27 OKTOBER 2016. - Besluit van de Waalse Regering tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de financiële en budgettaire Monitoringsraad van het « Agence wallonne de la santé, de la protection sociale, du handicap et des familles » (Waals Agentschap Voor Gezondheid, Sociale Bescherming, Handicap en Gezinnen)

De Waalse Regering, Gelet op het Waalse Wetboek van Sociale Actie en Gezondheid, gewijzigd bij het decreet van 3 december 2015Relevante gevonden documenten type decreet prom. 03/12/2015 pub. 14/12/2015 numac 2015205756 bron waalse overheidsdienst Decreet betreffende het "Agence wallonne de la santé, de la protection sociale, du handicap et des familles" (1) sluiten, inzonderheid op artikel 7/1;

Gelet op het huishoudelijk reglement goedgekeurd door de Algemene Raad op 6 september 2016;

Op de voordracht van de Minister van Sociale Actie en Gezondheid;

Na beraadslaging, Besluit:

Artikel 1.Het in bijlage bij dit besluit gevoegde huishoudelijk reglement van de financiële en budgettaire Monitoringsraad van het "Agence wallonne de la santé, de la protection sociale, du handicap et des familles" wordt goedgekeurd.

Art. 2.De Minister van Sociale Actie is belast met de uitvoering van dit besluit.

Namen, 27 oktober 2016.

De Minister-President, P. MAGNETTE De Minister van Openbare Werken, Gezondheid, Sociale Actie en Erfgoed, M. PREVOT

Huishoudelijk reglement van de financiële en budgettaire Monitoringsraad van het « Agence wallonne de la santé, de la protection sociale, du handicap et des familles » Hoofdstuk I. - Oproepingen

Artikel 1.§ 1. De voorzitter roept de leden van de Raad alsook de personen die de vergaderingen met raadgevende stem bijwonen, en eventueel, andere personen van wie de technische bevoegdheid door één van de agendapunten van de vergadering van de Raad wordt vereist, op.

De datum en het uur van de gewone vergaderingen worden voor elk jaar door de Raad vastgelegd. § 2. Er kunnen buitengewone vergaderingen bijeengeroepen worden wanneer de voorzitter het nuttig acht of op verzoek van : 1° minstens vijf gewone leden van de Raad;2° één of meerdere afdelingscomités;3° de administrateur-generaal;4° de Regering via één van haar commissarissen, de Voogdijminister of de Regering zelf. De verzoeken tot oproeping worden schriftelijk aan de voorzitter gericht of tijdens een vergadering van de Raad ingediend. Zij bepalen de punten waarvan de inschrijving op de agenda gevraagd wordt.

Na raadpleging van de administrateur-generaal, van de adjunct-administrateur-generaal en van de inspecteurs-generaal bepaalt de voorzitter het uur en de datum van de buitengewone zitting binnen vijftien dagen na de aanvraag, tenzij de aanvrager(s) met een latere datum instemt(men).

Art. 2.De oproeping wordt minstens acht dagen vóór de vergadering aan de gewone en plaatsvervangende leden gericht. Ze omvat de agenda van de vergadering. De oproepingen worden naar het adres dat de leden opgegeven hebben, aan het secretariaat van de Raad verstuurd. De oproepingen vermelden de dag, het uur en de plaats van de vergadering, alsook de agenda.

De termijn van 8 werkdagen kan ingekort worden in geval van dringende noodzakelijkheid wanneer het bestuur rechtvaardigt dat het gebrek aan advies het beheer van het Agentschap of de toestand van één van zijn begunstigden in het gedrang brengt. De oproeping kan per e-mail binnen een termijn van twee dagen voor het houden van de vergadering verstuurd worden.

Art. 3.§ 1. De agenda wordt door de voorzitter in overleg met de administrateur-generaal en de inspecteurs-generaal bepaald.

Bij de opening van de vergadering wordt de agenda goedgekeurd.

Bedoelde agenda kan gewijzigd of aangevuld worden.

Het lid dat een punt wenst toe te voegen op de agenda van een gewone zitting moet zijn aanvraag schriftelijk bij de voorzitter indienen, tenzij bedoeld lid ze tijdens de zitting formuleert. De voorzitter legt de datum van de zitting vast op de agenda waarvan dat punt zal opgenomen worden.

Als de Raad beslist de bespreking van een agendapunt te verdagen, moet dit punt verplicht op de agenda van de eerstvolgende vergadering geplaatst worden. § 2. De agenda wordt eventueel vergezeld van de voorbereidende documenten voor elk punt.

Het woord " vertrouwelijk " verschijnt als watermerk op alle nota's en bijlagen van de werkdocumenten. § 3. Elke zending of schriftelijke mededeling, met name de verzoeken tot oproeping, de oproepingen tot de vergaderingen, de aanvragen om inschrijving op de agenda, mededelingen van documenten, enz., kunnen per post en/of per e-mail verricht worden. § 4. De Raad kan in geval van dringende noodzakelijkheid en uitzonderlijk beslissen om over te gaan tot een elektronische bekrachtigingsprocedure.

De in het eerste lid bedoelde procedure is geldig voor zover vijf gewone leden van de Raad ze bekrachtigen.

De leden van de Raad sturen binnen de door de voorzitter bepaalde termijn hun opmerkingen schriftelijk terug. In geval van onenigheid of meningsverschillen in de antwoorden van de leden plaatst de voorzitter het punt op de agenda van de eerstvolgende vergadering.

Hoofdstuk II. - Plaats van de vergadering

Art. 4.De Raad vergadert in de lokalen van het Agentschap. In buitengewone gevallen kan het op elke andere plaats vergaderen.

Hoofdstuk III. - Ondervoorzitter

Art. 5.Er wordt een ondervoorzitter aangewezen onder de gewone leden van de Raad erkend voor hun budgettaire bevoegdheden.

Bij afwezigheid of verhindering van de Voorzitter worden de vergaderingen voorgezeten door de ondervoorzitter.

De plaatsvervanger van de Voorzitter zetelt als gewoon lid van de Raad.

Hoofdstuk IV. - Aanwezigheid op de vergaderingen

Art. 6.Een gewoon lid dat de vergadering niet kan bijwonen, moet erom verzoeken dat zijn plaatsvervangend lid hem vervangt.

De oproepingen en werkdocumenten worden zowel aan de plaatsvervangende leden als aan de gewone leden gericht.

Art. 7.De Raad vergadert niet rechtsgeldig in geval van gezamenlijke afwezigheid van de Voorzitter en de Ondervoorzitter.

Art.8. De volgende personen wonen de vergaderingen met raadgevende stem bij: 1° de Administrateur-generaal, de adjunct-administrateur-generaal en de inspecteurs-generaal of hun afgevaardigden;2° de verantwoordelijke voor de administratieve dienst belast met de begroting van het Agentschap op zijn afgevaardigde;3° de Regeringscommissarissen.

Art. 9.De Raad vergadert met gesloten deuren. Elke persoon die in welke hoedanigheid ook de vergaderingen bijwoont, moet: 1° niet persoonlijk tussenkomen in de beraadslagingen;2° de tucht van de vergadering strikt naleven;3° het geheim van de beraadslagingen houden;4° zich er schriftelijk toe verbinden om zich aan te passen aan bovenvermelde verplichtingen. Hoofdstuk V. - Aanwezigheden, beraadslagingen en stemmingen

Art. 10.De leden van de Raad alsook de personen met raadgevende stemmen ondertekenen een aanwezigheidslijst.

De vergadering wordt door de voorzitter geopend op voorwaarde dat de Raad in getale is om rechtsgeldig te zetelen. De Raad is in getale om rechtsgeldig te zetelen indien vijf van zijn leden aanwezig zijn.

Indien het aantal leden van de Raad niet is opgekomen, beraadslaagt hij geldig op de vergadering vastgesteld bij een tweede bijeenroeping over de onderwerpen die twee maal na elkaar op de agenda stonden, ongeacht het aantal aanwezige leden.

In het geval dat de Raad niet geldig werd samengesteld, wordt de Raad opnieuw bijeengeroepen binnen de zes werkdagen. In geval van dringende noodzakelijkheid wordt verwezen naar de in artikel 2 bedoelde procedure.

In dat geval en in afwijking van het tweedee lid wordt de Raad geacht op geldige wijze te zijn samengesteld als minstens de helft van de leden aanwezig is.

Art. 11.De voorzitter van de Raad opent, leidt en besluit de besprekingen; hij geeft, weigert of ontneemt het woord.

Hij zorgt voor de goede werking van de vergadering, hij handhaaft de orde en laat het reglement naleven.

Art. 12.De agendapunten worden besproken in de volgorde waarin ze op de agenda voorkomen. Deze volgorde kan bij beslissing van de voorzitter of van de Raad gewijzigd worden.

Art. 13.De administrateur-generaal, bijgestaan door de inspecteur-generaal van de branche en van de verantwoordelijke van de administratieve dienst belast met de begroting, brengt verslag uit over de aangelegenheden die op de agenda staan.

Art. 14.Elke beraadslaging betreffende één van de agendapunten kan bij beslissing van de Raad op voorstel van de voorzitter uitgesteld worden.

Art. 15.§ 1. De adviezen en voorstellen worden geformuleerd bij meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. Bij staking van stemmen is de stem van de Voorzitter doorslaggevend.

Wat het geheel van de opdrachten van de Raad betreft, worden de beslissingen bij gewone meerderheid van de stemmen uitgebracht door de aanwezige stemgerechtigde leden genomen. Er wordt geen rekening gehouden met onthoudingen. § 2. Er wordt bij handopsteken gestemd. Het lid dat zich onthoudt kan zijn onthouding motiveren. Ze wordt in het proces-verbaal geacteerd. § 3. Het meningsverschil, het voorbehoud of het andersluidend advies uitgebracht door één van de Regeringscommissarissen over het advies uitgebracht door de Raad zal in een bij dit advies gevoegde nota geakteerd worden. § 4. De raadgevende opdracht van de vertegenwoordiger van het Rekenhof wordt beperkt tot de aangelegenheden betreffende de opmaking en de opvolging van de begroting van het Agentschap en wordt uitgeoefend onverminderd de opdrachten van het Rekenhof.

Hoofdstuk VI. - Secretariaat van de Raad

Art. 16.De Raad wijst onder de personeelsleden van het Agentschap en op voorstel van de administrateur-generaal de met zijn secretariaat belaste persoon aan.

Hoofdstuk VII. - Processen-verbaal

Art. 17.De secretaris maakt een ontwerp van proces-verbaal op. Het proces-verbaal vermeldt de namen van de aanwezige leden, van de verschoonde leden, van de leden die de vergadering vroegtijdig hebben verlaten alsmede de namen van de aanwezige personen met raadgevende stem en van de personen die gehoord worden tijdens de bespreking van bepaalde agendapunten.

Het proces-verbaal geeft een beknopt overzicht van de debatten alsook van het resultaat van de stemmingen en van de formele motivering van de geformuleerde adviezen en voorstellen.

Art. 18.De Raad kan in geval van dringende noodzakelijkheid het proces-verbaal tijdens de zitting geheel of gedeeltelijk goedkeuren.

De Raad bepaalt de definitieve tekst van de processen-verbaal.

Art. 19.De goedgekeurde processen-verbaal worden door de voorzitter en de administrateur-generaal getekend. Ze worden bij de zetel van het Agentschap bewaard.

Art. 20.De leden van de Raad en de personen die er met raadgevende stem aan deelnemen mogen elk ogenblik de processen-verbaal raadplegen.

Art. 21.De uittreksels van de processen-verbaal worden door de administrateur-generaal voor echt verklaard.

Hoofdstuk VIII. - Overmaking en bekendmaking van de adviezen

Art. 22.De overmaking en de bekendmaking van de adviezen van de Raad worden toevertrouwd aan de administrateur-generaal of naar gelang van de toegekende delegaties.

Bedoelde overmaking en bekendmaking worden uitgevoerd zonder goedkeuring van het proces-verbaal behalve voor de punten waarvoor de Raad beslist heeft de bekendmaking tot de goedkeuring van het proces-verbaal uit te stellen.

Hoofdstuk IX. - Rechten en plichten van de leden van de Raad

Art. 23.De leden die bijkomende inlichtingen over de agendapunten willen krijgen of verstrekken, nemen contact op met de Secretaris.

Art. 24.Het Agentschap stelt elk lid in elektronische versie een verzameling wet-, begrotings- en reglementaire teksten ter beschikking.

Art. 25.Onverminderd de artikelen 5 en 7 is de aanwezigheid op de vergaderingen verplicht.

Art. 26.Het lid verbindt zich ertoe zich niet door individuele belangen te laten leiden maar altijd in het belang van het Agentschap te beslissen en handelen en zijn beslissingen onafhankelijk van alle persoonlijke overwegingen te nemen.

Art. 27.Het lid zal standpunten die niet overeenstemmen met de door het Agentschap besloten beleidsopties niet openbaar verdedigen.

Art. 28.Het lid zal onvoorwaardelijk afstand doen van enigerlei voordelen die hem door derden geboden worden in ruil voor een invloed bij een beslissing binnen de Raad.

Art. 29.Het lid moet het vertrouwelijk karakter bewaren van de inlichtingen, beraadslagingen, stemmingen, processen-verbaal en beslissingen die het krijgt of waarvan het kennis heeft gehad in of ter gelegenheid van de uitoefening van zijn functies.

Art. 30.Het is de leden van de Raad verboden tegenwoordig te zijn bij de beraadslaging of besluit over zaken waarbij zij, hetzij persoonlijk, hetzij als zaakgelastigde, bestuurder of personeelslid rechtstreeks belang hebben.

Hoofdstuk X. - Cel Beheerscontrole

Art. 31.De Cel Beheerscontrole is belast met het steunen van de financiële en budgettaire Monitoringsraad in de uitoefening van zijn opdrachten. In dat opzicht oefent bedoelde Cel een onafhankelijke en objectieve activiteit uit die aan de financiële en budgettaire Monitoringsraad zekerheid verstrekt over de mate waarin de financiële en budgettaire verrichtingen van het Agentschap worden beheerd. De doelstellingen van die ondersteuningsopdracht zijn de volgende: 1° de begrotingsprojecten onderzoeken om de hypothezen ervan al dan niet te bevestigen;2° de uitvoering van de begroting volgen om er de naleving van te verzekeren;3° een advies uitbrengen over het jaarlijkse financiële rapport; 4° ofwel op verzoek van de financiële en budgettaire Monitoringsraad, ofwel op verzoek van het Directiecomité van het Agentschap opdrachten i.v.m. de begroting uitvoeren.