4 JANUARI 2023.- Besluit van de Voorzitter van het directiecomité houdende het huishoudelijk reglement van het directiecomité van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg

De Voorzitter van het Directiecomité, Gelet op het koninklijk besluit van 7 november 2000Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 07/11/2000 pub. 18/11/2000 numac 2000002106 bron ministerie van ambtenarenzaken Koninklijk besluit houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst sluiten houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst, artikel 4, tweede lid;

Gelet op het Huishoudelijk reglement van het Directiecomité van 22 februari 2012;

Gelet op de goedkeuring door het Directiecomité van het ontwerp van Huishoudelijk reglement van het Directiecomité van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg op 8 november 2022;

Besluit : HOOFDSTUK 1. - Definities

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder : 1° "de Voorzitter": de Voorzitter van het Directiecomité van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;2° "het Directiecomité": het Directiecomité van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;3° "de FOD": de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;4° "het lid": het lid van het Directiecomité. Het gebruik van de mannelijke vorm in dit besluit is gemeenslachtig. HOOFDSTUK 2. - Voorzitterschap en secretariaat

Art. 2.§ 1. De Voorzitter staat in voor de goede werking van het Directiecomité. Hij opent, leidt en sluit de vergaderingen. § 2. Wanneer de Voorzitter verhinderd is, wordt de functie van Voorzitter, voor de duur van deze verhindering, waargenomen door een vervanger die werd aangeduid door de Voorzitter. Indien de Voorzitter niet in staat is om een vervanger aan te duiden, dan zal het oudste lid van het comité de Voorzitter vervangen.

Art. 3.§ 1. De Voorzitter stelt een secretaris, lid of niet-lid van het comité, aan. Hij stelt twee adjunct-secretarissen, leden of niet-leden van het comité, van een verschillende taalrol aan om de secretaris bij te staan. § 2. De secretaris en de adjunct-secretarissen vervullen hun opdracht onder het gezag van de Voorzitter. § 3. De secretaris verzekert het dagelijks beheer van het Directie comité, hij ziet toe op de opstelling van de notulen van de vergaderingen en bezorgt de adviezen en beslissingen van het Directiecomité aan de bevoegde overheden. Hij is verantwoordelijk voor de archieven van het Directiecomité. § 4. Bij personeelsaangelegenheden wordt het secretariaat verzekerd door een personeelslid van de bevoegde directie van de Stafdirectie Personeel en Organisatie. § 5. Het secretariaat van het Directiecomité is gevestigd op volgend adres: Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, Ernest Blérotstraat 1, 1070 Brussel. HOOFDSTUK 3. - Organisatie van de vergaderingen en agenda

Art. 4.Het Directiecomité vergadert op verzoek van de Voorzitter in principe minstens eenmaal per maand.

De Voorzitter kan bijkomende vergaderingen van het Directiecomité bijeenroepen op eigen initiatief of op verzoek van ten minste één lid.

Art. 5.De Voorzitter stelt de agenda van de vergaderingen op.

Elk lid kan de Voorzitter een verzoek toezenden om bepaalde punten aan de agenda toe te voegen, samen met de desbetreffende documenten.

Tijdens de vergadering kunnen enkel nieuwe agendapunten worden toegevoegd mits akkoord van de aanwezige leden.

Deze punten mogen echter niet worden toegevoegd als ze specifiek betrekking hebben op de diensten die ressorteren onder een lid dat verhinderd is.

Op eigen initiatief of op verzoek van een ander lid, kan de Voorzitter beslissen de behandeling van één of meerdere agendapunten uit te stellen.

Elk document dat ter beslissing aan het Directiecomité wordt voorgelegd, bevat een voorstel van beslissing en van communicatie aan het personeel.

Art. 6.Het verzoek van de Voorzitter, de agenda en de documenten betreffende de agendapunten worden ten minste zeven werkdagen vóór de dag van de vergadering aan de leden gestuurd.

Bij hoogdringendheid kan de Voorzitter afwijken van het eerste lid. HOOFDSTUK 4. - Beraadslagingen en beslissingen

Art. 7.Het Directiecomité kan zich laten bijstaan door personen die, omwille van hun bijzondere bekwaamheden, het Directiecomité nuttig kunnen inlichten over een agendapunt, met uitsluiting van de beraadslagingen over individuele dossiers en zonder dat zij stemgerechtigd zijn of adviserende stem hebben.

Art. 8.De leden nemen geen deel aan de beraadslagingen en beslissingen van het Directiecomité betreffende de agendapunten die verband houden met hun persoonlijke administratieve rechtspositie.

Art. 9.Het lid dat verhinderd is voor een vergadering van het Directiecomité, kan zijn opmerkingen of adviezen over één of meerdere agendapunten uiterlijk één werkdag voor de dag van de vergadering schriftelijk of elektronisch aan de Voorzitter meedelen. De Voorzitter brengt ze ter kennis van de andere leden vooraleer de discussie betreffende het agendapunt of de agendapunten aan te vatten.

Art. 10.Het Directiecomité kan slechts geldig beraadslagen indien de meerderheid van de leden aanwezig is.

Indien dat quorum niet bereikt wordt, kan het Directiecomité, na een tweede uitnodiging, geldig beraadslagen over dezelfde agenda, ongeacht het aantal aanwezige leden. Deze vergadering vindt ten vroegste één werkdag na de vergadering waarop het quorum bedoeld in het eerste lid niet werd bereikt, plaats.

Art. 11.§ 1. De beslissingen worden bij consensus genomen of, bij ontstentenis hiervan, bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Voor de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. Bij staking van stemmen is de stem van de Voorzitter of van het lid dat hem vervangt doorslaggevend, behalve bij geheime stemming. § 2. De stemming gebeurt met handopsteken. Elke beslissing met betrekking tot een individuele ambtenaar gebeurt bij geheime stemming tenzij gebruik gemaakt wordt van de elektronische procedure. In geval van staking van stemmen wordt het voorstel verworpen. § 3. De stemming kan slechts doorgaan nadat de personen, die desgevallend het Directiecomité bijstaan bij toepassing van artikel 7, zich teruggetrokken hebben. § 4. Wanneer het Directiecomité optreedt in een adviserende rol worden de adviezen van de leden opgetekend in de notulen en gevoegd bij de voorstellen die worden voorgelegd aan de bevoegde overheden. HOOFDSTUK 5. - Elektronische procedure

Art. 12.Het Directiecomité kan, in de gevallen dat hij bepaalt, vergaderen of op voorstel van de Voorzitter, beslissingen nemen via elektronische procedure.

In dit geval stuurt de secretaris of de adjunct-secretaris of, bij personeelsaangelegenheden, het personeelslid van de bevoegde directie van de Stafdirectie Personeel en Organisatie, het voorstel van beslissing onder elektronische vorm naar alle leden waarbij een termijn vastgesteld wordt binnen dewelke een antwoord verwacht wordt.

Het voorstel van beslissing bestaat steeds uit twee vragen: 1° de wenselijkheid om deze beslissing te nemen via de elektronische procedure;2° de beslissing ten gronde. De leden moeten op beide vragen antwoorden met de vermelding "akkoord", "niet akkoord" of "onthouding".

Indien een lid niet antwoordt binnen de vastgestelde termijn, wordt hij geacht akkoord te gaan met beide vragen.

Opdat de beslissing ten gronde kan worden onderzocht, dient minstens de helft van de leden met de vermelding "akkoord" te antwoorden op de eerste vraag.

Artikel 11, § 1, is van toepassing op de tweede vraag. HOOFDSTUK 6. - Discretie en communicatie

Art. 13.De documenten van het Directiecomité, met inbegrip van de agenda, de beraadslagingen en de processen-verbaal, en hun inhoud worden door alle personen die er bij het uitoefenen van hun functie kennis van krijgen, behandeld met de nodige discretie.

Art. 14.Op het einde van elke vergadering beslist het Directiecomité, in voorkomend geval, over de communicatie van de beslissingen aan het personeel na de goedkeuring van het proces-verbaal.

Deze communicatie gebeurt in het Nederlands en het Frans.

De documenten van het Directiecomité zijn bestuursdocumenten waarvan de openbaarheid beheerst wordt door de bepalingen van de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur. HOOFDSTUK 7. - Notulen

Art. 15.§ 1. Het ontwerp van notulen wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de aanwezige leden, hetzij op een volgende vergadering hetzij bij schriftelijke procedure.

Indien geen schriftelijke opmerkingen aan de Voorzitter worden toegestuurd binnen de drie (3) werkdagen die op de toezending van het proces-verbaal volgen, is het proces-verbaal goedgekeurd.

In geval van schriftelijke opmerkingen binnen de drie (3) werkdagen die op de toezending van het proces-verbaal volgen, wordt de goedkeuring van het proces-verbaal op de agenda van de eerstvolgende vergadering geplaatst. § 2. De definitieve versie van de notulen wordt ondertekend door de Voorzitter en de secretaris, of bij diens afwezigheid door minstens één adjunct-secretaris of het aangeduide personeelslid van de Stafdirectie Personeel en Organisatie, na de goedkeuring ervan door het Directiecomité.

Na ondertekening wordt een ondertekend afschrift van de notulen bezorgd aan de leden. De originele versie van de notulen wordt op het secretariaat van de Voorzitter bewaard, waar het kan geraadpleegd worden door de leden, die eveneens een elektronische kopie krijgen.

De Voorzitter bezorgt aan de Minister een afschrift van de notulen alsook bijgevoegde documenten. HOOFDSTUK 8. - Uitvoering van de beslissingen van het Directiecomité binnen de directies

Art. 16.Het Directiecomité kan één of meerdere van zijn leden aanstellen om de uitvoering van een van zijn beslissingen te verzekeren. HOOFDSTUK 9. - Slotbepalingen

Art. 17.Het Huishoudelijk reglement van het Directiecomité van 22 februari 2012, wordt opgeheven.

Art. 18.Dit besluit treedt in werking op 1 februari 2023.

Brussel, 4 januari 2023.

De Voorzitter, G. DE POORTER