18 DECEMBER 2003. - Besluit van de Regering van de Franse Gemeenschap houdende toepassing van de artikelen 4 en 6 van het decreet van 17 juli 2002 betreffende de toekenning van toelagen aan plaatselijke overheden voor culturele infrastructuurprojecten

De Regering van de Franse Gemeenschap, Gelet op artikel 87, § 1er en § 2, van de wet van 8 augustus 1980;

Gelet op het decreet van 17 juli 2002 betreffende de toekenning van toelagen aan plaatselijke overheden voor culturele infrastructuurprojecten;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën van 6 mei 2003;

Gelet op de beraadslagingsvergaderingen van de Regering van de Franse Gemeenschap van 9 juli en 10 december 2003, Op de voordracht van de Minister van Cultuur, HOOFDSTUK I. - Definities

Artikel 1.In de zin van dit besluit, wordt verstaan onder : 1o "de Minister", het lid van de Regering van de Franse Gemeenschap belast met de culturele infrastructuren; 2o "het decreet", het decreet van 17 juli 2002 betreffende de toekenning van toelagen aan plaatselijke overheden voor culturele infrastructuurprojecten; 3o "de eerste specifieke uitrusting", de basisuitrusting bestemd voor de bijzondere werking van de infrastructuur met uitzondering van de administratieve ruimten en het materieel voor kantoorautomatisering.

Voor een spektakelzaal, gaat het om het scenografisch materieel, de rijen banken, de stoelen en de uitrusting van de loges. Voor een bibliotheek gaat het om het vast meubilair zoals boekenrekken en het meubilair van de leeszalen. Voor een museum gaat het om het permanent tentoonstellingsmaterieel. De uitrusting van de cafetaria's is inbegrepen in het maximumbedrag in verband daarmee. 4o "de administratie" : het Ministerie van de Franse Gemeenschap. HOOFDSTUK II. - Prioritaire plaatselijke overheden en deelnemingsbegroting

Art. 2.Tot 31 december 2006 zijn de plaatselijke overheden bedoeld in artikel 6, 2, 1o van het decreet die waarvan een deel van het grondgebied ten minste een wijk omvat die bedoeld is : - ofwel bij de beschikking van de Europese Commissie van 1 juli 1999 tot vaststelling van de lijst van de onder doelstelling 1 van de structuurfondsen vallende regio's voor de periode van 2000 tot en met 2006; - ofwel bij de beschikking van de Europese Commissie van 22 december 1999 tot vaststelling van de lijst van de zones in België die in de periode 2000-2006 onder doelstelling 2 van de structuurfondsen vallen.

Art. 3.De plaatselijke overheden bedoeld in artikel 6, § 2, 2o, van het decreet zijn die waarvan het aantal inwoners lager is dan of gelijk is aan 6000 inwoners.

Art. 4.De minimale nadere regels voor de uitoefening van de deelneming van de inwoners die opgelegd worden aan de plaatselijke overheden krachtens artikel 6, § 3, van het decreet zijn de volgende : 1o Zorgen voor de oprichting en de regelmatige werking van een ruimte die ten minste de plaatselijke overheden, de administratie, de sociaal-culturele organisaties en culturele organisaties die erkend zijn krachtens het decreet van de Franse Gemeenschap, omvat. Die eenheid is ook toegankelijk voor de inwoners van de zone die bij het project betrokken is; 2o Binnen die ruimte een reglement opstellen en medeondertekenen waarbij gezamenlijk de wijze wordt bepaald waarop de partijen moeten samenwerken om samen voorstellen uit te werken in verband met de culturele investeringsuitgaven van de begroting van de plaatselijke overheid en waarbij de prioriteiten bij de uitvoering ervan worden bepaald; 3o Zorgen voor de doorzichtigheid van de beslissingen die worden genomen door de plaatselijke overheid voor haar culturele investeringsuitgaven en haar prioriteiten bij de uitvoering ervan, waarbij, binnen die ruimte, de criteria en argumenten die tot die beslissingen hebben geleid, worden uiteengezet. HOOFDSTUK III. - Procedure

Art. 5.De procedure voor de kleine infrastructuren alsook voor de aanschaffing van een infrastructuur met een culturele bestemming bestaat uit 2 fasen : de principiële aanvraag en de vaste toestemming.

De procedure voor de grote infrastructuren bestaat uit 4 fasen : de principiële aanvraag, de toestemming betreffende het voorproject, de toestemming betreffende het project en de vaste toestemming.

Art. 6.§ 1. Die eerste fase van de procedure is gemeenschappelijk voor de aanvragen om aanschaffing of werkzaamheden betreffende een kleine of een grote infrastructuur. § 2. De plaatselijke overheid deelt aan de Regering, in viervoud, een principiële aanvraag mee, die de volgende gegevens omvat : 1. Een nota met vermelding van de redenen voor een ontwerp van verwezenlijking of aanschaffing. Die nota zal de volgende gegevens in acht nemen en uitleggen : 1o de criteria bedoeld in de punten 1o, 2o en 3o van artikel 5 van het decreet; 2o in voorkomend geval, het bewijs dat de plaatselijke overheid bedoeld in artikel 6, § 2, 1o of 2o van het decreet prioritair is overeenkomstig de artikelen 2 en 3 van dit besluit; 3o in voorkomend geval, de toepassing van de procedure voor de rechtstreekse deelneming van de inwoners bedoeld bij artikel 4 van dit besluit overeenkomstig artikel 6, § 3 van het decreet. 2. Een nota met vermelding van de doelstelling, houdende : 1o het volledige programma van de te verwezenlijken uitrustingen en de overeenstemming ervan met de regelingen inzake culturele aangelegenheden die van toepassing zijn; 2o de eventuele fasen voor de uitvoering; 3o een plan dat aangeeft waar de gemeente gelegen is, met vermelding van de gekozen plaats en de lokatie van de andere bestaande of ontworpen culturele infrastructuren; 4o bij aanschaffing of renovatie van een gebouw, een plan met opgaaf van de bestaande installaties; 5o de bepalingen die de plaatselijke overheid van plan is te treffen met het oog op het toekomstige beheer van de installaties; 6o in voorkomend geval, de bepalingen die de plaatselijke overheid van plan is te treffen om de architectuurkwaliteit te verbeteren en om de regeling inzake overheidsopdrachten, inzonderheid de bepalingen betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van architectuurdiensten, toe te passen. Worden inzonderheid nader bepaald : het type van de gekozen procedure en de verantwoording ervan, de verschillende types van de gevraagde kenmerken om de aan de specificiteiten van de betrokken infrastructuur te beantwoorden, de criteria voor de kwalitatieve selectie en de toekenning, en de wijze waarop die kunnen bijdragen tot de verbetering van de architectuurkwaliteit. 3. Een eerste raming van de verwezenlijkingskosten met vermelding van de volgende posten : 1o de kosten voor de eventuele aanschaffing; 2o de kosten voor de werkzaamheden; 3o de kosten voor de eerste specifieke uitrustingen; 4o de algemene kosten; 5o in voorkomend geval, de kosten voor de bepalingen die de plaatselijke overheid van plan is te treffen met het oog op de toepassing van het decreet van 10 mei 1984 betreffende de integratie van kunstwerken in de openbare gebouwen; 6o de kosten voor de organisatie van een procedure met een vergelijkend examen voor de aanwijzing van de projectontwerper(s).

Indien de verwezenlijking in verschillende fasen moet geschieden, dan moet de raming van de kosten voor elk van die worden bepaald.

De nadere regels voor de berekening zullen worden bepaald alsook de andere subsidiëringsmogelijkheden bij elke openbare en/of privé-partners. 4. Een uittreksel uit de door de plaatselijke overheid genomen beslissingen met vermelding van de principiële beslissing om de subsidies van de Franse Gemeenschap aan te vragen, van de goedkeuring van de nota's houdende de vermelding van de redenen en de doelstelling alsook van de goedkeuring van de raming. § 3. De Minister legt het volledige dossier houdende de principiële aanvraag aan de administratie, via de Inspectie van Financiën, om advies voor.

De administratie brengt haar advies aan de Minister binnen een termijn van twee maanden uit. § 4. De beslissing van de Minister wordt aan de plaatselijke overheid meegedeeld.

Is die beslissing gunstig, dan maakt ze de principiële belofte uit en brengt ze de toestemming met zich mee om de procedure in te zetten voor het gunnen van de overheidsopdracht(en) voor aanneming van diensten betreffende de aanwijzing van de projectontwerpers.

Die principiële belofte kan niet worden beschouwd als een vaste verbintenis, daar die onderworpen is aan de goedkeuring van de fasen betreffende het voorproject, het project en de vaste toestemming.

Ze houdt overigens op uitwerking te hebben indien de instelling van de volgende fase van de procedure niet binnen het jaar volgend op de datum van die belofte geschiedt.

De Minister kan die termijn met zes maanden verlengen op grond van een behoorlijk met redenen omklede aanvraag.

Art. 7.Bij de organisatie van een wedstrijd om projecten bij toepassing van artikel 7, § 2, 3o, van het decreet, of van een onderhandelingsprocedure met bekendmaking, waarbij een jury of een selectiecomité wordt ingesteld, deelt de plaatselijke overheid aan de administratie in tweevoud de volgende gegevens mee : 1o de aankondiging van de opdracht en het bestek (de bestekken) van de opdrachten voor aanneming van diensten; 2o de samenstelling van de jury of het selectiecomité, bestaande, voor ten minste de helft, uit architecten; ten minste drie onder hen moeten deskundigen zijn die niet tot de diensten van de plaatselijke overheid behoren; 3o het proces-verbaal van de jury of van het selectiecomité, samen met de na beraadslaging genomen beslissing van het bestuur van de plaatselijke overheid die de namen van de projectontwerpers vermeldt; 4o de lijst van de kosten die voortvloeien uit de organisatie van de selectieprocedure alsook de stukken ter verantwoording ervan.

Art. 8.§ 1. Onverminderd het laatste lid van artikel 6, binnen een maximumtermijn van één jaar vanaf de datum van de principiële belofte, en, als het gaat om een grote infrastructuur, deelt de plaatselijke overheid, in viervoud aan de administratie een dossier met een voorproject mee, dat de volgende gegevens omvat : 1. Een technisch dossier dat de volgende documenten omvat : 1o het plan, met de doorsnede en de verticale projectie, van een voorproject, opgemaakt op een schaal van 1 %; 2o een nota met vermelding van de gekozen opties inzake organisatie van de ruimten, de antwoorden op het programma en het architectuurontwerp; 3o de samenvattende nota's betreffende alle opties die gekozen zijn voor de technieken die bij de verwezenlijking worden gebruikt; 4o het verslag van de Gewestelijke Brandweerdienst en de synthese van de antwoorden die werden gebracht op de aanvragen van deze; 5o een raming voor elke post.

Als de werkzaamheden met verschillende fasen worden uitgevoerd, heeft het dossier van een voorproject betrekking op het geheel van die fasen en bepaalt het de inhoud van de raming van elk van die. 2. Een uittreksel uit de na beraadslaging genomen beslissing van het bestuur van de plaatselijke overheid met vermelding van de goedkeuring van het voorproject, de goedkeuring van de raming, de beslissing om de subsidies van de Franse Gemeenschap aan te vragen en de aanwijzing van de vertegenwoordigers van de plaatselijke overheid in de Commissie voor integratie van kunstwerken. § 2. De Minister legt het volledige dossier dat het voorproject uitmaakt, aan de administratie om advies voor, via de Inspectie van Financiën.

De administratie deelt haar advies mee aan de Minister binnen een termijn van twee maanden.

De beslissing van de Minister wordt aan de plaatselijke overheid meegedeeld.

Als die wordt goedgekeurd, maakt ze de toestemming betreffende het voorproject uit en stelt ze het subsidieerbaar bedrag vast overeenkomstig de artikelen 6 en 7 van het decreet.

Die toestemming kan niet worden beschouwd als een vaste verbintenis, daar deze aan de goedkeuring van de fasen van het project en de vaste toestemming onderworpen is. Zij houdt overigens op elke uitwerking te hebben indien de instelling van de volgende fase van de procedure niet binnen de 2 jaar volgend op de datum van die beslissing geschiedt. De Minister kan die termijn met hoogstens zes maanden verlengen op grond van een behoorlijk met redenen omklede aanvraag.

Art. 9.§ 1. Onverminderd het laatste lid van artikel 8, binnen een termijn van twee jaar vanaf de datum van de toestemming betreffende het voorproject, en als het gaat om een grote infrastructuur, deelt de plaatselijke overheid aan de administratie, in tweevoud, een project mee dat de volgende gegevens inhoudt : 1. Een technisch dossier, bestaande uit : 1o een samenvattende nota waarin de procedures voor de gunning van de geplande overheidsopdrachten worden uiteengezet; 2o het plan, met de doorsnede en de verticale projectie, van het project dat op een schaal van 2 % wordt opgemaakt; 3o de bestekken; 4o de stedenbouwkundige vergunning en, in voorkomend geval, de milieuvergunning; 5o de ramende opmetingsopgave.

Als de werkzaamheden in verschillende fasen worden uitgevoerd, dan wordt het project samen ingediend met een nota die het doel van de betrokken fase, de inhoud, het tijdschema en de raming van de latere fasen nader bepaalt. 2. Het verslag van de vergadering van de Commissie voor integratie van kunstwerken betreffende het project alsook het geraamde bedrag van de erelonen van de kunstenaar en van de kosten van het werk.3. Een uittreksel uit de na beraadslaging genomen beslissing van het bestuur van de plaatselijke overheid dat de goedkeuring van het project en de naam van de kunstenaar die gekozen werd om het kunstwerk uit te voeren, inhoudt. § 2. De Minister legt het volledige dossier dat het project uitmaakt, om advies aan de administratie voor, via de Inspectie van Financiën.

De beslissing van de Minister wordt aan de plaatselijke overheid meegedeeld.

Is die gunstig, dan maakt ze de toestemming betreffende het project uit, en stelt ze het bedrag van de subsidie vast op grond van het bedrag dat in de fase van het voorproject goedgekeurd was, vermeerderd met de herziening van de prijzen en keurt ze het instellen van de mededingingsprocedure voor de werken goed.

Die toestemming mag niet worden beschouwd als een vaste verbintenis, daar deze onderworpen is aan de goedkeuring door de Minister van de aanbesteding van de werken. Ze houdt overigens op uitwerking te hebben indien het dossier niet wordt ingediend in het jaar volgend op de datum van die beslissing. Die termijn kan worden verlengd met zes maanden op grond van een behoorlijk met redenen omklede aanvraag.

Art. 10.Die laatste fase van de procedure is dezelfde als die van de aanvragen om aanschaffing of werken in verband met een kleine of een grote infrastructuur.

Onverminderd een eventuele verlenging van de termijn toegekend overeenkomstig één van de vorige artikelen, wordt de aanvraag om vaste toestemming ingediend in het jaar volgend op de toestemming betreffende het project, en na mededinging van de opdracht(en) voor aanneming van werken voor de grote infrastructuren, en in het jaar volgend op de principiële belofte bij aanschaffing of verwezenlijking van een kleine infrastructuur.

De plaatselijke overheid deelt aan de administratie de volgende documenten mee : § 1. Bij aanschaffing van een bestaand goed : 1o 2 afschriften van de raming van de bevoegde registratieontvanger, of van het Comité voor Aanschaffing van Onroerende Goederen, verdeeld over bouwgoederen en niet-bouwgoederen; 2o 2 afschriften van de verkoopbelofte. § 2. Bij werken : 1o 2 afschriften van het proces-verbaal voor de opening van de inschrijvingen; 2o 2 afschriften van het verslag van onderzoek van de inschrijvingen en van het gunningsverslag; 3o 2 afschriften van de in aanmerking genomen inschrijving(en); 4o 2 afschriften van de niet in aanmerking genomen inschrijvingen.

Bovendien, als het gaat om een kleine infrastructuur, een afschrift van de stedenbouwkundige vergunning, in voorkomend geval. § 3. Bij werken die in een regie worden uitgevoerd, hebben de documenten die aan de administratie in tweevoud mee te delen zijn, betrekking op : 1o de plannen, doorsneden en gevels opgemaakt op een schaal van 2 %; 2o de bestekken met betrekking tot de aankoop van materialen; 3o de bestekken voor het huren van het materieel dat noodzakelijk is voor de uitvoering van werken; 4o de kosten voor de externe arbeidskrachten, met uitsluiting van de lonen en sociale lasten van het personeel van de plaatselijke overheid; 5o een afschrift van de stedenbouwkundige vergunning, in voorkomend geval. § 4. Het volledige dossier wordt samen ingediend met 2 originele exemplaren van het uittreksel van de na beraadslaging genomen beslissing van het bestuur van de plaatselijke overheid houdende goedkeuring : 1o ofwel van de raming van het aan te schaffen goed; 2o ofwel van de inschrijving(en) die in aanmerking komen voor de werken uitgevoerd door bedrijven; 3o ofwel bestekken voor werken die in een regie worden uitgevoerd. § 5. Het dossier houdende de vaste toestemming wordt nadien aan de Minister, via de Inspectie van Financiën, meegedeeld.

Bij goedkeuring door de Regering, wordt de beslissing aan de plaatselijke overheid meegedeeld. Ze maakt de vaste toestemming uit, staat de aanschaffing van het goed of de bestelling van werken toe en stelt het bedrag van de subsidie vast op grond van het bedrag dat in de fase van het project wordt goedgekeurd, vermeerderd met de herziening van de prijzen, of indien het lager is, op grond van het resultaat van de aanbesteding(en).

Art. 11.§ 1. In geval van subsidie bestemd voor het dekken van de kosten voor de organisatie van een selectieprocedure, wordt het bedrag ervan, bepaald op grond van de verantwoordingsstukken die door de plaatselijke overheid worden voorgelegd, uitgekeerd, zodra de Minister zijn vaste toestemming heeft verleend. § 2. In geval van werken, worden de staten betreffende de voortgang, samen met de afschriften van de facturen die door de plaatselijke overheid en de ontwerper van het project, in voorkomend geval, worden goedgekeurd, in tweevoud aan de administratie voorgelegd.

Het bedrag van de subsidie in verband met iedere staat betreffende de vooruitgang, vermeerderd met het bedrag van de algemene kosten, en, in voorkomend geval, met de herziening van de prijzen, wordt uitgekeerd aan de plaatselijke overheid tot beloop van negen tienden van de oorspronkelijke vastlegging.

Nadat de werken volledig zijn voltooid, deelt de plaatselijke overheid aan de administratie, in tweevoud de volgende documenten mee : 1o een afschrift van het proces-verbaal van de voorlopige oplevering; 2o de eindrekening en de bepaling van de termijnen; 3o de na beraadslaging genomen beslissing waarbij de plaatselijke overheid de eindrekening goedkeurt.

De administratie stelt dan het saldo van de subsidie in vereffening door middel van de aanpassing van de oorspronkelijke vastlegging op grond van de contractuele herzieningen. § 3. Voor het kunstwerk, wordt de subsidie uitbetaald op grond van de factuur van de kunstenaar die door de administratie wordt goedgekeurd. § 4. In geval van aanschaffing, wordt de subsidie in één keer uitbetaald op voorlegging van het afschrift van de authentieke akte in tweevoud.

De werken of aankopen die worden uitgevoerd voordat de vaste toestemming werd gegeven, worden niet gesubsidieerd. Bij dringende noodzakelijkheid die door de plaatselijke overheid behoorlijk met redenen omkleed wordt en na advies van de administratie, kan de Minister echter van die regel afwijken.

De andere vrijwillige of verplichte tegemoetkomingen van alle aard van particulieren en/of overheidsbesturen dan deze die van de plaatselijke overheid komen, worden van het bedrag van de subsidieerbare uitgaven afgetrokken.

Brussel, 18 december 2003.

Vanwege de Regering van de Franse Gemeenschap : De Minister van Cultuur, C. DUPONT