18 DECEMBER 2014. - Besluit 2010/118 van het college van de Franse Gemeenschapscommissie houdende de organisatie van opdrachten in het buitenland

Het College van de Franse Gemeenschapscommissie, Gelet op de artikelen 68 en 87, § 3 van de bijzondere wet van institutionele hervormingen van 8 augustus 1980, gewijzigd door de bijzondere wet van 8 augustus 1988, van 16 januari 1989 betreffende de financiering van de gemeenschappen en de gewesten en door de bijzondere wet van 16 juli 1993 tot voltooiing van de federale structuur van de Staat;

Gelet op de artikelen 74, 1e lid en 79 van de bijzondere wet van 12 januari 1989 betreffende de Brusselse instellingen;

Gelet op artikel 4,1° van het bijzondere decreet van de Franse Gemeenschap van 3 april 2014 met betrekking tot de bevoegdheden van de Franse Gemeenschap waarvan de uitoefening werd overgedragen aan het Waals Gewest en de Franse Gemeenschapscommissie;

Gelet op artikel 4,1° van het decreet van het Waals Gewest van 11 april 2014 met betrekking tot de bevoegdheden van de Franse Gemeenschap waarvan de uitoefening werd overgedragen aan het Waals Gewest en de Franse Gemeenschapscommissie;

Gelet op artikel 4,1° van het decreet van de Franse Gemeenschapscommissie van 4 april 2014 met betrekking tot de bevoegdheden van de Franse Gemeenschap waarvan de uitoefening werd overgedragen aan het Waals Gewest en de Franse Gemeenschapscommissie;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 7/12/2012;

Gelet op het akkoord van het Collegelid, belast met de Begroting, gegeven op 18/12/2014;

Gelet op het akkoord van het Collegelid, belast met Ambtenarenzaken, gegeven op 18/12/2014;

Gelet op het Advies n° 54.097/4 van de Raad van State, gegeven op 7 oktober 2013 in toepassing van artikel 84 § 1; eerste lid, 1°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op voorstel van het Collegelid belast met de Internationale betrekkingen en van het Collegelid belast met Ambtenarenzaken;

Na beraadslaging, Besluit :

Artikel 1.Dit besluit regelt, met toepassing van artikel 138 van de Grondwet, een aangelegenheid bedoeld in de artikelen 127 en 128 ervan. HOOFDSTUK I. - Toepassingsgebied en definities

Art. 2.Dit besluit is van toepassing op de verplaatsingen naar het buitenland, ten laste van de begroting van de Franse Gemeenschapscommissie, verricht door een beleidsmedewerker.

Art. 3.Men bedoelt met : 1° opdracht die kadert in het beleid van internationale betrekkingen : elke verplaatsing naar het buitenland die, rechtstreeks of onrechtstreeks, gewijd is aan hetzij de internationale promotie van de Franse Gemeenschapscommissie, hetzij aan de zoektocht naar of de uitvoering van iedere vorm van internationale samenwerking waarbij partijen betrokken worden aangewezen door instellingen die, wegens hun activiteit (overgedragen culturele materies) of hun organisatie (overgedragen persoonsgebonden aangelegenheden), exclusief met de Franse Gemeenschapscommissie verbonden zijn;2° opdracht van permanente opleiding : elke verplaatsing naar het buitenland om deel te nemen aan colloquia, seminaries, studiedagen en andere gelijkaardige manifestaties die niet aan de doelstellingen beantwoorden als bedoeld in 1°, en die als doel hebben om het de beleidsmedewerker mogelijk te maken om nieuwe competenties in zijn activiteitendomein te verwerven.De opdracht van permanente opleiding moet kaderen en verband houden met de materies die de Franse Gemeenschapscommissie beheert; 3° Administrateur-generaal : de leidend ambtenaar van de diensten van het College van de Franse Gemeenschapscommissie;4° Bestuur : de diensten van het College van de Franse Gemeenschapscommissie;5° beleidsmedewerker : de persoon die belast is met het verrichten van een opdracht in het buitenland, of het nu gaat om een Collegelid, een lid van het ministerieel kabinet, een personeelslid van het Bestuur, of een externe deskundige;6° externe deskundige : elke persoon extern aan de ministeriële kabinetten en het Bestuur, belast met het uitvoeren van een bijzondere opdracht van deskundige voor de Franse gemeenschapscommissie en niet voor de instelling of het orgaan waar hij of zij deel van uitmaakt;7° Dienst van het Secretariaat-generaal : sector van de interne en externe communicatie en van de internationale betrekkingen. HOOFDSTUK II. - Goedkeuring van de opdracht

Art. 4.Elke verplaatsing naar het buitenland, of het nu gaat om een opdracht die aansluit bij het beleid van internationale betrekkingen of een opdracht van permanente opleiding, maakt het voorwerp van een reisopdracht uit.

Een project van reisopdracht wordt voorgelegd aan de overheid die gemachtigd is om de toelating ten laatste binnen een termijn van tien dagen die het vertrek op opdracht voorafgaat, toe te kennen. Indien deze termijn afloopt op een zaterdag, een zondag of een feestdag, wordt hij verlengd tot de eerstvolgende werkdag.

Art. 5.Behoudens afwijkingen omvat elk project van reisopdracht slechts een personeelslid van het Bestuur. Het Collegelid belast met Internationale betrekkingen doet een uitspraak over de aanvraag van met redenen omklede afwijking.

Art. 6.Met betrekking tot de opdrachten die aansluiten bij het beleid van internationale betrekkingen en de opdrachten van permanente opleiding, is het project van reisopdracht onderworpen : 1° aan de toelating van het bevoegde Collegelid voor een lid van een ministerieel kabinet of een externe deskundige;2° aan de toelating van het bevoegde Collegelid voor een personeelslid van het Bestuur, in naleving van de hiërarchische lijn. In afwezigheid van een reactie van het bevoegde Collegelid als bedoeld in 2°, binnen de acht dagen, te rekenen vanaf de verzending naar het Collegelid, wordt het advies conform geacht aan het door de administrateur-generaal uitgebrachte advies. Indien deze termijn afloopt op een zaterdag, een zondag of een feestdag, wordt hij verlengd tot de eerstvolgende werkdag.

Elk project van reisopdracht ingediend door een lid van het ministerieel kabinet, een externe deskundige of een personeelslid van het Bestuur wordt aan de toelating van het Collegelid belast met internationale betrekkingen onderworpen.

Art. 7.De collegeleden maken hun eigen reisopdrachten op en delen dit als kopie mee, tien dagen voor het begin van de opdracht, aan het Collegelid belast met internationale betrekkingen.

Art. 8.De opdrachten die aansluiten bij het beleid van internationale betrekkingen worden verricht ten laste : 1° van de afdeling 30, basisallocatie 12.00 van de begroting van de Franse Gemeenschapscommissie voor de opdrachten van de leden van het College van de Franse Gemeenschapscommissie en van de leden van de ministeriële kabinetten; 2° van de afdeling 30, basisallocatie 12.01 van de begroting van de Franse Gemeenschapscommissie voor de opdrachten van de personeelsleden van het Bestuur en van de externe deskundigen.

Art. 9.De opdrachten van permanente opleiding worden verricht ten laste van de afdeling van de begroting van de Franse Gemeenschapscommissie behorende tot de bevoegde Bestuursdirectie.

Art. 10.Het bevoegde Collegelid, het Collegelid belast met Internationale betrekkingen, de administrateur-generaal en de directeur van het bevoegde bestuur aanvaardt of weigert de aanvraag van opdracht in het buitenland, door rekening te houden met de geschiktheid van de opdracht en de budgettaire beschikbaarheid.

Het voorstel van opdracht kan ook aanvaard worden na wijziging van de voorwaarden van de reisopdracht met betrekking tot de duur van de verplaatsing, de gebruikte vervoersmiddelen of de in aanmerking genomen kosten.

Het bevoegde Collegelid of het Collegelid belast met internationale betrekkingen deelt zijn beslissing mee aan de administrateur-generaal.

De administrateur-generaal brengt er de aanvrager van op de hoogte. HOOFDSTUK III. - Toegelaten Kosten

Art. 11.In zover dat de verplaatsing naar het buitenland gebeurt met het goedkoopste vervoermiddel voor de Schatkist, kunnen de volgende vervoermiddelen gebruikt worden : 1° voor de trajecten van minder dan 400 km, de trein (1e klasse);2° voor de trajecten verder dan 400 km : a) het vliegtuig in economy-class voor de vluchten met een duur van minder dan vijf uur;b) het vliegtuig in business-class voor de vluchten met een duur langer dan vijf uur of een kortere duur, maar met een tijdsverschil van minimum drie uur. Voor de verplaatsingen naar de buurlanden is het gebruik van het persoonlijke voertuig toegelaten. In dit geval is de vergoeding beperkt tot de normaal voorziene kostprijs van het vervoer, namelijk de trein.

Deze vergoeding mag echter niet hoger zijn dan de vergoeding die voor verplaatsingen met de wagen toegekend worden die voortvloeien uit de toepassing van de bepalingen aangenomen door het Bestuur inzake de terugbetaling van reiskosten.

Het heen en terug-traject van de woning tot de plaats van de opdracht, luchthaventaksen niet inbegrepen in de prijs van het biljet en de visakosten worden aan de beleidsmedewerker, op voorlegging van de bewijsstukken, terugbetaald.

De kosten voor de uitreiking en vernieuwing van het paspoort worden niet terugbetaald.

Buiten de dringende gevallen worden de reservaties door de Dienst van het Secretariaat-generaal verricht.

Art. 12.De hotelkosten beperkt tot de overnachting en het ontbijt alsook de eventuele kosten voor bewaking door het hotel, van het door de beleidsmedewerker gebruikte voertuig worden aan hem op voorlegging van de bewijsstukken terugbetaald.

Behoudens indien het hotel door de organisatoren opgelegd is, is het bedrag van de hotelkosten geplafonneerd in functie van de geografische bestemming van de opdracht, vermeld op een lijst opgesteld in bijlage.

De gegevens in deze bijlage worden jaarlijks door de minister van Buitenlandse Zaken geüpdatet en in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd.

Art. 13.Indien vaccins en geneesmiddelen verplicht of sterk aanbevolen zijn tijdens het verblijf in het land van bestemming, worden de kosten hiervan, op voorlegging van de bewijsstukken, terugbetaald. Deze kosten moeten in het project van reisopdracht staan.

Art. 14.Wanneer het voorzien is dat de beleidsmedewerker ter plaatse grote uitgaven moet doen (persuitgaven, receptie, geschenken, huur van een voertuig), dan worden deze buitengewone uitgaven op voorlegging van bewijsstukken terugbetaald. Deze kosten moeten in het project van reisopdracht staan.

Art. 15.Elke beleidsmedewerker, met uitzondering van de journalisten, ontvangt een forfaitaire dagvergoeding die de verblijfskosten die hij moet dragen moet dekken. De dagvergoeding is verschuldigd per minstens zes uur aangevatte schijf van vierentwintig uur, - met inbegrip van het traject van de woning naar de luchthaven/station en omgekeerd - waarbij de reisdagen in de verblijfsduur inbegrepen zijn.

Het bedrag van de dagvergoeding, vastgesteld in functie van de geografische bestemming van de opdracht, staat in een in bijlage I opgemaakte lijst. De gegevens in deze bijlage (forfaitaire dagvergoeding van categorie 1) worden jaarlijks door de minister van Buitenlandse Zaken geüpdatet en in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd.

Art. 16.Wanneer de maaltijdkosten ter plaatse door de uitnodigende organisatie gedekt zijn, wordt de dagvergoeding met 50% verminderd.

Art. 17.De kosten die verband houden met de verplaatsingen in het binnenland van het land van bestemming en verantwoord door de opdracht moeten in het project van reisopdracht staan. De terugbetaling gebeurt op basis van bewijsstukken.

Art. 18.De inschrijvingskosten voor opdrachten van permanente opleiding zoals colloquia, seminaries, studiedagen en andere gelijkaardige manifestaties van de beleidsmedewerkers worden rechtstreeks door de bevoegde Bestuursdirectie betaald.

Art. 19.De beleidsmedewerkers ontvangen een voorschot dat overeenstemt met 80% van de uitgaven voorzien door de reisopdracht, in mindering gebracht van de kosten die rechtstreeks aan het Bestuur gefactureerd zouden zijn. HOOFDSTUK IV. - Rekening en verantwoording

Art. 20.Binnen een termijn van dertig dagen na de terugkeer van de opdracht, maakt de beleidsmedewerker aan de administrateur-generaal een afrekening van de opdracht over die de gedane uitgaven verantwoordt. Indien deze termijn afloopt op een zaterdag, een zondag of een feestdag, wordt hij verlengd tot de eerstvolgende werkdag.

Art. 21.Met uitzondering van de verblijfskosten van artikel 15 moeten alle kosten als bedoeld in de artikelen 11 tot 17 verantwoord worden door het voorleggen van originele en genummerde stukken die bij de afrekening gevoegd zijn.

Art. 22.De uitgaven waarvoor geen raming in het project van reisopdracht werd gemaakt, worden niet in aanmerking genomen, behalve indien aangetoond wordt dat ze noodzakelijk waren en op het moment van de indiening van het genaamde project moeilijk te voorzien waren.

Art. 23.De uitgaven worden niet terugbetaald : 1° wanneer overschrijdingen van de in de reisopdracht voorziene bedragen vastgesteld zijn zonder dat een specifieke en gedetailleerde motivering deze overschrijding van uitgaven rechtvaardigt;2° wanneer de voorwaarden van artikel 21 niet nageleefd zijn;3° wanneer de uitgaven geen verband houden met de opdracht;4° wanneer vastgesteld is dat de beleidsmedewerker misbruik maakt van rechten die hem door dit besluit toegekend zijn.

Art. 24.Wanneer de kosten van de opdracht lager zijn dan het voorschot, is de beleidsmedewerker ertoe gehouden om de verschuldigde sommen binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van de kennisgeving van de administrateur-generaal terug te betalen. Indien deze termijn afloopt op een zaterdag, een zondag of een feestdag, wordt hij verlengd tot de eerstvolgende werkdag. Het niet-naleven van de termijn brengt met zich de invoering door de Franse Gemeenschapscommissie van de invorderingsprocedure georganiseerd door artikel 94 van de wetten van de Staatsboekhouding, gecoördineerd op 17 juli 1991.

Bovendien zal er geen enkel nieuw voorschot aan de beleidsmedewerker met achterstallige rekening en verantwoording toegekend worden zolang hij geen orde op zaken heeft gesteld. HOOFDSTUK V. - Verslag van de opdracht

Art. 25.Binnen de dertig dagen volgend op het einde van een opdracht, maakt de beleidsmedewerker, met uitzondering van de journalisten, een verslag aan de administrateur-generaal over, die het binnen de vijftien dagen naar het/de bevoegde Collegelid/Collegeleden met, in voorkomend geval, een commentaar, overmaakt. HOOFDSTUK VI. - Modaliteiten voor de regeling van kosten

Art. 26.De kosten van de opdracht worden door de Franse Gemeenschapscommissie vereffend : 1° rechtstreeks aan de schuldeisers die een factuur of een verklaring van schuldvordering voorleggen;2° door voorschot toegekend aan de beleidsmedewerker vóór de opdracht;3° na afloop van de opdracht, door storting aan de beleidsmedewerker, van het negatieve saldo van dit voorschot, op basis van de afrekening die door de administrateur-generaal goedgekeurd werd. HOOFDSTUK VII. - Slotbepalingen

Art. 27.De Voorzitter en de leden van het College zijn, elk voor wat hen betreft, belast met de uitvoering van het onderhavige besluit.

Brussel, 18 december 2014.

Mevr. F. LAANAN, Minister, Voorzitter van het College Mevr. C. FREMAULT, Minister, Collegelid belast met Internationale Betrekkingen Mevr. C. JODOGNE, Minister, Collegelid, Belast met Ambtenarenzaken