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Bijlage bij het huishoudelijk reglement Procedure voor de begroting en de rekeningen A. Het opstellen van de begroting 1. Principe Overeenkomstig artikel 18 van het huishoudelijk reglement van de Hoge Raad voor de Justitie bereidt het Bure 2. Praktische uitwerking 1) De administratieve diensten bereiden een voorontwerp van jaarlijkse (...) Annexe au règlement d'ordre interieur Procédure budgétaire et comptable A. Elaboration du budget 1. Principe Conformément à l'article 18 du règlement d'ordre intérieur du Conseil supérieur de la Justice, le budget annuel est préparé par 2. Mise en oeuvre 1) Les services administratifs préparent un avant-projet de budget annuel, éta(...)
HOGE RAAD VOOR DE JUSTITIE CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE
Bijlage bij het huishoudelijk reglement Procedure voor de begroting en Annexe au règlement d'ordre interieur
de rekeningen Procédure budgétaire et comptable
A. Het opstellen van de begroting A. Elaboration du budget
1. Principe 1. Principe
Overeenkomstig artikel 18 van het huishoudelijk reglement van de Hoge Conformément à l'article 18 du règlement d'ordre intérieur du Conseil
Raad voor de Justitie bereidt het Bureau de jaarlijkse begroting voor, supérieur de la Justice, le budget annuel est préparé par le Bureau du
met de hulp van de administratieve cel. Die begroting bevat de Conseil, avec l'assistance de la cellule administrative. Il comprend
voorstellen voor budgettaire uitgaven die noodzakelijk zijn voor de les différentes propositions d'affectations budgétaires nécessaires au
goede werking van de Raad. bon fonctionnement du Conseil.
2. Praktische uitwerking 2. Mise en oeuvre
1) De administratieve diensten bereiden een voorontwerp van jaarlijkse 1) Les services administratifs préparent un avant-projet de budget
begroting voor, op basis van met name volgende gegevens : annuel, établi sur la base notamment des éléments suivants :
a) De rekeningen van het vorige afgesloten boekjaar; a) Les comptes de l'exercice antérieur clôturé;
b) De loonkosten voor het personeel dat in dienst is; b) La masse salariale relative au personnel en fonction;
c) De loonkosten voor het (eventueel) aan te werven personeel; er c) La masse salariale relative au personnel à engager
wordt een personeelsplan als bijlage gevoegd; (éventuellement); un plan de personnel est joint;
d) De schatting van de investeringen die (eventueel) nodig zijn, met d) L'estimation des investissements, notamment en informatique et en
name inzake informatica en bureautica : er wordt een verklarende nota bureautique, à effectuer (éventuellement) : une note explicative est
als bijlage gevoegd; jointe;
e) De schatting van het bedrag voor al geplande buitengewone e) L'estimation du montant destiné à couvrir les activités
activiteiten; extraordinaires déjà planifiées;
2) Het voorontwerp van begroting, samen met het document tot staving 2) L'avant-projet de budget, accompagné du document reprenant les
van de verschillende bedragen, wordt voorgesteld, besproken en justifications des différents montants, est présenté, discuté et
goedgekeurd door het Bureau; approuvé par le Bureau;
3) Het voorontwerp van begroting, samen met het document tot staving 3) L'avant-projet de budget, accompagné du document reprenant les
van de verschillende bedragen, wordt voorgesteld, besproken en justifications des différents montants, est présenté, discuté et
goedgekeurd door de administratieve cel; approuvé par la cellule administrative;
4) Het ontwerp van begroting, samen met het document tot staving van 4) Le projet de budget, accompagné du document reprenant les
de verschillende bedragen, wordt voorgesteld, besproken en goedgekeurd justifications des différents montants, est présenté, discuté et
door de algemene vergadering; approuvé par l'assemblée générale;
5) De begroting die door de algemene vergadering werd goedgekeurd, 5) Le budget approuvé par l'assemblée générale, est adressé, sous la
wordt onder de handtekening van de voorzitter van de Hoge Raad aan de
voorzitter van de Kamer van volksvertegenwoordigers gestuurd, samen signature du Président du Conseil, au Président de la Chambre, avec
met de nodige toelichtingen; les explications nécessaires;
6) De voorzitter brengt de algemene vergadering ervan op de hoogte dat 6) Le Président informe l'assemblée générale de l'approbation du
de begroting werd goedgekeurd door de Kamer van budget par la Chambre des représentants;
Volksvertegenwoordigers;
7) Indien nodig wordt een eerste budgettaire aanpassing opgesteld door 7) Un premier ajustement budgétaire est, si nécessaire, établi par le
het bureau in de maand september van het jaar waarin de begroting bureau en septembre de l'année d'exécution. Il est transmis au
wordt uitgevoerd. Die aanpassing wordt aan de voorzitter van de Kamer président de la Chambre des représentants pour approbation par la
van volksvertegenwoordigers gestuurd voor goedkeuring door de commission de la comptabilité.
commissie Comptabiliteit.
B. Opmaak van de rekeningen B. Elaboration des comptes
1. Principe 1. Principe
Overeenkomstig artikel 24 van het huishoudelijk reglement van de Hoge Conformément à l'article 24 du règlement d'ordre intérieur du Conseil
Raad voor de Justitie sluit de algemene vergadering de rekeningen af supérieur, l'assemblée générale arrête les comptes sur rapport des
op verslag van twee commissarissen der rekeningen die zij elk jaar aanwijst. deux commissaires aux comptes désignés chaque année.
2. Praktische uitwerking 2. Mise en oeuvre
1) De administratieve diensten sluiten de rekeningen af betreffende
het begrotingsjaar op 31 maart van het volgende jaar. 1) Les services administratifs clôturent au 31 mars de l'année
suivante, les comptes relatifs à l'exercice budgétaire.
2) Per begrotingspost worden de uitgaven en eventuele ontvangsten 2) Pour chaque poste budgétaire sont repris les dépenses et
ingeschreven. éventuellement, les recettes.
3) De administratieve diensten houden de nodige documenten ter 3) Les services administratifs mettent à la disposition des
beschikking van de commissarissen der rekeningen opdat dezen kunnen commissaires aux comptes l'ensemble des documents leur permettant de
nagaan of iedere uitgave beantwoordt aan een stavingstuk en regelmatig vérifier la régularité des inscriptions au livre journal de chaque
is ingeschreven in het kasboek, en of elke uitgave bij de juiste dépense, conformément à une pièce justificative, et à l'imputation
begrotingsposten werd ondergebracht. correcte de chacune de ces dépenses sur les différents articles du
Dit nazicht eindigt uiterlijk op 30 april van het volgende jaar. budget. Ce contrôle se termine au plus tard le 30 avril de l'année suivante.
4) De commissarissen der rekeningen sturen gaandeweg hun opmerkingen 4) Les remarques et questions des commissaires aux comptes sont
en vragen aan een administrateur die hen, na goedkeuring door het transmises au fur et à mesure à un administrateur qui, après accord du
bureau, de nodige antwoorden en toelichtingen bezorgt. Bureau, leur transmet les réponses et observations.
5) Na afloop van het nazicht stellen de commissarissen der rekeningen 5) A l'issue du contrôle effectué, les commissaires aux comptes
een ontwerpverslag op ter attentie van de algemene vergadering dat zij établissent un projet de rapport à l'assemblée générale et le
voor reactie aan het bureau sturen. Het bureau deelt de commissarissen transmette pour réaction au Bureau. Le Bureau communique aux
der rekeningen zijn opmerkingen mee. commissaires aux comptes leurs observations.
6) Op basis van de rekeningen bereiden de administratieve diensten een 6) Un projet de (deuxième) ajustement budgétaire interne est préparé
ontwerp van (tweede) interne budgettaire aanpassing voor dat wordt par les services administratifs sur la base des comptes. Il est soumis
voorgelegd aan het bureau. au Bureau.
7) De rekeningen, het verslag van de commissarissen der rekeningen en 7) Les comptes, le rapport des commissaires aux comptes et le projet
het ontwerp van (tweede) interne budgettaire aanpassing worden voor de (deuxième) ajustement budgétaire interne sont transmis aux membres
bespreking toegezonden aan de leden van de administratieve cel. de la cellule administrative pour examen.
8) De rekeningen en het verslag van de commissarissen der rekeningen 8) Les comptes et le rapport des commissaires aux comptes sont ensuite
worden vervolgens voor bespreking en goedkeuring overgezonden aan de transmis aux membres de l'assemblée générale pour examen et
leden van de algemene vergadering. approbation.
9) Na goedkeuring door de algemene vergadering stuurt de voorzitter de 9) Après approbation par l'assemblée générale, le Président transmet
rekeningen, het verslag van de commissarissen der rekeningen en de les comptes, le rapport des commissaires aux comptes et le (deuxième)
(tweede) interne budgettaire aanpassing aan de voorzitter van de Kamer ajustement budgétaire interne au président de la Chambre des
van volksvertegenwoordigers. représentants.
10) De administratieve diensten stellen de auditeur van het Rekenhof 10) Les services administratifs mettent l'ensemble des documents
die voor dit nazicht werd aangesteld alle documenten ter beschikking permettant de vérifier la régularité des pièces comptables et des
aan de hand waarvan kan worden nagegaan of de boekhoudkundige stukken comptes à la disposition de l'auditeur de la Cour des comptes désigné
en de rekeningen regelmatig zijn. Zij geven hem alle gevraagde informatie. à cet effet. Ils lui fournissent toutes les informations demandées.
11) Het eindverslag van het Rekenhof wordt aan de leden van de 11) Le rapport final de la Cour des comptes est transmis aux membres
algemene vergadering gestuurd. de l'assemblée générale.
12) De voorzitter deelt de algemene vergadering mee dat de rekeningen 12) Le Président informe l'assemblée générale de l'approbation des
werden goedgekeurd door de Kamer van voksvertegenwoordigers. comptes par la Chambre des représentants.
C. De fasen van de uitgavencyclus C. Phases du cycle des dépenses
1. Gewone procedure 1. Procédure ordinaire
1e fase : de boekhoudkundige vastlegging : 1e phase : l'engagement comptable :
De voorafgaande procedure, waardoor een begrotingskrediet kan worden Il s'agit de la procédure préalable permettant de réserver un crédit
gereserveerd ten belope van het bedrag nodig voor de aanzuivering van budgétaire à concurrence du montant nécessaire à l'apurement de la
de geplande uitgaven dépense prévue.
1) Wanneer een bureaulid of, via een administrateur, een lid van het 1) Lorsqu'un membre du Bureau ou, via un administrateur, un membre du
administratief personeel voornemens is een uitgave te doen, stuurt personnel administratif envisage d'effectuer une dépense, il transmet
deze persoon zijn verzoek aan het personeelslid dat werd aangeduid om sa demande au membre du personnel chargé de préparer le « bon de
de « bestelbon » voor te bereiden. commande » et désigné à cet effet.
2) Dat personeelslid vult een bestelbon in in drie exemplaren : één 2) Ce membre du personnel remplit un bon de commande en triple
origineel en twee kopies. De bestelbonnen bevatten volgende rubrieken : exemplaire : un original et deux copies. Les bons de commande comprennent les rubriques suivantes :
i. Het volgnummer i. Le numéro d'ordre
ii. Het leveringsadres ii. L'adresse de fourniture
iii. De naam van de aanvrager binnen de Hoge Raad : het bureaulid, het iii. Le nom du demandeur au sein du Conseil supérieur : le membre du
personeelslid of de dienst bureau, le membre du personnel ou le service
iv. De juiste gegevens van de leverancier die het goed of de dienst iv. Les coordonnées précises du fournisseur du bien ou du service
moet leveren v. De juiste omschrijving van de bestelling en, eventueel, een nota v. La description précise de la commande et le cas échéant, une note
tot staving justificative
vi. De begrotingspost vi. L'imputation budgétaire
vii. De datum van de bestelling vii. La date de la commande
viii. De vermoedelijke datum waarop het goed of de dienst zal worden viii. La date présumée de la livraison du bien ou du service
geleverd ix. Het bedrag van de uitgave, indien niet precies dan bij benadering ix. Le montant précis ou le cas échéant estimé, de la dépense
x. De handtekening van een of twee bureauleden. x. La signature d'un ou de deux membres du bureau.
3) Dat personeelslid deelt de drie exemplaren van de bestelbon mee aan 3) Ce membre du personnel communique les trois exemplaires du bon de
de boekhouder, die : commande au comptable. Le comptable :
- het nummer van de begrotingspost waarop die uitgave zal gebeuren - indique le numéro du poste budgétaire sur lequel la dépense sera
invult exécutée
- nagaat of het saldo van het voor die begrotingspost uitgetrokken - vérifie si le solde du crédit affecté au poste budgétaire en
krediet toereikend is om de betrokken uitgave te dekken. question permet d'effectuer la dépense.
4) De boekhouder bezorgt de drie exemplaren van de bestelbon ter 4) Le comptable transmet les trois exemplaires du bon de commande à un
verificatie aan een van de administrateurs, die nadien de drie
exemplaren terugbezorgt aan de boekhouder. Laatstgenoemde houdt één administrateur pour vérification. Ce dernier renvoie au comptable les
kopie bij zich en stuurt de andere kopie samen met het origineel van trois exemplaires. Le comptable conserve une copie et transmet
de bestelbon aan de hiertoe aangeduide persoon. l'original et l'autre copie du bon de commande à la personne désignée à cet effet.
2e fase : de juridische vastlegging : 2e phase : l'engagement juridique :
De handeling waarbij ten laste van de Hoge Raad een verbintenis Il s'agit de l'acte créant une obligation d'effectuer une dépense à
ontstaat tot het verrichten van een uitgave charge du Conseil supérieur.
1) De bestelbon en de kopie worden vervolgens ter ondertekening 1) Le bon de commande et la copie sont ensuite soumis à la signature
voorgelegd aan de voorzitter van de Hoge Raad, of, indien deze du président du Conseil ou d'un autre membre du bureau si le président
verhinderd is, aan een van de overige bureauleden (artikel 18 est empêché (article 18 du règlement d'ordre intérieur).
huishoudelijk reglement).
Als de geplande uitgave de som van 1.239,47 EUR overtreft wordt de Si la dépense envisagée dépasse la somme de 1.239,47 EUR, le bon de
bestelbon medeondertekend door een ander bureaulid. commande est également soumis à la signature d'un autre membre du
2) Zodra de bestelbon ondertekend is, zal het hiertoe aangeduide Bureau. 2) Dès signature du bon de commande, le membre du personnel désigné à
personeelslid : cet effet :
i. het bureaulid, het personeelslid of de dienst voor wie de i. Informe le membre du bureau, le membre du personnel ou le service
bestelling bestemd is, informeren dat er werd ingestemd met de uitgave de l'accord
ii. de nodige maatregelen treffen om de bestelling uit te voeren ii. Prend les dispositions nécessaires pour effectuer la commande
iii. de kopie van de bestelbon bewaren iii. Conserve la copie du bon de commande
iv. het origineel van de bestelbon onverwijld aan de boekhouder bezorgen. iv. Transmet immédiatement l'original du bon de commande au comptable.
3e fase : de vereffening 3e phase : la liquidation
De handeling waarbij de aangeduide ambtenaar de levering van het goed Il s'agit de l'acte par lequel le fonctionnaire désigné constate et
of de dienst vaststelt en aanvaardt, d.w.z. werkelijke en wettelijke accepte la livraison du bien ou du service, c'est-à-dire la
erkenning van de schuld van de Hoge Raad ten overstaan van de schuldeiser 1) Bij de levering van het bestelde goed of de bestelde dienst, zal het hiertoe aangeduide personeelslid na zorgvuldige verificatie de levering vaststellen en aanvaarden. Eventueel wordt het personeelslid bijgestaan door het bureaulid, het personeelslid of de dienst voor wie de bestelling bestemd is. 2) Het hiertoe aangeduide personeelslid : a) verwittigt het betrokken bureaulid, personeelslid of de betrokken dienst van de levering van het goed of de dienst en bezorgt hen onverwijld het geleverde reconnaissance réelle et légale de la dette du Conseil supérieur à l'égard du créancier. 1) Après vérification minutieuse, le membre du personnel désigné à cet effet constate et accepte la livraison du bien ou du service commandé. Le cas échéant, il est assisté par le membre du bureau, le membre du personnel ou le service qui a demandé la commande. 2) Ce membre du personnel : a) Informe le membre du bureau, du personnel ou le service de la fourniture du bien ou du service et le lui transmet sans délai
b) maakt een kopie van de leveringsbon en voegt die kopie bij de kopie b) Fait une copie du bon de livraison, laquelle est jointe à sa copie
van de bestelbon c) bezorgt het origineel van de bestelbon aan de boekhouder die dit bij het origineel van de bestelbon voegt. 4e fase : de ordonnancering Het doorsturen van de betaalopdracht aan de boekhouder. 1) De factuur wordt bij ontvangst bezorgd aan een van de administrateurs die deze, na eerste verificatie (met name inzake de leesbaarheid van de vermelding van de geleverde waar), vervolgens doorstuurt aan de boekhouder. 2) De boekhouder onderzoekt of de factuur overeenstemt met de bestelbon en de leveringsbon (zo er een is). Is er een probleem, dan brengt hij de administrateur daarvan onverwijld op de hoogte. 5e fase : de betaling De formaliteiten voor betaling 1) Via het softwarepakket « Isabel » voert de boekhouder de gegevens voor de uit te voeren betaling in en print deze uit. 2) De uitprint van de ingevoerde gegevens (listing) wordt ter ondertekening voorgelegd aan de voorzitter en aan een ander bureaulid, samen met : a) het origineel van de bestelbon(s) b) de factuur(ren), die voor akkoord wordt(en) ondertekend door het bureaulid/de bureauleden de leveringsbon(s) (zo er een is) 3) De uitprint wordt na ondertekening terugbezorgd aan de boekhouder. Voor de daadwerkelijke betaling via « Isabel » vraagt de boekhouder een bureaulid of, bij diens afwezigheid, een administrateur om de hiervoor bedoelde kaart in de kaartlezer in te voeren en de persoonlijke geheime code in te voeren. 4) Bij ontvangst van de rekeninguittreksels kijkt de boekhouder telkens alle uitgevoerde betalingen na. 2. Buitengewone procedure Uitgaven die door een bureaulid werden gedaan Volgende procedure wordt toegepast wanneer een bureaulid een uitgave moet doen die dringend is of waarvoor de gewone procedure niet kan worden toegepast. Het bureaulid dat de uitgave heeft gedaan bezorgt de boekhouder zo snel mogelijk : - het stavingstuk (kasticket, BTW-bonnetje,...) dat werd afgeleverd door de leverancier van het goed of de dienst; - een formulier tot staving van de uitgave, dat werd ingevuld door het betrokken bureaulid. De boekhouder brengt deze uitgave onverwijld onder in de betrokken begrotingspost. D. Andere aandachtspunten voor het beheer van de rekeningen 1. Het bijhouden van de boeken 1) voeren in het systeem, zodat de Hoge Raad dagelijks beschikt over een bijgewerkte uitvoeringsstaat van het hem toegekende budget. 2) De boekhouder maakt iedere week een uitprint van het kasboek, die hij voor ondertekening bezorgt aan een van de administrateurs. 2. Verificatie van de balans van de rekeningen Iedere week worden de saldi van de kas en de bankrekening getoetst aan hun respectieve kasboeken, en dit onder de handtekening van de boekhouder en een van de administrateurs. 3. De kas voor kleine uitgaven 1) Een hiertoe aangeduid personeelslid staat in voor het beheer van de kas « kleine uitgaven ». 2) In het daartoe aangelegde register houdt dit personeelslid nauwkeurig de kleine uitgaven bij die met gelden uit deze kas werden vereffend. Dat personeelslid bewaart daartoe voor iedere betaling het document op basis waarvan de betaling werd gevraagd (bonnetje, kasticket, factuur, attest,...). 3) Dat personeelslid sluit iedere dag zijn kas af en controleert of het saldo overeenstemt met de inschrijvingen in het register. 4) Dat personeelslid bezorgt de boekhouder iedere week : - het bedrag van de uitgevoerde betalingen voor kleine uitgaven - de stukken op basis waarvan de betalingen werden uitgevoerd - het bedrag van het saldo van de kas. 5) De boekhouder boekt de wekelijkse bedragen van de kleine uitgaven die uit die kas werden betaald in speciaal daartoe gecreëerde begrotingspost. du bon de commande c) Transmet l'original du bon de livraison au comptable qui le joint à l'original du bon de commande. 4e phase : l'ordonnancement Il s'agit de la transmission de l'ordre de paiement au comptable 1) La facture est réceptionnée par un administrateur qui, après une première vérification, notamment de la compréhension du libellé, la transmet au comptable. 2) Le comptable examine la conformité de la facture par rapport au bon de commande et au bordereau de livraison (s'il existe). En cas de difficulté, il en informe immédiatement l'administrateur. 5e phase : le paiement Il s'agit des formalités de paiement. 1) Le comptable encode via le programme informatique « Isabel », le paiement à effectuer. Les données encodées sont imprimées. 2) Le document imprimé des données encodées (listing) est soumis à la signature du président et à celle d'un autre membre du bureau. A ce document sont joints : a) L'original du (des) bon(s) de commande b) La (les) facture(s) sur laquelle (lesquelles) le ou les membres du bureau appose(nt) leur signature pour accord Le(s) bordereau(x) de livraison (s'il existe) 3) Le document imprimé et signé est transmis au comptable. Afin d'effectuer le paiement via le programme « Isabel », le comptable fait appel à un membre du bureau ou, en l'absence d'un membre du bureau, à un administrateur. Cette personne introduit sa carte dans le lecteur prévu à cet effet et le code secret qui lui a été attribué. 4) Dès réception, le comptable vérifie la régularité de chaque extrait de compte par rapport aux paiements effectués. 2. Procédure extraordinaire Dépenses effectuées par un membre du bureau Si un membre du bureau doit effectuer le paiement d'une dépense urgente ou pour laquelle la procédure ordinaire ne peut s'appliquer, la procédure suivante est mise en oeuvre. Le membre du bureau qui a effectué la dépense, communique au comptable dans les meilleurs délais : - le document (souche, note T.V.A.,...) justificatif fourni par le prestataire du service ou du bien; - un document simplifié justifiant la dépense, rempli par le membre du bureau. Le comptable détermine immédiatement l'imputation de cette dépense. D. Autres questions relatives à la gestion comptable 1. Tenue des écritures 1) Le comptable prend toutes les dispositions requises pour encoder au jour le jour les ordres de paiement afin de permettre au Conseil de disposer chaque jour d'un état actuel de l'exécution du budget qui lui est alloué. 2) Le comptable procède hebdomadairement à l'impression du journal. Il transmet ce document à un administrateur pour signature. 2. Vérification de la balance de comptes Les soldes de la comptabilité de la caisse et de la banque par rapport aux écritures comptables sont vérifiés chaque semaine sous la signature du comptable et d'un administrateur. 3. Caisse pour menues dépenses 1) Un membre du personnel désigné à cet effet est chargé de la gestion de la caisse « menues dépenses ». 2) Ce membre du personnel consigne scrupuleusement dans le registre destiné à cet effet, les menues dépenses payées par cette caisse. A cette fin, il conserve pour chaque paiement le document (souches, ticket de caisse, facture, attestation...) sur base duquel le paiement a été demandé. 3) Ce membre du personnel clôture chaque jour sa caisse et en vérifie le solde par rapport aux écritures reprises dans le registre. 4) Ce membre du personnel transmet chaque semaine au comptable : - le montant des menues dépenses effectuées - les pièces sur base desquelles les paiements ont été effectués - le montant correspondant au solde de la caisse. 5) Le comptable inscrit les menues dépenses hebdomadaires payées à partir de la caisse dans le poste budgétaire créé à cet effet.
Goedgekeurd door de algemene vergadering van 25 juni 2003. Approuvé par l'assemblée générale le 25 juin 2003.
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