25 NOVEMBER 2013 . - Besluit van de Waalse Regering tot organisatie van de interne controle en de interne audit met betrekking tot de begroting en de boekhouding, evenals van de administratieve en begrotingscontrole

De Waalse Regering, Gelet op het decreet van 15 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 15/12/2011 pub. 29/12/2011 numac 2011027237 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering sluiten houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering, inzonderheid op de artikelen 21, 23, 37, 38, 46, 47 en 48;

Gelet op het besluit van de Waalse Regering van 17 juli 1997Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 17/07/1997 pub. 08/08/1997 numac 1997027404 bron ministerie van het waalse gewest Besluit van de Waalse Regering betreffende de administratieve en begrotingscontrole sluiten betreffende de administratieve en begrotingscontrole;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 2 oktober 2013;

Gelet op de instemming van de Minister van Begroting, gegeven op 3 oktober 2013;

Gelet op het advies nr. 54.264/2 van de Raad van State, gegeven op 30 oktober 2013, overeenkomstig artikel 84, § 1, eerste lid, 1°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op de voordracht van de Minister van Begroting en van de Minister van Ambtenarenzaken;

Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen

Artikel 1.De bepalingen van dit besluit zijn van toepassing op de eenheid bepaald in artikel 3, eerste lid, van het decreet van 15 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 15/12/2011 pub. 29/12/2011 numac 2011027237 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering sluiten.

Art. 2.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder : 1° decreet van 15 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 15/12/2011 pub. 29/12/2011 numac 2011027237 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering sluiten : decreet van 15 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 15/12/2011 pub. 29/12/2011 numac 2011027237 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering sluiten houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering;2° besluit van de Waalse Regering van 13 december 2012Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 13/12/2012 pub. 20/12/2012 numac 2012207379 bron waalse overheidsdienst Besluit van de Waalse Regering houdende diverse maatregelen betreffende de uitvoering van de begroting en de budgettaire en algemene boekhouding sluiten : besluit van de Waalse Regering van 13 december 2012Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 13/12/2012 pub. 20/12/2012 numac 2012207379 bron waalse overheidsdienst Besluit van de Waalse Regering houdende diverse maatregelen betreffende de uitvoering van de begroting en de budgettaire en algemene boekhouding sluiten houdende diverse maatregelen betreffende de uitvoering van de begroting en de budgettaire en algemene boekhouding;3° Minister van Ambtenarenzaken : de Minister bevoegd voor Ambtenarenzaken;4° Waalse Overheidsdienst : Waalse Overheidsdienst, namelijk de diensten van het algemeen bestuur van het Waalse Gewest;5° begrotings- en financiëndiensten : Overkoepelend Directoraat-generaal Begroting, Logistiek en Informatie- en communicatietechnologieën van de Waalse Overheidsdienst - Departementen Begroting, Boekhouding en Thesaurie;6° verantwoordelijke overheid : elk al dan niet hiërarchisch gezag wiens opdracht erin bestaat boekhoudkundige, budgettaire, financiële of vermogensverrichtingen na te trekken;7° controle-eenheid voor de vastleggingen : eenheid bedoeld in het besluit van de Waalse Regering van 13 december 2012Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 13/12/2012 pub. 20/12/2012 numac 2012207379 bron waalse overheidsdienst Besluit van de Waalse Regering houdende diverse maatregelen betreffende de uitvoering van de begroting en de budgettaire en algemene boekhouding sluiten die binnen de begrotings- en financiëndiensten belast is met de controle op de vastleggingen;8° controle-eenheid voor de vereffeningen : eenheid bedoeld in het besluit van de Waalse Regering van 13 december 2012Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 13/12/2012 pub. 20/12/2012 numac 2012207379 bron waalse overheidsdienst Besluit van de Waalse Regering houdende diverse maatregelen betreffende de uitvoering van de begroting en de budgettaire en algemene boekhouding sluiten die binnen de begrotings- en financiëndiensten belast is met de controle op de vastleggingen;9° eenheid van de inspectie van de gedecentraliseerde penningmeesters : eenheid bedoeld in het besluit van de Waalse Regering van 13 december 2012Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 13/12/2012 pub. 20/12/2012 numac 2012207379 bron waalse overheidsdienst Besluit van de Waalse Regering houdende diverse maatregelen betreffende de uitvoering van de begroting en de budgettaire en algemene boekhouding sluiten die binnen de begrotings- en financiëndiensten belast is met de inspectie van de gedecentraliseerde penningmeesters;10° terugkerende uitgaven : uitgaven die onontbeerlijk zijn voor de werking van de diensten en waarvan de bedragen tijdens het begrotingsjaar eisbaar zullen worden maar die voortvloeien uit verplichtingen waarvan de gevolgen over verschillende jaren verspreid worden en waarvan de toerekening op het jaar van ontstaan een last zou betekenen zonder economisch verband hiermee, ofwel uit verplichtingen waarvan het ontstaan moeilijk te bepalen is en waarvan het bedrag ongekend is op het ogenblik van hun ontstaan;11° SEC : Europees stelsel van nationale en gewestelijke rekeningen, ingevoerd bij Verordening 2223/96 van 25 juni 1996. HOOFDSTUK II. - Budgettaire en boekhoudkundige interne controle Afdeling 1. - Voorafgaande bepalingen

Art. 3.§ 1. De Waalse Overheidsdienst voert systemen in voor de oplijsting, de beoordeling en hiërarchisering van de risico's door ze aan te passen aan de aard en aan het volume van zijn verrichtingen.

Regelmatig worden de risico's en de interne controleregeling herbeoordeeld om hun relevantie te onderzoeken ten overstaan van de evolutie van de activiteit en de omgeving.

De interne controle wordt zo ingericht dat een concentratie van de financiële risico's in de handen van éénzelfde personeelslid voorkomen wordt.

Het beheerssysteem en het systeem voor interne controleprocedures bedoeld in artikel 6, § 3, van het besluit van de Waalse Regering van 13 december 2012Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 13/12/2012 pub. 20/12/2012 numac 2012207379 bron waalse overheidsdienst Besluit van de Waalse Regering houdende diverse maatregelen betreffende de uitvoering van de begroting en de budgettaire en algemene boekhouding sluiten houden de beheersing van de risico's inzake conformiteit, betrouwbaarheid en integriteit van de budgettaire en financiële gegevens in. § 2. De budgettaire en boekhoudkundige procedures worden schriftelijk bepaald en vastgesteld zodat ze een duidelijke documentatie vormen, die op elk vlak geformaliseerd en bijgewerkt wordt. § 3. In het informaticasysteem dat als drager dient voor de begroting en de boekhouding worden automatische controles en manuele interventies geïntegreerd voor de aanvaarding van de verrichtingen, waarbij de traceerbaarheid en de identificatie van de actoren gewaarborgd wordt. Er worden hulp- en bewaarprocedures voorzien om de continuïteit en de integriteit van de ingevoerde informatie te garanderen. § 4. De internationaal erkende normen voor interne controle bij de overheid worden toegepast.

Art. 4.Elk personeelslid neemt in functie van de toegewezen opdrachten en verantwoordelijkheden deel aan de goede werking van het interne controlesysteem.

Art. 5.De eenheden voor de controle van de vastleggingen en de vereffeningen zijn onafhankelijk van de diensten die de gecontroleerde verrichtingen tot stand hebben doen komen. Periodiek rapporteren zij de tijdens hun controleverrichtingen vastgestelde afwijkingen aan de verantwoordelijke overheid. Afdeling 2. - Controle van de vastleggingen

Onderafdeling 1. - Budgettaire vastleggingen

Art. 6.§ 1er. Aan de controle-eenheid voor de vastleggingen worden voorgelegd : 1° een vastleggingsvisum voorafgaandelijk aan hun kennisgeving, de uitgaven bedoeld in artikel 22, § 1, lid 1, van het decreet van 15 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 15/12/2011 pub. 29/12/2011 numac 2011027237 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering sluiten.Dat vastleggingsvisum wordt verhoogd in het geval dat de hypothese van artikel 27, § 2, 1°, lid 2, van het besluit van de Waalse Regering van 13 december 2012Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 13/12/2012 pub. 20/12/2012 numac 2012207379 bron waalse overheidsdienst Besluit van de Waalse Regering houdende diverse maatregelen betreffende de uitvoering van de begroting en de budgettaire en algemene boekhouding sluiten zich voordoet; 2° een vastleggingsvisum van de in het loop van het begrotingsjaar eisbare sommen, met inbegrip van, in voorkomend geval, de verhoging ervan voor uitvoering ervan, de terugkerende uitgaven bedoeld in artikel 22, § 3, van het decreet van 15 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 15/12/2011 pub. 29/12/2011 numac 2011027237 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering sluiten.Een provisioneel visum kan opgevraagd wordt op grond van een inschatting van de betrokken uitgaven, samen met de nodige bewijsstukken en, in voorkomend geval, het advies van de Inspectie van Financiën; 3° een regulerend vastleggingsvisum, de uitgaven bedoeld in artikel 23, § 1, van het decreet van 15 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 15/12/2011 pub. 29/12/2011 numac 2011027237 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering sluiten. § 2. In de hypothese, onder de voorwaarden en op grond van de bewijsstukken bedoeld in artikel 27, § 2, 1°, leden 3 en 4, van het besluit van de Waalse Regering van 13 december 2012Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 13/12/2012 pub. 20/12/2012 numac 2012207379 bron waalse overheidsdienst Besluit van de Waalse Regering houdende diverse maatregelen betreffende de uitvoering van de begroting en de budgettaire en algemene boekhouding sluiten wordt het vastleggingsvisum a rato van het overschot door de eenheid van de controle der vastleggingen gekort.

Art. 7.Er wordt een vastleggingsvisum toegekend per individueel beschouwde uitgave.

Dit visum kan evenwel meerdere uitgaven omvatten indien ofwel : 1° de aard ervan dit verantwoordt;2° de aard ervan dezelfde is en de begunstigden vernoemd worden in één enkel stuk;3° de identiteit van de begunstigden niet juist achterhaald kan worden;4° het individueel bedrag van elke uitgave niet juist bepaald kan worden;5° de identiteit van de begunstigden en het individueel bedrag van elke uitgave niet juist bepaald kunnen worden.

Art. 8.§ 1. Om een vastleggingsvisum te krijgen, zorgt de ordonnateur ervoor dat de eenheid voor de contrôle van de vastleggingen ter ondersteuning van de bewijsstukken een aanvraag overgemaakt wordt met volgende inlichtingen : 1° het voorwerp van de akte die geviseerd moet worden;2° in voorkomend geval, de adresgegevens van de betrokken partij zoals de leverancier, de inschrijver, de schuldeiser, de begunstigde of de gedecentraliseerde penningmeester;3° het bedrag van de vermoedelijke uitgave op grond van het ontwerp-contract, het ontwerp-toekenningsbesluit, het beschikkend gedeelte van de uitgavenbegroting, de normerende bepaling of elk ander gegeven, met inbegrip van een raming;4° het jaar, de organisatie-afdeling, het programma en het basisartikel van de uitgavenbegroting;5° de naam en de hoedanigheid van de ordonnateur. In voorkomend geval worden de voorafgaandelijke instemmingen of adviezen waarvan sprake in de bepalingen van hoofdstuk 4 bij de verantwoordingsstukken gevoegd. § 2. Om een regulerend vastleggingsvisum te bekomen, worden door de ordonnateur aan de eenheid voor de controle van de vastleggingen voorgelegd : 1° de verantwoordingsstukken van de vereffening van de uitgave, in voorkomend geval, de weigering tot bekrachtiging ervan door de eenheid voor de controle van de vereffeningen wegens uitblijven van een voorafgaandelijke vastlegging;2° het advies van de Inspectie van Financiën overeenkomstig artikel 42, 5°;3° de instemming van de Minister van Begroting in geval van toepassing van artikel 33, § 1, 3°.

Art. 9.§ 1. De eenheid voor de controle van de vastleggingen onderzoekt meer bepaald : 1° de juistheid van de gegevens voor de toerekening op de begroting;2° in voorkomend geval, de overeenstemming van de vastlegging met de begrotingsmachtigingen;3° in voorkomend geval, de begunstigde en het bedrag;4° de beschikbaarheid van de vastleggingskredieten;5° de overeenstemming van de uitgave met de wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, reglementen, vonnissen en contracten of met de bepalingen van de artikelen 16, § 1, en 17 van het besluit van de Waalse Regering van 13 december 2012Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 13/12/2012 pub. 20/12/2012 numac 2012207379 bron waalse overheidsdienst Besluit van de Waalse Regering houdende diverse maatregelen betreffende de uitvoering van de begroting en de budgettaire en algemene boekhouding sluiten;6° de inachtneming van de procedures inzake administratieve en budgetaire controle bedoeld in hoofdstuk 4;7° de regelmatigheid van de voorgelegde bewijsstukken. § 2. De eenheid voor de controle van de vastleggingen wordt ertoe gemachtigd, elk verzoek tot regulerende vastlegging te viseren wanneer de vastleggingskredieten beschikbaar zijn op het gepaste basisartikel van het lopende begrotingsjaar.

Art. 10.Na afloop van haar onderzoek stelt de eenheid voor de controle van de vastleggingen haar beslissing ter beschikking van de ordonnateur.

In het geval dat het aangevraagde vastleggingsvisum toegekend wordt, vermeldt de beslissing minstens het visumnummer, de datum ervan en de toerekening van de uitgave op de begroting ten laste van de vastleggingskredieten.

In het geval dat het aangevraagde vastleggingsvisum niet toegekend kan worden wegens de onvolledigheid van de aanvraag, wordt de ordonnateur verzocht de ontbrekende stukken voor te leggen.

In het geval dat het aangevraagde vastleggingsvisum geweigerd wordt wegens onregelmatigheden in de aanvraag, wordt de ordonnateur ingelicht over de gemotiveerde beslissing.

Art. 11.Het boekhoudsysteem registreert gedurende éénzelfde begrotingsjaar en zonder onderbreking : 1° de toegekende visumnummers, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen de verschillende soorten vastleggingen;2° afzonderlijk, de visumweigeringen.

Art. 12.Elke visumaanvraag ten laste van de kredieten van een welbepaald begrotingsjaar wordt uiterlijk tegen 31 december van datzelfde jaar behandeld.

Op voorstel van de Minister van Begroting bepaalt de Regering de datum waarop de aanvragen de diensten voor de begroting en de financiën moeten bereiken.

Onderafdeling 2. - Rechtsverbintenissen

Art. 13.De fases van budgettaire en juridische vastlegging van éénzelfde uitgave vallen onder de bevoegdheid van de ordonatteurs die volgens de vigerende reglementering gemachtigd zijn om de vastleggingskredieten te gebruiken ten laste waarvan de uitgave begrotingsgewijze toegerekend dient te worden.

Het bedrag van de juridische vastlegging, bewezen volgens de nadere regels van artikel 27, § 2, 1°, lid 4, van het besluit van de Waalse Regering van 13 december 2012Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 13/12/2012 pub. 20/12/2012 numac 2012207379 bron waalse overheidsdienst Besluit van de Waalse Regering houdende diverse maatregelen betreffende de uitvoering van de begroting en de budgettaire en algemene boekhouding sluiten wordt op adequate wijze geboekt.

Een globale budgettaire vastlegging zoals bedoeld in artikel 7 kan door meerdere individuele juridische vastleggingen bevestigd worden.

De nazichtsopdracht bedoeld in artikel 24, § 1, van het decreet van 15 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 15/12/2011 pub. 29/12/2011 numac 2011027237 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering sluiten wordt toevertrouwd aan de diensten voor begroting en financiën. Afdeling 3. - Controle van de vereffeningen

Art. 14.Elke uitgave waarvan de betaling verricht moet worden door de centraliserende penningmeester wordt door de ordonnateur onderworpen aan de eenheid voor de controle van de vereffeningen, met het oog op bekrachtiging en definitieve toerekening ervan ten laste van de vereffeningskredieten.

Art. 15.Om de bekrachtiging van de vereffening te bekomen, deelt de ordonnateur de eenheid voor de controle van de vereffeningen de nodige gegevens mee, waaronder met name : 1° het bewijsstuk, goedgekeurd volgens de nadere regels vastgelegd door de Minister van Begroting en waaruit de verrichte en aanvaarde dienst blijkt;2° het nummer van het vastleggingsvisum of, bij gebreke daarvan, het nummer van de aanvraag ervan;3° het jaar, de organisatie-afdeling, het programma en het basisartikel van de uitgavenbegroting;4° het te betalen bedrag;5° de betrokken partij;6° het nummer van de financiële rekening geopend op naam van de begunstigde;7° de vervaldatum voor de betaling;8° de al dan niet gestructureerde mededeling;9° in voorkomend geval, de vermogenskenmerken van de uitgave.

Art. 16.§ 1. De eenheid voor de controle van de vereffeningen onderzoekt met name : 1° de voorafgaandelijke vastlegging van de uitgave;2° de correcte verbinding van de vastgestelde rechten met het begrotingsjaar;3° de juistheid van de gegevens voor de toerekening op de begroting;4° de beschikbaarheid van het vereffeningskrediet;5° de regelmatigheid van de voorgelegde bewijsstukken.6° de naam en de hoedanigheid van de ordonnateur;7° de juistheid van de gegevens nodig voor de bevrijdende betaling;8° het al dan niet bestaan van een geschil in de zin van de artikelen 21 en 22 van het besluit van de Waalse Regering van 13 december 2012Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 13/12/2012 pub. 20/12/2012 numac 2012207379 bron waalse overheidsdienst Besluit van de Waalse Regering houdende diverse maatregelen betreffende de uitvoering van de begroting en de budgettaire en algemene boekhouding sluiten;9° de afwezigheid van een betaling van hetzelfde bedrag op grond van hetzelfde bewijsstuk aan dezelfde begunstigde en met dezelfde mededeling. De juiste verbinding bedoeld in lid 1, 2°, houdt in dat het verplicht bewijsstuk voor het bekomen van de betaling uiterlijk de datum van 31 december draagt, door de ordonnateur wordt overgemaakt en de dienst bedoeld in artikel 2, 5°, tegen diezelfde datum heeft bereikt, en bekrachtigd wordt door de eenheid voor de controle van de vereffeningen. § 2. Bij voorschotten aan gedecentraliseerde penningmeesters wordt de controle waarvan sprake in paragraaf 1 door de eenheid voor de inspectie van de gedecentraliseerde penningmeesters verricht.

Art. 17.De bekrachtiging van de vereffening wordt gedagtekend en in de boekhouding verbonden met het vastleggingsvisum waarvan zij de verplichting opheft.

Wanneer de bekrachtiging van de vereffening geweigerd wordt wegens onregelmatigheden, wordt de ordonnateur daarover ingelicht.

Als de voorafgaandelijke vastlegging van de uitgave bedoeld in artikel 16, § 1, 1°, ontbreekt, dient de ordonnateur een regulerende vastlegging aan te vragen overeenkomstig artikel 6, § 1, 3°, en zijn dossier opnieuw in te dienen, samen met het regulerend vastleggingsvisum.

Art. 18.De uitgaven in verband met een welbepaald begrotingsjaar dienen door de eenheid voor de controle van de vereffeningen bekrachtigd te worden en toegerekend te worden op de kredieten tegen uiterlijk 31 januari van het daaropvolgende jaar, uitgezonderd de voorschotten aan de gedecentraliseerde penningmeesters, die vereffend en toegerekend moeten worden tegen 31 december van dat begrotingsjaar. Afdeling 4. - Controle van de penningmeesters en ontvangers

Onderafdeling 1. - Algemene bepalingen

Art. 19.Overeenkomstig artikel 38, § 3, van het decreet van 15 december 2001 moet het centraal innings- en uitbetalingssysteem voor de gelden van de Waalse Overheidsdienst zo opgevat worden dat alle verrichtingen chronologisch getraceerd kunnen worden en ruimte laten voor acties die bedrog en dubbele betalingen verhinderen.

Art. 20.§ 1. De Waalse Overheidsdienst voert interne controleprocedures in die ervoor zorgen dat de penningmeesters en de ontvangers hun opdrachten uitvoeren overeenkomstig hun aanstellingsbesluit en de voorschriften van het besluit van de Waalse Regering van 13 december 2012Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 13/12/2012 pub. 20/12/2012 numac 2012207379 bron waalse overheidsdienst Besluit van de Waalse Regering houdende diverse maatregelen betreffende de uitvoering van de begroting en de budgettaire en algemene boekhouding sluiten of enige andere reglementering betreffende de Waalse gewestbelastingen. § 2. Indien uit indicatoren bij de controle van het wettelijk en regelmatig karakter van de verrichtingen van de penningmeesters en de ontvangers of los daarvan blijkt dat er een risico op wanbeheer bestaat, kan een verantwoordelijk gezag een specifieke controle op de stukken en, in voorkomend geval, ter plaatse voeren. Als daaruit blijkt dat er eenvoudige vergissingen begaan werden waarvan correctie mogelijk is, worden penningmeester of ontvanger verzocht die door te voeren.

Art. 21.§ 1. Het verantwoordelijk gezag ziet erop toe dat elke penningmeester en elke ontvanger verantwoording afleggen voor hun beheer in de gevallen en binnen de termijnen, evenals volgens de nadere regels van artikel 39 van het decreet van 15 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 15/12/2011 pub. 29/12/2011 numac 2011027237 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering sluiten. § 2. Voordat de rekeningen aan het Rekenhof worden overgemaakt, onderzoekt het verantwoordelijk gezag minstens de vorm en de volledigheid van de rekening, evenals de rekenkundige bewerkingen ervan, en de onderlinge overeenstemming van de geschriften en de saldo's van de financiële rekening geopend op naam van de penningmeester of de ontvanger. § 3. Wanneer uit de rekening van de penningmeester een tekort blijkt, wordt deze door het verantwoordelijk gezag verzocht dit tekort aan te vullen. Zoniet wordt er een proces-verbaal opgemaakt met het vastgestelde tekort, de dag waarop en de omstandigheden waarin zich dat tekort voordeed en wordt dit onverwijld aan het Rekenhof overgemaakt, samen met de rekening die het tekort vertoont. § 4. Wanneer het Rekenhof de debetrekening blokkeert, beslist de Minister van Begroting met inachtneming van de toepasselijke bepalingen om, indien daar al dan niet aanleiding toe is, de ontvanger of de penningmeester voor het Hof te dagen om het tekort terug te betalen. Bij een tekort wordt dit bedrag onverwijld op het krediet geboekt waarvan sprake in artikel 40 van het decreet van 15 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 15/12/2011 pub. 29/12/2011 numac 2011027237 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering sluiten om de deficitaire financiële rekening te stijven.

Onderafdeling 2 - Bepalingen met betrekking tot het gedecentraliseerd financiënbeheer

Art. 22.§ 1. Onverminderd de reglementering betreffende de ministeriële kabinetten en overeenkomstig de bepalingen van artikel 19 van het besluit van de Waalse Regering van 13 december 2012Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 13/12/2012 pub. 20/12/2012 numac 2012207379 bron waalse overheidsdienst Besluit van de Waalse Regering houdende diverse maatregelen betreffende de uitvoering van de begroting en de budgettaire en algemene boekhouding sluiten wordt de inspectie van de gecentraliseerde thesaurieën onder meer ermee belast : 1° te waken over de indiening van de tussenrekeningen door elke gedecentraliseerde penningmeester en de ordonnateur in te lichten wanneer de gedecentraliseerde penningmeester in gebreke blijft, twee opeenvolgende tussenrekeningen voor te leggen;2° na te gaan of de tussenrekeningen elkaar opvolgen;3° zich ervan te vergewissen dat de niet-gebruikte saldi van de tijdens het begrotingsjaar geïnde geldvoorschotten uiterlijk op 15 februari van het volgende jaar aan de centraliserende penningmeester teruggestort worden. Gesteld dat het voorschot toegerekend werd op een basisartikel dat gecodificeerd werd onder verwijzing naar hoofdgroep 7 van de economische classificatie, vergewist de eenheid voor de inspectie van de gedecentraliseerde penningmeesters zich bovendien er voor elke vermogensuitgave van dat het rekeningnummer in de algemene boekhouding of elke andere melding waardoor deze op het activa van de balans geboekt kan worden, opgenomen wordt in de tussenrekening en op de verantwoordingsstukken. § 2. De gecontroleerde tussenrekeningen en hun bewijsstukken worden binnen de begrotings-en financiëndienst gecentraliseerd om eventueel de geschriften in de algemene boekhouding te regulariseren en, in voorkomend geval, er de vermogensuitgaven te boeken op de activa van de balans.

Art. 23.Er worden door de eenheid voor de inspectie van de gedecentraliseerde penningmeesters controles gevoerd op de inachtneming van de bepalingen van artikel 18 van het besluit van de Waalse Regering van 13 december 2012Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 13/12/2012 pub. 20/12/2012 numac 2012207379 bron waalse overheidsdienst Besluit van de Waalse Regering houdende diverse maatregelen betreffende de uitvoering van de begroting en de budgettaire en algemene boekhouding sluiten.

Die controles hebben met name betrekking op : 1° de inachtneming van de perken van elk voorschot;2° in voorkomend geval, de kasverrichtingen;3° de hoedanigheid van de gemachtigde ordonnateur;4° de hoedanigheid van de oorspronkelijke schuldeiser van de begunstigden van de betalingen;5° de geschriften met betrekking tot de betalingen uitgevoerd in januari ;6° de regelmatigheid en de wettelijkheid van de uitgave. Onderafdeling 5. - Bescherming van het vermogen

Art. 24.Overeenkomstig artikel 46, lid 2, 7°, van het decreet van 15 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 15/12/2011 pub. 29/12/2011 numac 2011027237 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering sluiten voert de Waalse Overheidsdienst gepaste regelingen in ter bescherming van diens vermogen tegen waardeverliezen, diefstal, bedrieglijk gebruik en schade.

Op de roerende goederen die in de activa van de balans opgenomen zijn wordt er een barcode, of een gelijkaardige techniek, aangebracht zodat ze in de tijd getraceerd kunnen worden. De gegevens stemmen overeen met de gegevens geboekt op het ogenblik van de aankopen in de inventaris bedoeld in artikel 34 van het decreet van 15 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 15/12/2011 pub. 29/12/2011 numac 2011027237 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering sluiten. Afdeling 6 - Controle op het beheer van de leveringen en kleine

goedkope duurzame goederen

Art. 25.Overeenkomstig artikel 46, lid 2, 9°, van het decreet van 15 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 15/12/2011 pub. 29/12/2011 numac 2011027237 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering sluiten treft de Waalse Overheidsdienst alle gepaste interne controlemaatregelen ter voorkoming van : 1° elk bedrog in het beheer van de bevoorradingen en leveringen;2° elke vernieling;3° elke diefstal. De Waalse Overheidsdienst verricht een correcte raming van zijn behoeften aan goedkope kleine duurzame goederen en de leveringen ervan. Hij zorgt voor de fysieke veiligheid van zijn voorraden en het permanent beheer ervan door registratie van met name elke uitgaande en binnenkomende beweging, de lokalisatie ervan, evenals van, in voorkomend geval, hun eindbestemming.

De goedkope duurzame kleine goederen die rechtstreeks geboekt worden in de resultatenrekening van de algemene boekhouding overeenkomstig de SEC, worden in de fysieke inventaris opgenomen. De gebruikers zijn er verantwoordelijk voor en verbinden er zich toe ze bij eerste verzoek van het verantwoordelijk gezag terug te geven. HOOFDSTUK III. - Budgettaire en boekhoudkundige interne controle

Art. 26.Overeenkomstig artikel 47 van het decreet van 15 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 15/12/2011 pub. 29/12/2011 numac 2011027237 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering sluiten is de Directie Interne Werkingsaudit van de Waalse Overheidsdienst belast met de audits in de begroting en de boekhouding van deze overheidsdienst zoals omschreven in artikel 2, 4°.

Art. 27.Onverminderd andere opdrachten die het Auditcomité werden toevertrouwd en de toepassing van andere reglementeringen inzake Waalse gewestelijke belastingen, zijn auditactiviteiten betreffende de uitvoering van de begroting en de boekhoudingen, evenals de daarmee verband houdende financiële verrichtingen, rekening houdend met de risicobeoordeling bedoeld in artikel 3, § 1, inbegrepen in het door het Auditcomité gevoerde auditbeleid van de openbare dienst bedoeld in artikel 26. In diezelfde domeinen kan de Minister van Begroting een speciefieke aanvraag waarvan hij de doelstellingen vastlegt, de aard en het onderzoeksgebied bij het Auditcomité aanhangig maken.

In het kader van de auditactiviteiten bedoeld in lid 1 en onverminderd de toepasbare wettelijke of reglementaire bepalingen wordt het Auditcomité ermee belast : 1° de interne auditopdrachten te programmeren en de uitvoering ervan door de personeelsleden die met de interne audit belast zijn, te coördineren;2° te waken over de opvolging van de acties waartoe werd besloten na afloop van de interne auditopdrachten bedoeld in 1°;3° de gepastheid, de doeltreffendheid en de kwaliteit van de interne audit in begroting en boekhouding, uitgevoerd binnen de Waalse Overheidsdienst te beoordelen, evenals aanbevelingen te doen;4° de methodes en de instrumenten, uitgevoerd door de personeelsleden belast met de interne audit goed te keuren en zich vergewissen van de verspreiding van de goede praktijken inzake interne audit en interne controle op begroting en beokhouding binnen de Waalse Overheidsdienst.

Art. 28.De personeelsleden belast met de interne audit voeren hun opdrachten uit overeenkomstig de beroepsnormen inzake interne audit en het handvest interne audit van de Waalse Overheidsdienst.

Krachtens het beginsel van de scheiding tussen de operationele functies en de controlerende functies mogen de ordonnateurs, de penningmeesters of de ontvangers niet deelnemen aan de auditopdrachten in de diensten waar ze hun ambt uitoefenen. HOOFDSTUK IV. - Administratieve en budgettaire controle Afdeling 1. - Inleidende bepalingen

Art. 29.De administratieve en budgettaire controle wordt door de Regering, de Minister van Begroting en de Minister van Ambtenarenzaken uitgeoefend.

De controle heeft betrekking op de ontwerpen van beslissing van de Regering en op die van de diensten van het algemeen bestuur van het Gewest.

De Regering, de Minister van Begroting en de Minister van Ambtenarenzaken worden bijgestaan door de Inspecteurs van Financiën bedoeld in artikel 48, § 2, van het decreet van 15 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 15/12/2011 pub. 29/12/2011 numac 2011027237 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering sluiten. Afdeling 2. - De Regering

Art. 30.De Regering beslist over de maatregelen die voor de begrotingsopmaak onontbeerlijk zijn.

De Minister van Begroting werkt de voorontwerpen van begrotingsdecreten en de op Regeringsinitiatief genomen door amendementen op die ontwerpen uit.

Art. 31.De Regering waakt over de uitvoering van de begroting.

Daartoe licht de Minister van Begroting regelmatig de Regering in over de begrotingstoestand en de perspectieven inzake de uitvoering van de begroting.

De Regering bepaalt haar houding ten opzichte van de voorstellen van decreet en de van het Parlement uitgaande amendementen, waarvan de aanneming een weerslag zou kunnen hebben, hetzij op de ontvangsten, hetzij op de uitgaven.

Art. 32.In dringende gevallen worden de bevoegdheid van de Regering waarvan sprake in artikel 31, tweede lid, alsmede het recht van de Regering op amendementen betreffende de begroting van het Gewest uitgeoefend door de Minister bevoegd voor de Begroting. Afdeling 3. - Minister van Begroting

Art. 33.§ 1. Aan de voorafgaande instemming van de Minister van Begroting worden onderworpen de voorontwerpen van decreet, de ontwerpen van besluit, van omzendbrief of van beslissing : 1° waarvoor geen of onvoldoende kredieten bestaan;2° waardoor, rechtstreeks of onrechtstreeks, de ontvangsten kunnen worden beïnvloed, of nieuwe uitgaven kunnen ontstaan; 3° die in het geval bedoeld in artikel 23, § 1, van het decreet van 15 december 2001 een regulerende vastlegging vereisen indien het bedrag van de uitgave hoger is dan 31.000 euro, btw niet meegerekend voor de andere uitgaven dan de subsidies; 4° waarbij organieke regelen betreffende de toekenning van toelagen worden uitgevaardigd of gewijzigd; 5° die betrekking hebben op de facultatieve toelagen hoger dan 25.000 euro die gemachtigd worden door een organiek decreet of, bij gebreke daarvan, door een bijzondere bepaling opgenomen in de uitgavenbegroting overeenkomstig artikel 8, § 4, 3°, van het decreet van 15 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 15/12/2011 pub. 29/12/2011 numac 2011027237 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering sluiten en die geen aanleiding geven tot een nominatieve inschrijving van de begunstigde op de bij de gevoegde tabel van de basisallocaties bedoeld in artikel 8, § 4, 6°, van hetzelfde decreet; 6° die betrekking hebben op de facultatieve toelagen hoger dan 500.000 euro die gemachtigd worden door een organiek decreet of, bij gebreke daarvan, door een bijzondere bepaling opgenomen in de uitgavenbegroting overeenkomstig artikel 8, § 4, 3°, van het decreet van 15 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 15/12/2011 pub. 29/12/2011 numac 2011027237 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering sluiten en die geen aanleiding geven tot een nominatieve inschrijving van de begunstigde op de bij de gevoegde tabel van de basisallocaties bedoeld in artikel 8, § 4, 6°, van hetzelfde decreet; 7° die betrekking hebben op ontwerpen van beslissing inzake overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, die aan de Regering worden voorgelegd krachtens het besluit tot regeling van haar werking;8° die betrekking hebben op het verlenen van de Gewestwaarborg buiten de toepassing van de organieke bepalingen die de toekenningsvoorwaarden ervan vaststellen. § 2. De Minister van Begroting betuigt zijn instemming binnen tien dagen.

Wanneer de instemming van de Minister van Begroting evenwel vereist is voor de beraadslaging door de Regering, kan daar zonder verdere formaliteit akte van genomen worden in de definitieve kennisgeving van de beslissing van de Regering.

Art. 34.De ontwerpen van beraadslaging van de Regering bedoeld in artikel 13 van het decreet van 15 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 15/12/2011 pub. 29/12/2011 numac 2011027237 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering sluiten worden aan de Regering voorgelegd door de Minister van Begroting en de vakminister samen. Afdeling 4. - Minister van Ambtenarenzaken

Art. 35.Aan de instemming van de Minister van Ambtenarenzaken worden onderworpen de voorontwerpen van decreet en de ontwerpen van besluit die strekken tot de vaststelling of de wijziging van : 1° de personeelsformaties;2° de bezoldigingsregeling van het personeel en de weddeschalen van de graden;3° de statutaire bepalingen voor het personeel. Afdeling 5. - Gemeenschappelijke bepalingen van de afdelingen 3 en 4

Art. 36.Wanneer de in de artikelen 33 en 35 bedoelde voorontwerpen en ontwerpen de instemming van de Minister van Begroting of van de Minister van Ambtenarenzaken niet hebben gekregen, kunnen zij door de betrokken Minister aan de Regering worden voorgelegd.

Art. 37.De Minister van Begroting en de Minister van Ambtenarenzaken kunnen, ieder wat hem betreft, voor bepaalde aangelegenheden beslissen dat het gunstig advies van de Inspecteur van Financiën vrijstelt van hun voorafgaande instemming. Afdeling 6. - De Inspecteurs van Financiën

Art. 38.De Inspecteurs van Financiën vervullen de functie van budgettaire en financiële raadgever van de Minister bij wie ze geaccrediteerd zijn.

Art. 39.De Inspecteurs van Financiën verstrekken aan de Minister bij wie ze geaccrediteerd zijn, alle aanbevelingen die de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de ingezette middelen kunnen verhogen, de werking van de diensten kunnen verbeteren en besparingen of ontvangsten kunnen verwezenlijken.

Art. 40.De Inspecteurs van Financiën brengen advies uit, met een gunstige of ongunstige vermelding, over al de aangelegenheden die hun worden voorgelegd door de Minister bij wie zij geaccrediteerd zijn.

Zij kunnen inzonderheid door hem belast worden met onderzoekingen bij de door het Gewest gesubsidieerde openbare of particuliere instellingen.

Art. 41.De Inspecteurs van Financiën oefenen eveneens een controlebevoegdheid uit in naam van de Ministers bevoegd voor de Begroting of voor Ambtenarenzaken en brengen advies uit over al de aangelegenheden die de betrokken Ministers hun hebben voorgelegd met inbegrip, wat de Minister bevoegd voor de Begroting betreft, van de aangelegenheden m.b.t. de beleggingen en de leningen van de openbare instellingen die onder het Waalse Gewest ressorteren.

Art. 42.Aan de Inspecteur van Financiën worden voor voorafgaand advies voorgelegd : 1° de voorontwerpen van decreet, de ontwerpen van besluit van de Regering en van ministerieel besluit, van omzendbrief of van beslissing;a) die in het kader van de in afdeling 2 bedoelde bevoegdheid aan de Regering worden voorgelegd;b) aan de Minister van Begroting of van Ambtenarenzaken; 2° de voorstellen waarvan de verwezenlijking een rechtstreekse of onrechtstreekse weerslag kan hebben op de uitgaven of de ontvangsten van het Gewest en de voorstellen m.b.t. de administratieve inrichting van de diensten; 3° de voorstellen die betrekking hebben op het verlenen van de Gewestwaarborg;4° de voorstellen die in het kader van het opmaken van de begrotingen worden gedaan;5° de gemotiveerde aanvragen voor een regulerende vastlegging in het geval bedoeld in artikel 23, § 1, van het decreet van 15 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 15/12/2011 pub. 29/12/2011 numac 2011027237 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering sluiten, samen met de bewijsstukken van de vereffening van de uitgave.

Art. 43.§ 1. In afwijking van de bepalingen van artikel 42, 2°, is het advies van de Inspecteur van Financiën niet vereist voor : 1° personeelsuitgaven, voorzover het de toepassing van het geldelijk en administratief statuut betreft;2° opdrachten in België en in het buitenland; 3° overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten waarvan het bedrag van de schatting of het bedrag zonder btw lager is dan :

Open gunning of open offerteaanvraag

Beperkte gunning of beperkte offerteaanvraag

Onderhandelde procedures met of zonder bekendmaking

Werken

250.000

125.000

85.000

Leveringen

200.000

125.000

31.000

Diensten

125.000

62.000

31.000

De kennisgeving van de overheidsopdrachten bedoeld in lid 1, 3°, die 8.500 euro bereiken, btw niet meegrekend, wordt maandelijks medegedeeld aan de Inspectie van Financiën; 4° toelagen : a) die toegekend zijn overeenkomstig organieke regelen die de toekenningsvoorwaarden, de begunstigde en het vaste bedrag ervan definitief bepalen; b) andere, met een bedrag lager dan 6.000 euro; 5° andere uitgaven onderworpen aan organieke regelen die de toekenningsvoorwaarden, de begunstigde en het vaste bedrag ervan definitief bepalen. § 2. Elke functioneel bevoegde Minister en de Minister van Begroting kunnen, in onderlinge overeenstemming, de in § 1 bedoelde bedragen aanpassen voor de categorieën uitgaven die ze bepalen.

De Minister van Begroting vraagt vooraf het advies van de Inspectie van Financiën aan die tot dat einde de aard en de omvang van de risico's betreffende de geplande aanpassingen schat.

Dat akkoord neemt de vorm aan van een protocol dat het volgende vaststelt : 1° de nagestreefde doelstellingen;2° de aard van de betrokken uitgaven;3° de begrotingsprogramma's of gedeelten daarvan waarop ze betrekking hebben;4° de nieuwe bedragen die van toepassing zullen zijn;5° de alternatieve modaliteiten voor risicocontrole waarin moet worden voorzien;6° de begeleidings- en toezichtsmaatregelen;7° de geldigheidsduur van het akkoord. Het advies van de Inspectie van Financiën wordt gevoegd bij het protocol.

De in het akkoordprotocol bedoelde dossiers zijn achteraf onderworpen aan een controle van de Inspectie van Financiën op grond van een monsterneming volgens de in lid 3, 6°, bedoelde modaliteiten.

Het akkoordprotocol wordt meegedeeld aan de Regering ter informatie en aan de betrokken besturen ter uitvoering alsook aan het Rekenhof.

De Inspecteurs van Financiën behouden hun raadgevende bevoegdheid inzake de algemene aanwending van de kredieten voor de in § 1 bedoelde uitgaven.

Art. 44.In de uitoefening van hun ambt gaan de inspecteurs van Financiën na of de voorstellen bedoeld in artikel 42 overeenstemmen met de beslissing van de Regering of de Ministers.

Art. 45.Wanneer de betrokken Minister het niet eens kan zijn met een ongunstig advies van een Inspecteur van Financiën over één van de in artikel 42, 2° en 3° bedoelde voorstellen, maakt hij het voorstel aanhangig bij de Regering die zich erover moet uitspreken.

Art. 46.Op voordracht van de Minister bevoegd voor de Begroting beslist de Regering over de aanstelling van de Inspecteurs van Financiën.

Art. 47.De Inspecteurs van Financiën kunnen hun opdracht op stukken en ter plaatse uitvoeren. Ze hebben toegang tot alle dossiers en archieven en ontvangen van de diensten alle inlichtingen waarom zij vragen.

Onverminderd de bepalingen van het werkingsbesluit van de Regering geven de Inspecteurs van Financiën hun volledige advies binnen een termijn van 10 werkdagen te rekenen van de ontvangst van het volledige dossier. De termijn kan worden gebracht op 20 werkdagen op aanvraag van de Inspectie van Financiën. Bij gebrek aan advies binnen de gestelde termijn kan de betrokken Minister het dossier voorleggen aan de Minister van Begroting.

Zij mogen niet deelnemen aan het beleid noch het beheer van de diensten van de Minister bij wie zij geaccrediteerd zijn en ook geen bevelen geven tot het verhinderen of schorsen van verrichtingen.

In dringende gevallen kunnen de Ministers vragen dat het advies van de Inspecteur van Financiën hun binnen een door hen bepaalde termijn wordt medegedeeld.

Art. 48.Indien een Minister één van de in dit besluit bedoelde voorstellen voorlegt aan de Regering, aan de Minister bevoegd voor de Begroting of aan de Minister bevoegd voor Ambtenarenzaken, voegt hij daar telkens het advies van de Inspecteur van Financiën bij.

Art. 49.Elk besluit vermeldt in de aanhef, met opgave van de datum, het advies van de Inspecteur van Financiën, het akkoord van de Regering, van de Minister bevoegd voor de Begroting of van de Minister bevoegd voor Ambtenarenzaken.

In geval van toepassing van artikel 37 wordt de beslissing van de Minister van Begroting en van de Minister van Ambtenarenzaken vermeld.

Art. 50.De toepassing van de bepalingen van hoofdstuk 4 doet geen afbreuk aan de bepalingen die bij besluit door de Regering worden genomen met het oog op de regeling van haar werking. HOOFDSTUK V. - Geïntegreerde auditmethode

Art. 51.De Waalse Overheidsdienst voorziet in een permanent dossier waarin alle bijgwerkte en in het kader van audits nuttige algemene informatie vervat is. Daarbij worden de verslagen inzake interne audit, controle en thematische audit van het Rekenhof gevoegd.

Het permanent dossier wordt ter beschikking gehouden van het Auditcomité en de personeelsleden belast met de interne audit, de interne controleurs bedoeld in hoofdstuk 2, het Rekenhof en de Inspectie van Financiën. Laatstgenoemden kunnen onverminderd de bepalingen van artikel 49 van het decreet van 15 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 15/12/2011 pub. 29/12/2011 numac 2011027237 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende organisatie van de begroting en van de boekhouding van de diensten van de Waalse Regering sluiten in voorkomend geval steunen op de conclusies en de aanbevelingen van alle partijen en waken erover hun controles in overleg te organiseren. HOOFDSTUK VI. - Slotbepalingen

Art. 52.Het besluit van de Waalse Regering van 17 juli 1997Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 17/07/1997 pub. 08/08/1997 numac 1997027404 bron ministerie van het waalse gewest Besluit van de Waalse Regering betreffende de administratieve en begrotingscontrole sluiten betreffende de administratieve en begrotingscontrole zoals gewijzigd op 16 oktober 2003 en 8 december 2005 wordt opgeheven.

Art. 53.De Minister van Begroting is belast met de uitvoering van dit besluit.

Namen, 28 november 2013.

De Minister-President, R. DEMOTTE De Minister van Duurzame Ontwikkeling en Ambtenarenzaken, J.-M. NOLLET De Minister van Begroting, Financiën, Tewerkstelling, Vorming en Sport, A. ANTOINE