23 MEI 2024. - Besluit 2024/421 van het College van de Franse Gemeenschapscommissie betreffende de organisatie van opdrachten in het buitenland binnen Bruxelles Formation

De Franse Gemeenschapscommissie, Gelet op de bijzondere wet van 8 augustus 1980Relevante gevonden documenten type wet prom. 08/08/1980 pub. 11/12/2007 numac 2007000980 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Bijzondere wet tot hervorming der instellingen. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten tot hervorming der instellingen, artikel 68 gewijzigd bij de bijzondere wet van 6 juli 1993 en artikel 87 § 3 gewijzigd bij de bijzondere wet van 8 augustus 1988 en de bijzondere wet van 6 januari 2014;

Gelet op de bijzondere wet van 12 januari 1989 met betrekking tot de Brusselse instellingen, artikelen 74, eerste lid en 79;

Gelet op het decreet van de Franse Gemeenschapscommissie van 17 maart 1994 tot oprichting van het Institut bruxellois francophone pour la formation professionnelle ;

Gelet op het decreet van de Franse Gemeenschapscommissie van 4 april 2014 betreffende de overdracht van de uitoefening van de bevoegdheden van de Franse Gemeenschap naar het Waalse Gewest en de Franse Gemeenschapscommissieartikel 4, 1° ;

Gelet op het advies van het Beheerscomité van de Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle, gegeven op 23 februari 2024;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 19 maart 2024;

Gelet op het advies van het Lid van het College belast met de Begroting;

Gelet op het evaluatieverslag van de impact van dit besluit op de respectieve situatie van vrouwen en mannen van 27 februari 2024;

Gelet op het evaluatieverslag van de impact van dit besluit op de situatie van personen met een handicap van 27 februari 2024;

Gelet op het protocol nr. 2024/11 van 30 april 2024 van het Sectorcomité XV van de Franse Gemeenschapscommissie;

Gelet op de adviesaanvraag aan de Raad van State ingediend op 2 mei 2024 onder het nummer 76.351/2 die van de rol is afgevoerd van de afdeling Wetgeving van de Raad van State op 7 mei 2024 in toepassing van artikel 84, § 5, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State van 12 januari 1973;

Op voorstel van het Lid van het College belast met Internationale betrekkingen en Beroepsopleiding, Na beraadslaging, Besluit :

Artikel 1.Dit besluit regelt, in toepassing van artikel 138 van de Grondwet, een aangelegenheid bedoeld in artikelen 127 en 128 ervan.

HOOFDSTUK 1. - Toepassingsgebied en definities

Art. 2.Dit besluit is van toepassing op de verplaatsingen naar het buitenland, ten laste van de begroting van Bruxelles Formation, verricht door een beleidsmedewerker.

Art. 3.Men bedoelt met: 1° opdracht die kadert in het beleid van internationale betrekkingen: elke verplaatsing naar het buitenland die, rechtstreeks of onrechtstreeks, gewijd is aan hetzij de voorbereiding of uitvoering van bilaterale akkoorden die de Franse Gemeenschapscommissie binden, hetzij de actieve deelname van de Franse Gemeenschapscommissie in de uitoefening van haar bevoegdheden in een internationale context, hetzij de internationale promotie van de Franse Gemeenschapscommissie of van Bruxelles Formation, hetzij het zoeken naar of uitvoeren van eender welke vorm van internationale samenwerking;2° opdracht van vorming: elke verplaatsing naar het buitenland om deel te nemen aan colloquia, seminaries, studiedagen en andere gelijkaardige manifestaties die niet aan de doelstellingen beantwoorden als bedoeld in 1°, en die als doel hebben om het de beleidsmedewerker mogelijk te maken om nieuwe competenties in zijn activiteitendomein te verwerven, of om deel te nemen aan activiteiten voor bijscholing.De opdracht van vorming moet kaderen in en verband houden met de materies die Bruxelles Formation beheert; 3° Bruxelles Formation: l'Institut Bruxellois Francophone pour la Formation Professionnelle;4° Directeur-generaal: de leidend ambtenaar van Bruxelles Formation;5° Directie: organogram entiteit van Bruxelles Formation ;6° Beleidsmedewerker: het personeelslid van Bruxelles Formation (ambtenaren, statutaire stagiairs en contractuele personeelsleden) dat belast is met het verrichten van een opdracht in het buitenland. HOOFDSTUK II. - Goedkeuring van de opdracht

Art. 4.Elke verplaatsing naar het buitenland maakt het voorwerp van een voorafgaandelijke aanvraag voor een opdracht via het gepaste formulier.

Art. 5.Het verzoek om een opdracht en het programma van de opdracht worden ter goedkeuring voorgelegd aan de directeur-generaal.

Voorafgaand aan de goedkeuring door de directeur-generaal worden alle aanvragen voor een opdracht goedgekeurd door de hiërarchische meerderen van het personeelslid, die hun advies motiveren.

Voor opdrachten in het kader van het beleid inzake internationale betrekkingen wordt het verzoek om opdracht vooraf goedgekeurd door de Directie die verantwoordelijk is voor Europese en internationale betrekkingen, en voor opleidingsopdrachten, door de Directie die verantwoordelijk is voor personeelszaken. Beiden motiveren hun advies.

Het verzoek om opdracht als bedoeld in artikel 4 wordt uiterlijk dertig dagen voor vertrek voor de opdracht ingediend. Indien deze termijn verstrijkt op een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag, wordt hij tot de volgende werkdag verlengd.

De directeur-generaal keurt het verzoek om opdracht goed binnen zeven dagen na ontvangst van het verzoek door de directeur-generaal. Na deze termijn wordt de beslissing over het verzoek om opdracht als gunstig beschouwd. Indien deze termijn op een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag verstrijkt, wordt hij tot de volgende werkdag verlengd.

Art. 6.Behalve in behoorlijk gemotiveerde en door de directeur-generaal goedgekeurde gevallen, hebben de niet-inachtneming van de indieningstermijn of de omissie van één van de rubrieken van het verzoek om opdracht, van de vereiste adviezen of goedkeuringen de weigering van opdracht tot gevolg.

HOOFDSTUK III. - Duur van de opdrachten

Art. 7.Opdrachten in het buitenland beginnen niet eerder dan de dag voor de eerste dag van het programma van de opdracht en eindigen niet later dan de dag na de laatste dag van het programma van de opdracht, rekening houdend met beschikbare vervoerstijden.

Art. 8.Het maximum aantal gepresteerde uren voor de opdracht in het buitenland wordt vastgesteld op 9u00 per dag op vreemde bodem. De dagen van de opdracht in het buitenland die ook de reis omvatten worden ook beperkt tot maximaal 9 uur.

Voor overuren moet voorafgaandelijk toestemming worden verleend, mits het personeelslid in zijn verzoek om een opdracht als bedoeld in artikel 4 de redenen daarvoor opgeeft. Het verzoek wordt goedgekeurd door de hiërarchische meerderen van het personeelslid, die hun advies met redenen omkleden. Het wordt onderworpen aan een advies van de in artikel 5 bedoelde Directies en aan een besluit van de directeur-generaal.

Het verzoek wordt door de directeur-generaal goedgekeurd nadat het is bekrachtigd door de hiërarchische meerderen van het personeelslid en de in artikel 5 bedoelde Directies, die hun advies met redenen omkleden.

HOOFDSTUK IV. - Toegelaten kosten

Art. 9.Bruxelles Formation maakt een reservatie voor het vervoer en verblijf voor de beleidsmedewerker.

Art. 10.Indien de beleidsmedewerker, in afwijking van artikel 9 en in overleg met zijn/haar hiërarchische verantwoordelijken en de in artikel 5 bedoelde Directies, zijn/haar eigen vervoer en/of verblijf boekt, worden de toegelaten kosten vastgesteld overeenkomstig de artikelen 11 tot en met 14.

Art. 11.§ 1. In zover dat de verplaatsing naar het buitenland gebeurt met het goedkoopste vervoermiddel voor de Schatkist, of met de laagste ecologische voetafdruk, kunnen de volgende vervoermiddelen gebruikt worden: 1° voor de trajecten van minder dan 400 km, de trein (2de klasse);2° voor de trajecten verder dan 400 km, de trein (2de klasse) of het vliegtuig in economy-class Als de reis 's nachts plaatsvindt, kan de beleidsmedewerker een ligplaats reserveren waarvan de bijkomende kosten ten laste genomen wordt in het kader van de toegelaten kosten. Voor verplaatsingen in aangrenzende landen, is het gebruik van de eigen wagen toegelaten. De vergoeding voor de privéwagen mag echter niet hoger zijn dan de vergoeding voor verplaatsingen per wagen die voortvloeit uit de toepassing van het besluit van het College van de Franse Gemeenschapscommissie van 7 september 2023 houdende regeling inzake reiskosten voor de personeelsleden van Bruxelles Formation.

Bovendien mag de vergoeding niet hoger zijn dan de kosten van het normaal voorziene vervoer, d.w.z. de trein. § 2. In afwijking van lid 1 zijn reizen per trein in de 1ste klas en vluchten in business class toegestaan indien de beleidsmedewerker een persoon met bijzondere behoeften is aangetoond met een medisch attest, of in uitzonderlijke omstandigheden indien de directeur-generaal hiervoor toestemming heeft verleend.

Art. 12.Het traject heen en terug tussen de woning en de plaats van de opdracht (inclusief de reis van de woning naar het station of de luchthaven of het hotel) en luchthavenbelastingen die niet in de prijs van het ticket zijn inbegrepen, worden terugbetaald aan de beleidsmedewerker.

Art. 13.De beleidsmedewerker sluit een annuleringsverzekering af.

Deze kost is inbegrepen in het verzoek om opdracht.

Art. 14.De hotelkosten, beperkt tot één overnachting, ontbijt en toeristenbelasting, worden terugbetaald aan de beleidsmedewerker.

Behalve wanneer het hotel wordt opgelegd door de organisatoren, of wanneer de beleidsmedewerker aantoont dat het hotelaanbod dit niet toelaat, of wanneer het programma in het kader waarvan de opdracht wordt georganiseerd zijn eigen plafonds oplegt, wordt het bedrag van de hotelkosten begrensd volgens de geografische bestemming van de opdracht en vastgelegd in het ministerieel besluit houdende vaststelling van verblijfskostenvergoedingen toegekend aan personeelsleden en afgevaardigden van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die belast zijn met een dienstopdracht in het buitenland of die in internationale commissies zetelen, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

Als de financiering door een externe operator van de hotel- en ontbijtkosten lager zijn dan de werkelijke kosten, neemt Brussels Formation het verschil voor haar rekening.

Art. 15.Indien vaccinaties en geneesmiddelen verplicht of sterk aanbevolen zijn tijdens het verblijf in het land van bestemming, worden de kosten hiervan terugbetaald op basis van bewijsstukken indien ze niet kunnen worden toegediend door de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk. Deze kosten worden opgenomen in het verzoek om een opdracht.

Art. 16.De kosten voor het afleveren en vernieuwen van paspoorten en de kosten voor visa worden terugbetaald op basis van bewijsstukken.

Deze kosten zijn opgenomen in het verzoek om opdracht.

Art. 17.Wanneer het voorzien is dat de beleidsmedewerker ter plaatse buitengewone uitgaven moet doen die inherent zijn aan de opdracht (persuitgaven, receptie, geschenken, huur van een voertuig, vertaling, tolken), dan worden deze kosten opgenomen in het verzoek om opdracht.

Art. 18.De beleidsmedewerker ontvangt een forfaitaire dagvergoeding voor de verblijfskosten die hij moet dragen. De dagvergoeding is verschuldigd per minstens zes uur aangevatte schijf van vierentwintig uur, - met inbegrip van het traject van de woning naar de luchthaven/station en omgekeerd - waarbij de reisdagen in de verblijfsduur inbegrepen zijn.

De dagvergoeding voor verblijfskosten is vastgesteld op €50 per dag.

Dit bedrag vormt een voorschot. Eventuele aanvullende toegelaten kosten die het bedrag van dit voorschot overschrijden, kunnen bij terugkeer aan de beleidsmedewerker worden terugbetaald.

De dagvergoeding dekt de kosten van maaltijden, drankjes, plaatselijk vervoer en andere kleine uitgaven. Ze dekken geen accommodatie of reiskosten om de bestemming te bereiken.

Art. 19.De kosten die verband houden met grote verplaatsingen binnen het land van bestemming en verantwoord door de opdracht worden opgenomen in het verzoek om opdracht.

Art. 20.De beleidsmedewerker die maaltijdcheques ontvangt, behoudt zijn recht op maaltijdcheques voor de dagen die hij tijdens de dienstreis in het buitenland heeft gewerkt. De waarde van het werkgeversaandeel in de maaltijdcheque die aan de beleidsmedewerker wordt toegekend, wordt in mindering gebracht op de dagvergoeding.

Art. 21.Voor opdrachten die door een andere instelling dan Bruxelles Formation worden gesubsidieerd of gefinancierd, zijn de voorwaarden met betrekking tot de toelaatbare financiële regels die welke door die instelling zijn vastgelegd. Indien bepaalde kosten die krachtens onderhavig besluit toegelaten zijn, niet gedekt worden door die andere instelling, worden die kosten opgenomen in het verzoek om opdracht.

Art. 22.De beleidsmedewerker ontvangt een voorschot dat overeenstemt met 100% van de kosten voorzien in het verzoek om opdracht, na aftrek van de kosten die rechtstreeks aan Bruxelles Formation zouden zijn gefactureerd.

HOOFDSTUK V. - Rekening en verantwoording

Art. 23.De afrekening wordt binnen dertig dagen na de datum van terugkeer van de opdracht ter goedkeuring aan de in artikel 5 bedoelde Directies toegezonden. Indien deze termijn verstrijkt op een zaterdag, een zondag of een feestdag, wordt hij verlengd tot de eerstvolgende werkdag.

Art. 24.Alle uitgaven bedoeld in de artikelen 11 tot 19 moeten worden gestaafd door het voorleggen van originele, genummerde documenten die bij de eindafrekening moeten worden gevoegd.

De bewijsstukken omvatten de beschrijving en de datum van de prestatie, de naam en de contactgegevens van de dienstverlener en de kosten van de prestatie. De directeur-generaal beslist of het bewijs al dan niet overtuigend is.

Art. 25.Andere kosten dan die gedekt door de vergoeding bedoeld in artikel 18, die niet geraamd zijn in het verzoek om opdracht, worden niet in aanmerking genomen, tenzij wordt aangetoond dat ze noodzakelijk en moeilijk te voorzien waren op het ogenblik dat de aanvraag werd ingediend.

Art. 26.De uitgaven worden niet terugbetaald : 1° wanneer overschrijdingen van de in de reisopdracht voorziene bedragen vastgesteld zijn zonder dat een specifieke en gedetailleerde motivering deze overschrijding van uitgaven rechtvaardigt;2° wanneer de uitgaven geen verband houden met de opdracht;3° wanneer vastgesteld is dat de beleidsmedewerker misbruik maakt van rechten die hem door dit besluit toegekend zijn;4° wanneer de bewijsstukken, vermeld in artikel 24, onvoldoende overtuigend lijken.

Art. 27.Als de beleidsmedewerker de afrekening niet binnen de in artikel 23 bedoelde termijn indient of als de kosten van de opdracht lager zijn dan het voorschot, moet hij het bedrag van het voorschot of het verschil tussen de kosten van de opdracht en het voorschot terugbetalen binnen vijftien dagen na ontvangst van de kennisgeving.

Als deze termijn verstrijkt op een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag, wordt hij verlengd tot de eerstvolgende werkdag. Het niet-naleven van de termijn brengt met zich de invoering van de invorderingsprocedure georganiseerd door artikel 92 van het decreet van 24 april 2014Relevante gevonden documenten type decreet prom. 24/04/2014 pub. 13/02/2015 numac 2015031101 bron franse gemeenschapscommissie van het brussels hoofdstedelijk gewest Decreet houdende bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle van de administratieve diensten van de Franse Gemeenschapscommissie en de administratieve openbare instellingen die daarvan afhangen sluiten houdende bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle van de administratieve diensten van de Franse Gemeenschapscommissie en de administratieve openbare instellingen die daarvan afhangen.

Geen enkel nieuw voorschot zal worden toegekend aan een beleidsmedewerker met een achterstallige boekhouding zolang hij zijn situatie niet heeft geregulariseerd.

Er zal geen enkel nieuw voorschot aan de beleidsmedewerker met achterstallige rekening en verantwoording toegekend worden zolang hij geen orde op zaken heeft gesteld.

HOOFDSTUK VI. - Verslag van de opdracht

Art. 28.Binnen de dertig dagen volgend op het einde van een opdracht, bezorgt de beleidsmedewerker, via zijn hiërarchische meerdere een verslag over aan de in artikel 5 bedoelde Directies via het gepaste formulier.

HOOFDSTUK VII. - Modaliteiten voor de regeling van kosten

Art. 29.De kosten van de opdracht worden door Bruxelles Formation vereffend: 1° rechtstreeks aan de schuldeisers die een factuur of een verklaring van schuldvordering voorleggen;2° door voorschot toegekend aan de beleidsmedewerker vóór de opdracht zoals bedoeld in artikel 22;3° na afloop van de opdracht, door storting aan de beleidsmedewerker, van het negatieve saldo van dit voorschot, op basis van de afrekening die door de bevoegde dienst goedgekeurd werd. HOOFDSTUK VIII. - Slotbepalingen

Art. 30.Opdrachten in het buitenland die vóór de inwerkingtreding van dit besluit zijn uitgevoerd of aan de gang zijn, blijven onderworpen aan de bepalingen die van toepassing waren op het ogenblik van de opdracht.

Art. 31.Het Lid van het College belast met Beroepsopleiding is belast met de uitvoering van onderhavig besluit.

Brussel, 23 mei 2024.

Voor het College : B. TRACHTE, B. CLERFAYT, Voorzitster van het College Lid van het College van de Franse Gemeenschapscommissie belast met Beroepsopleiding