8 OKTOBER 2004. - Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de subsidiëring van projecten inzake ontwikkelingseducatie

De Vlaamse Regering, Gelet op het decreet van 2 april 2004 inzake ontwikkelingseducatie;

Gelet op het akkoord van de Vlaamse minister, bevoegd voor de begroting, gegeven op 27 mei 2004;

Gelet op advies 37.333/3 van de Raad van State, gegeven op 15 juni 2004, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 1°, van de gecoordineerde wetten op de Raad van State;

Op voorstel van de Vlaamse minister van Bestuurszaken, Buitenlands Beleid, Media en Toerisme;

Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen

Artikel 1.In dit besluit wordt verstaan onder : 1° het decreet : het decreet van 2 april 2004 inzake ontwikkelingseducatie;2° de minister : de Vlaamse minister, bevoegd voor de ontwikkelingssamenwerking;3° de administratie : de administratie Buitenlands Beleid van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap;4° organisatie : elke vereniging die voldoet aan de voorwaarden zoals bepaald in artikel 7 en 8 van het decreet;5° actualiteitsprojecten : kleine projecten die op korte termijn inspelen op de actualiteit.

Art. 2.Binnen de perken van de daartoe bestemde begrotingskredieten kan de minister, volgens de bepalingen die zijn vastgesteld in het decreet en dit besluit, een subsidie verlenen in de financiering van projecten inzake ontwikkelingseducatie. HOOFDSTUK II. - Aard van de subsidies en bepaling van de subsidie

Art. 3.De subsidie van het project bedraagt maximaal 85 % van de totale kosten. De overage 15 % van de totale kosten moeten door andere financieringsbronnen dan de Vlaamse overheid gefinancierd worden.

De maximale financiële inbreng door de Vlaamse overheid bedraagt 60.000 euro voor projecten met een looptijd van maximaal één jaar.

Voor projecten met een langere looptijd dan één jaar is het maximumbedrag vastgesteld op 60.000 euro per jaar.

Indien in het kader van het project activiteiten worden ontplooid die gericht zijn op capaciteitsopbouw bij de leden van het samenwerkingsverband, dan wordt de maximale inbreng door de Vlaamse overheid verhoogd met een bedrag van 2500 euro per project.

Projecten die voldoen aan de prioritaire thema's die de Vlaamse regering vaststelt overeenkomstig artikel 9, tweede lid, van het decreet, komen eveneens in aanmerking voor een verhoging van het maximumbedrag van 2500 euro per project.

Maximaal 10 % van de subsidie kan worden aangewend voor kosten verbonden aan reizen en verblijf in het buitenland.

De administratieve kosten mogen maximaal 10 % van de subsidie bedragen. Het bewijs hiervan kan worden geleverd door een verklaring op erewoord ondertekend door de projectindiener. Onder administratieve kosten worden gerekend : telefoonkosten, kosten van fax, internetaansluiting, papier, bureaumateriaal, enzovoort Voor de aankoop van duurzame uitrustingsgoederen (kantoormateriaal) kan de subsidie enkel de jaarlijkse afschrijvingswaarde van de aangekochte goederen dekken. Die goederen moeten bovendien in het kader van het project gerechtvaardigd zijn.

Alle inkomsten die rechtstreeks resulteren uit activiteiten binnen een gesubsidieerd project, moeten worden verrekend in de eindafrekening.

De volgende activiteiten komen niet in aanmerking voor subsidiëring : 1° structurele financiering van algemene werkingskosten;2° fondsenwervende acties;3° lobbyactiviteiten;4° al opgestarte of afgelopen activiteiten. De maximale inbreng door de Vlaamse overheid bij actualiteitsprojecten bedraagt 12.500 euro.

Voor alle activiteiten in het kader van de projecten moeten voor de activiteit de nodige goedkeuringen en wettelijk verplichte vergunningen van de bevoegde overheid worden gekregen. De (vrijwillige) medewerkers aan het project moeten verzekerd zijn voor hun burgerlijke aansprakelijkheid en tegen ongevallen. HOOFDSTUK III. - De procedure

Art. 4.De subsidieaanvraag voor projecten wordt ingediend bij de administratie aan de hand van een standaardformulier dat bij de administratie kan worden opgevraagd.

De aanvraag wordt ingediend in twee afgedrukte exemplaren en een digitale versie.

De subsidieaanvraag wordt ingediend voor 15 januari van het jaar waarin de uitvoering van het project van start gaat.

Art. 5.De subsidieaanvraag voor actualiteitsprojecten wordt ingediend bij de administratie aan de hand van een standaardformulier dat administratie kan worden opgevraagd.

De aanvraag wordt ingediend in twee afgedrukte exemplaren en een digitale versie.

Art. 6.De administratie beoordeelt de ingediende voorstellen tegen uiterlijk 15 februari van het jaar waarop het project betrekking heeft, op de ontvankelijkheidsvoorwaarden zoals bepaald in het beoordelingskader. Bij gebreken neemt de administratie contact op met de indieners voor eventuele aanvullingen. Aan de inhoud van het project kan niets meer veranderd worden. De organisatie moet binnen een periode van tien werkdagen na het verzenden van het verzoek zijn aanpassingen bekendmaken aan de administratie.

De dossiers worden door minstens twee ambtenaren beoordeeld, die onafhankelijk van elkaar advies over het dossier uitbrengen. Minstens een van die ambtenaren behoort tot de administratie Buitenlands Beleid; de andere ambtenaar kan naar gelang van de inhoud van het project afgevaardigd worden door de inhoudelijk bevoegde administraties van de Vlaamse Gemeenschap.

De dossiers worden op een eenvormige manier via een beoordelingskader beoordeeld.

De verschillende adviezen worden in overleg met alle betrokken beoordelaars samengevoegd. Het resultaat daarvan moet één advies zijn.

De administratie geeft een advies aan de minister.

De minister neemt uiterlijk 15 april een beslissing over de projecten.

De administratie brengt de projectindiener schriftelijk op de hoogte van de beslissing van de minister.

Art. 7.De administratie beoordeelt de actualiteitsprojecten en geeft een advies aan de minister uiterlijk 20 werkdagen na ontvangst van het dossier. De minister neemt een beslissing over het actualiteitsproject uiterlijk 10 werkdagen na ontvangst van het advies van de administratie.

De administratie brengt de projectindiener schriftelijk op de hoogte van de beslissing van de minister. HOOFDSTUK IV. - De opvolging en rapportering - projecten & actualiteitsprojecten

Art. 8.De eindafrekening, bedoeld in artikel 13 van het decreet inzake ontwikkelingseducatie, bestaat uit : 1° een ondertekende afrekeningstaat van werkelijke inkomsten en uitgaven die betrekking hebben op het project;2° een factuurlijst met een overzicht van alle uitgaven van het project; 3 ° kopieën van de facturen die de uitgaven in het kader van de subsidie staven.

De eindevaluatie, bedoeld in artikel 13 van het decreet inzake ontwikkelingseducatie, bestaat uit : 1° een inhoudelijk overzicht van het verloop van het project;2° een overzicht van de beoogde en de bereikte resultaten;3° een beschrijving van de activiteiten en de geleverde prestaties. Wijzigingen in aard, opzet of uitvoering die zich tijdens de looptijd van het project voordoen, moeten vooraf ter goedkeuring aan de administratie worden voorgelegd. Hierbijkan niet aan de doelstellingen van het project geraakt worden. HOOFDSTUK V. - De betaling van de subsidie - projecten

Art. 9.§ l. De subsidie wordt uitbetaald in schijven : 1° voor projecten met een looptijd van een jaar of minder : a) 70 % bij de start van het goedgekeurde project;b) 30 % saldo bij aanvaarding en goedkeuring van de eindafrekening en de eindevaluatie door de administratie;2° voor projecten met een looptijd van meer dan een jaar maar minder dan twee jaar : a) 40 % bij de start van het goedgekeurde project;b) 40 % na goedkeuring van het voortgangsrapport, zoals bepaald in artikel 13 van het decreet inzake ontwikkelingseducatie;c) 20 % saldo bij aanvaarding en goedkeuring van de eindafrekening en de eindevaluatie door de administratie;3° voor projecten met een looptijd van meer dan twee jaar : a) 40 % bij de start van het goedgekeurde project;b) 20 % na goedkeuring van het eerste voortgangsrapport, zoals bepaald in artikel 13 van het decreet inzake ontwikkelingseducatie;c) 20 % na goedkeuring van het tweede voortgangsrapport, zoals bepaald in artikel 13 van het decreet inzake ontwikkelingseducatie;d) 20 % saldo bij aanvaarding en goedkeuring van de eindafrekening en de eindevaluatie door de administratie. § 2. De administratie controleert de aanwending van de subsidie op basis van verantwoordingsstukken of ter plaatse. Overeenkomstig artikel 57, eerste en tweede lid, van de wetten op de Rijkscomptabiliteit, gecoordineerd op 17 juli 1991, is de vereniging gebonden tot terugbetaling van de subsidie indien de voorwaarden waaronder de subsidie werd verleend niet worden nageleefd, indien de controle op de aanwending van de subsidie werd verhinderd, of indien de vereniging de stukken bedoeld in artikel 11 niet heeft ingediend.

De terugbetaling vindt plaats binnen de opgegeven termijnen die door de administratie worden meegedeeld. § 3. Binnen de begroting kunnen er zonder voorafgaande toestemming van de administratie bedragen worden overgeheveld tussen individuele kostensoorten, indien het bedrag van de overheveling maximaal 10 % bedraagt van het totaal gebudgetteerde bedrag van de individuele kostensoort in de begroting. Die overhevelingen moeten wel geraporteerd worden in de voortgangsrapporten of voor de eindafrekening. Voor overhevelingen van in totaal meer dan 10 % is er vooraf een schriftelijke toestemming van de administratie nodig. HOOFDSTUK VI. - Slotbepalingen

Art. 10.De organisatie zal in iedere publieke communicatie op een duidelijke wijze en in redelijke verhouding met de logo's van eventuele andere ondersteunende instanties het leeuwenlogo opnemen met daaronder de vermelding 'met de financiële steun van de Vlaamse Regering'. De organisatie zal in iedere publieke communicatie eveneens de vermelding 'De Vlaamse Regering kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor de inhoud van deze [in te vullen naargelang hef om een brochure, boek, CD-rom, enzovoort gaat]'. Die vermelding zal desgewenst vertaald worden in de taal waarin de communicatie verloopt.

De organisatie bezorgt van alle gedrukte publicaties die ze zelf over het gesubsidieerde project verspreidt, twee exemplaren aan de administratie.

De administratie kan naar gelang van de aard van het project of actualiteitsproject extra voorwaarden opnemen in het subsidiebesluit.

Art. 11.Het decreet en dit besluit treden in werking op 1 januari 2005.

Art. 12.De Vlaamse minister, bevoegd voor de ontwikkelingssamenwerking, is belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 8 oktober 2004.

De minister-president van de Vlaamse Regering, Y. LETERME De Vlaamse minister van Bestuurstaken, Buitenlands Beleid, Media en Toerisme, G. BOURGEOIS