Règlement d'ordre intérieur du conseil d'administration de l'Institut de Formation judiciaire Préambule Le présent règlement d'ordre intérieur fixe les modalités de fonctionnement du conseil d'administration de l'lnstitut de formation judiciaire et l'exercice des compétences et des missions prévues par la loi du 31 janvier 2007Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/01/2007 pub. 02/02/2007 numac 2007009117 source service public federal justice Loi sur la formation judiciaire et portant création de l'Institut de formation judiciaire fermer.

Article 1er.Disposition générale a) Pour l'application du présent règlement, il convient d'entendre par « Institut » l'Institut de formation judiciaire, par « conseil d'administration » le conseil d'administration de l'Institut de formation judiciaire, par « président » le président du conseil d'administration de l'Institut de formation judiciaire, par « vice-président » le vice-président du conseil d'administration de l'Institut de formation judiciaire, par « directeur » le directeur de l'Institut de formation judiciaire et par « directeur adjoint » le directeur adjoint de l'Institut de formation judiciaire.b) Le conseil d'administration statue sur tous les aspects d'ordre intérieur qui ne sont pas réglés par le présent règlement.

Art. 2.Délibération et votes du conseil d'administration a) Le conseil d'administration délibère valablement s'il réunit au moins la moitié de ses membres ayant voix délibérative.Dans le cas où un poste de membre est vacant, il n'est pas pris en compte dans le calcul du quorum. b) Les décisions se prennent à la majorité simple des membres présents ayant voix délibérative sauf dispositions particulières du présent règlement.Sur proposition du président (ou de son remplaçant), les membres présents ayant voix délibérative peuvent également décider de reporter une décision et de la traiter ensuite de façon écrite (par courriel). La méthode de vote numérique (et, le cas échéant, le délai de vote) est déterminée soit lors de la réunion, soit ultérieurement par courriel, sauf si au moins un des membres ayant voix délibérative s'y oppose. c) Les votes se font à main levée, sauf si le vote requiert une majorité des deux tiers des membres présents, ou si un membre demande qu'il soit procédé à un vote secret (par exemple lorsque cela concerne une personne).d) Avant la désignation du président, ou en cas d'absence de celui-ci, les séances du conseil d'administration sont présidées par le vice-président, et le cas échéant avant la désignation du vice-président ainsi qu'en cas d'absence de ce dernier, par le membre présent le plus âgé.

Art. 3.Election du président et du vice-président a) Le directeur procède à un appel aux candidatures à la présidence et/ou à la vice-présidence du conseil d'administration lorsque le mandat de président et/ou de vice-président devient vacant.b) Le directeur, le cas échéant à la demande du président en fonction, convoque les membres du conseil d'administration pour la réunion d'élection.c) Les membres du conseil d'administration communiquent leur candidature au directeur au plus tard huit jours ouvrables avant la réunion à laquelle l'élection a lieu.d) Le directeur transmet les candidatures aux membres du conseil d'administration au moins cinq jours ouvrables avant la date de la réunion précitée.e) Le conseil d'administration élit à cette réunion ses président et vice-président à la majorité simple des membres présents ayant voix délibérative.f) Les président et vice-président, qui sont d'un rôle linguistique différent, sont élus pour une période renouvelable de deux ans.

Art. 4.Le secrétariat Un membre de l'administration de l'Institut exerce le secrétariat du conseil d'administration. Le conseil d'administration peut décider que pour certains points déterminés de la réunion, le secrétariat est assuré par un de ses membres.

Art. 5.Réunion du conseil d'administration a) Le conseil d'administration se réunit sur convocation du président au moins une fois par trimestre.b) La convocation contenant l'ordre du jour est accompagnée des pièces et documents nécessaires, et sera remise aux membres au plus tard cinq jours ouvrables avant la réunion par courrier électronique.c) Si au moins quatre membres avec voix délibérative en font la demande au président, celui-ci convoque une réunion du conseil d'administration au plus tard dans les trois semaines qui suivent ladite demande sauf si les auteurs de celle-ci marquent leur accord pour la fixer à une date ultérieure.d) La convocation et l'ordre du jour, sont également envoyés par courrier électronique en même temps que les convocations des membres, avec les annexes, aux commissaires du gouvernement.e) Les membres du conseil d'administration peuvent demander, par courriel au président (via le secrétariat), d'ajouter d'autres points à l'ordre du jour et ce, au plus tard trois jours ouvrables avant la réunion.f) En cas d'urgence, lors de la séance du conseil d'administration, de nouveaux points peuvent être ajoutés à l'ordre du jour.Dans ce cas, les points seront immédiatement examinés si au moins deux tiers des membres présents ayant voix délibérative y consentent. Si tel n'est pas le cas, les points sont reportés à la réunion suivante. g) Le conseil d'administration se réunit en principe dans les locaux de l'Institut de formation judiciaire, avec une possibilité de participer à distance, sauf décision contraire du président (ou son remplaçant).Lorsque des circonstances particulières le requièrent ou si le président (ou son remplaçant) l'estime opportun pour d'autres raisons, les réunions peuvent également être organisées entièrement sous forme numérique. h) Les projets de procès-verbaux des réunions du conseil d'administration sont envoyés aux membres au plus tard avec la convocation pour la réunion suivante.Une fois approuvés par le conseil d'administration, les procès-verbaux des réunions sont signés (le cas échéant de façon électronique) par le président et le secrétaire de la réunion. Ils sont conservés par l'Institut. i) Les convocations, l'ordre du jour, les procès-verbaux ainsi que le plan d'action annuel, le plan du personnel et le projet du budget sont rédigés en néerlandais et en français.Les autres documents sont communiqués dans la langue de leur auteur et si possible avec traduction dans l'autre langue.

Art. 6.Déontologie Les membres du conseil d'administration veillent à ce que leurs actes, propos ou écrits ne portent pas atteinte au bon fonctionnement de l'Institut de formation judiciaire ni à son indépendance.

Art. 7.Evaluation du directeur et du directeur adjoint a) En vue de l'accomplissement de la mission d'évaluation prévue à l'article 23 de la loi du 31 janvier 2007Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/01/2007 pub. 02/02/2007 numac 2007009117 source service public federal justice Loi sur la formation judiciaire et portant création de l'Institut de formation judiciaire fermer, le président et le vice-président du conseil d'administration sont désignés premiers évaluateurs, chacun pour son rôle linguistique.b) Le conseil d'administration élit en son sein, à la majorité simple, les deuxièmes évaluateurs effectifs ainsi que deux évaluateurs suppléants pour chaque rôle linguistique.L'appel aux candidatures se fait avec la convocation à la réunion du conseil d'administration pendant laquelle l'élection a lieu. c) Chaque évaluateur suppléant peut remplacer un des évaluateurs effectifs du même rôle linguistique, en cas d'empêchement ou de récusation de ce dernier par le membre de la direction concerné.d) L'évaluation est menée par deux évaluateurs du même rôle linguistique que le membre de la direction concerné.e) En fonction des nécessités, des entretiens de fonctionnement peuvent avoir lieu durant chaque cycle d'évaluation, à l'initiative du membre de la direction ou de l'un des évaluateurs.f) L'entretien d'évaluation porte sur le profil de compétences tel qu'il est arrêté par le Ministre de la Justice après avis du Conseil Supérieur de la Justice pour les fonctions de direction et entre autres sur : - La mise en place d'une gestion de la formation, tant en ce qui concerne la gestion des compétences que celle des connaissances ; - Le mode de gestion de l'institut ; - Le mode de développement du personnel, des stages à l'intérieur de la magistrature et formation du personnel de l'ordre juridique ; - La communication; - La collégialité et l'esprit d'équipe ; - Le mode de la représentation de l'institut. g) Le lieu et le moment auxquels aura lieu l'entretien d'évaluation sont communiqués au membre de la direction par courriel au plus tard un mois avant la date de cet entretien. Quinze jours ouvrables au moins avant la date fixée pour l'entretien d'évaluation, le membre de la direction transmet aux évaluateurs une auto-évaluation écrite .

Le membre de la direction établit un rapport écrit de l'entretien et le communique aux évaluateurs endéans les cinq jours ouvrables. Les évaluateurs approuvent et signent ce rapport écrit. Le rapport écrit est joint au dossier d'évaluation endéans les 15 jours ouvrables. Une copie de ce rapport écrit est transmise dans le même délai au membre de la direction.

Si les évaluateurs ne sont pas d'accord avec le rapport, ils communiquent leurs remarques au membre de la direction endéans les quinze jours ouvrables de la réception du rapport. Le rapport est joint au dossier d'évaluation avec ses remarques. h) Le membre de la direction peut récuser, pour l'une des causes énumérées à l'article 928 du Code judiciaire, l'un des évaluateurs, par une requête motivée adressé au conseil d'administration quinze jours ouvrables au moins avant la date de l'entretien d'évaluation.Le conseil d'administration statue à la majorité simple sur la récusation, hors la présence du membre visé par la récusation et après avoir entendu ce dernier. Si la requête en récusation est fondée, l'évaluateur récusé est remplacé par l'évaluateur suppléant du même rôle linguistique. Si la requête en récusation est déclarée non fondée, la procédure d'évaluation suit son cours. i) Le dossier d'évaluation de chacun des membres de la direction est conservé au secrétariat du conseil d'administration qui prendra toute disposition utile pour en assurer le caractère confidentiel. Ce dossier comprend : - l'acte de nomination; - les rapports écrits des entretiens d'évaluation; - les éventuelles remarques des évaluateurs sur le rapport ; - les correspondances entre les évaluateurs et le membre de la direction ; - les rapports d'auto-évaluation ; - l'évaluation finale.

Art. 8.Discipline à l'égard de la direction a) En application des articles 10, 4° et 24 de la loi du 31 janvier 2007Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/01/2007 pub. 02/02/2007 numac 2007009117 source service public federal justice Loi sur la formation judiciaire et portant création de l'Institut de formation judiciaire fermer, lorsque le conseil d'administration prend connaissance d'un ou plusieurs faits susceptibles de constituer un manquement grave empêchant définitivement toute collaboration professionnelle entre un membre de la direction et l'Institut, il désigne - dans les six mois de la connaissance des faits - en son sein un rapporteur du même rôle linguistique que le membre de la direction concerné.Le conseil d'administration lui donne la mission de procéder à tous devoirs utiles pour déterminer la réalité et la gravité des faits invoqués et à l'audition du membre de la direction concerné. b) Le rapporteur constitue le dossier d'instruction des faits visés au a) et consigne par écrit toute audition ou autre résultat de ses investigations.Il joint à ce dossier toute pièce utile à la manifestation de la vérité. c) Le rapporteur convoque le membre de la direction, en vue de son audition, par courrier électronique.Cette convocation décrit le motif pour lequel elle est envoyée. Quinze jours ouvrables au moins avant cette audition, le dossier est mis à disposition du membre de la direction concerné et de la personne qui l'assiste. d) Lors de son audition, le membre de la direction concerné peut se faire assister de la personne de son choix.Le rapporteur entend le membre de la direction et le rapporteur établit un procès-verbal de chaque audition, le membre de la direction reçoit une copie de ce procès-verbal. e) Dans les plus brefs délais après la clôture du dossier, le rapporteur transmet le dossier au conseil d'administration.f) Le conseil d'administration peut demander au rapporteur d'accomplir des devoirs complémentaires.g) Le conseil d'administration procède à l'audition du membre de la direction concerné.La convocation motivée est adressée au moins quinze jours ouvrables avant la date de l'audition. Le membre de la direction peut se faire assister par la personne de son choix. h) Le conseil d'administration décide ensuite, à la majorité des deux tiers et à bulletin secret, s'il y a ou non lieu de proposer au Ministre de la Justice de mettre prématurément fin au mandat du membre de la direction.La décision motivée du conseil d'administration est notifiée au membre de la direction par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout autre moyen de communication garantissant sa réception par le destinataire.

Si le conseil d'administration décide de transmettre le dossier au Ministre de la Justice, il envoie, dans les quinze jours ouvrables de l'audition du membre de la direction, une proposition motivée et le dossier qu'il a constitué au Ministre. Une copie conforme de ce dossier sera conservée au secrétariat du conseil d'administration qui veillera à en assurer la confidentialité.