15 DECEMBER 2023. - Besluit van de Vlaamse Regering over de samenstelling van en de procedure voor de geschillenkamer van het Vlaams Mensenrechteninstituut

Rechtsgronden Dit besluit is gebaseerd op: - de bijzondere wet van 8 augustus 1980Relevante gevonden documenten type wet prom. 08/08/1980 pub. 11/12/2007 numac 2007000980 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Bijzondere wet tot hervorming der instellingen. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten tot hervorming der instellingen, artikel 20, gewijzigd bij de bijzondere wet van 16 juli 1993; - het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut, artikel 17.

Vormvereisten De volgende vormvereisten zijn vervuld: - De Inspectie van Financiën heeft advies gegeven op 14 juni 2023. - De Vlaamse advies- en beleidsparticipatieraad van personen met een handicap heeft advies gegeven op 20 september 2023. - De Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens heeft advies nr. 2023/086 gegeven op 18 juli 2023. - De Gegevensbeschermingsautoriteit heeft advies nr. 65/2023 gegeven op 3 oktober 2023. - De Raad van State heeft advies 74.809/3 gegeven op 5 december 2023, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973.

Initiatiefnemer Dit besluit wordt voorgesteld door de Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Bestuurszaken, Inburgering en Gelijke Kansen.

Na beraadslaging, DE VLAAMSE REGERING BESLUIT: HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen Afdeling 1. - Definities

Artikel 1.In dit besluit wordt verstaan onder: 1° betrokken partijen: de klager of klagers, de verweerder of verweerders, en de tussenkomende partij of tussenkomende partijen;2° decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten: het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut;3° geschillenkamer: de geschillenkamer, vermeld in artikel 34 van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten;4° klacht: een klacht als vermeld in artikel 13, § 1, van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten;5° klager: de persoon, vermeld in artikel 13, § 2, eerste lid, 1°, van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten;6° oordeel: het oordeel van de geschillenkamer over de klacht, vermeld in artikel 14 van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten;7° secretariaat: het secretariaat van de geschillenkamer, vermeld in artikel 35, tweede lid, van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten;8° tussenkomende partij: een persoon in naam van wie de klacht is ingediend, of een andere persoon die meent te worden gediscrimineerd en die conform artikel 13, § 2, tweede lid, van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten, en artikel 13, derde lid, punt 2°, van dit besluit te kennen heeft gegeven dat hij betrokken partij wil worden;9° verweerder: de persoon, vermeld in artikel 13, § 2, eerste lid, 2°, van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten;10° voorzitter: de voorzitter van de geschillenkamer, vermeld in artikel 34 van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten;11° werkdag: elke kalenderdag, met uitzondering van zaterdag, zondag, de wettelijke feestdagen en de feestdag van de Vlaamse Gemeenschap;12° vertrouwelijke overtuigingsstukken: de overtuigingsstukken die de geschillenkamer vertrouwelijk acht, op eigen initiatief of op gemotiveerde vraag van de betrokken partij, en die enkel ter inzage zijn op het secretariaat en waarvan geen kopie genomen mag worden. Afdeling 2. - Algemene beginselen

Art. 2.§ 1. Met behoud van de toepassing van artikel 27 van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten verzekert de geschillenkamer de laagdrempeligheid van de procedure voor alle betrokken partijen door: 1° een actieve rol op te nemen in de procedure, namelijk door telkens als dat aangewezen is, alle passende maatregelen te nemen die bepaald zijn in dit besluit, met aandacht voor het eventuele machtsonevenwicht tussen de betrokken partijen en hun recht op een eerlijke procedure;2° aan elke betrokken partij die daarvoor een verzoek indient bij het secretariaat, kosteloos alle redelijke en gepaste materiële bijstand aan te bieden om die betrokken partij in de mogelijkheid te stellen deel te nemen aan de procedure voor de geschillenkamer;3° aan de betrokken partijen geen enkele bijdrage in de kosten van de procedure te vragen;4° te waken over de fysieke en digitale toegankelijkheid van alle fasen van de procedure. In het oordeel wordt toegelicht op welke wijze de geschillenkamer de laagdrempeligheid van de procedure heeft verzekerd, indien hiertoe specifieke acties nodig waren en ondernomen werden. § 2. De betrokken partijen mogen zelf de procedure voeren. Ze zijn niet verplicht, maar hebben wel het recht zich gedurende de volledige procedure te laten bijstaan of vertegenwoordigen door een advocaat of door een derde.

Als ze zich laten bijstaan door iemand die geen advocaat is, is een machtiging vereist. Deze machtiging kan mondeling gebeuren.

Indien een persoon tijdens de procedure, of een gedeelte daarvan, niet aanwezig kan of wenst te zijn en zich wil laten vertegenwoordigen door een persoon die geen advocaat is, moet een schriftelijke machtiging overgelegd worden. Afdeling 3. - Communicatiemethodes

Art. 3.Zonder afbreuk te doen aan de mogelijkheid tot materiële bijstand, vermeld in artikel 2, § 1, eerste lid, 2°, wordt elke mededeling van of namens een betrokken partij aan de geschillenkamer op elektronische wijze gedaan als vermeld in artikel 4, ofwel met een gewone of aangetekende brief, ofwel via fysieke neerlegging op het secretariaat van de geschillenkamer.

Zonder afbreuk te doen aan de mogelijkheid tot materiële bijstand, vermeld in artikel 2, § 1, eerste lid, 2°, en met uitzondering van de mededelingen, vermeld in artikel 13 en 30, die met een aangetekende brief kunnen verstuurd worden, wordt elke mededeling van de geschillenkamer aan een betrokken partij, met diens toestemming, op elektronische wijze gedaan als vermeld in artikel 4. Die toestemming kan al worden verleend door de betrokken partijen tijdens de bemiddelingsfase of wanneer de klacht wordt bezorgd aan de geschillenkamer. Als een betrokken partij geen toestemming verleent, verstuurt de geschillenkamer de mededelingen met een gewone brief.

Art. 4.§ 1. Binnen de grenzen, vermeld in artikel 28 van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten, kan het Vlaams Mensenrechteninstituut dat is opgericht bij het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten, als verwerkingsverantwoordelijke als vermeld in artikel 4, 7), van verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), op voorstel van de geschillenkamer, een informaticasysteem aanwijzen waarmee de mededelingen, vermeld in artikel 3 van dit besluit, op elektronische wijze kunnen worden verstrekt. Het voormelde informaticasysteem garandeert de vertrouwelijkheid en effectiviteit van elke mededeling van en aan de geschillenkamer en gebruikt informatietechnieken die: 1° de oorsprong en de integriteit van de inhoud van de mededelingen verzekeren met aangepaste beveiligingstechnieken;2° de vertrouwelijkheid van de inhoud van de mededeling waarborgen;3° toelaten dat de afzender en de bestemmeling ondubbelzinnig kunnen worden geïdentificeerd en geauthentiseerd en dat het tijdstip van verzending en ontvangst ondubbelzinnig kan worden vastgesteld;4° een bewijs van verzending en ontvangst van de zending registreren of loggen in het systeem en dat bewijs aan de afzender bezorgen als hij daarom verzoekt;5° de volgende gegevens registreren of loggen in het systeem: a) de identiteit van de afzender en bestemmeling;b) de statussen;c) het tijdstip van de verzending;d) de ontvangst en de opening;e) het unieke nummer dat is toegekend aan de zending;6° systeemfouten melden en de tijdstippen registreren waarop systeemfouten verhinderen dat er wordt verzonden of ontvangen, en die tijdstippen systematisch bekend maken aan de belanghebbenden. § 2. In afwachting van de aanwijzing van een informaticasysteem conform paragraaf 1 kunnen elektronische mededelingen via elektronische post worden verstuurd.

De mededelingen aan de betrokken partijen worden naar het elektronische adres gestuurd dat ze in voorkomend geval hebben meegedeeld conform artikel 13, telkens met een verzoek om de ontvangst te bevestigen.

De mededelingen aan de geschillenkamer worden naar het elektronische adres van het secretariaat gestuurd. De geschillenkamer stuurt een ontvangstbevestiging naar de afzender.

De geschillenkamer neemt alle redelijke passende technische en organisatorische maatregelen om de vertrouwelijkheid en effectiviteit van de mededelingen via elektronische post, en ook de beveiliging van de opslag van alle elektronisch toegestuurde documenten, te waarborgen. HOOFDSTUK 2. - Samenstelling van de geschillenkamer Afdeling 1. - Samenstelling

Art. 5.De voorzitter of zijn plaatsvervanger verdeelt de klachten die bij de geschillenkamer aanhangig zijn gemaakt, onder de effectieve en, in de gevallen, vermeld in artikel 6 van dit besluit, plaatsvervangende leden van de geschillenkamer op basis van de vereiste expertise en ervaring voor de beoordeling van de klacht en de beschikbaarheid van de leden.

De voorzitter draagt bij aan het jaarlijks rapport waarin het Vlaams Mensenrechteninstituut verantwoording aflegt aan het Vlaams Parlement over de uitvoering van zijn bevoegdheden, de aanwending van zijn middelen en zijn algemene werking en een overzicht geeft van de expertise en ervaring van de verschillende leden van de geschillenkamer zoals bepaald in artikel 43, § 1, van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten.

Conform artikel 15 van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten wijst de voorzitter de klacht toe aan een meervoudig samengestelde kamer waarin de voorzitter zelf zetelt met twee bijzitters, tenzij de voorzitter, in de gevallen, vermeld in artikel 7, eerste lid, van dit besluit, de klacht toewijst aan een enkelvoudige samengestelde kamer waarin de voorzitter zelf of een van de bijzitters alleen zetelt.

Art. 6.De voorzitter of zijn plaatsvervanger kan in elk van de volgende gevallen beslissen om plaatsvervangende leden in te zetten om klachten te behandelen: 1° bij afwezigheid of verhindering van effectieve leden;2° als hun bijzondere expertise of ervaring nuttig is om bepaalde klachten te beoordelen.

Art. 7.In elk van de volgende gevallen kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger, tot aan de sluiting van de debatten bepalen dat de klacht behandeld wordt in een enkelvoudig samengestelde kamer: 1° bij klachten waarvan de achterliggende vraagstukken al verschillende keren aan bod kwamen in andere oordelen;2° als de geringe complexiteit van de klacht daartoe aanleiding geeft;3° als andere bijzondere, objectieve omstandigheden daartoe aanleiding geven. De voorzitter of zijn plaatsvervanger kan tot aan de sluiting van de debatten beslissen om een klacht alsnog van een enkelvoudig samengestelde kamer naar een meervoudig samengestelde kamer te verwijzen. Afdeling 2. - Wraking

Art. 8.Als een betrokken partij een lid van de geschillenkamer wil wraken als vermeld in artikel 15, tweede lid, van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten, deelt de betrokken partij dat schriftelijk mee aan het secretariaat.

Na ontvangst van deze mededeling, brengt het secretariaat het lid van de geschillenkamer dat het voorwerp van de wraking uitmaakt, de voorzitter, de andere leden die aangewezen zijn om de zaak te beoordelen, en de overige betrokken partijen zo spoedig mogelijk op de hoogte van het wrakingsverzoek.

Het lid van de geschillenkamer dat het voorwerp van het wrakingsverzoek uitmaakt, bezorgt zijn standpunt over het wrakingsverzoek aan de voorzitter of zijn plaatsvervanger.

Indien het wrakingsverzoek tijdens een hoorzitting wordt gedaan, dan kan dit ook mondeling geschieden. De hoorzitting wordt dan geschorst.

Art. 9.Als een lid van de geschillenkamer zich in een situatie zoals bedoeld in artikel 15, tweede lid, van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten bevindt, en zichzelf wenst te wraken van de procedure, meldt dat lid dat aan de voorzitter of zijn plaatsvervanger, die vervolgens handelt zoals bepaald in artikel 11 van dit besluit.

Art. 10.Tot aan de uitspraak door de voorzitter of zijn plaatsvervanger, vermeld in artikel 11, wordt de behandeling van de klacht waarvoor een wrakingsverzoek is ingediend, opgeschort.

Art. 11.Na ontvangst van het standpunt, vermeld in artikel 8, derde lid, of de mededeling, vermeld in artikel 9, neemt de voorzitter of zijn plaatsvervanger onverwijld een beslissing over de wraking.

De voorzitter of zijn plaatsvervanger deelt de beslissing over het verzoek, vermeld in artikel 8, eerste lid, mee aan het lid dat het voorwerp van het wrakingsverzoek uitmaakt, de andere leden die aangewezen zijn om de zaak te beoordelen en de bij de zaak betrokken partijen.

Als een verzoek tot wraking wordt ingewilligd, wijst de voorzitter of zijn plaatsvervanger een lid van de geschillenkamer aan dat het gewraakte lid vervangt en regelt de voorzitter of zijn plaatsvervanger de eventuele impact van de wraking op het verdere procedureverloop. HOOFDSTUK 3. - Werking van de geschillenkamer Afdeling 1. - Een klacht bij de geschillenkamer aanhangig maken

Art. 12.Als een klacht conform artikel 13, § 5, van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten wordt bezorgd aan de geschillenkamer, registreert het secretariaat de datum van de ontvangst van de klacht en de eventuele overtuigingsstukken, vermeld in artikel 13, § 5, tweede lid, van het voormelde decreet, in voorkomend geval met aanduiding van de overtuigingsstukken waarvan de betrokken partijen op gemotiveerde wijze de vertrouwelijke behandeling aanvragen.

Art. 13.Nadat het secretariaat conform artikel 12 de klacht en de eventuele overtuigingsstukken heeft ontvangen, verstuurt het secretariaat de mededelingen, vermeld in het tweede en derde lid, met een aangetekende brief, tenzij de betrokken partijen toestemming hebben gegeven om die mededelingen op elektronische wijze of per gewone brief te ontvangen. Die toestemming kan al worden verleend door de betrokken partijen voordat of wanneer de klacht wordt bezorgd aan de geschillenkamer.

Aan elke klager, elke verweerder en elke persoon die te kennen heeft gegeven dat die betrokken partij wil worden conform artikel 13, § 2, tweede lid, van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten, worden de volgende mededelingen verzonden: 1° de mededeling dat de klacht, waarvan een kopie wordt bijgevoegd, voor beoordeling aan de geschillenkamer is bezorgd;2° een toelichting over het verloop van de procedure voor de geschillenkamer, waarbij de algemene principes, vermeld in artikel 2 van dit besluit, worden opgenomen;3° de vraag of ze akkoord gaan om conform artikel 3 van dit besluit alle communicaties van en naar de geschillenkamer op elektronische wijze te laten verlopen, als die toestemming nog niet is gegeven.In voorkomend geval worden ze uitgenodigd om hun eigen elektronische adres mee te delen dat kan worden gebruikt voor de voormelde communicaties.

Als de klager niet de persoon is die meent dat hij wordt gediscrimineerd, en de klacht is ingediend namens die persoon, en als die persoon nog niet te kennen heeft gegeven dat die betrokken partij wil worden conform artikel 13, § 2, tweede lid, van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten, en als er personen bij naam worden genoemd in de klacht als personen die werden gediscrimineerd, die nog geen betrokken partij zijn, kan het secretariaat de volgende mededelingen verzenden aan elk van die personen: 1° de mededeling dat de klacht, waarvan een kopie wordt bijgevoegd, voor beoordeling aan de geschillenkamer is bezorgd;2° de mededeling dat ze het recht hebben om betrokken partij te worden bij de behandeling van de klacht door de geschillenkamer en dat ze dat in voorkomend geval binnen vijftien werkdagen nadat ze de aangetekende brief, op elektronische wijze of een gewone brief met de voormelde mededeling hebben ontvangen, moeten meedelen aan het secretariaat;3° de mededeling dat ze in de mededeling om betrokken partij te worden ook toestemming kunnen verlenen om conform artikel 3 van dit besluit alle communicatie van en naar de geschillenkamer op elektronische wijze te laten verlopen.Als de voormelde toestemming wordt verleend, deelt de persoon ook het elektronische adres mee dat kan worden gebruikt voor de voormelde communicatie; 4° een toelichting over het verloop van de procedure voor de geschillenkamer, waarin in het bijzonder de algemene beginselen, vermeld in artikel 2 van dit besluit, worden opgenomen. Afdeling 2. - Controle van de ontvankelijkheid van de klacht

Art. 14.Als de geschillenkamer nadat ze de klacht en de eventuele overtuigingsstukken, vermeld in artikel 12 van dit besluit, heeft ontvangen, op basis van een voorlopig onderzoek meent dat die klacht mogelijk onontvankelijk is conform artikel 13, § 3, van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten, nodigt de geschillenkamer elke klager onverwijld uit om binnen twintig werkdagen zijn standpunt daarover mee te delen aan het secretariaat.

De geschillenkamer beslist zo spoedig mogelijk of de klacht onontvankelijk dient te worden verklaard, dan wel of de definitieve beslissing over de ontvankelijkheid van de klacht wordt genomen na het onderzoek en de tegenspraak, vermeld in 15 tot en met 27.

Indien de geschillenkamer beslist om de klacht onontvankelijk te verklaren, motiveert de geschillenkamer haar oordeel daarover zonder zich uit te spreken over de gegrondheid van de klacht en brengt het secretariaat elke betrokken partij onverwijld op de hoogte van de beslissing van de geschillenkamer om de klacht onontvankelijk te verklaren. Afdeling 3. - Onderzoek en tegenspraak

Onderafdeling 1. - Verzamelen van stukken en standpunten

Art. 15.Als er personen als vermeld in artikel 13, derde lid, zijn tussengekomen in de procedure, verzendt het secretariaat de volgende mededelingen aan elk van die tussenkomende partijen: 1° de inlichting dat ze binnen twintig werkdagen overtuigingsstukken kunnen bezorgen aan het secretariaat, in voorkomend geval met de aanduiding van de overtuigingsstukken waarvan ze op gemotiveerde wijze de vertrouwelijke behandeling vragen;2° de inlichting dat ze binnen de termijn, vermeld in punt 1°, hun standpunt over de klacht kunnen meedelen aan het secretariaat.

Art. 16.Het secretariaat verzendt, in voorkomend geval na afloop van de termijn, vermeld in artikel 15, de volgende mededelingen aan elke verweerder: 1° de mededeling van de identiteit van de eventuele partijen, vermeld in artikel 13, derde lid, die zijn tussengekomen;2° een kopie van de standpunten en overtuigingsstukken die eerder door andere betrokken partijen zijn bezorgd of ingediend;3° in voorkomend geval een inventaris van de vertrouwelijke overtuigingsstukken met opgave van de motieven;4° de uitnodiging om hun standpunt over de klacht en hun overtuigingsstukken binnen twintig werkdagen te bezorgen aan het secretariaat, in voorkomend geval met de aanduiding van de overtuigingsstukken waarvan ze op gemotiveerde wijze de vertrouwelijke behandeling vragen.

Art. 17.Nadat de termijnen, vermeld in artikel 15 en 16 van dit besluit, zijn verstreken, verzendt het secretariaat de volgende mededelingen aan elke klager en elke persoon die conform artikel 13, § 2, tweede lid, van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten te kennen had gegeven dat die betrokken partij wou zijn: 1° de mededeling van de identiteit van de eventuele partijen, vermeld in artikel 13, derde lid, van dit besluit, die zijn tussengekomen;2° in voorkomend geval een kopie van de standpunten en overtuigingsstukken die eerder door andere betrokken partijen zijn bezorgd of ingediend;3° in voorkomend geval een inventaris van de vertrouwelijke overtuigingsstukken met opgave van de motieven;4° de uitnodiging om hun standpunt over de klacht en hun overtuigingsstukken binnen twintig werkdagen te bezorgen aan het secretariaat, in voorkomend geval met de aanduiding van de overtuigingsstukken waarvan ze op gemotiveerde wijze de vertrouwelijke behandeling vragen. Nadat de termijn, vermeld in het eerste lid, punt 4°, is verstreken, bezorgt het secretariaat ook de volgende mededelingen aan elke persoon, vermeld in artikel 13, derde lid, die is tussengekomen: 1° in voorkomend geval een kopie van de standpunten en overtuigingsstukken die eerder door andere betrokken partijen zijn bezorgd of ingediend;2° in voorkomend geval een inventaris van de vertrouwelijke overtuigingsstukken met opgave van de motieven;3° de uitnodiging om hun standpunt over de klacht en hun overtuigingsstukken binnen twintig werkdagen te bezorgen aan het secretariaat, in voorkomend geval met de aanduiding van de overtuigingsstukken waarvan ze op gemotiveerde wijze de vertrouwelijke behandeling vragen.

Art. 18.Nadat de termijnen, vermeld in artikel 16 en 17, zijn verstreken, bezorgt het secretariaat een kopie van de standpunten en overtuigingsstukken die conform artikel 16 en 17 zijn ingediend, aan elke verweerder.

In voorkomend geval wordt bij de stukken, vermeld in het eerste lid, een inventaris gevoegd van de vertrouwelijke overtuigingsstukken met opgave van de motieven.

Het secretariaat deelt ook aan alle verweerders mee dat ze binnen twintig werkdagen hun repliek kunnen meedelen aan het secretariaat.

Als een verweerder conform het derde lid een repliek indient, bezorgt het secretariaat onverwijld een kopie van die repliek aan elke andere betrokken partij.

Art. 19.Met toepassing van artikel 22 van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten kan de geschillenkamer, op eigen initiatief of op verzoek van een betrokken partij, bijkomende toelichtingen, informatie of overtuigingsstukken opvragen bij een of meer betrokken partijen of bij derden.

De geschillenkamer stelt in dat geval tegelijkertijd de redelijke of, in het geval, vermeld in artikel 22, tweede lid, van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten, eventueel dwingende termijn vast waarin de bijkomende toelichtingen, informatie of overtuigingsstukken, vermeld in het eerste lid, aan het secretariaat worden bezorgd.

De betrokken partijen of derden kunnen bij het bezorgen van de overtuigingsstukken op gemotiveerde wijze de vertrouwelijke behandeling ervan vragen. Het is aan de geschillenkamer om hierover te oordelen. De geschillenkamer kan ook op eigen initiatief de vertrouwelijke behandeling ervan overwegen. De geschillenkamer beveelt telkens de vertrouwelijke behandeling voor informatie of documenten die overeenkomstig artikel 22, vierde lid, van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten, bezorgd werden.

De geschillenkamer stelt ook de redelijke termijnen vast waarin de betrokken partijen tegenspraak kunnen voeren over de bezorgde toelichtingen, informatie over overtuigingsstukken. Het secretariaat brengt alle betrokken partijen op de hoogte van de wijze waarop de tegenspraak zal worden georganiseerd.

Art. 20.De geschillenkamer kan, op elk ogenblik, op eigen initiatief of op verzoek van een betrokken partij, om het evenwicht tussen alle betrokken partijen, hun recht op een eerlijke procedure en de goede werking van de geschillenkamer zelf te bewaken, beslissen om een maximum te stellen aan de omvang van de standpunten en de overtuigingsstukken die door de betrokken partijen kunnen worden ingediend.

Het secretariaat brengt alle betrokken partijen op de hoogte van de beslissing, vermeld in het eerste lid. Indien die beslissing tijdens de procedure valt, geldt ze uitsluitend voor de overtuigingsstukken en standpunten die erna nog worden ingediend.

Onderafdeling 2. - Deskundigen en getuigen

Art. 21.§ 1. Als de geschillenkamer dat nuttig acht voor de beoordeling van een klacht, kan ze tot aan de sluiting van de debatten op eigen initiatief of op verzoek van een betrokken partij deskundigen of getuigen bevragen. § 2. De bevraging, vermeld in het eerste lid, kan schriftelijk plaatsvinden of tijdens een hoorzitting van de geschillenkamer waarvoor de betrokken partijen ook door het secretariaat worden opgeroepen. § 3. Als de geschillenkamer conform paragraaf 1 beslist om deskundigen of getuigen te bevragen, stelt ze tegelijkertijd de redelijke termijnen en eventuele andere modaliteiten vast waarmee die bevraging gebeurt, en ook de redelijke termijnen waarin de betrokken partijen tegenspraak kunnen voeren over de informatie of overtuigingsstukken die de deskundigen of getuigen bezorgen.

Het secretariaat brengt de betrokken partijen op de hoogte van de termijnen en eventuele andere modaliteiten, vermeld in het eerste lid.

Onderafdeling 3. - Verzoeken tot inzage

Art. 22.Tot aan de sluiting van de debatten kunnen de betrokken partijen die daarom verzoeken, het dossier dat ter beoordeling voorligt, op afspraak inzien op het secretariaat, overeenkomstig artikel 16, § 3, vierde lid van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten.

De betrokken partijen hebben op het afgesproken tijdstip toegang tot alle documenten die zijn neergelegd in het dossier dat ter beoordeling voorligt, met uitzondering van de vertrouwelijke overtuigingsstukken.

Indien deze fysieke inzage voor een partij onmogelijk of onredelijk moeilijk is, wordt gezorgd voor redelijke en gepaste materiële bijstand.

Onderafdeling 4. - Intrekking verzoek om een oordeel

Art. 23.De klager kan op elk ogenblik het verzoek om een oordeel intrekken.

Onderafdeling 5. - Hoorzittingen

Art. 24.Als de geschillenkamer een hoorzitting organiseert conform artikel 16, § 4, van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten, nodigt het secretariaat de betrokken partijen uit om op die hoorzitting te verschijnen.

Partijen en derden mogen tijdens de zitting geen geluids- en/of beeldopnamen maken, tenzij de geschillenkamer daarvoor voorafgaand aan de zitting toestemming geeft.

Art. 25.Als een betrokken partij aan de hoorzitting wil deelnemen via een elektronisch communicatiemiddel, dient die betrokken partij daarvoor zo spoedig mogelijk een verzoek in bij de geschillenkamer. De geschillenkamer kan ook een betrokken partij uitnodigen om via een elektronisch communicatiemiddel deel te nemen aan de hoorzitting.

Het elektronische communicatiemiddel, vermeld in het eerste lid, stelt de betrokken partij of de betrokken partijen ten minste in staat om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken deel te nemen aan de hoorzitting. Het voormelde elektronische communicatiemiddel stelt de betrokken partij of de betrokken partijen ook in staat om vragen te stellen en te beantwoorden.

Art. 26.Ook wanneer één of alle van de betrokken partijen niet op de hoorzitting verschijnen of vertegenwoordigd zijn, kan de geschillenkamer oordelen over een klacht. Afdeling 4. - Voorlopige aanbevelingen

Art. 27.De geschillenkamer kan tot aan de sluiting van de debatten, op verzoek van een betrokken partij of op eigen initiatief, aanbevelingen formuleren over de passende maatregelen om de situatie van de betrokken partijen voorlopig te regelen in afwachting van en zonder een voorafname te doen op haar oordeel ten gronde over de klacht.

De geschillenkamer bepaalt de termijnen en modaliteiten waarbinnen daarover tegenspraak kan worden gevoerd. Het secretariaat brengt de betrokken partijen op de hoogte van de voormelde termijnen en modaliteiten. Afdeling 5. - Beoordeling door de geschillenkamer

Art. 28.Nadat het onderzoek van de klacht is gevoerd conform artikel 15 tot en met 26, beslist de geschillenkamer om de debatten te sluiten en de zaak voor beoordeling in beraad te nemen. De geschillenkamer bepaalt een richtdatum waarop de betrokken partijen het oordeel kunnen verwachten.

De richtdatum kan mondeling worden meegedeeld bij het sluiten van de debatten, of schriftelijk, door het secretariaat.

Art. 29.Als de geschillenkamer na het onderzoek van de klacht conform artikel 15 tot en met 26 beslist om de klacht onontvankelijk te verklaren conform artikel 13, § 3, van het decreet van 28 oktober 2022Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/10/2022 pub. 09/11/2022 numac 2022042669 bron vlaamse overheid Decreet tot oprichting van een Vlaams Mensenrechteninstituut sluiten, motiveert ze haar oordeel daarover.

Art. 30.Het secretariaat brengt alle betrokken partijen met een aangetekende brief op de hoogte van het oordeel van de geschillenkamer, tenzij de betrokken partijen toestemming hebben gegeven om het oordeel op elektronische wijze of per gewone brief te ontvangen. Die toestemming kan al worden verleend door de betrokken partijen voordat of wanneer de klacht wordt bezorgd aan de geschillenkamer. Afdeling 6. - Termijnen

Art. 31.De termijnen, vermeld in dit hoofdstuk, die ten aanzien van de betrokken partijen lopen, gaan in op: 1° als de mededeling van de geschillenkamer op elektronische wijze als vermeld in artikel 4, is verzonden: de dag nadat de mededeling van de geschillenkamer op elektronische wijze is uitgestuurd;2° als de mededeling via gewone of aangetekende brief is verstuurd: de dag na de datum, vermeld op de poststempel. Voor de termijnen, vermeld in dit hoofdstuk, die ten aanzien van de geschillenkamer lopen, geldt de volgende datum als indieningsdatum: 1° als een mededeling van of namens een betrokken partij op elektronische wijze als vermeld in artikel 4, wordt ingediend bij de geschillenkamer: de verzendingsdatum;2° als een mededeling van of namens een betrokken partij met een gewone of aangetekende brief wordt ingediend: de datum van de poststempel.

Art. 32.De termijnen, vermeld in dit hoofdstuk, worden geschorst vanaf 1 juli tot en met 31 augustus, en vanaf 25 december tot en met 1 januari.

Art. 33.De geschillenkamer kan de termijnen, vermeld in dit hoofdstuk, op gemotiveerde wijze verlengen zonder afbreuk te doen aan de behandeling van de klacht binnen een redelijke termijn.

Art. 34.In hoogdringende gevallen kan de geschillenkamer op eigen initiatief of op verzoek van een betrokken partij op gemotiveerde wijze beslissen dat een zaak met spoed wordt behandeld.

In het geval, vermeld in het eerste lid, bepaalt de geschillenkamer onverwijld het versnelde procedureverloop. In het voormelde versnelde procedureverloop kan de geschillenkamer afwijken van het procedureverloop en de termijnen, vermeld in dit hoofdstuk. Het secretariaat brengt de betrokken partijen op de hoogte van de wijze waarop het versnelde procedureverloop zal worden georganiseerd. HOOFDSTUK 4. - Slotbepaling

Art. 35.Twee jaar na de inwerkingtreding van dit besluit wordt de toepassing en doeltreffendheid ervan door de Vlaamse Regering geëvalueerd.

Deze evaluatie vindt plaats op basis van een door een commissie van experten aan de Vlaamse Regering voorgelegd verslag.

Art. 36.De Vlaamse minister, bevoegd voor de gelijke kansen, de integratie en de inburgering, is belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 15 december 2023.

De minister-president van de Vlaamse Regering, J. JAMBON De Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Bestuurszaken, Inburgering en Gelijke Kansen, G. RUTTEN