4 MEI 2017. - Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tot vaststelling van de algemene bepalingen inzake de evaluatie van het gemeentepersoneel

DE BRUSSELSE HOOFDSTEDELIJKE REGERING, Gelet op artikel 145, § 5, 5° van de nieuwe gemeentewet, vervangen bij de ordonnantie van 27 februari 2014;

Gelet op het protocol van syndicale onderhandeling nr. 2016/01 van het Comité C, gesloten op 9 mei 2016;

Gelet op het evaluatieverslag van de impact op de respectieve situatie van vrouwen en mannen, "gendertest" genaamd, ingevuld op 2 september 2016;

Gelet op advies 59.978/4 van de Raad van State, gegeven op 19 oktober 2016;

Op de voordracht van de Minister-President, bevoegd voor Plaatselijke Besturen;

Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen

Artikel 1.De gemeenteraad bepaalt de regels voor de evaluatie van het personeel, met uitzondering van de gemeentesecretaris en de gemeenteontvanger, conform de bepalingen van dit besluit.

Art. 2.De evaluatie wordt beschouwd als een proces van personeelsbeheer dat gericht is op de kwaliteit van de dienst en de ontwikkeling en ontplooiing van het personeel.

Art. 3.Een functiegesprek met het personeelslid vindt plaats bij elke benoeming, aanwerving, bevordering of nieuwe dienstaanwijzing.

Van dat gesprek wordt een verslag opgesteld dat de opdrachten van de functie vermeldt, evenals de activiteiten die in de context daarvan vervuld moeten worden en de daaraan verbonden dienstige vaardigheden.

Het verslag beschrijft de werkomgeving en de context waarbinnen de functie zich situeert.

Het verslag wordt ondertekend door de evaluator en door het personeelslid. Indien het personeelslid niet tekent, wordt het verslag hem binnen vijftien dagen opgestuurd per aangetekende brief.

Art. 4.Alle personeelsleden worden geïnformeerd over het ingestelde evaluatiesysteem met inbegrip van de bedoeling ervan, de gevolgde procedure en de evaluatiecriteria die hen aanbelangen.

De volgende documenten worden hen ter beschikking gesteld : 1. het type-document dat gebruikt wordt als verslag van een functiegesprek;2. het type-document dat gebruikt wordt als verslag van een planningsgesprek;3. het type-document dat gebruikt wordt als verslag van een functioneringsgesprek;4. het type-document dat gebruikt wordt als verslag van een evaluatieverslag. HOOFDSTUK 2. - De evaluatieperiode en de evaluatiecriteria

Art. 5.Onverminderd de toepassing van de artikelen 13 en 20, heeft de evaluatie plaats om de twee jaar.

De periode tussen twee evaluaties wordt de evaluatieperiode genoemd.

Art. 6.De evaluatie wordt uitgevoerd op basis van de evaluatiecriteria die aansluiten bij de functiebeschrijving, zoals omschreven in het verslag van het planningsgesprek.

De evaluatiecriteria stellen de evaluator in staat een inschatting te maken van de prestaties, de vaardigheden en het gedrag van het personeelslid en rekening te houden met alle factoren van de werkomgeving. HOOFDSTUK 3. - De evaluatoren en het verloop van de evaluatie

Art. 7.De evaluatie wordt uitgevoerd door de functionele meerdere, aangewezen door de gemeentesecretaris. De functionele meerdere bekleedt een hogere hiërarchische positie dan het beoordeelde personeelslid. In geval van de vermelding "onvoldoende" kan een tweede evaluatie worden uitgevoerd door een ander personeelslid dat een hogere hiërarchische positie bekleedt dan de eerste evaluator, mits het geëvalueerde personeelslid binnen de vijftien kalenderdagen volgend op de kennisgeving van de vermelding een gemotiveerd verzoek indient bij de gemeentesecretaris. De vermelding die na deze nieuwe evaluatie wordt toegekend, vervangt en annuleert de eerste.

Een personeelslid mag geen evaluatie uitvoeren zonder daartoe eerst een vorming te hebben genoten. De vorming moet inzicht verschaffen in het doel van de evaluatie en de te volgen evaluatieprocedure en moet de ontwikkeling nastreven van de vereiste gedragsvaardigheden om een evaluatie uit te voeren.

Art. 8.Een planningsgesprek met het personeelslid vindt plaats bij het begin van elke evaluatieperiode.

Van dat gesprek wordt een planningsgespreksverslag opgesteld dat een beschrijving bevat van de verwachtingen met betrekking tot de opdrachten en de activiteiten verbonden aan de functie en dat de prestatiedoelstellingen vaststelt. Het vermeldt de werkingsmiddelen waarover het personeelslid kan beschikken en bevat het individueel plan voor vaardigheidsontwikkeling bedoeld in artikel 8 van het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 4 mei 2017 tot vaststelling van de algemene bepalingen inzake de opleiding van het gemeentepersoneel.

Het verslag wordt ondertekend door de evaluator en door het personeelslid. Indien het personeelslid niet tekent, wordt het verslag hem binnen vijftien dagen opgestuurd per aangetekende brief.

Art. 9.Ten laatste zes maanden voor het evaluatiegesprek kan er in voorkomend geval, op vraag van de evaluator of het personeelslid, een functioneringsgesprek plaatsvinden.

Van dat gesprek wordt een functioneringsgespreksverslag opgesteld.

Het verslag wordt ondertekend door de evaluator en door het personeelslid. Indien het personeelslid niet tekent, wordt het verslag hem binnen vijftien dagen opgestuurd per aangetekende brief.

Art. 10.Een evaluatiegesprek met het personeelslid vindt plaats op het einde van elke evaluatieperiode.

Na afloop van dat gesprek wordt het personeelslid geëvalueerd op basis van de evaluatiecriteria, zoals deze werden vastgelegd voor het planningsgesprek bedoeld in artikel 8.

Een evaluatieverslag wordt opgesteld door de evaluator(ren). Het personeelslid kan er zijn commentaar aan toevoegen.

Het verslag wordt ondertekend door de evaluator(en) en door het personeelslid. Indien het personeelslid niet tekent, wordt het verslag hem binnen vijftien dagen opgestuurd per aangetekende brief.

Art. 11.Het evaluatiereglement bevat alle bijkomende voorschriften die het praktische verloop van de evaluatie regelen. HOOFDSTUK 4. - De vermeldingen

Art. 12.De volgende vermeldingen worden toegekend : 1. de vermelding "gunstig" voor de personeelsleden die voldoen aan de verwachtingen;2. de vermelding "onder voorbehoud " voor de personeelsleden waarvan de prestaties en de competenties bepaalde tekortkomingen vertonen die afbreuk doen aan de kwaliteit van de dienst en waarvoor een verbetering vereist is;3. de vermelding "onvoldoende" voor de personeelsleden waarvan de prestaties duidelijk ver onder het verwachte niveau blijven.

Art. 13.§ 1. De vermelding "onder voorbehoud" geeft aanleiding tot een bijkomende evaluatie na een jaar.

De bijkomende evaluatie leidt tot de vermelding "gunstig" of "onvoldoende". § 2. De vermelding "onvoldoende" leidt tot een bijkomende evaluatie na een jaar.

Het personeelslid aan wie de vermelding "onvoldoende" werd toegekend, kan niet meer de vermelding "onder voorbehoud" krijgen na afloop van de volgende evaluatieperiode. § 3. Deze bijkomende evaluaties verlopen volgens de procedure voorzien in hoofdstuk 3.

Art. 14.Indien het personeelslid niet wordt geëvalueerd, krijgt het de vermelding "gunstig". HOOFDSTUK 5. - De beroepscommissie en de verklaring van beroepsongeschiktheid

Art. 15.§ 1. Er wordt een beroepscommissie ingesteld, paritair samengesteld uit ambtenaren aangewezen door het college van burgemeester en schepenen, en afgevaardigden aangewezen door de representatieve vakbondsorganisaties.

De beroepscommissie wordt voorgezeten door de gemeentesecretaris die beschikt over een doorslaggevende stem. Indien deze echter heeft deelgenomen aan de evaluatie overeenkomstig artikel 7 gaat het college van burgemeester en schepenen over tot de aanwijzing van een vervanger.

De evaluatoren van het personeelslid dat beroep aantekent mogen er geen lid van zijn. § 2. Wanneer het beroep betrekking heeft op een tweede vermelding "onvoldoende", wordt de commissie samengesteld uit een afgevaardigde aangewezen door de representatieve vakbondsorganisaties, een emeritus of eremagistraat aangewezen door het college van burgemeester en schepenen, en de gemeentesecretaris. Indien deze laatste heeft deelgenomen aan de evaluatie krachtens artikel 7, wordt hij vervangen door de directeur human resources.

Indien het college in overeenstemming met het voorgaande lid geen emeritus of eremagistraat kan aanwijzen, gaat het over tot de aanwijzing van een persoon met een bewezen bekwaamheid op het gebied van bestuursrechtspraak en met minstens vijf jaar ervaring ter zake.

Art. 16.De beroepscommissie behandelt de beroepen ingesteld door personeelsleden aan wie de vermelding "onder voorbehoud" of "onvoldoende" wordt toegekend, en stelt de definitieve vermelding vast.

Het personeelslid wordt door de beroepscommissie gehoord en kan zich laten bijstaan door de persoon van zijn keuze.

De beroepscommissie motiveert haar beslissing.

Art. 17.Het evaluatiereglement bevat alle bijkomende voorschriften die het praktische verloop van het beroep regelen.

Art. 18.Indien aan een personeelslid tweemaal na elkaar de vermelding "onvoldoende" wordt toegekend, bepaalt de benoemende overheid, na het personeelslid te hebben gehoord, of de verklaring van beroepsongeschiktheid dient te worden uitgesproken.

Het personeelslid kan zich laten bijstaan door de persoon van zijn keuze.

Art. 19.Het personeelslid dat beroepsongeschikt is verklaard, wordt door het bestuur ontslagen of teruggeplaatst in een lagere graad.

Het ontslag wegens beroepsongeschiktheid van een statutair personeelslid gebeurt conform de bepalingen van hoofdstuk II van de wet van 20 juli 1991 houdende sociale en diverse bepalingen.

Het statutair personeelslid krijgt dezelfde bescherming als een contractueel personeelslid met dezelfde anciënniteit.

Art. 20.Het personeelslid dat zijn functies minstens twee jaar uitoefent op de dag waarop dit besluit wordt uitgevaardigd en voor wie geen niet-geschrapte tuchtsanctie geldt, wordt geëvalueerd een jaar na zijn eerste planningsgesprek.

Art. 21.De minister bevoegd voor Plaatselijke Besturen is belast met de uitvoering van dit besluit, dat onverminderd de lopende evaluaties van kracht wordt op 30.06.2018.

Brussel, 4 mei 2017.

Voor de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, R. VERVOORT Minister-President van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering