekhouder die dit bij het origineel van de bestelbon voegt. 4e fase : de ordonnancering Het doorsturen van de betaalopdracht aan de boekhouder. 1) De factuur wordt bij ontvangst bezorgd aan een van de administrateurs die deze, na eerste verificatie (met name inzake de leesbaarheid van de vermelding van de geleverde waar), vervolgens doorstuurt aan de boekhouder. 2) De boekhouder onderzoekt of de factuur overeenstemt met de bestelbon en de leveringsbon (zo er een is). Is er een probleem, dan brengt hij de administrateur daarvan onverwijld op de hoogte. 5e fase : de betaling De formaliteiten voor betaling 1) Via het softwarepakket « Isabel » voert de boekhouder de gegevens voor de uit te voeren betaling in en print deze uit. 2) De uitprint van de ingevoerde gegevens (listing) wordt ter ondertekening voorgelegd aan de voorzitter en aan een ander bureaulid, samen met : a) het origineel van de bestelbon(s) b) de factuur(ren), die voor akkoord wordt(en) ondertekend door het bureaulid/de bureauleden de leveringsbon(s) (zo er een is) 3) De uitprint wordt na ondertekening terugbezorgd aan de boekhouder. Voor de daadwerkelijke betaling via « Isabel » vraagt de boekhouder een bureaulid of, bij diens afwezigheid, een administrateur om de hiervoor bedoelde kaart in de kaartlezer in te voeren en de persoonlijke geheime code in te voeren. 4) Bij ontvangst van de rekeninguittreksels kijkt de boekhouder telkens alle uitgevoerde betalingen na. 2. Buitengewone procedure Uitgaven die door een bureaulid werden gedaan Volgende procedure wordt toegepast wanneer een bureaulid een uitgave moet doen die dringend is of waarvoor de gewone procedure niet kan worden toegepast. Het bureaulid dat de uitgave heeft gedaan bezorgt de boekhouder zo snel mogelijk : - het stavingstuk (kasticket, BTW-bonnetje,...) dat werd afgeleverd door de leverancier van het goed of de dienst; - een formulier tot staving van de uitgave, dat werd ingevuld door het betrokken bureaulid. De boekhouder brengt deze uitgave onverwijld onder in de betrokken begrotingspost. D. Andere aandachtspunten voor het beheer van de rekeningen 1. Het bijhouden van de boeken 1) voeren in het systeem, zodat de Hoge Raad dagelijks beschikt over een bijgewerkte uitvoeringsstaat van het hem toegekende budget. 2) De boekhouder maakt iedere week een uitprint van het kasboek, die hij voor ondertekening bezorgt aan een van de administrateurs. 2. Verificatie van de balans van de rekeningen Iedere week worden de saldi van de kas en de bankrekening getoetst aan hun respectieve kasboeken, en dit onder de handtekening van de boekhouder en een van de administrateurs. 3. De kas voor kleine uitgaven 1) Een hiertoe aangeduid personeelslid staat in voor het beheer van de kas « kleine uitgaven ». 2) In het daartoe aangelegde register houdt dit personeelslid nauwkeurig de kleine uitgaven bij die met gelden uit deze kas werden vereffend. Dat personeelslid bewaart daartoe voor iedere betaling het document op basis waarvan de betaling werd gevraagd (bonnetje, kasticket, factuur, attest,...). 3) Dat personeelslid sluit iedere dag zijn kas af en controleert of het saldo overeenstemt met de inschrijvingen in het register. 4) Dat personeelslid bezorgt de boekhouder iedere week : - het bedrag van de uitgevoerde betalingen voor kleine uitgaven - de stukken op basis waarvan de betalingen werden uitgevoerd - het bedrag van het saldo van de kas. 5) De boekhouder boekt de wekelijkse bedragen van de kleine uitgaven die uit die kas werden betaald in speciaal daartoe gecreëerde begrotingspost.
Approuvé par l'assemblée générale le 25 juin 2003. Goedgekeurd door de algemene vergadering van 25 juni 2003.
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