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Meertalige weergave van Omzendbrief van 23/06/2008
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Omzendbrief betreffende de toepassing van het koninklijk besluit van 19 maart 2008 tot regeling van de procedure voor het mededelen van de verschillen die vastgesteld worden tussen de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en die van de registers bedoeld in artikel 2 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad van 15 april 2008 Circulaire relative à l'application de l'arrêté royal du 19 mars 2008 organisant la procédure de communication des différences constatées entre les informations du Registre national des personnes physiques et celles des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, publié au Moniteur belge du 15 avril 2008
FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR
23 JUNI 2008. - Omzendbrief betreffende de toepassing van het 23 JUIN 2008. - Circulaire relative à l'application de l'arrêté royal
koninklijk besluit van 19 maart 2008 tot regeling van de procedure du 19 mars 2008 organisant la procédure de communication des
voor het mededelen van de verschillen die vastgesteld worden tussen de
informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen différences constatées entre les informations du Registre national des
en die van de registers bedoeld in artikel 2 van de wet van 8 augustus personnes physiques et celles des registres visés à l'article 2 de la
1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes
bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad van 15 april 2008 physiques, publié au Moniteur belge du 15 avril 2008
Geachte mevrouw, Geachte heer, Mesdames, Messieurs,
Deze omzendbrief betreft de toepassing van het koninklijk besluit van La présente circulaire porte sur l'application de l'arrêté royal du 19
19 maart 2008 tot regeling van de procedure voor het mededelen van de mars 2008 organisant la procédure de communication des différences
verschillen die vastgesteld worden tussen de informatiegegevens van constatées entre les informations du Registre national des personnes
het Rijksregister van de natuurlijke personen en die van de registers
bedoeld in artikel 2 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van physiques et celles des registres visés à l'article 2 de la loi du 8
een Rijksregister van de natuurlijke personen, bekendgemaakt in het août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques,
Belgisch Staatsblad van 15 april 2008. publié au Moniteur belge du 15 avril 2008.
Deze omzendbrief wil inzonderheid enkele noties omschrijven en nadere Cette circulaire a notamment pour but de préciser certaines notions et
regelen bepalen inzake de mededeling, hetzij via de post, hetzij via de définir les modalités de la communication par voie postale et par
elektronische weg. voie électronique.
1. De term « Ieder », vermeld in artikel 1 van het voornoemde 1. Le terme « quiconque », mentionné à l'article 1er de l'arrêté royal
koninklijk besluit van 19 maart 2008 om de personen aan te wijzen die du 19 mars 2008 précité pour désigner les sujets de l'obligation de
verplicht zijn om onverwijld aan het Rijksregister van de natuurlijke communiquer sans délai au service du Registre national des personnes
personen van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken hetzij via
de post, hetzij via elektronische briefwisseling de verschillen mee te physiques du Service Public Fédéral Intérieur, soit par courrier
delen die vastgesteld worden tussen de informatiegegevens van het postal, soit par communication électronique, les différences
Rijksregister van de natuurlijke personen en die van de registers constatées entre les informations du Registre national et celles des
bedoeld in artikel 2 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un
een Rijksregister van de natuurlijke personen, slaat op het geheel van Registre national des personnes physiques, vise l'ensemble des
de natuurlijke en de rechtspersonen, dat wil zeggen niet enkel de personnes physiques et morales, c'est-à-dire non seulement les
gebruikers van het Rijksregister en de instanties die utilisateurs du Registre national et les instances introduisant des
informatiegegevens in het Rijksregister invoeren, maar ook elke informations au Registre national mais aussi toute personne privée
privépersoon die kennis heeft van verschillen tussen ayant connaissance de différences d'informations.
informatiegegevens. 2. Onder « verschillen tussen de informatiegegevens van het 2. Par « différences entre les informations du Registre national et
Rijksregister en die van de registers bedoeld in artikel 2 van de wet
van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de celles des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983
natuurlijke personen », wordt verstaan : elk verschil dat vastgesteld organisant un Registre national des personnes physiques », on entend :
wordt, met betrekking tot hun inhoud, tussen één of meerdere toute différence constatée, au niveau de leur contenu, entre une ou
informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, van de plusieurs informations visées à l'article 3, alinéas 1er et 2, de la
wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes
natuurlijke personen, dat (die) vermeld wordt (worden) in het physiques, enregistrée(s) au Registre national, et la(es) même(s)
Rijksregister, en hetzelfde/dezelfde informatiegegeven/s dat(die) information(s) enregistrée(s) dans un des registres visés à l'article
vermeld wordt (worden) in één van de registers bedoeld in artikel 2 2 de la loi du 8 août 1983 précitée, à savoir, selon le cas, le
van de voornoemde wet van 8 augustus 1983, met name, naargelang van registre de la population ou le registre des étrangers, les registres
het geval, het bevolkingsregister of het vreemdelingenregister, de consulaires de la population ou le registre d'attente.
consulaire bevolkingsregisters of het wachtregister.
Bij uitbreiding en met het oog op administratieve vereenvoudiging, kan Par extension, dans un souci de simplification administrative, toute
elke fout die door iemand vastgesteld wordt tijdens de raadpleging, erreur constatée par une personne, lors de la consultation, par le
door middel van de toepassing « mijndossier » van het Rijksregister, biais de l'application « mondossier » du Registre national, des
van de hem betreffende informatiegegevens die opgenomen zijn in het informations le concernant, enregistrées dans ledit registre,
genoemd register overeenkomstig artikel 3, eerste tot derde lid, van conformément à l'article 3, alinéas 1er à 3, de la loi du 8 août 1983
de bovenbedoelde wet van 8 augustus 1983, eveneens medegedeeld worden susvisée, pourra également être communiquée selon la procédure de
volgens dezelfde mededelingsprocedure die in bijlage 1 beschreven communication décrite à l'annexe 1re de la présente circulaire
wordt. 3. De mededeling van de verschillen tussen de informatiegegevens, 3. La communication de différences entre les informations ainsi que
alsmede van de fouten bedoeld in punt 2, wordt verricht, hetzij per
brief via de post gericht aan de Algemene Directie Instellingen en des erreurs visées au point 2 est effectuée, soit par courrier postal
Bevolking - Dienst Externe Betrekkingen van het Rijksregister - adressé à la Direction générale Institutions et Population - Service
Call-center van het Rijksregister, Park Atrium, Koloniënstraat 11 te des Relations extérieures du Registre national - Call-center du
1000 Brussel, hetzij via elektronische weg via de website : http Registre national, Parc Atrium, rue des Colonies 11, à 1000 Bruxelles,
soit par voie électronique via le site web : http:
://www.ibz.rrn.fgov.be, door de optie « Fouten melden » te kiezen. //www.ibz.rrn.fgov.be, en sélectionnant l'option : « Signaler des
In bijlage 1, vindt U de precieze nadere regelen inzake de mededeling, erreurs ». En annexe 1re, vous trouverez à cet effet les modalités précises de la
hetzij via de post, hetzij via elektronische weg. communication par voie postale et par voie électronique.
U vindt ook in bijlage 2 een aangifteformulier via de post van de Vous trouverez également, en annexe 2, un formulaire de déclaration
verschillen die vastgesteld worden tussen de informatiegegevens van par voie postale des différences constatées entre les informations du
het Rijksregister van de natuurlijke personen en deze van de registers Registre national des personnes physiques et celles des registres
bedoeld in artikel 2 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre
een Rijksregister van de natuurlijke personen. national des personnes physiques.
De Minister van Binnenlandse Zaken, Le Ministre de l'Intérieur,
P. DEWAEL P. DEWAEL
BIJLAGE 1 aan de ministeriële omzendbrief van 23 juni 2008 betreffende ANNEXE 1re à la circulaire ministérielle du 23 juin relative à
de toepassing van het koninklijk besluit van 19 maart 2008 tot l'application de l'arrêté royal du 19 mars 2008 organisant la
regeling van de procedure voor het mededelen van de verschillen die procédure de communication des différences constatées entre les
vastgesteld worden tussen de informatiegegevens van het Rijksregister
van de natuurlijke personen en die van de registers bedoeld in artikel informations du Registre national des personnes physiques et celles
2 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant
van de natuurlijke personen, bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad un Registre national des personnes physiques, publié au Moniteur belge
van 15 april 2008. du 15 avril 2008
1. De dienst van het Rijksregister speelt een rol van tussenpersoon 1. Le service du Registre national joue le rôle d'intermédiaire pour
voor het doorgeven van de mededelingen betreffende het(de) la transmission des communications concernant la (les) différence(s)
verschil(len) tussen de informatiegegevens van het Rijksregister van entre les informations du Registre national et celles des registres
de natuurlijke personen en die van de registers bedoeld in artikel 2 visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre
van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van national des personnes physiques aux communes et au Service public
de natuurlijke personen aan de gemeenten en aan de Federale fédéral Affaires étrangères, auxquels il appartient de procéder aux
Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, die moeten overgaan tot de nodige vérifications nécessaires et, le cas échéant, au vu des justificatifs
controles en, in voorkomend geval, na inzage van de eventuele bewijsstukken waarnaar de persoon die de mededeling verricht verwijst, hierna declarant genoemd, om de noodzakelijke rechtzettingen aan te brengen. Het Rijksregister bezorgt aan de declarant een ontvangstbewijs van zijn aangifte en deelt hem mee dat het daarmee samenhangende dossier, nadat het door de gemeente of de FOD Buitenlandse Zaken behandeld is, afgesloten is. 2. De dienst van het Rijksregister houdt een databank bij waarin alle mededelingen bedoeld in punt 1 opgenomen worden, alsmede de verwerkingen die zij door de gemeenten of de FOD Buitenlandse Zaken ondergaan. 3. Een toepassing die via de website van het Rijksregister toegankelijk is, door middel van een authentificatie via de elektronische identiteitskaart, wordt ter beschikking gesteld van de ambtenaren bedoeld in de hiernavolgende punten 4 en 5. De volgende opties zijn beschikbaar : éventuels auxquels se réfère l'auteur de la communication, ci-après dénommé le déclarant, de procéder aux rectifications qui s'imposent. Le Registre national accuse réception au déclarant de sa déclaration et l'informe de la clôture du dossier y relatif, après traitement de celui-ci par la commune ou le SPF Affaires étrangères. 2. Le service du Registre national tient une base de données dans laquelle sont enregistrées toutes les communications visées au point 1, ainsi que les traitements réservés à ces dernières par les communes ou le SPF Affaires étrangères. 3. Une application accessible via le site web du Registre national, moyennant authentification via la carte d'identité électronique, est mise à la disposition des fonctionnaires visés aux points 4 et 5 ci-après. Les options suivantes sont disponibles :
- een aangifte invoeren; - introduire une déclaration;
- een papieren aangifte invoeren; - introduire une déclaration papier;
- een aangifte verwerken; - traiter une déclaration;
- de lijst met de aangiften verkrijgen; - obtenir la liste des déclarations;
- status van een aangifte raadplegen en deze gedetailleerd visualiseren. - consulter le statut d'une déclaration et en visualiser le détail.
De toegang tot de genoemde opties wordt geregeld overeenkomstig de L'accès auxdites options est réglé conformément aux dispositions des
bepalingen van de hiernavolgende punten 4, 5 en 6. points 4, 5 et 6 ci-après.
4. Elke natuurlijke persoon, ongeacht of hij in eigen naam optreedt of 4. Toute personne physique, qu'elle agisse en son nom propre ou au nom
in naam van een instelling die hij vertegenwoordigt, kan een aangifte d'un organisme qu'elle représente, peut introduire une déclaration par
invoeren via de functionaliteit « een aangifte invoeren ». le biais de la fonctionnalité « introduire une déclaration ».
Elke declarant aan wie een ontvangstbewijs van zijn aangifte werd Tout déclarant auquel il a été accusé réception de sa déclaration peut
bezorgd, kan de voortgang daarvan raadplegen via de functionaliteit « consulter l'état d'avancement de celle-ci par le biais de la
de status van een verklaring raadplegen en deze gedetailleerd fonctionnalité : « consulter le statut d'une déclaration et en
visualiseren ». visualiser le détail ».
Elke declarant kan het overzicht van de aangiften, die hij zelf Tout déclarant peut consulter le relevé des déclarations qu'il a
ingediend heeft en waarvan hij een ontvangstbewijs ontvangen heeft, introduites et dont il lui a été accusé réception, par le biais de la
raadplegen via de functionaliteit : « de lijst met de aangiften fonctionnalité : « obtenir la liste des déclarations ».
verkrijgen ». 5. Het College van Burgemeester en Schepenen wijst de gemeentelijke 5. Le Collège des bourgmestre et échevins désigne le(s)
ambtenaar(ambtenaren) aan die gemachtigd is (zijn) om, via de opties « fonctionnaire(s) communal(aux) habilité(s) à consulter, par le biais
de lijst met de aangiften verkrijgen » en « de status van een aangifte des options « obtenir la liste des déclarations » et « consulter le
raadplegen en deze gedetailleerd visualiseren », de informatiegegevens statut d'une déclaration et en visualiser le détail » les informations
te raadplegen die betrekking hebben op de aangiften die opgenomen zijn relatives aux déclarations enregistrées dans la base de données visée
in de databank bedoeld in punt 2, en op de dossiers van de personen au point 2, et relatives aux dossiers des personnes inscrites au
die opgenomen zijn in het Rijksregister en, naargelang van het geval, Registre national et, selon le cas, dans le registre de la population,
in het bevolkingsregister, het vreemdelingenregister of het dans le registre des étrangers ou dans le registre d'attente, et à
wachtregister, en om in de genoemde databank, via de optie « een introduire dans ladite base de données, par le biais de l'option «
aangifte verwerken », de informatiegegevens in te geven betreffende de traiter une déclaration », les informations relatives au traitement
verwerking van de genoemde aangiften. réservé aux dites déclarations.
Het deelt aan de dienst Externe Betrekkingen van het Rijksregister de Il communique au service des Relations extérieures du Registre
naam en de contactgegevens mee van de ambtenaren die aangewezen werden national le nom et les coordonnées des fonctionnaires désignés
overeenkomstig het vorige lid, alsmede een uniek e-mailadres waarnaar conformément à l'alinéa précédent ainsi qu'une adresse unique de
de kennisgeving betreffende het invoeren van een aangifte opgestuurd courrier électronique à laquelle la notification de l'introduction
moet worden. d'une déclaration doit être envoyée.
De Directeur-generaal van de Algemene Directie Consulaire Zaken van de Le Directeur général de la Direction générale des Affaires consulaires
FOD Buitenlandse Zaken wijst de gemachtigde ambtenaar(ambtenaren) aan, du SPF Affaires étrangères désigne le(s) fonctionnaire(s) habilité(s),
enerzijds om, via de opties « de lijst met de aangiften verkrijgen » d'une part, à consulter, par le biais des options « obtenir la liste
en « de status van een aangifte raadplegen en deze gedetailleerd des déclarations » et « consulter le statut d'une déclaration et en
visualiseren », de informatiegegevens betreffende de aangiften die visualiser le détail » les informations relatives aux déclarations
vermeld worden in de databank bedoeld in punt 2, en betreffende de enregistrées dans la base de données visée au point 2 et aux dossiers
dossiers van de personen die ingeschreven staan in het Rijksregister des personnes inscrites au Registre national et dans les registres
en in de consulaire bevolkingsregisters, te raadplegen, en anderzijds consulaires de population, et, d'autre part, à introduire dans la dite
om in de genoemde databank, via de optie « een aangifte verwerken », base de données, par le biais de l'option « traiter une déclaration »,
de informatiegegevens betreffende de verwerking van de genoemde les informations relatives au traitement réservé aux dites
aangiften in te voeren. déclarations.
Hij deelt aan de dienst Externe Betrekkingen van het Rijksregister de Il communique au service des Relations extérieures du Registre
naam en de contactgegevens mee van de ambtenaren, die overeenkomstig national, le nom et les coordonnées des fonctionnaires désignés
het vorige lid, aangewezen werden, alsmede een uniek e-mailadres conformément à l'alinéa précédent, ainsi qu'une adresse unique de
waarnaar de kennisgeving betreffende het invoeren van een aangifte courrier électronique à laquelle la notification de l'introduction
opgestuurd moet worden. d'une déclaration doit être envoyée.
6. De Directeur-generaal van de Algemene Directie Instellingen en 6. Le Directeur général de la Direction générale Institutions et
Bevolking van de FOD Binnenlandse Zaken wijst de ambtenaren aan die, Population du SPF Intérieur désigne les fonctionnaires qui, en son
binnen zijn dienst, gemachtigd zijn om, via de opties « lijst met de sein, sont autorisés à consulter, par le biais des options « obtenir
aangiften verkrijgen » en « de status van een aangifte raadplegen en la liste des déclarations » et « consulter le statut d'une déclaration
deze gedetailleerd visualiseren », de informatiegegevens te raadplegen et en visualiser le détail », les informations enregistrées dans la
die vermeld staan in de databank bedoeld in punt 2. base de données visée au point 2.
Hij wijst bij naam de ambtenaren aan van de dienst van het call-center Il désigne nominativement les fonctionnaires du service du call-center
van het Rijksregister die gemachtigd zijn om in de databank, via de du Registre national qui sont habilités à enregistrer dans la base de
optie « een nieuwe papieren aangifte invoeren », de aangiften te données, par le biais de l'option « introduire une déclaration papier
registreren die via de post bezorgd werden. », les déclarations transmises par courrier postal.
7. Mededeling via de post. 7. Communication par voie postale.
De mededeling via de post verloopt als volgt : La communication par la voie postale se déroule comme suit :
a) De declarant vult een aangifte in die overeenstemt met het model a) Le déclarant complète une déclaration conforme au modèle fixé à
toegevoegd in bijlage 2. l'annexe 2.
De aangifte bevat : La déclaration comprend :
- enerzijds, de informatiegegevens betreffende de identificatie van de - d'une part, les informations relatives à l'identification du
declarant (naam, voornaam, identificatienummer van het Rijksregister, déclarant (nom, prénom, numéro d'identification du Registre national,
adres, telefoonnummer, e-mailadres, als hij over een dergelijk adres adresse, numéro de téléphone, adresse de courrier électronique, s'il
beschikt, alsmede, in voorkomend geval, de informatiegegevens die het dispose d'une telle adresse, ainsi que, le cas échéant, les
mogelijk maken de overheid of de instelling te identificeren in wiens informations permettant d'identifier l'autorité ou l'organisme au nom
naam en voor wie hij optreedt); duquel et pour lequel il intervient);
- en anderzijds, de preciseringen betreffende het identificatienummer - et d'autre part, les précisions relatives au numéro d'identification
van het Rijksregister en betreffende de verblijfsgemeente van de du Registre national et à la commune de résidence de la personne
persoon bij wie een of meerdere verschillen of fouten vastgesteld concernant laquelle une ou plusieurs différences ou erreurs sont
werden, alsmede betreffende het(de) eigenlijke verschil(len) of de constatées ainsi qu'à la (aux) différence(s) ou erreur(s) proprement
fout(en) dat/die vastgesteld wordt (worden) en de vermelding van de dite(s) constatée(s) et la mention des justificatifs éventuels
eventuele bewijsstukken waarnaar de declarant verwijst; de genoemde auxquels le déclarant se réfère; lesdits justificatifs sont joints à
bewijsstukken worden bij de aangifte gevoegd. la déclaration.
b) De aangifte wordt via een aangetekend schrijven naar het volgend b) La déclaration est transmise par envoi recommandé à l'adresse
adres opgestuurd : suivante :
Algemene Directie Instellingen en Bevolking Direction générale Institutions et Population
Dienst Externe Betrekkingen van het Rijksregister Service des Relations extérieures du Registre national
Call-center van het Rijksregister Call-center du Registre national
Park Atrium, Koloniënstraat 11 Parc Atrium, rue des Colonies 11
1000 Brussel. 1000 Bruxelles.
c) Zodra de aangifte ontvangen wordt, zal het call-center van het c) Dès réception de la déclaration, le call-center du Registre
Rijksregister dit registreren in de databank bedoeld in punt 2. Er national enregistre celle-ci dans la base de données visée au point 2.
wordt aan de aangifte automatisch een refertenummer toegekend. Na deze Un numéro de référence est automatiquement attribué à la déclaration.
registratie wordt er aan de declarant, via de post of via een e-mail A l'issue de cet enregistrement, un accusé de réception de la
(indien deze over een e-mailadres beschikt), onverwijld een déclaration mentionnant le numéro de référence précité est transmis,
ontvangstbewijs met het refertenummer bezorgd. Er wordt tegelijkertijd sans délai, au déclarant par courrier postal ou par courrier
een e-mail bezorgd, naar gelang van het geval, aan de betrokken électronique (dans le cas où ce dernier dispose d'une adresse de
gemeente of aan de FOD Buitenlandse Zaken, alsmede aan de bevoegde courrier électronique). Simultanément, un courrier électronique est
provinciale afgevaardigde van de FOD Binnenlandse Zaken, om hen te in transmis, selon le cas, à la commune concernée ou au SPF Affaires
te lichten over de registratie van de aangifte. étrangères, ainsi qu'au délégué provincial du SPF Intérieur compétent,
d) De gemeentelijke ambtenaar of, naargelang van het geval, de les informant de l'enregistrement de la déclaration.
ambtenaar van de FOD Buitenlandse Zaken, die aangewezen werd d) Le fonctionnaire communal ou, selon le cas, le fonctionnaire du SPF
overeenkomstig punt 5, neemt kennis van de inhoud van de aangifte Affaires étrangères désigné conformément au point 5, prend
waarvan hij via e-mail de kennisgeving heeft ontvangen door naar de connaissance du contenu de la déclaration dont il a reçu notification
website te gaan van het Rijksregister, waarvan sprake in punt 3, en par courrier électronique en se connectant au site web du Registre
door de optie « de status van een aangifte raadplegen en deze national dont mention au point 3 et en sélectionnant l'option «
gedetailleerd visualiseren » te kiezen. consulter le statut d'une déclaration et en visualiser le détail ».
e) De genoemde ambtenaar verricht onverwijld de nodige controles waarbij hij zich, in voorkomend geval, baseert op de bewijsstukken die door de declarant voorgelegd werden of waarover hij beschikt of die hij samenbrengt in het kader van de genoemde controle. Als er sprake is van een gebrek aan overeenstemming met betrekking tot de verblijfplaats van een persoon, laat hij door de gemeentepolitie of, indien nodig, door de diensten van de FOD Buitenlandse Zaken een onderzoek uitvoeren. Op basis van het resultaat van de uitgevoerde controles voert hij, in voorkomend geval, de bijwerking(en) of verbetering(en) van het (de) betreffende informatiegegeven(s) in het Rijksregister of in het betreffende register in. Vervolgens noteert e) Ledit fonctionnaire procède sans délai aux vérifications nécessaires en se référant, le cas échéant, aux justificatifs produits par le déclarant ou à ceux dont il dispose ou qu'il réunit dans le cadre de ladite vérification. Au besoin, s'il s'agit d'une discordance relative à la résidence d'une personne, il fait procéder à une enquête par la police communale ou, si nécessaire par les services du SPF Affaires étrangères. Sur la base du résultat des vérifications effectuées, il introduit, le cas échéant, la (les) mise(s) à jour ou correction(s) de l'information (des informations) en cause dans le Registre national ou dans le registre concerné. Il consigne ensuite,
hij in de databank van de aangiften, door de optie « een aangifte dans la base de données des déclarations, en choisissant l'option : «
verwerken » te kiezen, de controles die hij uitgevoerd heeft, alsmede traiter une déclaration », les vérifications auxquelles il a procédé,
de resultaten daarvan en de verwerkingen die uitgevoerd werden op het le résultat de celles-ci et les traitements effectués au niveau des
vlak van de voornoemde registers. Wanneer deze informatiegegevens registres précités. Une fois ces informations consignées, il procède à
genoteerd zijn, sluit hij het dossier door de optie « sluiten » te kiezen. f) Door de sluiting van het dossier wordt er automatisch een kennisgeving van die sluiting verstuurd naar het call-center van het Rijksregister, naar de bevoegde provinciale afgevaardigde van de FOD Binnenlandse Zaken, alsmede naar de declarant als deze in zijn aangifte een e-mailadres vermeld heeft. Als dit laatste niet het geval is, zal de declarant via een aangetekende brief verwittigd worden over de genoemde sluiting en over de verwerking die verricht wordt door de gemeente of door de bevoegde ambtenaar van de FOD Buitenlandse Zaken. De declarant zal verzocht worden om contact op te nemen met de bevoegde provinciale afgevaardigde van de FOD Binnenlandse Zaken indien hij bijkomende uitleg of preciseringen zou willen krijgen. la clôture du dossier en sélectionnant l'option « clôturer ». f) La clôture du dossier génère l'envoi automatique d'une notification de celle-ci au call-center du Registre national, au délégué provincial du SPF Intérieur compétent ainsi qu'au déclarant si celui-ci a fait mention d'une adresse de courrier électronique dans sa déclaration. Si tel n'est pas le cas, le déclarant sera avisé de ladite clôture et du traitement effectué par la commune ou par le fonctionnaire compétent du SPF Affaires étrangères, par courrier postal recommandé. Le déclarant sera invité à contacter le délégué provincial du SPF Intérieur compétent pour toutes explications ou précisions complémentaires qu'il souhaiterait obtenir.
8. Mededeling via elektronische weg. 8. Communication par voie électronique.
De mededeling via elektronische weg verloopt als volgt : La communication par la voie électronique se déroule comme suit :
a) De declarant gaat naar de website van het Rijksregister : http a) Le déclarant se connecte au site web du Registre national :
://www.ibz.rrn.fgov.be. http://www.ibz.rrn.fgov.be.
b) Op de homepage van deze site kiest hij de optie : « Fouten melden b) Sur la page d'accueil de ce site, il choisit l'option : « Signaler
». des erreurs ».
c) Nadat hij zijn elektronische identiteitskaart ingebracht heeft in c) Après avoir introduit sa carte d'identité électronique dans le
de kaartlezer die met zijn PC verbonden is, wordt hij verzocht om zijn PIN-code in te geven om zich te authentificeren. d) Onder de opties die hem voorgesteld worden, kiest hij de optie « Een aangifte invoeren ». e) De toepassing doet vervolgens op het scherm de rubrieken verschijnen die verplicht moeten ingevuld worden en die betrekking hebben : - enerzijds, op de contactgegevens van de declarant, alsmede, in voorkomend geval, op de informatiegegevens die het mogelijk maken om de overheid of het organisme in wiens naam en voor hetwelk hij optreedt, te identificeren; - en anderzijds, op de preciseringen betreffende het identificatienummer van het Rijksregister en betreffende de verblijfsgemeente van de persoon bij wie één of meerdere verschillen of fouten vastgesteld werden, alsmede betreffende de eigenlijke vastgestelde verschillen of fouten en de vermelding van de eventuele bewijsstukken waarnaar hij verwijst. Teneinde de declarant te helpen zijn aangifte in te vullen, werd de lijst met informatiegegevens, die het voorwerp kunnen zijn van een lecteur de cartes connecté à son PC, il est invité à introduire son code PIN pour s'authentifier. d) Parmi les options qui lui sont proposées, il choisit l'option « Introduire une déclaration ». e) L'application affiche ensuite un écran reprenant les rubriques qui doivent être obligatoirement complétées et relatives : - d'une part, aux coordonnées du déclarant ainsi que, le cas échéant, aux informations permettant d'identifier l'autorité ou l'organisme au nom duquel et pour lequel il intervient; - et d'autre part, aux précisions relatives au numéro d'identification du Registre national et à la commune de résidence de la personne concernant laquelle une ou plusieurs différences ou erreurs sont constatées ainsi qu'à la (aux) différence(s) ou erreur(s) proprement dite(s) constatée(s) et à la mention des justificatifs éventuels auxquels le déclarant se réfère. Afin d'aider le déclarant à compléter sa déclaration, la liste des informations qui peuvent faire l'objet de la déclaration ainsi que la
aangifte, alsmede de lijst met de Belgische gemeenten vooraf liste des communes de Belgique ont été préenregistrées; le déclarant
opgenomen. De declarant wordt verzocht om via een scroll-menu het (de) est invité à sélectionner via un menu déroulant l'(es) information(s)
informatiegegeven(s) te kiezen waarvoor een verschil of een fout werd pour laquelle (lesquelles) une différence ou une erreur est constatée
vastgesteld, alsmede de verblijfsgemeente van de persoon in kwestie. ainsi que la commune de résidence de la personne concernée.
Eenmaal deze keuze gemaakt, vult de declarant de vakjes in die Ce choix fait, le déclarant complète les cases réservées à la mention
voorbehouden zijn voor de vermelding van de eigenlijke verschillen des différences proprement dites entre le Registre national et les
tussen het Rijksregister en de andere registers bedoeld in artikel 2 autres registres visés à l'article 2 de la loi précitée du 8 août
van de voormelde wet van 8 augustus 1983 en bevestigt vervolgens de 1983, et confirme ensuite le contenu de sa déclaration en
inhoud van zijn aangifte door de rubriek « bevestigen » te kiezen. » sélectionnant la rubrique "confirmer".
f) Er wordt door de toepassing een refertenummer aangemaakt en er f) Un numéro de référence est généré par l'application et un accusé de
wordt automatisch via e-mail een ontvangstbewijs verstuurd met réception de la déclaration mentionnant ledit numéro est
vermelding van het genoemde nummer. Terzelfdertijd wordt er een e-mail automatiquement envoyé par courrier électronique. Simultanément, un
bezorgd aan, in voorkomend geval, de betrokken gemeente of aan de FOD courrier électronique est transmis, selon le cas, à la commune
Buitenlandse Zaken, alsmede aan de bevoegde provinciale afgevaardigde concernée ou au SPF Affaires étrangères, ainsi qu'au délégué
van de FOD Binnenlandse Zaken, om hen te in te lichten over de provincial du SPF Intérieur compétent, les informant de
registratie van de aangifte. l'enregistrement de la déclaration.
g) De gemeentelijke ambtenaar of, naar gelang van het geval, de g) Le fonctionnaire communal ou, selon le cas, le fonctionnaire du SPF
ambtenaar van de FOD Buitenlandse Zaken, die aangewezen werd Affaires étrangères désigné conformément au point 5 prend connaissance
overeenkomstig punt 5, neemt kennis van de inhoud van de aangifte waarvan hij via e-mail de kennisgeving heeft ontvangen door de website van het Rijksregister te raadplegen en door de optie « de status van een verklaring raadplegen en deze gedetailleerd visualiseren » te kiezen. h) De genoemde ambtenaar verricht onverwijld de nodige controles waarbij hij zich, in voorkomend geval, baseert op de bewijsstukken die door de declarant voorgelegd werden of op de bewijsstukken waarover hij beschikt of die hij samenbrengt in het kader van de genoemde controle. Als er sprake is van een gebrek aan overeenstemming met betrekking tot de verblijfplaats van een persoon, laat hij door de gemeentepolitie of, indien nodig, door de diensten van de FOD Buitenlandse Zaken een onderzoek uitvoeren. Op basis van het resultaat van de uitgevoerde controles voert hij, in voorkomend geval, de bijwerking(en) of verbetering(en) van het (de) betreffende informatiegegeven(s) in het Rijksregister of in het register in kwestie in. Vervolgens noteert hij in de databank van de aangiften, door de optie « een aangifte verwerken » te kiezen, de controles die hij uitgevoerd heeft, alsmede de resultaten daarvan en de verwerkingen die uitgevoerd werden op het vlak van de voornoemde registers. Wanneer deze informatiegegevens genoteerd zijn, sluit hij het dossier door de optie « sluiten » te kiezen. i) Door de sluiting van het dossier wordt er automatisch een kennisgeving van die sluiting verstuurd naar het call-center van het Rijksregister, naar de bevoegde provinciale afgevaardigde van de FOD Binnenlandse Zaken, alsmede naar de declarant. De declarant zal verzocht worden om contact op te nemen met de bevoegde provinciale afgevaardigde van de FOD Binnenlandse Zaken indien hij bijkomende uitleg of preciseringen zou willen krijgen. du contenu de la déclaration dont il a reçu notification par courrier électronique en se connectant au site web du Registre national et en sélectionnant l'option « consulter le statut d'une déclaration et en visualiser le détails ». h) Ledit fonctionnaire procède sans délai aux vérifications nécessaires en se référant, le cas échéant, aux justificatifs produits par le déclarant ou à ceux dont il dispose ou qu'il réunit dans le cadre de ladite vérification. Au besoin, s'il s'agit d'une discordance relative à la résidence d'une personne, il fait procéder à une enquête par la police communale ou, si nécessaire par les services du SPF Affaires étrangères. Sur la base du résultat des vérifications effectuées, il introduit, le cas échéant, la (les) mise(s) à jour ou correction(s) de l'information (des informations) en cause dans le Registre national ou dans le registre concerné. Il consigne ensuite, dans la base de données des déclarations en choisissant l'option : « traiter une déclaration », les vérifications auxquelles il a procédé, le résultat de celles-ci et les traitements effectués au niveau des registres précités. Une fois ces informations consignées, il procède à la clôture du dossier en sélectionnant l'option « clôturer ». i) La clôture du dossier génère l'envoi automatique d'une notification de celle-ci au call-center du Registre national, au délégué provincial du SPF Intérieur compétent ainsi qu'au déclarant. Le déclarant sera invité à contacter le délégué provincial du SPF Intérieur compétent pour toutes explications ou précisions complémentaires qu'il souhaiterait obtenir.
BIJLAGE 2A aan de ministeriële omzendbrief van 23 juni 2008 ANNEXE 2A à la circulaire ministérielle du 23 juin 2008 relative à
betreffende de toepassing van het koninklijk besluit van 19 maart 2008 l'application de l'arrêté royal du 19 mars 2008 organisant la
tot regeling van de procedure voor het mededelen van de verschillen procédure de communication des différences constatées entre les
die vastgesteld worden tussen de informatiegegevens van het
Rijksregister van de natuurlijke personen en die van de registers informations du Registre national des personnes physiques et celles
bedoeld in artikel 2 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant
een Rijksregister van de natuurlijke personen, bekendgemaakt in het un Registre national des personnes physiques, publié au Moniteur belge
Belgisch Staatsblad van 15 april 2008. du 15 avril 2008.
AANGIFTE van de verschillen die vastgesteld worden tussen de DECLARATION relative aux différences constatées entre les informations
informatiegegevens van het Rijksregister en deze van de registers du Registre national des personnes physiques et celles des registres
bedoeld in artikel 2 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre
een Rijksregister van de natuurlijke personen. national des personnes physiques.
De ondergetekende : Le soussigné :
Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Pour la consultation du tableau, voir image
Optredend in naam van : (2) Agissant au nom de : (2)
Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Pour la consultation du tableau, voir image
Verklaar de volgende verschillen vastgesteld te hebben tussen de Déclare avoir constaté les différences suivantes entre les
informatiegegevens van het Rijksregister en deze van de registers informations du Registre national et celles des registres visés à
bedoeld in artikel 2 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national
een Rijksregister van de natuurlijke personen : des personnes physiques :
Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Pour la consultation du tableau, voir image
Opgemaakt te, op Fait à le Le déclarant
Signature
_______ _______
Nota's Nota's
(1) Dient ingevuld te worden als u wenst informatie te krijgen via de (1) A remplir si vous souhaitez être informé par courrier
elektronische post. électronique.
(2) Dient ingevuld te worden wanneer de declarant optreedt in naam van (2) A compléter dans le cas où le déclarant agit au nom d'une autorité
een openbare overheid of een organisme. (3) Zie in bijlage 2B de lijst met de informatiegegevens voor dewelke een vastgesteld verschil moet aangegeven worden. De aangifte mag slechts slaan op één of meerdere van deze informatiegegevens. (4) Naargelang van het geval gaat het om het bevolkingsregister, het vreemdelingenregister, de consulaire bevolkingsregisters of het wachtregister. (5) Bij de aangifte de bewijsstukken voegen die onder deze rubriek vermeld staan. De declarant Handtekening, publique ou d'un organisme (3) Voir annexe 2B la liste des informations pour laquelle une différence constatée doit être déclarée. La déclaration ne peut porter que sur une ou plusieurs de ces informations. (4) Il s'agit selon le cas du registre de la population, du registre des étrangers, des registres consulaires de la population ou du registre d'attente. (5) Joindre à la déclaration les justificatifs mentionnés sous cette rubrique.
BIJLAGE 2B aan de ministeriële omzendbrief van 23 juni 2008 ANNEXE 2B à la circulaire ministérielle du 23 juin 2008 relative à
betreffende de toepassing van het koninklijk besluit van 19 maart 2008 l'application de l'arrêté royal du 19 mars 2008 organisant la
tot regeling van de procedure voor het mededelen van de verschillen procédure de communication des différences constatées entre les
die vastgesteld worden tussen de informatiegegevens van het
Rijksregister van de natuurlijke personen en die van de registers informations du Registre national des personnes physiques et celles
bedoeld in artikel 2 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant
een Rijksregister van de natuurlijke personen, bekendgemaakt in het un Registre national des personnes physiques, publié au Moniteur belge
Belgisch Staatsblad van 15 april 2008. du 15 avril 2008.
LIJST DER INFORMATIETYPES LISTE DES TYPES D'INFORMATION
Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Pour la consultation du tableau, voir image
* = enkel voor het wachtregister * seulement pour le registre d'attente
(1) INSTR = overeenstemmende paragraaf in de brochure Onderrichtingen (1) INSTR = paragraphe correspondant dans la brochure « Instructions
voor het bijhouden van de informatiegegevens ». pour la tenue à jour des informations »
(2) HIST. = J = er wordt een historiek voor dit informatietype bijgehouden. (2) HIST = O = ce type d'information peut contenir un historique
(3) WETT. = (3) LEG. =
L > wettelijk informatietype L > type d'information légale
A > geassocieerd informatietype A > type d'information associée
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