21 NOVEMBER 2024. - Decreet betreffende de communicaties via elektronische weg tussen de gebruikers en de Waalse overheidsinstanties, voor de aangelegenheden bedoeld in artikel 138 van de Grondwet (1)

Het Waalse Parlement heeft aangenomen en Wij, Waalse Regering, bekrachtigen hetgeen volgt:

HOOFDSTUK 1. - Definities

Artikel 1.Dit decreet regelt overeenkomstig artikel 138 van de Grondwet aangelegenheden bedoeld in de artikelen 127, § 1, en 128, § 1, van de Grondwet.

Art. 2.Voor de toepassing van dit decreet en van zijn uitvoeringsbesluiten wordt verstaan onder: 1° "overheidsinstantie" : a) het Waalse Gewest en de instellingen van openbaar nut die ervan afhangen;b) de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (OCMW);c) de organen die rechtstreeks van de in a) bedoelde instellingen afhangen;d) de entiteiten die ongeacht hun vorm of aard zijn opgericht met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang en waarvan hetzij de activiteit in hoofdzaak wordt gefinancierd door de overheidsinstanties of instellingen vermeld in a), b) of c), hetzij is het beheer onderworpen aan een toezicht door deze overheden of instellingen, hetzij zijn de leden van het bestuursorgaan, het leidinggevend orgaan of het toezichthoudend orgaan voor meer dan de helft door die overheden of instellingen aangewezen;e) de verenigingen opgericht door één of verschillende overheidsinstanties bedoeld in a), b), c) of d);2° "communicatie": elke overdracht van informatie uitgaande van de overheidsinstantie of gericht aan de overheidsinstantie in het kader van haar bevoegdheden, met inbegrip van het gebruik van formulieren of enig ander document; 3° "eBox" : de dienst bedoeld in artikel 2, 3°, van de wet van 27 februari 2019Relevante gevonden documenten type wet prom. 27/02/2019 pub. 15/03/2019 numac 2019040657 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Wet inzake de elektronische uitwisseling van berichten via de eBox sluiten.". 4° "vormvereisten": de vormvereisten van een elektronische communicatie verwijzen naar de regels voor de manier waarop informatie in online-uitwisselingen wordt gepresenteerd; 5° "eBox wet": de wet van 27 februari 2019Relevante gevonden documenten type wet prom. 27/02/2019 pub. 15/03/2019 numac 2019040657 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Wet inzake de elektronische uitwisseling van berichten via de eBox sluiten inzake de elektronische uitwisseling van berichten via de eBox.". 6° de AVG: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming);7° "eIDAS-Verordening" : Verordening (EU) nr.910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn (EG) 1999/93; 8° "de Dienst": de Dienst van de Regering bedoeld in artikel 10, § 2. Met betrekking tot paragraaf 1er, 4°, bepalen de vormvereisten de formaten, codes en procedures die moeten worden gevolgd om ervoor te zorgen dat berichten leesbaar en begrijpelijk zijn. Deze vereisten zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat de communicatie duidelijk, consistent en toegankelijk is voor alle gebruikers van het platform.

HOOFDSTUK 2. - Elektronische communicatie

Art. 3.Niemand is verplicht om een handeling te verrichten of te communiceren met de overheidsinstantie via elektronische middelen, behalve wanneer de overheidsinstantie zich kan beroepen op een wettelijke uitzondering of een andersluidend decreet waaruit blijkt dat het verwachte resultaat van een procedure in geen geval kan worden bereikt indien ze via papieren middelen zou moeten worden uitgevoerd.

De overheidsinstantie moet de ontwikkeling van off-line communicatiemiddelen in stand houden en garanderen overeenkomstig artikel 14.

Voor rechtspersonen zijn bepaalde procedures alleen elektronisch toegankelijk.

Art. 4.§ 1. Bij gebrek aan andersluidende wettelijke, decretale of reglementaire bepaling kan de rechtskundige doeltreffendheid van een communicatie niet uitsluitend betwist worden omdat ze via elektronische weg is verricht. § 2. De overheidsinstantie staat automatisch elektronische communicatie met haar toe als zij de gebruiker een elektronische manier biedt om contact met haar op te nemen. § 3. Wanneer de overheidsinstantie specifieke communicatiemiddelen organiseert in het kader van duidelijk omschreven uitwisselingen, informeert zij de gebruiker ondubbelzinnig via de gebruikelijke informatiekanalen van de overheidsinstantie.

Wat de Waalse Overheidsdienst betreft, wordt de informatie waarnaar in lid 1 wordt verwezen ter beschikking gesteld van de gebruikers via het referentiesysteem voor de procedures.

Het referentiesysteem voor de procedures is een gecentraliseerde referentiesysteem van administratieve procedures die een overzicht geeft van de diensten die de Waalse Overheidsdienst aanbiedt aan zijn verschillende categorieën van gebruikers om hen te begeleiden. § 4. Om digitale inclusie te behouden en de meest benadeelde leden van het publiek niet te benadelen, moet de overheidsinstantie ervoor zorgen dat de gekozen communicatiemiddelen niet verhinderen dat de doelgroep toegang krijgt tot de dienst.

Art. 5.§ 1. Gebruikers kunnen hun vrije, geïnformeerde, ondubbelzinnige, specifieke en voorafgaande toestemming geven om uitsluitend elektronische communicatie te ontvangen via de elektronische middelen die door de overheidsinstantie worden aangeboden met betrekking tot specifieke en duidelijk geïdentificeerde communicatie.

Gebruikers krijgen de keuze om globaal toestemming te geven voor elke overheidsinstantie waarmee ze elektronische communicatie uitwisselen of voor elke specifieke procedure. De overheidsinstantie zorgt voor de technische middelen om op elk moment te kunnen bewijzen dat de gebruiker toestemming heeft gegeven. § 2. De overheidsinstantie verstrekt duidelijke en begrijpelijke informatie over : 1° de aan de gebruiker aangeboden elektronische communicatiemiddelen ;2° de rechtsgevolgen van het gebruik ervan ;3° het recht van de gebruiker om zijn toestemming om elektronische communicatie te ontvangen te allen tijde te geven of in te trekken en de specifieke procedures volgens welke de toestemming kan worden ingetrokken;4° de mogelijkheid om in alle gevallen de toestemming in te trekken via niet-digitale middelen. § 3. Intrekking van de toestemming van de gebruiker om uitsluitend langs elektronische weg te communiceren, zoals bepaald in lid 2, 3°, is alleen van toepassing op procedures die na de intrekking worden ingediend. Zodra de intrekking van de toestemming is ontvangen, wordt de verwerking van het verzoek voortgezet via het nieuwe communicatiemiddel dat door de gebruiker is gekozen, met uitzondering van de lopende elektronische communicatie die de overheidsinstantie technisch niet meer kan stoppen.

Art. 6.Elke wettelijke, decretale of reglementaire vormeis vereist ter gelegenheid van een communicatie wordt geacht via elektronische weg vervuld te zijn wanneer de functionele kwaliteiten van die eis bewaard zijn.

Er wordt met de context en het doel van de informatie waarop de vormeisen van toepassing zijn, alsook met alle omstandigheden die erop betrekking hebben, rekening gehouden.

De overheidsinstantie bepaalt één of meerdere procédés die voor een communicatie via elektronische weg gebruikt kunnen worden voor zover de eis objectief, doorzichtig, evenredig en niet-discriminerend is.

Zij gebruikt dezelfde informatiekanalen als die bedoeld in artikel 4, § 3.

De Regering wordt ertoe gemachtigd om de minimale functies aan te duiden die vervuld worden door elk procédé gebruikt in het kader van een communicatie via elektronische weg om in aanmerking te komen voor de in § 1 bepaalde gelijkstelling.

Art. 7.Onverminderd de verplichtingen inzake de beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens uit hoofde van de AVG, neemt elke overheidsinstantie alle nodige technische en organisatorische maatregelen om de integriteit, vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en toegankelijkheid van de communicatie te waarborgen, rekening houdend met alle omstandigheden en het doel, de aard en de inhoud van de communicatie.

Art. 8.Overeenkomstig artikel 12 van de eBox wet van 27 februari 2019Relevante gevonden documenten type wet prom. 27/02/2019 pub. 15/03/2019 numac 2019040657 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Wet inzake de elektronische uitwisseling van berichten via de eBox sluiten kan elke overheidsinstantie de eBox gebruiken.

De bepalingen van artikel 5 van de eBox-wet zijn van toepassing op bewijsmateriaal.

In afwijking van artikel 5 zijn de bepalingen van artikel 6 van de eBox-wet van toepassing op de toestemming.

De gelijkwaardigheid waarin artikel 7 van de eBox-wet voorziet, is van toepassing op de elektronische uitwisseling van berichten met overheidsinstanties binnen de eBox.

De overheidsinstanties die via de eBox communiceren, mogen de gegevens zoals bedoeld in artikel 8 van de wet van 27 februari 2019Relevante gevonden documenten type wet prom. 27/02/2019 pub. 15/03/2019 numac 2019040657 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Wet inzake de elektronische uitwisseling van berichten via de eBox sluiten gebruiken met uitdrukkelijke en voorafgaande instemming van de persoon en het identificatienummer van de natuurlijke personen opgenomen in het Rijksregister, voor identificatie en authenticatie van de natuurlijke persoon en voor communicatie met de natuurlijke persoon.".

HOOFDSTUK 3. - Doelstellingen voor administratieve vereenvoudiging

Art. 9.Binnen de beschikbare middelen stelt de overheidsinstantie alle maatregelen voor, zet deze voort en coördineert ze, teneinde de administratieve complexiteit en de verplichtingen voor gebruikers van openbare diensten te bestrijden en de dienstverlening aan hen te verbeteren.

De overheidsinstantie kan instrumenten ontwikkelen en beschikbaar stellen die de elektronische administratie en de dematerialisatie van administratieve procedures bevorderen, door een digitaal portaal te organiseren dat gebruikers ten minste in staat stelt om met haar te communiceren of rechtstreeks gegevens over haar te raadplegen.

De overheidsinstantie baseert zich op het principe van vertrouwen in de verschillende procedures die via het digitale portaal worden aangeboden om de doelstellingen van administratieve vereenvoudiging te versterken.

HOOFDSTUK 4. - Digitaal portaal van de Waalse Overheidsdienst

Art. 10.§ 1. In overeenstemming met artikel 9, lid 2, ontwikkelt en stelt de Waalse overheidsdienst een digitale portaal ter beschikking die elke gebruiker, natuurlijke of rechtspersoon, toegang geeft tot verschillende diensten in het kader van elektronische administratie en administratieve vereenvoudiging.

De onderdelen die gebruikt worden voor de werking van het portaal vallen onder de uitsluiting bepaald in artikel XII.24, § 3, van het Wetboek van economisch recht. § 2. De door de Regering aangeduide Dienst binnen de Waalse Overheidsdienst beheert het digitale portaal en voert de volgende opdrachten uit: 1° gebruikers een "persoonlijke burger"-ruimte of een beveiligde professionele ruimte bieden die hen in staat stelt om te interageren met de overheidsinstanties, hun administratieve procedures op te starten en te beheren en hun vooruitgang op te volgen;2° het beheren, implementeren en beveiligen van de toegang tot het portaal en de elektronische uitwisselingen tussen gebruikers en overheidsdiensten die het portaal gebruiken;3° gebruikers de specifieke aanvullende diensten aanbieden die worden beschreven in de artikelen 11 en 12, evenals onlinehulpmiddelen;4° aan overheidsinstanties specifieke aanvullende diensten verlenen om uitwisselingen met gebruikers te vergemakkelijken of de uitvoering van de vertrouwensdiensten waarin de eIDAS-Verordening voorziet, te garanderen. Voor de identificatie van gebruikers, om het beheer en de beveiliging van hun ruimte, de correcte administratie van hun procedures en de toegang tot hun eigen gegevens te garanderen, gebruikt de dienst : 1° het identificatienummer in het Rijksregister ;2° het identificatienummer van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, bedoeld in artikel 8, § 1, 2°, van de wet van de wet van 15 januari 1990Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/01/1990 pub. 08/07/2010 numac 2010000396 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten betreffende de oprichting en de organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. 3° het nummer bedoeld in artikel III.17, van het Wetboek van economisch recht;

In het kader van de in paragraaf 1er, 1° bedoelde opdracht, beheert de Dienst de ruimte van de gebruiker en vult formulieren voor hem in als onderdeel van de administratieve procedures die hij via het portaal opstart met behulp van de volgende gegevens: 1° Voor de natuurlijke personen: a) de gegevens bedoeld in het tweede lid, 1° en 2°.b) de gegevens bedoeld in artikel 3, eerste lid, 1°, 2°, enkel geboortedatum, 5°, 6°, enkel overlijdensdatum, en 17°, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen;c) de contactgegevens die de gebruiker heeft verstrekt bij het aanmaken van zijn profiel; 2° Voor de rechtspersonen : a) het gegeven bedoeld in het tweede lid, 3° : b) de gegevens bedoeld in artikel III.18, 34°, van het Wetboek van economisch recht; c) de identiteit van de personen met beheersbevoegdheden, met inbegrip van hun identificatienummer in het Rijksregister;d) de contactgegevens die de gebruiker heeft verstrekt bij het aanmaken van zijn profiel; § 3. Aansluiting op het portaal vereist het gebruik van elektronische identificatiesystemen die de betrouwbaarheid garanderen van de identiteit die door de gebruiker wordt geclaimd of beweerd, met een hoog garantieniveau in de zin van artikel 8, lid 2, onder c), van de eIDAS-Verordening. § 4. Elke overheidsinstantie die een administratief verzoek verwerkt dat door een gebruiker via het digitale portaal wordt ingediend, gebruikt het identificatienummer in het Rijksregister van de gebruiker als unieke sleutel om de gebruiker met zekerheid te kunnen identificeren en om de verwerking van het verzoek en de raadpleging van authentieke bronnen te vergemakkelijken. § 5. De gegevens die vooraf in de formulieren zijn ingevuld, worden automatisch doorgegeven aan de overheidsinstanties die verantwoordelijk zijn voor de administratieve procedures die door de gebruiker zijn ingediend. § 6. De dienst is verantwoordelijk voor de verwerking van activiteiten die verband houden met zijn opdrachten. De gebruikte gegevens worden bewaard zolang het profiel actief is.

Het actief profiel voor een gebruiker is een gevalideerd en operationeel profiel waarmee de gebruiker toegang heeft tot de functies van het digitale portaal en kan communiceren met de administratie.

De overheidsinstantie die een door de gebruiker via het digitale portaal ingediend administratief formulier verstrekt en verwerkt, is verantwoordelijk voor de verwerking van dit formulier in de zin van de AVG. § 7. De Regering bepaalt: 1° de minimumfuncties die vervuld worden in het kader van de communicatie langs elektronische weg via het portaal om te genieten van de gelijkstelling bepaald in artikel 6, eerste lid;2° de modaliteiten voor de uitvoering van de vertrouwensdiensten voorgesteld op grond van paragraaf 2, eerste lid, 4°.

Art. 11.§ 1. In het belang van de transparantie en om de toegang van de gebruikers tot hun eigen gegevens te vergemakkelijken, maakt het digitale portaal de raadpleging mogelijk van gegevens die op hen betrekking hebben, ongeacht of deze berusten bij de overheden bedoeld in artikel 2, eerste lid, 1°, of bij overheden van andere gezagsniveaus.

De Dienst biedt de gebruiker alleen toegang tot de in lid 1 bedoelde gegevens na voorafgaande schriftelijke toestemming van de overheidsinstantie die verantwoordelijk is voor de bron van de gegevens. § 2. De in paragraaf 1 bedoelde gegevens mogen alleen door de gebruiker worden geraadpleegd en mogen niet worden doorgegeven aan andere overheidsinstanties. § 3. Indien de gebruiker vaststelt dat een overheidsinstantie over onvolledige of onjuiste gegevens beschikt, deelt hij/zij de nodige correcties of aanvullingen mee aan de overheidsinstantie.

Art. 12.Het portaal kan metadata met betrekking tot diensten en procedures van gebruikers gebruiken om hen nieuwe diensten aan te bieden.

Metadata verwijst naar de registratiegegevens voor de diensten en procedures die door de gebruiker worden uitgevoerd en de beschrijvende gegevens voor deze procedures.

In overeenstemming met lid 1 kan het portaal aan de gebruikers het volgende voorstellen : 1° om reeds uitgevoerde procedures te vernieuwen;2° initiatieven in verband met eerder ondernomen stappen;3° initiatieven met betrekking tot thema's waarvoor het belangstelling heeft getoond. De dienst kan de metagegevens van de gebruiker proactief gebruiken om de ervaring van de gebruiker met de verschillende procedures en diensten die voor hem beschikbaar zijn te personaliseren.

Om de leden 1er tot 4 te kunnen uitvoeren, en ter gelegenheid van de toestemming bedoeld in artikel 4, § 1er, lid 2, verkrijgt de Dienst eerst de vrije, geïnformeerde en specifieke toestemming van de gebruiker voor het gebruik van de metadata die op hem betrekking hebben.

De Dienst biedt duidelijke en begrijpelijke informatie over de rechtsgevolgen van deze toestemming en over het recht van de gebruiker om zijn toestemming op elk moment in te trekken.

In geen geval mogen metadata worden gebruikt om beslissingen te nemen tegen gebruikers.

Art. 13.§ 1. Tenzij anders aangegeven, is het tijdstip van indiening het tijdstip waarop het bestand elektronisch is ingediend door de gebruiker op een manier die de gebruiker niet langer in staat stelt om de genoemde indiening terug te halen of te wijzigen.

Deze indiening krijgt een bepaalde datum via een elektronisch tijdsregistratie die door de Service wordt beheerd.

Tenzij anders vermeld, is het tijdstip van elektronische ontvangst het tijdstip waarop de communicatie toegankelijk is en per e-mail wordt meegedeeld aan de ontvanger, ongeacht of dit een gebruiker of een overheidsinstantie is.

Deze kennisgeving krijgt een bepaalde datum via een elektronisch tijdstempelsysteem dat door de Service wordt beheerd. § 2. Tenzij anders is bepaald, gaat, wanneer het verzenden of ontvangen van een communicatie aanleiding geeft tot een termijn, deze termijn in op de eerste werkdag na het verzenden of ontvangen van de e-mail.

Onder werkdag dient men te verstaan, de dag die geen zaterdag, zondag of wettelijke feestdag is;

Informatie over het beginpunt van de termijn en de gevolgen van niet-naleving wordt op nauwkeurige, duidelijke en ondubbelzinnige wijze verstrekt. § 3. De geprotocolleerde gegevens die door de Dienst worden bewaard, vormen, tot bewijs van het tegendeel, het bewijs van de technische ontvangst van het formulier en de begeleidende documenten, evenals het tijdstip van ontvangst en de verzonden gegevens.

In lid 1, wordt onder geprotocolleerde gegevens verstaan, alle technische connectie- of trafiekgegevens geregistreerd door de informaticaservers van de Dienst;

HOOFDSTUK 5. - De digitale kloof bestrijden

Art. 14.§ 1. Onverminderd de in artikel 2, lid 1, genoemde uitzondering moet de overheidsinstantie, om de digitale kloof te bestrijden, alle gebruikers het volgende garanderen : 1° ondersteuning voor het online afhandelen van administratieve procedures;2° technologische oplossingen die elke administratieve procedure of online communicatie gemakkelijker toegankelijk maken voor personen met een handicap;3° de mogelijkheid om administratieve procedures of mededelingen anders dan online uit te voeren door gebruikers een fysieke ontvangst, een telefoondienst en contact per post te bieden. De overheidsinstantie zorgt ervoor dat deze voorwaarden onder de aandacht van de gebruikers worden gebracht. § 2. De Regering kan aanvullende procedures vaststellen voor de uitvoering van de in paragraaf 1 bedoelde maatregelen..

De Regering kan initiatieven ontwikkelen en andere specifieke maatregelen nemen om de digitale kloof te verkleinen.

HOOFDSTUK 6. - Slotbepalingen

Art. 15.Het decreet van 27 maart 2014Relevante gevonden documenten type decreet prom. 27/03/2014 pub. 15/04/2014 numac 2014202320 bron waalse overheidsdienst Decreet betreffende de communicaties via elektronische weg tussen de gebruikers en de Waalse openbare overheden, voor de aangelegenheden bedoeld in artikel 138 van de Grondwet sluiten betreffende de communicaties via elektronische weg tussen de gebruikers en de Waalse openbare overheden, voor de aangelegenheden bedoeld in artikel 138 van de Grondwet wordt opgeheven.

Art. 16.Dit decreet treedt in werking op de datum die de Regering bepaalt, en uiterlijk op 1 juni 2025.

Kondigen dit decreet af, bevelen dat het in het Belgisch Staatsblad zal worden bekendgemaakt.

Namen, 21 november 2024.

De Minister-President en Minister van Begroting, Financiën, Onderzoek en Dierenwelzijn, A. DOLIMONT De Vice-Minister-President en Minister van Ruimtelijk Beleid, Infrastructuren, Mobiliteit en Plaatselijke Besturen, F. DESQUESNES De Vice-Minister-President en Minister van Economie, Industrie, Digitale Technologieën, Tewerkstelling en Vorming, P.-Y. JEHOLET De Minister van Volksgezondheid, Leefmilieu, Solidariteit en Sociale Economie, Y. COPPIETERS De Minister van Ambtenarenzaken, Administratieve Vereenvoudiging en Sportinfrastructuur, J. GALANT De Minister van Toerisme, Erfgoed en Kinderopvangbeleid, V. LESCRENIER De Minister van Energie, Lucht-Klimaatplan, Huisvesting en Luchthavens, C. NEVEN De Minister van Landbouw en Landelijke Aangelegenheden, A-C. DALCQ _______ Nota (1) Zitting 2024-2025. Stukken van het Waalse Parlement, 34 (2024-2025) Nrs. 1 tot 6.

Volledig verslag, plenaire vergadering van 20 november 2024.

Bespreking.

Stemming.