COMMISSION COMMUNAUTAIRE FRANÇAISE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

18 DECEMBRE 2014. - Arrêté 2010/118 du collège de la Commission communautaire française portant organisation des missions à l'étranger

Le Collège de la Commission communautaire française, Vu les articles 68 et 87, § 3 de la loi spéciale de réformes institutionnelles du 8 août 1980, modifiée par la loi spéciale du 8 août 1988, du 16 janvier 1989 relative au financement des communautés et des régions et par la loi spéciale du 16 juillet 1993 visant à achever la structure fédérale de l'Etat;

Vu les articles 74, alinéa 1er et 79 de la loi spéciale du 12 janvier 1989 relative aux institutions bruxelloises;

Vu l'article 4,1° du décret spécial de la Communauté française du 3 avril 2014 relatif aux compétences de la Communauté française dont l'exercice est transféré à la Région wallonne et à la Commission communautaire française;

Vu l'article 4,1° du décret de la Région wallonne du 11 avril 2014 relatif aux compétences de la Communauté française dont l'exercice est transféré à la Région wallonne et à la Commission communautaire française;

Vu l'article 4,1° du décret de la Commission communautaire française du 4 avril 2014 relatif aux compétences de la Communauté française dont l'exercice est transféré à la Région wallonne et à la Commission communautaire française;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 7/12/2012;

Vu l'accord du Membre du Collège, chargé du Budget, donné le 18/12/2014;

Vu l'accord du Membre du Collège, chargé de la Fonction publique, donné le 18/12/2014;

Vu l'Avis n° 54.097/4 du Conseil d'Etat, donné le 7 octobre 2013 en application de l'article 84 § 1er; alinéa 1er, 1°, des lois sur le Conseil d'Etat coordonnées le 12 janvier 1973;

Sur la proposition du Membre du Collège chargé des Relations internationales et du Membre du Collège de la Fonction publique;

Après délibération, Arrête :

Article 1er.Le présent arrêté règle, en application de l'article 138 de la Constitution, une matière visée aux articles 127 et 128 de celle-ci. CHAPITRE Ier. - Champ d'application et définitions

Art. 2.Le présent arrêté s'applique aux déplacements à l'étranger, à charge du budget de la Commission communautaire française, effectués par un chargé de mission.

Art. 3.On entend par : 1° mission s'inscrivant dans la politique des relations internationales : tout déplacement à l'étranger consacré, directement ou indirectement, soit à la promotion internationale de la Commission communautaire française, soit à la recherche ou à la mise en oeuvre de toute forme de coopération internationale impliquant des intervenants désignés par des institutions qui, en raison de leur activité (matières culturelles transférées) ou de leur organisation (matières personnalisables transférées), se rattachent exclusivement à la Commission communautaire française;2° mission de formation continue : tout déplacement à l'étranger en vue de participer à des colloques, séminaires, journées d'étude et autres manifestations similaires ne répondant pas aux objectifs visés au 1°, et ayant pour objectif de permettre au chargé de mission d'acquérir de nouvelles compétences dans son domaine d'activités.La mission de formation continue doit s'inscrire dans le cadre et être en lien avec les matières gérées par la Commission communautaire française; 3° Administrateur général : le fonctionnaire dirigeant des services du Collège de la Commission communautaire française;4° Administration : les services du Collège de la Commission communautaire française;5° chargé de mission : la personne chargée d'effectuer une mission à l'étranger, qu'il s'agisse d'un membre du Collège, d'un membre d'un Cabinet ministériel, d'un membre du personnel de l'Administration, ou d'un expert extérieur;6° expert extérieur : toute personne extérieure aux Cabinets ministériels et à l'Administration, chargée de remplir une mission particulière d'expert pour la Commission communautaire française et non pour l'organisme ou l'institution dont elle relève;7° Service du Secrétariat général : secteur de la communication interne et externe et des relations internationales. CHAPITRE II. - Autorisation de la mission

Art. 4.Tout déplacement à l'étranger, qu'il s'agisse d'une mission s'inscrivant dans la politique des relations internationales ou d'une mission de formation continue, fait l'objet d'un ordre de mission.

Un projet d'ordre de mission est soumis à l'autorité habilitée à octroyer l'autorisation au plus tard dans un délai de dix jours précédant le départ en mission. Si ce délai expire un samedi, un dimanche ou un jour férié légal, il est prolongé au jour ouvrable qui suit.

Art. 5.Sauf dérogations, tout projet d'ordre de mission ne comporte qu'un membre du personnel de l'Administration. Le Membre du Collège chargé des Relations internationales statue sur la demande de dérogation dûment motivée.

Art. 6.En ce qui concerne les missions s'inscrivant dans la politique des relations internationales et les missions de formation continue, le projet d'ordre de mission est soumis : 1° à l'autorisation du Membre du Collège compétent pour un membre d'un Cabinet ministériel ou un expert extérieur;2° à l'autorisation du Membre du Collège compétent pour un membre du personnel de l'Administration, dans le respect de la voie hiérarchique. En l'absence de réaction du Membre du Collège compétent tel que prévu au 2°, endéans les huit jours, à dater de l'envoi au Membre du Collège, l'avis est réputé conforme à celui émis par l'Administrateur général. Si ce délai expire un samedi, un dimanche ou un jour férié légal, il est prolongé au jour ouvrable qui suit.

Tout projet d'ordre de mission introduit par un membre de Cabinet ministériel, un expert extérieur ou un membre du personnel de l'Administration est soumis à l'autorisation du Membre du Collège chargé des relations internationales.

Art. 7.Les Membres du Collège établissent leurs propres ordres de missions et en communiquent copie, dix jours avant le début de la mission, au Membre du Collège chargé des Relations internationales.

Art. 8.Les missions s'inscrivant dans la politique des relations internationales s'effectuent à charge : 1° de la division 30, allocation de base 12.00 du budget de la Commission communautaire française pour les missions des membres du Collège de la Commission communautaire française et des membres de cabinets ministériels; 2° de la division 30, allocation de base 12.01 du budget de la Commission communautaire française pour les missions des membres du personnel de l'Administration et des experts extérieurs.

Art. 9.Les missions de formation continue s'effectuent à charge de la division du budget de la Commission communautaire française relevant de la Direction d'administration compétente.

Art. 10.Le Membre du Collège compétent, le Membre du Collège chargé des Relations internationales, l'Administrateur général et le Directeur d'administration compétent accepte ou refuse la demande de mission à l'étranger, en tenant compte de l'opportunité de la mission et des disponibilités budgétaires.

La proposition de mission peut également être acceptée après modification des termes de l'ordre de mission quant à la durée du déplacement, les moyens de transport utilisés ou les frais envisagés.

Le Membre du Collège compétent ou le Membre du Collège chargé des Relations internationales communique sa décision à l'Administrateur général. L'Administrateur général en informe le demandeur. CHAPITRE III. - Frais admissibles

Art. 11.Pour autant que le déplacement à l'étranger se fasse à l'aide du moyen de transport le moins onéreux pour le Trésor, les moyens de transport suivants peuvent être utilisés : 1° pour les trajets inférieurs à 400 km, le train (1ère classe);2° pour les trajets supérieurs à 400 km : a) l'avion en classe Economique pour les vols d'une durée inférieure à cinq heures;b) l'avion en classe Affaires pour les vols d'une durée supérieure à cinq heures ou d'une durée inférieure mais comportant un décalage horaire de trois heures minimum. Pour les déplacements dans les pays limitrophes, l'utilisation de la voiture personnelle est autorisée. Dans ce cas, l'indemnisation est limitée au coût du transport normalement prévu, à savoir le train.

Cette indemnisation ne peut toutefois pas être supérieure à celle octroyée pour les déplacements en voiture résultant de l'application des dispositions prises par l'Administration en matière de remboursement de frais de parcours.

Le trajet aller-retour du domicile au lieu de la mission, les taxes d'aéroport non comprises dans le prix du billet et les frais de visas sont remboursés au chargé de mission, sur production de justificatifs.

Les frais de délivrance et de renouvellement de passeport ne sont pas remboursés.

Hormis les cas d'urgence, les réservations sont effectuées par le Service du Secrétariat général.

Art. 12.Les frais d'hôtels limités à la nuitée et au petit-déjeuner ainsi que les éventuels frais de gardiennage par l'hôtel, du véhicule utilisé par le chargé de mission sont remboursés à celui-ci sur production des justificatifs.

Sauf lorsque l'hôtel est imposé par les organisateurs, le montant des frais d'hôtel est plafonné en fonction de la destination géographique de la mission et figure dans une liste dressée à l'annexe. Les données figurant dans cette annexe sont mises à jour annuellement par le Ministère des Affaires étrangères et publiées au Moniteur belge.

Art. 13.Si des vaccins et médicaments sont obligatoires ou vivement conseillés lors du séjour dans le pays de destination, les frais de ceux-ci sont remboursés, sur production de justificatifs. Ces frais doivent figurer dans le projet d'ordre de mission.

Art. 14.Lorsqu'il est prévu que le chargé de mission est amené à exposer sur place des dépenses importantes inhérentes à la mission (dépenses de presse, réception, cadeaux, location de véhicule), ces dépenses extraordinaires sont remboursées sur production de justificatifs. Ces frais doivent figurer dans le projet d'ordre de mission.

Art. 15.Chaque chargé de mission, à l'exception des journalistes, perçoit un per diem forfaitaire destiné à couvrir les frais de séjour qu'il doit supporter. Le per diem est dû par tranche de vingt-quatre heures entamée d'au moins six heures, - en ce compris le temps du trajet du domicile à l'aéroport/gare et inversement - les jours de voyage étant inclus dans la durée du séjour.

Le montant du per diem, établi en fonction de la destination géographique de la mission, figure dans une liste dressée à l'annexe I. Les données figurant dans cette annexe (indemnité forfaitaire journalière de la catégorie 1) sont mises à jour annuellement par le Ministère des Affaires étrangères et publiées au Moniteur belge.

Art. 16.Lorsque les frais de repas sur place sont couverts par l'organisme invitant, le per diem est réduit de 50 %.

Art. 17.Les frais liés aux déplacements à l'intérieur du pays de destination et justifiés par la mission doivent figurer dans le projet d'ordre de mission. Leur remboursement se fait sur production de justificatifs.

Art. 18.Les frais d'inscription aux missions de formation continue tels que colloques, séminaires, journées d'étude et autres manifestations similaires des chargés de mission sont payés directement par la Direction d'administration compétente.

Art. 19.Les chargés de mission perçoivent une avance de fonds équivalente à 80% des dépenses prévues par l'ordre de mission, déduction faite des frais qui auraient été directement facturés à l'Administration. CHAPITRE IV. - Reddition des comptes

Art. 20.Dans un délai de trente jours après le retour de la mission, le chargé de mission de celle-ci fait parvenir à l'Administrateur général un décompte de frais de mission justifiant les dépenses encourues. Si ce délai expire un samedi, un dimanche ou un jour férié légal, il est prolongé au jour ouvrable qui suit.

Art. 21.A l'exception des frais de séjour de l'article 15, tous les frais visés aux articles 11 à 17 doivent être justifiés par la production de pièces originales, numérotées et annexées au décompte.

Art. 22.Les dépenses n'ayant pas fait l'objet d'une estimation dans le projet d'ordre de mission ne sont pas prises en compte, sauf s'il est démontré qu'elles étaient nécessaires et difficilement prévisibles au moment de l'introduction dudit projet.

Art. 23.Les dépenses ne sont pas remboursées : 1° lorsque sont constatés des dépassements des montants prévus dans l'ordre de mission sans qu'une motivation spécifique et détaillée ne justifie ce surcroît de dépenses;2° lorsque les conditions de l'article 21 ne sont pas respectées;3° lorsque les dépenses ne se rapportent pas à la mission;4° lorsqu'il est constaté que le chargé de mission abuse des droits qui lui sont reconnus par le présent arrêté.

Art. 24.Lorsque les frais de mission sont inférieurs à l'avance de fonds, le chargé de mission est tenu de rembourser les sommes dues dans un délai de quinze jours après réception de la notification de l'Administrateur général. Si ce délai expire un samedi, un dimanche ou un jour férié légal, il est prolongé au jour ouvrable qui suit. Le non-respect du délai entraîne la mise en oeuvre par la Commission communautaire française de la procédure de récupération organisée par l'article 94 des lois sur la comptabilité de l'Etat, coordonnées le 17 juillet 1991.

En outre, aucune nouvelle avance de fonds ne sera accordée au chargé de mission en retard de reddition de comptes tant qu'il n'aura pas régularisé sa situation. CHAPITRE V. - Rapport de mission

Art. 25.Dans les trente jours suivant la fin d'une mission le chargé de mission, à l'exception des journalistes, fait parvenir un rapport à l'Administrateur général, qui le transmet, dans les quinze jours, au(x) Membre(s) du Collège compétent(s) avec, le cas échéant, un commentaire. CHAPITRE VI. - Modalités de règlement des frais

Art. 26.Les frais de mission sont liquidés par la Commission communautaire française : 1° directement aux créanciers qui produisent une facture ou une déclaration de créance;2° par avance de fonds octroyée au chargé de mission avant la mission;3° au terme de la mission, par versement au chargé de mission, du solde négatif de cette avance de fonds, sur la base du décompte justificatif dûment approuvé par l'Administrateur général. CHAPITRE VII. - Dispositions finales

Art. 27.Le Président et les Membres du Collège sont chargés, chacun pour ce qui les concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 18 décembre 2014.

Mme F. LAANAN, Ministre, Présidente du Collège Mme C. FREMAULT, Ministre, Membre du Collège, chargée des Relations Internationales Mme C. JODOGNE, Ministre, Membre du Collège, chargée de la Fonction publique