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Vue multilingue de Circulaire du 23/06/2008
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Circulaire relative à l'application de l'arrêté royal du 19 mars 2008 organisant la procédure de communication des différences constatées entre les informations du Registre national des personnes physiques et celles des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, publié au Moniteur belge du 15 avril 2008 Circulaire relative à l'application de l'arrêté royal du 19 mars 2008 organisant la procédure de communication des différences constatées entre les informations du Registre national des personnes physiques et celles des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, publié au Moniteur belge du 15 avril 2008
SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR
23 JUIN 2008. - Circulaire relative à l'application de l'arrêté royal 23 JUIN 2008. - Circulaire relative à l'application de l'arrêté royal
du 19 mars 2008 organisant la procédure de communication des du 19 mars 2008 organisant la procédure de communication des
différences constatées entre les informations du Registre national des différences constatées entre les informations du Registre national des
personnes physiques et celles des registres visés à l'article 2 de la personnes physiques et celles des registres visés à l'article 2 de la
loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes
physiques, publié au Moniteur belge du 15 avril 2008 physiques, publié au Moniteur belge du 15 avril 2008
Mesdames, Messieurs, Mesdames, Messieurs,
La présente circulaire porte sur l'application de l'arrêté royal du 19 La présente circulaire porte sur l'application de l'arrêté royal du 19
mars 2008 organisant la procédure de communication des différences mars 2008 organisant la procédure de communication des différences
constatées entre les informations du Registre national des personnes constatées entre les informations du Registre national des personnes
physiques et celles des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 physiques et celles des registres visés à l'article 2 de la loi du 8
août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques,
publié au Moniteur belge du 15 avril 2008. publié au Moniteur belge du 15 avril 2008.
Cette circulaire a notamment pour but de préciser certaines notions et Cette circulaire a notamment pour but de préciser certaines notions et
de définir les modalités de la communication par voie postale et par de définir les modalités de la communication par voie postale et par
voie électronique. voie électronique.
1. Le terme « quiconque », mentionné à l'article 1er de l'arrêté royal 1. Le terme « quiconque », mentionné à l'article 1er de l'arrêté royal
du 19 mars 2008 précité pour désigner les sujets de l'obligation de du 19 mars 2008 précité pour désigner les sujets de l'obligation de
communiquer sans délai au service du Registre national des personnes communiquer sans délai au service du Registre national des personnes
physiques du Service Public Fédéral Intérieur, soit par courrier physiques du Service Public Fédéral Intérieur, soit par courrier
postal, soit par communication électronique, les différences postal, soit par communication électronique, les différences
constatées entre les informations du Registre national et celles des constatées entre les informations du Registre national et celles des
registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un
Registre national des personnes physiques, vise l'ensemble des Registre national des personnes physiques, vise l'ensemble des
personnes physiques et morales, c'est-à-dire non seulement les personnes physiques et morales, c'est-à-dire non seulement les
utilisateurs du Registre national et les instances introduisant des utilisateurs du Registre national et les instances introduisant des
informations au Registre national mais aussi toute personne privée informations au Registre national mais aussi toute personne privée
ayant connaissance de différences d'informations. ayant connaissance de différences d'informations.
2. Par « différences entre les informations du Registre national et 2. Par « différences entre les informations du Registre national et
celles des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 celles des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983
organisant un Registre national des personnes physiques », on entend : organisant un Registre national des personnes physiques », on entend :
toute différence constatée, au niveau de leur contenu, entre une ou toute différence constatée, au niveau de leur contenu, entre une ou
plusieurs informations visées à l'article 3, alinéas 1er et 2, de la plusieurs informations visées à l'article 3, alinéas 1er et 2, de la
loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes
physiques, enregistrée(s) au Registre national, et la(es) même(s) physiques, enregistrée(s) au Registre national, et la(es) même(s)
information(s) enregistrée(s) dans un des registres visés à l'article information(s) enregistrée(s) dans un des registres visés à l'article
2 de la loi du 8 août 1983 précitée, à savoir, selon le cas, le 2 de la loi du 8 août 1983 précitée, à savoir, selon le cas, le
registre de la population ou le registre des étrangers, les registres registre de la population ou le registre des étrangers, les registres
consulaires de la population ou le registre d'attente. consulaires de la population ou le registre d'attente.
Par extension, dans un souci de simplification administrative, toute Par extension, dans un souci de simplification administrative, toute
erreur constatée par une personne, lors de la consultation, par le erreur constatée par une personne, lors de la consultation, par le
biais de l'application « mondossier » du Registre national, des biais de l'application « mondossier » du Registre national, des
informations le concernant, enregistrées dans ledit registre, informations le concernant, enregistrées dans ledit registre,
conformément à l'article 3, alinéas 1er à 3, de la loi du 8 août 1983 conformément à l'article 3, alinéas 1er à 3, de la loi du 8 août 1983
susvisée, pourra également être communiquée selon la procédure de susvisée, pourra également être communiquée selon la procédure de
communication décrite à l'annexe 1re de la présente circulaire communication décrite à l'annexe 1re de la présente circulaire
3. La communication de différences entre les informations ainsi que 3. La communication de différences entre les informations ainsi que
des erreurs visées au point 2 est effectuée, soit par courrier postal des erreurs visées au point 2 est effectuée, soit par courrier postal
adressé à la Direction générale Institutions et Population - Service adressé à la Direction générale Institutions et Population - Service
des Relations extérieures du Registre national - Call-center du des Relations extérieures du Registre national - Call-center du
Registre national, Parc Atrium, rue des Colonies 11, à 1000 Bruxelles, Registre national, Parc Atrium, rue des Colonies 11, à 1000 Bruxelles,
soit par voie électronique via le site web : http: soit par voie électronique via le site web : http:
//www.ibz.rrn.fgov.be, en sélectionnant l'option : « Signaler des //www.ibz.rrn.fgov.be, en sélectionnant l'option : « Signaler des
erreurs ». erreurs ».
En annexe 1re, vous trouverez à cet effet les modalités précises de la En annexe 1re, vous trouverez à cet effet les modalités précises de la
communication par voie postale et par voie électronique. communication par voie postale et par voie électronique.
Vous trouverez également, en annexe 2, un formulaire de déclaration Vous trouverez également, en annexe 2, un formulaire de déclaration
par voie postale des différences constatées entre les informations du par voie postale des différences constatées entre les informations du
Registre national des personnes physiques et celles des registres Registre national des personnes physiques et celles des registres
visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre
national des personnes physiques. national des personnes physiques.
Le Ministre de l'Intérieur, Le Ministre de l'Intérieur,
P. DEWAEL P. DEWAEL
ANNEXE 1re à la circulaire ministérielle du 23 juin relative à ANNEXE 1re à la circulaire ministérielle du 23 juin relative à
l'application de l'arrêté royal du 19 mars 2008 organisant la l'application de l'arrêté royal du 19 mars 2008 organisant la
procédure de communication des différences constatées entre les procédure de communication des différences constatées entre les
informations du Registre national des personnes physiques et celles informations du Registre national des personnes physiques et celles
des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant
un Registre national des personnes physiques, publié au Moniteur belge un Registre national des personnes physiques, publié au Moniteur belge
du 15 avril 2008 du 15 avril 2008
1. Le service du Registre national joue le rôle d'intermédiaire pour 1. Le service du Registre national joue le rôle d'intermédiaire pour
la transmission des communications concernant la (les) différence(s) la transmission des communications concernant la (les) différence(s)
entre les informations du Registre national et celles des registres entre les informations du Registre national et celles des registres
visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre
national des personnes physiques aux communes et au Service public national des personnes physiques aux communes et au Service public
fédéral Affaires étrangères, auxquels il appartient de procéder aux fédéral Affaires étrangères, auxquels il appartient de procéder aux
vérifications nécessaires et, le cas échéant, au vu des justificatifs vérifications nécessaires et, le cas échéant, au vu des justificatifs
éventuels auxquels se réfère l'auteur de la communication, ci-après éventuels auxquels se réfère l'auteur de la communication, ci-après
dénommé le déclarant, de procéder aux rectifications qui s'imposent. dénommé le déclarant, de procéder aux rectifications qui s'imposent.
Le Registre national accuse réception au déclarant de sa déclaration Le Registre national accuse réception au déclarant de sa déclaration
et l'informe de la clôture du dossier y relatif, après traitement de et l'informe de la clôture du dossier y relatif, après traitement de
celui-ci par la commune ou le SPF Affaires étrangères. celui-ci par la commune ou le SPF Affaires étrangères.
2. Le service du Registre national tient une base de données dans 2. Le service du Registre national tient une base de données dans
laquelle sont enregistrées toutes les communications visées au point laquelle sont enregistrées toutes les communications visées au point
1, ainsi que les traitements réservés à ces dernières par les communes 1, ainsi que les traitements réservés à ces dernières par les communes
ou le SPF Affaires étrangères. ou le SPF Affaires étrangères.
3. Une application accessible via le site web du Registre national, 3. Une application accessible via le site web du Registre national,
moyennant authentification via la carte d'identité électronique, est moyennant authentification via la carte d'identité électronique, est
mise à la disposition des fonctionnaires visés aux points 4 et 5 mise à la disposition des fonctionnaires visés aux points 4 et 5
ci-après. ci-après.
Les options suivantes sont disponibles : Les options suivantes sont disponibles :
- introduire une déclaration; - introduire une déclaration;
- introduire une déclaration papier; - introduire une déclaration papier;
- traiter une déclaration; - traiter une déclaration;
- obtenir la liste des déclarations; - obtenir la liste des déclarations;
- consulter le statut d'une déclaration et en visualiser le détail. - consulter le statut d'une déclaration et en visualiser le détail.
L'accès auxdites options est réglé conformément aux dispositions des L'accès auxdites options est réglé conformément aux dispositions des
points 4, 5 et 6 ci-après. points 4, 5 et 6 ci-après.
4. Toute personne physique, qu'elle agisse en son nom propre ou au nom 4. Toute personne physique, qu'elle agisse en son nom propre ou au nom
d'un organisme qu'elle représente, peut introduire une déclaration par d'un organisme qu'elle représente, peut introduire une déclaration par
le biais de la fonctionnalité « introduire une déclaration ». le biais de la fonctionnalité « introduire une déclaration ».
Tout déclarant auquel il a été accusé réception de sa déclaration peut Tout déclarant auquel il a été accusé réception de sa déclaration peut
consulter l'état d'avancement de celle-ci par le biais de la consulter l'état d'avancement de celle-ci par le biais de la
fonctionnalité : « consulter le statut d'une déclaration et en fonctionnalité : « consulter le statut d'une déclaration et en
visualiser le détail ». visualiser le détail ».
Tout déclarant peut consulter le relevé des déclarations qu'il a Tout déclarant peut consulter le relevé des déclarations qu'il a
introduites et dont il lui a été accusé réception, par le biais de la introduites et dont il lui a été accusé réception, par le biais de la
fonctionnalité : « obtenir la liste des déclarations ». fonctionnalité : « obtenir la liste des déclarations ».
5. Le Collège des bourgmestre et échevins désigne le(s) 5. Le Collège des bourgmestre et échevins désigne le(s)
fonctionnaire(s) communal(aux) habilité(s) à consulter, par le biais fonctionnaire(s) communal(aux) habilité(s) à consulter, par le biais
des options « obtenir la liste des déclarations » et « consulter le des options « obtenir la liste des déclarations » et « consulter le
statut d'une déclaration et en visualiser le détail » les informations statut d'une déclaration et en visualiser le détail » les informations
relatives aux déclarations enregistrées dans la base de données visée relatives aux déclarations enregistrées dans la base de données visée
au point 2, et relatives aux dossiers des personnes inscrites au au point 2, et relatives aux dossiers des personnes inscrites au
Registre national et, selon le cas, dans le registre de la population, Registre national et, selon le cas, dans le registre de la population,
dans le registre des étrangers ou dans le registre d'attente, et à dans le registre des étrangers ou dans le registre d'attente, et à
introduire dans ladite base de données, par le biais de l'option « introduire dans ladite base de données, par le biais de l'option «
traiter une déclaration », les informations relatives au traitement traiter une déclaration », les informations relatives au traitement
réservé aux dites déclarations. réservé aux dites déclarations.
Il communique au service des Relations extérieures du Registre Il communique au service des Relations extérieures du Registre
national le nom et les coordonnées des fonctionnaires désignés national le nom et les coordonnées des fonctionnaires désignés
conformément à l'alinéa précédent ainsi qu'une adresse unique de conformément à l'alinéa précédent ainsi qu'une adresse unique de
courrier électronique à laquelle la notification de l'introduction courrier électronique à laquelle la notification de l'introduction
d'une déclaration doit être envoyée. d'une déclaration doit être envoyée.
Le Directeur général de la Direction générale des Affaires consulaires Le Directeur général de la Direction générale des Affaires consulaires
du SPF Affaires étrangères désigne le(s) fonctionnaire(s) habilité(s), du SPF Affaires étrangères désigne le(s) fonctionnaire(s) habilité(s),
d'une part, à consulter, par le biais des options « obtenir la liste d'une part, à consulter, par le biais des options « obtenir la liste
des déclarations » et « consulter le statut d'une déclaration et en des déclarations » et « consulter le statut d'une déclaration et en
visualiser le détail » les informations relatives aux déclarations visualiser le détail » les informations relatives aux déclarations
enregistrées dans la base de données visée au point 2 et aux dossiers enregistrées dans la base de données visée au point 2 et aux dossiers
des personnes inscrites au Registre national et dans les registres des personnes inscrites au Registre national et dans les registres
consulaires de population, et, d'autre part, à introduire dans la dite consulaires de population, et, d'autre part, à introduire dans la dite
base de données, par le biais de l'option « traiter une déclaration », base de données, par le biais de l'option « traiter une déclaration »,
les informations relatives au traitement réservé aux dites les informations relatives au traitement réservé aux dites
déclarations. déclarations.
Il communique au service des Relations extérieures du Registre Il communique au service des Relations extérieures du Registre
national, le nom et les coordonnées des fonctionnaires désignés national, le nom et les coordonnées des fonctionnaires désignés
conformément à l'alinéa précédent, ainsi qu'une adresse unique de conformément à l'alinéa précédent, ainsi qu'une adresse unique de
courrier électronique à laquelle la notification de l'introduction courrier électronique à laquelle la notification de l'introduction
d'une déclaration doit être envoyée. d'une déclaration doit être envoyée.
6. Le Directeur général de la Direction générale Institutions et 6. Le Directeur général de la Direction générale Institutions et
Population du SPF Intérieur désigne les fonctionnaires qui, en son Population du SPF Intérieur désigne les fonctionnaires qui, en son
sein, sont autorisés à consulter, par le biais des options « obtenir sein, sont autorisés à consulter, par le biais des options « obtenir
la liste des déclarations » et « consulter le statut d'une déclaration la liste des déclarations » et « consulter le statut d'une déclaration
et en visualiser le détail », les informations enregistrées dans la et en visualiser le détail », les informations enregistrées dans la
base de données visée au point 2. base de données visée au point 2.
Il désigne nominativement les fonctionnaires du service du call-center Il désigne nominativement les fonctionnaires du service du call-center
du Registre national qui sont habilités à enregistrer dans la base de du Registre national qui sont habilités à enregistrer dans la base de
données, par le biais de l'option « introduire une déclaration papier données, par le biais de l'option « introduire une déclaration papier
», les déclarations transmises par courrier postal. », les déclarations transmises par courrier postal.
7. Communication par voie postale. 7. Communication par voie postale.
La communication par la voie postale se déroule comme suit : La communication par la voie postale se déroule comme suit :
a) Le déclarant complète une déclaration conforme au modèle fixé à a) Le déclarant complète une déclaration conforme au modèle fixé à
l'annexe 2. l'annexe 2.
La déclaration comprend : La déclaration comprend :
- d'une part, les informations relatives à l'identification du - d'une part, les informations relatives à l'identification du
déclarant (nom, prénom, numéro d'identification du Registre national, déclarant (nom, prénom, numéro d'identification du Registre national,
adresse, numéro de téléphone, adresse de courrier électronique, s'il adresse, numéro de téléphone, adresse de courrier électronique, s'il
dispose d'une telle adresse, ainsi que, le cas échéant, les dispose d'une telle adresse, ainsi que, le cas échéant, les
informations permettant d'identifier l'autorité ou l'organisme au nom informations permettant d'identifier l'autorité ou l'organisme au nom
duquel et pour lequel il intervient); duquel et pour lequel il intervient);
- et d'autre part, les précisions relatives au numéro d'identification - et d'autre part, les précisions relatives au numéro d'identification
du Registre national et à la commune de résidence de la personne du Registre national et à la commune de résidence de la personne
concernant laquelle une ou plusieurs différences ou erreurs sont concernant laquelle une ou plusieurs différences ou erreurs sont
constatées ainsi qu'à la (aux) différence(s) ou erreur(s) proprement constatées ainsi qu'à la (aux) différence(s) ou erreur(s) proprement
dite(s) constatée(s) et la mention des justificatifs éventuels dite(s) constatée(s) et la mention des justificatifs éventuels
auxquels le déclarant se réfère; lesdits justificatifs sont joints à auxquels le déclarant se réfère; lesdits justificatifs sont joints à
la déclaration. la déclaration.
b) La déclaration est transmise par envoi recommandé à l'adresse b) La déclaration est transmise par envoi recommandé à l'adresse
suivante : suivante :
Direction générale Institutions et Population Direction générale Institutions et Population
Service des Relations extérieures du Registre national Service des Relations extérieures du Registre national
Call-center du Registre national Call-center du Registre national
Parc Atrium, rue des Colonies 11 Parc Atrium, rue des Colonies 11
1000 Bruxelles. 1000 Bruxelles.
c) Dès réception de la déclaration, le call-center du Registre c) Dès réception de la déclaration, le call-center du Registre
national enregistre celle-ci dans la base de données visée au point 2. national enregistre celle-ci dans la base de données visée au point 2.
Un numéro de référence est automatiquement attribué à la déclaration. Un numéro de référence est automatiquement attribué à la déclaration.
A l'issue de cet enregistrement, un accusé de réception de la A l'issue de cet enregistrement, un accusé de réception de la
déclaration mentionnant le numéro de référence précité est transmis, déclaration mentionnant le numéro de référence précité est transmis,
sans délai, au déclarant par courrier postal ou par courrier sans délai, au déclarant par courrier postal ou par courrier
électronique (dans le cas où ce dernier dispose d'une adresse de électronique (dans le cas où ce dernier dispose d'une adresse de
courrier électronique). Simultanément, un courrier électronique est courrier électronique). Simultanément, un courrier électronique est
transmis, selon le cas, à la commune concernée ou au SPF Affaires transmis, selon le cas, à la commune concernée ou au SPF Affaires
étrangères, ainsi qu'au délégué provincial du SPF Intérieur compétent, étrangères, ainsi qu'au délégué provincial du SPF Intérieur compétent,
les informant de l'enregistrement de la déclaration. les informant de l'enregistrement de la déclaration.
d) Le fonctionnaire communal ou, selon le cas, le fonctionnaire du SPF d) Le fonctionnaire communal ou, selon le cas, le fonctionnaire du SPF
Affaires étrangères désigné conformément au point 5, prend Affaires étrangères désigné conformément au point 5, prend
connaissance du contenu de la déclaration dont il a reçu notification connaissance du contenu de la déclaration dont il a reçu notification
par courrier électronique en se connectant au site web du Registre par courrier électronique en se connectant au site web du Registre
national dont mention au point 3 et en sélectionnant l'option « national dont mention au point 3 et en sélectionnant l'option «
consulter le statut d'une déclaration et en visualiser le détail ». consulter le statut d'une déclaration et en visualiser le détail ».
e) Ledit fonctionnaire procède sans délai aux vérifications e) Ledit fonctionnaire procède sans délai aux vérifications
nécessaires en se référant, le cas échéant, aux justificatifs produits nécessaires en se référant, le cas échéant, aux justificatifs produits
par le déclarant ou à ceux dont il dispose ou qu'il réunit dans le par le déclarant ou à ceux dont il dispose ou qu'il réunit dans le
cadre de ladite vérification. Au besoin, s'il s'agit d'une discordance cadre de ladite vérification. Au besoin, s'il s'agit d'une discordance
relative à la résidence d'une personne, il fait procéder à une enquête relative à la résidence d'une personne, il fait procéder à une enquête
par la police communale ou, si nécessaire par les services du SPF par la police communale ou, si nécessaire par les services du SPF
Affaires étrangères. Sur la base du résultat des vérifications Affaires étrangères. Sur la base du résultat des vérifications
effectuées, il introduit, le cas échéant, la (les) mise(s) à jour ou effectuées, il introduit, le cas échéant, la (les) mise(s) à jour ou
correction(s) de l'information (des informations) en cause dans le correction(s) de l'information (des informations) en cause dans le
Registre national ou dans le registre concerné. Il consigne ensuite, Registre national ou dans le registre concerné. Il consigne ensuite,
dans la base de données des déclarations, en choisissant l'option : « dans la base de données des déclarations, en choisissant l'option : «
traiter une déclaration », les vérifications auxquelles il a procédé, traiter une déclaration », les vérifications auxquelles il a procédé,
le résultat de celles-ci et les traitements effectués au niveau des le résultat de celles-ci et les traitements effectués au niveau des
registres précités. Une fois ces informations consignées, il procède à registres précités. Une fois ces informations consignées, il procède à
la clôture du dossier en sélectionnant l'option « clôturer ». la clôture du dossier en sélectionnant l'option « clôturer ».
f) La clôture du dossier génère l'envoi automatique d'une notification f) La clôture du dossier génère l'envoi automatique d'une notification
de celle-ci au call-center du Registre national, au délégué provincial de celle-ci au call-center du Registre national, au délégué provincial
du SPF Intérieur compétent ainsi qu'au déclarant si celui-ci a fait du SPF Intérieur compétent ainsi qu'au déclarant si celui-ci a fait
mention d'une adresse de courrier électronique dans sa déclaration. Si mention d'une adresse de courrier électronique dans sa déclaration. Si
tel n'est pas le cas, le déclarant sera avisé de ladite clôture et du tel n'est pas le cas, le déclarant sera avisé de ladite clôture et du
traitement effectué par la commune ou par le fonctionnaire compétent traitement effectué par la commune ou par le fonctionnaire compétent
du SPF Affaires étrangères, par courrier postal recommandé. Le du SPF Affaires étrangères, par courrier postal recommandé. Le
déclarant sera invité à contacter le délégué provincial du SPF déclarant sera invité à contacter le délégué provincial du SPF
Intérieur compétent pour toutes explications ou précisions Intérieur compétent pour toutes explications ou précisions
complémentaires qu'il souhaiterait obtenir. complémentaires qu'il souhaiterait obtenir.
8. Communication par voie électronique. 8. Communication par voie électronique.
La communication par la voie électronique se déroule comme suit : La communication par la voie électronique se déroule comme suit :
a) Le déclarant se connecte au site web du Registre national : a) Le déclarant se connecte au site web du Registre national :
http://www.ibz.rrn.fgov.be. http://www.ibz.rrn.fgov.be.
b) Sur la page d'accueil de ce site, il choisit l'option : « Signaler b) Sur la page d'accueil de ce site, il choisit l'option : « Signaler
des erreurs ». des erreurs ».
c) Après avoir introduit sa carte d'identité électronique dans le c) Après avoir introduit sa carte d'identité électronique dans le
lecteur de cartes connecté à son PC, il est invité à introduire son lecteur de cartes connecté à son PC, il est invité à introduire son
code PIN pour s'authentifier. code PIN pour s'authentifier.
d) Parmi les options qui lui sont proposées, il choisit l'option « d) Parmi les options qui lui sont proposées, il choisit l'option «
Introduire une déclaration ». Introduire une déclaration ».
e) L'application affiche ensuite un écran reprenant les rubriques qui e) L'application affiche ensuite un écran reprenant les rubriques qui
doivent être obligatoirement complétées et relatives : doivent être obligatoirement complétées et relatives :
- d'une part, aux coordonnées du déclarant ainsi que, le cas échéant, - d'une part, aux coordonnées du déclarant ainsi que, le cas échéant,
aux informations permettant d'identifier l'autorité ou l'organisme au aux informations permettant d'identifier l'autorité ou l'organisme au
nom duquel et pour lequel il intervient; nom duquel et pour lequel il intervient;
- et d'autre part, aux précisions relatives au numéro d'identification - et d'autre part, aux précisions relatives au numéro d'identification
du Registre national et à la commune de résidence de la personne du Registre national et à la commune de résidence de la personne
concernant laquelle une ou plusieurs différences ou erreurs sont concernant laquelle une ou plusieurs différences ou erreurs sont
constatées ainsi qu'à la (aux) différence(s) ou erreur(s) proprement constatées ainsi qu'à la (aux) différence(s) ou erreur(s) proprement
dite(s) constatée(s) et à la mention des justificatifs éventuels dite(s) constatée(s) et à la mention des justificatifs éventuels
auxquels le déclarant se réfère. auxquels le déclarant se réfère.
Afin d'aider le déclarant à compléter sa déclaration, la liste des Afin d'aider le déclarant à compléter sa déclaration, la liste des
informations qui peuvent faire l'objet de la déclaration ainsi que la informations qui peuvent faire l'objet de la déclaration ainsi que la
liste des communes de Belgique ont été préenregistrées; le déclarant liste des communes de Belgique ont été préenregistrées; le déclarant
est invité à sélectionner via un menu déroulant l'(es) information(s) est invité à sélectionner via un menu déroulant l'(es) information(s)
pour laquelle (lesquelles) une différence ou une erreur est constatée pour laquelle (lesquelles) une différence ou une erreur est constatée
ainsi que la commune de résidence de la personne concernée. ainsi que la commune de résidence de la personne concernée.
Ce choix fait, le déclarant complète les cases réservées à la mention Ce choix fait, le déclarant complète les cases réservées à la mention
des différences proprement dites entre le Registre national et les des différences proprement dites entre le Registre national et les
autres registres visés à l'article 2 de la loi précitée du 8 août autres registres visés à l'article 2 de la loi précitée du 8 août
1983, et confirme ensuite le contenu de sa déclaration en 1983, et confirme ensuite le contenu de sa déclaration en
sélectionnant la rubrique "confirmer". sélectionnant la rubrique "confirmer".
f) Un numéro de référence est généré par l'application et un accusé de f) Un numéro de référence est généré par l'application et un accusé de
réception de la déclaration mentionnant ledit numéro est réception de la déclaration mentionnant ledit numéro est
automatiquement envoyé par courrier électronique. Simultanément, un automatiquement envoyé par courrier électronique. Simultanément, un
courrier électronique est transmis, selon le cas, à la commune courrier électronique est transmis, selon le cas, à la commune
concernée ou au SPF Affaires étrangères, ainsi qu'au délégué concernée ou au SPF Affaires étrangères, ainsi qu'au délégué
provincial du SPF Intérieur compétent, les informant de provincial du SPF Intérieur compétent, les informant de
l'enregistrement de la déclaration. l'enregistrement de la déclaration.
g) Le fonctionnaire communal ou, selon le cas, le fonctionnaire du SPF g) Le fonctionnaire communal ou, selon le cas, le fonctionnaire du SPF
Affaires étrangères désigné conformément au point 5 prend connaissance Affaires étrangères désigné conformément au point 5 prend connaissance
du contenu de la déclaration dont il a reçu notification par courrier du contenu de la déclaration dont il a reçu notification par courrier
électronique en se connectant au site web du Registre national et en électronique en se connectant au site web du Registre national et en
sélectionnant l'option « consulter le statut d'une déclaration et en sélectionnant l'option « consulter le statut d'une déclaration et en
visualiser le détails ». visualiser le détails ».
h) Ledit fonctionnaire procède sans délai aux vérifications h) Ledit fonctionnaire procède sans délai aux vérifications
nécessaires en se référant, le cas échéant, aux justificatifs produits nécessaires en se référant, le cas échéant, aux justificatifs produits
par le déclarant ou à ceux dont il dispose ou qu'il réunit dans le par le déclarant ou à ceux dont il dispose ou qu'il réunit dans le
cadre de ladite vérification. Au besoin, s'il s'agit d'une discordance cadre de ladite vérification. Au besoin, s'il s'agit d'une discordance
relative à la résidence d'une personne, il fait procéder à une enquête relative à la résidence d'une personne, il fait procéder à une enquête
par la police communale ou, si nécessaire par les services du SPF par la police communale ou, si nécessaire par les services du SPF
Affaires étrangères. Sur la base du résultat des vérifications Affaires étrangères. Sur la base du résultat des vérifications
effectuées, il introduit, le cas échéant, la (les) mise(s) à jour ou effectuées, il introduit, le cas échéant, la (les) mise(s) à jour ou
correction(s) de l'information (des informations) en cause dans le correction(s) de l'information (des informations) en cause dans le
Registre national ou dans le registre concerné. Il consigne ensuite, Registre national ou dans le registre concerné. Il consigne ensuite,
dans la base de données des déclarations en choisissant l'option : « dans la base de données des déclarations en choisissant l'option : «
traiter une déclaration », les vérifications auxquelles il a procédé, traiter une déclaration », les vérifications auxquelles il a procédé,
le résultat de celles-ci et les traitements effectués au niveau des le résultat de celles-ci et les traitements effectués au niveau des
registres précités. Une fois ces informations consignées, il procède à registres précités. Une fois ces informations consignées, il procède à
la clôture du dossier en sélectionnant l'option « clôturer ». la clôture du dossier en sélectionnant l'option « clôturer ».
i) La clôture du dossier génère l'envoi automatique d'une notification i) La clôture du dossier génère l'envoi automatique d'une notification
de celle-ci au call-center du Registre national, au délégué provincial de celle-ci au call-center du Registre national, au délégué provincial
du SPF Intérieur compétent ainsi qu'au déclarant. Le déclarant sera du SPF Intérieur compétent ainsi qu'au déclarant. Le déclarant sera
invité à contacter le délégué provincial du SPF Intérieur compétent invité à contacter le délégué provincial du SPF Intérieur compétent
pour toutes explications ou précisions complémentaires qu'il pour toutes explications ou précisions complémentaires qu'il
souhaiterait obtenir. souhaiterait obtenir.
ANNEXE 2A à la circulaire ministérielle du 23 juin 2008 relative à ANNEXE 2A à la circulaire ministérielle du 23 juin 2008 relative à
l'application de l'arrêté royal du 19 mars 2008 organisant la l'application de l'arrêté royal du 19 mars 2008 organisant la
procédure de communication des différences constatées entre les procédure de communication des différences constatées entre les
informations du Registre national des personnes physiques et celles informations du Registre national des personnes physiques et celles
des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant
un Registre national des personnes physiques, publié au Moniteur belge un Registre national des personnes physiques, publié au Moniteur belge
du 15 avril 2008. du 15 avril 2008.
DECLARATION relative aux différences constatées entre les informations DECLARATION relative aux différences constatées entre les informations
du Registre national des personnes physiques et celles des registres du Registre national des personnes physiques et celles des registres
visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre
national des personnes physiques. national des personnes physiques.
Le soussigné : Le soussigné :
Pour la consultation du tableau, voir image Pour la consultation du tableau, voir image
Agissant au nom de : (2) Agissant au nom de : (2)
Pour la consultation du tableau, voir image Pour la consultation du tableau, voir image
Déclare avoir constaté les différences suivantes entre les Déclare avoir constaté les différences suivantes entre les
informations du Registre national et celles des registres visés à informations du Registre national et celles des registres visés à
l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national
des personnes physiques : des personnes physiques :
Pour la consultation du tableau, voir image Pour la consultation du tableau, voir image
Fait à le Fait à le
Le déclarant Le déclarant
Signature Signature
_______ _______
Nota's Nota's
(1) A remplir si vous souhaitez être informé par courrier (1) A remplir si vous souhaitez être informé par courrier
électronique. électronique.
(2) A compléter dans le cas où le déclarant agit au nom d'une autorité (2) A compléter dans le cas où le déclarant agit au nom d'une autorité
publique ou d'un organisme publique ou d'un organisme
(3) Voir annexe 2B la liste des informations pour laquelle une (3) Voir annexe 2B la liste des informations pour laquelle une
différence constatée doit être déclarée. La déclaration ne peut porter différence constatée doit être déclarée. La déclaration ne peut porter
que sur une ou plusieurs de ces informations. que sur une ou plusieurs de ces informations.
(4) Il s'agit selon le cas du registre de la population, du registre (4) Il s'agit selon le cas du registre de la population, du registre
des étrangers, des registres consulaires de la population ou du des étrangers, des registres consulaires de la population ou du
registre d'attente. registre d'attente.
(5) Joindre à la déclaration les justificatifs mentionnés sous cette (5) Joindre à la déclaration les justificatifs mentionnés sous cette
rubrique. rubrique.
ANNEXE 2B à la circulaire ministérielle du 23 juin 2008 relative à ANNEXE 2B à la circulaire ministérielle du 23 juin 2008 relative à
l'application de l'arrêté royal du 19 mars 2008 organisant la l'application de l'arrêté royal du 19 mars 2008 organisant la
procédure de communication des différences constatées entre les procédure de communication des différences constatées entre les
informations du Registre national des personnes physiques et celles informations du Registre national des personnes physiques et celles
des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant
un Registre national des personnes physiques, publié au Moniteur belge un Registre national des personnes physiques, publié au Moniteur belge
du 15 avril 2008. du 15 avril 2008.
LISTE DES TYPES D'INFORMATION LISTE DES TYPES D'INFORMATION
Pour la consultation du tableau, voir image Pour la consultation du tableau, voir image
* seulement pour le registre d'attente * seulement pour le registre d'attente
(1) INSTR = paragraphe correspondant dans la brochure « Instructions (1) INSTR = paragraphe correspondant dans la brochure « Instructions
pour la tenue à jour des informations » pour la tenue à jour des informations »
(2) HIST = O = ce type d'information peut contenir un historique (2) HIST = O = ce type d'information peut contenir un historique
(3) LEG. = (3) LEG. =
L > type d'information légale L > type d'information légale
A > type d'information associée A > type d'information associée
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