17 MARS 2023. - Huishoudelijk reglement van het beheerscomite van Actiris

Goedgekeurd op 18/10/2022 door het Beheerscomité.

Goedgekeurd op 17/03/2023 door de Brusselse Hoofdstedelijke Regering.

Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op het Beheerscomité bedoeld in artikel 8 van de ordonnantie van 18 januari 2001 houdende organisatie en werking van Actiris. HOOFDSTUK I. - SAMENSTELLING VAN HET BEHEERSCOMITE

Artikel 1.Het beheerscomité is samengesteld uit: 1. een voorzitter of voorzitster;2. een ondervoorzitter of ondervoorzitster;3. zeven vertegenwoordigers van de representatieve werkgeversorganisaties en zeven vertegenwoordigers van de representatieve werknemersorganisaties.Enkel zij hebben stemrecht.

Twee derde van de leden moet tot dezelfde taalrol behoren als deze van de leden van de talrijkste taalgroep in de Brusselse Hoofdstedelijke Raad, het andere derde moet tot dezelfde taalrol behoren als deze van de leden van de minst talrijke taalgroep in bedoelde Raad.

Bovendien mag maximum twee derde van de leden van het beheerscomité tot hetzelfde geslacht behoren.

De algemene directie neemt deel aan de vergaderingen van het beheerscomité net als de twee regeringscommissarissen met raadgevende stem.

De vertegenwoordiging van de OCMW's bij het beheerscomité wordt verzekerd via een niet-stemgerechtigd waarnemersmandataris die enkel aan de beraadslagingen deelneemt wanneer punten worden behandeld die verband houden met het maatschappelijk integratiebeleid en alle beleidsvormen m.b.t. artikel 60. HOOFDSTUK II. - DE BEVOEGDHEDEN EN VERPLICHTINGEN VAN HET BEHEERSCOMITE BEHEERSCOMITE

Art. 2.Het beheerscomité beschikt over alle bevoegdheden die noodzakelijk zijn voor het beheer van Actiris, met uitzondering van het dagelijks beheer zoals bepaald in hoofdstuk IV van dit reglement.

Haar voornaamste taak is alle beslissingen te nemen die wegens hun belang of de gevolgen die zij voor Actiris hebben, een oriëntatie of strategische positionering bepalen of wijzigen.

In het bijzonder is het beheerscomité exclusief bevoegd, zonder mogelijkheid tot delegatie, om: - de ontwerpbegroting en de rekeningen goed te keuren; - over het beheerscontract te onderhandelen; - het meerjarig ontwikkelingsplan goed te keuren; - beslissingen te nemen betreffende de deelname aan de oprichting, het kapitaal of het beheer door Actiris van private en publieke instellingen, vennootschappen en verenigingen; - advies te verlenen over: o elk voorontwerp van ordonnantie of ontwerp van organiek of reglementair besluit van de regering tot wijziging van de wetgeving of de regelgeving die Actiris moet toepassen of betreffende het organieke kader van het personeel of de structuur van Actiris; o de plannen inzake de begeleiding van de collectieve ontslagen; o de aan de A4- en A5-mandataris toegewezen strategische doelstellingen. - personeelsleden van niveau A te benoemen en te bevorderen op voorstel van elke taalgroep voor het overeenkomstige taalkader, met uitzondering van de betrekkingen die worden ingevuld via een mandaat volgens het statuut van de personeelsleden; - de tuchtstraffen op te leggen aan alle statutaire personeelsleden, behalve aan de algemene directie; - een speciale forfaitaire regeling vast te stellen voor dagelijkse vergoedingen voor verblijfskosten van personeelsleden die dienstreizen moeten maken; - de bijzondere situaties te regelen die met name ontstaan als gevolg van de uitoefening van een reizende functie of als gevolg van detachering; - vast te stellen dat de schulden oninbaar zijn.

Voor het overige kan het beheerscomité, in toepassing van artikel 28 van de ordonnantie van 18 januari 2001 houdende organisatie en werking van Actiris, een aantal van zijn bevoegdheden delegeren aan de algemene directie.

Art. 3.De leden van het beheerscomité zijn gehouden aan de naleving van de bepalingen van de gezamenlijke ordonnantie van 14 december 2017 betreffende de transparantie van de bezoldigingen en voordelen van de Brusselse openbare mandatarissen: 1° Over de toekenning van representatiekosten aan een openbare mandataris moet een beslissing worden genomen door het beheerscomité; deze beslissing van het beheerscomité moet met redenen omkleed worden en moet op de eerstvolgende vergadering worden bekendgemaakt.

In ieder geval mogen de representatiekosten enkel worden toegekend aan personen met een uitvoerende functie. De representatiekosten in het kader van de uitoefening van de functie van de openbare mandatarissen worden a achteraf terugbetaald na voorlegging van een verantwoordingsstuk. 2° Over de organisatie van een reis waaraan een openbare mandataris deelneemt in het kader van de uitoefening van zijn functie moet een met redenen omklede beslissing worden genomen door het beheerscomité; deze beslissing moet ter goedkeuring aan de regering worden voorgelegd. 3° Het beheerscomité maakt een schriftelijk jaarverslag bekend binnen de zes maanden na het einde van ieder kalenderjaar. Dit verslag omvat: - een gedetailleerd overzicht van de bezoldigingen, de voordelen van alle aard en alle representatiekosten die aan de openbare mandatarissen toegekend zijn; - een lijst met alle reizen waaraan iedere openbare mandataris in het kader van de uitoefening van zijn functies heeft deelgenomen; - een inventaris van alle overheidsopdrachten die de instelling toegewezen heeft met vermelding, per opdracht, van de begunstigden en de vastgelegde bedragen; - Elkeen heeft het recht om het verslag in te kijken. 4° Alle leden van het beheerscomité moeten bij de Cel Transparantie van de bezoldigingen opgericht binnen het parlement van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (controleorgaan), aangifte doen binnen de maand na het begin van hun mandaat, van alle openbare mandaten, functies, afgeleide mandaten of opdrachten van politieke aard die zij uitoefenen, alsook van de bezoldigingen, voordelen van alle aard en representatiekosten die ze ontvangen in het kader van de uitoefening ervan. Iedere verandering in de situatie in de loop van het mandaat moet binnen de maand aan het controleorgaan worden gemeld.

Het controleorgaan stuurt de aangiften door, in voorkomend geval samen met een verminderingsplan, over naar de overheid die toezicht uitoefent op de betrokken openbare instelling. HOOFDSTUK III. - DE VERGADERINGEN VAN HET BEHEERSCOMITE Afdeling 1. - De bijeenroeping, periodiciteit en dagorde van de

vergaderingen

Art. 4.Het beheerscomité wordt bijeengeroepen wanneer het voorzitterschap dit nuttig acht of op verzoek van: 1°. ten minste twee leden; 2°. de algemene directie; 3°. de Brusselse Hoofdstedelijke Regering.

De verzoeken om bijeenroeping afkomstig van de personen bedoeld in het vorige lid, 1° en 3°, moeten schriftelijk tot het voorzitterschap worden gericht of tijdens een vergadering van het beheerscomité worden ingediend.

Zij geven de punten aan waarvan de inschrijving op de dagorde wordt gevraagd.

Art. 5.Ieder jaar worden de data en uren van de vergaderingen door het beheerscomité goedgekeurd op voorstel van het voorzitterschap en de algemene directie. Het voorzitterschap kan, in overleg met de algemene directie, extra vergaderingen bijeenroepen of de data van de vergaderingen wijzigen.

Het beheerscomité komt in principe ten minste één keer per maand bijeen.

Daarnaast wordt jaarlijks minstens één gezamenlijke vergadering met het beheerscomité van Bruxelles Formation en één gezamenlijke vergadering met de raad van bestuur van de VDAB gehouden.

Wanneer om de bijeenroeping wordt gevraagd overeenkomstig artikel 4, lid 2, moet de vergadering binnen de maand na het verzoek plaatsvinden.

Art. 6.De dagorde van de vergaderingen van het beheerscomité wordt door de algemene directie en het voorzitterschap opgesteld.

Het lid dat een punt op de dagorde wenst te plaatsen, moet de algemene directie daar schriftelijk of tijdens een vergadering om verzoeken.

Deze laatste bepaalt, samen met het voorzitterschap, de datum waarop deze kwestie op de dagorde zal worden geplaatst. Het punt moet binnen de maand op de dagorde worden geplaatst, behalve tijdens de jaarlijkse vakantieperiode.

De dagorde bestaat uit vijf delen: 1. de goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering, wat de besprekingen betreft;2. de mededelingen van de algemene directie;3. de A-punten, die vooraf bepaald werden als te bespreken punten;4. de B-punten, die, vooraf bepaald werden als niet te bespreken punten;5. de variapunten. Bij de opening van de vergadering kunnen de leden die dat wensen vragen om een B-punt te verplaatsen naar een A-punt om toch besproken te worden. Zij leggen dit verzoek voor aan het voorzitterschap dat de dagorde aanpast.

Art. 7.De uitnodigingen voor de vergaderingen bevatten de dagorde van de vergadering, alsook de nota's die de te behandelen punten toelichten. Zij worden ten minste zeven dagen voor de dag van de vergadering elektronisch ter beschikking gesteld.

In geval van dringende noodzakelijkheid, waarover het voorzitterschap, na overleg met de algemene directie oordeelt, moeten de leden de uitnodigingen ten laatste daags voor de voor de vergadering bepaalde dag ontvangen.

De kwesties waarover het beheerscomité moet beraadslagen, maken het voorwerp uit van een door de algemene directie in het Nederlands en het Frans gesteld document van toelichting. Deze documenten worden genummerd.

Art. 8.Enkel de punten die op de dagorde staan, worden besproken. Het beheerscomité kan echter tijdens de vergadering beslissen om elk ander punt te bespreken dat niet op de dagorde staat. Afdeling 2. - De plaats van de vergaderingen

Art. 9.Het beheerscomité komt bijeen op de zetel van Actiris.

In uitzonderlijke gevallen komt het beheerscomité op een andere plaats bijeen, die bepaald wordt door het voorzitterschap en de algemene directie.

Wanneer de situatie dit vereist, kan het beheerscomité op afstand worden bijeengeroepen, met name via videoconferentie, overeenkomstig de door de algemene directie in overleg met het voorzitterschap vastgestelde modaliteiten, om ervoor te zorgen dat ieder lid in de gelegenheid is om aanwezig te zijn. Afdeling 3. - Het quorum, de beraadslagingen en modaliteiten inzake de

besluitvaardigheid

Art. 10.Het beheerscomité kan enkel geldig beraadslagen als ten minste vier leden die de werkgevers vertegenwoordigen en ten minste vier leden die de werknemers vertegenwoordigen aanwezig zijn.

Een lid kan een ander lid vertegenwoordigen indien hij daartoe een volmacht heeft gekregen. Dergelijke volmacht wordt op persoonlijke titel verstrekt. Een lid dat aan de stemming deelneemt, kan niet meer dan één volmacht hebben.

Wanneer niet aan de voorwaarde van het eerste alinea wordt voldaan, neemt het voorzitterschap hiervan akte en verdaagt het de vergadering of besluit het, met instemming van de aanwezige leden, dat het beheerscomité blijft vergaderen over de dagorde of een deel daarvan, maar zonder rechtsgeldig te kunnen beraadslagen. In dit geval wordt een elektronische goedkeuring georganiseerd. De afwezige en niet-vertegenwoordigde leden worden door het secretariaat van het beheerscomité gecontacteerd op basis van een beslissingstabel. Zij laten per e-mail aan het secretariaat van het beheerscomité weten of ze akkoord gaan of niet. Als het antwoordquorum wordt bereikt, wordt de beslissing goedgekeurd en geldt zij als een beslissing die het beheerscomité overeenkomstig artikel 10 heeft genomen.

Art. 11.Indien het niet mogelijk is om het beheerscomité binnen de gestelde termijnen bijeen te roepen, worden de punten m.b.t. de adviezen betreffende de begeleidingsplannen van collectieve ontslagen of, bij wijze van uitzondering, alle andere punten die een dringende beslissing van het beheerscomité vereisen, door het secretariaat van het beheerscomité per e-mail ter beslissing aan de leden van het beheerscomité voorgelegd. Deze laatsten nemen een beslissing over het aangehaalde punt, die zij per e-mail aan het secretariaat van het beheerscomité meedelen. Als het antwoordquorum wordt bereikt, wordt de beslissing goedgekeurd en geldt zij als een beslissing die het beheerscomité overeenkomstig artikel 10 heeft genomen.

Naar analogie met de fysieke vergaderingen van het beheerscomité gelden de volgende aanwezigheidsregels voor de stemmen bedoeld in het vorige lid: o Het lid dat reageert op de e-mail met een stem voor of tegen, wordt geacht aanwezig te zijn en zijn stem te hebben uitgebracht; o Het lid dat niet reageert op de e-mail en ook geen out of office-bericht stuurt, wordt geacht zich te onthouden; o Het lid dat reageert met een out of office-bericht of een gelijkaardig bericht, wordt beschouwd afwezig te zijn tijdens de stemming, en wordt dus ook niet als een onthouding geteld. Zijn afwezigheid heeft wel invloed op het quorum. Het verzenden van het out of office-bericht belet het lid niet om alsnog deel te nemen aan de stemming binnen de voorziene termijn van drie dagen.

Met uitzondering van adviezen betreffende collectieve ontslagen, waarvoor alleen mondelinge informatie van de algemene directie op de volgende vergadering vereist is, worden het resultaat van de schriftelijke raadpleging en de eventuele opmerkingen of commentaren opgenomen in de notulen die door het secretariaat van het beheerscomité worden opgesteld. In deze notulen wordt de vermelding van de toepassing van onderhavig artikel ingevoegd, evenals het antwoord van elkeen van de leden op iedere vraag. Deze notulen worden onmiddellijk per e-mail naar de leden van het beheerscomité en de regeringscommissarissen gestuurd. De termijn om hoger beroep in te stellen voor de regeringscommissarissen begint te lopen vanaf de dag na deze kennisgeving.

De notulen worden tijdens de volgende zitting aan het beheerscomité voorgelegd voor definitieve goedkeuring.

Van deze beslissing moet onmiddellijk worden kennisgegeven.

Art. 12.De vergaderingen van het beheerscomité zijn niet openbaar.

De personen die de vergaderingen van het beheerscomité bijwonen of eraan deelnemen, zijn gehouden het stilzwijgen te bewaren over de documenten met een vertrouwelijk of persoonlijk karakter, waarvan de inhoud hun wordt bekendgemaakt, alsmede over de debatten, de beraadslagingen en de stemmingen.

Art. 13.De algemene directie kan zich door personeelsleden van Actiris of door externe personen laten bijstaan tijdens het debat over een punt dat op de dagorde staat. Deze personen verlaten de vergadering wanneer de algemene directie hun aanwezigheid niet langer noodzakelijk acht of als het voorzitterschap daartoe beslist.

Art. 14.De vergaderingen worden door het voorzitterschap geopend, geschorst en gesloten.

Art. 15.Wanneer het voorzitterschap afwezig of verhinderd is, worden de bevoegdheden waarmee dit reglement haar bekleedt door het ondervoorzitterschap uitgeoefend, met inbegrip van het voorzitterschap van de vergaderingen van het beheerscomité.

Bij afwezigheid van het voorzitterschap en het ondervoorzitterschap worden de vergaderingen van het beheerscomité voorgezeten door het langst zetelende lid, dat om beurten gekozen wordt onder de leden die de werkgeversorganisaties vertegenwoordigen en onder de leden die de werknemersorganisaties vertegenwoordigen. Bij gelijke anciënniteit wordt de vergadering voorgezeten door het oudste lid in jaren.

Het lid dat het voorzitterschap waarneemt, behoudt het stemrecht.

Voor de berekening van het quorum zal er rekening worden gehouden met zijn aanwezigheid.

Art. 16.De algemene directie kan er, in voorkomend geval, voor zorgen dat de debatten worden getolkt.

Art. 17.Het voorzitterschap stuurt de debatten. Geen enkel lid mag het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en van het voorzitterschap te hebben verkregen. Wanneer het voorzitterschap het debat over een punt als gesloten verklaard heeft, formuleert het het voorstel van beslissing waarover het beheerscomité verzocht wordt zich uit te spreken.

Art. 18.Indien een lid, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belangenconflict ervaart m.b.t. tot een agendapunt van het beheerscomité, dan moet hij dit vóór de beraadslaging aan de andere leden van het beheerscomité meedelen. In dit geval mag het betrokken lid niet aan de besprekingen en de stemming deelnemen en moet dit lid de zaal voor de duur van de besprekingen en de stemming verlaten.

Tijdens zijn afwezigheid zal het lid evenwel als aanwezig worden beschouwd voor de berekening van het aanwezigheidsquorum.

Art. 19.Bij de besluitvorming wordt er gestreefd naar een consensus.

Bij gebrek aan consensus, wordt elke beslissing van het beheerscomité bij absolute meerderheid van stemmen genomen. Om die meerderheid te bepalen, worden de onthoudingen buiten beschouwing gelaten. De leden die zich onthouden, zullen echter voor de berekening van het aanwezigheidsquorum als aanwezig worden beschouwd.

Bij staking van stemmen wordt het voorstel naar de volgende vergadering verschoven. Die verschuiving kan maar één keer gebeuren voor eenzelfde voorstel. Bij deze tweede stemming geldt het voorstel, bij staking van stemmen, als goedgekeurd.

Wanneer bij de stemming de leden die respectievelijk de werknemers en de werkgevers vertegenwoordigen, niet in gelijke getale aanwezig zijn, wordt de pariteit verkregen door de onthouding van het recentste lid of de recentste leden van de boventallige partij.

Het voorzitterschap wijst de leden bij naam aan die in geval van toepassing van het vorige lid verplicht zijn zich te onthouden.

Op voorstel van de algemene directie, het voorzitterschap of een lid van het beheerscomité kunnen documenten die op de dagorde van een vergadering staan, mits akkoord van alle leden, via elektronische weg ter goedkeuring aan het beheerscomité worden voorgelegd. De leden van het beheerscomité sturen hun standpunt betreffende elk dossier schriftelijk terug binnen de door het voorzitterschap vastgestelde termijn en volgens de in artikel 11 bepaalde modaliteiten.

In geval van onenigheid of tegenstrijdigheid in de antwoorden van de leden, kan het voorzitterschap beslissen om het punt naar de dagorde van een andere vergadering van het beheerscomité te verwijzen.

Art. 20.In principe stemmen de leden van het beheerscomité door het opsteken der handen. De stemming is geheim wanneer een lid van het beheerscomité daarom verzoekt.

De stemming heeft onmiddellijk plaats nadat het voorzitterschap het voorstel van beslissing heeft geformuleerd. Het maakt er onmiddellijk de uitslag van bekend, die in de notulen wordt opgenomen. Afdeling 4. - De werkgroepen

Art. 21.Het beheerscomité kan werkgroepen oprichten met het oog op de voorafgaande studie van problemen die onder zijn bevoegdheid vallen.

Deze werkgroepen brengen over de resultaten van hun werkzaamheden verslag uit aan het beheerscomité.

Art. 22.De in artikel 21 beoogde werkgroepen worden vrij samengesteld.

De door de regering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest aangestelde commissarissen kunnen deelnemen aan de werkzaamheden van de werkgroepen.

Elk lid van het beheerscomité en/of de algemene directie kan te allen tijde deelnemen aan de werkzaamheden van een werkgroep en de vergaderingen bijwonen.

Een lid van het beheerscomité en de regeringscommissarissen kunnen zich laten vertegenwoordigen in de werkgroep.

De vergaderingen van de werkgroepen worden voorgezeten door het voorzitterschap van het beheerscomité of, op vraag van het voorzitterschap, door de algemene directie of door een lid van de werkgroep aangesteld door het Comité.

De algemene directie bepaalt de plaats, de datum en het uur van de vergadering van de werkgroep, na raadpleging van het voorzitterschap.

De uitnodigingen worden minstens drie dagen vóór de vergadering door het secretariaat van het beheerscomité verstuurd.

De bepalingen in artikelen 12, 14 en 17 van dit huishoudelijk reglement zijn van toepassing op de vergaderingen van de werkgroepen.

Art. 23.Het voorzitterschap van het beheerscomité en de voorzitterschappen van de werkgroepen kunnen, bij beslissing van het beheerscomité of van de betrokken werkgroep, bevoegde personen om advies vragen over specifieke kwesties.

Art. 24.De leden van het beheerscomité kunnen zich door technici laten bijstaan, op voorwaarde dat zij het voorzitterschap uiterlijk daags voor de vergadering daarvan verwittigen en hem de punten meedelen waarvoor zij zich laten bijstaan.

Het bepaalde in het eerste lid van dit artikel is niet van toepassing wanneer het beheerscomité moet beraadslagen over problemen in verband met het personeel van Actiris.

Art. 25.De krachtens artikelen 23 en 24 geraadpleegde personen verlaten de vergadering wanneer het voorzitterschap van mening is dat het debat over de kwestie die hun aanwezigheid wettigt, afgerond is of wanneer het voorzitterschap het debat als gesloten verklaart. Afdeling 5. - Het secretariaat van het beheerscomité, de notulen en de

aanwezigheidslijst.

Art. 26.Op voorstel van de algemene directie wijst het beheerscomité onder de personeelsleden van Actiris de personen aan die instaan voor het secretariaat van het beheerscomité (één personeelslid van de Nederlandse taalrol en één personeelslid van de Franse taalrol) en die in deze hoedanigheid de vergaderingen van het beheerscomité bijwonen.

Ook de plaatsvervangende personen van de personen die instaan voor het secretariaat van het beheerscomité worden aangeduid.

Art. 27.Het secretariaat stelt de notulen op.

Nadat deze aan het voorzitterschap en de algemene directie werden voorgelegd, worden de notulen ter goedkeuring op de dagorde van de volgende vergadering van het beheerscomité geplaatst.

Meteen na de vergadering worden de notulen van de beslissingen opgemaakt. Hierin staan enkel de beslissingen en niet de debatten. De notulen van de beslissingen worden binnen de week na de vergadering elektronisch ter goedkeuring aan de leden voorgelegd, zodat de beslissingen kunnen worden toegepast.

De kennisgeving van de punten gebeurt onmiddellijk na het beheerscomité voor de punten waarvan onmiddellijk kennis moet worden gegeven. Voor de andere punten gebeurt de kennisgeving onmiddellijk na de goedkeuring van de notulen van de beslissingen. Het document wordt opgesteld en ondertekend door het secretariaat van het beheerscomité.

Elke persoon die een vergadering van het beheerscomité heeft bijgewoond, kan vooraleer de notulen van die vergadering worden goedgekeurd, vragen dat hem akte zou worden verleend van de verbeteringen waarvan hij het wenselijk acht dat zij erin worden aangebracht wat de weergave van zijn tussenkomsten in de debatten betreft. Het beheerscomité doet uitspraak over een dergelijk verzoek, dat hetzij in de vergadering zelf, hetzij schriftelijk (per e-mail) aan het voorzitterschap en het secretariaat van het beheerscomité kan worden gericht.

De notulen worden in het Nederlands en in het Frans opgesteld. Deze worden door het voorzitterschap en de algemene directie, na goedkeuring door het beheerscomité, ondertekend en in het archief van Actiris bewaard.

De beslissingen die tijdens de vergadering zijn genomen, worden, na de goedkeuring van de notulen, per e-mail verstuurd naar de betrokken personeelsleden.

Indien een derde verzoekt om een beslissing van het beheerscomité toegestuurd te krijgen, neemt het beheerscomité een met redenen omklede beslissing over dit verzoek op basis van de wetgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, de ordonnantie van 27 oktober 2016 ertoe strekkende een open databeleid uit te stippelen en het decreet en de ordonnantie van 16 mei 2019 van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie en de Franse Gemeenschapscommissie betreffende de openbaarheid van bestuur bij de Brusselse instellingen.

Het beheerscomité kan deze beslissing aan de algemene directie delegeren.

Art. 28.De leden van het beheerscomité tekenen bij elke vergadering een lijst ten blijke van hun aanwezigheid. De aanwezigheidslijst wordt voor echt verklaard door het voorzitterschap en ondertekend door het secretariaat.

Indien overeenkomstig artikel 10 een elektronische goedkeuring wordt georganiseerd, bewaart het secretariaat de per e-mail ontvangen antwoorden.

Indien overeenkomstig artikel 9 een vergadering via videoconferentie wordt georganiseerd, wordt de aanwezigheidslijst door het secretariaat opgesteld en door het eerstvolgende beheerscomité gevalideerd.

Het presentiegeld wordt enkel toegekend aan leden die de vergadering bijwonen.

De leden die niet aanwezig kunnen zijn, brengen het secretariaat van het beheerscomité daar zo snel mogelijk op enigerlei wijze van op de hoogte, zodat het secretariaat op het eventueel niet bereiken van het aanwezigheidsquorum kan anticiperen. HOOFDSTUK IV. - DE RELATIES MET DE TOEZICHTHOUDENDE BEVOEGDHEID

Art. 29.Overeenkomstig de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut, wordt de controle uitgeoefend door de tussenkomst van twee commissarissen, benoemd door de Brusselse Hoofdstedelijke Regering.

Vanaf de datum van de vergadering en op voorwaarde dat zij regelmatig werden uitgenodigd, kunnen de twee regeringscommissarissen binnen een termijn van vier vrije dagen beroep instellen tegen elke beslissing die ze met de wet, met de statuten of met het algemeen belang strijdig achten. Het beroep is opschortend.

De regeringscommissaris brengt de minister die het beroep heeft ingesteld, hiervan op de hoogte. Op zijn beurt informeert de minister het voorzitterschap van het beheerscomité en de algemene directie. De minister beschikt over een termijn van twintig vrije dagen vanaf de datum van de vergadering om, na het advies van de betrokken ministers te hebben ingewonnen, het voorzitterschap en de algemene directie in kennis te stellen van de nietigverklaring van de tijdens de vergadering genomen beslissing. Indien hij dit niet doet, wordt de beslissing definitief.

De in dit artikel genoemde termijnen kunnen bij beslissing van de minister, waarvan het voorzitterschap en de algemene directie in kennis worden gesteld, met tien dagen worden verlengd. HOOFDSTUK V. - HET DAGELIJKS BEHEER

Art. 30.Voor de toepassing van de artikelen 19 tot 23 van de ordonnantie van 18 januari 2001 houdende organisatie en werking van Actiris omvatten de bevoegdheden inzake het dagelijks beheer alle administratieve en gerechtelijke handelingen die nodig zijn voor het volbrengen van de opdrachten die bij organieke ordonnantie of reglementen aan Actiris zijn toebedeeld, in overeenstemming met de door het beheerscomité aangegeven richtlijnen, alsmede alle administratieve en gerechtelijke handelingen vereist voor de uitvoering van de door het beheerscomité genomen beslissingen of voor de vlotte werking van de diensten en het beheer van lopende zaken.

Anderzijds wordt onder "buiten het dagelijks beheer" verstaan alles wat niet onder het dagelijks beheer valt. Het gaat om alle strategische en principiële beslissingen, overeenkomstig de beleidslijnen van het beheerscontract enz., d.w.z. beslissingen die wegens hun belang of de gevolgen die zij voor de dienst hebben, een oriëntatie of strategische positionering bepalen of wijzigen.

De handelingen van dagelijks beheer zijn onder meer: Op administratief gebied 1° alle deurwaardersexploten en post te ontvangen en kwijting te verlenen voor elke aangetekende brief en elke aan Actiris gerichte brief;2° kwijting of schuldbevrijding te geven voor alle uit welken hoofde ook aan Actiris betaalde sommen;3° administratieve omzendbrieven, onderrichtingen, attesten en brieven te ondertekenen. Inzake het behartigen van de belangen van Actiris De algemene directie kan met het oog op het behartigen van de belangen van de dienst alle, zowel gerechtelijke als buitengerechtelijke handelingen verrichten, met het oog op het behartigen van de belangen van Actiris en de inning en invordering van de aan Actiris verschuldigde sommen, met name: a) Zowel in de hoedanigheid van eiser als van verweerder in naam van Actiris optreden voor de rechtbanken;te dien einde: dagvaarden, conclusies neerleggen, tussenkomen, verzet aantekenen, in hoger beroep gaan, cassatieberoep indienen of berusten, b) Met de schuldenaars van Actiris alle akkoorden sluiten met het oog op de uitvoering van de te zijnen voordele gewezen vonnissen, c) door alle rechtsmiddelen de ten gunste van Actiris of tot veroordeling van Actiris genomen rechtelijke beslissingen uitvoeren, verschijnen in de akten van rechtspleging door berusting of betwisting, opheffing verlenen van die uitvoering, d) de schuldvorderingen van Actiris indienen in geval van faillissement of vereffening van zijn schuldenaars, e) het voorkomen van een geschil of het beëindigen van een geschil via minnelijke schikking, bemiddeling of een andere alternatieve methode van geschillenbeslechting, in de gevallen die door het beheerscomité worden vastgesteld en met inachtneming van de door het beheerscomité vastgestelde voorwaarden.De algemene directie heeft het recht initiatieven te nemen op het gebied van transacties, aan het art 30. f) zowel in de hoedanigheid van eiser als van verweerder in naam van Actiris optreden voor de Raad van State. Inzake budgettair, boekhoudkundig en financieel beheer 1° alle financiële transacties uitvoeren;2° alle uitgaven vastleggen, goedkeuren en vereffenen die door een begrotingskrediet zijn gedekt en alle bijbehorende betalingsopdrachten en overschrijvingen ondertekenen voor alle uitgaven die voortvloeien uit de uitoefening van de bevoegdheden inzake dagelijks beheer alsook voor die welke voortvloeien uit de uitoefening van een bevoegdheid van het beheerscomité;3° de ontvangsten in het algemeen vaststellen en innen;4° de ordonnateurs aanstellen;5° de boekhoudkundige bewijsstukken bijhouden;6° de vastlegging van alle uitgaven controleren;7° de budgettaire voorstellen uitwerken en de budgettaire opvolging verzekeren. Inzake overheidsopdrachten 1. Onverminderd de aan het beheerscomité in het tweede lid van dit artikel (a contrario) toegekende bevoegdheden, overheidsopdrachten gunnen die de behoeften van Actiris dekken en waarvan het geraamde bedrag niet hoger is dan 750.000 EUR exclusief btw voor leveringen en werken en, voor diensten, de geïndexeerde Europese bekendmakingsdrempel die van toepassing is op leveringen.

In het geval van een opdracht die in de vorm van een raamovereenkomst wordt gelanceerd, is de algemene directie bevoegd om vervolgopdrachten te lanceren voor de uitvoering van deze opdracht.

Jaarlijks wordt aan het beheerscomité een verslag voorgelegd over de gunning van overheidsopdrachten voor een bedrag van meer dan 8 500 EUR exclusief btw. 2. De gunningsprocedure uitvoeren en de overheidsopdrachten gunnen waarvan de lancering is besloten en dit volgens de door het beheerscomité vastgestelde procedure.3. Toezien op de uitvoering van de opdrachten en alle nodige maatregelen nemen om de goede uitvoering te waarborgen. Inzake personeelsbeheer In toepassing van artikelen 23 en 24 van de ordonnantie van 18 januari 2001 houdende de organisatie en werking van Actiris, is de algemene directie belast met het beheer van het personeel van Actiris.

Onverminderd de beslissingen die krachtens het Statuut of andere statuten van het personeel aan het beheerscomité zijn voorbehouden, neemt de algemene directie alle beslissingen over het statutaire en contractuele personeel dat instaat voor de goede werking van Actiris.

In dit verband is de algemene directie bevoegd om te beslissen over de interne organisatie van de diensten en om het personeel alle instructies te geven die nodig zijn voor de goede werking van Actiris.

De algemene directie is individueel bevoegd voor: 1° de benoeming van ambtenaren van niveaus B, C en D;2° de aanvaarding van ontslagen;3° de beslissingen over de aanvragen inzake loopbaanonderbreking;4° het aanvaarden van pensioenen, inclusief vervroegde pensioenen;5° de bepaling van de aanstelling van ambtenaren van niveaus A, B, C en D alsook de veranderingen van dienst;6° het opdragen van de medewerkers om hogere functies uit te oefenen;7° de regeling van de geldelijke situatie;8° de terugvordering van onverschuldigde betalingen aan het personeel;9° de beslissingen omtrent dienstvrijstellingen en verlofaanvragen;10° de regeling van de administratieve situatie van de personeelsleden bedoeld in 9° ;11° het contacteren van de externe diensten voor preventie en bescherming op het werk (EDPBW);12° de uitspraak over de erkenning en de vergoeding van arbeidsongevallen of ongevallen op weg van en naar het werk en over de beroepsziekten;13° de preventieve opschorting van medewerkers tot niveau A4 in het belang van de dienst;14° de beslissing over de disponibiliteit wegens ambtsontheffing in het belang van de dienst;15° het in mededinging stellen van de vacante betrekkingen;16° het beheer van de relaties met de representatieve vakorganisaties van het personeel;17° de ondertekening van overeenkomsten inzake de terbeschikkingstelling van het personeel;18° het beheer van de relaties met de sociale dienst. Inzake vastgoedbeheer Onverminderd de in het tweede lid van dit artikel (a contrario) aan het beheerscomité toegekende bevoegdheden, is de algemene directie bevoegd om huurovereenkomsten met een totale duur van hoogstens negen jaar te sluiten en om gebouwen of delen van gebouwen die door Actiris als eigenaar of huurder in gebruik zijn, in te richten en in stand te houden.

De algemene directie is als enige bevoegd om de authentieke aktes te ondertekenen die nodig zijn voor de verkoop van gebouwen, met inbegrip van het vervullen van alle formaliteiten in verband met deze ondertekening, zelfs indien deze niet uitdrukkelijk in de akte zijn voorzien, en om in bijkomende orde het deel of de delen van een gebouw te verkopen die nodig zijn voor de goede werking van de diensten en waarvan de inrichtingskosten niet meer bedragen dan 50% van de initiële investering.

De algemene directie is als enige bevoegd om de authentieke aktes te ondertekenen die nodig zijn voor de aankoop van gebouwen, met inbegrip van het vervullen van alle formaliteiten in verband met deze ondertekening, zelfs indien deze niet uitdrukkelijk in de akte zijn voorzien, en om in bijkomende orde het deel of de delen van een gebouw aan te kopen of te verkopen die nodig zijn voor de goede werking van de diensten en waarvan de inrichtingskosten niet meer bedragen dan 50% van de initiële investering.

Inzake beheer van het onroerend goed en dienstverlening Onverminderd de in het 2e lid van dit artikel aan het beheerscomité toegekende bevoegdheden (a contrario), is de algemene directie bevoegd in de volgende domeinen: 1° de huur, de verwerving en de leasing van roerende goederen die noodzakelijk zijn voor de dagelijkse werking van de diensten;2° de onderhoudscontracten en, in het algemeen, alle contracten voor het behoud en de bescherming van het patrimonium van Actiris, van zijn activiteiten en van de veiligheid van zijn personeel;3° de benodigdheden, namelijk de uitrusting, het meubilair, de machines, de kantoorbenodigdheden, de grondstoffen bestemd voor Actiris;4° het energieverbruik;5° de telefonie, het internet en de telecommunicatie;6° de aankoop van software en hardware alsook de ontwikkeling van informaticatoepassingen en de verschillende vormen van onderhoud die daarmee verband houden;7° de verzekeringscontracten;8° de raadpleging van deskundigen op alle gebieden en over alle vragen betreffende het dagelijks beheer. Inzake partnership 1. De algemene directie is bevoegd om te beslissen over partnerships ten kosteloze titel.De algemene directie licht het beheerscomité hierover in. 2. De algemene directie is in geval van een projectoproep, verantwoordelijk voor de bepaling van de deelname- en uitvoeringsvoorwaarden en van de selectiecriteria inzake de overeenkomsten met als doel de toekenning van een subsidie en die concreet gestalte geven aan de door het beheerscomité genomen beslissingen over de te lanceren maatregel.De algemene directie zal het beheerscomité informeren over de beslissing om een subsidie toe te kennen aan die operator(en). 3. De algemene directie is bevoegd om partnershipinitiatieven te nemen in het kader van uitzonderlijke of specifieke projecten.Het beheerscomité zal de sluiting van de overeenkomst, die bij de aan hen voorgelegde nota is gevoegd, bekrachtigen.

Inzake de wettelijke verplichtingen die aan Actiris zijn toegewezen De algemene directie is verantwoordelijk voor de toepassing van alle teksten die de opdrachten van Actiris vaststellen en organiseren.

Daarvoor is de algemene directie gemachtigd de nodige logistieke en menselijke middelen in te zetten, onverminderd de bevoegdheden die door de reglementering of door dit huishoudelijk reglement aan andere organen van Actiris zijn voorbehouden.

Inzake communicatie en public relations De algemene directie is verantwoordelijk voor de interne en externe communicatie van Actiris, zowel proactief als reactief.

Goede praktijk inzake informatieverstrekking aan het voorzitterschap door de algemene directie.

Onverminderd de aan het beheerscomité gedelegeerde strategie, kan de algemene directie ook te allen tijde, indien de algemene directie dit wenselijk acht, een kwestie die valt onder het dagelijks beheer of onder de bevoegdheden die door het beheerscomité aan het dagelijks beheer zijn gedelegeerd, in eerste instantie ter beslissing voorleggen aan het voorzitterschap en, indien dit laatste dit noodzakelijk acht, aan het beheerscomité.

Bij twijfel legt de algemene directie het punt voor aan het beheerscomité. HOOFDSTUK VI. - DE TECHNISCHE COMITES

Art. 31.De technische comités die de regering ter uitvoering van artikel 13 van de ordonnantie van 18 januari 2001 houdende organisatie en werking van Actiris kan oprichten, worden ermee belast het beheerscomité in te lichten in verband met elk probleem dat het beheerscomité hun zal voorleggen.

Over de adviezen hoeft niet noodzakelijk unanimiteit te bestaan, maar zij moeten zo getrouw mogelijk alle stromingen weergeven die in het comité tot uiting zijn gekomen.

Het advies zal aan het beheerscomité moeten worden gegeven binnen de door het beheerscomité bepaalde termijn, die niet minder dan zes dagen zal mogen bedragen.

Art. 32.Het beheerscomité wijst de secretarissen van de technische comités aan (één heeft de Nederlandse taalrol, de andere de Franse taalrol). Zij roepen de comités bijeen telkens als het beheerscomité hun advies wenst in te winnen en vermelden in de uitnodiging het probleem dat hen zal worden voorgelegd alsmede de termijn binnen dewelke het advies zal moeten worden gegeven.

De secretarissen nodigen voor elke vergadering de leden van het beheerscomité uit die niet aangewezen werden om deel uit te maken van een technisch comité krachtens artikel 34. Zij wonen de vergaderingen bij met raadgevende stem.

De secretarissen stellen het advies aan het beheerscomité op. Nadat ze dit advies door alle leden van het technisch comité die bij de besprekingen aanwezig waren voor akkoord hebben laten ondertekenen, bezorgen ze het aan het beheerscomité. Het secretariaat bewaart het archief van de technische comités.

Art. 33.De bijeenkomsten van de technische comités vinden plaats op de zetel van Actiris op de datum en het uur vastgesteld door het secretariaat.

Art. 34.De leden van de technische comités tekenen tijdens elke bijeenkomst een presentielijst. HOOFDSTUK VII. - DELEGATIE VAN BEVOEGDHEID EN HANDTEKENING

Art. 35.Het beheerscomité machtigt de algemene directie om aan een personeelslid van dezelfde taalrol de bevoegdheid te delegeren om alle stukken en briefwisseling te ondertekenen.

Art. 36.Het beheerscomité machtigt de algemene directie om de aan haar toevertrouwde bevoegdheden te delegeren. Iedere ondervolmacht is verboden.