11 OKTOBER 2023. - Besluit van de Regering van de Franse Gemeenschap tot toepassing van het decreet van 25 mei 2023Relevante gevonden documenten type decreet prom. 25/05/2023 pub. 04/08/2023 numac 2023042704 bron ministerie van de franse gemeenschap Decreet betreffende de bewaring en de waardering van archieven van erfgoedbelang sluiten betreffende de bewaring en de waardering van archieven van erfgoedbelang

De regering van de Franse Gemeenschap, Gelet op de speciale wet tot hervorming der instellingen van 8 augustus 1980, artikel 20, gewijzigd door de wet van 16 juli 1993;

Gelet op het decreet van 25 mei 2023Relevante gevonden documenten type decreet prom. 25/05/2023 pub. 04/08/2023 numac 2023042704 bron ministerie van de franse gemeenschap Decreet betreffende de bewaring en de waardering van archieven van erfgoedbelang sluiten betreffende de bewaring en de waardering van archieven van erfgoedbelang, de artikelen 3, § 4, 5, leden 1, 4°, en 2, 2°, 7, tweede lid, 2°, 9, § 1, tweede en derde lid, en § 2, vierde lid, 11, tweede lid, 21 tot en met 24, 26, § 1, tweede lid, 1°, 29, 30, 1°, 31, 1°, en 34, § 2, derde lid;

Gelet op de "gendertest" van 30 maart 2023 uitgevoerd met toepassing van artikel 4, tweede lid, 1°, van het decreet van 7 januari 2016Relevante gevonden documenten type decreet prom. 07/01/2016 pub. 12/02/2016 numac 2016029074 bron ministerie van de franse gemeenschap Decreet houdende integratie van de genderdimensie in het geheel van de beleidslijnen van de Franse Gemeenschap sluiten betreffende de integratie van de genderdimensie in alle beleidslijnen van de Franse Gemeenschap;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën van 30 maart 2023;

Gelet op de instemming van de minister van Begroting, gegeven op 6 april 2023;

Gelet op het advies van de "Chambre de concertation des patrimoines culturels" van 8 mei 2023;

Gelet op advies 74.371/4 van de Raad van State, gegeven op 27 september 2023, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op de voordracht van de minister van Cultuur;

Na beraadslaging, Besluit : TITEL 1. - Definities

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder: 1° decreet: het decreet van 25 mei 2023Relevante gevonden documenten type decreet prom. 25/05/2023 pub. 04/08/2023 numac 2023042704 bron ministerie van de franse gemeenschap Decreet betreffende de bewaring en de waardering van archieven van erfgoedbelang sluiten betreffende de bewaring en de waardering van archieven van erfgoedbelang;2° Commissie: de Commissie voor het Cultureel Erfgoed bedoeld in de artikelen 82 tot 84 van het decreet van 28 maart 2019Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/03/2019 pub. 30/04/2019 numac 2019041011 bron ministerie van de franse gemeenschap Decreet betreffende het nieuwe beheerskader inzake cultuur sluiten betreffende het nieuwe cultuurbeleid;3° Minister: het regeringslid dat bevoegd is voor het cultureel erfgoed;4° Administratie: de afdeling Cultureel Erfgoed van de Algemene Administratie van Cultuur;5° basisarchiveringsopdrachten: de opdrachten beschreven in artikel 3, § 2, 1° tot 5°, van het decreet;6° aanvullende archiefopdrachten: de opdrachten omschreven in artikel 3, § 3, 1° tot 4°, van het decreet;7° lopende meter: afgekort tot lm, meeteenheid om het volume van de opgeslagen archieven te schatten en die overeenstemt met alle archieven die opeenvolgend zijn gerangschikt en één horizontale meter rekken in beslag nemen.In dit besluit komt 1 lm overeen met 0,1 m3 of 4 GB aan digitale gegevens; 8° langetermijnbewaargeving: overeenkomst waarbij een derde het beheer van archieven toevertrouwt aan een centrum voor een periode van minstens 10 jaar;9° onverwerkte archieven: archieven die niet zijn gesorteerd of permanent opgeslagen; 10° geconditioneerde archieven: archieven die geconditioneerd zijn, d.w.z. de operatie die bedoeld is om de documenten fysiek te beschermen; 11° gesorteerde archieven: archieven die gesorteerd en verpakt zijn met een beknopte beschrijving;12° geïnventariseerde archieven: archieven die gesorteerd en geïnventariseerd zijn, op papier of via de computer;13° centraal bestand: geheel van documenten dat door het archief is verzameld of ontworpen met het oog op de verwerking en het beheer van de collectie en dat de door het archief gemaakte keuzes weerspiegelt;14° documentaire bronnen: documenten die een organisch of documentair verband hebben met een archief en die vermeld moeten worden in een inventaris om de lezers te helpen oriënteren;15° ISAD(G)-norm: Algemene Internationale Norm voor Archivistisch Beschrijven vastgesteld door de Internationale Archiefraad ;16° extreme datums: datums, meestal uitgedrukt in jaren, van de oudste en meest recente documenten in een archief; 17° PECA-doelstellingen, -strategieën en -prioriteiten: de doelstellingen bedoeld in artikel 1.4.5-2 van het Wetboek voor het basis- en secundair onderwijs, evenals de strategieën, doelstellingen, het programma en het tijdschema bepaald in het actieplan bedoeld in artikel 1.4.5-13 van hetzelfde Wetboek; 18° PEP's Plan: het digitaliseringsplan "Behoud en exploitatie van erfgoed" van de Algemene Administratie van Cultuur. TITEL 2. - Bepalingen betreffende archiefopdrachten HOOFDSTUK 1. - Minimumvoorwaarden voor de uitvoering van de basis- en aanvullende archiefopdrachten (art. 3, § 4, van het decreet)

Art. 2.De minimumvoorwaarden voor het uitvoeren van de inzamelopdracht zijn: 1° ervoor zorgen dat het inzamelbeleid van het centrum zichtbaar is voor derden, in het bijzonder met betrekking tot de domeinen waarin het centrum actief is en zijn werkwijze ter zake, op transparante wijze en minstens toegankelijk via zijn website; 2° de basisbeheerdocumenten voor archiefcollecties gebruiken, d.w.z. deponeringsfiches, het register van ingekomen stukken en schenkings- of bewaarovereenkomsten; 3° de voorbije vijf jaar ten minste 5 lm archieven hebben verzameld en van plan zijn dit te doen tijdens de erkenningsperiode van vijf jaar.

Art. 3.De minimumvoorwaarden voor het uitvoeren van de inzamelopdracht zijn: 1° minstens 5 lm opslagruimte beschikbaar hebben voor de groei van collecties;2° voor de bewaring van fysieke archieven: a) ten minste één ruimte hebben die specifiek bestemd is voor de opslag van archieven en uitgerust is met passend meubilair en uitrusting;b) een samenhangend beleid implementeren voor het bewaken van de omstandigheden waarin de collecties worden opgeslagen om de integriteit van de archieven te waarborgen en een handleiding voor collectiebeheer hebben waarin ten minste de procedures voor het controleren van de conditie van de collecties, de procedures voor het bewaken van klimatologische en hygrometrische omstandigheden en de procedures voor ongediertebestrijding zijn opgenomen;c) minstens één keer per maand de temperatuur en vochtigheidsgraad in de opslagruimtes registreren;d) een document hebben dat de locatie van de verschillende collecties in de bewaringsruimte toont;e) ten minste 60% van het totale volume van de collecties van belang voor het erfgoed in beschermende dozen bewaren;3° voor de bewaring van digitale archieven, voldoen aan de criteria voor het eerste niveau van digitale bewaring, zoals gedefinieerd in de bijlage bij dit besluit.

Art. 4.De minimumvoorwaarden voor het uitvoeren van de behandelingsopdracht zijn: 1° algemene regels hebben voor het sorteren en klasseren van de collecties die door het centrum worden beheerd;2° met betrekking tot de beschrijving van fondsen, voldoen aan de minimumvereisten van de ISAD(G)-norm voor nieuwe inventarissen en zich ertoe verbinden oude inventarissen geleidelijk aan te passen aan de norm;3° ten minste 30% van het totale volume aan collecties van erfgoedbelang hebben gesorteerd;4° beschikken over een overzicht van de fondsen met de voortgang van de verwerking van elk fonds;5° een coherent behandelingsbeleid voeren gericht op: a) de hoeveelheid onverwerkte archieven te verminderen;b) en om hulpmiddelen voor het verpakken en beschrijven van archieven te verbeteren of te upgraden;6° inventarissen hebben voor ten minste 15% van zijn erfgoedbelangbezit.

Art. 5.De minimumvoorwaarden voor het uitvoeren van de opdracht zijn: 1° een speciale leesruimte hebben die minstens 4 halve dagen per week en minstens 30 weken per jaar - vrij toegankelijk of op afspraak - open is.Een tijdelijke afwijking van dit criterium kan worden aangevraagd bij de Administratie als infrastructuurwerken verhinderen dat aan de openingsvereisten kan worden voldaan; 2° ten minste twee lezers kunnen tegelijk lezen;3° op de website van het Centrum een algemene staat van de fondsen ter beschikking stellen die voor elk fonds ten minste de volgende informatie bevat: titel, vroegste en laatste datum, producent, materieel belang, niveau van beschrijving en stand van mededeelbaarheid;4° interne regels en voorschriften hebben voor gebruikers, die online toegankelijk zijn;5° een internetverbinding ter beschikking hebben van de lezers tijdens hun bezoek;6° een gids of document hebben voor professionelen waarin het beleid van het centrum inzake het uitlenen, verhuizen en reproduceren van archieven wordt uitgelegd;7° voor digitale archieven een computerwerkstation ter beschikking stellen van de lezers.

Art. 6.De minimumvoorwaarden voor het uitvoeren van herstelopdrachten zijn: 1° voor wetenschappelijk onderzoek en publicatie, één van de volgende activiteiten uitvoeren per vijfjarige erkenningsperiode: a) ten minste 2 wetenschappelijke artikelen of bijdragen aan een collectief werk publiceren.De auteur of minstens één van de coauteurs moet lid zijn van het betaalde of vrijwillige personeel van het centrum. Ten minste één van de publicaties moet betrekking hebben op de erfgoedcollecties van het centrum; b) een studiedag, symposium of aanverwante activiteit te organiseren over onderwerpen die verband houden met zijn bezit of met het archiefwezen;c) ten minste één monografie online of op papier publiceren.2° in geval van culturele bemiddeling om educatieve doeleinden, één van de volgende activiteiten uitvoeren per erkenningsperiode van vijf jaar: a) het produceren van ten minste twee populaire publicaties of educatieve dossiers die gerelateerd zijn aan de archieven of aan de thema's van het bedrijfsdoel;b) het organiseren van gratis bemiddelingsactiviteiten voor scholen, in de klas of in de gebouwen van de school, waarbij over een periode van vijf jaar ten minste 100 verschillende leerlingen zijn betrokken; deze activiteiten dienen aan te sluiten bij de PECA-doelstellingen, strategieën en prioriteiten; c) het organiseren of mede-organiseren van vijf voorlichtingsactiviteiten voor een niet-schoolgaand publiek, inzonderheid gezinnen en sociaal en cultureel verzwakte groepen;d) een tijdelijke tentoonstelling organiseren of mede-organiseren die toegankelijk is voor het grote publiek - virtueel of fysiek - en die de collecties van belang voor het erfgoed of uitzonderlijke items onder de aandacht brengt.3° voor de opleidingsopdracht inzake archiefbeheer één van de volgende activiteiten uitvoeren per erkenningsperiode van vijf jaar: a) ten minste vijf bewustmakingsactiviteiten op het gebied van archiefbeheer ontwikkelen voor houders van collecties die van belang zijn voor het erfgoed, waarbij prioriteit wordt verleend aan culturele actoren;b) ten minste één cursus archiefbeheer per jaar organiseren voor archiefbeheerders, met prioriteit voor culturele actoren;c) één-op-één ondersteuning bieden aan ten minste één organisatie die archieven met erfgoedbelang beheert, met het oog op het opzetten of verbeteren van het beheersysteem voor de betrokken archieven.

Art. 7.De minimumvoorwaarden voor het uitvoeren van de aanvullende opdracht van het ontwikkelen of voortzetten van een digitaliseringsbeleid zijn: 1° een coherent digitaliseringsbeleid voeren dat erop gericht is de te digitaliseren collecties te identificeren, de volumes, de kosten en de interne en externe digitaliseringsmiddelen te ramen en het tijdschema voor de campagnes te bepalen.Campagnes die worden gevoerd in het kader van het Pep's Plan kunnen niet worden opgenomen in het digitaliseringsplan van het centrum; 2° voldoen aan de criteria voor het tweede niveau van digitale bewaring, zoals bepaald in de bijlage bij dit besluit;3° een online raadplegingssysteem ontwikkelen of een of meer online raadplegingsnetwerken integreren voor haar gedigitaliseerde archieven en ervoor zorgen dat ze regelmatig worden bijgewerkt.

Art. 8.De minimumvoorwaarden voor het uitvoeren van de aanvullende opdracht van het ontwikkelen of voortzetten van een beleid voor het beheer van oorspronkelijk digitale archieven zijn: 1° een coherent beleid te voeren voor de implementatie van de instrumenten en de uitrusting die nodig zijn om tegen het einde van de periode van vijf jaar een hoger niveau te bereiken in het digitale bewaringsraster in bijlage bij dit besluit;2° een online raadplegingssysteem ontwikkelen of een of meer online raadplegingsnetwerken integreren voor oorspronkelijk digitale archieven en ervoor zorgen dat ze regelmatig worden bijgewerkt.

Art. 9.De minimumvoorwaarden voor het uitvoeren van de aanvullende opdracht van het ontwikkelen of het voeren van een actief en regelmatig beleid van het verzamelen van archieven, met prioriteit voor culturele actoren, zijn: 1° een inzamelbeleid voeren dat in overeenstemming is met het maatschappelijk doel van het centrum, met inbegrip van de identificatie van de houders en de in te zamelen fondsen, de geplande sensibiliseringsinitiatieven, de middelen die aan deze initiatieven worden besteed, de capaciteit om nieuwe fondsen op te slaan en het tijdschema voor de operaties;2° een kader voorstellen voor de overdracht van archieven van houders naar het centrum. HOOFDSTUK 2. - Minimumvolume van archieven met erfgoedbelang (art. 5, lid 1, 4° van het decreet)

Art. 10.Het minimale totale volume aan collecties van erfgoedbelang dat vereist is om erkend te worden als particulier archiefcentrum wordt vastgelegd op 175 lm.

Deze archieven moeten afkomstig zijn van ten minste 10 verschillende archiefproducenten, in overeenstemming zijn met het sociale doel van het centrum en voor ten minste 50% bestaan uit donaties of langetermijnbewaargevingen.

Documentaire bronnen mogen worden opgenomen in het volume waarnaar in lid 1 wordt verwezen, op voorwaarde dat ze betrekking hebben op een of meer collecties die van belang zijn voor het erfgoed. HOOFDSTUK 3. - Kwalificaties van de verantwoordelijke (art. 5, § 2, 2°, en 7, § 2, 2°, van het decreet)

Art. 11.Het voltijds equivalent verantwoordelijk voor de bewaring, de verwerking, het gebruik en de raadpleging van archieven moet minstens één van de volgende kwalificaties hebben: 1° een masterdiploma gespecialiseerd in archivering, gegevensbeheer en gegevensrecht;2° een bachelor- of masterdiploma in de geschiedenis van informatie- en communicatiewetenschappen en -technologie;3° een specialisatiediploma of interuniversitair getuigschrift in informatiebeheer en -bewaring of in archief- en informatiebeheer en -verwerking;4° een bachelor- of masterdiploma in een ander vak dat verband houdt met het sociale doel van het centrum en 5 jaar ervaring als archivaris;5° een bachelorsdiploma bibliotheekwetenschappen en 5 jaar ervaring als archivaris. Diploma's uitgereikt door buitenlandse instellingen moeten een gelijkwaardigheid hebben die erkend is door de "Service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d'enseignement supérieur de la Communauté française".

TITEL 3. - Bepalingen inzake de erkenning van particuliere archiefcentra HOOFDSTUK 1. - Categorieën van erkende centra Afdeling 1. - Toewijzingscriteria (art. 9, § 1 van het decreet)

Art. 12.Erkende particuliere archiefcentra worden in drie categorieën onderverdeeld volgens de weging van de criteria die in deze afdeling zijn gedefinieerd.

Particuliere archiefcentra met minder dan 35 punten kunnen worden erkend in de lagere categorie (categorie C).

Particuliere archiefcentra met tussen 36 en 70 punten kunnen erkend worden in de tussencategorie (categorie B).

Particuliere archiefcentra met meer dan 71 punten kunnen worden erkend in de hogere categorie (categorie A).

Art. 13.Voor elk volume van 175 lm bovenop het minimumvolume archieven van erfgoedbelang bedoeld in artikel 10, krijgt het archiefcentrum 1,5 punt.

Het maximale aantal punten dat met toepassing van dit artikel kan worden behaald, is beperkt tot 30 punten.

Documentaire bronnen kunnen worden opgenomen in de volumes die in deze afdeling worden voorzien, op voorwaarde dat ze betrekking hebben op een of meer collecties die van belang zijn voor het erfgoed.

Art. 14.De volgende criteria worden toegepast op de bewaring van archieven: 1° criteria die uitsluitend van toepassing zijn op fysieke archieven: a) ten minste 350 lm van het totale volume van collecties van erfgoedbelang bewaren in een verpakking die geschikt is voor de media en formaten (1 punt);er worden 0,5 extra punten toegekend voor elke 175 lm behandeld volume; het maximum aantal punten dat onder dit criterium kan worden behaald, is beperkt tot 8 punten; b) klimaatregelingsapparatuur hebben om de temperatuur tussen 16 en 24° C en de relatieve vochtigheid tussen 40% en 60% te houden in de ruimten waar ten minste 20% van de verwerkte archieven wordt bewaard (2 punten);voor elke 20% van het volume worden 0,5 extra punten toegekend; c) klimaatregelingsapparatuur hebben om de temperatuur tussen 18° en 22° C en de relatieve vochtigheid tussen 40% en 55% te houden in de ruimten waar ten minste 20% van de verwerkte archieven wordt bewaard (2 punten);voor elke 20% van het volume worden 1,5 punt extra toegekend; d) een samenhangend herstellingsbeleid voeren (2 punten);e) een quarantaineruimte hebben (0,5 punt);f) een noodevacuatieplan hebben voor belangrijke erfgoedcollecties (1 punt);g) een coherent beleid voeren van regelmatige inventarisatie van de fysieke archieven (0,5 punt).2° criterium dat zowel op fysieke als digitale archieven van toepassing is: een centraal dossier hebben (1 punt);het maximum aantal punten dat kan worden behaald door dit criterium toe te passen is beperkt tot 1 punt, zelfs als het zowel op fysieke als digitale archieven wordt toegepast. 3° criteria die uitsluitend van toepassing zijn op digitale archieven: a) voldoen aan de criteria voor het tweede niveau van digitale bewaring, zoals gedefinieerd in de bijlage bij dit besluit (3 punten voor archiefcentra waarvan het digitale archiefvolume niet meer bedraagt dan 20% van het totale volume dat in de erkenningsaanvraag wordt gewaardeerd;12 punten als het digitale archiefvolume de bovengenoemde drempel overschrijdt); alle digitale archieven moeten voldoen aan de eisen van dit niveau; b) voldoen aan de criteria voor het derde niveau van digitale bewaring, zoals gedefinieerd in de bijlage bij dit besluit (2 punten voor archiefcentra waarvan het digitale archiefvolume niet meer bedraagt dan 20% van het totale volume dat in de erkenningsaanvraag wordt gewaardeerd;8 punten als het digitale archiefvolume de bovengenoemde drempel overschrijdt); alle digitale archieven moeten voldoen aan de eisen van dit niveau; c) voldoen aan de criteria voor het vierde niveau van digitale bewaring, zoals gedefinieerd in de bijlage bij dit besluit (1 punt voor archiefcentra waarvan het digitale archiefvolume niet meer bedraagt dan 20% van het totale volume dat in de erkenningsaanvraag wordt gewaardeerd;4 punten als het digitale archiefvolume de bovengenoemde drempel overschrijdt); alle digitale archieven moeten voldoen aan de eisen van dit niveau.

Het maximale aantal punten dat onder dit artikel kan worden behaald, is beperkt tot 25 punten.

Art. 15.De volgende criteria worden toegepast op de verwerking van archieven: 1° ten minste 175 lm van het totale volume aan collecties van erfgoedbelang hebben gesorteerd (1 punt);voor elke bijkomende gesorteerde 175 lm worden 0,5 extra punten toegekend; het maximum aantal punten dat op basis van dit criterium kan worden behaald, is beperkt tot 10 punten; 2° ten minste 175 lm van het totale volume van zijn erfgoedbelangbezit hebben geïnventariseerd (0,5 punt);voor elke bijkomende geïnventariseerde 175 lm volume wordt 1 extra punt toegekend; het maximum aantal punten dat op basis van dit criterium kan worden behaald, is beperkt tot 12 punten; 3° beschikken over databankachtige inventarissoftware met een gestructureerd gegevenszoeksysteem dat toegankelijk is voor lezers (2 punten);4° ten minste 175 lm van het totale volume van de erfgoedfondsen (erfgoedbelangbezit) is opgenomen in de onder 3° bedoelde inventarissoftware (1 punt);voor elke 175 lm geïnventariseerd volume worden 0,5 extra punten toegekend; het maximum aantal punten dat op basis van dit criterium kan worden behaald, is beperkt tot 11 punten.

Art. 16.De volgende criteria worden gebruikt om de aspecten met betrekking tot de dienstverlening te beoordelen: 1° voor elke extra 2 halve dagen per week boven het in artikel 5 bepaalde minimum - op afspraak of vrije toegang (1 punt);het maximum aantal punten dat met toepassing van dit criterium kan worden behaald, is beperkt tot 4 punten; 2° voor elke extra lezerspositie boven het in artikel 5 bepaalde minimum (1 punt);het maximum aantal punten dat met toepassing van dit criterium kan worden behaald, is beperkt tot 3 punten; 3° een computerwerkstation ter beschikking stellen van de lezers tijdens hun bezoek (1 punt);in afwijking hiervan wordt, wanneer de aanwezigheid van dit werkstation verplicht is krachtens artikel 5, het punt enkel toegekend indien een tweede computerwerkstation ter beschikking staat van de lezers tijdens hun bezoek; het maximum aantal punten dat met toepassing van dit criterium kan worden toegekend, is beperkt tot 1 punt; 4° een reproductiedienst aanbieden aan de lezers (1 punt);5° online raadpleging van de inventarissoftware mogelijk maken (1 punt). Afdeling 2. - Specifieke aanvullende voorwaarden voor de tussen- en

hogere categorieën (art. 9, § 1, lid 2, van het decreet)

Art. 17.- Voor particuliere archiefcentra die erkend zijn in de tussencategorie gelden de volgende aanvullende voorwaarden: 1° naast de verantwoordelijke, vermeld in artikel 5, tweede lid, 2°, van het decreet, ten minste een aanvullende 0,5 VTE tewerkstellen;de betrokken persoon moet binnen de zes maanden na de kennisgeving van de erkenningsbeslissing in dienst worden genomen en uitsluitend worden belast met de uitvoering van de opdrachten waarvoor het centrum erkend is; 2° ten minste één samenwerking of partnerschap op gewestelijk niveau uitvoeren, in de zin van artikel 5, tweede lid, 4°, van het decreet ;3° het uitvoeren van ten minste twee soorten activiteiten voor elke erkende waarderingsopdracht.

Art. 18.Voor particuliere archiefcentra die in de hogere categorie zijn erkend, gelden de volgende aanvullende voorwaarden: 1° naast de verantwoordelijke, vermeld in artikel 5, tweede lid, 2°, van het decreet, ten minste 1 aanvullende VTE tewerkstellen;de betrokken persoon of personen moet(en) worden aangeworven binnen de zes maanden na de kennisgeving van de erkenningsbeslissing en uitsluitend worden belast met de uitvoering van de opdrachten waarvoor het centrum erkend is; 2° ten minste één samenwerking of partnerschap uitvoeren op nationaal niveau, in de zin van artikel 5, tweede lid, 4°, van het decreet ;3° het uitvoeren van ten minste drie soorten activiteiten per erkende waarderingsopdracht. HOOFDSTUK 2. - Erkenningsprocedure Afdeling 1. - Indiening van de aanvraag

Art. 19.Aanvragen voor erkenning of hernieuwing van erkenning moeten elektronisch worden ingediend door middel van een door de Administratie ter beschikking gesteld formulier en dit uiterlijk op 31 maart van het jaar voorafgaand aan de aangevraagde erkenning of hernieuwing.

Voor nieuwe aanvragers moeten de volgende documenten bij het formulier worden gevoegd: 1° de laatste versie van de gecoördineerde statuten van de vereniging of stichting;2° een bijgewerkte lijst van de leden van het bestuursorgaan;3° een Attest bankidentiteit (RIB);4° elk document dat getuigt van de eigendom of het gebruik van het gebouw of de gebouwen waarin archiefactiviteiten worden uitgeoefend;5° de algemene toestand en ligging van het terrein;6° documenten die procedures voor archiefbeheer beschrijven en de gevolgde normen specificeren, evenals modellen van documenten die voor archiefactiviteiten worden gebruikt;7° een vijfjarig actieplan met: a) het inzamelings- en, in voorkomend geval, bewustmakingsbeleid;b) behandelingsbeleid;c) waarderingsbeleid;c) in voorkomend geval, het digitaliseringsbeleid;d) indien van toepassing, het beleid voor het beheer van oorspronkelijk digitale archieven;e) ramingen van uitgaven en ontvangsten;8° begrotingen, balansen en jaarrekeningen van de laatste drie jaar;9° de sociale balans van de laatste drie jaar;10° een verklaring op erewoord dat de vereniging of stichting zich niet in een situatie van onverenigbaarheid bevindt als bedoeld in artikel 97 van het decreet van 28 maart 2019Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/03/2019 pub. 30/04/2019 numac 2019041011 bron ministerie van de franse gemeenschap Decreet betreffende het nieuwe beheerskader inzake cultuur sluiten betreffende het nieuwe cultuurbestuur;11° een digitale versie van de laatste drie publicaties die in het kader van archiefactiviteiten zijn gemaakt; 12°, indien beschikbaar, maandelijkse temperatuur- en vochtigheidsmetingen van de afgelopen vijf jaar.

Voor vernieuwingsaanvragen moeten de volgende documenten bij het formulier worden gevoegd: 1° in voorkomend geval, een actualisering van de informatie vermeld in paragraaf 2, 1° tot 6° ;2° de geraamde begroting voor het jaar waarin de aanvraag wordt ingediend;3° een verklaring op erewoord dat de vereniging of stichting zich niet in een situatie van onverenigbaarheid bevindt als bedoeld in artikel 97 van het decreet van 28 maart 2019Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/03/2019 pub. 30/04/2019 numac 2019041011 bron ministerie van de franse gemeenschap Decreet betreffende het nieuwe beheerskader inzake cultuur sluiten betreffende het nieuwe cultuurbestuur;4° een digitale versie van de publicaties die tijdens de voorbije erkenningsperiode werden geproduceerd in het kader van archiefactiviteiten;5° een evaluatieverslag over de archiefopdrachten uitgevoerd tijdens de afgelopen erkenningsperiode;6° maandelijkse temperatuur- en vochtigheidsmetingen tijdens de vorige erkenningsperiode;7° een actieplan voor de volgende periode van vijf jaar. Afdeling 2. - De aanvraag verwerken

Art. 20.§ 1. De Administratie stuurt de aanvrager een ontvangstbevestiging en controleert binnen een maand de volledigheid van de aanvraag.

Als de aanvraag onvolledig is, wordt de aanvrager hiervan op de hoogte gesteld en krijgt hij twee weken om de ontbrekende documenten in te dienen. Na deze termijn wordt de aanvraag automatisch als niet-ontvankelijk beschouwd. § 2 De Administratie stelt voor alle ontvankelijke aanvragen een standaard analyseverslag op met: 1° de informatie die nodig is om te beoordelen of aan de voorwaarden voor erkenning is voldaan, met inbegrip van het erfgoedbelang van de fondsen;2° de gegevens die nodig zijn om de rangorde van de aanvraag te bepalen;3° de informatie die nodig is om de erkenningscategorie te bepalen;4° een budgetanalyse om het toe te kennen bedrag in geval van erkenning te beoordelen. § 3 Ontvankelijke aanvragen worden samen met het standaardverslag bedoeld in paragraaf 2 naar de Commissie gestuurd.

Het advies van de Commissie heeft betrekking op de volgende punten: 1° het voldoen aan de erkenningsvoorwaarden, met inbegrip van het erfgoedbelang van de collecties;2° de rangorde van het verzoek;3° de categorie waarin de aanvrager moet worden erkend;4° aanvullende opdrachten die kunnen worden erkend;5° het bedrag van de toe te kennen subsidie. § 4 Na ontvangst van het advies van de Commissie beslist de minister of de erkenning wordt verleend of vernieuwd.

De Administratie informeert de aanvrager over de genomen beslissing en, indien het negatief is, over de mogelijkheden om in beroep te gaan.

Art. 21.Er wordt een overeenkomst opgesteld voor de duur van de erkenning.

Het bevat ten minste de volgende elementen: 1° de periode waarop de erkenning betrekking heeft;2° de categorie waarin het centrum erkend is;3° de voorwaarden van de subsidie en inzonderheid: a) het jaarlijks toegekende bedrag;b) vereffeningsvoorwaarden;c) indexeringsvoorwaarden;4° de opdrachten waarop de erkenning betrekking heeft en de doelstellingen die voor de duur van de erkenning zijn bepaald;5° de procedures voor de evaluatie van de uitgevoerde opdrachten en inzonderheid: a) een beschrijving van het zelfevaluatieproces, met inbegrip van: - de criteria voor het beoordelen van de gestelde doelen; - de te gebruiken methodologie; b) de inhoud van en de regelingen voor de indiening van de activiteitenverslagen en het evaluatieverslag;6° de verbintenis van de begunstigde tot financieel evenwicht;7° de modaliteiten van de financiële controle door de Franse Gemeenschap, met inbegrip van de modaliteiten voor het opstellen van een reorganisatieplan indien nodig;8° de procedures voor schorsing, herziening, intrekking en hernieuwing van de erkenning. Afdeling 3. - Schorsing, neerwaartse herziening of intrekking van

erkenning

Art. 22.1. Overeenkomstig artikel 24, § 1, 1°, van het decreet moeten de erkende particuliere archiefcentra elke wijziging die een invloed kan hebben op de uitvoering van de opdrachten waarvoor ze erkend zijn, melden aan de Administratie. § 2 Wanneer de Administratie in kennis wordt gesteld van een dergelijke wijziging of wanneer zij deze op eigen initiatief vaststelt, stelt zij een met redenen omkleed verslag op dat: 1° een herinnering aan de opdrachten die onder de erkenning vallen;2° de informatie die de begunstigde in zijn recentste activiteitenverslag heeft verstrekt;3° wijzigingen waarvan de Administratie op de hoogte werd gebracht of die zij heeft vastgesteld;4° de voorstellen van de Administratie, met inbegrip van een eventuele schorsing, herziening of vervroegde beëindiging van de erkenning. Het verslag wordt naar het betrokken centrum gestuurd, dat dertig dagen heeft om zijn opmerkingen schriftelijk in te dienen. § 3 Indien de overeenkomstig § 2, tweede lid, toegezonden opmerkingen het niet mogelijk maken de vaststellingen van de Administratie op te heffen, zendt de Administratie haar verslag en de opmerkingen van het centrum aan de Commissie. Indien de operator binnen de gestelde termijn geen opmerkingen maakt, wordt alleen het verslag doorgestuurd.

De Commissie brengt binnen negentig dagen na de verwijzing advies uit over de voorstellen van de administratie. Als zij dit niet doet, kan de procedure worden voortgezet zonder rekening te houden met eventuele adviezen die na het verstrijken van de termijn zijn uitgebracht.

Het betrokken centrum wordt in kennis gesteld van de verwijzing naar de Commissie en kan vragen door de Commissie te worden gehoord. § 4. Overeenkomstig artikel 24, § 2, eerste lid en tweede lid, van het decreet kan de Administratie, wanneer ernstige tekortkomingen worden vastgesteld die de controle op het gebruik van de subsidie en, in voorkomend geval, de terugvordering ervan kunnen bemoeilijken, aan de Minister voorstellen om de betaling van de subsidies preventief te schorsen, zonder de opmerkingen van de operator en het advies van de Commissie af te wachten.

De schorsing mag niet langer dan een jaar duren. § 5 Het verslag van de administratie, het advies van de Commissie en de schriftelijke opmerkingen van de operator worden doorgestuurd naar de minister, die kan beslissen: 1° de schorsing op te heffen waartoe hij eerder had besloten in toepassing van paragraaf 4;2° of om de opdrachten en subsidies van het centrum te verminderen;3° of de erkenning in te trekken;4° of om de erkenning te laten zoals ze is. De Administratie informeert het betreffende centrum over de genomen beslissing en, indien het negatief is, over de beroepsmogelijkheden.

De herziening of intrekking heeft uitwerking met ingang van de 1ste dag van de maand volgend op de kennisgeving van de beslissing, onverminderd de mogelijkheid voor de Administratie, in toepassing van de regels voor controle op het gebruik van subsidies: 1° de betaling van nog niet betaalde subsidieschijven geheel of gedeeltelijk te weigeren als de voorgelegde bewijsstukken ontoereikend zijn;2° de reeds betaalde subsidieschijven die onvoldoend met redenen omkleed zijn, geheel of gedeeltelijk terug te vorderen. § 6 Overeenkomstig artikel 24, § 2, derde lid, van het decreet is de opschorting van de storting van subsidies in afwachting van de indiening van de jaarlijkse bewijsstukken niet onderworpen aan de bepalingen van dit artikel.

TITEL 4. - Bepalingen met betrekking tot de concessie van archieven van erfgoedbelang die aan de Franse Gemeenschap toebehoren HOOFDSTUK 1. - Concessiegunningsprocedure

Art. 23.Wanneer de Administratie een particulier archiefcentrum wenst te belasten met het beheer van erfgoedbelangcollecties die toebehoren aan de Franse Gemeenschap, maakt ze een oproep tot kandidaatstelling op haar website bekend.

De oproep wordt bekendgemaakt gedurende een periode van minimaal drie maanden en vermeldt de procedures en deadlines voor het indienen van aanvragen.

De volgende documenten moeten bij de aanvraag worden gevoegd: 1° de laatste versie van de gecoördineerde statuten van de vereniging of stichting;2° een bijgewerkte lijst van de leden van het bestuursorgaan;3° een Attest bankidentiteit (RIB);4° elk document dat getuigt van de eigendom of het gebruik van het gebouw of de gebouwen waarin archiefactiviteiten worden uitgeoefend;5° documenten die procedures voor archiefbeheer beschrijven en de gevolgde normen specificeren, evenals modellen van documenten die voor archiefactiviteiten worden gebruikt;6° een vijfjarig actieplan met: a) het inzamelings- en, in voorkomend geval, bewustmakingsbeleid;b) behandelingsbeleid;c) waarderingsbeleid;c) in voorkomend geval, het digitaliseringsbeleid;d) indien van toepassing, het beleid voor het beheer van oorspronkelijk digitale archieven;e) geraamde uitgaven en ontvangsten;7° begrotingen, balansen en jaarrekeningen van de laatste drie jaar;8° de sociale balans van de laatste drie jaar;9° een verklaring op erewoord dat de vereniging of stichting zich niet in een situatie van onverenigbaarheid bevindt als bedoeld in artikel 97 van het decreet van 28 maart 2019Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/03/2019 pub. 30/04/2019 numac 2019041011 bron ministerie van de franse gemeenschap Decreet betreffende het nieuwe beheerskader inzake cultuur sluiten betreffende het nieuwe cultuurbestuur;10° een digitale versie van de laatste drie publicaties die in het kader van archiefactiviteiten zijn gemaakt.

Art. 24.§ 1. De administratie stuurt de aanvrager binnen een maand een ontvangstbevestiging en verifieert de volledigheid van de aanvraag.

Als de aanvraag onvolledig is, wordt de aanvrager hiervan op de hoogte gesteld en krijgt hij twee weken om de ontbrekende documenten in te dienen. Na deze termijn wordt de aanvraag automatisch als niet-ontvankelijk geacht. § 2 De Administratie stelt voor alle ontvankelijke aanvragen een standaard analyseverslag op met: 1° de informatie die nodig is om te beoordelen of wordt voldaan aan de voorwaarden waaronder de concessie is verleend;2° de informatie die nodig is om de geschiktheid en de samenhang van het door de aanvrager voorgestelde actieplan te beoordelen;3° een budgetanalyse om het toe te kennen bedrag in geval van een concessie te beoordelen. § 3 Ontvankelijke aanvragen worden doorgestuurd naar de Commissie.

Het advies van de Commissie heeft betrekking op de volgende punten: 1° naleving van de voorwaarden waaronder de concessie werd verleend;2° de geschiktheid en de samenhang van het door de aanvrager voorgestelde project;3° het bedrag van de toe te kennen subsidie. § 4 Na ontvangst van het advies van de Commissie beslist de minister of de concessie wordt verleend.

De Administratie informeert de aanvrager over de genomen beslissing en, indien negatief, over de mogelijkheden om in beroep te gaan.

Art. 25.§ 1. De licentie wordt verleend voor onbepaalde duur. § 2 Er wordt een overeenkomst opgesteld voor een verlengbare periode van vijf jaar.

Ze bevat ten minste de volgende elementen: 1° de periode waarop de overeenkomst betrekking heeft;2° de voorwaarden van de subsidie en inzonderheid: a) het jaarlijks toegekende bedrag;b) vereffeningsvoorwaarden;c) indexeringsvoorwaarden;3° de opdrachten die het centrum op zich neemt en de doelstellingen die zijn bepaald voor de duur van de overeenkomst, die ten minste overeenstemmen met de eisen die gelden voor de particuliere archiefcentra die in de hogere categorie zijn erkend;4° de procedures voor de evaluatie van de uitgevoerde opdrachten en inzonderheid: a) een beschrijving van het zelfevaluatieproces, met inbegrip van: - de criteria voor het beoordelen van de gestelde doelen; - de te gebruiken methodologie; b) de inhoud van en de regelingen voor de indiening van de activiteitenverslagen en de vijfjaarlijkse evaluatie;5° de verbintenis van de begunstigde tot financieel evenwicht;6° de procedures voor financiële controle uitgeoefend door de Franse Gemeenschap, met inbegrip van de procedures voor het opstellen van een reorganisatieplan indien nodig;7° de procedures voor schorsing, herziening, intrekking en vernieuwing van de concessie. HOOFDSTUK 2. - Concessiebeoordelingsprocedure

Art. 26.Uiterlijk op 31 maart van het laatste jaar waarop de overeenkomst betrekking heeft, zendt het gemachtigde centrum de Administratie: 1° in voorkomend geval, een actualisering van de bestanddelen, vermeld in artikel 23, derde lid, 1° tot en met 5° ;2° de geraamde begroting voor het jaar waarin de aanvraag wordt ingediend;3° een verklaring op erewoord dat de vereniging of stichting zich niet in een situatie van onverenigbaarheid bevindt als bedoeld in artikel 97 van het decreet van 28 maart 2019Relevante gevonden documenten type decreet prom. 28/03/2019 pub. 30/04/2019 numac 2019041011 bron ministerie van de franse gemeenschap Decreet betreffende het nieuwe beheerskader inzake cultuur sluiten betreffende het nieuwe cultuurbestuur;4° een digitale versie van de publicaties die tijdens de voorbije periode van vijf jaar werden geproduceerd in het kader van archiefactiviteiten;5° een evaluatieverslag over de archiefopdrachten die tijdens de voorbije periode van vijf jaar werden uitgevoerd, met inbegrip van een onafhankelijk advies van zijn wetenschappelijke raad;6° maandelijkse temperatuur- en vochtigheidsmetingen gedurende de afgelopen vijf jaar;7° een actieplan voor de volgende periode van vijf jaar. De evaluatieprocedure wordt uitgevoerd overeenkomstig artikel 25.

In het geval van een negatieve beoordeling kan de concessie worden ingetrokken. In het geval van een positieve beoordeling wordt overeenkomstig artikel 26 een nieuwe vijfjarige overeenkomst gesloten.

TITEL 5. - Bepalingen betreffende subsidies HOOFDSTUK 1. - Bepalingen betreffende structurele subsidies

Art. 27.Voor de toepassing van artikel 9 van het decreet wordt de verhouding gebruikt tussen het gezondheidsindexcijfer van de maand november die voorafgaat aan het begin van de erkenning of de verlenging ervan en het gezondheidsindexcijfer van de maand waarin het decreet werd goedgekeurd.

Voor de toepassing van de artikelen 11 en 34 van het decreet wordt gebruik gemaakt van de verhouding tussen het gezondheidsindexcijfer van de maand november voorafgaand aan het jaar waarin de subsidie wordt toegekend en het gezondheidsindexcijfer van de maand november voorafgaand aan het begin van de erkenning of de verlenging ervan.

Art. 28.§ 1. De jaarlijkse structurele subsidie van een erkend particulier archiefcentrum of van concessiehouders van particuliere archieven die tot de Franse Gemeenschap behoren, wordt uitbetaald in twee schijven: 1° een eerste schijf, die 85% van het jaarlijkse bedrag vertegenwoordigt, wordt betaald in de eerste helft van het jaar waarop de subsidie betrekking heeft;2° het saldo wordt betaald na ontvangst, verificatie en aanvaarding van de bewijsstukken bedoeld in de tweede paragraaf. § 2 Met het oog op de controle op het gebruik van de subsidie stuurt het begunstigde centrum de administratie uiterlijk op 30 juni van het jaar dat volgt op de betaling van de eerste schijf: 1° een activiteitenverslag voor het jaar waarop de subsidie betrekking heeft, opgesteld volgens het door de Administratie verstrekte model;2° de rekeningen en de balans voor het jaar waarop de subsidie betrekking heeft, opgesteld volgens het door de Administratie verstrekte model;3° het geraamde budget voor het lopende jaar. HOOFDSTUK 2. - Bepalingen betreffende eenmalige subsidies Afdeling 1. - Gemeenschappelijke bepalingen

Art. 29.§ 1. De subsidieaanvraag wordt elektronisch ingediend met behulp van een formulier dat door de Administratie ter beschikking wordt gesteld, in overeenstemming met de termijnen die specifiek zijn voor elk type steun.

De overheid stuurt de aanvrager een ontvangstbevestiging en controleren binnen een maand of de aanvraag volledig is.

Als de aanvraag onvolledig is, wordt de aanvrager hiervan op de hoogte gesteld en krijgt hij twee weken om de ontbrekende documenten in te dienen. Na deze termijn wordt de aanvraag van ambtswege als niet-ontvankelijk beschouwd. § 2 Ontvankelijke aanvragen worden door de Administratie op de dagorde geplaatst voor de volgende vergadering van de Commissie die gewijd is aan de analyse van de subsidieaanvragen.

In afwijking hiervan kunnen dringende aanvragen: 1° ofwel op de dagorde van een vorige vergadering worden geplaatst zonder te wachten op de vergadering die gewijd is aan de analyse van de subsidieaanvragen;2° of enkel onderworpen zijn aan een advies van de Administratie in dringende gevallen die onverenigbaar zijn met de termijnen voor voorlegging aan de Commissie. § 3 De Administratie informeert de aanvrager over de genomen beslissing en, indien het negatief is, over de beroepsmogelijkheden.

Art. 30.De subsidie wordt in 2 schijven betaald: 1° Een eerste schijf, die 85% van de subsidie vertegenwoordigt, wordt als voorschot betaald zodra de subsidie in de begroting is vastgelegd;2° het saldo wordt betaald na ontvangst, verificatie en aanvaarding van de bewijsstukken die specifiek zijn voor elk type steun. Afdeling 2. - Subsidies ter ondersteuning van maatregelen voor het

behoud van archieven die van belang zijn voor het erfgoed

Art. 31.Subsidieaanvragen voor maatregelen ter bescherming van archieven die van belang zijn voor het erfgoed moeten worden ingediend: 1° tussen 1 en 31 maart, voor metingen uit te voeren tijdens de tweede helft van het lopende jaar;2° tussen 1 en 30 september, voor metingen in de eerste helft van het volgende jaar;3° op elk moment, voor dringende maatregelen die niet kunnen wachten tot de volgende deadline. Om het gebruik van de ontvangen subsidie te rechtvaardigen, moet de begunstigde de administratie: 1° de bewijsstukken van de gedane uitgaven, vergezeld van het betalingsbewijs;2° in geval van interventie door een externe instantie of persoon, een verslag over de maatregelen en middelen die in het kader van de subsidie zijn ingezet en een verslag over de resultaten en de follow-up van deze interventie. Afdeling 3. - Subsidies voor uitrustingsuitgaven

Art. 32.Subsidieaanvragen voor uitrustingsuitgaven moeten ten minste drie maanden van tevoren, tussen 1 en 30 juni, worden ingediend.

Art. 33.Om het gebruik van de ontvangen subsidie te rechtvaardigen, moet de begunstigde de administratie de bewijsstukken van de gedane uitgaven bezorgen, samen met het betalingsbewijs. Afdeling 4. - Subsidies ter ondersteuning van het gebruik van externe

deskundigheid op archiefgebied

Art. 34.Aanvragen voor subsidies ter ondersteuning van het gebruik van externe archiefexpertise moeten ten minste drie maanden en ten hoogste één jaar voor de aanvang van de geplande opdracht worden ingediend.

Art. 35.Om het gebruik van de ontvangen subsidie te rechtvaardigen, moet de begunstigde de administratie de bewijsstukken van de gedane uitgaven bezorgen, samen met het betalingsbewijs.

In afwijking van artikel 30 kan de subsidie in drie termijnen worden betaald wanneer de beoordelingsopdracht over een periode van meer dan een jaar is gespreid. In dat geval worden de vereffeningstermijnen in het besluit nader vermeld.

TITEL 6. - Overgangs- en slotbepalingen

Art. 36.De overgangsovereenkomst bedoeld in artikel 34 van het decreet bevat ten minste de elementen vermeld in artikel 21 of 25, naargelang het geval.

In afwijking van artikel 23 mogen concessies die reeds op het moment van inwerkingtreding van het decreet van kracht zijn, zonder oproep worden vernieuwd.

Art. 37.Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2024.

Brussel, 11 oktober 2023.

Voor de regering: De minister-president, belast met Internationale Betrekkingen, Sport en het Onderwijs voor Sociale Promotie, P-Y. JEHOLET De minister van Kind, Gezondheid, Cultuur, Media en Vrouwenrechten, B. LINARD

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld