25 JUNI 2004. - Besluit van de Vlaamse Regering ter uitvoering van het decreet van 7 mei 2004 houdende de organisatie en subsidiëring van een cultureel-erfgoedbeleid, voor wat betreft de erfgoedconvenants en de advisering

De Vlaamse Regering, Gelet op de wetten op de Rijkscomptabiliteit, gecoördineerd op 17 juli 1991, inzonderheid artikel 55 tot en met 58;

Gelet op het decreet van 7 mei 2004 houdende de organisatie en subsidiëring van een cultureel-erfgoedbeleid;

Gelet op het advies van de Raad voor de Kunsten, gegeven op 23 februari 2004;

Gelet op het advies van de Raad voor Cultuur, gegeven op 3 maart 2004;

Gelet op het akkoord van de Vlaamse minister, bevoegd voor de begroting, gegeven op 5 mei 2004;

Gelet op het advies van de Raad van State, met nummer 37.193/3, gegeven op 25 mei 2004, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 1°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Op voorstel van de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden, Cultuur, Jeugd en Ambtenarenzaken;

Na beraadslaging, Besluit : TITEL I. - Definities

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder : 1° decreet : het decreet van 7 mei 2004 houdende de organisatie en subsidiëring van een cultureel-erfgoedbeleid;2° overheid : elke officiële instantie op lokaal, provinciaal, gewestelijk, gemeenschapsniveau of federaal niveau;3° minister : de Vlaamse minister, bevoegd voor de cultuur;4° administratie : de administratieve dienst, bevoegd voor het roerend en immaterieel cultureel erfgoed;5° werkingsjaar : de periode van 1 januari tot en met 31 december;6° convenantperiode : de looptijd van een erfgoedconvenant;7° ondersteunende organisatie : een privaatrechtelijke rechtspersoon die de uitvoering van het erfgoedconvenant geheel of gedeeltelijk waarneemt, in opdracht van een publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon aan wie de subsidie wordt toegekend. TITEL II. - Erfgoedconvenants HOOFDSTUK I. - Aanvraag en procedure tot het sluiten van een erfgoedconvenant Afdeling I. - Een erfgoedconvenant met een gemeente of een

samenwerkingsverband van omliggende gemeenten

Art. 2.§ 1. Een aanvraag tot het sluiten van een eerste erfgoedconvenant als bedoeld in artikel 18, § 1, van het decreet wordt door de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten, per aangetekende brief, in vijftien exemplaren en elektronisch, uiterlijk op 1 februari naar de administratie verstuurd of tegen ontvangstmelding aan de administratie bezorgd. § 2. De aanvraag omvat alle informatie die nodig en nuttig is om de intentie tot het sluiten van een erfgoedconvenant te kunnen beoordelen aan de hand van de voorwaarden en de criteria, bedoeld in artikel 17 en 18 van het decreet. Die informatie wordt opgenomen in de intentienota erfgoedconvenant bedoeld in artikel 18, § 2, van het decreet.

Een omgevingsanalyse als bedoeld in artikel 18, § 2, 1°, van het decreet omvat, naast een aantal algemene statistische gegevens over de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten, een beschrijving van alle elementen die bijdragen tot het erfgoedprofiel van de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten.

Bovendien omvat de intentienota erfgoedconvenant de volgende documenten : 1° een intentieverklaring van de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten met inbegrip van het engagement betreffende de eigen financiële inbreng;2° een uittreksel uit het gemeentelijk cultuurbeleidsplan of uit de gemeentelijke cultuurbeleidsplannen van de gemeenten in kwestie in een samenwerkingsverband van omliggende gemeenten, onderdeel cultureel erfgoed;3° een begroting met vermelding van de eigen inbreng van de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten;4° als het een samenwerkingsverband van omliggende gemeenten betreft : de statuten van het samenwerkingsverband, de samenstelling van de raad van bestuur en alle praktische gegevens over de partners.

Art. 3.§ 1. Een aanvraag tot het sluiten van een volgend erfgoedconvenant als bedoeld in artikel 20 van het decreet wordt door de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten, per aangetekende brief, in vijftien exemplaren en elektronisch, uiterlijk op 1 februari van het tweede jaar van een nieuwe gemeentelijke beleidsperiode, naar de administratie verstuurd of tegen ontvangstmelding aan de administratie bezorgd. § 2. De aanvraag omvat een ontwerp van beleidsplan voor de volgende convenantperiode met inbegrip van een evaluatie van de uitvoering van het lopende erfgoedconvenant en alle informatie die nodig en nuttig is om de intentie tot het sluiten van een volgend erfgoedconvenant te kunnen beoordelen aan de hand van de voorwaarden en de criteria, bedoeld in artikel 17 en 18 van het decreet.

Dit ontwerp van beleidsplan omvat de volgende elementen : 1° een omgevingsanalyse, die vertrekt van een uittreksel uit het gemeentelijk cultuurbeleidsplan, aangevuld met specifieke kenmerken van het cultureel erfgoed binnen de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten, de actuele stand van zaken en een kritische analyse;2° een beschrijving van de visie op de zorg voor en de ontsluiting van het cultureel erfgoed binnen de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten; 3° de strategische en operationele doelstellingen van het erfgoedconvenant;4° de verwachte effecten en resultaatsindicatoren;5° een omschrijving van de instrumenten en werkmethoden die bijdragen tot de realisatie van de doelstellingen;6° de plaats en de organisatie van de erfgoedcel in de gemeente of in het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten;7° de beschikbare financiële en logistieke middelen met aangeven van de eigen inbreng van de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten en van de aanwending van de werkingssubsidies;8° een meerjarenplanning met vermelding van de prioriteiten;9° de wijze waarop dit beleidsplan en, in voorkomend geval, het beleidsplan van andere cultureel-erfgoedactoren op elkaar worden afgestemd;10° een beschrijving van het proces van de beleidsplanning. De evaluatie van de uitvoering van het lopende erfgoedconvenant omvat minstens de volgende elementen : 1° een inhoudelijk verslag over de mate waarin tijdens de voorbije beleidsperiode het erfgoedconvenant en het beleidsplan werden uitgevoerd;2° een evaluatie van de resultaten die werden geboekt;3° een evaluatie van de gebruikte instrumenten en methodes;4° een evaluatie van de werking van de erfgoedcel;5° een beschrijving van de effecten van het lopende erfgoedconvenant op het lokale erfgoedveld. Bovendien omvat de aanvraag de volgende documenten : 1° een intentieverklaring van de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten met inbegrip van het engagement betreffende de eigen financiële inbreng;2° een uittreksel uit het gemeentelijk cultuurbeleidsplan of uit de gemeentelijke cultuurbeleidsplannen van de gemeenten in kwestie in een samenwerkingsverband van omliggende gemeenten, onderdeel cultureel erfgoed;3° een begroting met vermelding van de eigen inbreng van de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten.De eigen inbreng van de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten bedraagt minstens 30 % van de totale personeels- en werkingskosten van de werking van de erfgoedcel; 4° als het een samenwerkingsverband van omliggende gemeenten betreft : de statuten van het samenwerkingsverband, de samenstelling van de raad van bestuur en alle praktische gegevens over de partners.

Art. 4.§ 1. De administratie onderzoekt of de aanvraag tijdig en volledig werd ingediend en of ze voldoet aan de voorwaarden, bedoeld in artikel 2, indien het een aanvraag tot het sluiten van een eerste erfgoedconvenant betreft, of aan de voorwaarden, bedoeld in artikel 3, als het een aanvraag tot het sluiten van een volgend erfgoedconvenant betreft.

Indien de aanvraag niet tijdig of onvolledig werd ingediend of als ze niet voldoet aan de voorwaarden, is de aanvraag niet ontvankelijk.

De administratie meldt, per aangetekende brief, uiterlijk vijftien dagen na de datum van ontvangst van de aanvraag, aan de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten, of de aanvraag al dan niet ontvankelijk is. In voorkomend geval wordt de reden vermeld van de niet-ontvankelijkheid van de aanvraag. § 2. De administratie onderzoekt de aanvraag op stukken en ter plaatse.

De administratie onderzoekt de zakelijke en beheersmatige aspecten van de aanvraag.

Bij het bezoek ter plaatse kan de administratie worden bijgestaan door een externe deskundige of een lid van de beoordelingscommissie, bedoeld in artikel 21, § 1, 4°.

De administratie maakt een verslag op van haar bevindingen en voegt het verslag bij de aanvraag. § 3. De beoordelingscommissie, bedoeld in artikel 21, § 1, 4°, beoordeelt de aanvragen op basis van de voorwaarden en de criteria, bedoeld in artikel 17 en 18 van het decreet, en brengt daarover een gemotiveerd advies met rangorde uit.

De beoordelingscommissie, bedoeld in artikel 21, § 1, 4°, kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht om de voorwaarden en de criteria, bedoeld in artikel 17 en 18 van het decreet, op adequate wijze te toetsen. Ze kan onder meer de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten, die de aanvraag heeft ingediend, horen, aanvullende documenten en gegevens opvragen en een bezoek ter plaatse brengen. § 4. De administratie stelt, rekening houdend met het gemotiveerd advies met rangorde van de beoordelingscommissie, een ontwerp van beslissing op over alle aspecten van de aanvraag. In dat document wordt het advies van de beoordelingscommissie integraal opgenomen. § 5. De administratie bezorgt het ontwerp van beslissing uiterlijk op 1 juni aan de Vlaamse regering. § 6. De Vlaamse regering beslist over de intentie om een erfgoedconvenant te sluiten of formuleert een weigering van de aanvraag en deelt dit mee aan de administratie. In voorkomend geval wordt de reden van de weigering van de aanvraag vermeld. § 7. De administratie deelt de beslissing van de Vlaamse regering, per aangetekende brief, mee aan de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten, binnen een termijn van twintig dagen na ontvangst van de beslissing van de Vlaamse regering.

Art. 5.Als de aanvraag tot het sluiten van een erfgoedconvenant geweigerd moet worden op basis van een beperking van de kredieten op de begroting van de Vlaamse Gemeenschap, blijft de aanvraag drie jaar geldig.

Art. 6.§ 1. De onderhandeling over de inhoud van het erfgoedconvenant, bedoeld in artikel 18, § 5 en artikel 20, § 1, van het decreet, wordt voorbereid door de administratie en vertegenwoordigers van de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten. § 2. Het erfgoedconvenant omvat minstens de volgende elementen : 1° de omschrijving van de partners, het toepassingsgebied en de begrippen;2° de strategische doelstellingen en uitgangspunten van het erfgoedbeleid in het algemeen en van het erfgoedconvenant in het bijzonder, zowel van de Vlaamse Gemeenschap als van de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten;3° de resultaatgebieden;4° de te gebruiken instrumenten en methodes;5° de situering van de erfgoedcel in de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten;6° de werking en het personeel van de erfgoedcel;7° de samenwerking met omliggende gemeenten;8° de financiële en logistieke inbreng van beide partijen;9° de voortgangscontrole, bijsturing en evaluatiemethodiek en de procedure inzake sancties en geschillen, voorzover het aanvullingen betreft op titel II, hoofdstuk III. Als het een volgende erfgoedconvenant betreft, wordt het beleidsplan als bijlage bij het ontwerp van erfgoedconvenant gevoegd. § 3. Het ontwerp van erfgoedconvenant wordt in één formeel overlegmoment besproken tussen de minister en de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten. § 4. De minister en de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten ondertekenen het erfgoedconvenant, uiterlijk op 31 december van het jaar van beslissing van de Vlaamse regering, bedoeld in artikel 4, § 6.

Art. 7.§ 1. Het beleidsplan, bedoeld in artikel 19, § 1, van het decreet, van een gemeente of een samenwerkingsverband van omliggende gemeenten waarmee een eerste erfgoedconvenant werd gesloten, wordt per aangetekende brief, in vijftien exemplaren en elektronisch, uiterlijk op 1 juli van het eerste jaar van het erfgoedconvenant, naar de administratie verstuurd of tegen ontvangstmelding aan de administratie bezorgd.

Dit beleidsplan omvat de volgende elementen : 1° een omgevingsanalyse, die vertrekt van een uittreksel uit het gemeentelijk cultuurbeleidsplan, aangevuld met specifieke kenmerken van het cultureel erfgoed van de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten, de actuele stand van zaken en een kritische analyse;2° een beschrijving van de visie op de zorg voor en de ontsluiting van het cultureel erfgoed binnen de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten;3° de strategische en operationele doelstellingen van het erfgoedconvenant;4° de verwachte effecten en resultaatsindicatoren;5° een omschrijving van de instrumenten en werkmethoden die bijdragen tot de realisatie van de doelstellingen;6° de plaats en de organisatie van de erfgoedcel in de gemeente of in het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten;7° de beschikbare financiële en logistieke middelen met vermelding van de eigen inbreng van de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten en van de aanwending van de werkingssubsidies.In de begroting van de gemeente is de financiering van het erfgoedconvenant opgenomen in een afzonderlijke afdeling; 8° de meerjarenplanning met vermelding van de prioriteiten;9° de wijze waarop dit beleidsplan en, in voorkomend geval, het beleidsplan van andere cultureel-erfgoedactoren op elkaar worden afgestemd;10° een beschrijving van het proces van de beleidsplanning. § 2. De administratie onderzoekt of het beleidsplan tijdig en volledig werd ingediend.

Als het beleidsplan niet tijdig of onvolledig werd ingediend of als het niet voldoet aan de voorwaarden, is het beleidsplan niet ontvankelijk.

De administratie meldt, per aangetekende brief, uiterlijk vijftien dagen na de datum van ontvangst van het beleidsplan, aan de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten, of het beleidsplan al dan niet ontvankelijk is. In voorkomend geval wordt de reden vermeld van de niet-ontvankelijkheid van het beleidsplan. § 3. De administratie toetst de zakelijke en beheersmatige aspecten van het beleidsplan aan het erfgoedconvenant en maakt een verslag op van haar bevindingen en voegt dat bij het beleidsplan. § 4. De beoordelingscommissie, bedoeld in artikel 21, § 1, 4°, brengt een gemotiveerd advies uit over het beleidsplan en deelt dat mee aan de administratie. Het beleidsplan wordt getoetst aan het erfgoedconvenant. § 5. De administratie bezorgt het beleidsplan, het verslag van de administratie, het advies van de beoordelingscommissie, en haar eigen advies met inbegrip van een gemotiveerd voorstel tot goedkeuring of afkeuring van het beleidsplan aan de minister. § 6. De minister keurt het beleidsplan goed of af en deelt zijn beslissing mee aan de administratie, uiterlijk op 31 december van het jaar van indienen van het beleidsplan. § 7. De administratie deelt de beslissing van de minister, per aangetekende brief, mee aan de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten, binnen een termijn van twintig dagen na ontvangst van de beslissing van de minister. § 8. Als het beleidsplan niet werd goedgekeurd, moet de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten het beleidsplan aanpassen en uiterlijk op 1 april van het volgende jaar opnieuw indienen bij de administratie.

De procedure tot het goedkeuren of afkeuren van dat aangepast beleidsplan verloopt zoals beschreven in § 2 tot § 7. § 9. Bij een definitieve negatieve beslissing kan de minister het voornemen formuleren tot een sanctie in verhouding tot de vastgestelde inbreuken op de afspraken in het erfgoedconvenant.

De gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten kan tegen dat voornemen een gemotiveerd verhaal indienen bij de administratie, per aangetekende brief en binnen de twintig werkdagen na ontvangst van de beslissing.

De minister beslist, na onderzoek van dit verhaal, of hij het geformuleerde voornemen herbevestigt, aanpast of staakt. Als de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten geen of laattijdig verhaal indiende, dan wordt het geformuleerde voornemen bevestigd. Afdeling II. - Het erfgoedconvenant met de Vlaamse

Gemeenschapscommissie

Art. 8.§ 1. Een aanvraag tot het sluiten van een erfgoedconvenant als bedoeld in artikel 23 van het decreet wordt door de Vlaamse Gemeenschapscommissie, per aangetekende brief, in vijftien exemplaren en elektronisch, uiterlijk op 1 februari van het tweede volledige kalenderjaar van een legislatuur van het Vlaams Parlement, naar de administratie verstuurd of tegen ontvangstmelding aan de administratie bezorgd. § 2. De aanvraag omvat een ontwerp van beleidsplan voor de volgende convenantperiode met inbegrip van een evaluatie van de uitvoering van het lopende erfgoedconvenant, en alle informatie die nodig en nuttig is om de intentie tot het sluiten van een volgend erfgoedconvenant te kunnen beoordelen aan de hand van de voorwaarden en de criteria, bedoeld in artikel 17 en artikel 18 van het decreet.

Het ontwerp van beleidsplan omvat de volgende elementen : 1° een omgevingsanalyse die vertrekt van een uittreksel uit het cultuurbeleidsplan van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, aangevuld met specifieke kenmerken van het cultureel erfgoed binnen het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad, de actuele stand van zaken en een kritische analyse;2° een beschrijving van de visie op de zorg voor en de ontsluiting van het cultureel erfgoed binnen het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad;3° de strategische en operationele doelstellingen van het erfgoedconvenant;4° de verwachte effecten en resultaatsindicatoren;5° een omschrijving van de instrumenten en werkmethoden die bijdragen tot de realisatie van de doelstellingen;6° de plaats en de organisatie van de erfgoedcel in de Vlaamse Gemeenschapscommissie;7° de beschikbare financiële en logistieke middelen met vermelding van de eigen inbreng van de Vlaamse Gemeenschapscommissie en van de aanwending van de werkingssubsidies;8° de meerjarenplanning met vermelding van de prioriteiten;9° de wijze waarop dit beleidsplan en, in voorkomend geval, het beleidsplan van andere cultureel-erfgoedactoren op elkaar worden afgestemd;10° een beschrijving van het proces van de beleidsplanning. De evaluatie van de uitvoering van het lopende erfgoedconvenant omvat minstens de volgende elementen : 1° een inhoudelijk verslag over de mate waarin tijdens de voorbije beleidsperiode het beleidsplan en het erfgoedconvenant werden uitgevoerd;2° een evaluatie van de resultaten die werden geboekt;3° een evaluatie van de gebruikte instrumenten en methodes;4° een evaluatie van de werking van de erfgoedcel;5° een beschrijving van de effecten van het lopende erfgoedconvenant op het lokale erfgoedveld. Bovendien omvat de aanvraag de volgende documenten : 1° een intentieverklaring van de Vlaamse Gemeenschapscommissie met inbegrip van het engagement betreffende de eigen financiële inbreng;2° een uittreksel uit het cultuurbeleidsplan, onderdeel cultureel erfgoed;3° een begroting met vermelding van de eigen inbreng van de Vlaamse Gemeenschapscommissie.De eigen inbreng van de Vlaamse Gemeenschapscommissie bedraagt minstens 30 % van de totale personeels- en werkingskosten van de werking van de erfgoedcel.

Art. 9.§ 1. De administratie onderzoekt of de aanvraag tijdig en volledig werd ingediend en of ze voldoet aan de voorwaarden, bedoeld in artikel 8.

Indien de aanvraag niet tijdig of onvolledig werd ingediend of als ze niet voldoet aan de voorwaarden is de aanvraag niet ontvankelijk.

De administratie meldt, per aangetekende brief, uiterlijk vijftien dagen na de datum van ontvangst van de aanvraag, aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie of de aanvraag al dan niet ontvankelijk is. In voorkomend geval wordt de reden vermeld van de niet-ontvankelijkheid van de aanvraag. § 2. De administratie onderzoekt de aanvraag op stukken en ter plaatse.

De administratie onderzoekt de zakelijke en beheersmatige aspecten van de aanvraag.

Bij het bezoek ter plaatse kan de administratie worden bijgestaan door een externe deskundige of een lid van de beoordelingscommissie, als bedoeld in artikel 21, § 1, 4°.

De administratie maakt een verslag op van haar bevindingen en voegt dat verslag bij de aanvraag. § 3. De beoordelingscommissie, bedoeld in artikel 21, § 1, 4°, beoordeelt de aanvraag op basis van de voorwaarden en de criteria, bedoeld in artikel 17 en artikel 18 van het decreet, en brengt daarover een gemotiveerd advies uit.

De beoordelingscommissie, bedoeld in artikel 21, § 1, 4°, kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht om de voorwaarden en de criteria, bedoeld in artikel 17 en artikel 18 van het decreet, op adequate wijze te toetsen. Ze kan onder meer de Vlaamse Gemeenschapscommissie horen, aanvullende documenten en gegevens opvragen en een bezoek ter plaatse brengen. § 4. De administratie stelt, rekening houdend met het gemotiveerde advies van de beoordelingscommissie, een ontwerp van beslissing op over alle aspecten van de aanvraag. In dat document wordt het advies van de beoordelingscommissie integraal opgenomen. § 5. De administratie bezorgt het ontwerp van beslissing uiterlijk op 1 juni aan de Vlaamse regering. § 6. De Vlaamse regering beslist over de intentie om een erfgoedconvenant te sluiten of formuleert een weigering van de aanvraag en deelt dit mee aan de administratie. In voorkomend geval wordt de reden van de weigering van de aanvraag vermeld. § 7. De administratie deelt de beslissing van de Vlaamse regering, per aangetekende brief, mee aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie, binnen een termijn van twintig dagen na ontvangst van de beslissing van de Vlaamse Regering.

Art. 10.§ 1. De onderhandeling over de inhoud van het erfgoedconvenant, bedoeld in artikel 23, § 2, van het decreet, wordt voorbereid door de administratie en vertegenwoordigers van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. § 2. Het erfgoedconvenant omvat minstens de volgende elementen : 1° de omschrijving van de partners, het toepassingsgebied en de begrippen;2° de strategische doelstellingen en uitgangspunten van het erfgoedbeleid in het algemeen en van het erfgoedconvenant in het bijzonder, zowel van de Vlaamse Gemeenschap als van de Vlaamse Gemeenschapscommissie;3° de resultaatgebieden;4° de te gebruiken instrumenten en methodes;5° de situering van de erfgoedcel in de Vlaamse Gemeenschapscommissie;6° de werking en het personeel van de erfgoedcel;7° de samenwerking met de lokale overheden;8° de financiële en logistieke inbreng van beide partijen;9° de voortgangscontrole, bijsturing en evaluatiemethodiek en de procedure inzake sancties en geschillen, voorzover het aanvullingen betreft op titel II, hoofdstuk III. Het beleidsplan wordt als bijlage bij het ontwerp van erfgoedconvenant gevoegd. § 3. Het ontwerp van erfgoedconvenant wordt in één formeel overlegmoment besproken tussen de minister en de Vlaamse Gemeenschapscommissie. § 4. De minister en de Vlaamse Gemeenschapscommissie ondertekenen het erfgoedconvenant uiterlijk op 31 december van het jaar van beslissing van de Vlaamse regering, bedoeld in artikel 9, § 6. HOOFDSTUK II. - Werkingssubsidies erfgoedconvenants

Art. 11.§ 1. De minister kent een jaarlijkse werkingssubsidie toe aan : 1° een gemeente of een samenwerkingsverband van omliggende gemeenten, ter uitvoering van artikel 21 van het decreet, waarmee uiterlijk op 31 december van het voorgaande jaar een erfgoedconvenant werd gesloten;2° de Vlaamse Gemeenschapscommissie, ter uitvoering van artikel 24 van het decreet, waarmee uiterlijk op 31 december van het voorgaande jaar een erfgoedconvenant werd gesloten; hierna de publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon te noemen. § 2. Als een publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon, naast de activiteiten waarvoor hij krachtens § 1 gesubsidieerd wordt, nog andere evenwaardige hoofdactiviteiten organiseert, dan moet de organisatie in haar volledige boekhouding een duidelijk en identificeerbaar onderscheid maken tussen beide soorten activiteiten. § 3. De boekhouding van een privaatrechtelijke rechtspersoon wordt gevoerd conform de bepalingen van de wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding van de ondernemingen, zoals naderhand gewijzigd, en wordt zo georganiseerd dat de financiële controle op de aanwending van de subsidies mogelijk is.

Art. 12.§ 1. De publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon die in aanmerking komt voor een werkingssubsidie als bedoeld in artikel 11, § 1, bezorgt jaarlijks, per aangetekende brief of tegen ontvangstmelding, in drie exemplaren en elektronisch, uiterlijk op 1 december van het voorgaande jaar, een actieplan en een begroting voor het volgende jaar aan de administratie.

Voor de werkingssubsidie van het eerste jaar van een erfgoedconvenant worden deze documenten uiterlijk op 1 februari van het lopende jaar ingediend. § 2. In het actieplan beschrijft de publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon hoe hij het erfgoedconvenant, bedoeld in het beleidsplan, tijdens het desbetreffende jaar van de convenantperiode zal uitvoeren, en de personele, logistieke en financiële middelen die hiervoor ter beschikking staan. Ook wordt aangegeven of en op welke wijze er eventueel wordt afgeweken van de vastgelegde planning in het beleidsplan.

In het actieplan van het eerste jaar van een eerste erfgoedconvenant als bedoeld in artikel 2 beschrijft de publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon hoe hij het erfgoedconvenant tijdens het desbetreffende jaar van de convenantperiode zal uitvoeren, en de personele, logistieke en financiële middelen die hiervoor ter beschikking staan. Ook wordt aangegeven op welke wijze het beleidsplan, bedoeld in artikel 7, § 1 en § 2, wordt opgemaakt.

Bovendien omvat het actieplan een uittreksel uit de begroting van de publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon met aanduiding van de eigen inbreng. In de begroting van de publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon is de financiering van het erfgoedconvenant opgenomen in een afzonderlijke afdeling.

De administratie kan een model van actieplan en een model van begroting opleggen.

Art. 13.De jaarlijkse werkingssubsidie wordt, op grond van artikel 48 van het decreet, als volgt beschikbaar gesteld : 1° drie voorschotten van telkens 25 procent van het subsidiebedrag dat voor dat werkingsjaar is toegekend, worden op zijn vroegst uitbetaald op respectievelijk 1 januari, 1 april en 1 juli van het werkingsjaar;2° een vierde voorschot van 15 procent van het subsidiebedrag dat voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt op zijn vroegst uitbetaald op 1 oktober van het werkingsjaar;3° het saldo van 10 procent van het subsidiebedrag dat voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald na controle op de naleving van de subsidievoorwaarden en na aanvaarding van de bewijsstukken door de administratie.

Art. 14.§ 1. De werkingssubsidies worden verantwoord op basis van een jaarverslag over het voorbije werkingsjaar.

Dat jaarverslag bevat : 1° een inhoudelijk verslag over de mate waarin tijdens het voorbije werkingsjaar het actieplan werd gerealiseerd en uitvoering werd gegeven aan het erfgoedconvenant en het beleidsplan;2° de statistische gegevens die de administratie nodig acht;3° de jaarrekening, die bestaat uit een balans, een resultatenrekening en het verslag van een bedrijfsrevisor of, in voorkomend geval, van de gemeente-, provincieontvanger of de opdrachthouder Financiën. Indien het een gemeente of de Vlaamse Gemeenschapscommissie betreft, wordt een uittreksel uit de jaarrekening gevraagd met een overzicht van de inkomsten en uitgaven die betrekking hebben op de uitvoering van het erfgoedconvenant; 4° een afschrijvingstabel voor de investeringen;5° een formulier met een opvolgingsmodel dat bepaald is door de administratie. In voorkomend geval worden de financiële documenten van de ondersteunende organisatie toegevoegd, met betrekking tot de uitvoering van het erfgoedconvenant. De ondersteunende organisatie voegt een formulier met een opvolgingsmodel dat bepaald is door de administratie toe. § 2. Die documenten worden door de publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon, per aangetekende brief, in drie exemplaren en elektronisch, uiterlijk op 1 april van het volgende jaar naar de administratie verstuurd of tegen ontvangstmelding aan de administratie bezorgd. § 3. De administratie kan op ieder ogenblik aan de gesubsidieerde publiek- of privaatrechtelijke rechtspersoon aanvullende informatie en documenten vragen. § 4. Een publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon, die zowel binnen dit decreet als binnen andere decreten op een meerjarige basis werkingssubsidies ontvangt, is ertoe gehouden om jaarlijks ter controle een volledige jaarrekening voor te leggen voor de totaliteit van de activiteiten én een opgesplitste resultatenrekening voor elke hoofdactiviteit afzonderlijk waarvoor hij een werkingssubsidie ontvangt.

Art. 15.De administratie houdt toezicht op de publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon die een werkingssubsidie ontvangt als bedoeld in artikel 21 en 24 van het decreet, door middel van : 1° een jaarlijkse controle van het actieplan en de begroting, bedoeld in artikel 12, § 2, van dit besluit;2° een jaarlijkse controle van het jaarverslag, bedoeld in artikel 14, § 1, van dit besluit.

Art. 16.§ 1. Een reserve, aangelegd met eigen inkomsten en subsidies, als bedoeld in artikel 50, § 1, van het decreet, wordt in de balans van een publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon, opgenomen als een onderdeel van het eigen vermogen en bestaat uit de balanspost « reserve » en de balanspost « overgedragen winst / verlies » van de jaarrekening.

Indien het een gemeente of de Vlaamse Gemeenschapscommissie betreft, wordt de reserve opgevolgd door gebruik te maken van het opvolgingsmodel van de administratie, als bedoeld in artikel 14, § 1, tweede lid, 5°. § 2. In uitvoering van artikel 50, § 2, eerste lid, van het decreet worden volgende éénmalige uitzonderlijke inkomsten niet in aanmerking genomen voor de berekening van de overdraagbare reserve : 1° schenkingen;2° legaten;3° prijzen. De reserve opgebouwd met de éénmalige uitzonderlijke inkomsten wordt als een afzonderlijke reserve in de balans opgenomen met als naam « reserve éénmalige uitzonderlijke inkomsten ». Deze reserve kan onbeperkt worden overgedragen. § 3. In uitvoering van artikel 50, § 2, tweede lid, van het decreet, kan de minister, op basis van een gemotiveerd verzoek en bestedingsplan van de privaatrechtelijke of publiekrechtelijke rechtspersoon, een afwijking toestaan op het voor de bepaling van de overdraagbare reserve te hanteren percentage van 10 % van de gemiddelde jaarlijkse personeels- en werkingskosten, als bedoeld in artikel 50, § 2, eerste lid, van het decreet.

Het gemotiveerde verzoek en bestedingsplan wordt meegestuurd met het jaarverslag, als bedoeld in artikel 14, van het laatste jaar van de convenantperiode. § 4. In uitvoering van artikel 50, § 3, tweede lid, dient de na de convenantperiode overgedragen reserve, als bepaald in artikel 50, § 2, eerste lid, van het decreet, te worden aangewend voor de realisatie van een door de minister goedgekeurd bestedingsplan, waarvan de uitvoering in de tijd is beperkt tot twee begrotingsjaren, volgend op de voorbije convenantperiode.

Dit bestedingsplan wordt meegestuurd met het jaarverslag, als bedoeld in artikel 14, van het laatste jaar van de convenantperiode.

Indien dit bestedingsplan niet wordt goedgekeurd of niet of niet tijdig wordt uitgevoerd, is de publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon verplicht de niet aangewende middelen van de overgedragen reserve terug te storten aan de administratie. § 5. De administratie wordt belast met de controle op de uitvoering van het bestedingsplan. HOOFDSTUK III. - Evaluatie erfgoedconvenant

Art. 17.§ 1. De administratie evalueert de uitvoering van het erfgoedconvenant en het beleidsplan, bedoeld in artikel 18, 19, 20 en 23 van het decreet, op maximaal twee momenten in de convenantperiode : 1° een tussentijdse evaluatie uiterlijk halverwege de convenantperiode, als het een periode van minstens drie jaar betreft, met het oog op het in te dienen geactualiseerde beleidsplan als bedoeld in artikel 19, § 2, artikel 20, § 2, en artikel 23, § 3, van het decreet;2° een eindevaluatie, in de tweede helft en minstens zes maanden voor de aanvraag van een volgende erfgoedconvenant. De administratie evalueert met een bezoek ter plaatse, op basis van het beleidsplan, de ingediende jaarlijkse actieplannen, begrotingen en jaarverslagen. § 2. De administratie deelt haar bevindingen bij een tussentijdse evaluatie, die het gevolg zijn van § 1,1°, per aangetekende brief, binnen twee maanden na de uitvoering van de evaluatie, mee aan de publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon in de vorm van een evaluatieverslag met aanbevelingen. § 3. Bij een negatieve tussentijdse evaluatie van de uitvoering van het erfgoedconvenant en het beleidsplan moet de publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon in het geactualiseerde beleidsplan aantonen dat hij op een passende manier tegemoetkomt aan de opmerkingen van de administratie.

Art. 18.§ 1. Een geactualiseerd beleidsplan als bedoeld in artikel 19, § 2, artikel 20, § 2, en artikel 23, § 3, van het decreet wordt door de publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon, per aangetekende brief, in drie exemplaren en elektronisch, uiterlijk halverwege de convenantperiode als het een periode van minstens drie jaar betreft, naar de administratie verstuurd of tegen ontvangstmelding aan de administratie bezorgd. § 2. De administratie onderzoekt of het geactualiseerde beleidsplan tijdig en volledig werd ingediend.

Als het geactualiseerde beleidsplan niet tijdig of onvolledig werd ingediend of als ze niet voldoet aan de voorwaarden, is het beleidsplan niet ontvankelijk.

De administratie meldt, per aangetekende brief, uiterlijk vijftien dagen na de datum van ontvangst van het geactualiseerde beleidsplan, aan de publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon, of het geactualiseerde beleidsplan al dan niet ontvankelijk is. In voorkomend geval wordt de reden vermeld van de niet-ontvankelijkheid van het geactualiseerde beleidsplan. § 3. De administratie toetst de zakelijke en beheersmatige aspecten van het geactualiseerde beleidsplan aan het erfgoedconvenant, maakt een verslag op van haar bevindingen en voegt dat bij het geactualiseerde beleidsplan. § 4. De beoordelingscommissie, bedoeld in artikel 21, § 1, 4°, brengt een gemotiveerd advies uit over het geactualiseerde beleidsplan en deelt dit mee aan de administratie. Het geactualiseerde beleidsplan wordt getoetst aan het erfgoedconvenant. § 5. De administratie bezorgt het geactualiseerde beleidsplan, het verslag van de administratie, het advies van de beoordelingscommissie, en haar eigen advies met inbegrip van een gemotiveerd voorstel tot goedkeuring of afkeuring van het geactualiseerde beleidsplan aan de minister. § 6. De minister keurt het geactualiseerde beleidsplan goed of af en deelt zijn beslissing mee aan de administratie, uiterlijk vier maanden na het indienen van het beleidsplan. § 7. De administratie deelt de beslissing van de minister, per aangetekende brief, mee aan de publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon, binnen een termijn van twintig dagen na ontvangst van de beslissing van de minister. § 8. Bij een negatieve beslissing kan de minister het voornemen formuleren tot een sanctie in verhouding tot de vastgestelde inbreuken op de afspraken in het erfgoedconvenant.

De publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon mag tegen dit voornemen een gemotiveerd verhaal indienen bij de administratie, per aangetekende brief en binnen twintig dagen na ontvangst van de beslissing.

De minister beslist, na onderzoek van dit verhaal, of hij het geformuleerde voornemen herbevestigt, aanpast of staakt. Als de publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon geen of laattijdig bezwaar indient, dan wordt het geformuleerde voornemen bevestigd.

Art. 19.§ 1. De administratie deelt haar bevindingen bij een eindevaluatie, die het gevolg zijn van artikel 17, § 1, 2°, binnen twee maanden na de uitvoering van de evaluatie, per aangetekende brief mee aan de publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon in de vorm van een verslag met aanbevelingen. § 2. De bevindingen van de administratie die het gevolg zijn van artikel 17, § 1, 2°, worden meegenomen bij de voorbereiding van een volgende erfgoedconvenant als bedoeld in artikel 3 en 8.

TITEL III. - Advisering

Art. 20.De minister benoemt voor de adviescommissie, bedoeld in artikel 43 van het decreet, minimaal acht en maximaal twaalf leden.

Onder de leden van de adviescommissie wijst de minister een voorzitter en een ondervoorzitter aan. De voorzitter en de ondervoorzitter moeten van een verschillend geslacht zijn.

De leden van de adviescommissie worden benoemd voor vier jaar. Een lid kan maximaal twee mandaten vervullen.

Art. 21.§ 1. Voor het beleidsveld cultureel erfgoed worden, zoals bedoeld in artikel 44 van het decreet, de volgende beoordelingscommissies opgericht : 1° musea;2° instellingen van de Vlaamse overheid;3° archieven, bewaarbibliotheken en documentatiecentra;4° erfgoedconvenants en projecten cultureel erfgoed. Indien nodig kunnen ook andere beoordelingscommissies opgericht worden. § 2. De minister benoemt voor elke beoordelingscommissie minimaal vijf en maximaal twaalf leden.

Onder de leden van de beoordelingscommissies wijst de minister een voorzitter en een ondervoorzitter aan. De voorzitter en de ondervoorzitter moeten van een verschillend geslacht zijn.

De leden van de beoordelingscommissies worden benoemd voor vier jaar.

Om de vier jaar wordt de helft van de leden vervangen. Een lid kan maximaal twee mandaten vervullen. § 3. Voor de beoordeling van de instellingen van de Vlaamse Gemeenschap, bedoeld in artikel 7 en 8 van het decreet, worden de beoordelingscommissies samengesteld uit drie leden van de beoordelingscommissie musea, bedoeld in artikel § 1, 1°, en drie buitenlandse experts. De voorzitter van de adviescommissie is tevens voorzitter van deze beoordelingscommissies. De experts dienen te beschikken over een internationale kennis van het te beoordelen onderdeel van het beleidsveld.

Art. 22.§ 1. Maximaal twee derde van de leden van de adviescommissie en van de beoordelingscommissies mag van hetzelfde geslacht zijn. § 2. Bij de samenstelling van de adviescommissie en van de beoordelingscommissies wordt ten minste één persoon opgenomen die vertrouwd is met het Brusselse cultureel-erfgoedveld.

Art. 23.§ 1. De adviescommissie en de beoordelingscommissies leggen binnen drie maanden na hun aanstelling aan de minister een voorstel van huishoudelijk reglement voor met betrekking tot hun werking. De minister keurt vervolgens het huishoudelijk reglement van de adviescommissie en de beoordelingscommissies goed.

De adviescommissie en de beoordelingscommissies kunnen externe experts uitnodigden. § 2. Een lid van een adviescommissie of van een beoordelingscommissie, dat door de minister wordt benoemd in de plaats van een overleden lid of van een lid van wie het mandaat voortijdig is beëindigd, voleindigt het mandaat. § 3. De minister kan, op verzoek van de betrokkene, een einde maken aan het mandaat van : 1° voorzitter, ondervoorzitter of lid van de adviescommissie;2° voorzitter, ondervoorzitter of lid van een beoordelingscommissie. § 4. De minister kan : 1° op verzoek van de adviescommissie een einde maken aan het mandaat van voorzitter, ondervoorzitter of lid van de adviescommissie;2° op verzoek van een beoordelingscommissie een einde maken aan het mandaat van voorzitter, ondervoorzitter of lid van die beoordelingscommissie. § 5. Bovendien kan de minister, na advies van respectievelijk de adviescommissie of een beoordelingscommissie, in de volgende gevallen ambtshalve een einde stellen aan een mandaat van voorzitter, ondervoorzitter of lid van de adviescommissie of een beoordelingscommissie als de mandaathouder : 1° driemaal na elkaar zonder voorafgaande kennisgeving de vergadering van de adviescommissie of van een beoordelingscommissie niet bijwoont;2° activiteiten verricht of functies vervult die onverenigbaar zijn met het mandaat of die een strijdigheid van belangen tot gevolg hebben.

Art. 24.§ 1. De leden van de adviescommissie en van de beoordelingscommissies, alsook de door de adviescommissie en de beoordelingscommissies uitgenodigde experts, ontvangen voor hun werkzaamheden een vergoeding van 60 euro per dagdeel, geïndexeerd, met een maximum van twee dagdelen per dag. Een dagdeel duurt ten minste twee uur en ten hoogste vier uur.

De vergoeding wordt toegekend telkens als het lid aanwezig is op de vergadering. De voorbereiding van het advies of van de vergadering is in dit bedrag inbegrepen. § 2. De leden van de adviescommissie en van de beoordelingscommissies, alsook de door de adviescommissie en de beoordelingscommissies uitgenodigde experts, ontvangen een reiskostenvergoeding voor hun verplaatsingen in functie van hun werkzaamheden volgens de regeling voor ambtenaren van de Vlaamse Gemeenschap. De reiskostenvergoeding wordt berekend op basis van de afstand tussen de woonplaats en de plaats van de zitting. § 3. Leden met het ambt van personeelslid in dienst van de Vlaamse Gemeenschap of instellingen van de Vlaamse overheid hebben geen recht op de vergoeding als de vergadering plaatsvindt tijdens de gewone diensturen.

Art. 25.Het secretariaat van de adviescommissie en de beoordelingscommissies wordt waargenomen door de administratie.

TITEL IV. - Slotbepalingen

Art. 26.§ 1. In afwijking van artikel 2, § 1, wordt de aanvraag tot het sluiten van een eerste erfgoedconvenant voor de periode van 1 januari 2005 tot en met 31 december 2008 door de gemeente of het samenwerkingsverband van omliggende gemeenten uiterlijk op 30 juni 2004 naar de administratie verstuurd of tegen ontvangstmelding aan de administratie bezorgd. § 2. In afwijking van artikel 3, § 1, wordt de aanvraag tot het sluiten van een volgend erfgoedconvenant voor de periode van 1 januari 2005 tot en met 31 december 2008 door de gemeenten Antwerpen, Brugge, Gent, Ieper, Kortrijk, Leuven, Mechelen en Tongeren uiterlijk op 30 juni 2004 naar de administratie verstuurd of tegen ontvangstmelding aan de administratie bezorgd. § 3. In afwijking van artikel 8, § 1, wordt de aanvraag tot het sluiten van een volgend erfgoedconvenant voor de periode van 1 januari 2005 tot en met 31 december 2006 door de Vlaamse Gemeenschapscommissie uiterlijk op 30 juni 2004 naar de administratie verstuurd of tegen ontvangstmelding aan de administratie bezorgd. § 4. In afwijking van artikel 3, § 2 en artikel 8, § 2, omvat de aanvraag tot het sluiten van een volgend erfgoedconvenant een evaluatie van de experimentele convenantperiode en alle informatie die nodig en nuttig is om de intentie tot het sluiten van een volgende erfgoedconvenant te kunnen beoordelen. § 5. In afwijking van artikel 4, § 5, en artikel 9, § 5, bezorgt de administratie het ontwerp van beslissing over de aanvraag aan de Vlaamse regering uiterlijk drie maanden na de inwerkingtreding van dit besluit. § 6. In afwijking van artikel 3, § 2, wordt door de gemeenten, genoemd in § 2, uiterlijk op 1 april 2005 een beleidsplan ingediend voor het erfgoedconvenant dat loopt van 1 januari 2005 tot 31 december 2008. § 7. In afwijking van artikel 8, § 2, wordt door de Vlaamse Gemeenschapscommissie uiterlijk op 1 april 2005 een beleidsplan ingediend voor het erfgoedconvenant dat loopt van 1 januari 2005 tot 31 december 2006.

Art. 27.De Vlaamse minister, bevoegd voor de cultuur, is belast met de uitvoering van dit besluit.

Dit besluit treedt in werking op de dag van de ondertekening.

Brussel, 25 juni 2004.

De minister-president van de Vlaamse Regering, B. SOMERS De Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden, Cultuur, Jeugd en Ambtenarenzaken, P. VAN GREMBERGEN