INSTITUT FEDERALE POUR LA PROTECTION ET LA PROMOTION DES DROITS HUMAINS

L'Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains (IFDH) recherche un(e) chargé(e) RH-Administration (F/M/X) à temps partiel Qui sommes-nous ? L'Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains (IFDH), nouvellement créé, est une institution publique indépendante dont la mission est de veiller au respect des droits fondamentaux découlant des traités internationaux ratifiés par la Belgique.

Il est du devoir de l'IFDH de faire des recommandations et de donner des conseils au gouvernement fédéral, à la Chambre et au Sénat et à tout autre organe officiel sur la protection et la promotion des droits humains. L'IFDH peut agir soit sur invitation, soit de sa propre initiative.

L'IFDH est compétent pour le niveau fédéral et n'agit que dans les domaines pour lesquels les autres organismes sectoriels ne sont pas compétents. Une inter-fédéralisation par le biais d'un accord de coopération est en perspective.

L'IFDH recherche un(e) responsable) RH-Administration (F/M/X) pour assurer la gestion des ressources humaines et de l'administration de l'Institut.

En quoi consiste la fonction ? En tant que responsable RH-Administration, vous travaillerez en étroite collaboration avec la Direction - sous la supervision de laquelle vous serez placé(e) - et les autres membres du personnel (actuellement sept personnes) et vous serez responsable à la fois du développement et de la mise en oeuvre de la politique de l'administration et des ressources humaines de l'IFDH. Avec une approche enthousiaste, contemporaine et intégrée, vous contribuerez au développement de l'IFDH en tant qu'institution efficace et performante, qui promeut une culture de respect, de transparence et de valorisation de son personnel.

Vous serez directement impliqué(e) dans le développement et la mise en oeuvre de politiques opérationnelles qui soutiennent les objectifs stratégiques de l'ensemble de l'organisation.

Etant donné que l'IFDH est une jeune et petite organisation (le cadre actuel prévoit 10 membres de personnel), le poste comprend à la fois des tâches liées à la gestion de l'organisation sur base des plans stratégique et opérationnel et des tâches exécutives quotidiennes.

Pour l'instant, le poste ne comporte pas de fonction de supervision de personnel. Vous participerez aux réunions internes.

Vos tâches: 1. Gestion administrative En concertation avec la Direction, vous êtes responsable de l'organisation administrative de l'Institut : ? Vous êtes le point de contact interne et externe de l'organisation administrative de l'IFDH ? Vous êtes responsable des contacts avec les services administratifs de la Chambre concernant le fonctionnement général de l'IFDH ? Vous participez à l'exercice visant à créer davantage de synergies entre les institutions à dotation de la Chambre ? Vous soutenez les activités de l'IFDH par la mise en place, l'adaptation et la mise en oeuvre de processus de travail et de procédures administratives transparents, vous les identifiez et les communiquez clairement au niveau interne ? Vous veillez au respect de la réglementation relative aux marchés publics, vous lancez des appels d'offres pour les achats et les services et analysez les offres de prix ? Vous êtes responsable de la gestion des contrats et du registre des contrats (location, contrats de maintenance, abonnements, services publics, informatique, etc.) ? Vous êtes responsable du suivi et du classement des documents administratifs et de la correspondance interne et externe ? Vous êtes chargé(e) de surveiller un certain nombre de boîtes e-mail générales ? Vous assurez l'accueil des citoyens ou des organismes qui contactent l'IFDH et veillez à ce que les demandes soient suivies par la Direction ou le personnel et à ce que les notifications soient classées ? Vous gérez le portefeuille d'assurances de l'IFDH et êtes responsable de la notification et du suivi des sinistres ? Vous vous tenez au courant des changements législatifs concernant l'IFDH et suivez les processus de nomination parlementaire des membres du conseil d'administration ? Vous assurez le flux interne d'informations administratives pertinentes à la Direction et aux employés ? Vous assurez le suivi du parc informatique (parc IT) et des contrats informatiques et êtes la personne de contact interne pour les problèmes informatiques quotidiens ? Vous assurez la conformité de l'IFDH avec la réglementation RGPD ? Vous contribuez à la conception et à la rédaction du rapport annuel d'activités de l'IFDH ? Vous êtes responsable de l'organisation pratique des activités et événements externes ? Vous êtes en charge de la mise en oeuvre de la politique de durabilité de l'IFDH ? Vous soutenez le/la chargé(e) de communication dans les aspects administratifs et pratiques des activités de communication et de promotion de l'IFDH ? Vous êtes en charge du suivi de l'entretien des locaux de l'IFDH ? Vous organisez la traduction externe des documents ? Vous êtes en charge des achats et des commandes quotidiennes ? Vous êtes chargé(e) de la gestion de la bibliothèque et de la documentation ? Vous êtes en charge des publications au Moniteur belge 2. Gestion des ressources humaines (RH) En concertation avec la Direction, vous êtes responsable de la mise en oeuvre et du suivi de la politique RH de l'IFDH, en veillant aux bonnes conditions de travail et au bien-être du personnel : ? Vous contribuez au développement d'une culture organisationnelle interne caractérisée par le respect, la transparence et la solidarité ? Vous organisez les nouveaux recrutements et assurez le bon déroulement et la transparence des procédures de recrutement ? Vous soutenez l'IFDH dans la mise en oeuvre d'une politique de diversité inclusive ? Vous contribuez au bien-être au travail de l'ensemble du personnel et veillez à la gestion du stress, à la limitation des heures supplémentaires et à la prise de jours de récupération en temps utile ? Vous êtes le point de contact pour les services de Persopoint et de BOSA ? Vous êtes en charge de l'élaboration des descriptions de fonctions pour les nouveaux postes ? Vous êtes en charge de l'organisation des entretiens de fonctionnement et d'évaluation et des rapports de stage ? Vous êtes chargé(e) des aspects opérationnels de la gestion du personnel : embauche de nouveaux membres du personnel, suivi mensuel du paiement des salaires et des avantages du personnel, remboursement des frais, etc. ? Vous assurez le suivi des absences et des congés du personnel ? Vous élaborerez un plan de formation pour les membres du personnel et assurez l'organisation des formations ? Vous êtes chargé(e) de la gestion des jetons de présence des membres du Conseil d'Administration ? Vous êtes responsable des aspects opérationnels du recrutement des étudiants et des stagiaires ainsi que des éventuels bénévoles ? Vous êtes la personne de confiance du personnel et vous avez suivi ou vous suivrez une formation à cet égard ? Vous êtes la personne de contact pour le service de contrôle médical et le service externe de prévention ? Vous encadrez des étudiants ou des stagiaires qui font un stage en matière de RH-Administration 3. Gestion budgétaire et financière Vous appuyez la Direction dans les tâches de gestion budgétaire et financière : ? Vous recevez et classez les factures entrantes et les remettez au comptable ? Vous contribuez à la préparation du budget et des prévisions pluriannuelles et veillez à ce que les moyens de fonctionnement correspondent aux besoins ? Vous participez au suivi du budget en cours et veillez à ce que les lignes et les limites budgétaires soient respectées ? Vous participez au suivi des obligations fiscales et sociales de l'IFDH ? Vous assistez la Direction dans ses contacts avec la Commission Comptabilité de la Chambre des représentants et avec la Cour des comptes Votre profil Vous avez le droit d'être employé en Belgique. Vous répondez au profil suivant ou à autant d'aspects de celui-ci que possible.

Vous disposez des compétences techniques suivantes : ? Vous êtes titulaire d'un diplôme pertinent de l'enseignement supérieur de type long ou de niveau universitaire, de préférence dans le domaine de la gestion (publique), de la gestion des ressources humaines, de l'économie appliquée, psychologie de travail, etc. ? Vous disposez des connaissances et des compétences nécessaires pour développer une administration moderne ? Vous disposez des connaissances et des compétences nécessaires dans le domaine des ressources humaines ? La connaissance et l'expérience du cycle budgétaire annuel d'un service public et la connaissance des marchés publics constituent un avantage supplémentaire ? Vous êtes bilingue néerlandais-français et en faites preuves par une attestation Selor et/ou, lors du test écrit et de l`entretien orale.

La connaissance de l'anglais est un atout supplémentaire ? Vous avez une très bonne connaissance des applications informatiques courantes : Office package ? Avoir une certaine expérience professionnelle dans le domaine des RH et/ou de l'administration est un avantage ? Avoir des compétences en matière de support matériel et logiciel informatique est un avantage Vous possédez les compétences génériques suivantes : ? Vous disposez des compétences humaines nécessaires pour développer une politique RH et une culture interne basée sur le respect, le dialogue et la concertation ? Vous êtes capable de travailler de manière autonome dans le cadre défini ? Vous aimez travailler en étroite concertation avec la Direction et les autres employés ? Vous aimez prendre des initiatives, vous êtes orienté(e) vers les solutions et vous êtes motivé(e) ? Vous travaillez de manière précise et consciencieuse ? Vous fonctionnez bien sous pression et avec des délais et échéances précis En outre, c'est un avantage si : ? Vous avez une affinité avec le domaine des droits humains l'homme et en avez une connaissance de base, ou vous êtes prêt(e) à acquérir cette connaissance à court terme Qu'offrons-nous ? ? Un travail passionnant, où vous pouvez réaliser un travail novateur en équipe avec des personnes enthousiastes ? Un poste statutaire à temps partiel (50%), avec une période d'essai d'un an, et avec la possibilité d'extension de la fonction selon l'évolution du cadre de personnel ou des missions de l'IFDH ? Une fonction de niveau A1 ? Un ensemble attrayant d'avantages extra-légaux (assurance hospitalisation ; indemnité linguistique ; indemnité de déplacement ou gratuité du trajet domicile-travail en transports publics ; indemnité de scolarisation ; moyens de télécommunication adaptés ; chèques-repas (après une période de 3 mois)) ? Possibilité de télétravail et d'horaires flexibles ? Lieu de travail : Rue de Louvain 48, 1000 Bruxelles. Les bureaux sont accessibles par le transport en commun. Le bâtiment dispose d'un ascenseur ? Date de début : dès que possible, de préférence le 1er septembre 2021 Egalité des chances et diversité Notre politique du personnel est basée sur la diversité et l'égalité des chances. Nous sélectionnons les candidats sur base de leurs qualités, indépendamment de leur âge, de leur sexe, de leurs origines, de leurs convictions, de leur handicap, de leur nationalité, etc.

Candidats souffrant d'un handicap, de difficultés d'apprentissage ou d'une maladie Vous pouvez demander une adaptation raisonnable de la procédure de sélection même si vous ne disposez pas d'une attestation valable. Il vous suffit de donner une description de votre handicap/maladie/difficulté d'apprentissage et d'indiquer également quels ajustements peuvent être entrepris pour vous aider. L'IFDH s'efforcera de les mettre à votre disposition pendant la période d'emploi.

Comment la sélection est-elle effectuée ? Après une présélection des candidatures reçues, les candidats qui correspondent le mieux au profil requis seront invités à une épreuve écrite (éventuellement virtuelle) et, après une deuxième sélection, à un entretien oral au cours duquel leurs connaissances et leurs compétences seront testées.

Les règles de sélection vous seront envoyées par courrier électronique par la Direction, sur simple demande.

Comment postuler ? Vous pouvez poser votre candidature au plus tard le 31 juillet 2021 à minuit.

Cela ne peut se faire qu'en nous envoyant tous les documents suivants par courrier électronique à l'adresse info@firm-ifdh.be : ? un curriculum vitae détaillé ? une lettre de motivation ? une copie du/des diplôme(s) d'enseignement supérieur pertinent(s) Avec la référence suivante dans l'objet du courriel : FIRM-IFDH - RH-ADMIN21 Vous pouvez postuler en français ou en néerlandais.

Vous recevrez un accusé de réception dans les 3 jours.

Des questions sur ce poste ? Pour de plus amples informations, vous pouvez nous contacter via cette adresse : info@firm-ifdh.be.

Protection des données Conformément au règlement général sur la protection des données, l'IFDH ne traitera que les données personnelles qui sont nécessaires au recrutement et à l'évaluation de l'aptitude du candidat à occuper le poste. Celles-ci ne seront conservées qu'aux fins de justifier la décision à prendre.

Pour de plus amples informations ou pour exercer vos droits d'accès, de rectification, de suppression de vos données et à la limitation du traitement, envoyez un e-mail à l'adresse dpo@firm-ifdh.be. Si vous estimez que nous n'avons pas pu vous aider, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données.