17 MAART 2022. - Besluit van de Waalse Regering houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten

De Waalse Regering, Gelet op het besluit van de Waalse Regering van 9 juli 1998Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 09/07/1998 pub. 18/07/1998 numac 1998027415 bron ministerie van het waalse gewest Besluit van de Waalse Regering tot bepaling van de samenstelling en de werking van de Commissie voor inzage van bestuursdocumenten sluiten tot bepaling van de samenstelling en de werking van de Commissie voor inzage van bestuursdocumenten, artikel 8;

Gelet op het rapport van 3 maart 2022 opgesteld overeenkomstig artikel 3, 2°, van het decreet van 11 april 2014Relevante gevonden documenten type decreet prom. 11/04/2014 pub. 06/06/2014 numac 2014203532 bron waalse overheidsdienst Decreet houdende uitvoering van de resoluties van de Vrouwenconferentie van de Verenigde Naties die in september 1995 in Peking heeft plaatsgehad en tot integratie van de genderdimensie in het geheel van de gewestelijke beleidslijnen sluiten tot uitvoering van de resoluties van de Vrouwenconferentie van de Verenigde Naties die in september in Peking heeft plaatsgehad en tot integratie van de genderdimensie in het geheel van de gewestelijke beleidslijnen;

Overwegende dat de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten op 8 februari 2022 met eenparigheid van stemmen haar huishoudelijk reglement heeft vastgesteld;

Op de voordracht van de Minister van Ambtenarenzaken;

Na beraadslaging, Besluit :

Artikel 1.Het bij dit besluit gevoegde huishoudelijk reglement van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten wordt goedgekeurd.

Art. 2.Het besluit van de Waalse Regering van 28 juni 2012Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 28/06/2012 pub. 13/07/2012 numac 2012203902 bron waalse overheidsdienst Besluit van de Waalse Regering houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten sluiten houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten wordt opgeheven.

Art. 3.Dit besluit treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Art. 4.De Minister van Ambtenarenzaken is belast met de uitvoering van dit besluit.

Namen, 17 maart 2022.

Voor de Regering: De Minister-President, E. DI RUPO De Minister van Ambtenarenzaken, Informatica, Administratieve Vereenvoudiging, belast met Kinderbijslag, Toerisme, Erfgoed en Verkeersveiligheid, V. DE BUE

BIJLAGE Huishoudelijk reglement van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten HOOFDSTUK 1. - Adviesaanvragen en beroepen

Artikel 1.De Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten, hierna "de Commissie" genoemd, komt met gesloten deuren bijeen om te beraadslagen over elke adviesaanvraag en elk beroep dat bij haar wordt ingediend, en wel op de zetel die is vastgesteld bij het besluit van de Waalse regering van 9 juli 1998Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 09/07/1998 pub. 18/07/1998 numac 1998027415 bron ministerie van het waalse gewest Besluit van de Waalse Regering tot bepaling van de samenstelling en de werking van de Commissie voor inzage van bestuursdocumenten sluiten tot bepaling van de samenstelling en de werking van de Commissie voor inzage van bestuursdocumenten.

In afwijking van het eerste lid kan de Commissie virtueel vergaderen, met name door middel van videoconferentie of e-mail, indien de te nemen beslissing slechts een korte bespreking vergt, of bij een met redenen omklede beslissing van haar voorzitter, wanneer het wegens omstandigheden niet mogelijk is een vergadering in de zetel van de Commissie te houden.

Art. 2.Zodra een verzoek om advies of een beroep is ontvangen, wordt dit door de secretaris van de Commissie, hierna "de secretaris" genoemd, of door een lid van het secretariaat, in het in artikel 6 bedoelde register opgenomen. Deze vermelding verleent aan het eventuele beroep een zekere datum in de zin van artikel 8bis, lid 1, van het decreet van 30 maart 1995 betreffende de openbaarheid van bestuur.

De secretaris of een lid van het secretariaat zendt de eisende partij of de verzoekende partij een ontvangstbevestiging van het verzoek om advies of van haar beroep

Art. 3.De secretaris of een lid van het secretariaat zendt de tegenpartij van het beroep per aangetekende brief een verzoek om inlichtingen, teneinde van deze partij een afschrift van de gevraagde stukken te verkrijgen, alsmede de redenen voor de beslissing tot verwerping van het beroep en, afzonderlijk, een eventuele nota met opmerkingen.

Het secretariaat kan het verzoek om informatie ook vooraf per e-mail aan de tegenpartij toezenden. Deze elektronische verzending doet geen afbreuk aan de termijn die is vastgesteld in artikel 8ter van het decreet van 30 maart 1995 betreffende de openbaarheid van bestuur.

Wanneer het secretariaat ervan in kennis wordt gesteld dat het beroep geen voorwerp meer heeft of dat de verzoekende partij zich terugtrekt, kan het verzoek om informatie aan de tegenpartij bestaan in een eenvoudige brief waarin deze op de hoogte wordt gesteld van de situatie.

Art. 4.Indien het ingestelde beroep kennelijk niet-ontvankelijk lijkt, kan de secretaris of een lid van het secretariaat contact opnemen met de verzoekende partij om te wijzen op de kennelijke oorzaak van de niet-ontvankelijkheid.

De secretaris of een lid van het secretariaat stelt de verzoekende partij voor het beroep in te trekken.

Indien bedoelde partij aanvaardt, wordt het beroep niet in het in artikel 6 bedoelde register ingeschreven.

Art. 5.De secretaris of een lid van het secretariaat stelt de leden van de Commissie tijdig, en uiterlijk bij de oproeping voor de volgende vergadering, in kennis van de ontvangst van verzoeken om advies en van beroepen.

Art. 6.De secretaris of een lid van het secretariaat houdt een register bij, eventueel in elektronische vorm, waarin hij in volgorde van datum van ontvangst de adviesaanvragen en de ingediende beroepen opneemt. Naast iedere vermelding geeft hij het uitgebrachte advies en de datum ervan op. HOOFDSTUK 2. - Verdeling en voorbereiding van de dossiers

Art. 7.De secretaris of een lid van het secretariaat stelt de ontvangen verzoeken om advies en beroepen met hun respectieve dossiers ter beschikking van de leden van de Commissie. De secretaris of een lid van het secretariaat ziet erop toe dat de aanwijzingen op billijke wijze onder alle leden worden verdeeld. Het als verslaggever aangewezen lid, hierna "de verslaggever" genoemd, bereidt in samenwerking met het secretariaat het dossier voor en stelt een ontwerp-advies of ontwerp-beslissing op.

Het ontwerp-advies of ontwerp-beslissing wordt vóór de vergadering aan de leden van de Commissie meegedeeld.

De secretaris of een lid van het secretariaat stelt een datum vast om het dossier binnen de Commissie te bespreken.

Art. 8.Wanneer de secretaris of een lid van het secretariaat een document ontvangt dat nuttig is voor het onderzoek, neemt hij dit zo spoedig mogelijk op in het daartoe bestemde dossier waarover de leden van de Commissie beschikken.

Overeenkomstig artikel 8 ter van het decreet van 30 maart 1995 betreffende de openbaarheid van bestuur zijn de van de instanties ontvangen documenten alsmede de briefwisseling tussen de entiteiten en de Commissie of haar secretariaat vertrouwelijk, met uitzondering van de nota met opmerkingen, die aan de verzoekende partij moet worden toegezonden.

De leden van de Commissie, de secretaris en de leden van het secretariaat zijn gebonden door het beroepsgeheim. HOOFDSTUK 3. - Oproepingen voor vergaderingen

Art. 9.De oproeping voor de vergadering wordt door de secretaris of een lid van het secretariaat ten minste tien kalenderdagen vóór de datum van de vergadering aan alle leden van de Commissie toegezonden.

De oproeping vermeldt de verschillende agendapunten. HOOFDSTUK 4. - Vergaderingen

Art. 10.De voorzitter handhaaft de orde in de vergadering. Hij opent en sluit de vergadering van de Commissie. Hij ziet het aanwezigheidsquorum na, zoals vereist in artikel 10, eerste lid, van het besluit van de Waalse Regering van 9 juli 1998Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 09/07/1998 pub. 18/07/1998 numac 1998027415 bron ministerie van het waalse gewest Besluit van de Waalse Regering tot bepaling van de samenstelling en de werking van de Commissie voor inzage van bestuursdocumenten sluiten tot bepaling van de samenstelling en de werking van de Commissie voor inzage van bestuursdocumenten. Hij beslist over de volgorde van de te behandelen aangelegenheden.

Art. 11.Alle leden, zowel gewone als plaatsvervangende, mogen aan de vergadering deelnemen. Alleen de gewone leden en het (de) plaatsvervangende lid (leden) dat (die) een (of meer) verhinderd gewoon lid (leden) vervangt (vervangen), worden in aanmerking genomen voor de berekening van het aanwezigheidsquorum.

Een aanwezig plaatsvervangend lid dat geen gewoon lid vervangt dat verhinderd is, heeft geen stemrecht.

Art. 12.De secretaris of een lid van het secretariaat woont de vergadering bij. Hij houdt een lijst van aanwezigen bij en stelt van elke vergadering notulen op, die door hem en de voorzitter worden ondertekend. Het secretariaat stelt ze ter beschikking van de leden. HOOFDSTUK 5. - Kennisgeving van beslissingen

Art. 13.De beslissingen van de Commissie worden ter kennis gebracht van de verzoekende partij en de betrokken entiteit volgens de procedure van artikel 8quinquies, § 1, van het decreet van 30 maart 1995 betreffende de openbaarheid van bestuur.

De secretaris of een lid van het secretariaat doet de kennisgevingen en zorgt ervoor dat de relevante informatie over het beroep bij de Raad van State tegen de beslissing bij het afschrift van de beslissing wordt gevoegd.

Art. 14.De secretaris of een lid van het secretariaat kan de beslissingen van de Commissie vooraf per e-mail aan de partijen toezenden. Deze elektronische verzending doet geen afbreuk aan de termijn die is vastgesteld in artikel 8quinquies, § 2, van het decreet van 30 maart 1995 betreffende de openbaarheid van bestuur.

Art. 15.Beroepen die in de loop van de procedure door de verzoeker worden ingetrokken, worden geschrapt uit het in artikel 6 bedoelde register. De partijen worden alleen per e-mail daarvan op de hoogte gebracht. HOOFDSTUK 6. - Diversen

Art. 16.De secretaris of een lid van het secretariaat stelt de uitgebrachte adviezen en beslissingen ter beschikking van alle leden.

Art. 17.De secretaris of een lid van het secretariaat zorgt voor het behoud van de documenten en archiefstukken van de Commissie die door de leden geraadpleegd kunnen worden.

Gezien om te worden gevoegd bij besluit van de Waalse Regering van 17 maart 2022 houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten.

Namen, 17 maart 2022.

Voor de Regering: De Minister-President, E. DI RUPO De Minister van Ambtenarenzaken, Informatica, Administratieve Vereenvoudiging, belast met Kinderbijslag, Toerisme, Erfgoed en Verkeersveiligheid, V. DE BUE