25 JUIN 2004. - Arrêté du Gouvernement flamand portant exécution du décret du 7 mai 2004 portant organisation et subventionnement d'une politique du patrimoine culturel, en ce qui concerne les conventions patrimoniales et les conseils

Le Gouvernement flamand, Vu les lois sur la comptabilité de l'Etat, coordonnées le 17 juillet 1991, notamment les articles 55 à 58 inclus;

Vu le décret du 7 mai 2004 portant organisation et subventionnement d'une politique du patrimoine culturel;

Vu l'avis du Conseil des Arts, donné le 23 février 2004;

Vu l'avis du Conseil de la Culture, donné le 3 mars 2004;

Vu l'accord du Ministre flamand chargé du budget, donné le 5 mai 2004;

Vu l'avis n° 37 193/3 du Conseil d'Etat, donné le 25 mai 2004, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition du Ministre flamand des Affaires intérieures, de la Culture, de la Jeunesse et de la Fonction publique;

Après délibération, Arrête : TITRE Ier. - Définitions

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, on entend par : 1° décret : le décret du 7 mai 2004 portant organisation et subventionnement d'une politique du patrimoine culturel;2° autorités : toute instance officielle aux noveaux local, provincial, régional, communautaire ou fédéral;3° Ministre : le Ministre flamand chargé de la culture;4° administration : le service administratif compétent pour le patrimoine culturel mobilier et immatériel;5° année d'activité : la période du 1er janvier au 31 décembre inclus;6° période de la convention : la durée d'une convention patrimoniale;7° organisation d'appui : une personne de droit privé qui assume complètement ou partiellement l'exécution de la convention patrimoniale, pour le compte d'une personne de droit public ou privé bénéficiaire de la subvention. TITRE II. - Conventions patrimoniales CHAPITRE Ier. - Demande et procédure de conclusion d'une convention patrimoniale Section Ire. - Une convention patrimoniale conclue avec une commune ou

une structure de coopération de communes avoisinantes

Art. 2.§ 1er. Une demande de conclusion d'une première convention patrimoniale telle que visée à l'article 18, § 1er du décret est envoyée par lettre recommandée ou remise contre récépissé à l'administration, en quinze exemplaires et sur support électronique, au plus tard le 1er février. § 2. La demande contient toute information nécessaire et utile à l'appréciation de l'intention de conclure une convention patrimoniale à l'aide des conditions et des critères visés aux articles 17 et 18 du décret. Ces informations sont reprises dans la note d'intention de convention patrimoniale telle que visée à l'article 18, § 2 du décret.

Une analyse du voisinage telle que visée à l'article 18, § 2, 1° du décret comprend, outre des données statistiques générales sur la commune ou la structure de coopération de communes avoisinantes, une description de tous les éléments qui contribuent au profil patrimonial de la commune ou de la structure de coopération de communes avoisinantes.

La note d'intention comprend en outre les documents suivants : 1° une déclaration de la commune ou de la structure de coopération de communes avoisinantes, en ce compris l'engagement de l'apport financier propre;2° un extrait du plan communal de politique culturelle ou des plans communaux de politique culturelle des communes en question faisant partie d'une structure de coopération de communes avoisinantes, volet patrimoine culturel;3° un budget avec mention de l'apport propre de la commune ou de la structure de coopération de communes avoisinantes;4° s'il s'agit d'une structure de coopération de communes avoisinantes : les statuts de la structure de coopération, la composition du conseil d'administration et toutes les informations pratiques sur les partenaires.

Art. 3.§ 1er. Une demande de conclusion d'une convention patrimoniale suivante telle que visée à l'article 20 du décret est envoyée par lettre recommandée ou remise contre récépissé à l'administration par la commune ou la structure de coopération, en quinze exemplaires et sur support électronique, au plus tard le 1er février de la deuxième année d'une nouvelle législature communale. § 2. La demande contient un projet de plan de politique culturelle pour la période de convention suivante, en ce compris une évaluation de l'exécution de la convention patrimoniale en cours, et toute information nécessaire et utile à l'appréciation de l'intention de conclure une convention patrimoniale à l'aide des conditions et des critères visés aux articles 17 et 18 du décret.

Ce projet de plan de politique comprend les éléments suivants : 1° une analyse du voisinage, qui part d'un extrait du plan communal de politique culturelle, complété de caractéristiques spécifiques du patrimoine culturel dans la commune ou au sein de la structure de coopération de communes avoisinantes, la situation actuelle et une analyse critique;2° une description de la vision de la conservation et de la valorisation du patrimoine culturel dans la commune ou au sein de la structure de coopération de communes avoisinantes; 3° les objectifs stratégiques et opérationnels de la convention patrimoniale;4° les effets et indicateurs de résultats escomptés;5° une description des outils et méthodes de travail qui contribuent à la réalisation des objectifs;6° la position et l'organisation de la cellule du patrimoine au sein de la commune ou de la structure de coopération de communes avoisinantes;7° les moyens financiers et logistiques disponibles avec mention de l'apport propre de la commune ou de la structure de coopération de communes avoisinantes et de l'affectation des subventions de fonctionnement;8° un planning pluriannuel avec mention des priorités;9° la manière d'harmoniser ce plan de politique et, le cas échéant, les plans de politique d'autres acteurs du patrimoine cultuel;10° une description du procès du planning de politique. L'évaluation de l'exécution de la convention patrimoniale en cours comprend au moins les éléments suivants : 1° un rapport de fond sur l'exécution de la convention patrimoniale et du plan de politique pendant la période de gestion écoulée;2° une évaluation des résultats obtenus;3° une évaluation des outils et méthodes utilisés;4° une évaluation du fonctionnement de la cellule du patrimoine;5° une description des effets de la convention patrimoniale en cours sur les activités locales en matière de patrimoine culturel. La demande comprend en outre les documents suivants : 1° une déclaration de la commune ou de la structure de coopération de communes avoisinantes, en ce compris l'engagement de l'apport financier propre;2° un extrait du plan communal de politique culturelle ou des plans communaux de politique culturelle des communes en question faisant partie d'une structure de coopération de communes avoisinantes, volet patrimoine culturel;3° un budget avec mention de l'apport propre de la commune ou de la structure de coopération de communes avoisinantes.L'apport de moyens propres par la commune ou la structure de coopération de communes avoisinantes égale au moins 30 % des frais de personnel et de fonctionnement de la cellule du patrimoine; 4° s'il s'agit d'une structure de coopération de communes avoisinantes : les statuts de la structure de coopération, la composition du conseil d'administration et toutes les informations pratiques sur les partenaires.

Art. 4.§ 1er. L'administration examine si la demande a été introduite à temps et de manière complète et si elle remplit les conditions visées à l'article 2 s'il s'agit d'une demande de conclusion d'une première convention patrimoniale, ou les conditions visées à l'article 3 s'il s'agit d'une demande de conclusion d'une convention patrimoniale suivante.

Si la demande n'a pas été introduite à temps ou de façon incomplète, ou ne remplit pas les conditions, elle est non recevable.

L'administration notifie à la commune ou à la structure de coopération de communes avoisinantes, par lettre recommandée, au plus tard quinze jours de la date de réception de la demande, la recevabilité ou non de la demande. Le cas échéant, la non-recevabilité de la demande est motivée. § 2. L'administration examine la demande sur place et sur pièces.

L'administration examine les aspects commerciaux et gestionnels de la demande.

Lors de sa visite sur place, l'administration peut se faire assister par un expert extérieur ou par un membre de la commission d'évaluation visée à l'article 21, § 1er, 4°.

L'administration fait rapport sur ses constatations et joint ce rapport à la demande. § 3. La commission d'évaluation visée à l'article 21, § 1er, 4° évalue les demande sur la base des conditions et critères visés aux articles 17 et 18 du décret, et formule un avis motivé et un ordre de préséance.

La commission d'évaluation visée à l'article 21, § 1er, 4° peut prendre toute initiative qu'elle juge nécessaire pour vérifier de manière adéquate les conditions et les critères d'appréciation visés aux articles 17 et 18 du décret. Elles peut notamment entendre la commune ou la structure de coopération de communes avoisinantes qui a introduit la demande de subventions, demander des documents et informations supplémentaires et rendre une visite sur place. § 4. L'administration, tenant compte de l'avis motivé avec ordre de préséance de la commission d'évaluation, établit un projet de décision sur tous les aspects de la demande. Ce document reprend intégralement l'avis de la commission d'évaluation. § 5. L'administration remet le projet de décision au Gouvernement flamand au plus tard le 1er juin. § 6. Le Gouvernement flamand décide de l'intention de conclure une convention patrimoniale ou formule un refus de la demande et le communique à l'administration. Le cas échéant, le refus de la demande est motivé. § 7. L'administration communique la décision du Gouvernement flamand à la commune ou la structure de coopération de communes avoisinantes, par lettre recommandée, dans les vingt jours de la réception de la décision du Gouvernement flamand.

Art. 5.Si la demande de conclusion d'une convention patrimoniale doit être refusée en raison d'une restriction des crédits au budget de la Communauté flamande, la demande reste valable durant trois ans.

Art. 6.§ 1er. La négociation sur le contenu de la convention patrimoniale, visée aux articles 18, § 5 et 20, § 1er, du décret, est préparée par l'administration et des représentants de la commune ou la structure de coopération de communes avoisinantes. § 2. La convention patrimoniale comporte au moins les éléments suivants : 1° la définition des partenaires, du champ d'application et des concepts;2° les objectifs stratégiques et les points de départ de la politique patrimoniale en général et de la convention patrimoniale en particulier, tant de la Communauté flamande que de la commune ou de la structure de coopération de communes avoisinantes.3° les domaines de performance;4° les outils et les méthodes à utiliser;5° la position de la cellule du patrimoine au sein de la commune ou de la structure de coopération de communes avoisinantes;6° le fonctionnement et le personnel de la cellule du patrimoine;7° la coopération avec des communes avoisinantes;8° l'apport financier et logistique des deux parties;9° le suivi, l'adaptation et la méthodique d'évaluation, ainsi que la procédure en matière de sanctions et de litiges, dans la mesure où il s'agit de compléments au titre II, chapitre III. S'il s'agit d'une convention patrimoniale suivante, le plan de politique est joint en annexe au projet de convention patrimoniale. § 3. Le projet de convention patrimoniale est discuté en un moment de concertation formelle entre le Ministre et la commune ou la structure de coopération de communes avoisinantes. § 4. Le Ministre et la commune ou la structure de coopération de communes avoisinantes signent la convention patrimoniale au plus tard le 31 décembre de l'année de la décision du Gouvernement flamand visée à l'article 4, § 6.

Art. 7.§ 1er. Le plan de politique tel que visé à l'article 19, § 1er, du décret, d'une commune ou une structure de coopération de communes avoisinantes avec lesquelles une première convention patrimoniale a été conclue, est envoyé par lettre recommandée ou remise contre récépissé à l'administration, au plus tard le 1er juillet de la première année de la convention patrimoniale.

Ce plan de politique comprend les éléments suivants : 1° une analyse du voisinage, qui part d'un extrait du plan communal de politique culturelle, complété de caractéristiques spécifiques du patrimoine culturel dans la commune ou au sein de la structure de coopération de communes avoisinantes, la situation actuelle et une analyse critique;2° une description de la vision de la conservation et de la valorisation du patrimoine culturel dans la commune ou au sein de la structure de coopération de communes avoisinantes;3° les objectifs stratégiques et opérationnels de la convention patrimoniale;4° les effets et indicateurs de résultats escomptés;5° une description des outils et méthodes de travail qui contribuent à la réalisation des objectifs;6° la position et l'organisation de la cellule du patrimoine au sein de la commune ou de la structure de coopération de communes avoisinantes;7° les moyens financiers et logistiques disponibles avec mention de l'apport propre de la commune ou de la structure de coopération de communes avoisinantes et de l'affectation des subventions de fonctionnement;Au budget de la commune, le financement de la convention patrimoniale est repris dans une section séparée; 8° le planning pluriannuel avec mention des priorités;9° la manière d'harmoniser ce plan de politique et, le cas échéant, les plans de politique d'autres acteurs du patrimoine cultuel;10° une description du processus du planning de politique. § 2. L'administration vérifie si le plan de politique a été transmis à temps et de façon complète.

Si le plan n'a pas été introduit à temps ou de façon incomplète, ou ne remplit pas les conditions, il est non recevable.

L'administration notifie à la commune ou à la structure de coopération de communes avoisinantes, par lettre recommandée, au plus tard quinze jours de la date de réception de la demande, la recevabilité ou non du plan de politique. Le cas échéant, la non-recevabilité du plan de politique est motivée. § 3. L'administration confronte les aspects commerciaux et gestionnels du plan de politique à la convention patrimoniale, fait rapport sur ses constatations et le joint au plan de politique. § 4. La commission d'évaluation visée à l'article 21, § 1er, 4° formule un avis motivé sur le plan de politique et le communique à l'administration. Le plan de politique est confronté à la convention patrimoniale. § 5. L'administration transmet au Ministre le plan de politique actualisé, le rapport de l'administration, l'avis de la commission d'évaluation et son propre avis, y compris une proposition motivée d'approbation ou de désapprobation du plan de politique actualisé. § 6. Le Ministre approuve ou désapprouve le plan de politique et communique sa décision à l'administration, au plus tard le 31 décembre de l'année de l'introduction du plan de politique. § 7. L'administration communique la décision du Ministre à la commune ou la structure de coopération de communes avoisinantes, par lettre recommandée, dans les vingt jours de la réception de la décision du Gouvernement flamand. § 8. Au cas où le plan de politique n'est pas approuvé, la commune ou la structure de coopération de communes avoisinantes est tenue d'adapter le plan de politique et de l'introduire à nouveau au plus tard le 1er avril de l'année suivante.

La procédure relative à l'approbation ou la désapprobation de ce plan de politique adapté se déroule comme prévu du § 2 au § 7. § 9. En cas de décision négative, le Ministre peut formuler l'intention d'imposer une sanction proportionnelle aux infractions constatées aux accords de la convention patrimoniale.

La commune ou la structure de coopération de communes avoisinantes peuvent déposer un recours motivé contre cette intention auprès de l'administration, par lettre recommandée et dans les vingt jours ouvrables de la réception de la décision.

Le Ministre décide, après examen de ce recours, de confirmer, d'adapter ou de suspendre l'intention formulée. Si la commune ou la structure de coopération de communes avoisinantes n'a pas déposé de recours ou ne l'a pas déposé à temps, l'intention formulée est confirmée. Section II. - La Convention patrimoniale avec la Commission

communautaire flamande

Art. 8.§ 1er. Une demande de conclusion d'une convention patrimoniale telle que visée à l'article 23 du décret est envoyée par lettre recommandée ou remise contre récépissé à l'administration par la Commission communautaire flamande, en quinze exemplaires et sur support électronique, au plus tard le 1er février de la deuxième année d'une nouvelle législature du Parlement flamand. § 2. La demande contient un projet de plan de politique culturelle pour la période de convention suivante, en ce compris une évaluation de l'exécution de la convention patrimoniale en cours, et toute information nécessaire et utile à l'appréciation de l'intention de conclure une convention patrimoniale à l'aide des conditions et des critères visés aux articles 17 et 18 du décret.

Ce projet de plan de politique comprend les éléments suivants : 1° une analyse du voisinage, qui part d'un extrait du plan de politique culturelle de la Commission communautaire flamande, complété de caractéristiques spécifiques du patrimoine culturel en région bilingue de Bruxelles-Capitale, la situation actuelle et une analyse critique;2° une description de la vision de la conservation et de la valorisation du patrimoine culturel au sein de la région bilingue de Bruxelles-Capitale;3° les objectifs stratégiques et opérationnels de la convention patrimoniale;4° les effets et indicateurs de résultats escomptés;5° une description des outils et méthodes de travail qui contribuent à la réalisation des objectifs;6° la position et l'organisation de la cellule du patrimoine dans la Commission communautaire flamande;7° les moyens financiers et logistiques disponibles avec mention de l'apport propre de la Commission communautaire flamande et de l'affectation des subventions de fonctionnement;8° le planning pluriannuel avec mention des priorités;9° la manière d'harmoniser ce plan de politique et, le cas échéant, les plans de politique d'autres acteurs du patrimoine cultuel;10° une description du procès du planning de politique. L'évaluation de l'exécution de la convention patrimoniale en cours comprend au moins les éléments suivants : 1° un rapport de fond sur l'exécution de la convention patrimoniale et du plan de politique pendant la période de gestion écoulée;2° une évaluation des résultats obtenus;3° une évaluation des outils et méthodes utilisés;4° une évaluation du fonctionnement de la cellule du patrimoine;5° une description des effets de la convention patrimoniale en cours sur les activités locales en matière de patrimoine culturel. La demande comprend en outre les documents suivants : 1° une déclaration de la Commission communautaire flamande, en ce compris l'engagement de l'apport financier propre;2° un extrait du plan de politique culturelle, volet patrimoine culturel;3° un budget avec mention de l'apport propre de la Commission communautaire flamande.L'apport de moyens propres par la Commission communautaire flamande égale au moins 30 % des frais de personnel et de fonctionnement de la cellule du patrimoine.

Art. 9.§ 1er. L'administration vérifie si la demande a été introduite à temps et complètement, et remplit les conditions énoncées à l'article 8.

Si la demande n'a pas été introduite à temps ou de façon incomplète, ou ne remplit pas les conditions, elle est non recevable.

L'administration notifie à la Commission communautaire flamande, par lettre recommandée, au plus tard quinze jours de la date de réception de la demande, la recevabilité ou non de la demande. Le cas échéant, la non-recevabilité de la demande est motivée. § 2. L'administration examine la demande sur place et sur pièces.

L'administration examine les aspects commerciaux et gestionnels de la demande.

Lors de sa visite sur place, l'administration peut se faire assister par un expert extérieur ou par un membre de la commission d'évaluation visée à l'article 21, § 1er, 4°.

L'administration fait rapport sur ses constatations et joint ce rapport à la demande. § 3. La commission d'évaluation visée à l'article 21, § 1er, 4° évalue les demandes sur la base des conditions et critères visés aux articles 17 et 18 du décret, et formule un avis motivé et un ordre de préséance.

La commission d'évaluation visée à l'article 21, § 1er, 4° peut prendre toute initiative qu'elle juge nécessaire pour vérifier de manière adéquate les conditions et les critères d'appréciation visés aux articles 17 et 18 du décret. Elle peut notamment entendre la Commission communautaire flamande, demander des documents et informations complémentaires et rendre une visite sur place. § 4. L'administration, tenant compte de l'avis motivé de la commission d'évaluation, établit un projet de décision sur tous les aspects de la demande. Ce document reprend intégralement l'avis de la commission d'évaluation. § 5. L'administration remet le projet de décision au Gouvernement flamand au plus tard le 1er juin. § 6. Le Gouvernement flamand décide de l'intention de conclure une convention patrimoniale ou formule un refus de la demande et le communique à l'administration. Le cas échéant, le refus de la demande est motivé. § 7. L'administration communique la décision du Gouvernement flamand à la Commission communautaire flamande, par lettre recommandée, dans les vingt jours de la réception de la décision du Gouvernement flamand.

Art. 10.§ 1er. La négociation sur le contenu de la convention patrimoniale, visée à l'article 23, § 2 décret, est préparée par l'administration et des représentants de la Commission communautaire flamande. § 2. La convention patrimoniale comporte au moins les éléments suivants : 1° la définition des partenaires, du champ d'application et des concepts;2° les objectifs stratégiques et les points de départ de la politique patrimoniale en général et de la convention patrimoniale en particulier, tant de la Communauté flamande que de la Commission communautaire flamande.3° les domaines de performance;4° les outils et les méthodes à utiliser;5° la position de la cellule du patrimoine dans la Commission communautaire flamande;6° le fonctionnement et le personnel de la cellule du patrimoine;7° la coopération avec les autorités locales;8° l'apport financier et logistique des deux parties;9° le suivi, l'adaptation et la méthodique d'évaluation, ainsi que la procédure en matière de sanctions et de litiges, dans la mesure où il s'agit de compléments au titre II, chapitre III. Le plan de politique est joint en annexe au projet de convention patrimoniale. § 3. Le projet de convention patrimoniale est discuté en un moment de concertation formelle entre le Ministre et la Commission communautaire flamande. § 4. Le Ministre et la Commission communautaire flamande signent la convention patrimoniale au plus tard le 31 décembre de l'année de la décision du Gouvernement flamand visée à l'article 9, § 6. CHAPITRE II. - Subventions de fonctionnement des conventions patrimoniales

Art. 11.§ 1er. Le Ministre octroie une subvention de fonctionnement annuelle : 1° à une commune ou une structure de coopération de communes avoisinantes, en exécution de l'article 21 du décret, avec laquelle une convention patrimoniale a été conclue au plus tard le 31 décembre de l'année précédente;2° à la Commission communautaire flamande, en exécution de l'article 24 du décret, avec laquelle une convention patrimoniale a été conclue au plus tard le 31 décembre de l'année précédente; dénommée ci-après la personne morale de droit public ou de droit privé. § 2. Si une personne morale de droit public ou de droit privé organise, outre les activités pour lesquelles elle est subventionnée en vertu du § 1er, d'autres activités principales équivalentes, elle est tenue de faire une distinction nette et identifiable entre les deux types d'activités dans sa comptabilité globale. § 3. La comptabilité d'une personne morale de droit privé est tenue conformément aux dispositions de la loi du 17 juillet 1975Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/07/1975 pub. 30/06/2010 numac 2010000387 source service public federal interieur Loi relative à la comptabilité des entreprises fermer relative à la comptabilité des entreprises, telle que modifiée par après, et est organisée de façon à permettre le contrôle financier de l'affectation des subventions.

Art. 12.§ 1er. La personne morale de droit privé ou public admissible à une subvention de fonctionnement telle que visée à l'article 11, § 1er transmet annuellement à l'administration, par lettre recommandée ou contre récépissé, en trois exemplaires et sur support électronique, un plan d'action et un budget pour l'année suivante, au plus tard le 1er décembre de l'année précédente.

En ce qui concerne la subvention de fonctionnement de la première année d'une convention patrimoniale, ces documents sont remis au plus tard le 1er février de l'année en cours. § 2. La personne morale de droit privé ou public décrit dans le plan d'action comment elle exécutera la convention patrimoniale visée dans le plan de politique pendant l'année en question de la durée de la convention, et les moyens en personnel, logistiques et financiers disponibles à cet effet. Elle signale en outre toute déviation éventuelle du planning fixé dans le plan de politique.

La personne morale de droit privé ou public décrit dans le plan d'action de la première année d'une première convention patrimoniale telle que visée à l'article 2, comment elle exécutera la convention patrimoniale pendant l'année en question de la durée de la convention, et les moyens en personnel, logistiques et financiers disponibles à cet effet. Le mode d'établissement du plan de politique visé à l'article 7, § 1er et § 2 est également décrit.

Le plan d'action comprend en outre un extrait de la comptabilité de la personne morale de droit public ou privé, avec mention de l'apport propre. Au budget de la personne morale de droit public ou privé, le financement de la convention patrimoniale est repris dans une section séparée.

L'administration peut imposer un modèle de plan d'action et un modèle de budget.

Art. 13.Les subventions de fonctionnement annuelles visées à l'article 48, 3° du décret sont mises à la disposition comme suit : 1° trois avances de 25 pour cent chacune de la subvention octroyée pour l'année d'activité en question sont payées au plus tôt les 1 janvier, 1er avril et 1er juillet respectivement de l'année d'activité;2° une quatrième avance de 15 pour cent de la subvention octroyée pour l'année d'activité en question est payée au plus tôt le 1er octobre de l'année d'activité;3° le solde de 10 pour cent de la subvention octroyée pour l'année d'activité en question est liquidé après contrôle du respect des conditions de subventionnement et après acceptation des justificatifs par l'administration.

Art. 14.§ 1er. Les subventions de fonctionnement sont justifiées sur la base d'un rapport annuel sur l'année d'activité écoulée.

Ce rapport annuel comprend : 1° un rapport de fond sur le taux de réalisation du plan d'action et d'exécution de la convention patrimoniale et du plan de politique au cours de l'année d'activité écoulée;2° les données statistiques jugées nécessaires par l'administration;3° les comptes annuels, qui consistent en un bilan, le compte de résultats et le rapport d'un réviseur d'entreprise ou, le cas échéant, du receveur communal, provincial ou du délégué aux Finances. S'il s'agit d'une commune ou de la Commission communautaire flamande, il est demandé un extrait des comptes annuels présentant un aperçu des recettes et des dépenses portant sur l'exécution de la convention patrimoniale; 4° un tableau d'amortissement pour les investissements;5° un formulaire contenant un modèle de suivi fixé par l'administration. Le cas échéant, les documents financiers de l'organisation d'appui relatifs à l'exécution de la convention patrimoniale y sont ajoutés.

L'organisation d'appui ajoute un formulaire contenant un modèle de suivi fixé par l'administration. § 2. Ces documents sont envoyés par lettre recommandée ou remis contre récépissé à l'administration par la personne morale de droit public ou privé, en trois exemplaires et sur support électronique, au plus tard le 1er avril de l'année suivante. § 3. L'administration peut demander en tout temps à la personne morale de droit public ou privé des informations et documents additionnels. § 4. Une personne morale de droit public ou privé bénéficiaire de subventions de fonctionnement pluriannuelles tant dans le cadre du présent décret que d'autres décrets, est tenue de soumettre annuellement, à titre de contrôle, des comptes annuels complets pour la totalité des activités, ainsi qu'un compte de résultats séparé pour chaque activité principale faisant l'objet d'une subvention de fonctionnement.

Art. 15.L'administration exerce le contrôle des personnes morales de droit public ou privé bénéficiaire d'une subvention de fonctionnement visée aux articles 21 et 24 du décret : 1° par un contrôle annuel du plan d'action et du budget visés à l'article 12, § 2 du présent arrêté;2° un contrôle annuel du rapport annuel visé à l'article 14, § 1er, du présent arrêté.

Art. 16.§ 1er. Une réserve constituée à l'aide de recettes propres et de subventions, telle que visée à l'article 50, § 1er du décret, est reprise au bilan d'une personne morale de droit public ou privé en tant que partie du patrimoine propre, et consiste en un poste de bilan « réserve » et le poste de bilan « bénéfice/pertes reportés » des comptes annuels.

S'il s'agit d'une commune ou de la Commission communautaire flamande, la réserve est contrôlée au moyen du modèle de suivi fixé par l'administration, tel que visé à l'article 14, § 1er, deuxième alinéa, 5°. § 2. En application de l'article 50, § 2, premier alinéa du décret, les recettes exceptionnelles uniques suivantes ne sont pas prises en compte pour le calcul de la réserve reportable : 1° dons;2° legs;3° prix. La réserve constituée à l'aide de recettes exceptionnelles uniques est reprise au bilan sous la dénomination « réserve recettes exceptionnelles uniques ». Cette réserve peut être reportée sans restriction. § 3. En exécution de l'article 50, § 2, deuxième alinéa du décret, le Ministre peut autoriser, sur la base d'une demande motivée et d'un plan d'affectation de la personne morale de droit public ou privé, une dérogation au pourcentage de 10 % des dépenses annuelles moyennes de personnel et de fonctionnement à utiliser pour déterminer la réserve reportable telle que visée à l'article 50, § 2, premier alinéa du décret.

La demande motivée et le plan d'affectation doivent accompagner le rapport annuel visé à l'article 14, de la dernière année de la période de la convention. § 4. En exécution de l'article 50, § 3, deuxième alinéa, la réserve reportée à l'issue de la période de la convention telle que visée aux articles 50, § 2, premier alinéa, doit être affectée à la réalisation d'un plan d'affectation approuvé par le Ministre, dont l'exécution est limitée à deux années budgétaires suivant la période de la convention écoulée.

Ce plan d'affectation accompagne le rapport annuel visé à l'article 14, de la dernière année de la période de la convention.

Si le plan d'affectation n'est pas approuvé, n'est pas réalisé ou n'est pas réalisé à temps, la personne morale de droit public ou privé est tenue de rembourser à l'administration les moyens de la réserve reportée non affectés. § 5. L'administration est chargée du contrôle de l'exécution du plan d'affectation. CHAPITRE III. - Evaluation de la convention patrimoniale

Art. 17.§ 1er. L'administration évalue l'exécution de la convention patrimoniale et le plan de politique visé aux articles 18, 19, 20 et 23 du décret, à deux moments au maximum pendant la durée de la convention : 1° une évaluation intérimaire au plus tard à mi-parcours de la durée de la convention, lorsqu'il s'agit d'une période d'au moins trois ans, en vue du plan de politique actualisé tel que visé aux articles 19, § 2, 20, § 2 et 23, § 3 du décret;2° une évaluation finale, au cours de la seconde moitié et au moins six mois avant la demande d'une convention patrimoniale suivante. L'administration évalue, par une visite sur place, et sur la base du plan de politique, les plans d'action, budgets et rapports annuels soumis. § 2. L'administration communique ses constatations lors d'une évaluation intérimaire, découlant du § 1er, 1°, par lettre recommandée à la personne morale de droit public ou privé, ce sous la forme d'un rapport d'évaluation contenant des recommandations, dans les deux mois de l'exécution de l'évaluation. § 3. En cas d'évaluation négative de l'exécution de la convention patrimoniale et du plan de politique, la personne morale de droit public ou privé est tenu de démontrer dans le plan de politique actualisé qu'elle répond de manière adéquate aux remarques de l'administration.

Art. 18.§ 1er. Un plan de politique actualisé tel que visé à l'article 19, § 2, à l'article 20, § 2 et à l'article 23, § 3 du décret est envoyé par lettre recommandée ou remis contre récépissé à l'administration par la personne morale de droit public ou privé, en trois exemplaires et sur support électronique, au plus tard à mi-parcours de la période de la convention s'il s'agit d'une période d'au moins trois ans. § 2. L'administration vérifie si le plan de politique actualisé a été transmis à temps et de manière complète.

Si le plan actualisé n'a pas été introduit à temps ou de façon incomplète, ou ne remplit pas les conditions, il est non recevable.

L'administration notifie à la personne morale de droit public ou privé, par lettre recommandée, au plus tard quinze jours de la date de réception du plan de politique actualisé, la recevabilité ou non du plan de politique actualisé. Le cas échéant, la non-recevabilité du plan de politique actualisé est motivée. § 3. L'administration confronte les aspects commerciaux et gestionnels du plan de politique actualisé à la convention patrimoniale, fait rapport sur ses constatations et le joint au plan de politique. § 4. La commission d'évaluation visée à l'article 21, § 1er, 4° formule un avis motivé sur le plan de politique actualisé et le communique à l'administration. Le plan de politique actualisé est confronté à la convention patrimoniale. § 5. L'administration transmet au Ministre le plan de politique actualisé, le rapport de l'administration, l'avis de la commission d'évaluation et son propre avis, y compris une proposition motivée d'approbation ou de désapprobation du plan de politique actualisé. § 6. Le Ministre approuve ou désapprouve le plan de politique actualisé et communique sa décision à l'administration, au plus tard quatre mois de l'introduction du plan de politique. § 7. L'administration communique la décision du Ministre à la personne morale de droit public ou privé, par lettre recommandée, dans les vingt jours de la réception de la décision du Ministre. § 8. En cas de décision négative, le Ministre peut formuler l'intention d'imposer une sanction proportionnelle aux infractions constatées aux accords de la convention patrimoniale.

La personne morale de droit public ou privé peut déposer un recours motivé contre cette intention auprès de l'administration, par lettre recommandée et dans les vingt jours ouvrables de la réception de la décision.

Le Ministre décide, après examen de ce recours, de confirmer, d'adapter ou de suspendre l'intention formulée. Si la personne morale de droit public ou privé n'a pas déposé de recours ou ne l'a pas déposé à temps, l'intention formulée est confirmée.

Art. 19.§ 1er. L'administration communique ses constatations lors d'une évaluation finale, découlant de l'article 17, § 1er, 2°, par lettre recommandée à la personne morale de droit public ou privé, ce sous la forme d'un rapport contenant des recommandations, dans les deux mois de l'exécution de l'évaluation. § 2. Les constatations de l'administration découlant de l'article 17, § 1er, 2° sont utilisées lors de la préparation d'une convention patrimoniale suivante telle que visée aux articles 3 et 8.

TITRE III. - Avis

Art. 20.Le Ministre nomme pour la commission consultative visée à l'article 43 du décret, huit membres au minimum et douze membres au maximum.

Le Ministre désigne un président et un vice-président parmi les membres de la commission consultative. Le président et le vice-président doivent être de sexe différent.

Les membres de la commission consultative sont nommés pour une période de quatre ans. Un membre accomplit deux mandats au maximum.

Art. 21.§ 1er. Pour le domaine politique du patrimoine culturel les commissions consultatives suivantes sont créées conformément à l'article 44 du décret : 1° musées;2° organismes des autorités flamandes;3° archives, bibliothèques et centres de documentation;4° conventions patrimoniales et projets du patrimoine culturel. Au besoin, d'autres commissions d'évaluation peuvent être créées. § 2. Le Ministre nomme, pour chaque commission d'évaluation, cinq membres au minimum et douze membres au maximum.

Le Ministre désigne un président et un vice-président parmi les membres des commissions d'évaluation. Le président et le vice-président doivent être de sexe différent.

Les membres des commissions d'évaluation sont nommés pour une période de quatre ans. Tous les quatre ans, la moitié des membres sont remplacés. Un membre accomplit deux mandats au maximum. § 3. En vue de l'évaluation des organismes de la Communauté flamande visés aux articles 7 et 8 du décret, les commissions d'évaluation se composent de trois membres de la commission d'évaluation musées', visée à l'article 21, § 1er, 1°, et trois experts étrangers. Le président de la commission consultative est aussi président de ces commissions d'évaluation. Les experts doivent avoir une connaissance internationale du secteur du domaine de gestion à évaluer.

Art. 22.§ 1er. Deux tiers au maximum des membres des commissions d'évaluation et de la commission consultative sont du même sexe. § 2. Lors de la composition de la commission consultative et des commissions d'évaluation, au moins une personne familiarisée avec le secteur du patrimoine culturel à Bruxelles y est reprise.

Art. 23.§ 1er. La commission consultative et les commissions d'évaluation soumettent au Ministre, dans les trois mois de leur nomination, une proposition de règlement d'ordre intérieur portant sur leur fonctionnement. Le Ministre approuve le règlement d'ordre intérieur de la commission consultative et des commissions d'évaluation.

La commission consultative et les commissions d'évaluation peuvent inviter des experts extérieurs. § 2. Un membre d'une commission consultative ou d'une commission d'évaluation, qui est nommé par le Ministre en lieu et place d'un membre décédé ou d'un membre dont le mandat a pris fin prématurément, achève le mandat. § 3. Le Ministre peut, à leur demande, mettre fin au mandat : 1° du président, du vice-président ou d'un membre d'une commission consultative;2° du président, du vice-président ou d'un membre d'une commission d'évaluation. § 4. Le Ministre peut : 1° à la demande de la commission consultative, mettre fin au mandat du président, du vice-président ou d'un membre de la commission consultative.2° à la demande d'une commission d'évaluation, mettre fin au mandat du président, du vice-président ou d'un membre de cette commission d'évaluation. § 5. En outre, le Ministre peut, sur avis respectivement de la commission consultative ou d'une commission d'évaluation, mettre fin d'office à un mandat de président, vice-président ou membre de la commission consultative ou d'une commission d'évaluation, lorsque le mandataire : 1° omet d'assister aux réunions de la commission consultative ou d'une commission d'évaluation trois fois consécutives sans notification préalable;2° exerce des activités ou assume des fonctions incompatibles avec le mandat ou qui entraînent un conflit d'intérêts.

Art. 24.§ 1er. Les membres de la commission consultative et des commissions d'évaluation, ainsi que les experts invités par la commission consultative et les commissions d'évaluation, reçoivent pour leurs activités une indemnité de 60 euros par partie de journée, indexée, pour 2 parties de journée au maximum par jour. Une partie de journée dure au moins 2 heures et au plus 4 heures.

L'indemnité est allouée à chaque fois au membre qui est présent à la réunion. Ce montant inclut également la préparation de l'avis ou de la réunion. § 2. Les membres de la commission consultative et des commissions d'évaluation, ainsi que les experts invités par la commission consultative et les commissions d'évaluation, reçoivent une indemnité de déplacement en fonction de leurs activités suivant le régime applicable aux fonctionnaires de la Communauté flamande. L'indemnité de déplacement est calculée sur la base de la distance entre le domicile et le lieu de réunion. § 3. Les membres exerçant la fonction de membre du personnel de la Communauté flamande ou d'organismes des autorités flamandes n'ont pas droit à l'indemnité lorsque la réunion a lieu durant les heures de service normales.

Art. 25.Le secrétariat de la commission consultative et des commissions d'évaluation est assuré par l'administration.

TITRE IV. - Dispositions finales

Art. 26.§ 1er. Par dérogation à l'article 2, § 1er, la demande de conclusion d'une première convention patrimoniale pour la période du 1er janvier 2005 au 31 décembre 2008 inclus est envoyée par lettre recommandée ou remise contre récépissé à l'administration par la commune ou la structure de coopération, au plus tard le 30 juin 2004. § 2. Par dérogation à l'article 3, § 1er, la demande de conclusion d'une convention patrimoniale suivante pour la période du 1er janvier 2005 au 31 décembre 2008 inclus est envoyée par lettre recommandée ou remise contre récépissé à l'administration par les communes d'Anvers, Bruges, Gand, Ypres, Courtrai, Louvain, Malines et Tongres, au plus tard le 30 juin 2004. § 3. Par dérogation à l'article 8, § 1er, la demande de conclusion d'une convention patrimoniale suivante pour la période du 1er janvier 2005 au 31 décembre 2006 inclus est envoyée par lettre recommandée ou remise contre récépissé à l'administration par la Commission communautaire flamande, au plus tard le 30 juin 2004. § 4. Par dérogation à l'article 3, § 2 et à l'article 8, § 2, la demande de conclusion d'une convention patrimoniale suivante comprend une évaluation de la période de convention expérimentale et toutes informations nécessaires et utiles à l'évaluation de l'intention de conclure une convention patrimoniale suivante. § 5. Par dérogation aux articles 4, § 5 et 9, § 5, l'administration transmet le projet de décision sur la demande au Gouvernement flamand au plus tard trois mois de l'entrée en vigueur du présent arrêté. § 6. Par dérogation à l'article 3, § 2, les communes mentionnées au § 2 soumettent, au plus tard le 1er avril 2005, une plan de politique pour la convention patrimoniale qui court du 1er janvier 2005 au 31 décembre 2008. § 7. Par dérogation à l'article 8, § 2, la Commission communautaire flamande soumet, au plus tard le 1er avril 2005, une plan de politique pour la convention patrimoniale qui court du 1er janvier 2005 au 31 décembre 2006.

Art. 27.Le Ministre flamand qui a la culture dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Le présent arrêté entre en vigueur à la date de la signature.

Bruxelles, le 25 juin 2004.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, B. SOMERS Le Ministre flamand des Affaires intérieures, de la Culture, de la Jeunesse et de la Fonction publique, P. VAN GREMBERGEN