GEMEENSCHAPPELIJKE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE VAN BRUSSEL-HOOFDSTAD

5 OKTOBER 2023. - Besluit van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie betreffende de jaarlijkse evaluatie van de kinderbijslagfondsen en de modaliteiten van de eventuele stopzetting van hun activiteiten

Het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie, Gelet op de bijzondere wet van 8 augustus 1980Relevante gevonden documenten type wet prom. 08/08/1980 pub. 11/12/2007 numac 2007000980 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Bijzondere wet tot hervorming der instellingen. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten tot hervorming der instellingen, artikel 20;

Gelet op de bijzondere wet van 12 januari 1989 met betrekking tot de Brusselse instellingen, artikel 69, tweede lid;

Gelet op de ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit voor de gezinsbijslag, de artikelen 10,13 en 35, § 1;

Gelet op het advies van de Inspecteur van financiën van 7 juni 2023 ;

Gelet op het advies van de Beheerraad voor Gezinsbijslag, gegeven op 11 mei 2023;

Gelet op het advies nr. 125/2023 van de Gegevensbeschermingsautoriteit, gegeven op 8 september 2023;

Gelet op de "gender-test", uitgevoerd op 15 juni 2023 in toepassing van artikel 3, 2°, van de ordonnantie van 16 mei 2014 houdende de integratie van de genderdimensie in de beleidslijnen van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie;

Gelet op de "handistreaming-evaluatie", uitgevoerd op 15 juin 2023 in toepassing van artikel 4, § 3, van de ordonnantie van 23 december 2016 houdende integratie van de handicapdimensie in de beleidslijnen van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie;

Gelet op het advies 73.969/1/V van de Raad van State, gegeven op 8 augustus 2023, overeenkomstig artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op voordracht van de leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Gezinsbijslagen.

Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen

Artikel 1.oor de toepassing van dit besluit dient te worden verstaan onder: 1° ordonnantie van 4 april 2019: ordonnantie van 4 april 2019 tot vaststelling van het betaalcircuit voor de gezinsbijslag;2° besluit van 4 juli 2019: besluit van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van 4 juli 2019 betreffende de administratiekosten van de kinderbijslagfondsen;3° ambtenaren belast met het toezicht: ambtenaren belast met het toezicht zoals bedoeld in artikel 35, § 1, van de ordonnantie van 4 aril 2019;4° Gestructureerd Kadaster:gegevensrepertorium dat wordt bijgehouden en beheerd door Iriscare voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en dat informatie bevat over alle Brusselse kinderbijslagdossiers, met inbegrip van de betrokken actoren; 5° werkdagen: de werkdagen zoals bedoeld in artikel 1.7, § 3, tweede lid, van het Burgerlijk Wetboek. HOOFDSTUK 2. - Jaarlijkse evaluatie van de activiteit van de kinderbijslagfondsen Afdeling 1. - Algemeen

Art. 2.De controles van het administratieve beheer en financiële beheer waarop de jaarlijkse evaluatie van de activiteit van de kinderbijslagfondsen bedoeld in artikel 10 van de ordonnantie van 4 april 2019 is gebaseerd, worden uitgevoerd door de ambtenaren belast met het toezicht die daartoe hun bevoegdheden uitoefenen bedoeld in titel 5 van de ordonnantie van 4 april 2019.

Afhankelijk van de beslissingen van de ambtenaren belast met het toezicht, vinden de controles plaats in de kantoren van het kinderbijslagfonds of vanop afstand. Indien de controle op afstand plaatsvindt, moet elk kinderbijslagfonds aan de ambtenaren belast met het toezicht de middelen verstrekken die een toegang van dezelfde kwaliteit verzekeren als de controle die in de kantoren van het fonds wordt uitgevoerd.

De selectie en de verwerking van de dossiers gebeurt op integrale wijze of via een steekproef die wordt uitgevoerd op de gegevens die door de kinderbijslagfondsen worden aangeleverd, desgevallend op basis van de hoofdstukken 1, 2 en 3 van het besluit van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van 24 februari 2022 met betrekking tot de rapportage door de kinderbijslaginstellingen in het kader van het administratief en financieel toezicht en van statistische doeleinden.

Deze jaarlijkse evaluatie en de voorafgaandelijke controles vinden plaats met het oog op het verzekeren van een correcte toekenning en betaling van de gezinsbijslagen, alsook van een kwalitatieve dienstverlening aan de gezinnen in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Afdeling 2. - Controle van het administratief beheer

Art. 3.De controle van het administratief beheer die voorafgaat aan de jaarlijkse evaluatie heeft betrekking op de handelingen van de kinderbijslagfondsen gedurende de periode van 1 januari tot 31 december van het kalenderjaar x. Afdeling 3. - Controle van het financieel beheer

Art. 4.De controle van het financieel beheer die voorafgaat aan de jaarlijkse evaluatie, analyseert de manier waarop de kinderbijslagfondsen zich gekweten hebben van hun verplichtingen die zijn vastgelegd in de toepasselijke regelgeving, alsook in de administratieve instructies.

Art. 5.De controle van het financieel beheer betreft de boekhoudkundige en financiële operaties van het kinderbijslagfonds die betrekking hebben op het boekjaar x. Afdeling 4. - Gemeenschappelijke bepalingen en jaarlijkse evaluatie

van de activiteit van de kinderbijslagfondsen

Art. 6.1. De controles bedoeld in de artikelen 3, 4 en 5, zijn onderverdeeld in een Luik A en een Luik B. § 2. De controles die tot het Luik A behoren, vinden plaats op basis van de criteria bedoeld in artikel 5 van besluit van 4 juli 2019. Voor elk criterium wordt er een controlelijst vastgesteld met een of meerdere controlevariabelen en doelgroepen.

De handelingen van de kinderbijslagfondsen met betrekking tot de in het eerste lid bedoelde criteria worden geëvalueerd volgens een steekproefmethode die representatieve en betrouwbare resultaten verzekert die kunnen worden geëxtrapoleerd voor de volledige populatie van het thema. § 3. De controles van het administratief en financieel beheer die betrekking hebben op het naleven van de bepalingen bedoeld in artikel 10, § 2, van de ordonnantie van 4 april 2019 en die niet plaatsvinden op basis van de criteria bedoeld in artikel 5 van besluit van 4 juli 2019, vormen het Luik B.

Art. 7.Tijdens de controle van het administratief en financieel beheer worden de individuele opmerkingen die per dossier of per boekhoudkundige of financiële operatie worden geformuleerd, meegedeeld aan de directie van het kinderbijslagfonds. Binnen een termijn van 14 werkdagen vanaf de mededeling van de opmerkingen beantwoordt de directie van het kinderbijslagfonds de opmerkingen ofwel bevestigend waarbij het dossier of operatie wordt gecorrigeerd ofwel betwist de directie de opmerkingen waarna de ambtenaren belast met het toezicht de betwisting onderzoeken. Indien de ambtenaren belast met het toezicht de betwisting als gegrond beschouwen, worden de opmerkingen ingetrokken.

De correctie van de dossiers of operaties als gevolg van de opmerkingen die worden geformuleerd in toepassing van het eerste lid, wordt opgevolgd door de ambtenaren belast met het toezicht.

Wanneer de rechtzetting niet plaatsvindt, wordt dit in aanmerking genomen bij de jaarlijkse evaluatie van het volgende kalenderjaar onder de vorm van een nieuwe opmerking in het resultaat van het kinderbijslagfonds.

Art. 8.1. Bij het einde van de controles die betrekking hebben op het kalenderjaar en het boekjaar 2023, worden de resultaten voor elk kinderbijslagfonds samengevoegd in een evaluatieverslag en gewogen aan de hand van de volgende wegingscoëfficiënten: 1° het criterium in artikel 5, 1°, van besluit van 4 juli 2019: 49 %;2° het criterium in artikel 5, 2°, van besluit van 4 juli 2019: 24,5 %;3° het criterium in artikel 5, 3°, van besluit van 4 juli 2019: 14,7 %;4° het criterium in artikel 5, 4°, van besluit van 4 juli 2019: 4,9 %;5° het criterium in artikel 5, 5°, van besluit van 4 juli 2019: 4,9%;6° de resultaten die voortvloeien uit de controles die behoren tot het Luik B, zoals bedoeld in artikel 6, § 3: 2%. § 2. Bij het einde van de controles die betrekking hebben op het kalenderjaar en het boekjaar 2024, worden de resultaten voor elk kinderbijslagfonds samengevoegd in een evaluatieverslag en gewogen aan de hand van de volgende wegingscoëfficiënten: 1° het criterium in artikel 5, 1°, van besluit van 4 juli 2019: 47,5 %;2° het criterium in artikel 5, 2°, van besluit van 4 juli 2019: 23,75 %;3° het criterium in artikel 5, 3°, van besluit van 4 juli 2019: 14,25 %;4° het criterium in artikel 5, 4°, van besluit van 4 juli 2019: 4,75 %;5° het criterium in artikel 5, 5°, van besluit van 4 juli 2019: 4,75%;6° de resultaten die voortvloeien uit de controles die behoren tot het Luik B, zoals bedoeld in artikel 6, § 3: 5%. § 3. Bij het einde van de controles die betrekking hebben op het kalenderjaar en het boekjaar 2025 en volgende, worden de resultaten voor elk kinderbijslagfonds samengevoegd in een evaluatieverslag en gewogen aan de hand van de volgende wegingscoëfficiënten: 1° het criterium in artikel 5, 1°, van besluit van 4 juli 2019: 45 %;2° het criterium in artikel 5, 2°, van besluit van 4 juli 2019: 22,5 %;3° het criterium in artikel 5, 3°, van besluit van 4 juli 2019: 13,5 %;4° het criterium in artikel 5, 4°, van besluit van 4 juli 2019: 4,5 %;5° het criterium in artikel 5, 5°, van besluit van 4 juli 2019: 4,5% 6° de resultaten die voortvloeien uit de controles die behoren tot het Luik B, zoals bedoeld in artikel 6, § 3: 10%.

Art. 9.De Beheerraad voor het gezin evalueert de activiteit van de kinderbijslagfondsen op basis van het definitieve evaluatieverslag en de wegingscoëfficiënten bedoeld in artikel 8.

Er wordt voor elk kinderbijslagfonds een algemene indicator voor de jaarlijkse evaluatie vastgesteld, die wordt uitgedrukt door een getal op een schaal van 1 tot 100.

Art. 10.Het definitieve evaluatieverslag en de algemene kwaliteitsindicator met betrekking tot het kalender- en boekjaar X worden uiterlijk op 1 december van het jaar X + 2 ter goedkeuring voorgelegd aan de Beheerraad, zoals bepaald in artikel 10, § 3, van de ordonnantie van 4 april 2019. Afdeling 5. - Mededeling van het evaluatieverslag of de voorstellen

van administratieve sanctie aan de kinderbijslagfondsen en beslissing van het Verenigd College

Art. 11.Het door de Beheerraad goedgekeurde evaluatieverslag en/of het gemotiveerde voorstel van administratieve sanctie bedoeld in artikel 10, § 3, van de ordonnantie van 4 april 2019 wordt door de Beheerraad binnen de 7 werkdagen vanaf zijn beslissing aan het betrokken kinderbijslagfonds meegedeeld.

Art. 12.Het kinderbijslagfonds beschikt over de mogelijkheid om binnen de 14 werkdagen volgend op de dag waarop het evaluatieverslag of het gemotiveerde voorstel van administratieve sanctie is meegedeeld, schriftelijke opmerkingen te formuleren.

Indien het kinderbijslagfonds van deze mogelijkheid gebruik maakt, dienen de schriftelijke opmerkingen te worden gemotiveerd en in voorkomend geval vergezeld te zijn van de nodige stavingsstukken die toelaten om de vermeldingen in het evaluatieverslag of het voorstel van administratieve sanctie te weerleggen.

Indien het kinderbijslagfonds binnen de termijn bepaald in het eerste lid geen opmerkingen formuleert, wordt het geacht akkoord te gaan met het evaluatieverslag of het gemotiveerde voorstel van administratieve sanctie.

Art. 13.Na het formuleren van de opmerkingen bedoeld in artikel 12, eerste lid, beschikt het kinderbijslagfonds over 7 werkdagen om te verzoeken om binnen de 14 werkdagen te worden gehoord door de binnen Iriscare aangeduide persoon. Bij dit overleg, dat doorgaat op de zetel van Iriscare, kunnen beide partijen medewerkers-experten van hun respectievelijke instellingen uitnodigen.

Na dit overleg kan het kinderbijslagfonds binnen de 7 werkdagen aangeven alsnog akkoord te gaan met het evaluatieverslag of het gemotiveerde voorstel van administratieve sanctie.

Art. 14.Na afloop van de procedures bepaald in de artikelen 12 en 13 of in het specifieke geval bedoeld in artikel 12, derde lid, neemt het Verenigd College binnen de 30 kalenderdagen een gemotiveerde beslissing over het evaluatieverslag of het gemotiveerde voorstel van administratieve sanctie en de opmerkingen van het kinderbijslagfonds.

Het Verenigd College deelt deze beslissing mee aan het kinderbijslagfonds binnen een termijn van 7 werkdagen te rekenen vanaf de dag waarop de beslissing wordt genomen.

Art. 15.Gedurende de procedure bedoeld in de artikelen 12 en 13, wordt de uitvoering van de beslissing van de Beheerraad bedoeld in artikel 10 geschorst. HOOFDSTUK 3. - Stopzetting van de activiteit

Art. 16.De schriftelijke kennisgeving van de vrijwillige stopzetting bedoeld in artikel 10, § 3, vierde lid, van de ordonnantie van 4 april 2019 vindt uiterlijk plaats op de dag volgend op de dag van de beslissing tot stopzetting van de activiteiten en wordt gericht aan zowel de Leden van het Verenigd College bevoegd voor de Gezinsbijslagen als aan Iriscare.

Art. 17.De ambtenaren belast met het toezicht controleren regelmatig, en uiterlijk op 31 december van elk kalenderjaar of de kinderbijslagfondsen blijven voldoen aan de voorwaarden van de erkenning die hun is toegekend, en of het kinderbijslagfonds zich niet bevindt in een situatie bepaald in artikel 13 van de ordonnantie van 4 april 2019.

Elk kinderbijslagfonds brengt onverwijld Iriscare op de hoogte zodra het niet langer voldoet aan een of meerdere normen bedoeld in het eerste lid.

Het kinderbijslagfonds dat gedurende twee opeenvolgende kalenderjaren minder kinderbijslagdossiers heeft waarin er betalingen plaatsvinden dan het aantal dat wordt bepaald in artikel 4, eerste lid, 5°, van de ordonnantie van 4 april 2019, wordt verondersteld niet langer te voldoen aan de aldaar bepaalde voorwaarde.

Om het aantal kinderbijslagdossiers te bepalen waarin er betalingen plaatsvinden, berekent Iriscare voor elk kinderbijslagfonds op 31 december het gemiddelde van het aantal dossiers in het betreffende kalenderjaar op basis van de gegevens in het Gestructureerd Kadaster.

Het resultaat van deze berekening wordt uiterlijk op de laatste dag van de daaropvolgende kalendermaand meegedeeld aan het betreffende kinderbijslagfonds.

Art. 18.Onverminderd artikel 17, tweede lid, brengt Iriscare het betreffende kinderbijslagfonds op de hoogte indien Iriscare vaststelt dat het fonds niet langer voldoet aan een of meerdere voorwaarden bepaald in de artikel 4 van de ordonnantie van 4 april 2019 of in een situatie bepaald in artikel 13 van dezelfde ordonnantie.

Het kinderbijslagfonds geeft daarop aan Iriscare aan dat: 1° het ofwel niet meer in staat is om te voldoen aan de betreffende voorwaarde of voorwaarden, waarop Iriscare desgevallend de procedure aanvat bedoeld in artikel 13 van de ordonnantie van 4 april 2019;2° het ofwel bereid is een herstelplan aan te nemen om de naleving van de bepalingen betreffende de erkenning te verzekeren en de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren. Na het voorstel van het kinderbijslagfonds te hebben onderzocht, beslist Iriscare binnen de 30 werkdagen welke maatregel bedoeld in artikel 10, § 3, tweede lid, van de ordonnantie van 4 april 2019 het aan het Verenigd College wenst voor te stellen.

Indien het Verenigd College de erkenning van een kinderbijslagfonds intrekt, stelt het de datum vast met ingang waarvan de maatregel in werking treedt.

Het Verenigd College betekent het kinderbijslagfonds haar beslissing tot intrekking van de erkenning binnen de 7 werkdagen na haar beslissing en maakt er een afschrift van aan het Iriscare over.

De beslissing tot intrekking van de erkenning wordt bij uittreksel in het Belgisch Staatsblad bekendgemaakt en op de website van Iriscare bekendgemaakt. HOOFDSTUK 4. - Slotbepalingen

Art. 19.De leden van het Verenigd College die bevoegd zijn voor de gezinsbijslagen worden belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 5 oktober 2023.

Voor het Verenigd College, De Leden van het Verenigd College bevoegd voor de Gezinsbijslagen, S. GATZ