SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR

23 JUIN 2008. - Circulaire relative à l'application de l'arrêté royal du 19 mars 2008 organisant la procédure de communication des différences constatées entre les informations du Registre national des personnes physiques et celles des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, publié au Moniteur belge du 15 avril 2008

Mesdames, Messieurs, La présente circulaire porte sur l'application de l'arrêté royal du 19 mars 2008 organisant la procédure de communication des différences constatées entre les informations du Registre national des personnes physiques et celles des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, publié au Moniteur belge du 15 avril 2008.

Cette circulaire a notamment pour but de préciser certaines notions et de définir les modalités de la communication par voie postale et par voie électronique. 1. Le terme « quiconque », mentionné à l'article 1er de l'arrêté royal du 19 mars 2008 précité pour désigner les sujets de l'obligation de communiquer sans délai au service du Registre national des personnes physiques du Service Public Fédéral Intérieur, soit par courrier postal, soit par communication électronique, les différences constatées entre les informations du Registre national et celles des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, vise l'ensemble des personnes physiques et morales, c'est-à-dire non seulement les utilisateurs du Registre national et les instances introduisant des informations au Registre national mais aussi toute personne privée ayant connaissance de différences d'informations.2. Par « différences entre les informations du Registre national et celles des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques », on entend : toute différence constatée, au niveau de leur contenu, entre une ou plusieurs informations visées à l'article 3, alinéas 1er et 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, enregistrée(s) au Registre national, et la(es) même(s) information(s) enregistrée(s) dans un des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 précitée, à savoir, selon le cas, le registre de la population ou le registre des étrangers, les registres consulaires de la population ou le registre d'attente. Par extension, dans un souci de simplification administrative, toute erreur constatée par une personne, lors de la consultation, par le biais de l'application « mondossier » du Registre national, des informations le concernant, enregistrées dans ledit registre, conformément à l'article 3, alinéas 1er à 3, de la loi du 8 août 1983 susvisée, pourra également être communiquée selon la procédure de communication décrite à l'annexe 1re de la présente circulaire 3. La communication de différences entre les informations ainsi que des erreurs visées au point 2 est effectuée, soit par courrier postal adressé à la Direction générale Institutions et Population - Service des Relations extérieures du Registre national - Call-center du Registre national, Parc Atrium, rue des Colonies 11, à 1000 Bruxelles, soit par voie électronique via le site web : http: //www.ibz.rrn.fgov.be, en sélectionnant l'option : « Signaler des erreurs ».

En annexe 1re, vous trouverez à cet effet les modalités précises de la communication par voie postale et par voie électronique.

Vous trouverez également, en annexe 2, un formulaire de déclaration par voie postale des différences constatées entre les informations du Registre national des personnes physiques et celles des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

Le Ministre de l'Intérieur, P. DEWAEL

ANNEXE 1re à la circulaire ministérielle du 23 juin relative à l'application de l'arrêté royal du 19 mars 2008 organisant la procédure de communication des différences constatées entre les informations du Registre national des personnes physiques et celles des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, publié au Moniteur belge du 15 avril 2008 1. Le service du Registre national joue le rôle d'intermédiaire pour la transmission des communications concernant la (les) différence(s) entre les informations du Registre national et celles des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques aux communes et au Service public fédéral Affaires étrangères, auxquels il appartient de procéder aux vérifications nécessaires et, le cas échéant, au vu des justificatifs éventuels auxquels se réfère l'auteur de la communication, ci-après dénommé le déclarant, de procéder aux rectifications qui s'imposent. Le Registre national accuse réception au déclarant de sa déclaration et l'informe de la clôture du dossier y relatif, après traitement de celui-ci par la commune ou le SPF Affaires étrangères. 2. Le service du Registre national tient une base de données dans laquelle sont enregistrées toutes les communications visées au point 1, ainsi que les traitements réservés à ces dernières par les communes ou le SPF Affaires étrangères.3. Une application accessible via le site web du Registre national, moyennant authentification via la carte d'identité électronique, est mise à la disposition des fonctionnaires visés aux points 4 et 5 ci-après. Les options suivantes sont disponibles : - introduire une déclaration; - introduire une déclaration papier; - traiter une déclaration; - obtenir la liste des déclarations; - consulter le statut d'une déclaration et en visualiser le détail.

L'accès auxdites options est réglé conformément aux dispositions des points 4, 5 et 6 ci-après. 4. Toute personne physique, qu'elle agisse en son nom propre ou au nom d'un organisme qu'elle représente, peut introduire une déclaration par le biais de la fonctionnalité « introduire une déclaration ». Tout déclarant auquel il a été accusé réception de sa déclaration peut consulter l'état d'avancement de celle-ci par le biais de la fonctionnalité : « consulter le statut d'une déclaration et en visualiser le détail ».

Tout déclarant peut consulter le relevé des déclarations qu'il a introduites et dont il lui a été accusé réception, par le biais de la fonctionnalité : « obtenir la liste des déclarations ». 5. Le Collège des bourgmestre et échevins désigne le(s) fonctionnaire(s) communal(aux) habilité(s) à consulter, par le biais des options « obtenir la liste des déclarations » et « consulter le statut d'une déclaration et en visualiser le détail » les informations relatives aux déclarations enregistrées dans la base de données visée au point 2, et relatives aux dossiers des personnes inscrites au Registre national et, selon le cas, dans le registre de la population, dans le registre des étrangers ou dans le registre d'attente, et à introduire dans ladite base de données, par le biais de l'option « traiter une déclaration », les informations relatives au traitement réservé aux dites déclarations. Il communique au service des Relations extérieures du Registre national le nom et les coordonnées des fonctionnaires désignés conformément à l'alinéa précédent ainsi qu'une adresse unique de courrier électronique à laquelle la notification de l'introduction d'une déclaration doit être envoyée.

Le Directeur général de la Direction générale des Affaires consulaires du SPF Affaires étrangères désigne le(s) fonctionnaire(s) habilité(s), d'une part, à consulter, par le biais des options « obtenir la liste des déclarations » et « consulter le statut d'une déclaration et en visualiser le détail » les informations relatives aux déclarations enregistrées dans la base de données visée au point 2 et aux dossiers des personnes inscrites au Registre national et dans les registres consulaires de population, et, d'autre part, à introduire dans la dite base de données, par le biais de l'option « traiter une déclaration », les informations relatives au traitement réservé aux dites déclarations.

Il communique au service des Relations extérieures du Registre national, le nom et les coordonnées des fonctionnaires désignés conformément à l'alinéa précédent, ainsi qu'une adresse unique de courrier électronique à laquelle la notification de l'introduction d'une déclaration doit être envoyée. 6. Le Directeur général de la Direction générale Institutions et Population du SPF Intérieur désigne les fonctionnaires qui, en son sein, sont autorisés à consulter, par le biais des options « obtenir la liste des déclarations » et « consulter le statut d'une déclaration et en visualiser le détail », les informations enregistrées dans la base de données visée au point 2. Il désigne nominativement les fonctionnaires du service du call-center du Registre national qui sont habilités à enregistrer dans la base de données, par le biais de l'option « introduire une déclaration papier », les déclarations transmises par courrier postal. 7. Communication par voie postale. La communication par la voie postale se déroule comme suit : a) Le déclarant complète une déclaration conforme au modèle fixé à l'annexe 2. La déclaration comprend : - d'une part, les informations relatives à l'identification du déclarant (nom, prénom, numéro d'identification du Registre national, adresse, numéro de téléphone, adresse de courrier électronique, s'il dispose d'une telle adresse, ainsi que, le cas échéant, les informations permettant d'identifier l'autorité ou l'organisme au nom duquel et pour lequel il intervient); - et d'autre part, les précisions relatives au numéro d'identification du Registre national et à la commune de résidence de la personne concernant laquelle une ou plusieurs différences ou erreurs sont constatées ainsi qu'à la (aux) différence(s) ou erreur(s) proprement dite(s) constatée(s) et la mention des justificatifs éventuels auxquels le déclarant se réfère; lesdits justificatifs sont joints à la déclaration. b) La déclaration est transmise par envoi recommandé à l'adresse suivante : Direction générale Institutions et Population Service des Relations extérieures du Registre national Call-center du Registre national Parc Atrium, rue des Colonies 11 1000 Bruxelles.c) Dès réception de la déclaration, le call-center du Registre national enregistre celle-ci dans la base de données visée au point 2. Un numéro de référence est automatiquement attribué à la déclaration.

A l'issue de cet enregistrement, un accusé de réception de la déclaration mentionnant le numéro de référence précité est transmis, sans délai, au déclarant par courrier postal ou par courrier électronique (dans le cas où ce dernier dispose d'une adresse de courrier électronique). Simultanément, un courrier électronique est transmis, selon le cas, à la commune concernée ou au SPF Affaires étrangères, ainsi qu'au délégué provincial du SPF Intérieur compétent, les informant de l'enregistrement de la déclaration. d) Le fonctionnaire communal ou, selon le cas, le fonctionnaire du SPF Affaires étrangères désigné conformément au point 5, prend connaissance du contenu de la déclaration dont il a reçu notification par courrier électronique en se connectant au site web du Registre national dont mention au point 3 et en sélectionnant l'option « consulter le statut d'une déclaration et en visualiser le détail ».e) Ledit fonctionnaire procède sans délai aux vérifications nécessaires en se référant, le cas échéant, aux justificatifs produits par le déclarant ou à ceux dont il dispose ou qu'il réunit dans le cadre de ladite vérification.Au besoin, s'il s'agit d'une discordance relative à la résidence d'une personne, il fait procéder à une enquête par la police communale ou, si nécessaire par les services du SPF Affaires étrangères. Sur la base du résultat des vérifications effectuées, il introduit, le cas échéant, la (les) mise(s) à jour ou correction(s) de l'information (des informations) en cause dans le Registre national ou dans le registre concerné. Il consigne ensuite, dans la base de données des déclarations, en choisissant l'option : « traiter une déclaration », les vérifications auxquelles il a procédé, le résultat de celles-ci et les traitements effectués au niveau des registres précités. Une fois ces informations consignées, il procède à la clôture du dossier en sélectionnant l'option « clôturer ». f) La clôture du dossier génère l'envoi automatique d'une notification de celle-ci au call-center du Registre national, au délégué provincial du SPF Intérieur compétent ainsi qu'au déclarant si celui-ci a fait mention d'une adresse de courrier électronique dans sa déclaration.Si tel n'est pas le cas, le déclarant sera avisé de ladite clôture et du traitement effectué par la commune ou par le fonctionnaire compétent du SPF Affaires étrangères, par courrier postal recommandé. Le déclarant sera invité à contacter le délégué provincial du SPF Intérieur compétent pour toutes explications ou précisions complémentaires qu'il souhaiterait obtenir. 8. Communication par voie électronique. La communication par la voie électronique se déroule comme suit : a) Le déclarant se connecte au site web du Registre national : http://www.ibz.rrn.fgov.be. b) Sur la page d'accueil de ce site, il choisit l'option : « Signaler des erreurs ».c) Après avoir introduit sa carte d'identité électronique dans le lecteur de cartes connecté à son PC, il est invité à introduire son code PIN pour s'authentifier.d) Parmi les options qui lui sont proposées, il choisit l'option « Introduire une déclaration ».e) L'application affiche ensuite un écran reprenant les rubriques qui doivent être obligatoirement complétées et relatives : - d'une part, aux coordonnées du déclarant ainsi que, le cas échéant, aux informations permettant d'identifier l'autorité ou l'organisme au nom duquel et pour lequel il intervient; - et d'autre part, aux précisions relatives au numéro d'identification du Registre national et à la commune de résidence de la personne concernant laquelle une ou plusieurs différences ou erreurs sont constatées ainsi qu'à la (aux) différence(s) ou erreur(s) proprement dite(s) constatée(s) et à la mention des justificatifs éventuels auxquels le déclarant se réfère.

Afin d'aider le déclarant à compléter sa déclaration, la liste des informations qui peuvent faire l'objet de la déclaration ainsi que la liste des communes de Belgique ont été préenregistrées; le déclarant est invité à sélectionner via un menu déroulant l'(es) information(s) pour laquelle (lesquelles) une différence ou une erreur est constatée ainsi que la commune de résidence de la personne concernée.

Ce choix fait, le déclarant complète les cases réservées à la mention des différences proprement dites entre le Registre national et les autres registres visés à l'article 2 de la loi précitée du 8 août 1983, et confirme ensuite le contenu de sa déclaration en sélectionnant la rubrique "confirmer". f) Un numéro de référence est généré par l'application et un accusé de réception de la déclaration mentionnant ledit numéro est automatiquement envoyé par courrier électronique.Simultanément, un courrier électronique est transmis, selon le cas, à la commune concernée ou au SPF Affaires étrangères, ainsi qu'au délégué provincial du SPF Intérieur compétent, les informant de l'enregistrement de la déclaration. g) Le fonctionnaire communal ou, selon le cas, le fonctionnaire du SPF Affaires étrangères désigné conformément au point 5 prend connaissance du contenu de la déclaration dont il a reçu notification par courrier électronique en se connectant au site web du Registre national et en sélectionnant l'option « consulter le statut d'une déclaration et en visualiser le détails ».h) Ledit fonctionnaire procède sans délai aux vérifications nécessaires en se référant, le cas échéant, aux justificatifs produits par le déclarant ou à ceux dont il dispose ou qu'il réunit dans le cadre de ladite vérification.Au besoin, s'il s'agit d'une discordance relative à la résidence d'une personne, il fait procéder à une enquête par la police communale ou, si nécessaire par les services du SPF Affaires étrangères. Sur la base du résultat des vérifications effectuées, il introduit, le cas échéant, la (les) mise(s) à jour ou correction(s) de l'information (des informations) en cause dans le Registre national ou dans le registre concerné. Il consigne ensuite, dans la base de données des déclarations en choisissant l'option : « traiter une déclaration », les vérifications auxquelles il a procédé, le résultat de celles-ci et les traitements effectués au niveau des registres précités. Une fois ces informations consignées, il procède à la clôture du dossier en sélectionnant l'option « clôturer ». i) La clôture du dossier génère l'envoi automatique d'une notification de celle-ci au call-center du Registre national, au délégué provincial du SPF Intérieur compétent ainsi qu'au déclarant.Le déclarant sera invité à contacter le délégué provincial du SPF Intérieur compétent pour toutes explications ou précisions complémentaires qu'il souhaiterait obtenir.

ANNEXE 2A à la circulaire ministérielle du 23 juin 2008 relative à l'application de l'arrêté royal du 19 mars 2008 organisant la procédure de communication des différences constatées entre les informations du Registre national des personnes physiques et celles des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, publié au Moniteur belge du 15 avril 2008.

DECLARATION relative aux différences constatées entre les informations du Registre national des personnes physiques et celles des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

Le soussigné : Pour la consultation du tableau, voir image Agissant au nom de : (2) Pour la consultation du tableau, voir image Déclare avoir constaté les différences suivantes entre les informations du Registre national et celles des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques : Pour la consultation du tableau, voir image Fait à le Le déclarant Signature _______ Nota's (1) A remplir si vous souhaitez être informé par courrier électronique.(2) A compléter dans le cas où le déclarant agit au nom d'une autorité publique ou d'un organisme (3) Voir annexe 2B la liste des informations pour laquelle une différence constatée doit être déclarée.La déclaration ne peut porter que sur une ou plusieurs de ces informations. (4) Il s'agit selon le cas du registre de la population, du registre des étrangers, des registres consulaires de la population ou du registre d'attente.(5) Joindre à la déclaration les justificatifs mentionnés sous cette rubrique. ANNEXE 2B à la circulaire ministérielle du 23 juin 2008 relative à l'application de l'arrêté royal du 19 mars 2008 organisant la procédure de communication des différences constatées entre les informations du Registre national des personnes physiques et celles des registres visés à l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, publié au Moniteur belge du 15 avril 2008.

LISTE DES TYPES D'INFORMATION Pour la consultation du tableau, voir image * seulement pour le registre d'attente (1) INSTR = paragraphe correspondant dans la brochure « Instructions pour la tenue à jour des informations » (2) HIST = O = ce type d'information peut contenir un historique (3) LEG.= L > type d'information légale A > type d'information associée